BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE
3.1 Organisasi Perusahaan 3.1.1. Latar Belakang Perusahaan PT HM Sampoerna Tbk Perjalanan sejarah PT Hanjaya Mandala Sampoerna Tbk. (PT HM Sampoerna Tbk) berawal dari tahun 1913 ketika seorang imigran di Surabaya, Liem Seeng Tee, membuat dan menjual rokok kretek lintingan tangan dengan campuran cengkeh yang kini menjadi merek terkemuka di Indonesia, yaitu Dji Sam Soe. PT HM Sampoerna Tbk merupakan salah satu perusahaan rokok di Indonesia yang tumbuh pesat. Produk – produk andalan PT HM Sampoerna Tbk seperti Dji Sam Soe dan A Mild memimpin dalam segmen kelas atas, sedangkan Sampoerna Hijau bersaing dalam segmen kelas menengah. PT HM Sampoerna Tbk merupakan perusahaan rokok pertama yang memperkenalkan rokok kretek rendah tar rendah nikotin di Indonesia, dan telah mengembangkan segmen pasar ini menjadi segmen pasar yang paling berkembang pesat selama dekade terakhir. Pada bulan Mei 2005, PT Philip Morris Indonesia, afiliasi dari Philip Morris International Inc., perusahaan tembakau internasional yang merupakan bagian dari Altria Group, Inc. (NYSE:MO), telah mengakuisisi sebesar 98% saham PT HM Sampoerna Tbk. Perubahan kepemilikan ini menjadi salah satu momen penting dalam perjalanan sejarah Sampoerna.
75
76 Dengan kepemimpinan Martin G. King sebagai presiden direktur dan didukung oleh jajaran direksi dengan keahlian nasional dan internasional, Sampoerna memiliki landasan yang kokoh untuk berkembang lebih pesat. PT HM Sampoerna Tbk memiliki lima pabrik rokok yang beroperasi di Jawa Timur, Indonesia. Pabrik utamanya berlokasi di Pandaan, sedangkan empat pabrik lainnya berada di Surabaya dan Malang. Berkat kerja keras dan dedikasi dari seluruh manajemen dan karyawan, PT HM Sampoerna Tbk telah mendapat pengakuan dengan meraih penghargaan nasional maupun internasional. Ratusan penghargaan dalam berbagai bidang seperti bidang manajemen, pemasaran, penjualan, dan manufacturing telah diterima oleh PT HM Sampoerna Tbk.
3.1.2 Bisnis Perusahaan 3.1.2.1 Kinerja Perusahaan Kesuksesan adalah hal yang sulit diukur, apalagi bagi perusahaan semacam PT. HM Sampoerna Tbk. Terlihat dari neraca keuangan bahwa perusahaan ini tidak perlu diragukan lagi. Selama sepuluh tahun mulai dari tahun 1996 hingga 2006, laba operasi perusahaan ini tumbuh dari Rp. 600 miliar menjadi lebih dari Rp. 4 triliun. Dan perusahaan telah meningkatkan volume produksi rokok lebih dari dua kali lipat selama masa tersebut. Namun perusahaan percaya bahwa kinerja perusahaan tidak hanya diukur menurut fakta dan angka keuangan saja. Perusahaan tahu bahwa masyarakat memiliki kekhawatiran mengenai produk perusahaan. Perusahaan percaya bahwa prestasi juga
77 mesti diukur dengan cara menanggapi kekhawatiran tersebut. Maka itulah prakarsa masyarakat dan pemasaran yang bertanggung jawab menjadi prioritas perusahaan. Dan perusahaan tidak berhenti hanya sampai di sini. Dewasa ini, masyarakat menuntut lebih banyak dari perusahaanperusahaan. Masyarakat menuntut perusahaan untuk memiliki kesadaran sosial, menyumbang kepada lingkungan sekitarnya dan untuk memiliki sikap yang jelas dalam berbagai hal seperti lingkungan. Perusahaan menganggap serius tuntutan tersebut, dan yang lebih penting lagi adalah perusahaan bertindak. Perusahaan bekerja sama dengan para petani untuk mengembangkan praktek pertanian yang baik bagi tembakau dan cengkeh yang kami beli. Mematuhi berbagai prinsip lingkungan untuk menyempurnakan penggunaan sumber daya di pabrik perusahaan, dan mendukung berbagai prakarsa dan usaha masyarakat untuk membantu mereka yang membutuhkan di seluruh Indonesia. Ini bukan soal altruisme, namum meyadari bahwa perusahaan adalah bagian dari masyarakat dan lingkungan tempatnya beroperasi. perusahaan tahu bahwa tidak ada jawaban yang sederhana. Perusahaan tahu bahwa masih banyak yang harus dikerjakan. Namun perusahaan tidak main-main dalam mengatakan: ”ini baru permulaan saja.”
3.1.2.2 Sejarah Tembakau Telah lama tembakau menjadi bahan kritikan. Mungkin dapat dikatakan bahwa Raja James I dari Inggris adalah orang yang pertama
78 kali menjalankan kampanye anti-rokok pemerintah, dengan menulis ”A Counterblaste to Tobacco” pada tahun 1603. Tidak lama setelah itu, James I menaikkan pajak impor tembakau sebesar 2.000 persen. Namun, masyarakat menghindari pajak tersebut melalui penyelundupan dan menanam sendiri di rumah. Maka James mengubah taktiknya, dan pada tahun 1615, ia membuat impor tembakau menjadi monopoli kerjaan sehingga si penentang rokok ini justru mengambil keuntungan dari rokok. Maka di tengah kontroversi seperti ini, konsumsi tembakau dalam beberapa abad telah meyebar ke seluruh dunia. Tembakau mulanya berasal dari Benua Amerika, dimana bangsa pribumi menggunakannya dalam upacara adat dan untuk pengobatan. Sejak pertama kali diimpor ke Eropa setelah Columbus kembali dari perjalanannya, dimulailah babak baru dalam sejarah tembakau. Mulai dari abad ke-15, konsumsi tembakau terus tumbuh. Pada abad ke-18, tembakau telah diperdagangkan secara internasional dan menjadi bagian dari kebudayaan sebagian besar bangsa di dunia. Pada abad ke-19, rokok mulai menggantikan penggunaan tembakau pada pipa, tembakau kunyah dan hirup. Namun industri tembakau modern baru mulai tumbuh sejak ditemukannya mesin pembuat rokok yang efisien pada tahun 1880, yang dapat memproduksi 200 batang rokok per menit. Produksi massal tersebut menyebabkan turunnya harga rokok dan memungkinkan konsumsi massal.
79 Tembakau terus menimbulkan kontroversi hingga sekarang. Namun, jutaan orang di seluruh dunia tetap saja merokok.
3.1.2.3 Sejarah Kretek Tembakau telah cukup lama dikenal di Indonesia. Pada abad ke17, Sir Thomas Stanford Raffles menulis mengenai tembakau di Jawa di dalam bukunya yang legendaris, ”The History of Java”. Sumber-sumber sastra Jawa seperti ”Babad Ing Sangkala” menyebutkan bahwa tembakau diperkenalkan di Jawa kira-kira di waktu yang sama ketika Panembahan Senopati Ing Ngalaga, yaitu pendiri Kerjaan Mataram wafat pada tahun 1602. Raffles berpendapat bahwa bibit tembakau pertama kali dibawa masuk oleh bangsa Belanda. Namun sumber-sumber lain berpendapat bahwa bangsa Portugislah yang melakukannya. Diantara alasan yang dikemukakan ialah kata ’tembakau’ (tembako dalam bahasa Jawa) secara fonologis lebih dekat dengan kata ’tumbaco’ dalam bahasa Portugis, dibandingkan dengan kata ’tabak’ dalam bahasa Belanda. Ahli botani dan zoologi dari Belanda, Rumphius, melaporkan bahwa pada tahun 1650, banyak perkebunan tembakau terdapat di Indonesia. Pada zaman VOC, sejumlah perkebunan tembakau besar dapat ditemukan di wilayah Kedu, Beganten, Malang, dan Priangan. Riwayat cengkeh, yang merupakan salaah satu bahan baku utama rokok kretek, terjalin erat dengan sejarah Indoensia sendiri. Cengkeh pernah dihargai sangat tinggi karena khasiatnya sebagai obat. Harganya
80 pun telah cukup mahal sejak zaman Kerajaan Romawi Kuno. Maka tak heran banyak pedagang yang menjadi kaya melalui jual-beli cengkeh. Rempah-rempah yang sangat dicari ini aslinya hanya tumbuh di lima pulau kecil di sebelah timur Sulawesi dan sebelah barat Papua. Untuk mengendalikan jual-beli cengkeh dari sumbernya, bangsa Belanda membentuk VOC dan Inggris membentuk Maskapai Hindia Timur (EIC) pada awal abad ke-17. Sejak itu dimulailah zaman kolonial dan penjajahan asing di Asia. Orang baru mulai menambahkan cengkeh sebagai campuran rokok pada akhir abas ke-19. Tren tersebut cepat disambut masyarakat dan dalam beberapa tahun saja, rokok kretek telah mulai diproduksi secara komersial. Pada awalnya, rokok di Indonesia hanya dibuat di rumah, dilinting, dan dibungkus dengan kulit jagung. Orang yang diyakini pertama kali mencampurkan cengkeh ke dalam rokok adalah Haji Jamhari, seorang warga Kudus. Ia mulai memproduksi dan memasarkan penemuannya. Pada awalnya rokok kretek dijual melalui apotek. Dengan meningkatnya popularitas kretek, berbagai industri rumahan turut menjamur memproduksi rokok kretek. Haji Jamhari wafat sebelum dapat meraup kekayaan dari rokok kretek. Hal ini justru diteruskan oleh seorang warga Kudus yang lain, yaitu Nitisemito. Ia mengubah industri rumahan tersebut menjadi produksi massal melalui dua cara. Pertama, ia menciptakan mereknya sendiri, yaitu Bal Tiga, dan membangun citra merek tersebut. Nitisemito
81 melancarkan kampanye pemasaran yang belum pernah ada sebelumnya di Indonesia. Label-label yang cantik dicetaknya di Jepang dan berbagai hadiah diberikan secara Cuma-Cuma kepada perokok setianya bila mereka menyerahkan bungkus kosong produknya. Kedua, ia mulai mengerjakan berbagai tugas melalui subkontrak. Misalnya ada pihak yang menangani para pekerja, sedangkan Nitisemito menyediakan tembakau, cengkeh, dan sausnya. Praktik seperti ini cepat diadopsi oleh perusahaan kretek yang lain dan berlanjut hingga pertengahan abad ke20, ketika perusahaan-perusahaan mulai merekrut para karyawan sendiri untuk menjamin kualitas dan loyalitas. Pada era 1960-an, konsumsi kretek menurun dibandingkan rokok putih, karena dianggap memberikan para perokoknya citra yang lebih prestisius. Namun pada era 70-an, industri kretek mengalami revolusi, sehingga kretek dapat berjaya hingga hari ini. Pada pertengahan 70-an, kondisi ekonomi yang meningkat menarik
investasi
dari
luar
negri
ke
Indonesia.
Pemerintah
menginvestasikan arus masuk uang ini untuk mengembangkan industri pribumi, dan menawarkan pinjaman berbunga rendah kepada produsen kretek. Rokok kretek buatan mesin juga pertama kali muncul pada era ini. Sehingga pembuatan kretek dapat diotomatisasi. Bentuk dan ukuran rokok kretek jenis baru yang seragam ini menjadi kesukaan kalangan atas, dan pada akhir 70-an, rokok kretek telah bersaing langsung dengan merek luar negeri.
82 Akhirnya, kebijakan transmigrasi pemerintah pada era 70-an, turut memastikan bahwa rokok kretek tersebar ke seluruh penjuru nusantara. Transmigrasi yang bertujuan untuk mengurangi kepadatan penduduk di Pulau Jawa dengan memindahkan masyarakat ke pulau-pulau lain ini mendorong perusahaan kretek untuk memperluas distribusinya secara nasional.
3.1.2.4 Mitra Produksi Sigaret HM Sampoerna Tbk (MPS) HM Sampoerna melakukan kegiatan produksi melalui pabrikpabrik yang terletak di Surabaya, Malang, dan Pandaan. Namun dengan terus meningkatnya permintaan, perusahaan bekerja sama dengan Mitra Produksi Sigaret (MPS). MPS merupakan operator independen yang memproduksi Sigaret Kretek Tangan (SKT) unggulan HM Sampoerna seperti Dji Sam Soe, Dji Sam Soe Super Premium, Sampoerna Hijau, dan Panamas Kuning. Untuk memastikan bahwa MPS-MPS tersebut dapat memberikan manfaat semaksimal mungkin pada masyarakat setempat, sejak awal kami telah melibatkan masyarakat tersebut, misalnya pengusaha kecil setempat, dan koperasi. Para stakeholder tersebutlah yang memiliki MPS, dan mereka juga menyediakan fasilitas dasarnya, seperti tanah dan bangunan. Selanjutnya, untuk memastikan bahwa produk perusahaan diproduksi menurut standar kualitas yang tertinggi, perusahaan membantu MPSMPS tersebut dalam merekrut dan melatih para karyawan serta dalam mengontrol kualitas dan manajemen umum.
