BAB 3 ANALISIS SISTEM 3.1
Analisis 3.1.1
Latar Belakang Perusahaan PT Bina Karakter Bangsa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang penerbitan. Perusahaan ini didirikan oleh Rudy Susilo, Swanky dan Janto Djaja pada Februari 2002. Awalnya perusahaan tersebut bernama PT Wysiwyg dan bergerak di bidang ilustrator untuk iklan. Namun pada tahun 2002, PT Wysiwyg merubah nama menjadi PT Bina Karakter Bangsa(Joy To Learn). Perubahan nama itu disebabkan karena perusahaan tidak lagi bergerak di bidang ilustrator untuk iklan, namun memulai penerbitan buku untuk yang pertama kalinya. Buku yang diterbitkan oleh PT Bina Karakter Bangsa terdiri dari berbagai macam kategori, judul dan pengarang. Beberapa kategori buku yang diterbitkan yaitu buku rohani, buku anakanak, majalah dan sebagainya. PT Bina Karakter Bangsa yang memiliki 120 karyawan, pada tahap awalnya hanya menjalankan bisnisnya di seputar Jakarta dan memiliki kantor pusat yang berkedudukan di Jalan Raya Puri Kembangan No. 118 E Jakarta Barat 11520. Namun dengan semakin berkembangnya perusahaan, PT Bina Karakter Bangsa kemudian memperluas usahanya sampai ke luar daerah Jakarta, seperti Medan, Bandung, Surabaya, dan Batam. Bukan hanya memperluas usahanya saja, PT Bina Karakter Bangsa juga mulai mengembangkan sistem databasenya mulai tahun 2003 hingga sekarang.
34
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Visi perusahaan dari PT Bina Karakter Bangsa adalah mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri dan pasar internasional dalam penyediaan buku yang berguna bagi masyarakat. Misi Perusahaan Misi dari perusahaan PT Bina Karakter Bangsa adalah ikut serta mencerdaskan
kehidupan
bangsa
melalui
pengembangan
sistem
perbukuan yang kompetitif sehingga perbukuan nasional mampu berperan secara optimal guna terbentuknya masyarakat yang demokratis, terbuka dan bertanggung jawab. 3.1.3
Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi suatu perusahaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam menunjang kegiatan bisnis perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi yang baik di dalam suatu perusahaan, memungkinkan adanya kerja sama yang baik antara semua bagian guna mencapai tujuan dari perusahaan. Selain itu juga terdapat kejelasan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi perusahaan.
35
Director
Sales Division
Ilustration Division
Sales and Marketing
Sales and Warehouse
Ilustration Head
Sales and Marketing Manager
Sales and Warehouse Manager
Ilustration Staff
Sales and Marketing Staff
Sales and Warehouse Staff
Finance Division
Concept Development
Finance Manager
Accounting Staff
Collection Staff
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
IT Division
Concept Manager
IT Manager
Concept Staff
IT Staff
36
3.1.4
Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada PT Bina Karakter Bangsa : 1. Director •
Merencanakan, memonitor dam mengevaluasi aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan
•
Merumuskan dan menyusun langkah-langkah strategis yang harus diambil dalam rangka menentukan arah perusahaan
•
Mengamati, mencari peluang bisnis serta mengambil keputusan terhadap masalah-masalah kritis dalam perusahaan
2. Sales and Marketing Manager : •
Bertanggung jawab secara langsung kepada Director mengenai semua kegiatan yang berkaitan dengan pemasaran produk
•
Menetapkan strategi pemasaran secara berkala untuk meningkatkan penjualan di masa yang akan datang
•
Melakukan observasi dan riset untuk kemungkinan membuka cabang baru
Staff : •
Bertanggung jawab dalam pelaksanaan promosi produk ke tokotoko untuk meningkatkan penjualan
•
Menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen
37
3. Sales and Warehouse Manager : •
Bertanggung jawab secara langsung kepada Director mengenai semua kegiatan yang berkaitan dengan penjualan dan pencetakan
•
Bertanggung jawab secara langsung kepada head mengenai semua kegiatan yang berkaitan dengan persediaan produk
•
Memberikan laporan keluar-masuknya produk secara berkala kepada Director
•
Memberikan laporan kegiatan penjualan dan percetakan secara berkala kepada Director
•
Menganalisis dan mengatasi masalah yang timbul dalam penjualan dan percetakan
Staff : •
Melayani transaksi pemesanan dan retur dari pelanggan
•
Menerima order dari customer dan membuat PO untuk diberikan ke supplier
•
Mengeluarkan invoice untuk diberikan ke Finance Division guna menagih pembayaran atas buku yang dibeli oleh customer
•
Mengontrol persediaan produk
•
Menyiapkan produk yang akan dikirim ke pelanggan
4. Ilustration Division Manager :
38
•
Bertanggung jawab terhadap hasil pengeditan buku.
