BAB 3 ANALISIS STRATEGI BISNIS DAN STRATEGI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT.Citra Asri Buana mulai berdiri pada Tahun 2002, yang berlokasi di daerah nanggewer, kota Bogor. PT.Citra Asri Buana bergerak di bidang Jasa penjualan truck Hino. Lokasi kantor PT.Citra Asri Buana terletak di Jl. Raya Jakarta Bogor Km. 47,3 Bogor. Kemajuan industri di era sekarang ini membuat para perusahaan atau organisasi berlomba-lomba dalam meningkatkan dan memajukan bisnis mereka terutama dalam bidang penjualan oleh karena itu dibutuhkan pengiriman yang cepat serta angkutan yang tepat dalam memajukan kegiatan penjualan tersebut. Dalam hal tersebut banyak muncul nya perusahaan-perusahaan yang menyediakan penjualan truck, namun bukan hanya sekedar perusahaan yang menjual truck saja namun perusahaan tersebut pun harus memiliki service dan after sales yang baik. Peluang sangat terbuka lebar bagi PT.Citra Asri Buana untuk membuka perusahaan penyalur penjualan truck dan memajukan usahanya karena pesatnya berbagai industry menciptakan kesempatan bagi PT.Citra Asri Buana untuk mengembangkan usahanya. Oleh karena itu PT.Citra Asri Buana ingin membuat sistem informasi untuk mendukung proses bisnis di dalam perusahaan. Diharapkan dengan adanya sistem ini dapat mempermudah perusahaan untuk mengolah dan mengetahui informasi secara akurat, efektif dan efisien mengenai penjualan, distribusi dan pembelian serta menghasilkan laporan – laporan yang dapat membantu mengambil keputusan bisnis dengan baik.
44
45 3.1.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Citra Asri Buana
46 Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab : •
Direktur Utama -
Menetapkan strategi jangka panjang dan strategi jangka pendek.
-
Memberikan
arahan
kepada
Direktur
Marketing,
Direktur
Keuangan dan para staff dalam tugas dan pekerjaan mereka. -
Sebagai pengambil keputusan akhir dari pilihan – pilihan yang ada di perusahaan.
-
Mengontrol dan mengecek laporan keadaan di masing – masing Divisi.
-
Memeriksa laporan – laporan perusahaan pada akhir bulan yang telah dibuat oleh staff karyawan.
-
Mewakili perusahaan dalam bertanggung jawab pada pelanggan, masyarakat, dan hukum.
•
Direktur Marketing -
Membuat strategi pemasaran. Memeriksa laporan – laporan perusahaan pada akhir bulan yang telah dibuat oleh staff karyawan untuk diserahkan kepada Direktur Utama sebagai pengambil keputusan akhir.
-
Menganalisa trend dan kebutuhan dari para pelanggan.
-
Ikut memilih, menetapkan, dan mengawasi tugas dari karyawan dan manager.
•
Direktur Finance -
Bertanggung jawab untuk mengarahkan penanggulanan berbagai jenis risiko financial perusahaan.
-
Melakukan koordinasi aktifitas di Direktorat Keuangan
-
Mengkoordinir perumusan strategi jangka panjang sebagai dasar perumusan Rencana Kerja dan Anggara Perusahaan (RKAP)
-
Menerima Laporan keuangan.
-
Mengendalikan uang pendapatan yang dihasilkan perusahaan
-
Mengkoordinasikan administrasi keuangan
dan
mengendalikan
kegiatan-kegiatan
dibidang
47 •
General Manager -
Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal.
-
Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat.
-
Mengontrol
dan
mengevaluasi
implementasi
strategi
agar
memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya. -
Mengevaluasi
dan
menganalisa
hasil implementasi
strategi
perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul. -
Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi perusahaan.
•
Manager accounting -
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.
-
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
-
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
-
Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga
memastikan ketersediaan dana
untuk operasional
perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. -
Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.
48 -
Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur
keuangan
dan
akuntansi,
serta
mengontrol
pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan. -
Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
-
Merencanakan
dan
mengkonsolidasikan
perpajakan
seluruh
perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan. •
Manager Finance -
Bertanggung
jawab
dalam
merencanakan,
mengarahkan,
memonitor dan mengevaluasi sistem kerja akunting untuk pengelolaan data keuangan dan neraca Rugi - Laba perusahaan. -
Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan.
-
Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L (Rugi/Laba).
-
Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat (Rugi/Laba).
-
Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis.
-
Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting.
-
Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan.
-
Mengkonfirmasi dan menandatangani form konfirmasi pemesanan unit.
-
Menandatangani form pembayaran DP.
49 •
Manager Marketing -
Mengawasi seluruh kegiatan supervisor dan staff dibawahnya.
-
Membuat laporan hasil kerja kepada general maanger.
-
Memberikan perlatihan kepada supervisor.
-
Memberikan motivasi dan rancangan strategi dari general manager ke supervisor dan staff lainnya.
•
Supervisor Marketing -
Memberikan pelatihan dan training kepada staff marketing.
-
Memberikan arahan dalam pekerjaan serta bertanggung jawab terhadap staff marketing.
-
Memberikan motivasi kerja dan pengalaman kepada staff marketing.
•
Staff Marketing -
Melakukan Penjualan dan menarik pelanggan.
-
Melakukan permintaan unit.
-
Melayani pelanggan yang ada atau datang.
-
Memberikan penawaran terhadap calon pelanggan atau pelanggan.
-
Memberikan layanan atau service yang baik dalam penjualan.
-
Mengikuti event-event yang dilakukan oleh perusahaan disuatu tempat diluar perusahaan.
-
Memperkenalkan perusahaan dan produk perusahaan dengan mendatangi rumah dan menyebarkan brosur ke pelanggan.
•
•
Staff Accounting -
Membuat laporan keuangan harian.
-
Membuat laporan keuangan bulanan.
-
Membuat laporan keuangan tahunan.
-
Membuat laporan rugi / laba / profit.
-
Mengarsipkan fotocopy surat jalan dan copy delivery order.
-
Menerima pembayaran.
-
Membuat bukti pembayaran.
Staff Finance -
Membuat laporan keuangan.
-
Mengkonfirmasi permintaan unit kepada manager finance.
50 -
Membuat form konfirmasi pesanan unit.
-
Mengirimkan form konfirmasi pesanan unit pada supplier.
-
Menerima form konfirmasi pesanan unit pada supplier.
-
Menyerahkan copy form konfirmasi pesanan unit pada bagian gudang.
-
Membuat form pembayaran DP dan diserahkan kepada manager finance.
3.2
-
Membayar DP ke Bank.
-
Menerima delivery order dan tagihan dari supplier.
-
Meminta tandatangan tagihan ke direktur finance.
-
Menyetorkan Giro.
-
Memberikan delivery order ke bagian pengiriman.
-
Mengarsipkan copy delivery order dan surat jalan
Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal Perusahaan 3.2.1
Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan 3.2.1.1 Analisis PEST Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi perusahaan antara lain: 1.
Politik (+) Kebijakan Pemerintah dalam mengembangkan beberapa sektor di indonesia membuat permintaan angkutan kendaraan (truck) meningkat. (-) Pengaruh kebijakan pemerintah yang ingin menekan jumlah kendaraan dapat mengakibatkan penurunan minat pembeli.
2.
Ekonomi (+) Sektor ekonomi sangat berpengaruh terhadap penjualan truck. (-) Meningkatnya sektor ekonomi indonesia membuat kegiatan industry di Indonesia semakin maju dan yang akan meningkatkan kebutuhan akan kendaraan angkutan.
51 3.
Sosial (+) Membuka lowongan pekerjaan baru untuk masyarakat sekitar. (-) Trend penggunaan kendaraan truck yang meningkat dewasa ini membuat para distributor truck memberikan promo – promo yang lebih kompetitif.
