BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN KEBUTUHAN INFORMASINYA
3.1
Tentang Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan Pada tahun 1998, PT. Gapura Angkasa didirikan untuk pertama kali di daerah Kemayoran, Jakarta Pusat. PT. Gapura Angkasa menawarkan berbagai pelayanan penerbangan, seperti : penyediaan cargo, penanganan penumpang dan bagasi, serta operasi penerbangan pesawat dengan kualitas yang tinggi. Perusahaan ini diakui oleh Lembaga IATA ( International Air Transport Association ). IATA merupakan salah satu Lembaga yang bertujuan untuk membantu perusahaan–perusahaan penerbangan untuk mencapai keseragaman persaingan harga. PT. Gapura Angkasa memiliki beberapa cabang, seperti di Aceh, Medan,
Padang,
Biak,
Pangkal
Pinang,
Pekanbaru,
Palembang,
Balikpapan, Pontianak, Banjarmasin, Manado, Makasar,
Jakarta,
Jogyakarta, Semarang, Solo, Surabaya, Denpasar, Mataram dan Jayapura. Jumlah karyawan PT. Gapura Angkasa cabang bandara Soekarno-Hatta sampai saat ini adalah 894 orang. Pada
awalnya
PT.
Garuda
Indonesia
selaku
penerbangan
melaksanakan kegiatan ground handling untuk kepentingan sendiri, mengingat kebutuhan akan pelayanan profesional dan tuntutan hasil kerja yang optimal dengan mengutamakan unsur keselamatan, kehandalan, tepat waktu dan kepuasan pelanggan. Ground handling 54
55
merupakan
suatu
kegiatan
penerbangan
yang
berkaitan
dengan
penanganan atau pelayanan terhadap para penumpang, seperti bagasinya, cargo, pos, peralatan pembantu pergerakan pergerakan pesawat didarat dan pesawat terbang itu sendiri selama berada di bandara udara, baik untuk kedatangan maupun untuk keberangkatan. Oleh karena itu PT. Garuda Indonesia mempertimbangkan untuk menyerahkan kegiatan ground handling kepada PT. Gapura Angkasa. PT. Gapura Angkasa merupakan perusahaan perseroan terbatas yang didirikan oleh 3 perusahaan BUMN, yaitu : 1.
PT. Garuda Indonesia, selaku penerbangan terbesar di Indonesia.
2.
PT. Angkasa Pura I, selaku pengelola bandar udara di Indonesia timur.
3.
PT. Angkasa Pura II, selaku pengelola bandar udara di Indonesia barat. Pada tanggal 26 januari 1998 disepakati untuk mendirikan
perusahaan dengan nama PT. Gapura Angkasa dengan bidang kerja pelaksanaan ground handling. Dasar hukum pendirian PT. Gapura Angkasa adalah : 1.
SK Menteri Keuangan RI no. S-546/MK016/1997 tanggal 5 November 1997 tentang pendirian perusahaan kerjasama.
2.
SK Menteri Keuangan RI no. SR04/MK016/1998 tanggal 29 Januari 1998 tentang perjanjian kerjasama usaha, anggaran dasar dan keanggotaan PT. Gapura Angkasa.
56
3.
Akta Notaris Imas Fatimah,SH no. 32 tanggal 26 Januari 1998, tentang pendirian perusahaan kerjasama PT. Gapura Angkasa. Bagian – bagian yang dipegang PT. Gapura Angkasa, yaitu :
1.
Perwakilan dan akomodasi.
2.
Load control, komunikasi dan mengontrol keberangkatan.
3.
Unit load device control.
4.
Penumpang dan bagasi.
5.
Cargo dan surat kantor pos.
6.
Jalur penerbangan.
7.
Pelayanan pesawat terbang.
8.
Bahan bakar dan minyak.
9.
Pemeliharaan pesawat terbang.
10.
Pengoperasian penerbangan dan para pekerja adminstrasi
11.
Surface transport.
12. Jasa katering. 13.
Pengawasan dan adminstrasi
14.
