BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1
Tentang Departemen
3.1.1 Sejarah Departemen Departemen Luar Negeri Republik Indonesia atau DEPLU RI berdiri pada 19 Agustus 1945. DEPLU merupakan salah satu departemen yang pertama kali di bentuk setelah Indonesia merdeka pada 17 Agustus 1945. Tugas departemen ini adalah berperan dalam menjalankan diplomasi untuk mendapatkan simpati, dukungan dan menggalang solidaritas teman-teman disegala bidang dan dengan berbagai macam upaya untuk mendapat pengakuan dari masyarakat internasional atas kemerdekaan Indonesia. Karena bertugas menangani masalah luar negeri, DEPLU mewakili pemerintah Indonesia membuka perwakilan di negara lain yang bertugas dalam berpartisipasi suatu perundingan serta membuat persetujuan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan hubungan antara Indonesia dengan negara tersebut. Saat ini Indonesia memiliki 119 perwakilan Indonesia di 86 negara. Tugas utama DEPLU untuk masa sekarang ini lebih kearah dalam hal memagari potensi disintegrasi bangsa, pemulihan ekonomi, peningkatan citra Indonesia, meningkatkan kualitas pelayanan dan perlindungan WNI.
77 77
78
3.2
Tentang Puskom(Pusat komunikasi)
3.2.1 Sejarah Puskom Pusat Komunikasi terbentuk pada tahun 1980, sesuai dengan surat keputusan menteri luar negeri tahun tersebut, Pusat Komunikasi awal merupakan penggabungan dari 2 unit eselon II di lingkungan DEPLU, yaitu biro komunikasi dan biro sandi. Kedua biro ini digabung karena mengingat adanya kesamaan tugas dan fungsi, sehingga disederhanakan menjadi 1 unit eselon II yang dinamakan Pusat Komunikasi yang dipimpin oleh seorang kepala bagian.
3.2.2 Visi dan Misi Puskom Pernyataan Visi dan Misi Pusat Komunikasi telah dicantumkan dalam Rencana Strategis Pusat Komunikasi Tahun 2004 – 2009, yang memuat visi dan misi sebagai berikut. 1.
Pernyataan Visi
Menghadapi tantangan Pusat Komunikasi di masa kini dan masa yang akan datang, dipandang perlu adanya persamaan visi dari seluruh jajaran Pusat Komunikasi, baik tingkat Pimpinan maupun pelaksana yang akan dijadikan komitmen bersama, yaitu sebagai berikut : “Menjadi unit pengelola Komunikasi dan Persandian yang handal melalui dukungan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam rangka
79
mendukung keberhasilan pelaksanaan visi dan misi Departemen Luar Negeri” 2.
Pernyataan Misi Dengan memperhatikan visi di atas, terbentang suatu tantangan yang perlu dihadapi bersama oleh segenap jajaran Pusat Komunikasi. Tantangan tersebut perlu dijabarkan lebih lanjut agar mendekati kenyataan yang mungkin dapat dicapai. Untuk itu ditetapkan pernyataan misi sebagai berikut : a.
Mewujudkan Pusat Komunikasi sebagai Satuan Kerja terdepan dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam rangka peningkatan layanan pemberitaan di Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI;
b.
Mendukung Satuan Kerja Departemen Luar Negeri untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien dengan
optimalisasi
penerapan
Teknologi
Informasi
dan
Komunikasi; c.
Mewujudkan Sistem Informasi Departemen Luar Negeri yang handal
dan terpadu dalam rangka penerapan kebijakan E-
Government di bidang diplomasi melalui tahapan yang realistik dan terukur.
80
3.2.3 Kegiatan dan Tugas Puskom Pusat Komunikasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Departemen Luar Negeri di bidang pelaksanaan, pembinaan, dan pengamanan pemberitaan serta pengelolaan sistem informasi dan komunikasi Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI. Sesuai dengan surat keputusan nomor : 02/A/OT/VIII/2005/01 Tahun 2005, dalam melaksanakan tugasnya, Pusat Komunikasi menyelenggarakan fungsi: •
Pelaksanaan urusan persandian, komunikasi, dan sistem informasi.
•
Pelaksanaan pemberitaan di lingkungan Departemen Luar Negeri dan koordinasi program pemberitaan instansi lainnya dari/dan ke Perwakilan RI.