4.
Teknologi (+) Membuat sebuah website yang tidak hanya menampilkan profil perusahaan tapi juga dapat menolong pelanggan dalam mencari info mengenai kendaraan yang ingin dimiliki. Hal ini dapat menjangkau pelanggan yang terbiasa dengan dunia maya. (-) Perkembangan IT yang sangat pesat sehingga harus terus menerus di kembangkan.
5.
Legal (+) Perusahaan dapat melakukan berbagai kerjasama antar perusahaan secara legal. (-) Adanya regulasi baru dari pemerintah yang mungkin memberatkan bagi perusahaan.
52 Tabel 3.1 Analisis PEST PT. Citra Asri Buana Faktor
Peluang/Ancaman
Solusi
Peranan SI/TI
Politik
(+)Kebijakan Pemerintah dalam
-
mengembangkan beberapa sektor
elakukan Pendekatan
di indonesia membuat permintaan
dengan beberapa
angkutan kendaraan (truck)
perusahaan agar
meningkat.
dapat membangun relasi yang baik
(-)Pengaruh kebijakan
dengan pelanggan.
pemerintah yang ingin menekan jumlah kendaraan dapat mengakibatkan penurunan minat pembeli. Ekonomi
(+)Sektor ekonomi sangat
-
berpengaruh terhadap penjualan
eningkatkan
truck.
Pelayanan yang baik dan membangun
(-)Meningkatnya sektor ekonomi
hubungan yang baik
indonesia membuat kegiatan
dengan pelanggan.
industry di Indonesia semakin maju dan yang akan meningkatkan kebutuhan akan kendaraan angkutan.
53 Sosial
(+)Membuka lowongan
Membuat Promo –
pekerjaan baru untuk masyarakat
Promo agar dapat
sekitar.
menarik minat
-
Pembeli (-)Trend penggunaan kendaraan truck yang meningkat dewasa ini membuat para distributor truck memberikan promo – promo yang lebih kompetitif.
Teknologi
(+)Membuat sebuah website
Membangun
-Website
yang tidak hanya menampilkan
infrastructure IT
-Infrastructure
profil perusahaan tapi juga dapat
dalam kegiatan
IT
menolong pelanggan dalam
bisnis nya
mencari info mengenai kendaraan yang ingin dimiliki.
Membangun website
Hal ini dapat menjangkau
untuk promosi
pelanggan yang terbiasa dengan
terhadap pelanggan
dunia maya.
(-)Perkembangan IT yang sangat pesat sehingga harus terus menerus di kembangkan.
Legal
(+)Perusahaan dapat melakukan
Meningkatkan
berbagai kerjasama antar
penjualan untuk
perusahaan secara legal.
menutupi cost yang ada.
(-)Adanya regulasi baru dari pemerintah yang mungkin memberatkan bagi perusahaan.
54 3.2.1.2 Analisis 5 Daya Persaingan PORTER Analisis daya Porter digunakan untuk mengetahui posisi persaingan bisnis perusahaan. Tujuan dari analisis ini adalah agar perusahaan dapat mempertahankan diri dalam dunia persaingan bisnis yang melibatkan 5 (lima) kekuatan antara lain persaingan industry (Industry Rivalry), ancaman pendatang baru (Threat of New Entrants), kekuatan tawar menawar pemasok (Bargaining Power of Supplier), kekuatan tawar menawar pembeli (Bargaining Power of Customers) dan ancaman produk pengganti (Threat of Substitute
Product).
Berdasarkan hasil analisis, maka 5 (lima) persaingan porter yang ada di PT. Citra Asri Buana sebagai berikut: •
Kekuatan Tawar Menawar Pembeli Harga mungkin menjadi suatu pertimbangan bagi pembeli untuk membeli sebuah produk. Akan tetapi dewasa ini para pelanggan lebih mementingkan kualitas dari sebuah produk dibandingkan dengan harga. Sudah biasa bila sebuah produk dengan kualitas yang baik akan memiliki harga yang mahal hal ini dikarenakan barang berkualitas memiliki waktu penggunaan yang lebih lama dibandingkan dengan produk dengan kualitas rendah. Selain produk yang berkualitas pihak perusahaan juga harus memprioritaskan menyediakan jasa yang baik dan umpan balik yang cepat supaya konsumen puas dan perusahaan dapat bersaing
dengan
perusahaan
lain.
Karena
dewasa
ini
perusahaan-perusahaan mulai berlomba dalam menyediakan jasa yang baik dalam melayani pelanggan disamping bersaing dalam membuat produk berkualitas. Demi memenuhi kepuasan pelanggan selain dengan menciptakan
produk
dengan
kualitas
yang
baik
maka
perusahaan juga harus terus memantau harga produk-produk sejenis yang sama dengan perusahaan sehingga perusahaan dapat
menetapkan
perusahaan lain.
harga
yang
dapat
bersaing
dengan
55 Selain itu perusahaan juga dapat menerapkan E-CRM untuk membina hubungan baik dengan para pelanggan serta dapat menguraikan dan menganalisis apa yang menjadi kebutuhan dari para pelanggan. Selain E-CRM masih banyak SI/TI yang dapat digunakan untuk membina hubungan baik antara perusahaan dengan para konsumen. Kita ambil saja contohnya web, dengan adanya web para konsumen dapat mengecek jenis produk sampai dengan harga dan informasi dari produk yang disediakan oleh perusahaan. •
Persaingan Industri (Industry Rivalry) Persaingan yang makin ketat pada dewasa ini semakin mempersulit suatu perusahaan dalam bertahan. Persaingan ini juga tentunya berpengaruh juga pada PT. Citra Asri Buana dikarenakan banyaknya perusahaan yang bergerak pada bidang Penjualan truck dengan menawarkan berbagai produk dan jasa yang sangat bervariasi untuk menarik minat para pelanggan hal ini berpengaruh juga pada keuntungan pihak perusahaan. Kita ambil contoh saja perusahaan yang bergerak dalam bidang Penjualan Truck di Indonesia seperti Dyna, perusahaan tersebut sudah lama bergerak dalam bisnis Penjualan Truck sehingga sudah memiliki banyak pengalaman serta sudah memiliki nama baik dan kepercayaan dari para customer. Agar dapat bersaing dengan para perusahaan Tersebut maka PT. Citra Asri Buana harus meningkatkan kualitas mutu produk dan jasa. Karena dengan kualitas produk dan jasa yang bagus maka hal ini dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan juga bila produk bagus maka para pelanggan akan melakukan promosi dari mulut ke mulut kepada para kenalannya, hal ini tentu sangat menguntungkan bagi perusahaan. Langkah yang harus dilakukan untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan jasa yang dibutuhkan yaitu memaksimalkan kinerja para karyawan dan SI/TI. Serta harus mengikuti perkembangan SI/TI agar menciptakan proses bisnis yang efektif dan efisien serta agar tidak ketinggalan dengan perusahaan lain.