Keamanan Fungsi PT. Gapura Angkasa adalah menyelenggarakan ke-14 section
tersebut secara cepat, aman, efisien dan ekonomis dalam rangka menunjang kelancaran operational penerbangan di bandara sesuai dengan kesiapan masing–masing stasiun.
57
Kantor pusat dan kantor–kantor cabang PT. Gapura Angkasa, yaitu : 1.
Kantor pusat gedung penjamin, floor 3 dan 3A jln. Angkasa, Blok B9 Kav.6, Kota Baru Bandar Kemayoran, Jakarta 10720 – Indonesia.
2.
Kantor–kantor cabang Jakarta (CGK) terminal F, Soekarno Hatta International Airport.
3.
Jakarta (HLP) Halim Perdana Kusuma International Airport.
4.
Denpasar (DPS) Ngurah Rai International Airport.
5.
Medan (MES) Polonia International Airport.
6.
Surabaya (SUB) Juanda International Airport.
7.
Makasar (UPG) Hasanudin International Airport.
8.
Balikpapan (BPN) Sepinggan International Airport.
9.
Yogyakarta (JOG) Adi Sutjipto International Airport.
10.
Semarang (SMG) Ahmad Yani International Airport.
11. Biak (BIK) Frans Kasieppo International Airport. 12.
Pekanbaru (PKU) Sutan Syarif Kasim II Airport.
13.
Pontianak (PNK) Supadio Airport.
14.
Banjarmasin (BDJ) Syamsuddin Noor Airport.
15. Manado (MDC) Sam Ratulangi Airport. 16. Palangkaraya (PKY) Cilikriwut Airport. 17.
Padang (PDG) Minangkabau International Airport.
18.
Palembang (PLM) Sultan Mahmud Badaruddin II International Airport.
19.
Solo (SOC) Adi Sumarmo Airport.
58
20.
Mataram (AMI) Selaparang Airport.
21. Banda Aceh (BTJ) Sultan Iskandar Muda Airport. 22. Jayapura (DIJ) Sentani Airport.
3.1.2
23.
Sorong (SOQ) Domine Eduard Osok Airport.
24.
Pangkal Pinang (PGK) Depati Amir Airport.
25.
Jambi (DJB) Sultan Thaha Airport.
Visi dan Misi 1.
Misi PT. Gapura Angkasa, yaitu : a.
Memberi konstribusi positif dalam integritas bisnis jasa penerbangan.
b.
Berperan serta dalam membentuk sinergi bisnis antara perusahaan dengan pemegang saham.
2.
c.
Meraih keuntungan.
d.
Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
e.
Menjadi perusahaan ground handling yang diakui di Asia.
Visi PT. Gapura Angkasa, yaitu : Mengelola jasa kebandarudaraan dan pelayanan lalu lintas udara yang mengutamakan keselamatan penerbangan dan kepuasan pelanggan,dalam upaya memberikan manfaat optimal kepada pemegang saham, mitra kerja, pegawai, masyarakat dan lingkungan dengan memegang teguh etika bisnis.
59 3.1.3
Tujuan Perusahaan Tujuan PT. Gapura Angkasa adalah untuk memaksimalkan kontribusinya dan untuk mempertahankan kepuasaan pelanggan.
3.1.4
Kegiatan Bisnis Perusahaan Kegiatan
bisnis
utama
pada
PT.
Gapura
Angkasa
adalah
menawarkan berbagai pelayanan penerbangan kepada para pelanggan, seperti : penyediaan cargo, penanganan penumpang dan bagasi, serta operasi penerbangan pesawat dengan kualitas yang tinggi.
3.1.5
Struktur Organisasi Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masingmasing mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, sehingga dibentuklah sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan, karena dengan mempelajari struktur organisasi, maka dapat diperoleh gambaran mengenai bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan tersebut, beserta tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta koordinasi antar bagian-bagian yang bersangkutan. Berikut ini adalah struktur organisasi perusahaan PT. Gapura Angkasa
pada
bagian
Dinas
Informatika
dan
Pelaporan,
yang
menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin dan bawahan beserta karyawannya. Dimana karyawan atau bawahan harus
60
menjalankan tugasnya masing-masing dan bertanggung jawab kepada atasannya agar bisa tercapai hasil kerja yang optimal.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Gapura Angkasa
61
3.1.6
Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari masing–masing unit organisasi yang berdasarkan pada struktur organisasi PT. Gapura Angkasa di atas, antara lain : 1.