83 Konsep MPS adalah perintis dalam pengembangan industri padat karya yang tidak bergantung pada teknologi tinggi, sehingga cocok dikembangkan di pedesaan. MPS pertama kali diluncurkan di Lamongan pada tahun 1994. MPS yang memproduksi produk-produk HM Sampoerna memberikan lapangan kerja bagi lebih dari lima puluh lima ribu orang di Jawa Timur, Jawa Tengah, DI Yogyakarta, dan Jawa Barat. Selain lapangan kerja langsung juga diciptakan oleh MPS, bentuk kerja sama ini juga telah menghasilkan ribuan lapangan kerja lain di sekitar lokasi MPS, yaitu dengan terciptanya usaha-usaha baru yang mendukung keberadaan MPS, serta menyediakan barang dan jasa bagi para karyawan dan keluarganya. Baik di fasilitas perusahaan sendiri ataupun di MPS-MPS, perusahaan sangat menganggap serius tanggung jawab perusahaan terhadap para karyawan, serta terhadap lingkungan kerja dan tempat tinggal mereka. Perusahaan bekerja sama dengan pemerintah untuk memastikan
bahwa
metode
produksi
perusahaan
mantap,
berkesinambungan dan bertanggung jawab secara sosial. Perusahaan pun berkomitmen untuk memperkecil dampak lingkungan yang ditimbulkan oleh aktivitas bisnis perusahaan.
3.1.2.5 Pertanian Tembakau Pembibitan Hingga Pengeringan HM Sampoerna tidak memiliki pertanian tembakau sendiri. Perusahaan membeli tembakau dari perusahaan pedagang tembakau.
84 Bersama pemasok tembakau, perusahaan bekerja sama dengan petani tembakau, lembaga pemerintahan dan perguruan tinggi untuk membagi dan mendorong praktek terbaik dalam pertanian tembakau. Perusahaan ingin memastikan bahwa perusahaan memiliki cukup pasokan tembakau berkualitas bagi produk perusahaan, sekaligus memastikan bahwa masyarakat petani yang menyediakan pasokan tersebut dapat terus tumbuh.
Program Kemitraan Pertanian Tembakau Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan merancang program yang dikembangkan oleh Perusahaan Induk yaitu Philip Moris International, yang dinamakan ”Good Agricultural Practices” atau Program Kemitraan Pertanian Tembakau. Dengan berkoordinasi dengan pemasok tembakau perusahaan, program tersebut bertujuan untuk membantu para petani mengembangkan
usaha
pertanian
tembakau
berkualitas
yang
berkesinambungan. Hasilnya, para pemasok dan petani yang menjadi mitra telah senantiasa sanggup memasok tembakau yang berkualitas bagi fasilitas produksi perusahaan. Hingga kini, program tersebut telah menjangkau lebih dari lima ribu petani tembakau di Nusa Tenggara Barat, Jawa Timur, DI Yogyakarta, dan Jawa Tengah.
Tembakau Indonesia Di Indonesia, terdapat berbagai jenis tembakau yang diproduksi, misalnya Virginia (atau Flue-cured), Burley, Rajangan, tembakau yang
85 dikeringkan matahari dan udara, serta tembakau untuk cerutu. Namun ada beberapa faktor khas Indonesia yang membuat jenis tembakau di Indonesia sulit dikelompokkan menjadi jenis Virginia, Burley, atau Oriental. Masing-masing daerah penghasil tembakau di Indonesia biasanya memiliki jenis tembakau yang unik, disebabkan oleh kondisi maupun budaya setempat. Oleh karena itu, tembakau biasanya dinamakan menurut daerah asalnya, misalnya Temanggung, Garut, Boyolali, dan lain sebagainya. Lebih dari seratus jenis tembakau dihasilkan di Indonesia dan tujuh puluh persen dari dua ratus juta kilogram tembakau yang diproduksi di Indonesia merupakan jenis Rajangan yang lazim digunakan untuk membuat rokok kretek.
Proses Penanaman Proses menanam tembakau berkualitas dimulai dengan persiapan persemaian dan bibit secara cermat. Bibit tembakau berukuran kecil (ada sepuluh ribu hingga tiga puluh ribu bibit dalam satu gram), namun dapat berkecambah dengan cepat dalam waktu lima sampai sepuluh hari. Dalam kondisi persemaian yang baik, tembakau dapat tumbuh setinggi lima belas hingga dua puluh cm dalam waktu sekitar dua bulan. Setelah itu tanaman dipindahkan ke ladang.
Panen Setelah tiga sampai empat bulan ditanam di ladang, tembakau siap dipanen. Bagi berbagai jenis tembakau, terdapat beberapa metode panen.
86 Dua metode yang paling lazim diterapkan adalah priming, yaitu dimana tembakau dipanen secara berurutan dalam beberapa tahap, mulai dari daun yang berada di dekat permukaan tanah yang matang lebih dulu, lalu ke bagian yang lebih atas setelah matang. Metode yang lain adalah yang diterapkan pada jenis Burley, yaitu dengan memotong seluruh tanaman dan mengambil daunnya setelah dikeringkan.
Proses Pengeringan Proses pengeringan turut menentukan kualitas akhir daun yang didapat, dan kecapakan si petani berperan penting dalam mendapatkan cita rasa khas masing-masing jenis tembakau. Tembakau Virginia dikeringkan melalui proses yang disebut ”flue curing”. Tembakau digantung dalam omprong pengering khusus, untuk mengeringkan airnya. Dalam proses ini suhu harus terus dimonitor dan ditingkatkan secara bertahap hingga selama semiggu. Panas atau dingin yang berlebihan dalam proses ini akan berdampak buruk terhadap kualitas yang dihasilkan. Tembakau Burley dikeringkan oleh udara dalam pengering yang memiliki ventilasi yang baik. Proses ini memakan waktu hingga dua bulan. Ada juga jenis tembakau yang dikeringkan dengan matahari, yaitu dengan cara digantung di bawah panas matahari. Setelah dipanen, tembakau Rajangan dibiarkan kering di dalam ruangan, kemudian diiris-iris menjadi rata-rata 40 bagian per inci. Irisan ini lalu dikeringkan di bawah panas matahari selama 1 hingga 2 hari.
87 Setelah dikeringkan, tembakau kemudian disortir oleh petani menurut posisi tangkai dan sifat daunnya, lalu dipak dalam bal-bal dan dikirim ke pelelangan atau pusat penerimaan, dimana para pembeli tembakau, ahli penilai kualitas tembakau secara cermat menilai kualitasnya berdasarkan variasi warna, tekstur, dan aroma.
3.1.2.6 Pertanian Cengkeh Cengkeh adalah bahan utama rokok kretek setelah tembakau. Secara hortikultura, pohon cengkeh merupakan jenis tanaman
perdu
yang merupakan tanaman asli Indonesia. Pohon cengkeh berdaun hijau sepanjang tahun dan dapat tumbuh hingag setinggi 10-20 meter, dengan daun berbentuk oval memanjang dan bunga berwarna keungu-unguan yang mengelompok. Bunga cengkeh sendiri berbentuk lonjong dan berukuran sekitar 1,5-2 cm saat siap dipanen. Pohon cengkeh akan berbunga ketika berumur sekitar 5-6 tahun. Para
petani
mengambil
cengkeh
setelah
bunganya
jatuh,
lalu
mengeringkannya di bawah sinar matahari hingga selama empat hari, di mana warnanya berubah dari hijau menjadi merah lalu menjadi coklat gelap. Sebagaimana tembakau, perusahaan tidak memiliki pertanian cengkeh sendiri. Perusahaan membeli pasokan cengkeh dari para pedagang yang membelinya dari para petani. Karena itulah perusahaan juga bekerja sama dengan para petani, agar pasokan cengkeh yang mereka hasilkan dapat memenuhi standar kualitas produk perusahaan.
88 Bahkan pada tahun 2006, perusahaan memperkenalkan program Pengembangan Kualitas dan Produktivitas Cengkeh HM Sampoerna. Seperti halnya program Kemitraan Pertanian Tembakau HM Sampoerna, perusahaan ingin meningkatkan kualitas cengkeh hasil produksi para petani dengan meningkatkan teknik pembibitan, penanaman, panen dan pasca-panen, dan sekaligus memastikan bahwa pertanian cengkeh mereka dapat berkembang.
3.1.2.7 Produksi Rokok Dari Lahan Pertanian Hingga Pabrik Pembuatan Setelah dipanen dan dikeringkan, tembakau dan cengkeh dikirim ke tempat produksi. Tembakau disimpan selama tiga tahun dalam lingkungan yang terkontrol untuk meningkatkan cita rasanya. Cengkeh juga harus melalui proses penyimpanan selama setahun sebelum dapat diproses dan dirajang. Tembakau yang telah disimpan akan diproses untuk memberikan rasa sebelum dicampur dengan cengkeh rajangan yang telah kering, kemudian dijadikan campuran rokok yang akan diolah menjadi rokok. Campuran akhir, atau biasa disebut ”cut filler”, akan disimpan di dalam lumbung berukuran besar sebelum memasuki proses produksi. Rokok kretek dapat berupa Sigaret Kretek Tangan (SKT) atau Sigaret Kretek Mesin (SKM). Salah satu aspek khas dalam industri kretek Indonesia adalah masih digunakannya metode pelintingan secara manual dengan tangan, dimana para pekerja melinting produk rokok kretek jadi
89 dengan sangat cepat, bahkan hingga dapat menyelesaikan 360 batang per jam. Dalam setiap tahap produksi, proses pengendalian mutu yang ketat memainkan peran yang penting untuk menjamin bahwa setiap batang rokok diproduksi dengan standar yang tinggi. Setelah produksi rokok selesai, rokok akan dikemas dan didistribusikan.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu kerangka dasar yang menggambarkan tingkatan-tingkatan, pembagian tugas dan wewenang dalam suatu organisasi. Tanpa struktur organisasi yang jelas, masing-masing bagian akan sulit untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka. Struktur organisasi PT. HM Sampoerna Tbk didasarkan pada pemisahan fungsifungsi dan tugas-tugas yang ada dalam perusahaan. Pada struktur organisasi yang akan digambarkan berikut adalah merupakan bagian dari struktur organisasi PT. HM Sampoerna Tbk. Struktur organisasi yang akan digambarkan tidak melingkupi struktur organisasi perusahaan secara keseluruhan. Di sini hanya akan dijelaskan bagian struktur organisasi yang memiliki tugas dan tanggung jawab pada bagian yang akan dibahas yaitu penjualan (sales) dan persediaan (inventory) yang berkaitan.
Regional 5
Regional 4
Regional 3
Regional 2
Regional 1
REGIONAL SALES MANAGER
Dir Sales Ops West
Field Operation
Gambar 3.1
Regional 10
Regional 9
Regional 8
Regional 7
Regional 6
REGIONAL SALES MANAGER
Dir Sales Ops East
SALES DIRECTOR
Key Account Business Planner
Key Account Manager
Modern Trade
Dir Modern Trade
Organization Structure – Field Operation
90
91 Sales Director membawahi Dir Sales Ops West, Dir Sales Ops East, dan Dir Modern Trade. Masing-masing dari Dir Sales Ops (West dan East) membawahi Regional Sales Manager. Dir Sales Ops West membawahi Regional Sales Manager yang membawahi Regional 1-5, sedangkan Dir Sales Ops East membawahi Regional Sales Manager yang membawahi Regional 6-10. Dir Modern Trade membawahi Modern Trade yaitu Key Account Manager dan Key Account Business Planner. Terdapat 10 Regional di Indonesia yang dibagi menurut daerahnya. Sesuai dengan namanya, Regional 1-5 berada di kawasan Indonesia bagian barat, sedangkan Regional 6-10 berada di kawasan Indonesia bagian Timur.
3.3 Tanggung Jawab dan Wewenang •
Sales Director Bertanggung jawab atas operasional fungsi Sales keseluruhan (nasional).
•
RSM Bertanggung jawab atas operasional fungsi Sales di lingkup regional
•
Manager, Modern Trade (bukan Director tapi Manager) Bertanggung jawab atas operasional fungsi Sales di channel modern trade untuk skala nasional. Wewenangnya adalah membuat keputusan yang berada dalam lingkupnya sendiri. Jika Sales Director, maka semua business process Sales yang tidak terkait / berdampak langsung kepada fungsi lainnya.
