BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN BISNIS DAN SISTEM INFORMASI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Di jaman kemajuan industrialisasi sekarang ini, ‘Logistik’ telah memiliki arti penting dalam dunia bisnis, dan juga sebagai sarana transportasi dari pabrik sampai ke tujuan akhir. Jadi dengan tujuan inilah PT. Dunia Express Transindo menyediakan sistem distribusi fisik di mana telah dibuktikan aman dan transportasi cargo yang cepat dengan metode yang ekonomis, penyimpanan sistematis dan pelayanan yang memuaskan. PT. Dunia Express Transindo menawarkan “Solusi Total Logistik”, dimana PT. Dunia Express Transindo menyediakan segala sesuatu yang berhubungan dengan pelayanan logistik, yang terdapat dalam lintasan antara produksi dan pelanggan sebagai tujuan akhir. PT. Dunia Express Transindo didirikan pada 1 November 1991, merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang warehouse, container depot, logistic, trucking, dan customer clearence (bea cukai). Dalam uapaya meningkatkan tingkat pelayanannya, di masa sekarang dan yang akan datang, PT. Dunia Express Transindo secara profesional telah melatih dan memperhatikan karyawannya dengan pengalaman di bidang operasional untuk mengatasi barang-barang milik pelanggan dan cargo secara aman, cepat dan efisien dengan peralatan teknologi terbaru. Kantor pusat PT.
59
60 Dunia Express Transindo terletak di Sunter, Jakarta Utara, dengan luas tanah sebesar 205.000 m2. PT. Dunia Express Transindo ini berlokasi hanya 5 km dari Tanjung Priok, 1 km dari akses jalan raya dan sangat dekat dengan area pusat perbelanjaan kota (Mangga Dua, Glodok, dan sebaginya). PT. Dunia Express Transindo menjalin kerja sama dengan PT. Prospect Motor – Indonesia, PT. Kanematsu – Jepang, PT. Naigai Nitto., Ltd – Jepang, dan Private Owner – Indonesia. Pada saat ini PT. Dunia Express Transindo memiliki 512 karyawan yang terbagi menjadi beberapa divisi, seperti divisi: divisi Human Resource (HR), divisi Warehousing, divisi Container Depot, divisi Finance, divisi Export-Import (Exim), divisi Trucking. PT. Dunia Express Transindo juga memiliki beberapa pelanggan dibidang barang elektronik, seperti : Panasonic, Samsung, Toshiba, JVC dan Sanyo; automotif: Honda, BMW, Suzuki, Hyundai dan Mitsubishi; serta beberapa pelanggan lainnya seperti : Goodyear, Nikawatex, Chemco Harapan Nusantara, Tokai Texprint Indonesia, HM Sampoerna, Gistex Nissinbo, Ajinomoto, Mandom Indonesia dan YKK AP.
61 3.1.2 Organisasi Perusahaan 3.1.2.1 Struktur Organisasi Dewan Direksi
Manajer HR
Manajer Warehouse
Manajer Exim
Assisten
Manajer Finance
Assisten
Chief
Staff HR
Manajer Depot
Manajer Trucking
Assisten
Chief
Chief
Chief
Chief
Supervisor
Supervisor
Supervisor
Supervisor
Supervisor
Staff Warehouse
Staff Exim
Staff Depot
Staff Trucking
Staff Finance
Staff IT
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Dunia Express Transindo
3.1.2.2 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Setiap perusahaan dalam usaha untuk mencapai tujuannya harus mempunyai
struktur
organisasi
untuk
mempertegas
hirarki,
wewenang, tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Dalam suatu organisasi, pada dasarnya terkandung beberapa tugas pokok yang merupakan usaha kerjasama untuk mencapai tujuan terentu yang telah digariskan dalam perusahaan. Struktur organisasi suatu perusahaan memberi spesifikasi pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi dan kegiatan dapat dilakukan, oleh karena itu penetapan struktur organisasi harus
62 jelas, agar masing-masing personil mengetahui apa saja yang menjadi tanggung jawab, kewajiban dan wewenangnya. Di bawah ini adalah tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing divisi : •
Dewan Direksi Tugas Dewan Direksi antara lain : − Mengawasi dan mengkoordinasi kegiatan perusahaan. − Menetapkan strategi, tujuan utama, dan kebijaksanaan pengembangan perusahaan sehingga bisa menghasilkan profit sesuai dengan yang direncanakan. − Mengarahkan bawahan agar kegiatan perusahaan dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan. − Menerima laporan mengenai aktifitas perusahaan.
