BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
4.1 Proses Strategi SI/TI Berdasarkan analisis yang dilakukan dalam mengidentifikasi lingkungan SI/TI di dalam perusahaan, di dapatkan bahwa aplikasi yang telah ada di dalam perusahaan harus mampu untuk dikembangkan dengan lebih baik agar dapat mendukung proses bisnis perusahaan dengan lebih maksimal serta penambahan aplikasi yang mampu mengoptimalkan kinerja perusahaan. Perkembangan aplikasi diharapkan agar lebih user friendly dan real time sehingga dapat memberikan dampak yang baik dalam penggunaannya untuk meningkatkan kinerja operasional ditiap divisi dalam perusahaan. Berikut adalah aplikasi yang dapat menunjang kinerja perusahaan agar lebih maksimal : •
System Integration Mengintegrasikan seluruh system yang ada di dalam perusahaan.
•
Transaction Process System Sistem ini dibutuhkan dalam bagian pengadaan sehingga kinerja bagian pengadaan bisa ditingkatkan.
•
Web-Site Web-site ini digunakan dalam perusahaan untuk mengenalkan dan memasarkan produk.
151
152 •
Supply Chain Management Sistem ini berguna bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja jangka panjang perusahaan dan pasokan rantai secara keseluruhan.
•
Knowledge Management System Kegunaan KMS bagi perusahaan adalah sebagai sarana pertukaran Knowlegde diantara karyawan.
•
Exsecutive Support System Mendukung para pemegang kepentingan dalam mengambil keputusan yang baik bagi perusahaan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa dapat proses peningkatan strategi SI/TI perusahaan harus memaksimalkan pemanfaatan aplikasi yang telah ada secara lebih maksimal dan penambahan aplikasi yang menunjang kinerja perusahaan, dan untuk usulan Strategi SI/TI penulis mengusulkan beberapa usulan yang mencakup : 1. Update Stategic Goal and Initiative 2. Improved Product and Service 3. Enchaced Data and Information Flow 4. Integrated Data and Information 5. Optimized Networks and Insfratructure 6. Security 7. Standards 8. Workface
153 Perubahan dan peningkatan strategi SI/TI dapat dilihat berdasarkan analisa proses bisnis yang sedang berjalan dan strategi yang diterapkan PT.Bukit Asam sehingga dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan. 4.2 Strategi Bisnis, SI/TI Perusahaan Berdasarkan analisa internal dan eksternal strategi bisnis perusahaan, dapat diketahui perusahaan memiliki potensi yang cukup untuk bersaing.Seiring dengan perkembangan jaman, strategi bisnis perusahaan juga harus disesuaikan agar perusahaan memiliki keunggulan kempetitif dari para pesaingnya. Setelah melalui hasil analisis dan pengumpulan data diperoleh bahwa strategi SWOT PT.Bukit Asam berada pada kuadran 1 (SO) yakni situasi yang menguntungkan dimana perusahaan memiliki peluang dan kekuatan. PT.Bukit Asam dapat mencapai target dalam penjualan barang dan memperluas pangsa pasarnya. 4.2.1 Update Stategic Goal and Initiative Perencanaan Strategis menjadi kebijakan perusahaan yang digunakan untuk mengarahkan dan sebagai strategi kompetitf untuk mendukung proses bisnis perusahaan, oleh karena itu strategi perusahaan harus disesuaikan sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini dan masa depan hal ini dilakukan demi meningkatkan kinerja perusahaan 4.2.1.1
Penyelarasan Strategi perusahan dengan strategi usulan Perusahaan memiliki strategi yang sedang berjalan namum untuk meningkatkan kinerja maka penulis mengusulkan strategi usulan seperti yang terdapat pada table berikut :
154 Tabel 4.1 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Strategi Usulan Strategi Bisnis Perusahaan •
Strategi Bisnis Usulan
Fokus pada pertumbuhan produksi dan
•
penjualan batubara. •
Fokus
pada
Meningkatkan
penjualan
produk
dengan Memperluas pangsa pasar. proyek-proyek
•
Meningkatkan hubungan baik dengan
pengembangan.
pelanggan dengan menerapkan sistem
•
Restrukturisasi korporasi.
kontrak dalam waktu tertentu kepada
•
Meningkatkan
kompetensi
para pelanggan yang memiliki cattan
dan
baik dengan perusahaan.
regenerasi SDM dan menciptakan budaya korporasi yang mengutamakan •
•
Memanfaatkan semaksimal mungkin
kinerja.
dukungan SI/TI dalam proses bisnis
Meningkatkan sistem remunerasi yang
perusahaan.
berdasarkan kinerja (reward based performance). •
Meningkatkan
peringkat
kinerja
penataan pengelolaan lingkungan dari hijau menjadi emas.