56 •
Kekuatan Tawar Menawar Pemasok (Bargaining Power Of Suppliers) Suplier/dealer merupakan faktor paling penting bagi perusahaan dalam menciptakan suatu produk bagi para konsumen. Perusahaan biasanya harus mempunyai hubungan baik dengan para pemasoknya/dealernya. Hal ini bertujuan untuk memudahkan proses pembelian barang. Dengan demikian, hubungan yang terjadi antara PT. Citra Asri Buana dengan para supliernya/dealernya berjalan dengan sangat baik. Hal ini dapat dilihat dari hubungan kerjasama yang sudah terjalin dalam waktu yang sangat lama serta jarangnya muncul
permasalahan
antara
pihak
perusahaan
dengan
suplier/dealer. Akan tetapi masalah umum yang biasanya masih sering terjadi seperti terlambatnya pengiriman barang dan juga kesulitan dalam mengatur jumlah produk. Hal ini dapat mulai mulai ditanggani dengan adanya bantuan SI/TI. Salah satu SI/TI yang diperlukan untuk menyelesaikan hal ini adalah SCM (Suply Chain Management) dengan adanya suply chain ini kondisi stock barang dari perusahaan akan terlihat sehingga sebelum barang habis maka pihak perusahaan akan melakukan pemesanan barang terlebih dahulu sehingga tidak akan terjadi keterlambatan barang. Sehingan kedua pihak lebih nyaman. •
Kekuatan Produk Pengganti Dikarenakan semakin banyak perusahaan yang bergerak dalam bidang ini maka tidaklah aneh bila mulai bermunculan juga produk pengganti. Salah satu produk pengganti Truck yang sering sekali kita lihat yaitu Jasa Penyewaan Truck, Banyak perusahaan maupun perorangan yang menyediakan jasa penyewaan truck untuk pengiriman.
57 •
Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants) Selain harus mewaspadai Pesaing yang sudah berdiri lama pihak PT. Citra Asri Buana juga harus mewaspadai para pendatang baru. Biarpun dikategorikan sebagai perusahaan pendatang baru. Perusahaan-perusahaan baru tersebut juga merupakan ancaman yang serius bagi perusahaan karena perusahaan baru tersebut bisa meniru program yang sudah ada pada perusahaan yang sudah ada. PT. Citra Asri Buana harus terus meningkatkan dan mengawasi kualitas mutu jasa pelayanan serta menangkap puluang yang ada untuk mempertahankan pelanggan mereka serta mendapatkan peluang untuk mendapatkan pelanggan baru bagi perusahaan mereka. Semua hal ini dapat tercapai bila perusahaan dapat memanfaatkan SI/TI secara maksimal untuk meningkatkan kualitas hubungan dengan para pelanggan serta dengan SI/TI maka akan lebih mudah bagi pihak perusahaan dalam berinteraksi
dengan
para
pelanggan,
dengan
berinteraksi
dengan
para
pelanggan
maka
mudahnya pasti
meminimalkan efek dari perusahaan pendatang baru.
dapat
58
Gambar 3.2 Lima(5) Faktor Persaingan Porter
3.2.2 Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal Perusahaan
3.2.2.1
Perhitungan EFAS (Eksternal Strategy Analysis Summary) •
Peluang O1. Kebijakan Pemerintah dalam mengembangkan beberapa sektor di indonesia membuat permintaan angkutan kendaraan (truck) meningkat. O2. Meningkatnya sektor ekonomi indonesia membuat kegiatan industry di Indonesia semakin maju dan yang akan meningkatkan kebutuhan akan kendaraan angkutan O3. Membuka lowongan pekerjaan baru untuk masyarakat sekitar O4. Membuat sebuah website dapat menjangkau pelanggan yang terbiasa dengan dunia maya O5. Perusahaan dapat melakukan berbagai kerjasama antar perusahaan secara legal. O6. Memiliki Pelanggan yang loyal. O7. Perusahan mempunyai hubungan langsung dengan supplier . O8. Memiliki brand yang sudah dikenal masyarakat.
59 •
Ancaman T1. Pengaruh kebijakan pemerintah yang ingin menekan jumlah kendaraan dapat mengakibatkan penurunan minat pembeli T2. Sektor ekonomi sangat berpengaruh terhadap penjualan truck. T3. Trend penggunaan kendaraan truck yang meningkat dewasa ini membuat para distributor truck memberikan promo – promo yang lebih kompetitif. T4. Perkembangan IT yang sangat pesat sehingga harus terus menerus di kembangkan T5. Adanya regulasi baru dari pemerintah yang mungkin memberatkan bagi perusahaan. T6. Kurangnya fasilitas CRM. T7. Adanya pesaing lain yang lebih loyal terhadap supplier. T8. Munculnya pesaing-pesaing baru dengan harga yang lebih murah dan memiliki kualitas yang cukup baik
Table 3.2 Perhitungan EFAS Faktor-Faktor
Bobot
Rating
Bobot Rating
Strategi Eksternal Peluang (Opportunity) : •
Kebijakan Pemerintah dalam 0,21 mengembangkan
3
0,63
3
0,63
beberapa
sektor di indonesia membuat permintaan angkutan kendaraan (truck)
meningkat.
Jumlah
permintaan mobil yang selalu menigkat dari tahun ke tahun
•
Meningkatnya sektor ekonomi indonesia membuat kegiatan industry di Indonesia semakin maju
dan
yang
akan
meningkatkan kebutuhan akan
0,21
X
60 kendaraan
angkutan
Perkembangan
SI/TI
membantu perusahaan dalam meningkatkan persaingan. •
Membuka lowongan pekerjaan
0,07
2
0,14
website 0,14
1
0,14
1
0,7
0,14
2
0,28
0,14
3
0,42
Memiliki brand yang sudah 0,14
2
0,24
baru untuk masyarakat •
Membuat
sebuah
dapat menjangkau pelanggan yang terbiasa dengan dunia maya •
Perusahaan dapat melakukan 0,07 berbagai kerjasama antar perusahaan secara legal.
•
Memiliki
Pelanggan
yang
loyal. •
Perusahan hubungan
mempunyai langsung
dengan
supplier •
dikenal masyarakat 0,54
Total Peluang
3,02
Ancaman (Threat) : •
kebijakan 0,18
Pengaruh pemerintah
yang
4
0,72
4
0,48
ingin
menekan jumlah kendaraan dapat
mengakibatkan
penurunan minat pembeli •
Sektor
ekonomi
berpengaruh penjualan truck.
sangat terhadap
0,12
61 •
Trend penggunaan kendaraan 0,12
3
0,36
0,12
2
0,24
mungkin 0,12
3
0,36
0,6
2
0,12
0,12
2
0,24
0,6
3
0,18
truck yang meningkat dewasa ini membuat para distributor truck memberikan promo – promo yang lebih kompetitif. •
Perkembangan IT yang sangat pesat sehingga harus terus menerus di kembangkan
•
Adanya regulasi baru dari pemerintah
yang
memberatkan bagi perusahaan. •
Kurangnya fasilitas CRM.
•
Adanya pesaing lain yang lebih loyal terhadap supplier
•
Munculnya
pesaing-pesaing
baru dengan harga yang lebih murah dan memiliki kualitas yang cukup baik Total Ancaman
0,46
2,72
Total
1,00
0,30
3.2.2.2
Perhitungan IFAS (Internal Strategy Analysis Summary) • Kekuatan S1. Memiliki staff quality kontrol yg sudah berpengalaman di bidangnya S2. Adanya hubungan yang baik dengan pihak manufaktur, sehingga barang dapat dititipkan disana dalam jangka waktu tertentu
62 S3. Lokasi penyimpanan barang yang aman dan bebas dari banjir S4. Bagian Pengiriman terdapat di lokasi yang sama dengan bagian marketing yang membuat penanganan menjadi cepat dan lancer S5. Memiliki tim marketing yang cukup dengan teamwork yang baik. S6. Rutin mengikuti kegiatan pameran S7. Adanya staff khusus untuk market research walaupun masih ditangani manager marketing S8. menjelaskan dengan lengkap garansi yang berlaku untuk tipe yang di beli • Kelemahan W1. Pencatatan yang masih manual W2. Keterbatasan Garasi Penyimpanan Barang W3. Kurangnya tenaga kerja maintenance yang hanya berjumlah 2 orang saat ini W4. Kurangnya tenaga Sopir yang hanya 1 orang dan tidak adanya asisten sopir W5. Penyimpanan data pelanggan yang masih manual yang memungkinkan hilangnya data – data serta kurangnya pemberian informasi yang maksimal. W6. Promosi Hanya menggunakan
media penyebaran
informasi berupa brosur dan spanduk serta pameran. W7. Proses forcasting masih manual sehingga tidak akurat dan tepat sasaran W8. Tidak tersedianya Bengkel untuk pelayanan service
63 Table 3.3 Perhitungan IFAS
Faktor-Faktor
Bobot
Rating
Bobot Rating
Strategi Internal Kekuatan : •
Memiliki
staff
0,16
3
0,48
0,24
4
0,96
0,12
2
0,24
0,06
3
0,18
0,18
2
0,36
quality kontrol yg sudah berpengalaman
di
bidangnya •
Adanya
hubungan
yang baik dengan pihak manufaktur,
sehingga
barang dapat dititipkan disana
dalam
jangka
waktu tertentu •
Lokasi penyimpanan
barang
yang aman dan bebas dari banjir •
Bagian Pengiriman terdapat di lokasi yang sama
dengan
bagian
marketing yang membuat penanganan
menjadi
cepat dan lancar
•
Memiliki
tim
marketing yang cukup dengan teamwork yang baik.