•
Manajer HR Tugas Manajer HR antara lain : − Bertanggung
jawab
atas
program-program
kegiatan
kepegawaian. − Merumuskan prosedur untuk meningkatkan kinerja karyawan. − Membuat laporan secara periodik tentang kinerja karyawan. − Membawahi dan mengkoordinasikan bagian-bagian sebagai berikut :
63 1. Staff Personalia − Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan perekrutan, penempatan, penilaian, dan prestasi kerja. 2. Staff Payroll − Bertanggung jawab dalam hal gaji, tunjangan, dan fasilitas-fasilitas yang diberikan kepada karyawan. 3. Staff OD (Organizational Development) − Bertanggung jawab atas pelatihan dan pengembangan karyawan. •
Manajer Warehouse Tugas manajer warehouse antara lain : − Mengawasi dan mengontrol semua kegiatan yang ada di gudang. − Bertanggung jawab atas semua barang yang ada di gudang. − Membuat laporan data barang yang masuk dan yang keluar.
•
Manajer Exim Tugas manajer Exim antara lain : − Mengatur bea cukai barang dalam lingkup nasional dan internasional. − Bertanggung jawab apabila terjadi kerusakan barang pada saat pengiriman.
64 •
Manajer Finance Tugas manajer finance antara lain : − Bertanggung jawab atas kegiatan uang, memonitor dan mengontrolnya. − Mengatur semua pengeluaran dan pemasukan dana. − Merangkum laporan-laporan keuangan yang diperlukan untuk pihak manajemen. Bagian finance juga membawahi bagian IT. Tugas bagian IT antara lain : − Menerima
akan
kebutuhan
teknologi
informasi
pada
perusahaan. − Mengembangkan dan menerima laporan perkembangan teknologi informasi dari IT development. − Melakukan prototyping. − Mengatasi kerusakan maupun kekeliruan yang terjadi pada sistem komputer. − Membuat program dan mengembangkan program-program yang ada. − Bertanggungjawab terhadap pembelian dan maintenance komputer. •
Manajer Depot Tugas manajer depot antara lain : − Membuat laporan mengenai container yang digunakan.
65 − Bertanggung jawab dalam perawatan container. •
Manajer Trucking Tugas manajer trucking antara lain : − Mengirim barang ke tempat tujuan di berbagai negara. − Menyediakan container trailer, wing box, box dan car carrier dalam memaksimalkan pengiriman barang. − Membuat laporan megenai barang-barang yang telah dikirim.
3.1.3 Visi, Misi, Tujuan dan Strategi 3.1.3.1 Visi Menciptakan perusahaan jasa logistik yang lengkap, terpercaya dan bertanggung jawab.
3.1.3.2 Misi •
Meningkatkan organisasi perusahaan dalam segala bidang secara terus menerus dan bertahap.
•
Memberikan pelayanan yang sesuai dengan harapan pelanggan dalam hal kualitas, biaya dan pengiriman secara transparan.
•
Memberikan solusi yang tepat, efektif dan saling menguntungkan bagi pelanggan.
66 •
Meningkatkan kemampuan perusahaan secara keseluruhan dengan terus menerus meningkatkan pengetahuan dan pengalaman karyawan.
3.1.3.3 Tujuan PT.
Dunia
Express
Transindo
bertujuan
untuk
menyediakan pelayanan ONE STOP SERVICES kepada pelanggan sebagai penyedia jasa logistik. PT. Dunia Express Transindo
berfokus
kepada
beberapa
bisnis,
seperti:
Warehousing, Trucking, Depot Container, Logistics Consultant, International Freight Forwarding dan juga Custom Clearance (Bea Cukai).
3.1.3.4 Strategi •
Meningkatkan
pelayanan
yang
memuaskan
pelanggan. •
Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
kepada
67 3.2
Analisis Sistem yang Berjalan 3.2.1 Rich Picture 2. Pengumuman_lowongan_kerja 1. Surat_permohonan_karyawan + persyaratan_karyawan 8. Form_penilaian_ kinerja 23. Lap_kary_baru + lap_pelatihan + lap_penilaian_kinerja + lap_mutasi_dan_promosi+
9. Hasil_form_penilaian_ kinerja
Media_massa
10. Form_permohonan_promosi Divisi-divisi
11. Surat_promosi 13. Form_permohonan_ mutasi
HR 12. Surat_promosi
Dewan Direkasi
14. Surat_mutasi 3. Surat_lamaran_kerja
15. Surat_mutasi 6. Input_data_ karyawan
4. Konfirmasi
17. Update_data_ karyawan (pelatihan, penilaian_ kinerja,dll)
5. Surat_kontrak 16.Surat_mutasi 7. Training
Calon_karyawan
Karyawan_tetap
18. Absensi Database_HR
19. Absensi
Database_ absensi