4.2.1.2
Penyelarasan Strategi Bisnis, SI/TI Perusahaan Berdasarkan proses analisa dan pengumpulan data di PT.Bukit Asam maka didapatkan analisa strategi SWOT perusahaan berada di kuadran 1 yaitu strategi SO (Strength/Oppurtunity), analisa ini di dapatkan dengan cara membandingkan kelemahan dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dengan kelebihan dan peluang yang ada di dalam perusahaan, untuk meningkatkan kinerja perusahaan maka penulis mengusulkan
penyelarasan
strategi
SO
dengan
perusahaan yang dapat di lihat di tabel berikut :
rancangan
SI/TI
155
Tabel 4.2 Penyelarasan Strategi Bisnis dan SI/TI Strength
• Adanya rasa kepercayaan (loyalitas) pelanggan • Sudah memeliki berbagai macam terhadap perusahaan. sertifikasi ISO • Adanya hubungan yang • Perusahaan pertama di Indonesia baik dengan supplier agar kepentingan Perusahaan yang bergerak di bidang dalam hal pemesanan pertambangan batubara supplai produk selalu diutamakan dan pengiriman yang selalu tepat waktu (ontime)
Strategi Bisnis •
Meningkatkan penjualan dengan
produk Memperluas
pangsa pasar. •
Meningkatkan hubungan baik dengan pelanggan menerapkan
dengan sistem
kontrak dalam waktu
SWOT
• Dukungan penuh dari pemerintah
Strategi SO
tertentu kepada para pelanggan
yang
memiliki cattan baik
Oppurtunity
dengan perusahaan. • Hubungan baik dengan para pelanggan • Hubungan baik dengan para supplier • Banyaknya permintaan Domestik
maupun Export
•
Memanfaatkan semaksimal mungkin dukungan SI/TI dalam proses perusahaan.
bisnis
IS Strategi
IT Strategi
• Integrated Transaction Processing System • Disaster Recovery Plan • Supply Chain Management • Web Site • System Information Security • Network Connectivity • System Maintemance • Database Management System
• Aplikasi Integrasi TPS • Aplikasi SCM • Web Site • Aplikasi Security • Database • LAN,Router,dsb • Recovery Plan • System Maintenance
156
4.2.1.3
CONOPS Diaragm Usulan Pengambaran grafis yang menjelaskan bagaimana fungsi-fungsi perusahaan serta alur proses bisnis dari PT. Bukit Asam yang penulis usulkan digambarkan dalam conops berikut ini :
Gambar 4.1 CONOPS Diagram Usulan pada PT. Bukit Asam
157 4.2.1.4
CONOPS Scenario Usulan Berdasarkan analisa terhadap proses bisnis PT. Bukit Asam yang telah dijabarkan pada bab 3, dapat disimpulkan perusahaan mempunyai potensi cukup baik untuk menghadapi tantangan masa mendatang. Namun, proses bisnis perusahaan pun harus disesuaikan dengan perkembangan zaman sehingga tetap mampu bersaing secara kompetitif. Agar mampu menghadapi tantangan tersebut, berikut adalah alur proses bisnis rancangan untuk PT. Bukit Asam yang penulis usulkan, yaitu : 1. User (peminta barang) menginput Form Permintaan Barang pada sistem yang ditujukan kepada Sekertaris Senior Manager. 2. Sekertaris Senior Manager menerima Form permintaan dari user untuk melakukan persetujuan permintaan. 3. Setelah memberikan persetujuan, Sekertaris Senior Manager menginput Form Pemesanan Barang pada sistem. 4. Sistem memberikan notifikasi ke Bagian Pengadaan Barang. 5. Bagian Pengadaan Barang mengirimkan email kepada Supplier Rekanan yang di tunjuk oleh perusahaan. Bagian Pengadaan Barang juga mengkonfirmasi kepada Supplier via telepon atau fax, untuk mengecek email telah diterima atau belum. 6. Supplier menerima Email, berikut Username dan Password, lalu melakukan login ke sistem via internet dan mengisi Form Penawaran Barang yang berisikan spesifikasi barang yang ditawarkan sesuai permintaan.