92 3.4 Prosedur yang Sedang Berjalan
Distribution Channel Management
Gambar 3.2
3.4.1 Distribution Channel Management
93 Sales Division atau Distributor menyalurkan barangnya (produk) melalui 2 jalur, yaitu jalur modern dan jalur tradisional. Jalur modern adalah dengan melalui Modern Trade. Yang dimaksud dengan Modern Trade adalah tempattempat penjualan modern seperti Indomaret, Alfamart, Hypermart, Giant, dan sejenisnya. Sedangkan yang dimaksud dengan jalur tradisional adalah melalui Agent dan Wholesaler. Yang dimaksud dengan Agent adalah karyawan Panamas yang mendistribusikan/menyalurkan
barang
kepada
Retailer.
Barang
yang
didistribusikan oleh Agent merupakan barang milik Panamas. Sedangkan yang dimaksud dengan Wholesaler adalah orang luar (wiraswasta) yang bukan merupakan karyawan Panamas yang membeli barang langsung kepada Panamas dan mendistribusikan barang yang dibelinya kepada Retailer dan menjualnya langsung kepada konsumen. Agent lebih mencakup kepada daerah-daerah terpencil seperti Papua. Sedangkan biasanya Wholesaler lebih mencakup kepada daerah perkotaan seperti Bogor, Medan, dan sebagainya. Selain itu Sales Division dapat langsung pula mendistribusikan barangnya langsung kepada Retailer. Yang termasuk Retailer adalah warung-warung kecil, penjaja kaki lima, pedagang asongan yang menjual barang dagangannya langsung kepada konsumen.
Overall Sales Process
Gambar 3.3
94
3.4.2 Overall Sales Process
95 Alur dimulai dari permintaan barang dari Sales Office. Kemudian Factory akan memproduksi barang sesuai dengan dengan jumlah yang diminta. Kemudian barang tersebut akan dikirimkan melalui transportasi (Handal) menuju Regional dan Area Warehouse Office untuk kemudian didistribusikan kembali. Selanjutnya Salesman akan memperkirakan permintaan dari Customer Demand (pembeli). Setelah Salesman mengetahui permintaan, maka Salesman akan melakukan order product kepada Handal untuk dikirimkan. Kemudian Salesman akan mengepak (memasukkan) barang ke dalam van (truk) untuk selanjutnya diserahkan kepada Customer Demand. Salesman akan mengunjungi dan melakukan negosiasi dengan Customer. Kemudian Salesman akan mempersiapkan invoice berdasarkan sales order (order yang diminta). Kemudian Salesman akan menurunkan barang dari van dan menaruhnya (menyimpannya) ke dalam Customer Store (tempat penyimpanan barang Customer). Dan setelah itu Salesman akan menerima pembayaran dari Customer. Kemudian Salesman akan kembali mengirimkan barangnya dengan Handal. Setelah Salesman mengunjungi seluruh Customer, maka Salesman akan kembali ke office untuk mengkonsolidasi (membuat pembukuan) transaksi yang telah dilakukannya pada hari itu.
96 3.4.3 Alur Barang Diagram alur barang secara lengkap dapat dilihat pada gambar 3.4, untuk penjelasannya
akan
dijelaskan
secara
terpisah
per
transaksi
Depo/ADC/Pos dan PKh.
Gambar 3.4 Alur Barang pada Depo/ADC/Pos dan PKh.
untuk
97 3.4.4 Proses Distribusi Barang ke Depo/ADC Gambar 3.5 merupakan bagian dari gambar 3.4 yang menjelaskan alur barang pada Depo/ADC/Pos.
Gambar 3.5 Alur Barang pada Depo/ADC/Pos
98 3.4.4.1 Pengiriman dan Penerimaan Barang dari HMS Ada dua sumber yang dapat meminta pengiriman barang dari HMS, yaitu: a. Departemen Logistik → melalui Shipping Order. b. PKH-HO → melalui PO. Bila HMS menerima Shipping Order dari Departemen Logistik, HMS akan membuat DO dan mengirim barang ke Depo (no.1) atau ke ADC/Pos (no.8) sesuai dengan Shipping Order yang diterima (lihat gambar 3.6). Proses ini menambah hutang Panamas terhadap HMS dan menambah Barang Dalam Perjalanan (BDP) dari lokasi tujuan.
Gambar 3.6 Pengiriman dan Penerimaan Barang di Depo/ADC/Pos Pada saat barang diterima di Depo/ADC/Pos maka petugas gudang pada Depo/ADC/Pos akan memeriksa jenis dan jumlah barang
99 yang diterima (dalam kondisi baik) dan mencocokan dengan Surat Muat yang menyertainya. Pada Surat Muat tersebut terdapat informasi mengenai no DO dari barang yang diterima. Satu DO dapat diterima lebih dari satu kali, misalnya jumlah brand A pada DO adalah 100, jumlah ini dapat diterima 70 pada hari Senin dan sisanya sebanyak 30 diterima pada hari Rabu, sehingga 1 (satu) DO dapat diterima oleh beberapa LPB. (Data DO tidak diinput di Depo/ADC/Pos melainkan di HO, sedangkan data LPB diinput di masing-masing Depo/ADC/Pos dan pada akhir perode kedua dokumen ini akan dicross-check untuk mendapatkan jumlah Barang Dalam Perjalanan). Petugas gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) sesuai dengan jenis dan jumlah barang yang diterima (dalam kondisi baik). Jika: ¾ Jenis dan jumlah barang diterima = jenis dan jumlah barang pada Surat Muat yang menyertainya. Petugas gudang hanya perlu membuat dokumen LPB. ¾ Jenis dan jumlah barang diterima < jenis dan jumlah barang pada Surat Muat yang menyertainya. Petugas gudang akan membuat LPB sesuai dengan jenis dan jumlah barang yang diterima dan Berita Acara Claim Rokok (BACR) sebanyak selisih antara Surat Muat dan LPB. ¾ Jenis dan jumlah barang diterima > jenis dan jumlah barang pada Surat Muat yang menyertainya.
100 Petugas gudang hanya membuat dokumen LPB sesuai dengan jenis dan jumlah barang yang tertera pada Surat Muat sedangkan selisihnya akan dilihat kasus per kasus, misalnya: Bila barang tersebut seharusnya dikirim ke tujuan lain maka barang akan dikembalikan ke ekspedisi untuk dikirim ke lokasi tujuan yang sebenarnya. Bila ternyata HMS kelebihan dalam mengirim barang, HMS akan membuat DO susulan sejumlah kelebihan tersebut dan Depo/ADC/Pos penerima akan membuat LPB untuk barang yang diterima dalam kondisi baik. BACR yang dibuat akan dikirim ke HO untuk selanjutnya direkap dan diclaim ke HMS untuk mengurangi Hutang Panamas. Jika BACR disetujui maka hutang Panamas akan langsung dikurangi.
3.4.4.2 Pengiriman dan Penerimaan dari Depo/ADC/Pos Lainnya (Pemindahan Antar Gudang = PAG) PAG adalah pengiriman/peneerimaan barang dari satu Depo ke Depo lainnya (no. 4, 5) dari Depo ke ADC/Pos (no. 2, 3) dan dari ADC/Pos ke ADC/Pos lainnya (no 9, 10) (lihat gambar 3.7). Pada saat Depo/ADC/Pos mengeluarkan barang dari stok jualnya dan mengirimkan ke Depo/ADC/Pos lainnya maka Depo/ADC/Pos tersebut akan membuat dokumen PAGK untuk mengurangi saldo stok jualnya dan menambah Barang Dalam Perjalanan Antar Gudang (BDP AG). Pada umumnya
101 PAGK dilakukan dari satu Depo ke Depo lainnya, dari Depo ke ADC/Pos, dan dari ADC ke Pos.
Gambar 3.7 Pengiriman dan Penerimaan Barang antar Depo/ADC/Pos Sama seperti Pengiriman dan Penerimaan Barang dari HMS, satu PAGK dapat diterima lebih dari satu kali, sehingga satu PAGK dapat diterima oleh beberapa PAGD. (Data PAGK diinput di Depo/ADC/Pos pengirim, sedangkan data PAGD diinput di Depo/ADC/Pos peenrima dan pada akhir periode kedua dokumen ini akan dicross-check untuk mendapatkan jumlah Barang Dalam Perjalanan Antar Gudang). Pada saat Depo/ADC/Pos menerima barang dari Depo/ADC/Pos lainnya maka Depo/ADC/Pos penerima akan membuat dokumen PAGD untuk menambah saldo stok jualnya dan mengurangi BDP AG dari lokasi penerima. Jika:
102 ¾ Jenis dan jumlah barang diterima = jenis dan jumlah barang pada PAGK yang menyertainya. Petugas gudang hanya perlu mebuat dokuemn PAGD. ¾ Jenis dan jumlah barang diterima < jenis dan jumlah barang pada PAGK yang menyertainya. Petugas gudang akan membuat PAGD sesuai dengan jenis dan jumlah barang yang diterima dan Berita Acara Claim Rokok Antar Gudang (BACR AG) sebanyak selisih antara PAGK dan PAGD. ¾ Jenis dan jumlah barang diterima > jenis dan jumlah barang pada PAGK yang menyertainya. Bila barang tersebut seharusnya dikirim ke tujuan lain maka barang akan dikembalikan ke ekspedisi untuk dikirim ke lokasi tujuan yang sebenarnya. Bila ternyata Depo/ADC/Pos kelebihan dalam mengirim barang, Depo/ADC/Pos pengirim akan membuat PAGK susulan sejumlah kelebihan tersebut dan Depo/ADC/Pos peenrima akan membuat PAGD untuk barang yang diterima dalam kondisi baik. BACR AG yang dibuat akan dikirim ke HO untuk selanjutnya direkap dan diclaim ke Perusahaan Ekspedisi untuk mendapatkan penggantian kerugian/pengurangan biaya pengiriman.
103 3.4.4.3 Imprest Stock pada Field Marketing Pada sistem Imprest Stock, Field Marketing menyimpan barang dalam jumlah tertentu (Imprest Stock) yang selanjutnya akan dijual ke pelanggan Field Marketing. Barang yang berada pada Field Marketing adalah tetap barang milik Panamas yang dititipkan ke Field Marketing. Pada saat pertama kali Field Marketing mengambil barang dari Panamas, ADC/Pos akan mengeluarkan dokumen Perubahan Titipan Rokok Kredit (PTRK), dokumen ini akan mengurangi saldo stok jual ADC/Pos dan menambah Saldo Imprest Stok Field Marketing, selanjutnya setiap perubahan pada Imprest Stock ADC/Pos akan menggunakan dokumen Perubahan Titipan Rokok Kredit (PTRK) untuk mengurangi saldo jual ADC/Pos menambah Saldo Imprest Stock (no. 11) dan Perubahan Titipan Rokok Debit (PTRD) untuk mengurangi Saldo Imprest Stock dan menambah saldo stok jual ADC (no. 13). Pada akhir periode Field Marketing akan merekap semua penjualan sebagai bahan ADC/Pos untuk membuat Nota Penjualan/NP tipe 4 – Penjualan Konsumen Marketing (no. 12 – NP yang dibuat adalah rekap dari semua penjualan oleh Field Marketing pada periode tersebut dan bukan penjualan per pelanggan Field Marketing) dan menyerahkan uang hasil penjualan ke ADC/Pos, selanjutnya ADC/Pos akan menerbitkan PTRK untuk mengganti Imprest Stock yang telah terjual tadi sehingga saldo Imprest Stock akan tetap terjaga.
104
Gambar 3.8 Transaksi-transaksi yang mempengaruhi Imprest Stock 3.4.4.4 Penjualan Konsinyasi Penjualan dengan sistem konsinyasi adalah penjualan dengan sistem titipan, yang berarti barang dari ADC/Pos dititipkan ke pelanggan konsinyasi untuk dijual ke pelanggan akhir konsinyasi. Barang yang berada pada Pelanggan Konsinyasi adalah tetap barang milik Panamas. Pada saat pertama kali ADC/Pos akan mengeluarkan dokumen Bukti Titipan Barang Kredit (BTBK), dokumen ini akan mengurangi saldo stock jual ADC/Pos dan menambah Saldo Konsinyasi pada Pelanggan Konsinyasi, selanjutnya setiap perubahan pada Saldo konsinyasi, ADC/Pos akan menggunakan dokumen Bukti Titipan Barang Kredit (BTBK) untuk mengurangi saldo stock jual ADC/Pos menambah Saldo Konsinyasi (no. 14) dan Bukti Titipan Barang Debit (BTBD) untuk mengurangi Saldo Konsinyasi dan menambah saldo stock jual ADC (no. 16). Pada kunjungan yang berikutnya Salesman Panamas akan merekap semua penjualan dan membuat Nota Penjualan/NP tipe 1 – Penjualan Konsinyasi SRO (no. 15 – NP yang dibuat adalah rekap dari
105 semua penjualan oleh Pelanggan Kosninyasi pada periode tersebut dan bukan penjualan per Pelanggan Akhir Kosinyasi) untuk pelanggan konsinyasi
tersebut,
selanjutnya
Pelanggan
Konsinyasi
akan
menyerahkan uang hasil penjualan ke Salesman Panamas. Untuk mengganti jumlah barang yang terjual biasanya Salesman akan membuat dokumen BTBK lagi untuk Pelanggan Konsinyasi tersebut.