Karyawan_kontrak 20. Absen_data_ karyawan
21. Gaji
Divsi_finance
Gambar 3.2 Rich Picture
22. Gaji
68 3.2.2 Class Diagram jabatan 1
-kode_jabatan : String +nama_jabatan : String +divisi : String +entry() +update()
1 1 Karyawan 1..* Absensi +tgl : Date 1 +jam_masuk : int +jam_keluar : int -kode_karyawan : String +update()
1..*
1
1
1
1..* Gaji
Perekrutan
+tgl : Date -kode_karyawan : String +tgl_masuk : Date +gaji_pokok : Currency +tunjangan : Currency +total_gaji : Currency +UMR : Currency +entry() +delete() +update()
-no_form : String +tgl_rekrut : Date +divisi : String -kode_cabang : String -kode_jabatan : String +nama_calon : String +entry() +update() +delete()
Pelatihan +tgl_pelatihan : Date -kode_pelatihan : String +jenis_pelatihan : String +nama_pelatihan : String +lokasi_pelatihan : String +anggaran : Currency +delete() +update() 1 1..* 1 PelatihanDetil -kode_pelatihan : String -kode_karyawan : String +status_kehadiran : String +divisi : String +nilai : int +biaya : Currency +entry()
-kode_karyawan : String +nama_karyawan : String +divisi : String +kode_jabatan : String +status : String +alamat : String +no_tlp : int -kode_cabang : String +TglMasuk : Date +TglKeluar : Date +entry() +delete() +update()
Surat_Kontrak
1
1 1
1..*
+tgl_kontrak : Date -kode_karyawan : String +nama_karyawan : String -divisi : String +tgl_mulai_kontrak : Date +tgl_akhir_kontrak : Date +entry() +delete() +update()
1 1
1..*
1..* Penilaian_Kinerja
Promosi_dan_mutasi
+tgl : Date -no_form_penilaian : String -kode_karyawan : String -divisi : String +jabatan : String +kriteria_penilaian : String 1..*1 +jumlah_penilaian : String +keterangan_penilaian : String +entry() +delete() +update() 1
+tgl : Date -kode_karyawan : String -kode_jabatani_lama : String -kode_jabatan_baru : String -kode_cabang : String +status : String +keterangan : String +entry() +delete() +update()
Kantor_Cabang -kode_cabang : String +nama_cabang : String +alamat_cabang : String +no_telp : int +entry() +delete() +update()
Gambar 3.3 Class Diagram
69 3.2.3 Spesifikasi Database
Nama Tabel : Absensi Primary Key : Tanggal Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
Tanggal Jam_masuk
Date/Time Date/Time
Short Date Short Date
Jam_keluar
Date/Time
Short Date
Tanggal Jam masuk karyawan Jam keluar karyawan Kode karyawan
Kode_karyawan
Text 10 Tabel 3.1 Absensi
Nama Tabel : Gaji Primary Key : Kode_Karyawan Nama Field
Tipe Data Panjang
Tanggal_gaji
Date/Time
Keterangan
Short Tanggal terima gaji Date Kode_karyawan Text 10 Kode karyawan Tanggal_Masuk Date/Time Short Tanggal masuk Date Gaji_pokok Number 10 Gaji pokok karyawan Tunjangan Number 10 Tunjangan karyawan Total_gaji Number 10 Total gaji karyawan UMR Number 10 Upah minimum regional Tabel 3.2 Gaji
70 Nama Tabel : Jabatan Primary Key : Kode_jabatan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Kode_jabatan
Text
10
Nama_jabatan Divisi
Keterangan
Kode jabatan karyawan Text 20 Nama jabatan karyawan Text 20 Divisi perusahaan Tabel 3.3 Jabatan
Nama Tabel : KantorCabang Primary Key : Kode_cabang Nama Field
Tipe Data
Panjang
Kode_cabang Nama_cabang
Text Text
10 20
Alamat_cabang No_telp
Keterangan
Kode kantor cabang Nama kantor cabang Text 50 Alamat kantor cabang Number 10 No telepon kantor cabang Tabel 3.4 KantorCabang
71 Nama Tabel : Karyawan Primary Key : Kode_karyawan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Kode_karyawan Nama_karyawan Kode_jabatan
Text Text Text
10 20 10
Status Alamat No_telp Kode_cabang TglMasuk TglKeluar
Keterangan
Kode karyawan Nama karyawan Kode jabatan karyawan Text 7 Status karyawan Text 40 Alamat karyawan Numb 10 No telepon er karyawan Text 10 Kode kantor cabang Date Short Tanggal masuk Date karyawan Date Short Tanggal keluar Date karyawan Tabel 3.5 Karyawan
Nama Tabel : Pelatihan Primary Key : Kode_pelatihan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
Kode_pelatihan Tanggal_pelatihan
Text Date/ Time
10 Short Date
Jenis_pelatihan Nama_pelatihan Lokasi_pelatihan Anggaran