158 7. Sistem melakukan verifikasi secara otomatis dengan menghitung data2 yang diberikan oleh supplier, sistem juga yang menentukan pemenang tender secara otomatis dan langsung mengumumkan pemenang tender. Kemudian sistem menginput Form Pemenang Tender yang berisi data dari pemenang tender yang ditujukan ke Supplier pemenang tender. 8. Bagian Pengadaan menginput Purchase Order pada sistem yang ditujukan kepada Supplier pemenang tender. 9. Supplier mecetak print out Pruchase Order sebagai bukti pemesanan. 10. Supplier mengirim barang ke bagian yang sesuai dengan permintaan barang tersebut (Bagian Khusus). 11. Bagian Khusus menginput Invoice ke sistem yang ditujukan ke bagian keuangan. 12. Bagian Keuangan mencetak print-out Invoice untuk dokumentasi perusahaan. 13. Bagian Keuangan menginput Form Persetujuan Pembayaran melalui sistem dan ditujukan untuk Manager Kantor. 14. Manager Kantor menerima Form Persetujuan Pembayaran dan memberi persetujuan melalui sistem. 15. Bagian Keuangan mencetak print out Form Persetujuan Pembayaran yang telah disetujui oleh Manager Kantor. 16. Bagian Keuangan melakukan pembayaran kepada Supplier. 17. Setelah barang siap pakai, Bagian Khusus memberikan barang kepada User.
159 18. G166Manager Kantor dapat mengakses data Laporan dari sistem secara langsung.
4.2.1.5
Pengukuran Kinerja Pengadaan Barang Pengukuran kinerja merupakan suatu hal penting bagi sebuah unit bisnis. Ini
dikarenakan
pengukuran
kinerja
dapat
digunakan
untuk
menilai keberhasilan suatu Perusahaan. Selama ini pengukuran kinerja yang sering digunakan hanya mengukur kinerja keuangan, tidak dapat mengambarkan kinerja proses bisnis secara keseluruan. Pengukuran kinerja keuangan hanya menilai kinerja untuk jangka pendek dan tidak memperhitungkan harta-harta tak nampak yang dimiliki PT.Bukit Asam. Dengan adanya kekurangan tersebut, maka diciptakan suatu metode pengukuran kinerja yang mempertimbangkan aspek keuangan dan non-keuangan. Pengukuran Kinerja dalam proses bisnis pengadaan barang dapat dirumuskan di dalam tabel sebagai berikut:
Tabel 4.3 Pengukuran Kinerja Pengadaan Barang PT. Bukit Asam Perspektif
Keuangan
Tujuan Strategi
Meningkatkan efisiensi pembelian
Ukuran Srategi(KPI)
Efisiensi pembelian
Bobot
Target
25%
80%
Actual
Score
Inisiatif/ program/kebijakan
• Mengurangi pemborosan hal – hal yang tidak perlu • Memaksimalkan proses bisnis • Melakukan Pembelian yang sesuai dengan kebutuhan
160 Pemasok
Meningkatkan kepercayaan supplier
Jumlah supplier rekanan
20%
• Meningkatkan kerja samadengan pemasok
80%
• Menjaga loyalitas
Bisnis Internal
Meningkatkan hubungan baik dengan supplier Mengintregasi Kecepatan proses bisnis waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi Meminimalisir kesalahan
Inovasi dan Memaksimalka pertumbuh n penggunaan SI/TI an Meningkatkan Kinerja SI/TI
15%
100%
• Menggunakan SI/TI dengan maksimal
Proses bisnis berjalan dengan lancar
10%
90%
• Mempercepat proses transaksi
Kuantitas teknologi
15%
100%
• Menambah penggunaan SI/TI pada perusahaan
15%
100%
Kualitas Teknologi
• Merubah Kinerja SI/TI menjadi lebih baik
100%
Total
Penjelasan Pengukuran Kinerja pada PT. Bukit Asam : •
Perspektif Financial Financial merupakan bagian penting bagi perusahaan dimana perusahaan dapat melihat apakah perusahaan tersebut makin maju atau tidak. PT.Bukit Asam memiliki financial objective yaitu, meningkatkan efisiensi pembelian barang, sehingga barang yang dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
•
Perspektif Pemasok Meningkatkan hubungan baik dengan pemasok dan meningkatkan rasa kepercayaan
pemasok
terhadap
perusahaan
dapat
dilakukan
dengan
meningkatkan loyalitas dan meningkatkan kerjasama dengan pemasok, sehingga dapat menambah kepercayaan pemasok terhadap perusahaan.