•
Pelaksanaan pengamanan pemberitaan di lingkungan Departemen Luar Negeri danPerwakilan RI
•
Pelaksanaan pengoperasian, pemberian pelayanan penggunaan sarana komunikasi dan pengawasan pelaksanaan pengembangan,serta supervisi dan pemeliharaan aplikasi sistem informasi.
3.2.4
•
Pelaksanaan pengembangan perangkat teknologi informasi.
•
Pelaksanaan administrasi Pusat Komunikasi.
Struktur Organisasi
81
Gambar 3.1 Struktur Organisasi DEPLU 81
82
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Puskom DEPLU 82
83
84
3.2.5 Bagian-bagian Puskom Puskom terdiri dari : a.
Bidang Persandian dan Telekomunikasi.
b.
Bidang
Pengembangan
dan
Pengelolaan
Sistem
Informasi
dan
Komunikasi. c.
Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan.
d.
Bagian Tata Usaha.
e.
Kelompok Jabatan Fungsional Peran masing-masing bagian :
a.
Bidang Persandian dan Telekomunikasi Bidang Persandian dan Telekomunikasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang pembinaan dan pelaksanaan sistem persandian Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI serta pendistribusian, transmisi, dan dokumentasi berita. Dalam
melaksanakan
tugasnya,
Bidang
Persandian
dan
Telekomunikasi menyelenggarakan fungsi : 1.
Pelaksanaan kegiatan operasional bidang pemberitaan dan persandian
di
lingkungan
Perwakilan RI.
84
Departemen
Luar
Negeri
dan
85
2.
Pelaksanaan pengawasan, pengendalian, dan pembinaan terhadap pelaksanaan kegiatan pemberitaan dan transmisi pemberitaan.
3.
Pelaksanaan distribusi dan transmisi pemberitaan.
4.
Penyelenggaraan pemantauan lalu lintas berita, dokumentasi serta pembuatan statistik dan pelaporan.
5.
Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian administrasi dan teknis telekomunikasi. Bidang Persandian dan Telekomunikasi terdiri dari :
1.
Subbidang Distribusi
2.
Subbidang Distribusi mempunyai tugas melakukan distribusi dan transmisi
berita
dilingkungan
Departemen
Luar
Negeri,
Perwakilan RI dan instansi pemerintah lainnya. 3.
Subbidang Dokumentasi Berita.
4.
Subbidang Dokumentasi Berita mempunyai tugas melakukan dokumentasi dan pengendalian lalu lintas pemberitaan.
b.
Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang pemgembangan dan pelaksanaan kebijakan teknis
86
pemanfaatan teknologi informasi, komunikasi,dan jaringan telepon di lingkungan Departemen Luar Negeri. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan komunikasi menyelenggarakan fungsi : 1.
Penyiapan pelaksanaan koordinasi pembangunan sistem informasi Departemen Luar Negeri.
2.
Pengembangan dan pelaksanaan pembangunan sistem jaringan komputer Departemen Luar Negeri.
3.
Pelaksanaan urusan perangkat keras dan lunak serta sistem jaringan komputer Departemen Luar Negeri.
4.
Pengawasan
dan
pelayanan
fasilitas
teknologi
informasi
Departemen Luar Negeri. 5.
Pelaksanaan urusan jaringan dan sistem telepon Departemen Luar Negeri. Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan
Komunikasi terdiri dari : 1.
Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi mempunyai tugas melakukan pengembangan dan pengelolaan jaringan
87
komputer dan mengkoordinasikan pengembangan aplikasi sistem informasi Departemen Luar Negeri. 2.
Subbidang Sistem dan Jaringan Telepon Subbidang Sistem dan jaringan Telepon mempunyai tugas melakukan pengembangan dan pengelolaan sistem dan jaringan telepon Departemen Luar Negeri.
c.
Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan Bidang
Pengamanan
dan
Pemeliharaan
mempunyai
tugas
melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang kebijakan teknis pengamanan, pengembangan teknologi sistem persandian Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI serta pemeliharaan sarana persandian dan telekomunikasi. Dalam
melaksanakan
tugasnya,
Bidang
Pengamanan
dan
Pemeliharaan menyelenggarakan fungsi : 1.
Pelaksanaan pengamanan fisik, personil dan materil persandian dan telekomunikasi Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI.
2.
Pelaksanaan pembuatan standarisasi pengamanan, persandian dan telekomunikasi yang digunakan di Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI.
3.
Pelaksanaan urusan sarana dan prasarana persandian serta telekomunikasi.
88
4.
Pelaksanaan
pemeliharaan
sarana
materil
persandian
dan
telekomunikasi. Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan terdiri dari : 1.