Kode pelatihan Tanggal diadakannya pelatihan Jenis pelatihan Nama pelatihan Lokasi pelatihan Anggaran pelatihan
Text 10 Text 20 Text 40 Numb 15 er Tabel 3.6 Pelatihan
72
Nama Tabel : PelatihanDetil Primary Key : Kode_pelatihan Nama Field
Tipe Panjang Data
Kode_pelatihan Kode_karyawan
Text Text
10 10
Status_kehadiran
Text
1
Nilai Biaya
Keterangan Kode pelatihan Kode karyawan yang mengikuti pelatihan Status kehadiran dalam pelatihan Nilai pelatihan
Num 2 ber Num 10 Biaya pelatihan ber Tabel 3.7 PelatihanDetil
Nama Tabel : PenilaianKinerja Primary Key : Kode_karyawan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Form_penilaian
Text
10
Keterangan
Form penilaian kinerja Kode_karyawan Text 10 Kode karyawan Tanggal_penilaian Date/T Short Tanggal penilaian ime Date kinerja Kriteria_penilaian Text 20 Kriteria penilaian kinerja Jumlah_penilaian Numb 3 Jumlah penilaian er kinerja Keterangan_penilaian Text 50 Keterangan mengenai penilaian kinerja Tabel 3.8 PenilaianKinerja
73 Nama Tabel : Perekrutan Primary Key : No_form Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
Tanggal_rekrut
Date/ Time Text Text
Short Date 10 10
Tanggal perekrutan
Kode_cabang Kode_jabatan No_form Nama_calon Divisi
Kode kantor cabang Kode jabatan karyawan Text 10 No formulir perekrutan Text 20 Nama calon karyawan Text 20 Divisi perusahaan Tabel 3.9 Perekrutan
Nama Tabel : PromosiDanMutasi Primary Key : Kode_karyawan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Tanggal
Date/Ti me Text Text
Short Date 10 10
Kode_karyawan Kode_jabatan_ lama Kode_jabatan_ baru Kantor_cabang Keterangan Status
Keterangan
Tanggal promosi dan mutasi Kode karyawan Kode jabatan lama karyawn Text 10 Kode jabatan baru karyawan Text 20 Kantor cabang perusahaan Text 30 Keterangan promosi dan mutasi Text 10 Status promosi atau mutasi Tabel 3.10 Promosi Dan Mutasi
74 Nama Tabel : SuratKontrak Primary Key : Kode_karyawan Nama Field Tanggal_kontrak Kode_karyawan Tanggal_mulai_ kerja Tanggal_akhir_ kontrak
Tipe Data
Panjang
Keterangan
Date/ Short Tanggal surat Time Date kontrak Text 10 Kode karyawan Date/ Short Tanggal mulai Time Date bekerja Date/ Short Tanggal Time Date berakhirnya kontrak Tabel 3.11 SuratKontrak
75 3.2.4 Use Case S iste m S u m b er D ay a M an u s ia P T . D u n ia E xp res s T ran sin d o M erekrut
M e latih
M enila i_kinerja
P rom osi
D ivisi
K aryaw an M utasi
Tu rn_ over
M engga ji
M encetak_ Laporan
Lapo ran _ perekrutan
Laporan _ pelatihan
Laporan _penilaian _ kinerja E ksekutif Lapora n _ prom osi_ dan _m utasi
Lapo ran _turnover
Gambar 3.4 Use Case Diagram
Karyawan direkrut, dilatih, dipromosikan, dimutasi dan turnover oleh divisi HRD, karyawan juga digaji oleh divisi keuangan. Karyawan dapat diberi penilaian kerja oleh masing-masing divisi dimana krayawan
76 tersebut ditempatkan. Divisi HRD bertugas merekrut, melatih, memberi promosi, mutasi, dan turn over karyawan. Eksekutif menerima laporan karyawan baru, laporan pelatihan, laporan penilaian kinerja dan laporan promosi serta mutasi karyawan.
3.3 SWOT Pada tahapan analisis ini, terbagi menjadi dua bagian yaitu lingkungan internal perusahaan dan lingkungan eksternal perusahaan. Lingkungan internal perusahaan digunakan untuk mengetahui kekuatan maupun kelemahan dari perusahaan. Sedangkan lingkungan eksternal digunakan untuk mengetahui ancaman maupun kesempatan atau peluang yang ada. Adapun data yang diperoleh berasal dari hasil analisis lingkungan dan hasil wawancara dengan manager dan beberapa karyawan dari perusahaan tentang pandangan mereka terhadap lingkungan internal perusahaan dan lingkungan eksternal perusahaan.
3.3.1 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan Analisis lingkungan internal perusahaan menjabarkan apa saja yang menjadi kekuatan yang dimiliki perusahaan dan apa saja yang menjadi kelemahan dari perusahaan, untuk itu berikut ini terdapat tabel yang berisikan daftar-daftar kekuatan maupun kelemahan dari perusahaan.