Gambar 3.9 Alur Barang pada Pelanggan Konsinyasi Jika Pelanggan Konsinyasi mempunyai stock barang B/S (Bad Stock) pelanggan tersebut dapat mengembalikannya ke Salesman Panamas, Salesman akan menerbitkan dokumen BTBD tipe 2 (untuk Rokok B/S) dan menggantinya kembali dengan rokok yang masih bagus melalui dokumen BTBK.
3.4.4.5 Penjualan ke Pelanggan Lainnya Selain kedua macam sistem penjualan di atas, ADC/Pos juga mempunyai Salesman yang menjual langsung (no. 17) ke: ¾ Pelanggan Dropping Pedagang Besar biasanya untuk trading, NP tipe 2 – Dropping.
106 ¾ Pelanggan Kanvas Pedagang Kecil yang membeli dalam jumlah kecil/eceran seperti Rombong dan sebagainya, NP tipe 3 – Kanvas CTM. ¾ Pelanggan Khusus (SRO) Special Reatil Outlet seperti Hotel, Pub, dan sebagainya. Khusus untuk pelanggan SRO dibedakan menjadi 2 macam yaitu, SRO Tunai yang langsung membayar tunai setiap pembeliannya (NP tipe 6 – SRO Tunai) dan SRO Marketing (NP tipe 5 – SRO Marketing) yaitu SRO lain diluar SRO Tunai. Ada 3 status NP yang berlaku yaitu: ¾ Status 1 untuk NP sudah dibayar. Yang dimaksud dengan sudah bayar adalah pelanggan sudah menyerahkan uang Tunai atau C/BG (tunai atau mundur) ke Salesman. Untuk brand-brand tertentu penjualan harus dilakukan secara
tunai,
sehingga
pembayaran
dilakukan
dengan
menggunakan uang tunai atau C/BG tunai atau gabungannya, sedangkan untuk penjualan kredit pembayaran dapat dilakukan dengan C/BG mundur dengan tenggang waktu (pada umumnya tetapi tidak selalu) 7 hari. ¾ Status 2 untuk NP belum bayar. Status 2 ini hanya dapat dilakukan untuk penjualan kredit, pelanggan belum menyerahkan uang tunai ataupun C/BG ke Salesman. Untuk status 2, tanggal jatuh tempo dari NP harus diiisi
107 (pada umumnya tetapi tidak selalu) adalah 7 hari dan pembayaran pada saat jatuh tempo harus dengan uang tunai atau C/BG tunai atau transfer atau gabungan dari dua macam pembayaran di atas. ¾ Status Paid. Status ini untuk NP yang data Pembayaran/Penerimaan Uangnya telah diinputkan. NP tipe ini sudah tidak dapat diubah lagi. Semua penjualan, baik Penjualan Tunai maupun Penjualan Kredit, akan menambah A/R ADC/Pos ke pelanggan dan A/P ADC/Pos terhadap Panamas HO dan pada saat data pembayaran diinputkan, A/R AC/Pos ke pelanggan akan dikurangi.
Gambar 3.10 Alur Barang pada Pelanggan
3.4.4.6 Kredit Nota/Retur dari Pelanggan Pengembalian barang dari pelanggan akan menimbulkan Kredit Nota (KN). Ada 2 tipe KN yaitu KN Tipe 1 untuk Rokok Jual (kondisi masih bagus dan belum kadaluarsa sehingga dapat dikembalikan ke stock jual – menambah saldo stock jual) dan KN Tipe 2 untuk Rokok B/S (sudah kadaluarsa sehingga akan menambah saldo stock B/S). KN Tipe 1
108 (no. 18) akan menambah Saldo Stock Jual ADC/Pos sedangkan KN Tipe 2 (no. 20) akan menambah Saldo Stock B/S ADC/Pos.
Gambar 3.11 Kredit Nota dari Pelanggan KN dibuat pada saat Salesman mengunjungi pelanggan. KN tidak akan mengurangi A/R ADC/Pos ke pelanggan karena pada saat menerbitkan KN Salesman akan mengganti nilai barang yang diretur dengan uang tunai, selanjutnya KN akan mengurangi A/P ADC/Pos ke Panamas HO.
3.4.4.7 Koreksi Atas Persediaan Stok Jual Ada dua macam Koreksi Atas Persediaan di Depo/ADC/Pos yaitu Koreksi Debit (menambah Saldo Stock Jual - KAPD) dan Koreksi Kredit (mengurangi Saldo Stock Jual - KAPK). Setiap kali menerbitkan
109 dokumen KAP (baik KAPD maupun KAPK) harus disertai dengan Memorandum sebagai dasar pembuatan KAP. Ada tiga tipe KAPD yaitu KAPD Tipe 1 untuk Rokok Sample yang dimasukkan dalam stock rokok jual, Tipe 2 untuk rokok kemasan khusus yang dimasukkan dalam stock jual, dan Tipe 3 untuk koreksi atas kesalahan dalam membukukan. Ada dua tipe KAPK yaitu KAPK Tipe 1 untuk kerusakan barang di gudang sehingga mengurangi Saldo Stock Jual dan menambah Saldo Stock B/S (no. 7) dan KAPK Tipe 2 untuk pengurangan rokok jual, misalnya bila ada barang yang diambil untuk sample, koreksi kesalahan pembukuan, dan lain sebagainya.
Gambar 3.12 Koreksi Atas Persediaan
110 3.4.4.8 Pengiriman dan Penerimaan Bad Stock dari Depo/ADC/Pos ke HMS Stock B/S pada Depo/ADC/Pos akan dikirimkan kembali ke HMS untuk di-claim-kan. Pengiriman Stock B/S menggunakan dokumen Berita Acara Pengiriman B/S (BAP B/S), dengan diterbitkannya dokumen BAP B/S, stock B/S di Depo/ADC/Pos akan dikurangi dan BDP B/S akan bertambah. Sesampainya barang di HMS, staf Inventory akan mendampingi petugas HMS memeriksa barang B/S dari Depo/ADC/Pos. Barang yang diterima akan dicocokkan dengan LPB B/S yang menyertai barang yang dikirim. Pihak HMS bersama-sama dengan staf Inventory akan membuat laporan Penerimaan Barang B/S, sesuai dengan fisik B/S yang dikirimkan. Hutang Panamas pada HMS akan dikurangi sebesar BAP B/S yang dibuat ini, (Alasan mengapa pengurangan hutang Panamas ke HMS berdasarkan BAP B/S dan bukannya berdasarkan LPB B/S adalah sebagai berikut : Stock B/S berasal dari KAPK Tipe 1 dan KN dari pelanggan. KAPK Tipe 1 akan mengurangi Saldo Stock Jual Depo/ADC/Pos, dan Saldo Stock Jual bertambah karena ada LPB/DO dari HMS dan saat DO diterbitkan hutang Panamas terhadap HMS langsung timbul, maka pengurangan stock jual seharusnya mengurangi hutang Panamas ke HMS. Oleh karena itu pengurangan hutang Panamas ke HMS didasarkan atas BAP B/S bukannya LPB B/S. untuk stock B/S yang berasal dari KN, Panamas telah mengurangi hutang ADC/Pos ke Panamas HO sebesar KN
111 yang dibuat, dan KN menambah stock B/S, maka itu seharusnya pengurangan stock B/S akan mengurangi hutang Panamas ke HMS juga, sehingga pengurangan hutang Panamas terhadap HMS berdasarkan BAP B/S bukan berdasarkan LPB B/S).
Gambar 3.13 Pengiriman dan Penerimaan B/S dari Depo/ADC/Pos Jika ada ketidakcocokan antara BAP B/S dan LPB B/S maka jika: ¾ Jenis dan jumlah barang diterima = jenis dan jumlah barang pada BAP B/S. Hutang Panamas pada HMS akan dikurangi sejumlah BAP B/S. ¾ Jenis dan jumlah barang diterima ≠ jenis dan jumlah barang pada BAP B/S. Bila jumlah barang diterima < jenis dan jumlah barang pada BAP B/S. Misalnya pada BAP B/S tertera pengiriman untuk MILD/4000 sebanyak 10 bungkus, ternyata pada saat penerimaan barang yang diterima adalah MILD/4000 sebanyak 7 bungkus saja, maka:
112 Hutang Panamas pada HMS akan dikurangi sejumlah BAP B/S sedangkan selisih nilia Rupiah dari BAP B/S dan LPB B/S akan ditanggung oleh Panamas sebagai kerugian perusahaan (jika barang memang hilang dalam perjalanan) atau diganti oleh Petugas Gudang ADC/Pos dengan cara transfer uang ke HO (jika kehilangan barang disebabkan karena kelalaian petugas gudang). HO akan membuat dokumen Koreksi Barang Dalam Perjalanan B/S Kredit, sejumlah barang yang hilang, untuk mengurangi BDP B/S. Bila jumlah barang diterima > jenis dan jumlah barang pada BAP B/S. Misalnya pada BAP B/S tertera pengiriman untuk MILD/4000 sebanyak 10 bungkus, ternyata pada saat penerimaan barang yang diterima adalah MILD/4000 sebanyak 17 bungkus, maka: Hutang Panamas pada HMS akan dikurangi sejumlah BAP B/S dan selisih nilai Rupiah dari LPB B/S dan BAP B/S akan dimasukkans ebagai Pendapatan Lain-Lain. HO akan membuat dua dokumen yaitu: Koreksi Barang Dalam Perjalanan B/S Debit, sejumlah kelebihan barang untuk menambah BDP B/S dan Koreksi Barang Dalam Perjalanan B/S Kredit, sejumlah kelebihan barang untuk menerima BDP
113 B/S yang dibuat pada Koreksi Barang Dalam Perjalanan B/S Debit sebelumnya. Bila terdapat kesalahan pengiriman antara dua jenis brand yang berbeda. Misalnya pada BAP B/S tertera pengiriman untuk MILD/4000 sebanyak 10 bungkus, ternyata pada saat penerimaan barang yang diterima adalah MILD/4000 sebanyak 7 bungkus sedangkan sisanya MILD/3600 sebanyak 3 bungkus. Maka hutang Panamas pada HMS akan dikurangi sejumlah BAP B/S sedangkan akan selisihnya akan dilihat kasus per kasus. Jika:
Nilai Rupiah BAP B/S > nilai Rupiah LPB B/S. Jika petugas gudang mengakui maka petugas gudang akan mengganti selisih nilai Rupiah tersebut. Jika petugas gudang tidak mau mengakui (mungkin saja kesalahan ada pada saat pengecekan di HMS) maka selisih nilai Rupiah tersebut akan menjadi tanggungan Panamas sebagai kerugian perusahaan.
Nilai Rupiah BAP B/S < nilai Rupiah LPB B/S. Selisih nilai Rupiah dari BAP B/S dan LPB B/S akan dimasukkan sebagai Pendapatan Lain-Lain.
HO akan membuat Koreksi BDB B/S Debit sebesar kekurangan barang dan membuat Koreksi BDP B/S Kredit sebesar kelebihan barang dan kekurangan barang yang dibuat pada Koreksi BDP B/S Debit
114 sebelumnya. Pada contoh di atas maka HO akan membuat Koreksi BDP B/S untuk brand MILD/3600 sebanyak 3 bungkus (menambah BDP B/S MILD/3600) dan Koreksi BDP B/S untuk brand MILD/3600 sebanyak 3 bungkus (menerima/mengurangi BDP B/S MILD/3600 yang dibuat di Koreksi BDP B/S sebelumnya) dan Koreksi BDP B/S untu brand MILD/4000 sebanyak 3 bungkus (mengurangi BDP B/S brand MILD/4000).