General Manager Tugas dan tanggung jawab General Manager :
2.
a.
Mengatur dan mengawasi semua divisi.
b.
Bertanggung jawab penuh atas seluruh aktivitas perusahaan.
c.
Mengawasi jalannya perusahaan.
d.
Mengadakan pemeriksaan laporan secara berkala.
Senior Manager Operation Area Tugas dan tanggung jawab Senior Manager Operation Area : a.
Mengatur kegiatan penerbangan
b.
Mengatur kegiatan operasional baik MPA ( Maskapai Penerbangan Asing) maupun Garuda.
3.
Head Section Safety & Security Tugas dan tanggung jawab Head Section Safety & Security : a.
Mengatur keamanan dari kegiatan yang sedang berlangsung.
b.
Memastikan bahwa standar mutu di bidang keamanan dapat dijalankan.
c.
Mengontrol proses administrasi keamanan agar dapat berjalan secara transparan dan benar.
d.
Melakukan pembinaan secara terstruktur terhadap bawahannya.
62
e.
Melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala terhadap tim yang dipimpin.
4.
Division Manager Non GA Services Tugas dan tanggung jawab Division Manager Non GA Services adalah mengatur kegiatan operasional yang berada di luar penerbangan Garuda.
5.
Division Manager GA Services Tugas dan tanggung jawab Division Manager GA Services adalah mengatur kegiatan operasional penerbangan Garuda.
6.
Division Manager FLT. Operation Tugas dan tanggung jawab Division Manager FLT. Operation adalah mengkoordinasi seluruh kegiatan operasional yang terdiri dari load control, ramp handling, loading master, DEPCO ( Deperature Control )
7.
Division Manager GSE. Operation Tugas dan tanggung jawab Division Manager GSE. Operation adalah
menyediakan
dan
mempersiapkan
peralatan–peralatan
penerbangan yang dibutuhkan. 8.
Division Manager Customer Services Tugas dan tanggung jawab Division Manager Customer Services adalah memberi pelayanan dan informasi.
63
9.
Division Manager Technic Tugas dan tanggung jawab Division Manager Technic adalah bertanggung jawab terhadap perawatan semua perlatan kantor.
10.
Division Manager Intern Services Tugas dan tanggung jawab Division Manager Intern Services : a.
Mengelola layanan internal, seperti bagian personalia dan tata usaha.
b.
Mensortir CV yang masuk.
c.
Merencanakan sistem dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien.
d.
Menyusun Job Description, Specification, dan Evaluation bagi seluruh jabatan sesuai susunan organisasi dan merevisi ulang sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan.
e.
Memonitor dan mengevaluasi hasil kerja karyawan.
f.
Membantu memecahkan masalah karyawan yang dipandang dapat mempengaruhi prestasi kerjanya.
11.
Division Manager Finance Tugas dan tanggung jawab Division Manager Finance adalah mengatur dan menyelesaikan sistem pembukuan keuangan.
12.
Liasion Officer Non GA Tugas dan tanggung jawab Liasion Officer Non GA adalah mengatur dan bertanggung jawab terhadap MPA ( Maskapai Penerbangan Asing ).
64
13.
Assistant / Duty Manager GA. Services Tugas dan tanggung jawab Assistant/Duty Manager
GA.
Services adalah membantu Division Manager GA Services dalam mengatur kegiatan operasional penerbangan Garuda. 14.
Assistant / Duty Manager FLT. Operation Tugas dan tanggung jawab Assistant/Duty Manager FLT. Operation adalah membantu Division Manager FLT. Operation dalam mengkoordinasi seluruh kegiatan operasional.
15.
Assistant / Duty Manager GSE. Operation Tugas dan tanggung jawab Assistant/Duty Manager GSE. Operation adalah membantu Division Manager GSE. Operation dalam menyediakan dan mempersiapkan peralatan–peralatan.
16.
Assistant Manager GSE. Maintanance Tugas
dan
tanggung
jawab
Assistant
Manager
GSE.