77 •
Strengths
S1 S2 S3 S4 S5 S6
•
Strengths Manajemen berkomitmen untuk meningkatkan kualitas SDM. Kegiatan operasional dapat berjalan dengan lancar karena memiliki jumlah tenaga kerja yang besar. Mendapat dukungan dari top manajemen, sehingga terdapat kontrol terhadap SDM Efektivitas kinerja karyawan yang tinggi. Memiliki SDM yang saling berhubungan akrab dan kekeluargaan. Semakin meningkatnya persaingan yang sehat di antara karyawan sehingga memiliki semangat meningkatkan kemampuan. Tabel 3.13 Kekuatan Perusahaan
Weakness
W1 W2 W3 W4 W5
Weaknesses Turnover karyawan yang tinggi. Manajemen sulit mendapatkan laporan kinerja karyawan. Perusahaan mengalami kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja siap pakai. Belum tersedianya sistem yang menyajikan informasi kepada eksekutif secara ringkas. Belum tersedianya sistem yang dapat meramalkan kebutuhan akan biaya dan karyawan perusahaan untuk masa yang akan datang. Tabel 3.14 Kelemahan Perusahaan
3.3.2 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan Analisis lingkungan eksternal perusahaan menjabarkan apa saja yang menjadi peluang yang ada diluar perusahaan dan apa saja yang menjadi ancaman bagi perusahaan, untuk itu berikut ini terdapat tabel yang berisikan daftar-daftar peluang maupun ancaman bagi perusahaan.
78 •
Opportunities
O1 O2 O3 O4 O5
•
Opportunities Adanya suatu kesempatan dalam menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan internasional. Meningkatnya standar dan kualitas pendidikan di Indonesia. Mulai banyak perusahaan training dan lembaga tenaga kerja. Tersedianya jaminan keselamatan kerja yang dibutuhkan SDM pada saat bekerja. Semakin meningkatnya SDM yang telah lulus tetapi belum mempunyai pekerjaan. Tabel 3.15 Peluang Perusahaan
Threats
T1 T2 T3 T4 T5
Threats Adanya perusahaan yang menawarkan fasilitas yang lebih baik . Munculnya pesaing-pesaing baru yang bergerak di bidang yang sama. Faktor kebudayaan SDM yang berbeda satu dengan yang lain. Semakin meningkatnya standar UMR bagi para karyawan yang ditetapkan pemerintah. Banyak perusahaan yang berusaha untuk membajak karyawan yang berkualitas dan berpengalaman. Tabel 3.16 Ancaman Perusahaan
79 3.3.3 Analisis SWOT 1. Strategi SO − Menyusun suatu perencanaan mengenai ketenagakerjaan yang baik sehingga dapat mendukung perkembangan perusahaan. − Melakukan perekrutan tenaga kerja yang berkualitas dan berpengalaman sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan oleh perusahaan.
2. Strategi ST − Perusahaan
meningkatkan
kesejahteraan
kepada
karyawan
dengan
memberikan fasilitas serta tunjangan untuk memotivasi dan meningkatan loyalitas karyawan kepada perusahaan. − Melakukan peningkatan mutu pelayanan kepada konsumen. − Membuat prosedur mengenai peraturan kinerja karyawan agar karyawan lebih meningkatkan kedisiplinan kerja.
3. Strategi WO − Melakukan penilaian terhadap produktivitas karyawan secara berkala. − Melakukan
pelatihan
dan
pengembangan
secara
berkala
untuk
meningkatkan kualitas SDM di perusahaan.
4. Strategi WT − Meningkatkan kinerja karyawan agar mampu bersaing dengan perusahaan sejenis dan pendatang baru.
80 − Merekrut lebih selektif agar mendapatkan karyawan yang memiliki kemampuan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk membantu mengembangkan usaha perusahaan. − Membuat langkah antisipasi akan sumber daya manusia yang ditarik oleh perusahaan lain.
81 Strengths (S)
Weakness (W)
1. Manajemen berkomitmen untuk meningkatkan kualitas SDM. 2. Kegiatan operasional dapat berjalan dengan lancar karena memiliki jumlah tenaga kerja yang besar. 3. Mendapat dukungan dari top manajemen, sehingga terdapat kontrol terhadap SDM. 4. Efektivitas kinerja karyawan yang tinggi. 5. Memiliki SDM yang saling berhubungan akrab dan kekeluargaan. 6. Semakin meningkatnya persaingan yang sehat di antara karyawan sehingga memiliki semangat meningkatkan kemampuan. Strategi SO
1. Turnover karyawan yang tinggi. 2. Manajemen sulit mendapatkan laporan kinerja karyawan. 3. Perusahaan mengalami kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja siap pakai. 4. Belum tersedianya sistem yang menyajikan informasi kepada eksekutif secara ringkas. 5. Belum tersedianya sistem yang dapat meramalkan kebutuhan akan biaya dan karyawan perusahaan untuk masa yang akan datang.