161 •
Perspektif Proses Bisnis Internal Proses bisnis internal menjadi kunci bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan proses bisnis yang ada dalam perusahaan. Proses bisnis internal perusahaan dapat ditingkatkan dengan cara mengintegrasikan seluruh sistem di tiap divisi yang terlibat didalam proses bisnis pengadaan barang, sehingga kesalahan dapat diminimalisir.
•
Perspektif Learning and Growth Proses pembelajaran dan pertumbuhan di dalam perusahaan juga sanggat penting untuk di perhatikan. Perusahaan harus dapat mengikuti teknologi yang sedang berkembang. Salah satu cara nya dengan memaksimalkan dukungan SI/TI di dalam perusahaan dan meningkatkan kinerja SI/TI menjadi lebih baik.
4.2.2 Improved Product and Service 4.2.2.1
Bussines Plan Usulan
4.2.2.1.1
Business Overview Industri Pertambangan Batubara merupakan sektor penting didalam pembangunan nasional baik dalam hal pemenuhan kebutuhan energi dan bahan baku industri didalam negeri maupun luar, sehingga pengelolaannya perlu dilakukan seoptimal mungkin. Dalam upaya menciptakan kegiatan usaha Batubara yang mandiri, handal, transparan, berdaya saing, efisien serta berwawasan pelestarian fungsi lingkungan, Perusahaan perlu mempersiapkan pedoman tetap (Blueprint) untuk jangka lima tahun kedepan yang didalamnya mencakup perencanaan strategi-strategi, efektifitas dan efisiensi proses bisnis, serta dukungan SI/TI guna mencapai
162 visi dan misi Perusahaan. Kebutuhan saat ini akan informasi dan teknologi yang sudah terkomputerisasi menjadi kebutuhan utama bagi suatu Perusahaan.. PT. Bukit Asam adalah Perusahaan yang bergerak dibidang Pertmbangan Batubara. PTBA didirikan pada tahun 1981, Selanjutnya mulai 1923 beroperasi dengan metode penambangan bawah tanah (underground mining) hingga 1940, sedangkan produksi untuk kepentingan komersial dimulai pada 1938. Pada 1950, Pemerintah RI kemudian mengesahkan pembentukan Perusahaan Negara Tambang Arang Bukit Asam (PN TABA).Pada 1981, PN TABA kemudian berubah status menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Tambang Batubara Bukit Asam (Persero) Tbk, yang selanjutnya disebut Perseroan. Dalam rangka meningkatkan pengembangan industri batubara di Indonesia, pada 1990 Pemerintah menetapkan penggabungan Perum Tambang Batubara dengan Perseroan. Sesuai dengan program pengembangan ketahanan energi nasional,
pada
1993
Pemerintah
menugaskan
Perseroan
untuk
mengembangkan usaha briket batubara. PT. Bukit Asam terletak di Jl. Parigi no.1 Tajung Enim Sumatera Selatan, INDONESIA.
4.2.2.1.2
Executive Profile Untuk menunjang keberhasilan penerapan SI/TI yang diusulkan maka diperlukan beberapa perubahan peran dan tanggung jawab eksekutif di beberapa bagian, yaitu :
163 •
Sekertaris Perusahaan bertanggung jawab dalam hal menolak dan menyetujui permintaan pembelian barang.