•
Menerima laporan hasil pengeditan setiap buku.
Staff : •
Melakukan pengeditan terhadap content buku setelah difilter oleh Concept Development.
•
Menyerahkan hasil pengeditan ke Sales and Warehouse Division untuk segera dicetak menjadi buku
5. Finance Division Manager : •
Bertanggung jawab terhadap mengontrol keluar masuknya aliran kas keuangan perusahaan secara keseluruhan
•
Memberikan laporan keuangan perusahaan secara berkala kepada Director.
Staff Accounting : •
Memeriksa dan mengatur laporan keuangan yang berasal dari tiaptiap cabang perusahaan.
•
Menyusun laporan keuangan secara keseluruhan
Staff Collection : •
Melakukan audit terhadap pembiayaan dan bertanggung jawab dalam seluruh aktivitas pembiayaan
•
Mengurus Receipt yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan oleh customer.
39
6. Concept Development Manager : •
Bertanggung jawab dengan penyesuaian konsep buku
Staff : •
Menerima hasil penulisan dari writer (pengarang)
•
Melakukan filter terhadap content buku dan melakukan penyesuaian konsep
7. IT Division Manager : •
Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian piranti lunak dan piranti keras serta jaringan yang ada
Staff : •
Mengatur dan mengontrol pengimplementasian teknologi informasi
•
Melakukan
perbaikan
terhadap
sistem atau
jaringan
yang
bermasalah •
Membuat laporan kebutuhan perlengkapan dan peralatan servis kepada manager IT
40
3.1.5
Prosedur yang Sedang Berjalan PT Bina Karakter Bangsa merupakan suatu perusahaan penerbitan yang memiliki cabang di beberapa kota di Indonesia. Sebelum melakukan penerbitan buku. PT Bina Karakter Bangsa
terlebih dahulu akan
menerima hasil penulisan yang diajukan oleh pengarang (writer). Kemudian hasil penulisan tersebut akan dipilih dan disortir terlebih dahulu oleh concept development. Hasil penulisan yang terpilih akan diedit oleh ilustration division. Setelah dilakukan pengeditan, maka hasil penulisan tersebut akan diberikan kepada perusahaan percetakan untuk segera dicetak menjadi sebuah buku. Buku-buku tersebut akan diinformasikan ke customer oleh bagian marketing. Customer PT Bina Karakter Bangsa dapat berupa toko buku seperti Gramedia, Gunung Agung, dan sebagainya. Selain itu, customer juga dapat berupa individual. Untuk pemesanan produk, customer dapat memilih sistem penjualannya
seperti konsinyasi atau penjualan yang
langsung dibayar lunas. Selain itu, pembelian yang dilakukan oleh customer dapat berupa eceran maupun grosir. Pada PT Bina Karakter Bangsa terdapat dua buah prosedur utama yaitu penjualan dan pencetakan(pembelian). Berikut penjelasannya : 1. Penjualan Proses penjualan pada PT Bina Karakter Bangsa akan dimulai dari customer yang memesan produk atau langsung datang ke
41
perusahaan untuk membeli buku. Produk yang dimaksud yaitu berupa buku yang diterbitkan oleh PT Bina Karakter Bangsa. Pemesanan buku dapat dilakukan melalui telepon ataupun email. Sebelum melakukan pemesanan, biasanya customer akan terlebih dahulu meminta informasi mengenai buku apa saja yang baru diterbitkan atau perusahaan yang akan memberikan informasi mengenai buku-buku yang baru diterbitkan. Setelah memesan produk, bagian gudang akan menyiapkan sejumlah buku yang dipesan. Kemudian bagian warehouse(administrasi sales) akan menyiapkan Faktur Order yang berisi data-data mengenai buku yang dibeli oleh customer. Kemudian PT Bina Karakter Bangsa akan mengirimkan sejumlah buku yang telah dipesan oleh customer. Untuk pengiriman buku dalam kota, PT Bina Karakter Bangsa akan menggunakan jasa kurir. Sedangkan untuk pengiriman buku ke luar kota, PT Bina Karakter Bangsa akan menggunakan jasa ekspidisi atau jasa pengiriman seperti Tiki, PCP, FedEx, dan lain-lain. Untuk penanggungan biaya pengiriman berdasarkan pada kesepakatan antara perusahaan dan customer. Customer PT Bina Karakter Bangsa dibagi menjadi 2 macam yaitu sistem konsinyasi dan sistem penjualan yang langsung lunas dibayar. Yang menggunakan sistem konsinyasi yaitu customer yang berupa toko buku. Sedangkan untuk sistem penjualan yang langsung
42
lunas dibayar dapat digunakan baik oleh customer yang berupa toko buku maupun secara individu. Untuk penjualan dengan sistem konsinyasi, buku yang sudah sampai di tempat customer
tidak dibayar terlebih dahulu. Setiap
beberapa waktu, bagian warehouse(kurir) akan mengecek berapa buku yang sudah laku terjual di tempat customer.