x
64 •
Rutin
mengikuti
0,12
3
0,36
0,18
2
0,36
0,06
3
0,18
kegiatan pameran •
Adanya khusus
staff
untuk
market
research walaupun masih ditangani
manager
marketing •
menjelaskan dengan lengkap
garansi
yang
berlaku untuk tipe yang di beli 0,56
Total Kekuatan
3,12
Kelemahan : •
yang 0,12
3
0,36
0,06
3
0,18
kerja maintenance yang 0,12
2
0,24
2
0.24
4
0,72
Pencatatan masih manual
•
Keterbatasan Garasi Penyimpanan Barang
•
Kurangnya
tenaga
hanya berjumlah 2 orang saat ini •
Kurangnya
tenaga
Sopir yang hanya 1 orang 0,12 dan tidak adanya asisten sopir •
Penyimpanan
data
pelanggan yang masih manual
yang
memungkinkan hilangnya data – data
0,18
65 serta
kurangnya
pemberian
informasi
yang maksimal. •
Promosi
Hanya media 0,12
4
0,48
0,18
3
0,54
Bengkel untuk pelayanan 0,06 service
1
0,06
menggunakan penyebaran berupa
informasi
brosur
dan
spanduk serta pameran. •
Proses
forcasting
masih manual sehingga tidak akurat dan tepat sasaran •
Tidak
tersedianya
Total Kelemahan
0,44
2,91
Total
1,00
0,21
3.3 Enterprise Architecture
Menurut Bernard (2005, p31) Enterprise Architecture adalah suatu profesi dan praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan strategi praktek-praktek
bisnisnya, alur-alur informasinya, dan sumber daya
teknologinya. 3.3.1 Strategic Goal and Intiative
Menurut
Bernard
(2005,
p81),
strategic
goalsand
initiatives
mengidentifikasi bagaimana EA program dan komponen spesifik EA mendukung pencapaian tujuan strategis dan insiatif perusahaan.
66 3.3.1.1
Visi dan Misi Perusahaan •
Visi Perusahaan : Menjadi distributor yang paling sukses, professional, dan berkualitas dalam bidang Distributor Truck serta menjadi pemimpin dalam persaingan di era global ini.
•
Misi Perusahaan : - Mengembangkan
dan
merekrut
para
karyawan
yang
berkompeten agar bisa menciptakan lingkungan kerja yang baik serta meningkatkan kinerja dalam perusahaan. - Menyediakan produk yang berkualitas sehingga kebutuhan para pelanggan dapat terpenuhi dan tingkat kepuasan pelanggan kepada perusahaan meningkat. - Memberikan pelayanan jasa yang baik dengan memberikan feedback yang cepat terhadap keluahan dari para pelanggan. -
Mengembangkan perusahaaan dengan membangun kantor cabang di beberapa tempat sehingga mudah dijangkau dan dikenal oleh para pelanggan.
3.3.1.2
Strategi Perusahaan
Strategi utama PT. Citra Asri Buana adalah sebagai berikut: Demi perkembangan bisnis pada PT. Citra Asri Buana maka perusahaan melakukan beberapa strategi bisnis dimana hal itu bertujuan untuk meningkatkan penjualan serta kepuasan dari pelanggan terhadap perusahaan. Adapun strategi yang sudah dilakukan yaitu antara lain : •
Meningkatkan kerjasama dengan pihak suplier Salah satu bentuk pihak kerja sama dari pihak PT. Citra Asri Buana dengan pihak suplier dapat dilihat dari banyaknya jumlah produk dan kemampuan pemenuhan target yang diberikan dari pihak suplier.
67 •
Meningkatkan kualitas produk perusahaan Hal ini dapat dilihat dari tingkat rendahnya jumlah keluhan dan masukan dari para pelanggan kepada pihak perusahaan.
•
Memberikan doorprize dan diskon Strategi doorprize dan diskon diberikan untuk menarik perhatian dari para customer agar dapat membeli produk dari PT. Citra Asri Buana.
•
Melakukan Promosi Demi meningkatkan penjualan, perusahaan melakukan berbagai promosi penjualan melalui media brosur maupun melalui koran demi mengenalkan perusahaan kepada masyarakat
3.3.1.3
Analysis SWOT Untuk melakukan analisis SWOT pada perusahaan maka harus membandingkan faktor internal (IFAS) dimana IFAS termasuk kekuatan dan kelemahan pada perusahaan dan faktor-faktor eksternal (EFAS) termasuk didalamnya peluang dan ancaman. SWOT sangat penting dilakukan untuk membantu pihak management perusahaan dalam memformulasikan strategi perusahaan. Berikut ini adalah MATRIK SWOT PT. Citra Asri Buana. 3.3.1.3.1
SWOT MATRIK Menurut Rangkuti (2006, p31), Matriks SWOT mengambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman
eksternal
(EFAS)
yang
dihadapi
oleh
perusahaan, dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan (IFAS) yang dimilikinya.
68 Tabel 3.4 MATRIK SWOT PT. Citra Asri Buana Lingkungan Internal
Weakness
Strength
S1. Memiliki staff quality W1. Pencatatan kontrol
yang
sudah masih manual.
yg
berpengalaman
di W2. Keterbatasan Garasi
bidangnya. S2. Adanya
hubungan
Penyimpanan Barang.
yang baik dengan pihak W3. Kurangnya
tenaga
manufaktur,
sehingga kerja maintenance yang
barang
dititipkan hanya berjumlah 2 orang
dapat
disana dalam jangka waktu saat ini. tertentu.
W4. Kurangnya
tenaga
S3. Lokasi penyimpanan Sopir yang hanya 1 orang barang yang aman dan dan tidak adanya asisten sopir.
bebas dari banjir.
Pengiriman W5. Penyimpanan
S4. Bagian
terdapat di lokasi yang pelanggan sama
yang
bagian manual
dengan
data masih yang
marketing yang membuat memungkinkan hilangnya penanganan menjadi cepat data
Memiliki
marketing dengan
tim
yang
teamwork
informasi yang maksimal. Hanya
yang menggunakan
media
mengikuti
kegiatan pameran S7. Adanya staff khusus untuk
pemberian
penyebaran Rutin
market
research
walaupun masih ditangani manager marketing.
serta
cukup W6. Promosi
baik. S6.
data
kurangnya
dan lancar. S5.
–
berupa
informasi brosur
dan
spanduk serta pameran. W7. Proses
forcasting
masih manual sehingga tidak akurat dan tepat sasaran.
69 S8. menjelaskan dengan W8. Tidak lengkap
garansi
tersedianya
yang Bengkel untuk pelayanan
berlaku untuk tipe yang di service . Lingkungan
beli.