3.4.5 Proses Distribusi Barang ke Penyalur Khusus (PKh.) Penyalur Khusus adalah toko-toko independen yang diangkat oleh Panamas sebagai agen Panamas untuk mendistribusikanproduk-produk HMS di daerah mereka. Tidak seperti pada Depo/ADC/Pos, para agen ini bukan karyawan Panamas, dan barang yang berada di toko mereka adalah barang mereka sendiri yang dibeli dari Panamas. Semua kebutuhan barang agen PKh. ini akan ditangani oleh sebuah departemen yaitu Departemen PKh. Departemen PKh inilah yang akan menampung permintaan barang dari para agen, membuat permintaan barang untuk para agen dan mengirimkannya ke HMS atau Departemen Logistik untuk diteruskan ke Deponya, mengumpulkan tagihan dari para agen dan sebagainya. Jadi para agen PKh. ini dapat disamakan seperti Pelanggan Dropping di ADC/Pos, namun agak berbeda dari ADC/Pos, Departemen PKh. tidak mempunyai stock, sehingga Departemen PKh (PKh. HO) baru akan meminta barang jika ada permintaan dari para agennya. Gambar 3.14 adalah bagian dari gambar 3.4 yang menjelaskan alur barang pada PKh.
115
Gambar 3.14 Alur Barang pada Penyalur Khusus
3.4.5.1 Permintaan Barang dari Departemen PKh. dan Pengiriman Barang ke Agen PKh. Agak berbeda dari Depo/ADC/Pos, Salesman PKh. di HO akan mengumpulkan permintaan barang dari agen-agen PKh. yang tersebar di beberapa daerah. Para agen ini dikelompokkan menjadi dua kelompok besar (Indonesia Barat dan Indonesia Timur) berdasarkan lokasi mereka. Selanjutnya admin PKh. di HO akan membuat Purchase Order (PO) untuk para agen tersebut. PO ini akan diberikan ke HMS (no. 26) atau ke Depo (no. 22) melalui Departemen Logistik di HO (sebelum ini
116 PO selalu diserahkan ke HMS, tetapi untuk mempersingkat jarak sekarang hampir semua PO deserahkan ke Departemen Logistik, dan Departemen Logistik akan memerintahkan salah satu Deponya untuk mengirimkan barang ke PKh. yang ditunjuk pada PO tersebut).
Gambar 3.15 Permintaan dan Pengiriman Barang untuk Agen PKh. Jika PO dikirimkan ke HMS (no. 26), maka HMS akan menerbitkan DO untuk memenuhi permintaan barang pada PO tersebut
117 (no. 25). Sedangkan jika PO dikirimkan ke Departemen Logistik (no. 22), maka Depo yang ditunjuk akan menerbitkan PAGK (no. 6). Jika Agen PKh. mengubah pemesanannya baik jumlah atau jenis barang, maka PO yang lama akan dibatalkan dan Departemen PKh. akan membuat PO baru berdasarkan pemesanan yang terakhir. PO dapat dibatalkan hanya jika DO atau PAGK belum diterbitkan. Jika DO atau PAGK sudah diterbitkan maka PO tidak dapat dibatalkan lagi. PO juga berisi batas pembayaran (batas pembayaran 0 hari adalah penjualan tunai sedangkan batas pembayaran untuk penjualan kredit pada umumnya adalah 7 hari), dan data keterlambatan kapal. Data batas pembayaran dan keterlambatan kapal ini dibutuhkan untuk menghitung tanggal jatuh tempo dari NP tersebut. Tanggal jatuh tempo dihitung dari tanggal NP + ETA ke lokasi pelanggan (diambil dari data master pelanggan PKh.) + keterlambatan kapal + batas pembayaran. Berdasarkan DO dari HMS atau PAGK dari Depo, Departemen Logistik akan menginputkan data tersebut ke dalam computer sebagai syarat bagi Departemen PKh. untuk menerbitkan NP (no. 23). Sebelum data DO/PAGK dimasukkan, Departemen PKh. tidak mempunyai dasar penagihan ke pelanggan PKh. Data ini sebenarnya dapat diambil dari data DO yang sudah diinputkan oleh Departemen Accounting maupun data PAGK yang diinputkan oleh masing-masing Depo.
118 3.4.5.2 Bad Stock dari PKh.
Gambar 3.16 Penanganan Bad Stock dari Agen PKh. Berbeda dengan ADC/Pos, barang B/S dari Agen PKh. langsung dikirim ke HMS. Pengiriman ini tidak disertai dengan pembuatan BAP B/S seperti yang dilakukan pada ADC/Pos dan pada saat pengiriman, Departemen PKh. belum membuat KN dan mengganti barang B/S yang dikirimkan ataupun memotong piutang Panamas terhadap para Agen. Setelah barang diterima di HMS, barang akan diperiksa oleh HMS yang didampingi oleh staf Inventory Panamas. Jumlah barang yang diterima inilah yang akan diakui oleh Panamas sebagai pengurang piutangnya terhadap para Agen tersebut.
119 Berdasarkan informasi dari Staf Inventory ini, maka Departemen Pkh. akan mengeluarkan KN untuk agen pengirim stock B/S tadi, yang selanjutnya akan digunakan untuk memotong piutang agen tersebut.
3.5 Analisis Subjek Data dan Fungsi Bisnis pada PT HM Sampoerna Tbk 3.5.1 Analisis Subjek Data Subjek data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber atau masukan bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem yang dapat dikelompokkan menjadi suatu kelompok fungsi tertentu. Subjek data merupakan sumber data yang dapat dipakai untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. Berikut ini adalah subjek data hasil analisis dari PT HM Sampoerna Tbk: Tabel 3.1 Tabel Subjek Data No 1
Subjek Data HMS
Keterangan Produsen barang Gudang besar tempat menyimpan barang untuk mencukupi kebutuhan bebebrapa ADC/Pos sekaligus sehingga ADC/Pos
2
Depo
tidak memerlukan gudang yang besar. Ada 5 Depo yang dimiliki Panamas, yaitu : Depo Surabaya, Depo Jakarta, Depo Semarang, Depo Medan, dan Depo Palembang. Area Distributor Center, yaitu distributor/Point of Sales untuk
3
ADC daerah tertentu. Ada 38 ADC yang dimiliki Panamas.
120 Distributor/Point of Sales dengan daerah yang lebih kecil di 4
Pos bawah koordinasi suatu ADC. Penyalur Khusus, yaitu agen pada daerah yang tidak terjangkau
5
PKh.
oleh ADC/Pos yang diangkat oleh Panamas untuk mendistribusikan produk-produknya. Penyalur/distributor untuk Modern Trade, Agent, Wholesaler,
6
Sales Division dan Retailer. Penyalur dengan cara modern. Misalnya Indomaret, Alfamart,
7
Modern Trade Hypermart, Giant, dsb. Penyalur dengan cara tradisisonal yang berasal dari Panamas
8
Agent yang menyalurkan barangnya ke Retailer. Penyalur dengan cara tradisional yang bukan berasal dari
9
Wholesaler
Panamas dan merupakan orang luar Panamas yang menyalurkan barangnya ke Retailer dan langsung ke konsumen. Mendapatkan barang langsung dari Sales Division, Agent, atau
10
Retailer Wholesaler.
3.5.2 Analisis Unit Organisasi Unit organisasi yang dimaksud adalah bagian dari organisasi yang melakukan tugas-tugas tertentu dan memiliki pertanggungjawaban tersendiri terhadap tugasnya. Unit organisasi: •
Sales Director
121 •
Director Sales Ops West
•
Director Sales Ops East
•
Modern Trade
•
Regional Sales Manager
•
Salesman
•
Petugas gudang
•
Staf inventory
•
Dept. PKh.
3.5.3 Analisis Fungsi Bisnis Fungsi bisnis dari suatu perusahaan merupakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pihak perusahaan berdasarkan bagian-bagian atau fungsi-fungsi tertentu, dimana kegiatan-kegiatan inilah yang menyusun keseluruhan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan perusahaannya. Adapun fungsi bisnis yang telah dianalisis dari PT HM Sampoerna Tbk: Tabel 3.2 Tabel Fungsi Bisnis No
Fungsi Bisnis
1
Pengiriman dan penerimaan barang dari HMS
2
Pengiriman dan penerimaan barang dari Depo/ADC/Pos lainnya
3
Penjualan Konsinyasi
4
Penjualan Dropping
122 5
Penjualan Kanvas CTM
6
Penjualan Field Marketing
7
Penjualan SRO Marketing/Tunai
8
Penjualan ke pelanggan lainnya.
9
Kredit nota/retur dari pelanggan
10
Koreksi atas persediaan stok jual
11
Pengiriman Bad Stock dari Depo/ADC/Pos ke HMS
12
Distribusi barang ke Penyalur Khusus (PKh.)
13
Permintaan barang dari Dept. PKh. dan pengiriman barang ke Agent PKh.
14
Bad Stock dari PKh.
3.6 Analisis Matriks pada PT HM Sampoerna Tbk 3.6.1 Analisis Matriks Unit Organisasi vs Lokasi Tabel 3.3
Sales Director Dir Sales Ops West Dir Sales Ops East Dir Modern Trade Regional Sales Manager Salesman Petugas gudang Staf inventory Dept. PKh.
Regional
Modern Trade
Organisasi
Ops West
Lokasi
Ops East
Tabel Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
X X X X
X X
123 3.6.2 Analisis Matriks Unit Organisasi vs Subjek Data Tabel 3.4 Tabel Matriks Unit Organisasi vs Subjek Data
X
X
X
X
Agent
X
Retailer
X
X X
Wholesaler
X
Modern Trade
X
PKh.
Pos
X
Sales Division
Sales Director Dir Sales Ops West Dir Sales Ops East Dir Modern Trade Regional Sales Manager Salesman Petugas gudang Staf inventory Dept. PKh.
ADC
Organisasi
Depo
HMS
Subjek Data
X X
X X
X
X
X
3.6.3 Analisis Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Tabel 3.5
D E
T A
T A
T A
T A
Dept. PKh.
D E I
Staf inventory
D E I
Petugas Gudang
D E I
Salesman
Pengiriman dan penerimaan barang dari Depo/ADC/Pos lainnya.
Dir Modern Trade
E I
Dir Sales Ops East
Pengiriman dan penerimaan barang dari HMS.
Dir Sales Ops West
Fungsi Bisnis
Sales Director
Organisasi
Regional Sales Manager
Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
124 I Penjualan Konsinyasi.
E I
Penjualan Dropping.
E I
Penjualan Kanvas CTM
E I
Penjualan Field Marketing
E I
Penjualan SRO Marketing/Tunai
E I
Penjualan ke pelanggan lainnya.
E I
Kredit nota/retur dari pelanggan
E I
D I T A D I T A D I T A D I T A D I T A D I T A D I T A D I T A
E I
Koreksi atas persediaan stok jual
Pengiriman Bad Stock dari Depo/ADC/Pos ke HMS
E I
Distribusi barang ke Penyalur Khusus (PKh.)
E I
Permintaan barang dari Dept. PKh. dan pengiriman barang ke Agent PKh.
E I A
Bad Stock dari PKh.
E
D I T A
T A D I T A
E I D I T A D
A T
D I T A D E I A
125 I A
I T A
A
Keterangan : D : Direct Management Responsibility, menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis E : Executive or Policy Making Authority, menunjukkan unit organisasi yang mempunyai wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis I : Involved in The Function, menunjukkan keterlibatan suatu organisasi dalam melaksanakan fungsi bisnis T : Technical Expertise, menunjukkan unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis A : Actual Execution of The Work, menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis
126 3.6.4 Analisis Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data Tabel 3.6 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data
Wholesaler
Retailer
R U
R U
C
C
C R U
Pengiriman dan penerimaan barang dari Depo/ADC/Pos lainnya. Penjualan Konsinyasi.
C
Penjualan Dropping.
C
Penjualan Kanvas CTM
C
Penjualan Field Marketing
C
Penjualan SRO Marketing/Tunai
C
Penjualan ke pelanggan lainnya.
C
Kredit nota/retur dari pelanggan Koreksi atas persediaan stok jual Pengiriman dan penerimaan Bad Stock dari Depo/ADC/Pos ke HMS Distribusi barang ke Penyalur Khusus (PKh.) Permintaan barang dari Dept. PKh. dan pengiriman barang ke Agent PKh. Bad Stock dari PKh.
Agent
C R U
Modern Trade
C R U
Sales Division
Pos
C R U
PKh.
ADC
Pengiriman dan penerimaan barang dari HMS.