•
Bagian Pengadaan (Logistic) bertanggung jawab atas segala urusan operasional pengadaan barang.
•
Bagian
Keuangan
bertanggung
jawab
atas
kondisi
keuangan
perusahaan. •
Bagian Khusus bertanggung jawab atas penerimaan dan instalasi barang pesanan.
•
Manager Kantor bertanggung jawab atas pengawasan kegiatan operasional pengadaan
barang serta menolak dan
menyetujui
pembayaran barang. •
Bagian IT bertanggung jawab atas peralatan dan perlengkapan IT yang diperlukan oleh perusahaan serta merancang SI/TI perusahaan.
4.2.2.1.3
Relationship of Business Activities to Strategic Goals Aktifitas bisnis dengan tujuan strategi pada PT. Bukit Asam memilki hubungan yang sangat erat, karena aktifitas-aktifitas bisnis dilakukan untuk dapat mencapai tujuan dari misiperusahaan yaitu focus kepada core competency dan pertumbuhan yang berkesinambungan, memberikan tingkat pengemblian yang optimal kepada pemegang saham, meningkatkan budaya korporasi yang mengutamakan kinerja, memberikan kontribusi pengembangan ekonomi nasional, memberikan kontribusi yang maksimal dalam meningkat kesejahteraan masyarakat dan pelestarian lingkungan.
164 Sebagai Perusahaan yang bertujuan untuk memajukan perkembangan bisnisnya, penyelarasan antara strategic goal dan business Activities pada PT. Bukit Asam dapat dilihat pada table berikut : Tabel4.4 Relationship of Business Activities to Strategic Goals Strategic Goals Loyalitas pelanggan
Business Activities Memberikan pelayanan terbaik dan mengutamakan kepuasan pelanggan. Meningkatkan hubungan baik Menerapkan sistem kontrak dalam waktu tertentu dengan pelanggan kepada para pelanggan yang memiliki catatan baik dengan perusahaan. Memaksimalkan proses bisnis Memanfaatkan semaksimal mungkin dukungan SI/TI dalam proses bisnis perusahaan. Meningkatkan hubungan baik Menjalin hubungan yang baik dengan supplier dengan supplier agar kepentingan Perusahaan dalam hal pemesanan supplai produk selalu diutamakan dan pengiriman yang selalu tepat waktu (ontime).
4.2.2.1.4
Organization Structure Struktur organisasi pada sebuah perusahaan yang terbagi menjadi berbagai fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing, akan membuat proses bisnis berjalan baik serta pembagian tugas dan tanggung jawab dapat terlihat dengan jelas Proses bisnis pada perusahaan dapat dijalankan secara maksimal dan sesuai dengan strategic goal perusahaan, penulis tidak melakukan perubahan dan penambahan pada struktur organisasi perusahaan. Hanya merubah beberapa pembagian tugas dan tanggung jawab. Berikut usulan struktur organisasi pada PT. Bukit Asam:
165
Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT. Bukit Asam Berikut area funsi bisnis yang menjelaskan segala aktifitas bisnis di dalam setiap area funsional perusahaan :
166 Tabel 4.5 Area funsi bisnis usulan PT.Bukit Asam Area Fungsional Direktur
Fungsi Bisnis - Mengevaluasi kinerja perusahaan - Mengambil keputusan bisnis dalam setiap prosesnya - Merumuskan rencana, tujuan dan strategi perusahaan
Sekertaris Perusahaan
- Menolak dan menyetujui permintaan pembelian barang
Bagian Pengadaan
- Mengurus segala urusan operasional pengadaan barang
(Logistic) Bagian Keuangan
- Mengelola keuangan perusahaan - Melakukan perencanaan keuangan perusahaan
Bagian Khusus
- Mengurus penerimaan dan instalasi barang
Manager Kantor
- Mengawasi semua kegiatan operasional pengadaan barang - Menolak dan menyetujui persetujuan pembayaran barang
Bagian IT
- Merencanakan SI/TI perusahaaan - Menerapkan SI/TI - Meningkatkan kualitas SI/TI perusahaan
4.2.2.1.5
Financial Strategy Untuk mendapatkan dan meningkatkan profit Perusahaan, ada beberapa strategi yang penulis usulkan kepada PT.Bukit Asam disamping beberapa strategi financial yang telah berjalan, usulan strategi financial dan stategi financial yang telah berjalan, yaitu : •
Memaksimalkan proses bisnis sehingga pengeluaran – pengeluaran yang tidak perlu bisa diminimalisir.