1. Adanya suatu kesempatan dalam menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan internasional. 2. Meningkatnya standar dan kualitas pendidikan di Indonesia. 3. Mulai banyak perusahaan training dan lembaga tenaga kerja. 4. Tersedianya jaminan keselamatan kerja yang dibutuhkan SDM pada saat bekerja. 5. Semakin meningkatnya SDM yang telah lulus tetapi belum mempunyai pekerjaan. Threats (T)
1. Menyusun suatu perencanaan mengenai ketenagakerjaan yang baik sehingga dapat mendukung perkembangan perusahaan (S1, S3, S4, S5, S6 dan O1, O3, O4, O5). 2. Melakukan perekrutan tenaga kerja yang berkualitas dan berpengalaman sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan oleh perusahaan (S2 dan O2).
1. Melakukan penilaian terhadap produktivitas karyawan secara berkala (W2, W3, W4 dan O2). 2. Melakukan pelatihan dan pengembangan secara berkala untuk meningkatkan kualitas SDM di perusahaan (W2, W4 dan O3).
Strtaegi ST
Strategi WT
1. Adanya perusahaan yang menawarkan fasilitas yang lebih baik. 2. Munculnya pesaing-pesaing baru yang bergerak di bidang yang sama. 3. Faktor kebudayaan SDM yang berbeda satu dengan yang lain. 4. Semakin meningkatnya standar UMR bagi para karyawan yang ditetapkan pemerintah. 5. Banyak perusahaan yang berusaha untuk membajak karyawan yang berkualitas dan berpengalaman.
1. Perusahaan meningkatkan kesejahteraan kepada karyawan dengan memberikan fasilitas serta tunjangan untuk memotivasi dan meningkatan loyalitas karyawan kepada perusahaan (S1, S6 dan T4, T5). 2. Melakukan peningkatan mutu pelayanan kepada konsumen (S2 dan T2). 3. Membuat prosedur mengenai peraturan kinerja karyawan agar karyawan lebih meningkatkan kedisiplinan kerja(S1, S3 dan T4).
1. Meningkatkan kinerja karyawan agar mampu bersaing dengan perusahaan sejenis dan pendatang baru (W2 dan T2). 2. Merekrut lebih selektif agar mendapatkan karyawan yang memiliki kemampuan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk membantu mengembangkan usaha perusahaan(W3 dan T3). 3. Membuat langkah antisipasi akan sumber daya manusia yang ditarik oleh perusahaan lain (W5, T1 dan T5).
IFAS
EFAS
Opportunities (O)
Tabel 3.17 Matriks Analisis SWOT
Strategi WO
82 IFAS
Bobot
Rating
Bobot x Rating
1. Komitmen yang kuat dari manajemen untuk mengembangkan SDM. 2. Memiliki jumlah tenaga kerja yang besar sehingga kegiatan operasional dapat berjalan dengan lancar. 3. Mendapat dukungan dari top manajemen, sehingga terdapat kontrol terhadap SDM 4. Efektivitas kinerja karyawan yang tinggi. 5. Memiliki SDM yang saling berhubungan akrab dan kekeluargaan. 6. Semakin meningkatnya persaingan yang sehat di antara karyawan sehingga memiliki semangat meningkatkan kemampuan. Kelemahan
0,146
4
0,584
0,067
4
0,268
0,126
3
0,378
0,093
4
0,372
0,085
3
0,255
0,075
3
0,225
Kekuatan
0,088 2 1. Turnover karyawan yang tinggi. 0,092 1 2. Manajemen sulit mendapatkan laporan kinerja karyawan. 3. Sulitnya mendapatkan 0,114 2 tenaga kerja siap pakai yang mendukung pengembangan usaha perusahaan. 4. Belum tersedianya sistem 0,057 1 yang menyajikan informasi kepada eksekutif secara ringkas. 5. Belum tersedianya sistem 0,078 2 yang dapat meramalkan kebutuhan akan biaya dan karyawan perusahaan untuk masa yang akan datang. Total 1,00 Tabel 3.18 Pembobotan IFAS
0,176 0,092
0,228
0,057
0,156
2,79
83 EFAS
Bobot
Rating
Bobot x Rating
1. Adanya suatu kesempatan dalam menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan internasional. 2. Meningkatnya standar dan kualitas pendidikan di Indonesia. 3. Mulai banyak perusahaan training dan lembaga tenaga kerja. 4. Tersedianya jaminan keselamatan kerja yang dibutuhkan SDM pada saat bekerja. 5. Semakin meningkatnya SDM yang telah lulus tetapi belum mempunyai pekerjaan. Ancaman
0,100
4
0,400
0,100
3
0,300
0,077
3
0,231
0,073
4
0,292
0,129
4
0,516
1. Adanya perusahaan yang menawarkan fasilitas yang lebih baik. 2. Munculnya pesaing-pesaing baru yang bergerak di bidang yang sama. 3. Faktor kebudayaan SDM yang berbeda satu dengan yang lain. 4. Semakin meningkatnya standar UMR bagi para karyawan yang ditetapkan pemerintah. 5. Banyak perusahaan yang berusaha untuk membajak karyawan yang berkualitas dan berpengalaman. Total
0,126
2
0,252
0,094
2
0,188
0,108
1
0,108
0,108
1
0,108
0,064
2
0,128
Peluang
1,00
Tabel 3.19 Pembobotan EFAS
2,52
84 Opportunities
Strategi WO
Strategi SO
Weaknesses
Strengths
Startegi WT
Strategi ST
Threaths Gambar 3.5 Kuadran Analisis SWOT
3.4 CSF 1. Kinerja SDM tinggi. Untuk memperoleh kinerja SDM yang tinggi, perusahaan menetapkan kriteriakriteria yang terdiri dari: disiplin, inisiatif, kerjasama, komunikasi, dan percaya diri sebesar 70%. Saat ini PT. Dunia Express Transindo telah mencapai kriteriakriteria tersebut sebesar 60%. Maka dari itu, untuk meningkatkan prosentase tersebut, perusahaan berusaha memberikan pendidikan dan pelatihan secara berkala, selain itu juga dapat dilakukan dengan memberikan reward atau tambahan fasilitas kepada karyawan yang dinilai berprestasi, agar dapat memotivasi.