Maintanance adalah merawat serta memelihara peralatan dan bertanggung jawab terhadap Division Manager Technic. 17.
Assistant Manager HRD, MPWR SCHD & GA Tugas dan tanggung jawab Assistant Manager HRD, MPWR SCHD & GA : a.
mengatur penjadwalan setiap karyawan.
b.
Pengurusan perencanaan kebutuhan karyawan ( Man Power Planning ) untuk keperluan dan perkembangan organisasi perusahaan.
65
c.
Memasang iklan untuk penerimaan karyawan baru.
d.
Pengangkatan,
pengembangan,
pemberhentian
dan
kesejahteraan pegawai serta dokumentasi tata naskah pegawai pelaksana persuratan dinas dan kearsipan. e.
Pelaksanaan administrasi anggaran dan perbendaharaan serta akuntansi, penyiapan sarana dan prasarana kerja, keamanan, kebersihan, keselamatan kerja dan keprotokolan.
f.
Evaluasi pelaksanaan urusan kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan ketatausahaan Pusat.
18.
Assistant Manager Treasury & Budgeting Tugas dan tanggung jawab Assistant Manager Treasury & Budgeting adalah mengatur dan merencanakan total biaya ( cost ) yang dapat dipakai oleh perusahaan serta mencatat setiap pengeluaran dan pendapatan dari perusahaan.
19.
Liasion Officer Garuda Tugas dan tanggung jawab Liasion Officer Garuda
adalah
mengontrol dan mengevaluasi kinerja karyawan Garuda. 20.
Assistant Manager GSE. Maintance Support Tugas dan tanggung jawab Assistant Manager GSE. Maintance Support adalah bertanggung jawab terhadap perawatan peralatan yang mendukung kinerja perusahaan.
66
21.
Assistant Manager Perf. Analys & Management Reports Tugas dan tanggung jawab Assistant Manager Perf. Analys & Management adalah menganalisis perfomance dan mengatur laporan yang masuk dalam perusahaan.
22.
Assistant Manager Accounting Tugas dan tanggung jawab Assistant Manager Accounting adalah
23.
a.
Melakukan Audit Internal.
b.
Mengontrol data transaksi dari proyek.
c.
Melakukan amortisasi biaya.
Assistant Manager Facility Maintanance Tugas dan tanggung jawab Assistant Manager Facility Maintanance adalah merawat semua fasilitas, baik sarana ataupun prasarana yang ada dalam perusahaan.
3.2
Gambaran Sistem Yang Sistem Berjalan 3.2.1
Data Flow Diagram 3.2.1.1
Diagram Konteks Berikut ini adalah diagram konteks pengelolaan sumber daya manusia pada sistem yang sedang berjalan saat ini.
67
Keterangan : PHK = Pemutusan Hubungan Kerja Gambar 3.2 Diagram Konteks
68
3.2.1.2
Diagram Nol Berikut ini adalah diagram noll pengelolaan sumber daya manusia pada sistem yang sedang berjalan saat ini.
Keterangan : PHK = Pemutusan Hubungan Kerja Gambar 3.3 Diagram Nol
69
3.2.1.3
Diagram Rinci
Gambar 3.4 Diagram Rinci Perekrutan
70
Gambar 3.5 Diagram Rinci Pelatihan
71
Gambar 3.6 Diagram Rinci Penilaian
72
Gambar 3.7 Diagram Rinci Cuti
73
Pelanggaran 3
Pelanggaran 1
Teguran 1
SP 1
SP 2
SP 3
Pelanggaran 1
5.1* Analisa Pelanggaran
Pelanggaran 2
5.1* Analisa Pelanggaran
Karyawan
Divisi
Jabatan
Penilaian
Kayawan
SP
Surat Pensiun
Surat Pengunduran Diri
Surat PHK
Surat Referensi
Karyawan
5.3* Pengaturan PHK
Usulan PHK Konfirmasi
Human Resource
Surat Pengunduran Diri dan Konfirmasi
Surat Usulan PHK Divisi yang Terkait
PHK
Laporan PHK
5.5* Pembuatan Laporan PHK
5.4* Pembuatan Surat PHK Laporan PHK
Gambar 3.8 Diagram Rinci Pemutusan Hubungan Kerja
3.2.2
Prosedur di Dalam Sistem PT. Gapura Angkasa merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penerbangan seperti penyediaan cargo, penanganan penumpang dan bagasi, serta operasi penerbangan pesawat. Untuk mencapai kinerja yang
74
berkualitas tinggi dibutuhkan pengelolaan sumber daya manusia yang lebih profesional. Pengelolaan sumber daya manusia meliputi mulai dari perekrutan karyawan, pelatihan karyawan, penilaian prestasi karyawan, permohonan cuti dan pemutusan hubungan kerja ( PHK ). Berikut ini merupakan prosedur perekrutan karyawan, penilaian karyawan, promosi, mutasi, demmosi dan pemecatan karyawan dalam proses pengelolaan sumber daya manusia yang terdapat pada PT. Gapura Angkasa.