Depo
Fungsi Bisnis
HMS
Subjek Data
R U
C U C U
C U C U
C U C U
C
R U
U
R
C U
R
R U R U R U R U R U
C
C U
C R U U
C
R
127 Keterangan : C : Create, menunjukkan subjek data yag diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis R : Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis U : Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis D : Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis
3.7 Analisis Penggunaan Teknologi Informasi pada PT HM Sampoerna Tbk 3.7.1 Analisis Penggunaan Perangkat Keras yang Sedang Berjalan Spesifikasi perangkat keras yang digunakan pada kegiatan operasional di PT HM Sampoerna Tbk adalah: Untuk Server: o Processor HP Proliant ML370, Dual Xeon 3.4 GHz o Memory RAM 3 GB o Harddisk 2 x 138 GB o Jaringan LAN yang menghubungkan server dengan client Untuk client: o Processor Pentium 4 o Memory 256 MB o Hard Disk 40 GB
128 3.7.2 Analisis Penggunaan Perangkat Lunak yang Sedang Berjalan Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan pada kegiatan operasional di PT HM Sampoerna Tbk adalah: Untuk Server: o Operating System : Microsoft Windows 2000 o Database : Microsoft SQL Server 2000 Untuk client: o Operating System : Microsoft Windows 2000 / Microsoft Windows XP o Aplikasi:
Sistem Aplikasi Persediaan
Sistem Aplikasi Penjualan
3.7.3 Analisis Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi yang Sedang Berjalan Tabel 3.7
Fungsi Bisnis
Pengiriman dan penerimaan barang dari HMS. Pengiriman dan penerimaan barang dari Depo/ADC/Pos lainnya. Penjualan Konsinyasi. Penjualan Dropping. Penjualan Kanvas CTM Penjualan Field Marketing Penjualan SRO Marketing/Tunai Penjualan ke pelanggan lainnya. Kredit nota/retur dari pelanggan Koreksi atas persediaan stok jual
Penjualan
Aplikasi
Persediaan
Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi yang Sedang Berjalan
X X X X X X X X X X
129 Pengiriman Bad Stock dari Depo/ADC/Pos ke HMS Distribusi barang ke Penyalur Khusus (PKh.) Permintaan barang dari Dept. PKh. dan pengiriman barang ke Agent PKh. Bad Stock dari PKh.
X X X
X
X
X
3.7.4 Analisis Matriks Subjek Data vs Aplikasi yang Sedang Berjalan Tabel 3.8
Subjek Data HMS Depo ADC Pos PKh. Sales Division Modern Trade Agent Wholesaler Retailer
X X X X
Penjualan
Aplikasi
Persediaan
Tabel Matriks Subjek Data vs Aplikasi yang Sedang Berjalan
X X X X X X X X X
Keterangan : X
:
menandai
hubungan
(relationship)
antara
dua
pihak
(subject).
130 3.7.5 Analisis Basis Data pada PT. HM Sampoerna Tbk Analisis basis data operasional yang terkait dengan penjualan dan persediaan:
3.7.5.1 Identifikasi Kamus Data Tabel 3.9 Tabel Delivery Order (DO) Entity Name Delivery Order (DO)
Header & Detail
Attributes
Description
Data Type
Header (DOH)
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
DO_ID PO_Number DO_Date DO_Number PPH Warehouse
ID DO Nomor PO Tanggal DO Nomor DO PPH Warehouse
Varchar Varchar Datetime Varchar Numeric Varchar
7 6 8 4 30
No No No No No No
No No No No No No
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
DO_ID Brand_ID Buying_Price Quantity (Pack) Received (Pack)
ID DO ID Brand Harga Beli
Varchar Varchar Numeric
7 6 7
No No No
No No No
Jumlah
Numeric
7
No
No
Penerimaan
Numeric
7
No
No
Detail (DOD)
Length Nulls
Multi Valued
Tabel 3.10 Tabel Laporan Penerimaan Barang (LPB) Entity Name Laporan Penerimaan Barang (LPB)
Header & Detail
Attributes
Description
Data Type
Header (LPBH)
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
Length Nulls 5
No
Multi Valued No
131 LPB_ID Routing_ID LPB_Date LPB_Week Total_Qty Detail (LPBD)
ID LPB Varchar ID Routing Varchar Tanggal LPB Datetime LPB Numeric Mingguan Total Jumlah Numeric
6 6 -
No No No
No No No
1
No
No
12
No
No
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
LPB_ID Brand_ID DO_ID Quantity Description
ID LPB ID Brand ID DO Jumlah Deskripsi
Varchar Varchar Varchar Numeric Varchar
6 6 7 12 20
No No No No No
No No No No No
Tabel 3.11 Tabel Berita Acara Claim Rokok (BACR) Entity Name Berita Acara Claim Rokok (BACR)
Header & Detail
Attributes
Description
Data Type
Length
Nulls
Multi Valued
Header (BACRH)
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
ID BACR Varchar ID Perusahaan Varchar Transportasi ID DO Varchar Nomor TP/SJ Varchar Nomor Surat Varchar Muat ID COA Varchar Pengirim Varchar Tanggal Terima Datetime Diterima Oleh Varchar Dikirim Oleh Varchar No referensi Varchar Witness1 Varchar Witness2 Varchar Tgl Persetujuan Datetime Penggantian Tgl Penggantian Datetime Deskripsi Varchar
6
No
No
6
No
No
6 6
No No
No No
6
No
No
6 20 20 20 20 20 20
No No No No No No No No
No No No No No No No No
-
No
No
60
No No
No No
BACR_ID Transport_Compa ny_ID DO_ID TP/SJ_No No_Surat_Muat COA_ID Sender Date_Received Received_By Send_By Ref_No Witness1 Witness2 Tgl_Persetujuan_ Penggantian Tgl_Penggantian Description
132 Detail (BACRD)
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
BACR_ID Brand_ID BACR_Type_ID Quantity Qty_Type (Box/Bale/Stot/Pa ck)
ID BACR ID Brand ID Tipe BACR Jumlah
Varchar Varchar Varchar Numeric
6 6 6 12
No No No No
No No No No
Tipe qty
Varchar
5
No
No
Tabel 3.12 Tabel Pemindahan Antar Gudang Debit (PAGD) Entity Name Pemindahan Antar Gudang Debit (PAGD)
Header & Detail
Attributes
Description
Data Type
Header (PAGDH)
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
PAGD_ID PAGK_ID
Varchar Varchar
6 6
No No
No No
Datetime
-
No
No
Numeric
1
No
No
Org_ASDC Total_Qty
ID PAGD ID PAGK Tanggal PAGD PAGD Mingguan Org ASDC Total Jumlah
Varchar Numeric
5 12
No No
No No
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
PAGD_ID Brand_ID Quantity Description
ID PAGD ID Brand Jumlah Deskripsi
Varchar Varchar Numeric Varchar
6 6 12 20
No No No No
No No No No
PAGD_Date PAGD_Week
Detail (PAGDD)
Length Nulls
Multi Valued
Tabel 3.13 Tabel Perubahan Titipan Rokok Debit (PTRD) Entity Name Perubahan Titipan
Header & Detail Header (PTRDH)
Attributes
Description
Data Type
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
Length Nulls 5
No
Multi Valued No
133 Rokok Debit (PTRD) PTRD_ID
Total_Qty
ID PTRD Tanggal PTRD PTRD Mingguan Total Jumlah
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
PTRD_ID Brand_ID Quantity Description
ID PTRD ID Brand Jumlah Deskripsi
Varchar Varchar Numeric Varchar
6 6 12 20
No No No No
No No No No
PTRD_Date PTRD_Week Detail (PTRDD)
Varchar
6
No
No
Datetime
-
No
No
Numeric
1
No
No
Numeric
12
No
No
Tabel 3.14 Tabel Koreksi Atas Persediaan Debit (KAPD) Entity Header & Name Detail Koreksi Atas Header Persediaan (KAPDH) Debit (KAPD)
Attributes
Description
Data Type
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
KAPD_ID
Varchar
6
No
No
Datetime
-
No
No
Numeric
1
No
No
Tipe_Koreksi Total_Qty
ID KAPD Tanggal KAPD KAPD Mingguan Tipe Koreksi Total Jumlah
Varchar Numeric
5 12
No No
No No
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
KAPD_ID Brand_ID Quantity Description
ID KAPD ID Brand Jumlah Deskripsi
Varchar Varchar Numeric Varchar
6 6 12 20
No No No No
No No No No
KAPD_Date KAPD_Week
Detail (KAPDD)
Length Nulls
Multi Valued
134 Tabel 3.15 Tabel Bukti Titipan Barang Debit (BTBD) Entity Name Bukti Titipan Barang Debit (BTBD)
Header & Detail
Attributes
Description
Data Type
Header (BTBDH)
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
ID BTBD Varchar ID Outlet Varchar ID Routing Varchar Tanggal BTBD Datetime BTBD Numeric Mingguan Total Jumlah Numeric
6 6 6 -
No No No No
No No No No
1
No
No
12
No
No
BTBD_ID Outlet_ID Routing_ID BTBD_Date BTBD_Week Total_Qty Detail (BTBDD)
Length Nulls
Multi Valued
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
BTBD_ID Brand_ID BTBD_Type_ID Quantity Description
ID BTBD ID Brand ID Tipe BTBD Jumlah Deskripsi
Varchar Varchar Varchar Numeric Varchar
6 6 6 12 20
No No No No No
No No No No No
Tabel 3.16 Tabel Pemindahan Antar Gudang Kredit (PAGK) Entity Header & Name Detail Pemindahan Antar Header Gudang (PAGKH) Kredit (PAGK)
Attributes
Description
Data Type
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
PAGK_ID Routing_ID PAGK_Date
ID PAGK ID Routing Tanggal PAGK PAGK Mingguan Lokasi Tujuan Total Jumlah ID Lokasi
Varchar Varchar Datetime
6 6 -
No No No
No No No
Numeric
1
No
No
Varchar Numeric Varchar
5 12 5
No No No
No No No
PAGK_Week
Detail
Dest_Location Total_Qty Location_ID
Length Nulls
Multi Valued
135 (PAGKD) PAGK_ID Brand_ID Quantity Description
ID PAGK ID Brand Jumlah Deskripsi
Varchar Varchar Numeric Varchar
6 6 12 20
No No No No
No No No No
Tabel 3.17 Tabel Bukti Titipan Barang Kredit (BTBK) Entity Header & Name Detail Bukti Titipan Header Barang (BTBKH) Kredit (BTBK)
Attributes
Description
Data Type
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
ID BTBK Varchar ID Outlet Varchar ID Routing Varchar Tanggal BTBK Datetime BTBK Numeric Mingguan Total Jumlah Numeric
6 6 6 -
No No No No
No No No No
1
No
No
12
No
No
BTBK_ID Outlet_ID Routing_ID BTBK_Date BTBK_Week Total_Qty Detail (BTBKD)
Length Nulls
Multi Valued
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
BTBK_ID Brand_ID Quantity Description
ID BTBK ID Brand Jumlah Deskripsi
Varchar Varchar Numeric Varchar
6 6 12 20
No No No No
No No No No
Tabel 3.18 Tabel Perubahan Titipan Rokok Kredit (PTRK) Entity Name Perubahan Titipan Rokok Kredit (PTRK)
Header & Detail
Attributes
Description
Data Type
Header (PTRKH)
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
PTRK_ID PTRK_Date
ID PTRK Tanggal
Varchar Datetime
6 -
No No
No No
Length Nulls
Multi Valued
136
Numeric
1
No
No
Total_Qty
PTRK PTRK Mingguan Total Jumlah
Numeric
12
No
No
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
PTRK_ID Brand_ID Quantity Description
ID PTRK ID Brand Jumlah Deskripsi
Varchar Varchar Numeric Varchar
6 6 12 20
No No No No
No No No No
PTRK_Week Detail (PTRKD)
Tabel 3.19 Tabel Koreksi Atas Persediaan Kredit (KAPK) Entity Header & Name Detail Koreksi Atas Header Persediaan (KAPKH) Kredit (KAPK)
Attributes
Description
Data Type
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
KAPK_ID
Varchar
6
No
No
Datetime
-
No
No
Numeric
1
No
No
Tipe_Koreksi Total_Qty
ID KAPK Tanggal KAPK KAPK Mingguan Tipe Koreksi Total Jumlah
Varchar Numeric
5 12
No No
No No
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
KAPK_ID Brand_ID Quantity Description
ID KAPK ID Brand Jumlah Deskripsi
Varchar Varchar Numeric Varchar
6 6 12 20
No No No No
No No No No
KAPK_Date KAPK_Week
Detail (KAPKD)
Length Nulls
Multi Valued
Tabel 3.20 Tabel Berita Acara Pengiriman B/S / Laporan Penerimaan Barang B/S (BAP B/S) Entity Name Berita Acara
Header & Detail Header (BAPBSH)
Attributes
Description
Data Type
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
Length Nulls 5
No
Multi Valued No
137 Pengiriman B/S (BAP B/S) BAPBS_ID BAPBS_Date BAPBS_Week Total_Qty Detail (BAPBSD)
ID BAPBS Tanggal BAPBS BAPBS Mingguan Total Jumlah
Varchar
6
No
No
Datetime
-
No
No
Numeric
1
No
No
Numeric
12
No
No
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
BAPBS_ID Brand_ID
ID BAPBS ID Brand Jumlah Kirim Jumlah Terima Harga Beli
Varchar Varchar
6 6
No No
No No
Numeric
12
No
No
Numeric
12
No
No
Numeric
7
No
No
Quantity_Kirim Quantity_Terima Harga_Beli
Tabel 3.21 Tabel Koreksi Atas Persediaan Debit B/S (KAPD B/S) Entity Header & Name Detail Koreksi Atas Persediaan Header Debit B/S (KAPDBSH) (KAPD B/S)
Attributes
Description
Data Type
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
Varchar
6
No
No
Datetime
-
No
No
Numeric
1
No