Eksternal Strategi SO
Opportunity
O1. Kebijakan Pemerintah (S5-O2)Meningkatnya dalam
Strategi WO (W3-O3)Kurangnya
mengembangkan Sektor ekonomi Indonesia tenaga kerja maintenance
beberapa sektor di indonesia membuat penjualan truck membuka
lowongan
sehingga pekerjaan baru permintaan meningkat angkutan kendaraan (truck) perusahaan membutuhkan masyarakat. team marketing yang baik meningkat.
membuat
bagi
untuk menarik pelanggan.
O2. Meningkatnya sektor
(W5-O4)Permasalahan indonesia (S1-O6)Dengan memiliki pada data pelanggan yang membuat kegiatan industry pelayanan yang baik maka masih paperbased dapat di Indonesia semakin maju perusahaan dapat diperbaiki dengan dan yang akan meningkatkan kepercayaan membuat web dan meningkatkan kebutuhan konsumen terhadap produk database. akan kendaraan angkutan mereka. ekonomi
O3. Membuka
lowongan
untuk (S4-O6)Waktu pengiriman (W6-O8)Menambah lagi yang selalu tepat waktu inovasi dalam melakukan masyarakat sekitar dapat meningkatkan promosi agar menjaga O4. Membuat sebuah kepercayaan konsumen nama baik perusahaan website dapat menjangkau terhadap layanan atau brand perusahaan. pelanggan yang terbiasa perusahaan. dengan dunia maya (W7-O2)Meningkatnya O5. Perusahaan dapat (S6-O8)Dengan Mengikuti sektor ekonomi indonesia pekerjaan
baru
berbagai berbagai Pameran maka menuntut perusahaan agar kerjasama antar perusahaan brand semakin dikenal melakukan forecasting oleh masyarakat. secara legal. dengan baik untuk melakukan
O6. Memiliki
Pelanggan
memajukan penjualannya. (S7-O1)Meningkatnya
70 yang loyal.
pertumbuhan ekonomi di
O7. Perusahan mempunyai hubungan langsung dengan
indonesia
membuat
perusahaan harus membuat team market research yang
supplier .
tepat untuk menentukan
O8. Memiliki brand yang animo sudah dikenal masyarakat.
terhadap produk.
Threat (T) T1.
masyarakat
Strategi ST
Pengaruh
pemerintah
Strategi WT
kebijakan (S1-T2)Pelayanan yang
ingin yang
jasa (W1-T4)Perkembangan IT dapat yang sangat cepat membuat
baik
harus terhadap perusahaan mengubah sistem yang dapat mengakibatkan penjualan truck. masih manual menjadi penurunan minat pembeli
menekan jumlah kendaraan berpengaruh
T2.
Sektor ekonomi sangat
berpengaruh
terhadap
penjualan truck. T3.
Trend
dengan
supplier
penggunaan promo yang innovatif truck
meningkat
dewasa para
perkembangan IT saat ini.
diperlukan juga promo-
kendaraan
membuat
(S2-T3)Selain memiliki system yang terintegrasi dapat mengikuti hubungan yang baik agar
yang dalam
meningkatkan
(W5-T4)Dengan penyimpanan
IT data-data
perusahaan dapat terjaga
ini penjualan.
dengan baik.
distributor
truck memberikan promo – (S4-T2)Dengan promo yang lebih kompetitif. T4. Perkembangan IT yang sangat pesat sehingga harus terus menerus di kembangkan
pengiriman yang tepat waktu dapat menambah kepuasan yang pada
T5. dari
pelanggan
berakibat
peningkatan
Adanya regulasi baru penjualan truck. pemerintah
yang
mungkin memberatkan bagi perusahaan.
juga
(W7-T1)Pengaruh kebijakan yang
ingin
jumlah
pemerintah menekan kendaraan
membuat
perusahaan
harus memiliki forecasting yang
baik
agar
menyesuaikan stok.
dapat
71 T6.
Kurangnya
fasilitas
CRM. T7.
Adanya
pesaing
lain
yang lebih loyal terhadap supplier. T8.
Munculnya
pesaing-
pesaing baru dengan harga yang
lebih
murah
dan
memiliki kualitas yang cukup baik
3.1.3.2 SWOT Diagram Dari analisis SWOT, IFAS dan EFAS yang telah dilakukan diatas, maka dapat digambarkan posisi PT. Citra Asri Buana dalam persaingan bisnis saat ini, melalui diagram SWOT sebagai berikut: Perhitungan IFAS :
Kekuatan (Hasil) : 3,12 Kelemahan (Hasil): 2,91
Titik X (Internal)
= Kekuatan – Kelemahan = 3,12 – 2,91 = 0,21
Perhitungan EFAS :
Peluang : 3,02 Ancaman : 2,72
Titik Y (Eksternal) = Peluang – Ancaman = 3,02 – 2,72 = 0,30
72 Dari sini dapat dilihat bahwa titik perusahaan terletak pada (0,21 : 0,30)
Gambar 3.3 Diagram SWOT Berdasarkan dari diagram SWOT tersebut maka dapat kita ketahui bahwa PT.Citra Asri Buana ini terletak pada kuadran 1, dimana hal ini berarti bahwa PT.Citra Asri Buana memiliki kekuatan dan peluang agar dapat bertahan bersaing dalam persaingan yang semakin ketat saat ini serta memungkinkan perusahaan untuk masuk ke setiap peluang yang ada. Selain itu juga strategi yang diterapkan oleh perusahaan pada saat ini mendukung kebijakan perusahaan untuk pertumbuhan bisnis yang agresif. Oleh sebab itu terdapat usulan Strategi SO seperti: •
Dengan harga yang kompetitif maka pihak perusahaan dapat membuat para pembeli yakin bahwa produk mereka tidak akan lebih mahal dibandingkan dengan perusahaan lain.
73 •
Kualitas yang bagus dan Letak yang Strategis dapat membantu merebut para pelanggan.
•
Waktu pengiriman yang selalu tepat waktu dengan dukungan IT/SI dapat meningkatkan kepuasan pelanggan sehingga membuat pelanggan loyal.
3.3.1.4
Concept Of Operations Scenario (CONOPS) Proses bisnis pada PT. Citra Asri Buana •
Penjualan Langsung - Pelanggan
datang
melihat
dan
menanyakan
ketersediaan produk. - Bagian Staff Marketing akan mengecek ketersediaan barang ke bagian gudang. Sales diperusahaan ada 2 yaitu Staff Marketing dan sales field. Staff Marketing bekerja di dalam perusahaan sedangkan sales field bertugas untuk menawarkan produk diluar perusahaan dengan mengikuti pameran-pameran yang dilakukan perusahaan ataupun menawarkan dari rumah ke rumah. - Setelah
mengecek
maka
bagian
gudang
akan
memberikan konfirmasi barang ada atau tidak. - Pihak
Staff
Marketing
akan
mengkonfirmasi
ketersediaan produk ke pelanggan. - Bila pelanggan setuju membeli maka Pelanggan akan melakukan pembayaran pada bagian Staff Accounting. - Staff Acoounting akan memberikan Sales Order kepada pelanggan. - Kemudian pelanggan akan memperlihatkan Sales Order ke Staff Marketing. - Staff Marketing akan meminta KTP pelanggan untuk membantu proses pembuatan STNK.