3.2.2.1
Perekrutan Karyawan Perekrutan tenaga kerja dimaksudkan untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja untuk mencapai tujuan organisasi. Pembahasan
formulir
lamaran,
test
psikologi
dan
wawancara dalam menentukan kebutuhan tenaga kerja, baik menyangkut jumlah maupun mutu tenaga kerja merupakan seleksi dalam memilih dan menarik tenaga kerja. Pada unit organisasi PT. Gapura Angkasa, fungsi perekrutan tenaga kerja ini didelegasikan kepada para ahli bagian HRD. Prosedur dari kegiatan perekrutan karyawan adalah sebagai berikut:
75
1.
Divisi yang membutuhkan tenaga kerja mengusulkan permintaan
karyawaan
serta
mengirim
dokumen
permintaan karyawan kepada divisi HRD. 2.
Divisi HRD menerima dokumen permintaan karyawan dari divisi yang membutuhkan tenaga kerja.
3.
Divisi membuat promosi ( periklanan ) lowongan kerja secara manual melalui media massa.
4.
Media masa membuat dokumen periklanan lowongan kerja serta menyebarkan dokumen tersebut kepada pelamar yang akan melamar.
5.
Pelamar membuat CV kemudian mengirimkan CV ke Divisi HRD.
6.
Divisi HRD menerima semua CV pelamar.
7.
Divisi HRD melakukan penyeleksian CV pelamar.
8.
Divisi HRD memilih dokumen hasil pelamar yang memenuhi syarat.
9.
Divisi HRD mengirim dokumen hasil pelamar yang memenuhi
syarat
ke
Divisi
yang
membutuhkan
permintaan tenaga kerja. 10.
Divisi HRD membuat surat panggilan tes dan wawancara serta mengirimnya ke pelamar yang memenuhi seleksi.
11.
Pelamar menerima surat panggilan tes dan wawancara.
76
12.
Pelamar mendatangai Divisi HRD untuk melakukan proses tes dan wawancara secara manual.
13.
Divisi HRD menilai haasil tes dan wawancara dari pelamar.
14.
Divisi HRD melakukan proses penyeleksian penerimaan karyawan baru.
15.
Apabila seleksi penerimaan calon karyawan baru tidak disetujui oleh divisi HRD maka divisi HRD membuat konfirmasi
kepada
pelamar
serta
mengirim
surat
penolakan kepada pelamar 16.
Apabila seleksi penerimaan calon karyawan baru disetujui, maka Divisi HRD membuat 1 rangkap surat perjanjian kerja kepada calon karyawan baru untuk ditandatangani.
17.
Pelamar menerima surat perjanjian kerja.
18.
Pelamar menandatangani surat perjanjian kerja.
19.
Pelamar mengirim surat perjanjian kerja kepada divisi HRD.
20.
Divisi HRD membuat NIPP untuk karyawan baru.
77
Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Proses Perekrutan
78
3.2.2.2
Pelatihan Karyawan Pelatihan ( training ) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin. Prosedur dari kegiatan pelatihan karyawan adalah sebagai berikut : 1.
Divisi yang terkait mengirimkan dokumen–dokumen karyawan yang berhak mendapatkan pelatihan kepada divisi HRD.