85 2. Jumlah absensi karyawan yang tinggi Untuk memenuhi titik kritis absensi perusahaan sebesar 81,25%, maka maksimal total ketidakhadiran karyawan adalah 300 jam pertahun termasuk cuti, hari libur nasional dan alpha. Sampai saat ini, PT. Dunia Express Transindo telah mencapai titik kritis sebesar 80%. Maka dari itu, perusahaan harus meningkatkan kedisplinan dari para karyawannya.
3.5 Analisis Sistem dan Teknologi yang Berlangsung 3.5.1 Sistem Informasi yang Ada 1.
Aplikasi Sistem Informasi Aplikasi sistem informasi yang ada pada PT. Dunia Express Transindo, yaitu:
2.
•
Sistem Informasi Keuangan
•
Sistem Informasi SDM
•
Sistem Informasi Pemasaran
Teknologi Informasi yang digunakan Untuk meningkatkan kinerja pada perusahaan, maka PT. Dunia Express Transindo menggunakan teknologi informasi sebagai berikut: 1. Perangkat Keras (Hardware) a. Server −
Processor
: Pentium IV 3 GHz
−
Memori
: 1 GB
86 −
Harddisk
: 160 GB
−
Protocol
: TCP/IP
−
Network Interface Card
: PCI 10/100 MBps
−
Processor
: Pentium IV 1,8 GHz
−
Memori
: 256 GB
−
Harddisk
: 80 GB
−
Protocol
: TCP/IP
−
Network Interface Card
: PCI 10/100 MBps
b. Client
2. Perangkat Lunak (Software) a. Software yang dipakai −
Sistem Operasi Windows XP
−
Microsoft Office 2000
−
Microsoft Access
b. Jumlah komputer yang dipakai −
Bagian Keuangan
: 4 buah
−
Bagian Warehouse
: 8 buah
−
Bagian Exim
: 35 buah
−
Bagian Container Depot
: 10 buah
−
Bagian Logistic
: 10 buah
−
Bagian Trucking
: 15 buah
−
Bagian Pemasaran
: 8 buah
−
Bagian SDM
: 4 buah
87 −
Bagian IT
: 3 buah tambah 2 server
Jaringan komunikasi data memungkinkan perusahaan untuk berhubungan antar cabang menggunakan Internet. Jaringan internal yang digunakan perusahaan menggunakan LAN (Local Area Network) dengan kecepatan 100 MBps.
3.
SDM Teknologi Informasi Jumlah karywan yang terlibat dalam area fungsi IT berjumlah 3 orang, dimana karyawan IT ini termasuk ke dalam bagaian Keuangan. Dari 3 orang tenaga IT ini mereka semua merangkap sebagai programmer, database administrator, maintenance, network administrator dan teknisi komputer.
3.5.2 Permasalahan Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Dunia Express Transindo: 1. Eksekutif sulit dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan mengenai kinerja dan turnover karyawan secara cepat dan mudah. 2. Laporan yang disajikan sulit dibaca dan dipahami karena tidak ada fasilitas drill down dan drill up, tampilan grafik, serta kurang adanya pewarnaan yang dapat membedakan satu kondisi dengan kondisi lainnya, sehingga eksekutif tidak melihat laporan secara seksama dan banyak informasi penting yang terabaikan.