Intensitas
pengecekan tersebut disesuaikan dengan perjanjian antara perusahaan dengan customer. Setelah mengecek jumlah buku yang terjual, kurir akan menagih pembayaran ke customer menggunakan Invoice yang sudah dikeluarkan oleh bagian administrasi sales. Buku yang dibayar hanya sejumlah buku yang sudah laku terjual. Sisa buku yang belum laku terjual, dapat dikembalikan ke perusahaan atau tetap berada di customer. Jika customer memilih untuk mengembalikan buku ke perusahaan, maka akan dibuat Retur Consignment. Pengembalian buku dapat disebabkan oleh buku yang tidak laku ataupun buku mengalami kerusakan karena kesalahan perusahaan sehingga tidak layak untuk dijual. Sedangkan untuk penjualan dengan sistem lunas dibayar, customer juga dapat melakukan retur buku ke perusahaan. Retur hanya dapat yang dilakukan jika buku mengalami kerusakan yang disebabkan oleh kesalahan pihak perusahaan, bukan karena alasan buku tidak laku dijual oleh customer. Untuk pengembalian buku
43
tersebut, akan dibuat Retur Invoice. Setiap buku yang dikembalikan oleh customer, akan digantikan dengan buku yang baru oleh perusahaan. Jika tidak maka perusahaan akan menggantikan dengan uang.
2. Pencetakan Setelah PT Bina Karakter Bangsa mengedit hasil penulisan dari pengarang, maka hasil penulisan tersebut akan dicetak menjadi buku. Administrasi sales akan membuat Purchase Order untuk diberikan ke perusahaan percetakan atau yang disebut dengan supplier. Selain judul dan jumlah buku yang akan dicetak, dalam Purchase Order juga akan dicantumkan date_promise yaitu tanggal deadline perusahaan selesai mencetak. Untuk biaya percetakan sebuah buku, jumlahnya tergantung kesepakatan PT Bina Karaketr Bangsa dan perusahaan percetakan. Ada beberapa kemungkinan PT Bina Karakter Bangsa akan meminta perusahaan percetakan untuk mencetak buku yaitu jika stok buku di gudang sudah menipis, permintaan customer dalam jumlah banyak atau jika ada buku baru yang akan diterbitkan. Setelah buku selesai dicetak, maka PT Bina Karakter Bangsa dapat menyimpannya di gudang atau dapat langsung dikirimkan ke customer sesuai dengan pesanan.
44
3.2
Diagram Aliran Dokumen (DAD) •
DAD Penerimaan Tulisan
Gambar 3.2 DAD Penerimaan Tulisan
45
Pertama-tama, pengarang (writer) menyerahkan/mengajukan tulisan ke PT. Bina Karakter Bangsa. Kemudian, tulisan tersebut akan dipilih dan di-sortir oleh concept development. Dilanjutkan dengan pembayaran oleh bagian finance bagi writer yang terpilih. Bagian finance juga membuat bukti penerimaan tulisan dan menyerahkannya ke writer.
•
DAD Pemrosesan Buku
Gambar 3.3 DAD Pemrosesan Buku
46
Writer akan menerima pembayaran tulisan. Bagian concept development menyesuaikan konsep buku dan melakukan filter terhadap isi buku tersebut. Hasil penulisan yang terpilih akan diedit oleh ilustration division. Setelah dilakukan peng-edit-an buku, maka diserahkan ke bagian warehouse. Administrasi sales akan membuat Purchase Order dan akan diberikan kepada perusahaan
percetakan
untuk
dicetak
menjadi
buku.