74 - Staff Marketing
memberikan informasi kepada
pelanggan Tentang Karoseri. - Staff Marketing akan membuat surat Jalan rangkap 2 dan memberikan ke Bag Pengiriman, Bag Gudang untuk pengeluaran barang dan Staff Accounting. - Bag Pengiriman akan mengantarkan barang ke alamat pelanggan dan meminta pelanggan untuk menanda tangani surat jalan sebagai bukti barang sudah diterima dalam kondisi baik. - Kemudian Bag pengiriman akan memberikan surat jalan kebagian Staff accounting. - Berdasarkan itu pihak Staff accounting membuat laporan keuangan dan memberikan ke direktur. •
Penjualan Indent - Pembeli datang keperusahaan dan menanyakan stok barang di perusahaan. - Bagian Staff Marketing akan mengecek ketersediaan barang ke bagian gudang. - Setelah
mengecek
maka
bagian
gudang
akan
memberikan konfirmasi barang ada atau tidak. - Pihak
Staff
Marketing
akan
mengkonfirmasi
ketersediaan produk ke pelanggan. - Bila barang tidak ada dan pelanggan ingin membeli maka dapat dilakukan proses indent, maka proses indent akan diproses oleh pihak Staff Marketing. - Untuk melakukan indent pelanggan akan melakukan DP sebesar 25% ke bagian Staff acounting sebagai tanda jadi. Bila barang sudah ada dan barang tidak jadi dibeli maka DP yang sudah dilakukan diawal akan diangap hangus.
75 - Staff accounting akan memberikan Bukti Pembayaran DP kepada pelanggan. - Pihak Staff Marketing akan membuat surat pemesanan barang ke Staff finance. - Staff finance akan membuat form Konfirmasi Pesanan Unit dan mengirimkannya pada PT.Hino Motor Sales Indonesia. - PT.Hino Motor Sales Indonesia akan mengirimkan form Konfirmasi Pesanan Unit yang sudah di approve kepada staff Finance dan Delivery Order untuk pengambilan barang kepada Staff Marketing PT.Citra Asri Buana. - Staff Marketing Mengkonfirmasikan kepada pelanggan bahwa barang sudah ready dan siap untuk dikirim. Jika Cash pelanggan akan langsung melunasi Pembayaran atau credit akan langsung didanai oleh pihak leasing. - Jika Cash Staff accounting akan membuat Sales Order dan
Bukti
Pelunasan
lalu
memberikan
kepada
pelanggan. - Kemudian pelanggan akan memberikan Sales Order dan KTP untuk STNK ke Staff Marketing. - Staff
Marketing
memberikan
informasi
kepada
pelanggan Tentang Karoseri. - Staff Marketing akan membuat Surat Jalan 2 rangkap yang akan diserahkan ke Bagian Gudang dan Bagian Pengiriman, serta memberikan Delivery Order untuk pengambilan unit ke Bagian Pengiriman. - Bagian Pengiriman akan menyerahkan Delivery Order pada PT.Hino Motor Sales Indonesia.
76 - PT.Hino Motor Sales Indonesia akan menyerahkan copy Delivery Order beserta unit dan Surat Jalan(HMSI) kepada bagian pengiriman. - Bagian Pengiriman akan mengantarkan barang ke alamat pelanggan dan meminta pelanggan untuk menanda tangani Surat Jalan sebagai bukti barang sudah diterima dalam kondisi baik. - Kemudian Bagian Pengiriman akan memberikan surat Jalan dan Surat Jalan(HMSI) ke Staff Accounting dan copy Delivery Order ke Staff Finance. - Berdasarkan Surat jalan itu Staff Accounting membuat laporan keuangan dan memberikan ke direktur Finance. •
Pembelian - Staff Marketing akan menyerahkan surat pemesanan barang kepada staff finance dan staff finance akan mengkonfirmasi ke manager finance. - Setelah itu staff finance mengisi form konfirmasi pesanan unit dan ditanda tangan oleh manager finance. - Form konfirmasi pesanan unit akan dikirimkan oleh staff finance ke PT.Hino Motors Sales Indonesia untuk di approve. - Pihak
PT.Hino
Motors
Sales
Indonesia
akan
mengirimkan form konfirmasi pesanan unit yang telah di approve kepada staff finance. - Form konfirmasi pesanan unit yang telah di approve akan di fotocopy 2 rangkap lalu di serahkan ke bagian gudang untuk di data dan bagian finance untuk membayar DP. - Staff finance akan membuat form pembayaran DP dan menyerahkan form pembayaran DP kepada direktur finance untuk di tanda tangan.
77 - Setelah form pembayaran DP di tanda tangan direktur finance
maka
staff
finance
akan
melakukan
pembayaran DP ke PT.Hino Motors Sales Indonesia. - Setelah pembayaran DP dilakukan maka PT.Hino Motors Sales Indonesia akan membuat delivery order yang akan diserahkan ke saff marketing dan form tagihan pelunasan unit yang akan di serahkan ke staff finance. - Staff finance akan menyerahkan form tagihan pelunasan unit kepada direktur finance untuk di tanda tangan. - Direktur finance akan membuka dan menandatangani giro dan menyerahkan kepada staff finance untuk dilakukan penyetoran giro ke bank dengan nomor akun PT.Hino Motors Sales Indonesia. - Setelah pemabayaran pelunasan unit dengan giro dilakukan maka staff marketing akan memberikan form delivery order kepada bagian pengiriman. - Lalu bagian pengiriman akan menyerahkan form delivery order dan mengambil unit yang dipesan dari PT.Hino Motors Sales Indonesia. - Kemudian bagian pengiriman akan diberikan unit yang dipesan beserta surat jalan dan copy form delivery order. - Bagian pengiriman akan menyerahkan copy delivery order pada staff finance dan surat jalan ke staff accounting untuk diarsip. •
Pembayaran Kredit - Pelanggan Melakukan Pembelian Ke Staff Marketing. - Pelanggan
melakukan
pembayaran
DP
ke
Staff
Accounting. - Pelanggan Memilih Leasing yang Tersedia. - Pihak leasing Melakukan Survey - Setelah di Approve pihak leasing akan membuat Surat perjanjian ke pelanggan.
78 - Pelanggan
Menandatangani
Surat
Perjanjian
dan
Dikembalikan Ke pihak leasing. - Pihak
leasing
melakukan
pembayaran
ke
staff
Order
dan
accounting PT.Citra Asri Buana. - Staff
Accounting
membuat
Sales
menyerahkan ke Pelanggan.
3.3.1.5
Concept of Operation Diagram (CONOD) Berikut merupakan lanjutan dari skenario konsep dari operasi Gambar dibawahini menjelaskan alur dari proses bisnis pada PT. Citra Asri buana.
CONOD Penjualan Langsung
.Gambar 3.4 Conod Penjualan Langsung
79 CONOD Penjualan indent
Gambar 3.5 Conod Penjualan indent CONOD Pembelian
Gambar 3.6 Conod Pembelian
80 CONOD Pembayaran Kredit
Gambar 3.7 Conod Pembayaran Kredit
3.3.2 Business Product and Service 3.3.2.1
Business PT. Citra Asri Buana merupakan perusahaan jasa yang bergerak dibidang Penjualan Truck. Sebagai perusahaan jasa Distributor Truck, PT. Citra Asri Buana menyediakan Jasa Distributor Penjualan Truck resmi Hino. Target pasar perusahaan adalah perusahaan yang bergerak di Bidang industri yang banyak menggunakan Truck untuk mengirim barang. Selain itu juga menjalin kerjasama yang baik terhadap Supplier resmi Hino.
3.3.2.2
Swim Lane Process Diagram Berikut ini penggambaran aktivitas perusahaan yang sedang berjalan.