Subbidang Pengamanan Subbidang
Pengamanan
mempunyai
tugas
melakukan
pengamanan fisik, materil, personil komunikasi, dan persandian di lingkungan Pusat Komunikasi Departemen Luar Negeri serta pengawasan pelaksanaan pengamanan komunikasi dan persandian di Perwakilan RI. 2.
Subbidang Pemeliharaan Subidang
Pemeliharaan
mempunyai
tugas
melakukan
pemeliharaan dan perbaikan sarana komunikasi, persandian, dan sarana peralatan penunjang lainnya serta pengawasan pelaksanaan pengelolaan pemeliharaan sarana komunikasi dan persandian di Perwakilan RI. d.
Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat komunikasi di bidang kepegawaian, keuangan, tata usaha, dan rumah tangga Pusat komunikasi. Dalam
melaksanakan
tugasnya,
menyelenggarakan fungsi seperti berikut :
Bagian
Tata
Usaha
89
1.
Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja Pusat Komunikasi.
2.
Pelaksanaan urusan kesekretariatan dan pembuatan laporan pelaksanaan tugas Pusat Komunikasi.
3.
Pelaksanaan
perencanaan
dan
pengelolaan
administrasi
kepegawaian dan urusan rumah tangga Pusat Komunikasi. 4.
Pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan anggaran Pusat Komunikasi. Bagian Tata Usaha terdiri dari :
1.
Subbagian Kepegawaian Subbagian Kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan sumber daya manusia dan melaksanakan urusan administrasi kepegawaian.
2.
Subbagian Keuangan Subbagian Keuangan mempunyai tugas melakukan urusan anggaran, keuangan, dan gaji pegawai.
3.
Subbagian Rumah Tangga Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas melakukan urusan umum dan kerumahtanggaan Pusat Komunikasi.
e.
Kelompok Jabatan Fungsional
90
Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan Pusat Komunikasi Departemen Luar Negeri mempunyai tugas melakukan kegiatan jabatan fungsional berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan Pusat Komunikasi Departemen Luar Negeri terdiri dari Jabatan Fungsional Sandiman dan Operator Transmisi Sandi serta jabatan fungsional lainnya. 3.3
Diagram Aliran Data yang Sedang Berjalan
3.3.1 Sistem Penerimaan Pegawai Berikut ini adalah sistem penerimaan pegawai Puskom (Pusat Komunikasi) di DEPLU. Sistem ini terdiri beberapa tahapan,yaitu : 1.
Dalam proses perekrutan pegawai Pusat Komunikasi, sepenuhnya bekerja sama dan ditangani oleh Biro Kepegawaian melalui seleksi penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil Departemen Luar Negeri.
2.
Setelah melakukan perekrutan, maka para calon pegawai di minta untuk mengirimkan berkas/persyaratan sesuai yang diminta.
3.
Berkas yang lulus seleksi administrasi akan diproses untuk menghasilkan Kartu Ujian Kartu ujian ini berfungsi sebagai permit bagi setiap pelamar untuk mengikuti Ujian Seleksi di Puskom.
4.
Setelah seluruh tahap seleksi dilakukan maka calon – calon pegawai yang lulus seleksi akan diserahkan ke Unit Kerja yang membutuhkan sesuai dengan formasi yang ada, jika tidak lulus maka pegawai tersebut harus mendaftar ulang lagi di kesempatan lain (pendaftaran berikutnya).
91
5.
Sub Bagian Kepegawaian Pusat Komunikasi akan mencatat dan mengarsipkan data pribadi setiap calon pegawai yang lulus seleksi.
92
Diagram Sistem Penerimaan Pegawai Biro Kepegawaian
Sub bag Kepegawaian
CPNS
Start
Surat Keterangan penambahan Pegawai Proses Penerimaan Pegawai Oleh Biro Kepegawaian
Mendapatkan Kartu Ujian
Proses Hasil ujian calon Pegawai
Menerima hasil ujian
Menerima kartu ujian
Ujian Seleksi
Daftar Pegawai yang lulus ujian
Daftar Pegawai yang diterima
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Penerimaan Pegawai Puskom
93
3.3.2 Sistem Absensi Pegawai Sistem absensi pegawai Puskom terdiri dari beberapa tahapan, diantaranya adalah : 1.
Pegawai melakukan absen harian.
2.
Data kehadiran setiap pegawai ini akan dicatat dan disimpan di dalam file dan di serahkan kepada Sub Bagian Kepegawaian
3.