2.
Divisi HRD membuat dan mengirimkan surat penawaran untuk mengikuti kegiatan pelatihan kepada karyawan.
3.
Karyawan menerima surat penawaran tersebut dan memberi respon kepada divisi HRD.
4.
Divisi HRD mengadakan kegiatan pelatihan yang diikuti oleh karyawan.
5.
Divisi HRD memberi hasil dari pelatihan yang telah dijalankan.
6.
Divisi HRD mengirim hasil pelatihan kepada divisi yang terkait dan kepada karyawan.
79
Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Pelatihan
80
3.2.2.3
Penilaian Prestasi Karyawan
Penilaian prestasi kerja merupakan proses dimana organisasi– organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan–keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka. PT. Gapura Angkasa melakukan penilaian prestrasi pada karyawan berdasarkan kualitas dan kemampuan dalam pelaksanaan tugas yang diberikan, penampilan dalam pelaksanaan jasmani maupun rohani, tertibnya dalam peraturan PT. Gapura Angkasa serta penyusaian diri terhadap lingkungan sekitarnya. Prosedur dari kegiatan penilaian prestasi karyawan adalah sebagai berikut : 1.
Manager divisi yang terkait memantau kegiatan serta produktivitas karyawan setiap hari.
2.
Manager divisi yang terkait memberikan hasil laporan kegiatan serta produktivitas karyawan kepada divisi HRD.
3.
Divisi HRD menerima laporan kegiatan serta produktivitas karyawan.
4.
Divisi HRD melakukan penilaian prestasi karyawan.
5.
Divisi HRD mencetak laporan penilaian prestasi karyawan.
6.
Divisi HRD memberikan laporan penilaian prestasi karyawan kepada manager divisi yang terkait.
7.
Divisi yang terkait menerima laporan penilaian a prestasi karyawan, kemudian mengevaluasi laporan tersebut.
81
Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Penilaian Prestasi
82
3.2.2.4
Permohonan Cuti
Cuti merupakan suatu kebijaksanaan yang dianut setiap organisasi dimana ada waktu tertentu para pegawai tidak bekerja, tetapi tetap memperoleh penghasilan. PT. Gapura Angkasa memberikan hak cuti kepada setiap karyawan membutuhkannya. Setiap karyawan memiliki hak cuti yang terbatas, apabila seorang karyawan telah habis hak cutinya maka karyawan tersebut tidak dapat mengambil cuti lagi. Prosedur dari kegiatan permohonan cuti karyawan adalah sebagai berikut : 1.
Karyawan meminta formulir permohonan cuti kepada Divisi HRD.
2.
Divisi HRD menerima permohonan cuti karyawan.
3.
Divisi HRD mencetak formulir permohonan cuti dan memberikan formulir tersebut pada karyawan.
4.
Karyawan menerima dan mengisi formulir permohonan cuti kosong.
5.
Karyawan menyerahkan formulir permohonan cuti yang telah diisi kepada divisi HRD.
6.
Divisi HRD menerima formulir cuti yang telah diisi oleh karyawan, kemudian Divisi HRD memeriksa jatah atau sisa waktu cuti yang dimiliki oleh karyawan yang bersangkutan.
7.
Apabila jatah cuti yang dimiliki oleh karyawan sudah habis, maka divisi HRD mengirim surat penolakan cuti kepada karyawan.
83
8.
Apabila jatah cuti yang diminta oleh karyawan masih tersedia, maka divisi HRD mengurangi waktu cuti yang dimiliki karyawan tersebut.
9.
Divisi HRD menandatangani dan mengirimkan surat permohonan cuti kepada karyawan.
10.
Karyawan menerima surat permohonan cuti yang telah ditandatangani oleh
Divisi
HRD,
setelah
itu karyawan
yang
bersangkutan
menandatangani surat permohonan cuti tersebut. 11.
Karyawan mengirimkan surat permohonan cuti yang telah valid kepada Divisi HRD.
12.
Divisi HRD menerima surat permohonan cuti yang telah valid, kemudia menyimpan surat permohonan cuti tersebut ke dalam berkas.