81
Pelanggan
Staff Marketing
Bagian Gudang
Staff Accounting
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman
Direktur Utama
Menanyakan Produk Menanyakan Stok
Cek Stok
Menerima Konfirmasi Stok
Menerima konfirmasi Stok
Melakukan Pembayaran
Membuat SO
SO
Menerima SO
Menyerahkan SO
Meminta KTP untuk STNK
Menerima KTP
Menerima Info Karoseri
Membuat surat Jalan
Surat Jalan
Menerima Surat Jalan Menerima Surat Jalan Terima Barang dan TTD Surat Jln Menerima Surat Jln TTD
Menyerahkan Surat Jalan
Membuat Laporan Keuangan
Laporan Keuangan
Menerima Laporan
Gambar 3.8 Swimlane Penjualan Langsung
82
Gambar 3.9 Swimlane Penjualan Indent
83
Gambar 3.10 Swimlane Pembelian
84
Gambar 3.11 Swimlane Pembayaran Kredit
85 3.3.2.3
Business Process Diagram Berikut ini menjelaskan tentang tingkatan aktivitas dari proses bisnis perusahaan dan hubungan antar aktivitasnya. 1.
IDEF-0 pada proses bisnis pada PT. Citra Asri Buana.
Gambar 3.12 Business Process Diagram Level A0
86 2.
IDEF-0 pada proses penjualan langsung.
Gambar 3.13 Business Process Diagram Level A1
87 3.
IDEF-0 pada proses penjualan indent.
Gambar 3.14 Business Process Diagram Level A2
88 4.
IDEF-0 pada proses pembelian.
Gambar 3.15 Business Process Diagram Level A3
89 5.
IDEF-0 pada proses pembayaran kredit.
Gambar 3.16 Business Process Diagram Level A4
90 3.3.2.4
Use Case Diagram
Gambar 3.17 Use Case Diagram Penjualan Langsung PT.Citra Asri Buana
Gambar 3.18 Use Case Diagram Penjualan Indent PT.Citra Asri Buana
91
Gambar 3.19 Use Case Diagram Pembelian PT.Citra Asri Buana
Gambar 3.20 Use Case Diagram Pembayaran kredit PT.Citra Asri Buana
92 3.3.3 Data and Information 3.3.3.1
Object State Chart Diagram Berikut ini menjelaskan alur aktivitas dalam perusahaan dari awal hingga akhir aktivitas.
93
Gambar 3.21 Object State Chart Diagram
94 3.3.3.2
Logical Data Model Dari aktivitas yang berjalan dapat 17 class yang ada dalam sistem perusahaan.
Gambar 3.22 Logical Data Model
95 3.3.3.3
Activity / Entity Matrix Berikut ini entitas data yang dipengaruhi oleh aktivitas bisnis dalam sistem perusahaan.
Tabel 3.5 Activity / Entity Matrix PT.Citra Asri Buana
Direktur Utama
Direktur Marketing
General Manager
Manager Finance
Manager Accounting
Manager Marketing
Spv Marketing
Bag.Gudang
Bag.Pengiriman
ketersediaan C
Direktur Finance
Mengecek
Staff Finance
Fungsi Bisnis
Staf Accounting
Staff Marketing
Subjek Data
R
R
R
barang Konfirmasi Stok barang
R
Membuat Sales Order Pengumpulan
data
C
R
R
R
untuk C
R
R
STNK & informasi Karoseri Membuat Surat Jalan
C
R
Mengirim Barang
C
R
Membuat Laporan Keuangan
C
Menerima Pembayaran
R
Membuat Surat Pemesanan C
R
R
R
R
barang Membuat konfirmasi pesanan
C
R
unit Membuat Bukti pelunasan Membuat Form Pembayaran
C
R C
R
R
DP Menyetujui KPU
R
C
Membuat Giro Pembayaran
R
C
Mengambil DO & barang
R
96 Membuat Arsip Pembelian
C
Membuat Arsip Penjualan
3.3.3.4
R
C
R
R
R R
Data Dictionary Berikut ini data entitas dalam setiap Class yang ada didalam sistem, dapat dilihat pada tabel berikut: Table 3.6 Data Dictionary
No Field_Name
Type
F_L
Key Description
Pelanggan 1 ID_Pelanggan
Char
12 PK
Kode Pelanggaan
2 Nama
Varchar
30
Nama Lengkap Pelanggan
3 No_Telp
Char
15
No Telepon Pelanggan
4 Alamat
Varchar
5 No_KTP
Char
15
6 Tgl_Lahir
Char
8
7 Email
Varchar
100
30
Alamat tempat tinggal Pelanggan No KTP Pelanggan Tanggal Lahir Pelanggan Email aktif Pelanggan
Barang 1 ID_Barang
Char
12 PK
Kode Truck
2 Tipe
Varchar
10
Tipe Barang
3 Jenis
Varchar
15
Jenis Truck
4 Warna
Varchar
15
Warna Truck
5 Ukuran
Char
11
Ukuran Truck
6 Jumlah_Barang
Char
3
Jumlah Stok Truck
SO 1 ID_SO
Char
12 PK
Kode Sales Order
2 ID_Pelanggan
Char
12 FK
Kode Pelanggaan
3 Tgl
Char
8
4 Jumlah_Pembayaran
Char
10
Tanggal SO dibuat Jumlah pembayaran SO
Detil SO 1 ID_SO
Char
12 FK
Kode Sales Order
2 ID_Barang
Char
12 FK
Kode Truck
97 Surat Jalan CAB 1 ID_Surat_Jalan_CAB
Char
12 PK
Kode SJ PT.CAB
2 ID_Pelanggan
Char
12 FK
Kode Pelanggaan
3 ID_SO
Char
12 FK
Kode Sales Order
4 Tgl
Char
5 Nama_Pengirim
Varchar
30
6 Alamat_Pengiriman
Varchar
100
8
Tanggal Pembuatan SJ PT.CAB Nama Sopir yang mengirimkan Truck Alamat tujuan Truck akan dikirim
KPU 1 ID_KPU
Char
12 PK
Kode Konfirmasi Pesanan Unit
2 ID_SPB
Char
12 FK
Kode Surat Pesanan Barang
3 Tgl
Char
8
Tanggal dibuatnya Form KPU
4 Jumlah_Barang
Char
3
Jumlah Truck yang ingin dibeli
Detil KPU ID_KPU
Char
12 FK
Kode Konfirmasi Pesanan Unit
ID_Barang
Char
12 FK
Kode Truck
Pembayaran DP HMSI 1 ID_DP_HMSI
Char
12 PK
Kode Pembayaran DP
2 ID_KPU
Char
12 FK
Kode Konfirmasi Pesanan Unit
3 Tgl
Char
8
4 Jumlah_DP
Char
10
Tgl pembuatan form Pembayaran DP Jumlah DP yang dibayar
Tagihan HMSI 1 ID_Tagihan_HMSI
Char
12 PK
Kode Tagihan DP
2 ID_DP_HMSI
Char
12 FK
Kode Pembayaran DP
3 Tgl
Char
8
4 Jumlah_Tagihan
Char
10
Tgl pembuatan Tagihan Jumlah Tagihan
Pembayaran Pelunasan HMSI 1 ID_Pelunasan_HMSI
Char
12 PK
Kode Pembayaran Pelunasan
2 ID_Tagihan_HMSI
Char
12 FK
Kode Tagihan DP
3 Tgl
Char
8
4 Jumlah_Pelunasan
Char
10
Tgl pembuatan form PP Jml Pelunasan
DO 1 ID_DO
Char
12 PK
Kode DO
2 ID_KPU
Char
12 FK
Kode KPU
3 Tgl
Char
8
Tanggal Dibuatnya DO
98 4 Client_Name
Varchar
30
Nama Perusahaan
Surat Jalan HMSI 1 ID_Surat_Jalan_HMSI Char
12 PK
Kode SJ
2 ID_DO
Char
12 FK
Kode DO
3 Tgl
Char
4 Nama_Penerima
Varchar
8 30
Tanggal Pembuatan SJ PT.CAB Nama Sopir PT.CAB
Pembayaran DP CAB 1 ID_DP_CAB
Char
12 PK
Kode Pembayaran DP
2 ID_SO
Char
12 FK
Kode SO
3 Tgl
Char
8
4 Jumlah_DP
Char
10
Tgl Pembuatan form Pembayaran DP Jumlah DP
Pembayaran Pelunasan CAB 1 ID_Pelunasan_CAB
Char
12 PK
Kode Pembayaran Pelunasan
2 ID_DP_CAB
Char
12 FK
Kode Pembayaran DP
3 ID_Leasing
Char
12 FK
Kode Leasing
4 Tgl
Char
8
5 Jumlah_Pelunasan
Char
10
Tanggal form Pembayaran Pelunasan Jml Pelunasan
Leasing 1 ID_Leasing
Char
12 PK
Kode Leasing
2 Nama_Leasing
Varchar
30
Nama dari perusahaan Leasing
3 Alamat
Varchar
100
4 No_Telp
Char
15
No Telepon Perusahaan Leasing
5 Email
Varchar
30
email Perusahaan Leasing
Alamat Perusahaan Leasing
Surat Perjanjian 1 ID_Surat Perjanjian
Char
12 PK
Kode Surat Perjanjian
2 ID_Pelanggan
Char
12 FK
Kode Pelanggaan
3 ID_Leasing
Char
12 FK
Kode Leasing
4 ID_SO
Char
12 FK
Kode SO
5 ID_DP_CAB
Char
12 FK
Kode Pembayaran DP ke PT.CAB
6 Tgl
Char
8
Tanggal Pembuatan Surat Perjanjian
7 Jangka_Waktu_Kredit
Varchar
3
Jangka Waktu Kredit Jumlah
8 Jumlah Angsuran
Char
10
Pelanggan
Angsuran
yang
dipilih
99 3.3.4 System and Application 3.3.4.1
System Communcation Description Bagaimana perusahaan mengkomunikasikan data dalam sistem seluruh perusahaan yang sedang berjalan.