Setiap bulannya, absensi harian ini akan dicetak kemudian akan dicek oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian Pusat Komunikasi.
4.
Setelah dilakukan pengecekan, maka akan dilaporkan ke Biro Kepegawaian Departemen Luar Negeri.
94
Diagram Sistem Absensi Pegawai
Pegawai
Sub Bagian Kepegawaian
Biro Kepegawaian
Start
Mengambll Kertas Absensi Dari tempat kerja sub bagian masing‐masing
Kertas Absensi
Mengisi Data Absensi
Data Absensi yang sudah diisi
Data Absensi yang sudah diisi
Rekapitulasi absen
Dokumen Hasil Rekapitulasi
Dokumen absensi pegawai
Dokumen Absensi Pegawai
95
Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Absensi Pegawai Puskom 3.3.3 Sistem Mutasi Kepangkatan Pegawai Berikut ini adalah diagram alir mutasi kepangkatan pegawai pada puskom. Tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1.
Perpindahan pegawai dilakukan atas dasar penunjukkan langsung oleh Kepala Pusat Komunikasi.
2.
Setelah itu akan turun Surat Keputusan (SK) yang ditujukan kepada yang bersangkutan dan bidang yang akan ditempatkan.
3.
Di tempat yang baru, pegawai yang bersangkutan lapor ke Kepala Bidang yang baru untuk kemudian bekerja sesuai dengan tugasnya di tempat yang baru.
4.
Sub Bagian Kepegawaian akan mencatat perpindahan setiap pegawai dan mengarsipkannya.
96
Diagram Sistem Perpindahan (Mutasi) Pegawai PusKom Sub Bagian
Kepala Puskom
Pegawai
Kepegawaian Mulai
Pembuatan SK Pengajuan Mutasi
Menerima pengajuan nama
SK Pengajuan Mutasi
Daftar Pengajuan Nama
Menceta k SK t i Pengajuan SK Hasil Nama SK Hasil
Mutasi Mutasi
SK Hasil Mutasi
SK Hasil Mutasi
SK Hasil Mutasi
Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Perpindahan (Mutasi) Pegawai Puskom
97
Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan sistem yang sedang berjalan dalam suatu departemen atau perusahaan secara umum.
CPNS
SK Hasil Mutasi
Hasil Ujian
SK Hasil Mutasi
Kartu Ujian
Pegawai
Data Absensi
3.4
SK Pengajuan Mutasi Daftar pegawai yang diterima
SK Penambahan Pegawai
Kepala Puskom
Dokumen Absensi Pegawai
Gambar 3.6 Diagram Konteks
Sub Bag Kepegawaian
SK Hasil Mutasi
Daftar pegawai yang diterima
98
3.5
Diagram Nol
Gambar 3.7 Diagram Nol
99
3.6
Analisis Kebutuhan Sistem Sistem informasi yang dibutuhkan oleh divisi Puskom membutuhkan sistem yang dapat membantu mereka dalam pemeriksaan data-data pegawai yang ada didalam divisi tersebut, sistem ini juga dapat digunakan oleh pegawai Puskom untuk mengetahui informasi tentang status mereka dalam divisi Puskom tersebut dan daftar riwayat mereka serta karir mereka selama bekerja di departemen tersebut. Sistem ini digunakan juga oleh kepala Puskom untuk mengetahui datadata pegawai pada divisi itu dan memudahkan dalam pembuatan laporan. Dalam sistem ini, terdapat seorang admin yang berwenang dalam mengolah dan mengatur data-data pegawai di divisi Puskom. Sistem yang diinginkan oleh Puskom berbasis web intranet yang berguna dalam menyimpan data pegawai yang ada pada divisi Puskom dan berguna dalam pembuatan laporan akan keadaan tiap pegawai, misalnya : dalam melihat jumlah pegawai yang akan pensiun di tahun yang di-input oleh admin, dan melihat suratsurat penting yang dimiliki tiap pegawai (surat keputusan naik pangkat, mutasi, dan lain-lain). Dalam sistem ini, tidak dibutuhkan memiliki konfigurasi tinggi sehingga dapat digunakan pada komputer-komputer yang sudah ada didalam departemen. Penggunaan sistem ini juga, ada beberapa fungsi yang ditampilkan untuk user tertentu, sehingga tidak semua user dapat melihat semua menu yang tersedia dalam sistem yang akan di buat, kecuali admin. Admin dapat melihat semua menu-menu yang tersedia di dalam sistem.