No
Varchar
5
No
No
Numeric
12
No
No
KAPDBS_ID KAPDBS_Date KAPDBS_Week Tipe_Koreksi Total_Qty Detail (KAPDBSD)
ID KAPDBS Tanggal KAPDBS KAPDBS Mingguan Tipe Koreksi Total Jumlah
Length Nulls
Multi Valued
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
KAPDBS_ID
ID
Varchar
6
No
No
138 KAPDBS ID Brand Jumlah Deskripsi
Brand_ID Quantity Description
Varchar Numeric Varchar
6 12 20
No No No
No No No
Tabel 3.22 Tabel Koreksi Atas Persediaan Kredit B/S (KAPK B/S) Entity Header & Name Detail Koreksi Atas Persediaan Header Kredit B/S (KAPKBSH) (KAPK B/S)
Attributes
Description
Data Type
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
Varchar
6
No
No
Datetime
-
No
No
Numeric
1
No
No
Varchar
5
No
No
Numeric
12
No
No
Varchar
5
No
No
Varchar
6
No
No
Varchar Numeric Varchar
6 12 20
No No No
No No No
KAPKBS_ID KAPKBS_Date KAPKBS_Week Tipe_Koreksi Total_Qty Detail (KAPKBSD)
Location_ID KAPKBS_ID Brand_ID Quantity Description
ID KAPKBS Tanggal KAPKBS KAPKBS Mingguan Tipe Koreksi Total Jumlah ID Lokasi ID KAPKBS ID Brand Jumlah Deskripsi
Length Nulls
Multi Valued
Tabel 3.23 Tabel Nota Penjualan (NP) Entity Name Nota Penjualan (NP)
Header & Detail
Attributes
Description
Data Type
Header (NPH)
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
Length Nulls 5
No
Multi Valued No
139 Invoice_ID Outlet_ID Routing_ID Invoice_Date Invoice_Week Invoice_Status Invoice_Due_Date Total_Rupiah Detail (NPD)
ID Invoice Varchar ID Outlet Varchar ID Routing Numeric Tanggal Datetime Invoice Invoice Numeric Mingguan Status Varchar Faktur Faktur Berdasarkan Datetime Tanggal Total Numeric Rupiah
6 5 12
No No No
No No No
-
No
No
1
No
No
1
No
No
-
No
No
15
No
No
Location_ID
ID Lokasi
Varchar
5
No
No
Invoice_ID Brand_ID
ID Faktur ID Brand ID Tipe Faktur Jumlah Harga Diskon
Varchar Varchar
6 6
No No
No No
Varchar
6
No
No
Numeric Numeric Numeric
12 5 5
No No No
No No No
Invoice_Type_ID Quantity Price Discount
Tabel 3.24 Tabel Salesman Entity Name
Attributes
Description
Data Type
Salesman
Salesman_ID Salesman_Name Identity_Number Address City Post_Code Phone1 Phone2 Description
ID Salesman Nama Salesman Nomor Identitas Alamat Kota Kode Pos Telepon1 Telepon2 Deskripsi
Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Numeric Numeric Numeric Varchar
Length Nulls 6 50 20 50 20 6 15 15 50
No No No No No No No No No
Multi Valued No No No No No No No No No
140 Tabel 3.25 Tabel Driver Entity Name
Attributes
Description
Driver
Driver_ID Driver_Name Identity_Number Address City Post_Code Phone1 Phone2 Description
ID Supir Nama Supir Nomor Identitas Alamat Kota Kode Pos Telepon1 Telepon2 Deskripsi
Data Length Type Varchar 6 Varchar 50 Varchar 20 Varchar 50 Varchar 20 Numeric 6 Numeric 15 Numeric 15 Varchar 50
Null s No No No No No No No No No
Multi Valued No No No No No No No No No
Tabel 3.26 Tabel Routing Entity Name Routing
Attributes
Description
Data Type Length Nulls
Routing_ID ID Routing Salesman_ID ID Salesman Driver_ID ID Supir No_Surat_Muat No Surat Muat No_Polisi_Kendaraan No Polisi Kendaraan Description Deskripsi
Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
6 6 6 10 10 50
No No No No No No
Multi Valued No No No No No No
Tabel 3.27 Tabel NPType Entity Name
Attributes
Description
Data Type
NPType
Invoice_Type_ID Invoice_Type Description
ID Tipe Faktur Tipe Faktur Deskripsi
Varchar Varchar Varchar
Length Nulls 6 10 50
No No No
Multi Valued No No No
141 Tabel 3.28 Tabel Location Entity Name
Attributes
Description
Data Type
Location
Location_ID Location_Name Description
ID Lokasi Nama Lokasi Deskripsi
Varchar Varchar Varchar
Length Nulls 5 50 50
No No No
Multi Valued No No No
Tabel 3.29 Tabel Outlet Entity Name
Attributes
Description
Data Type
Outlet
Outlet_ID Outlet_Name Address City Post_Code Phone1 Phone2 Phone3 Description
ID Outlet Nama Outlet Alamat Kota Kode Pos Telepon1 Telepon2 Telepon3 Deskripsi
Varchar Varchar Varchar Varchar Numeric Numeric Numeric Numeric Varchar
Length Nulls 6 50 50 20 6 15 15 15 50
No No No No No No No No No
Multi Valued No No No No No No No No No
Tabel 3.30 Tabel Brand Entity Name
Attributes
Description
Data Type
Brand
Brand_ID Brand_Name Description
ID Brand Nama Brand Deskripsi
Varchar Varchar Varchar
Length Nulls 6 20 50
No No No
Multi Valued No No No
Tabel 3.31 Tabel Purchase Order (PO) Entity Name
Attributes
Description
Data Type
Purchase
PO_Number
Nomor PO
Varchar
Length Nulls 6
No
Multi Valued No
142 Order (PO) PO_Name PO_Date Description
Nama PO Tanggal PO Deskripsi
Varchar Datetime Varchar
20 50
No No No
No No No
Tabel 3.32 Tabel BACRType Entity Name
Attributes
Description
Data Type
BACRType
BACR_Type_ID BACR_Type Description
ID Tipe BACR Tipe BACR Deskripsi
Varchar Varchar Varchar
Length Nulls 6 20 50
No No No
Multi Valued No No No
Tabel 3.33 Tabel TCompany Entity Name
Attributes
TCompany
Transport_Company_ID Transport_Company Ship_Name Address City Post_Code Phone1 Phone2 Phone3 Description
Description ID Perusahaan Transportasi Perusahaan Transportasi Nama Kapal Alamat Kota Kode Pos Telepon1 Telepon2 Telepon3 Deskripsi
Data Type
Length Nulls
Multi Valued
Varchar
6
No
No
Varchar
20
No
No
Varchar Varchar Varchar Numeric Numeric Numeric Numeric Varchar
20 50 20 6 15 15 15 50
No No No No No No No No
No No No No No No No No
Tabel 3.34 Tabel TP/SJ Entity Name
Attributes
Description
Data Type
TP/SJ
TP/SJ_No TP/SJ_Date
Nomor TP/SJ Tanngal TP/SJ
Varchar Datetime
Length Nulls 10 -
No No
Multi Valued No No
143 Description
Deskripsi
Varchar
50
No
No
Tabel 3.35 Tabel SuratMuat Entity Name
Attributes
SuratMuat
No_Surat_Muat
Description
Tanggal_Surat_Muat Description
Nomor Surat Muat Tanggal Surat Muat Deskripsi
Data Type
Length Nulls
Multi Valued
Varchar
10
No
No
Datetime
-
No
No
Varchar
50
No
No
Tabel 3.36 Tabel COA Entity Name
Attributes
Description
Data Type
COA
COA_ID COA_Name COA_Position COA_Address Description
ID COA Nama COA Posisi COA Alamat COA Deskripsi
Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
Length Nulls 6 20 20 50 50
No No No No No
Multi Valued No No No No No
Tabel 3.37 Tabel BTBDType Entity Name
Attributes
Description
Data Type
BTBDType
BTBD_Type_ID BTBD_Type Description
ID Tipe BTBD Tipe BTBD Deskripsi
Varchar Varchar Varchar
Length Nulls 6 10 50
No No No
Multi Valued No No No
144 3.7.5.2 Identifikasi Skema Relasi Model Data Logical Tabel 3.38 Skema Relasi Model Data Logical Penjualan NPH (Location_ID, Invoice_ID, Outlet_ID, Routing_ID, Invoice_Date, Invoice_Week, Invoice_Status, Invoice_Due_Date, Total_Rupiah) Primary Key (Location_ID, Invoice_ID) Foreign Key Outlet_ID references Outlet (Outlet_ID) Foreign Key Routing_ID references Routing (Routing_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) NPD (Location_ID, Invoice_ID, Brand_ID, Invoice_Type_ID, Quantity, Price, Discount) Primary Key (Location_ID, Invoice_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references NPH (Location_ID) Foreign Key Invoice_ID references NPH (Invoice_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) Foreign Key Invoice_Type_ID references NPType (Invoice_Type_ID) NPType (Invoice_Type_ID, Invoice_Type, Description) Primary Key Invoice_Type_ID Routing (Routing_ID, Salesman_ID, Driver_ID, No_Surat_Muat, No_Polisi_Kendaraan, Description) Primary Key Routing_ID Foreign Salesman_ID references Salesman (Salesman_ID) Foreign Key Driver_ID references Driver (Driver_ID)
145 Foreign Key No_Surat_Muat references SuratMuat (No_Surat_Muat) Salesman (Salesman_ID, Salesman_Name, Identity_Number, Address, City, Post_Code, Phone1, Phone2, Description) Primary Key Salesman_ID Driver (Driver_ID, Driver_Name, Identity_Number, Address, City, Post_Code, Phone1, Phone2, Description) Primary Key Driver_ID Outlet (Outlet_ID, Outlet_Name, Address, City, Post_Code, Phone1, Phone2, Phone3, Description) Primary Key Outlet_ID Brand (Brand_ID, Brand_Name, Description) Primary Key Brand_ID Location (Location_ID, Location_Name, Description) Primary Key Location_ID
Tabel 3.39 Skema Relasi Model Data Logical Persediaan DOH (Location_ID, DO_ID, PO_Number, DO_Date, DO_Number, PPH, Warehouse) Primary Key (Location_ID, DO_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) Foreign Key PO_Number references PO (PO_Number) DOD (Location_ID, DO_ID, Brand_ID, Buying_Price, Quantity (Pack), Received
146 (Pack)) Primary Key (Location_ID, DO_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references DOH (Location_ID) Foreign Key DO_ID references DOH (DO_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) LPBH (Location_ID, LPB_ID, Routing_ID, LPB_Date, LPB_Week, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, LPB_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) Foreign Key Routing_ID references Routing (Routing_ID) LPBD (Location_ID, LPB_ID, Brand_ID, DO_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, LPB_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references LPBH (Location_ID) Foreign Key LPB_ID references LPBH (LPB_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) Foreign Key DO_ID references DOH (DO_ID) BACRH (Location_ID, BACR_ID, Transport_Company_ID, DO_ID, TP/SJ_No, No_Surat_Muat, COA_ID, Sender, Date_Received, Received_By, Send_By, Ref_No, Witness1, Witness2, Tgl_Persetujuan_Penggantian, Tgl_Penggantian, Description) Primary Key (Location_ID, BACR_ID) Foreign Key Location_ID references DOH (Location_ID) Foreign Key DO_ID references DOH (DO_ID) Foreign Key Transport_Company_ID references TCompany (Transport
147 Company_ID) Foreign Key TP/SJ_No references TP/SJ (TP/SJ_No) Foreign Key No_Surat_Muat references SuratMuat (No_Surat_Muat) Foreign Key COA_ID references COA (COA_ID) BACRD (Location_ID, BACR_ID, Brand_ID, BACR_Type_ID, Quantity, Qty_Type (Box/Bale/Stot/Pack)) Primary Key (Location_ID, BACR_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references BACRH (Location_ID) Foreign Key BACR_ID references BACRH (BACR_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) Foreign Key BACR_Type_ID references BACRType (BACR_Type_ID) BACRType (BACR_Type_ID, BACR_Type, Description) Primary Key BACR_Type_ID PAGDH (Location_ID, PAGD_ID, PAGK_ID, PAGD_Date, PAGD_Week, Org_ASDC, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, PAGD_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) Foreign Key Routing_ID references Routing (Routing_ID) PAGDD (Location_ID, PAGD_ID, Brand_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, PAGD_ID , Brand_ID) Foreign Key Location_ID references PAGDH (Location_ID) Foreign Key PAGD_ID references PAGDH (PAGD_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID)
148 PTRDH (Location_ID, PTRD_ID, PTRD_Date, PTRD_Week, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, PTRD_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) PTRDD (Location_ID, PTRD_ID, Brand_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, PTRD_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references PTRDH (Location_ID) Foreign Key PTRD_ID references PTRDH (PTRD_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) KAPDH (Location_ID, KAPD_ID, KAPD_Date, KAPD_Week, Tipe_Koreksi, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, KAPD_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) KAPDD (Location_ID, KAPD_ID, Brand_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, KAPD_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references KAPDH (Location_ID) Foreign Key KAPD_ID references KAPDH (KAPD_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) BTBDH (Location_ID, BTBD_ID, Outlet_ID, Routing_ID, BTBD_Date, BTBD_Week, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, BTBD_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) Foreign Key Outlet_ID references Outlet (Outlet_ID) Foreign Key Routing_ID references Routing (Routing_ID)