84
Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Permohonan Cuti
85
3.2.2.5
Pemutusan Hubungan Kerja ( PHK ) Pemberhentian merupakan pemutusan hubungan kerja seseorang
pada
suatu
perusahaan.
Beberapa
alasan
pemberhentian antara lain karena undang–undang, keinginan karyawan, pensiun, kontrak kerja berakhir, kesehatan karyawan, meninggal dunia atau karena perusahaan dilikuidasi. PT. Gapura Angkasa melakukan pemutusan hubungan berdasarkan argumentasi yang berlandaskan hukum dan fakta– fakta yang ada. Prosedur dari krgiatan PHK adalah sebagai berikut : 1.
Divisi HRD mengidentifikasikan kinerja karyawan usia karyawan.
2.
Divisi HRD mengajukan surat PHK ke divisi HRD.
3.
Divisi HRD membuat surat pemecatan dan kemudian surat pemecatan diberikan kepada divisi yang terkait untuk diperoses.
4.
Divisi yang terkait memberikan surat pemecatan kepada karyawannya.
5.
Karyawan menerima surat pemecatan dan karyawan menandatangani surat pemecatan.
6.
Kemudian memberikan surat PHK kepada HRD.
86
Gambar 3.8 Diagram Aliran Dokumen Pemutusan Hubungan Kerja ( PHK )
87
3.3
Analisis Kebutuhan Informasi Dalam merancang sistem yang diinginkan maka dibutuhkan beberapa informasi penting, antara lain:
Proses Perekrutan
Kebutuhan informasi 1. Posisi
apa
saja
yang
sedang
membutuhkan karyawan baru. 2. Jumlah karyawan yang dibutuhkan. 3. Daftar dari seluruh pelamar. 4. Daftar pelamar yang lulus tes dan wawancara. 5. Pelamar yang diterima menjadi karyawan baru. Pelatihan
1. Jenis pelatihan yang akan dibuka. 2. Daftar dari setiap karyawan yang mendapatkan pelatihan. 3. Hasil dari pelatihan karyawan.
Penilaian Prestasi
1. Daftar nilai berdasarkan evaluasi kinerja karyawan.
Cuti
1. Jumlah cuti yang diambil oleh karyawan.
Pemutusan Hubungan Kerja ( PHK )
1. Daftar dari setiap karyawan yang sudah berumur 60 tahun.
88
2. Daftar dari setiap karyawan yang mendapat pemecatan. Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi
3.4
Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan sistem
yang sedang berjalan pada PT. Gapura Angkasa,
ditemukan beberapa masalah, seperti : 1.
Proses penyimpanan data masih secara manual dalam bentuk dokumen– dokumen arsip, sehingga data tidak tersimpan dengan baik dan sulit mendapatkan informasi tentang karyawan.
2.
Pada perekrutan tenaga kerja, divisi HRD masih memakai sistem manual, sehingga memakan banyak waktu, memungkinkan adanya kehilangan beberapa data dan pembuatan basisdata masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel. 3.
Menyulitkan divisi HRD dalam memasuki, memperbarui, mencari dan memproses data karyawan.
3.5
Solusi Pemecahan Masalah Pada divisi Human Resource Department ( HRD ) memerlukan informasi dan data secara cepat, tepat dan akurat. Selama ini divisi HRD mengakses beberapa informasi dan data yang berupa dokumen–dokumen yang terpisah. Data tersebut seharusnya disimpan dalam sistem yang terintegrasi, sehingga mempermudah pengaksesan data dan informasi yang dibutuhkan.
89
Untuk menyelesaikan masalah tersebut, maka penulis membuat basisdata karyawan, sehingga data–data karyawan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Langkah selanjutnya adalah merancang suatu aplikasi sistem Pengelolaan Sumber Daya Manusia yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan PT. Gapura Angkasa. Aplikasi ini akan dibuat dengan software Visual Basic.Net 2008 serta menggunakan microsoft SQL Server 2008. Tujuan dari aplikasi ini adalah mempermudah pekerjaan karyawaan divisi HRD dan tidak memakan banyak waktu, serta mampu memberikan keuntungan ekonomis bagi perusahaan.