100
3.7
Permasalahan yang Dihadapi Setelah menganalisa sistem yang ada, serta melihat dari data-data yang didapat dari hasil wawancara yang telah dilakukan, maka penulis menemukan beberapa masalah yang dihadapi oleh divisi Puskom DEPLU sebagai berikut : 1.
Pendataan secara manual yang saat ini dilakukan memakan banyak waktu dan biaya. Jika terjadi kesalahan dalam pencatatan data, maka harus dilakukan pencatatan ulang dari awal sehingga pekerjaan menjadi tidak efektif dan efisien dan juga faktor human error yang bisa menyebabkan terjadinya kekurangan dalam pencatatan serta dapat terjadinya kemungkinan hilangnya data, misalnya terjadi suatu bencana alam (gempa bumi, kebakaran, dan lainlain) yang mengakibatkan data-data tersebut hilang.
2.
Keamanan data kurang terjamin Seluruh data yang tersimpan dalam bentuk kertas dan disimpan di dalam 1 tempat yang dapat di access oleh semua pegawai yang di divisi tersebut, maka dari itu, data bisa diubah dan mengakibatkan keakuratan data tidak terjamin.
3.
Kesulitan dalam pencarian data Data-data yang dicatat secara manual akan terus bertambah setiap waktunya. Dengan demikian, jika departemen ini membutuhkan data seorang pegawai, akan memakan waktu yang cukup lama untuk mendapatkannya.
101
3.8
Solusi Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan diatas, maka solusi pemecahan terbaik yang dapat dilakukan saat ini adalah sebagai berikut. 1.
Merancang suatu sistem aplikasi basisdata pencatatan data pegawai bagi Puskom. Database ini akan menyimpan data-data yang bersifat aktual yang nantinya akan mempermudah dalam pencarian data.
2.
Memberikan pengamanan terhadap data-data pegawai yang ada sehingga tidak mudah hilang.
3.
Membuat aplikasi berbasiskan web sehingga pegawai dengan mudah dapat melihat informasi mengenai pegawai karena dengan sangat mudah d akses.
4.
Memberikan hak akses kepada pegawai untuk melihat data pegawai dengan password yang hanya diketahui oleh pegawai. Dengan adanya sistem aplikasi basisdata pencatatan data pegawai, maka
diharapkan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh Puskom dapat teratasi. Serta dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja pegawai pada Puskom.
3.9
Sistem Yang Diusulkan Setelah melakukan analisis pada sistem yang berjalan, kami mencoba melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut. Perbaikan tersebut ada pada
102
sistem absensi dimana kami menambahkan absensi bulanan yang merupakan akumulasi absensi harian dan absensi tahunan yang merupakan akumulasi absensi bulanan. Sistem yang ada masih bersifat manual dan kami berusaha untuk memperbaharuinya menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi dan memiliki basis data yang lebih kompleks.
3.10 Informasi Kebutuhan User Tabel 3.1 Informasi Kebutuhan User
No. 1.
Nama Entitas Pegawai
Syarat Informasi Data_NIP Data_KdBagian Data_Golongan Data_Password Data_Status Data_Nama Data_KdKarpeg Data_TempatLahir Data_TanggalLahir Data_Gender Data_StatusKepegawaian Data_StatusPerkawinan Data_Agama
103
Data_Alamat Data_NoTelpRumah Data_NoTelpSelular Data_Email Data_Photo 2.
Pangkat
Data_Golongan Data_Pangkat
3.
Bagian
Data_KdBagian Data_NamaBagian
4.
Anak
Data_KdAnak Data_Nama Data_TempatLahir Data_TanggalLahir Data_Gender Data_Pekerjaan Data_Status
5.
Keluarga
Data_KdKeluarga Data_Nama Data_TempatLahir Data_TanggalLahir Data_Pekerjaan Data_PrientasiPDLN Data_Tahun
104
6.
Pendidikan
Data_KdPendidikan Data_TingkatPendidikan Data_NamaSekolah Data_NoIjazah Data_TahunLulus Data_Tempat
7.
Pelatihan
Data_KdPelatihan Data_NamaKursus Data_NoSTTP Data_Tahun Data_Instansi Data_Tempat
8.
Penghargaan
Data_KdPenghargaan Data_NamaPenghargaan Data_TahunPerolehan Data_Instansi
9.
SK
Data_NoSK Data_Perihal
10.
Absen
Data_KdAbsen Data_Tanggal
11.
Pesan
Data_KdPesan Data_IsiPesan