47
•
DAD Pencetakan
Gambar 3.4 DAD Pencetakan
48
Administrasi sales akan membuat Purchase Order dan akan diberikan kepada perusahaan percetakan untuk dicetak menjadi buku. Setelah Purchase Order diterima, maka supplier akan mengirimkan barang dan invoice ke PT. Bina Karakter Bangsa. Dalam proses ini, barang yang dikirim oleh supplier akan diterima oleh bagian warehouse. Kemudian akan melakukan pengecekan jumlah dan kondisi barang tersebut. Setelah setuju atas pengiriman barang tersebut, maka bagian gudang akan menandatangani daftar order dan membuat tanda terima barang.. Bagian warehouse juga akan mengecek kesesuaian invoice dengan puchase order yang telah dikeluarkan. Lalu pembayaran terhadap tagihan yang ada.
49
•
DAD Customer Meng-order Barang
Gambar 3.5 DAD Customer Meng-order Barang
Dalam proses ini, customer menanyakan informasi produk yang ingin diketahui dengan cara mendatangi langsung atau melalui email. Kemudian Marketing memberikan informasi rinci atas pertanyaan pelanggan. Customer memesan produk yang ingin dibeli beserta jumlah pesanannya. Kemudian bagian marketing akan mencatat daftar order tersebut dan menyerahkannya ke bagian warehouse.
50
•
DAD pengiriman Barang Penjualan Langsung
Gambar 3.6 DAD pengiriman Barang Penjualan Langsung
51
Dalam proses ini, bagian warehouse akan mencari barang yang sesuai dengan daftar order yang ada. Setelah mengumpulkan barang yang ada sesuai dengan order maka bagian administrasi sales akan membuat faktur order dan invoice, lalu mengirimkan barang ke customer tersebut. Kemudian, barang yang dikirim oleh bagian warehouse diterima oleh customer. customer akan melakukan pengecekan jumlah dan kondisi barang tersebut. Setelah setuju atas pengiriman barang tersebut, maka customer akan menandatangani fakur order dan invoice ,juga melakukan pembayaran sesuai dengan invoice yang ada.
52
•
DAD pengiriman Barang Penjualan Konsinyasi
Gambar 3.7 DAD pengiriman Barang Penjualan Konsinyasi
53
Dalam proses ini, bagian warehouse akan mencari barang yang sesuai dengan daftar order yang ada. Setelah mengumpulkan barang yang ada sesuai dengan order maka bagian administrasi sales akan membuat faktur order, lalu mengirimkan barang ke customer tersebut. Kemudian, barang yang dikirim oleh bagian warehouse diterima oleh konsumen. Customer akan melakukan pengecekan jumlah dan kondisi barang tersebut. Setelah setuju atas pengiriman barang
tersebut,
maka
customer
akan
menandatangani
fakur
order
54
•
DAD Penagihan Penjualan Konsinyasi
Gambar 3.8 DAD penagihan Barang Penjualan Konsinyasi
55
Dalam proses ini, kurir(warehouse) akan menghitung dan mencatat barang yang sudah terjual. Kemudian administrasi sales akan membuat invoice sesuai dengan barang yang terjual tersebut. Invoice tersebut akan dikirimkan lagi lewat kurir dan akan diterima oleh customer dengan mengecek terlebihdahulu. Setelah cocok, maka invoice tersebut akan ditandatangani dan dilakukan pembayaran sesuai dengan jumlah yang ada pada invoice. Setelah itu bagian warehouse akan menyerahkan hasil penagihan ke bagian finance.
56
•
DAD Retur Barang Penjualan Langsung
Gambar 3.9 DAD Retur Barang Penjualan Langsung
57
Dalam proses ini, administrasi sales menerima konfirmasi dari customer kemudian akan mengecek kebenaran konfirmasi yang telah dilakukan oleh customer, jika barang rusak bukan kesalahan dari perusahaan, maka P.T Bina Karakter Bangsa tidak akan meretur barang tersebut. Dan jika barang tersebut merupakan kesalahan dari perusahaan, perusahaan akan mengecek barang tersebut. Jika stok barang mencukupi bagian administrasi sales akan membuat faktur retur kemudian bagian warehouse akan mengirimkan buku ke konsumen. Dan jika barang tersebut tidak mencukupi bagian administrasi sales akan membuat retur payment dan melakukan pembayaran sesuai dengan nominal yang tertera pada retur payment tersebut ke customer.