Gambar 3.23 System Communcation Diagram PT. Citra Asri Buana
3.3.5 Network and Infrastructure 3.3.5.1
Network Connectivity Diagram Jaringan Internet berguna untuk keperluan informasi dan komunikasi, agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih mudah dan cepat, sehingga jaringan komputer ini di harapkan dapat menghubungkan satu komputer dengan komputer lainnya. Pada gambar 3.40 ini akan menjelaskan bahwa PT. CAB menggunakan internet dari satu provider kemudian menggunakan router untuk membagi jaringan ke semua komputer yang sudah terhubung dengan semua computer
100
Gambar 3.24 Network Connectivity Diagram
3.3.6 Security 3.3.6.1
Security and Privacy Dalam menjaga keamanan proses bisnis perusahaan dari keamanan perusahaan (fisik) hingga keamanan data (komputer). Proses ini berfungsi untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan datadata dalam perusahaan dari pihak luar yang tidak bertanggung jawab. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data perusahaan, PT. Citra Asri Buana menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
101 Tabel 3.7 Security and Privacy PT. Citra Asri Buana
Dalam menjaga keamanan perusahaan selama jam operasional, PT. Citra Asri Buana memperkerjakan 2 orang Satpam
Keamanan
bersertifikat
untuk
menjaga
keamanan
dan
mengunci pintu-pintu kantor setelah seluruh karyawan
Perusahaan
selesai bekerja.
Setelah selesai bekerja atau keluar dari ruang kantor, diharapkan mengunci ruangan masing-masing.
File-file perusahaan dapat dimusnahkan (dibakar ataupun dihancurkan) apabila sudah berumur 5 tahun.
Keamanan Data
Perusahaan
Karyawan
yang
menggunakan
komputer
diwajibkan untuk mengunci komputer masing-masing dengan Windows Login.
3.3.7 Standards 3.3.7.1
Technology Forecast Berikut ini teknologi yang telah digunakan oleh PT. Citra Asri Buana dalam menunjang proses bisnis perusahaan dari hardware dan software. Tabel 3.8 Technology Forecast PT. Citra Asri Buana Technology Forecast
Forecast Area
Short Term
Jumlah
(12 Bulan)
Mid Term (12-24 Bulan)
Long Term (2-3 Tahun)
Software Operating
8
Windows XP Professional SP3
Office
8
Microsoft Office 2007
Antivirus
8
Avast
System
Hanya Update Hanya Update Hanya
Hanya Update
Hanya Update Hanya Update
102 Update Finance
1
Hanya
Accurate
Hanya Update
Update Hardware
Komputer dengan Processor Pentium Dual Core 2,6GHZ, RAM 2048 Mb, Desktop PC
8
VGA Internal 256 Mb, DVD-RW Samsung, Hardisk WDC SATA III Blue 250Gb, dengan monitor LCD LG-
Mengganti bagian
Mengganti
yang bagian
yang
rusak
rusak
Ingin
Pemilik
bisa
terintegrasi
melihat
data
setiap bagian
secara realtime
Tidak ada
Tidak ada
Flattron
Connection
1
Switch 8 port
D-Link DIR-655 Xtreme N Gigabit
Router
1
Printer
1
HP Laserjet P1102
Tidak ada
Tidak ada
1
Canon MG 2270 Multifunction
Tidak ada
Tidak ada
Router
3.3.8 Workforce Plan Menurut Bernard (2005, p319), Workforce Plan memberikan gambaran tingkat tinggi tentang bagaimana modal manusia dikelola di seluruh perusahaan. Workforceplan mencakup strategi untuk mempekerjakan, retensi dan pengembangna professional di tingkat eksekutif, manajemen, dan staf dari perusahaan.
3.3.8.1
Workforce PT. Citra Asri Buana memilik empat divisi yaitu divisi Marketing , Finance, Accounting dan bagian gudang yang memiliki total 54 karyawan. Dalam mencapai tujuan yang sama untuk memajukan perusahaan. Kinerja karyawan di perusahaan memiliki kerjasama yang baik.
103
Kompetensi Manajemen Tingkat Menengah: Kompetensi yang harus dimiliki oleh manager pada bagian tingkat management saat melakukan perekrutan antara lain: - Finance: -
Pria/Wanita
-
Lulusan S1 Jurusan Ekonomi
-
Memiliki minimal IPK 3.00
-
Menguasai Ms.Office / Ms.Excel
-
Dapat berkomunikasi dengan baik
- Accounting: -
Pria/Wanita
-
Lulusan D3 Jurusan Akuntansi
-
Memiliki IPK minimal 3.00
-
menguasai Software Akuntansi (Accurate 4)
-
Memiliki pengalaman bekerja dibidang yang sama minimal 1 tahun
- Marketing:
•
-
Pria/Wanita
-
Lulusan S1 Jurusan Management
-
Memiliki minimal IPK 3.00
-
Berpenampilan menarik
-
Dapat berkomunikasi dengan baik
Pelatihan dan sosialisasi PT Citra Asri Buana mempunyai program-program pelatihan antara lain: Sosialisasi keselamatan kerja Program pelatihan dan sosialisasi yang diadakan salah satunya yaitu sosialisasi tentang keselamatan kerja. Guna nya adalah untuk menyampaikan kepada para karyawan bagaimana cara bekerja dengan pengamanan yang baik dan sesuai dengan standar keselamatan kerja. Hal tersebut dilakukan agar para
104 karyawan tidak lupa dan tetap patuh tentang apa yang ditetapkan oleh perusahaan tentang keselamatan bekerja. Pelatihan tanggap darurat seperti kebakaran Dalam
program
tanggap
darurat
ini
perusahaan juga
memberikan kepada seluruh karyawan yang ada di PT. Citra Asri Buana, agar para karyawan memiliki pengetahuan tambahan dalam.