88 3. Sistem yang ada belum dapat menampilkan hasil penilaian kinerja karyawan secara efektif dan dapat menampilkan perbandingan kinerja karyawan per tahun. 4. Belum tersedianya sistem yang menampilkan informasi mengenai perbandingan antara target dan realita pada perekrutan. Sehingga eksekutif tidak mengetahui seberapa baik proses perekrutan yang terjadi dan sulit melakukan analisa untuk membuat suatu perkiraan dalam perekrutan karyawan untuk masa mendatang. 5. Belum tersedianya sistem yang menampilkan perbandingan jumlah promosi dan mutasi karyawan setiap tahunnya.
3.6 Analisis Masalah Strategis dan Identifikasi Kebutuhan Permasalahan di atas disebabkan oleh beberapa hal, antara lain: 1. Perusahaan belum memiliki laporan yang ringkas mengenai perekrutan dan tingkat karyawan yang keluar, serta laporan promosi dan mutasi. 2. Perencanaan dan pengelolaan SDM belum terlalu difokuskan oleh manajemen perusahaan. Dari hasil wawancara dan analisis yang telah dilakukan, serta berdasarkan Critical Success Factors dari perusahaan, kebutuhan informasi eksekutif yang dipaparkan dapat memberikan dukungan maksimal dalam proses pengambilan keputusan dan perencanaan strategis, diantaranya adalah: 1. Informasi Internal, mencakup 4 bagian: a. Informasi pelatihan karyawan, berisi: informasi mengenai peserta pelatihan serta jenis pelatihan yang diberikan, informasi mengenai biaya pelatihan, dan
89 informasi mengenai nilai pelatihan karyawan. Informasi-informasi ini berguna bagi eksekutif, agar eksekutif dapat
mengetahui penyimpangan
yang terjadi selama proses pengembangan karyawan. b. Informasi kinerja karyawan, berisi: informasi mengenai penilaian kinerja karyawan, informasi perbandingan kinerja karyawan setiap tahun dan informasi mengenai absensi karyawan. Informasi-informasi ini berguna bagi eksekutif
untuk
mengetahui
seberapa
baik
kinerja
karyawan
jika
dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya, sehingga eksekutif dapat dengan mudah menentukan kebijakan kinerja bagi karyawan. c. Informasi turnover karyawan, berisi: informasi mengenai perbandingan antara jumlah karyawan yang masuk dan jumlah karyawan yang keluar dari tahun ke tahun, dan juga berisi informasi perekrutan berisi informasi mengenai jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dan jumlah perbandingan antara perencanaan serta realita yang ada. Informasi-informasi ini berguna bagi eksekutif untuk menentukan rencana perekrutan karyawan baru sehingga menghemat waktu dan biaya. d. Informasi mengenai karyawan, berisi: informasi yang berkaitan dengan datadata karyawan, pelatihan-pelatihan apa saja yang telah diikuti oleh karyawan tersebut, hasil penilaian kinerja selama di perusahaan dan latar belakang pendidikan karyawan tersebut. 2. Informasi Eksternal, berisi undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia yang berguna bagi eksekutif agar masalah ketenagakerjaan dalam perusahaan menjadi lebih terkontrol serta sebagai panduan dalam menentukan kebijakan yang lebih baik di masa mendatang.
90
3.7 Usulan Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang diusulkan untuk PT. Dunia Express Transindo adalah sebagai berikut: 1. Dirancang sebuah sistem informasi eksekutif yang dapat menyajikan laporan secara ringkas dalam bentuk grafik dan tabel mengenai kinerja karyawan dan turnover karyawan. 2.
Dengan Sistem Informasi Eksekutif, eksekutif dapat melihat laporan dengan tampilan mudah digunakan dan dilengkapi dengan fasilitas drill down dan drill up serta penyajian warna pada data-data tertentu sehingga memudahkan eksekutif untuk memberi perhatian khusus terhadap warna-warna yang dianggap perlu perhatian khusus.
3.
Dengan Sistem Informasi Eksekutif, eksekutif dapat melihat informasi mengenai pelatihan karyawan yang meliputi jenis pelatihan, biaya pelatihan dan peserta pelatihan secara cepat dan ringkas.
4. Dirancang suatu sistem informasi eksekutif yang dapat memberikan informasi dengan tampilan grafik dan warna yang berbeda secara ringkas mengenai penilaian kinerja karyawan. 5. Sistem Informasi Eksekutif memungkinkan eksekutif untuk dapat melihat laporan secara ringkas mengenai target karyawan yang telah ditentukan perusahaan karyawan yang direkrut dengan jumlah karyawan yang direkrut. Dalam hal ini sistem informasi eksekutif dapat membantu eksekutif dalam
91 menganalisa apakah jumlah karyawan yang direkrut sudah sesuai dengan target yang ditetapkan perusahaan, sehingga eksekutif dapat mengambil langkah apa yang akan dilakukan selanjutnya. Sistem informasi eksekutif merupakan suatu sistem, yang secara spesifik diciptakan untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif secara optimal. Sehingga keputusan dan perencanaan strategis yang dibuat oleh eksekutif menjadi lebih mantap dan terencana.