•
DAD Retur Barang Penjualan Langsung
Gambar 3.10 DAD Retur Barang Penjualan Konsinyasi
59
Dalam proses ini, administrasi sales menerima konfirmasi dari customer. Bagian administrasi sales membuat fakur retur consignment, jika terjadi kerusakan perusahaan akan menggantikan dengan buku baru dan jika buku tersebut tidak laku kurir akan mengembalikan buku tersebut ke bagian warehouse.
3.3
Analisa kebutuhan dan informasi 3.3.1
Rumusan Masalah Berdasarkan hasil survei dan wawancara langsung dengan pihak PT. Bina Karakter Bangsa, maka dapat ditentukan proses-proses bisnis yang ada dan masalah-masalah yang ada pada proses bisnis PT. Bina Karakter Bangsa. Masalah-masalah yang ada pada proses bisnis PT. Bina Karakter Bangsa dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Pencatatan informasi yang tidak disimpan secara terstruktur sehinggga informasi yang dihasilkan menjadi tidak optimal. 2. Dikarenakan data yang didapat tidak maksimal dan akurat, maka pengaturan sumber daya perusahaan dan obyek-obyek binis yang ada pada PT Bina Karakter Bangsa ini sulit dilakukan. 3. Pencarian akan data dan informasi kurang maksimal karena tidak disimpan secara terstruktur.
60
4. Pihak eksekutif tidak dapat memperoleh dengan cepat setiap laporan yang diinginkan karena pihak eksekutif belum dapat mengakses secara langsung informasi yang dibutuhkan, namun terlebih dahulu harus meminta masing-masing staff untuk menyediakan informasi. Penyediaan informasi yang dibutuhkan memakan waktu yang lama. 5. Pemeliharaan sistem yang cukup sulit dilakukan, dikarenakan sistem yang sedang berjalan sekarang merupakan sistem aplikasi desktop pada masing-masing cabang dan masingmasing divisi. 3.3.2
Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka kami mengusulkan penerapan basis data sistem trading dengan pertimbangan sebagai berikut: 1. Diperlukannya suatu database yang terintegrasi sehingga data yang ditampilkan akan lebih terstruktur dan lebih menjamin keakuratan data. 2. Data yang didapat dari sistem yang akan dibuat dapat membantu dalam menetapkan stategi bisnis. 3. Karyawan PT Bina Karakter bangsa dapat mencari informasi yang berkaitan dengan tugasnya masing-masing sehingga dapat mengoptimalkan aktivitas kerja.
61
4. Dapat membantu dalam mangatur dan mencatat semua aktifitas-aktifitas bisnis yang ada seperti pembelian, penjualan,
pembayaran,
distribusi,
pengiriman,
dan
pembuatan laporan bisnis. 5. Laporan akan di-generate oleh sistem, sehingga pihak eksekutif bisa mendapatkan laporan dengan cepat. 6. Dengan basis data sistem trading yang berbasis web, sistem dapat di kontrol dari server oleh administrator. Sehingga mempermudah pemeliharaan sistem. Adapun laporan yang bisa dibuat oleh sistem yang diusulkan ini adalah sebagai berikut : 1. Stock Balance Laporan yang menyajikan data stok buku yang ada di gudang sampai pada saat yang ditentukan. Disajikan data buku yang dicetak, buku consignment, buku yang terjual, buku yang diretur dan buku yang rusak, serta stok buku secara keseluruhan. 2. Consignment Balance Laporan ini menyajikan data stok buku yang ada pada customer consignment perusahaan. 3. Invoice Billing
62
Laporan ini menyajikan data invoice yang ada pada bulan yang bersangkutan termasuk invoice yang telah lunas ataupun invoice yang belum lunas. 4. Rating Product Laporan mengenai rating product, memberikan informasi tentang seberapa baik sebuah produk terjual dipasaran. produk yang ada. 5. Rating Customer Laporan rating customer memberikan informasi mengenai tingkat beli customer. 6. Customer Last Order Laporan ini menyajikan data kapan customer terakhir kali membeli
atau
memesan(untuk
konsinyasi)
barang.
Memberikan data siapa saja customer yang belum memesan pada batas waktu yang ditentukan. 7. Sales Product by Month Laporan ini menyajikan data penjualan buku per bulan pada jangka waktu yang ditentukan. 8. Sales Product by Branch Laporan ini menyajikan data penjualan buku per cabang dalan jangka waktu yang ditentukan. 9. Sales Report
63
Laporan ini menyajikan data penjualan perbukan pada setiap cabang. 10. Finance Balance Laporan
ini
memberikan
gambaran
ringkas
tentang
pengeluaran dan pemasukan yang terjadi pada perusahaan.