149 BTBDD (Location_ID, BTBD_ID, Brand_ID, BTBD_Type_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, BTBD_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references BTBDH (Location_ID) Foreign Key BTBD_ID references BTBDH (BTBD_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) Foreign Key BTBD_Type_ID references BTBD_Type (BTBD_Type_ID) BTBDType (BTBD_Type_ID, BTBD_Type, Description) Primary Key BTBD_Type_ID PAGKH (Location_ID, PAGK_ID, Routing_ID, PAGK_Date, PAGK_Week, Dest_Location, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, PAGK_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) Foreign Key Routing_ID references Routing (Routing_ID) PAGKD (Location_ID, PAGK_ID, Brand_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, PAGK_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references PAGKH (Location_ID) Foreign Key PAGK_ID references PAGKH (PAGK_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) BTBKH (Location_ID, BTBK_ID, Outlet_ID, Routing_ID, BTBK_Date, BTBK_Week, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, BTBK_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID)
150 Foreign Key Outlet_ID references Outlet (Outlet_ID) Foreign Key Routing_ID references Routing (Routing_ID) BTBKD (Location_ID, BTBK_ID, Brand_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, BTBK_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references BTBKH (Location_ID) Foreign Key BTBK_ID references BTBKH (BTBK_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) PTRKH (Location_ID, PTRK_ID, PTRK_Date, PTRK_Week, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, PTRK_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) PTRKD (Location_ID, PTRK_ID, Brand_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, PTRK_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references PTRKH (Location_ID) Foreign Key PTRK_ID references PTRKH (PTRK_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) KAPKH (Location_ID, KAPK_ID, KAPK_Date, KAPK_Week, Tipe_Koreksi, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, KAPK_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) KAPKD (Location_ID, KAPK_ID, Brand_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, KAPK_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references KAPKH (Location_ID) Foreign Key KAPK_ID references KAPKH (KAPK_ID)
151 Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) BAPBSH (Location_ID, BAPBS_ID, BAPBS_Date, BAPBS_Week, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, BAPBS_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) BAPBSD (Location_ID, BAPBS_ID, Brand_ID, Quantity_Kirim, Quantity_Terima, Harga_Beli) Primary Key (Location_ID, BAPBS_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references BAPBSH (Location_ID) Foreign Key BAPBS_ID references BAPBSH (BAPBS_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) KAPDBSH (Location_ID, KAPDBS_ID, KAPDBS_Date, KAPDBS_Week, Tipe_Koreksi, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, KAPDBS_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID) KAPDBSD (Location_ID, KAPDBS_ID, Brand_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, KAPDBS_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references KAPDBSH (Location_ID) Foreign Key KAPDBS_ID references KAPDBSH (KAPDBS_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) KAPKBSH (Location_ID, KAPKBS_ID, KAPKBS_Date, KAPKBS_Week, Tipe_Koreksi, Total_Qty) Primary Key (Location_ID, KAPKBS_ID) Foreign Key Location_ID references Location (Location_ID)
152 KAPKBSD (Location_ID, KAPKBS_ID, Brand_ID, Quantity, Description) Primary Key (Location_ID, KAPKBS_ID, Brand_ID) Foreign Key Location_ID references KAPKBSH (Location_ID) Foreign Key KAPKBS_ID references KAPKBSH (KAPKBS_ID) Foreign Key Brand_ID references Brand (Brand_ID) PO (PO_Number, PO_Name, PO_Date, Description) Primary Key PO_Number TCompany (Transport_Company_ID, Transport_Company, Ship_Name, Address, City, Post_Code, Phone1, Phone2, Phone3, Description) Primary Key Transport_Company_ID TP/SJ (TP/SJ_No,TP/SJ_Date,Description) Primary Key TP/SJ_No SuratMuat (No_Surat_Muat, Tanggal_Surat_Muat, Description) Primary Key No_Surat_Muat COA (COA_ID, COA_Name, COA_Position, COA_Address, Description) Primary Key COA_ID Routing (Routing_ID, Salesman_ID, Driver_ID, No_Polisi_Kendaraan, No_Surat_Muat, Description) Primary Key Routing_ID Foreign Salesman_ID references Salesman (Salesman_ID) Foreign Key Driver_ID references Driver (Driver_ID) Salesman (Salesman_ID, Salesman_Name, Identity_Number, Address, City, Post_Code, Phone1, Phone2, Description)
153 Primary Key Salesman_ID Driver (Driver_ID, Driver_Name, Identity_Number, Address, City, Post_Code, Phone1, Phone2, Description) Primary Key Driver_ID Outlet (Outlet_ID, Outlet_Name, Address, City, Post_Code, Phone1, Phone2, Phone3, Description) Primary Key Outlet_ID Brand (Brand_ID, Brand_Name, Description) Primary Key Brand_ID Location (Location_ID, Location_Name, Description) Primary Key Location_ID
154 3.7.5.3 Identifikasi ERD
Gambar 3.17 ERD Penjualan
155
Gambar 3.18 ERD Persediaan
156 3.7.6 Identifikasi Masalah yang Dihadapi Oleh PT HM Sampoerna Tbk 3.7.6.1 Analisis Critical Success Factor (CSF) CSF pada perusahaan merupakan analisis faktor-faktor kunci yang dimiliki perusahaan dari setiap ruang lingkup yang ada seperti per individu, departemen, ataupun organisasi secara keseluruhan, yang apabila semuanya berjalan dengan benar akan memberikan hasil yaitu kemajuan dan perkembangan perusahaan. CSF pada kinerja PT. HM Sampoerna Tbk dapat diuraikan sebagai berikut: •
Peningkatan volume penjualan untuk tetap dapat menjadi perusahaan yang kompetitif maka perlu dilakukan penambahan tingkat penjualan kepada konsumen untuk dapat memperluas pangsa pasar yang dimiliki.
•
Peningkatan pelayanan kepada konsumen sebagai perusahaan yang berhubungan langsung dengan konsumen maka pelayanan kepada konsumen perlu ditingkatkan.
•
Pemantauan terhadap hasil penjualan dan persediaan sehingga dapat dianalisis untuk pengambilan langkah ke depan bagi perusahaan.
3.7.6.2 Identifikasi Permasalahan dan Kebutuhan Permasalahan yang ada saat ini adalah sebagai berikut. Dari database persediaan (inventory) dan penjualan (sales) terdapat aplikasi
157 yang dinamakan DIS (Distribution and Inventory System). Dari DIS tersebut data diolah kembali untuk dapat membantu mengambil keputusan di masa mendatang. Masalah timbul ketika hasil laporan (report) dari DIS Sales dan Inventory ini akan digabungkan dan diolah kembali menjadi suatu data utuh. Dengan cara konvensional yang sekarang ini digunakan adalah dengan menggabungkan laporan-laporan yang ada secara manual dan satu per satu. Tentu saja hal ini sangat merepotkan karena laporanlaporan tersebut sangat banyak sekali. Selain itu juga memerlukan waktu yang cukup lama dan laporan yang dihasilkan belum tentu akurat. Dengan cara yang dijalankan sekarang ini, laporan akhir hanya keluar per minggu saja. Dan ketika laporan tersebut selesai dibuat, data yang diinginkan sudah out-of-date sehingga tidak dapat memenuhi keinginan dari stakeholders. Sehingga dapat disimpulkan bahwa kelemahan dari system yang sedang berjalan saat ini adalah: •
Data integrity
•
Out-of-date
•
Manual process
•
Accurancy data PT. HM Sampoerna Tbk juga memiliki kebutuhan untuk
peyediaan laporan yang akurat, cepat, dan tepat. Laporan yang akurat, cepat, dan tepat akan mempengaruhi kinerja kerja mereka dalam
158 menjalankan tugas mereka. Laporan yang disediakan bagi pimpinan perusahaan untuk dianalisa hendaknya merupakan laporan yang berupa ringkasan yang mudah dipahami oleh pimpinan perusahaan tersebut. Untuk membantu pimpinan perusahaan menganalisis laporan yang disediakan, laporan sebaiknya mempunyai informasi yang berupa tabel dan grafik sehingga mempermudah pimpinan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan yang tepat. Dengan kelemahan yang dijabarkan di atas, maka waktu untuk mengambil suatu keputusan menjadi cukup lama karena harus menunggu data yang diinginkan selesai diolah dulu. Dan dengan cara demikian, pengambilan keputusan menjadi tidak efektif dan membuang waktu cukup banyak. Padahal sebagai perusahaan besar dan internasioal, pengambilan keputusan secara efektif dan efisien sangat diperlukan. Tabel 3.40 Tabel Identifikasi Kebutuhan Need Pembuatan Laporan Penjualan dan
Goal Membuat Laporan Penjualan dan Persediaan
Persediaan berdasarkan waktu yang sudah
yang terintegrasi, up-to-date, akurat, dan
ditentukan.
dikerjakan dengan cara modern dengan
Pembuatan Laporan Pesaing yang ada
menggunakan data warehouse yang dapat
berdasarkan waktu yang sudah ditentukan.
digunakan untuk EIS (Executive Information
Pembuatan Laporan Penjualan dan
System) dan DSS (Decision Support System).
Persediaan yang terintegritas.
159 Pembuatan Laporan Penjualan dan Persediaan yang up-to-date. Pembuatan Laporan Penjualan dan Persediaan yang akurat. Pembuatan Laporan Penjualan dan Persediaan dilakukan dengan cara modern.
3.7.7 Usulan Pemecahan Masalah yang Dihadapi oleh PT HM Sampoerna Tbk Dari permasalahan yang telah dijelaskan di atas, maka kebutuhan akan kecepatan pemrosesan data menjadi sangat penting. Maka, pada tahap inilah dibutuhkan suatu cara supaya data yang dihasilkan dapat diolah dengan cara maksimal sehingga dapat dengan cepat menghasilkan data yang diinginkan. Cara yang dimaksud di sini adalah dengan membuat suatu Data Warehouse. Dengan Data Warehouse, maka user tidak perlu lagi repot-repot mengolah laporan (report) dari DIS dengan cara manual, tetapi user dapat langsung memilih dan mendapatkan data yang diinginkan. Dan dengan Data Warehouse pula, dapat dihasilkan suatu data yang lebih akurat untuk mendukung pengambilan keputusan. Aplikasi ini dimulai dengan menyaring data yang diperlukan dalam data warehouse untuk pelaporan kemudian data tersebut ditransformasikan ke bentuk yang terintegrasi satu sama lainnya sehingga data warehouse yang dipakai memiliki data yang sudah terintegrasi, data ini juga merupakan data yang bersiat
160 historical sehingga dapat digunakan untuk kegiatan penganalisisan. Laporan yang dihasilkan pun didapatkan dari data yang terintegrasi, tersimpan secara historical, serta tidak mengalami perubahan. Laporan hasil dari aplikasi data warehouse merupakan laporan ringkas yang interaktif, yang dapat dimanipulasi oleh pengguna tergantung kebutuhan yang diinginkannya. Dan pada akhirnya, data warehouse tersebut memberikan informasi yang dapat dianalisis yang telah disesuaikan dengan SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Thread) dari PT. HM Sampoerna dalam ruang lingkup penjualan dan persediaan. Sehingga ketika Stakeholders memerlukan data yang diinginkan, maka mereka dapat dengan cepat memperolehnya. Stakeholders yang dimaksud adalah user yang berkepentingan dan memiliki hak untuk menggunakan data tersebut, yaitu Manager Sales, Manager Inventory, Manager HR, dan Manager IT.