•
Melakukan perawatan (maintenance) sistem secara rutin sehingga resiko kerusakan dapat diminimalisir
•
Meminimalisasikan biaya-biaya produksi.
167 Contohnya : pemakaian listrik, pemakaian transport sesuai dengan yang di butuhkan. •
Pembatasan pembeliaan asset yang tidak perlu. Contohnya : pengadaan barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.
• 4.2.2.2
Memaksimalkan pendapatan.
Swim Lane Process Diagram Activity Diagram menunjukkan para pemilik (yang melakukan investasi) yang terlibat didalam proses Line of Businesss, dan waktu interaksi. Diagram ini mengunakkan format ‘SwimLanes’ untuk mengatur para pemilik dengan mengunakkan baris, dan kerangka waktu dengan kolom, kemudian meliputi aktivitas dengan simbol flowchart. Berikut adalah SwimLaneProcess Diagram usulan dari PT.Bukit Asam:
168
Gambar 4.3 Swim Lane Diagram Usulan
169 Dari gambar dapat diberikan penjelasan sebagai berikut : 1. User menginput Form Permintan Barang pada sistem. 2. Sekertaris Manager mendapat output From Permintaan barang yang akan disetujui. 3. Bagian pengadaan mendapat notifikasi permintaan dari sekertaris manager. 4. Setelah mendapat permintaan barang, bagian pengadaan memberitahu supplier via email. 5. Setelah mendapat email supplier menginput spesifikasi barang sesuai permintaan perusahaan pada sistem. 6. Bagian Pengadaan melakukan ferivikasi terhadap barang-barang yang ditawarkan oleh supplier. 7. Setelah pemenang tender ditentukan, bagian pengadaan menginput purchase order pada sistem. 8. Supplier pemenang tender mencetak PO sebagai bukti pemesanan barang. 9. Supplier mengirimkan barang yang dipesan kepada bagian khusus. 10. Bagian khusus menerima barang yang telah dikirim oleh supplier. 11. Kemudian Bagian khusu menginput invoice pada sistem yang ditujukan pada bagian keuangan. 12. Bagian keuangan mencertak invoice utuk bukti barang telah diterima oleh bagian khusus. 13. Setelah mendapat invoice, bagian keuangan menginput form persetujuan pembayaran yang ditujukan pada manager kantor untuk melakukan pembayaran.
170 14. Manager kantor menyetujui form persetujuan pembayaran untuk melakukan pembayaran barang kepada supplier. 15. Bagian keuangan melakukan printout form persetujuan pembayarn yang telah disetujui manager kantor untuk bukti pembayaran. 16. Bagian keuangan melakukan pembayaran kepada supplier. 4.2.2.3
Business Process / Product Matrix Business
Process/Product
Matrix
usulan
menjelaskan
bagaimana
perubahan hubungan antara bagian didalam proses bisnis yang diusulkan dengan produk yang dijalankan perusahaan, seperti dijelaskan pada tabel berikut ini :
Bagian Sales & Marketing
Bagian Admin
Bagian Finance
Bagian HRD
Bagian Logistik
Bagian Pengiriman
Bagian IT
Tabel 4.6 Business Process / Product Matrix Usulan
S
S&L
F
R
W
D
R
Remarks
Business Product Batu Bara
R = Research & developmentW = Warehouse M = Manufacture D = Distribute
4.2.2.4
S = Service F = Financials
L = Legal
Business Process / Service Model Business Process/Service Model menjelaskan perubahan dari proses bisnis yang diusulkan yang terdiri dari lima bagian, yaitu pemesanan barang, permintaan barang, spesifikasi barang, purchase order, penerimaan barang dan pembayaran barang. Berikut adalah Business Process/Service Model yang diusulkan :
171
Gambar 4.4 Business Process Diagaram usulan
172 4.2.2.5
Use Case Narrative / Diagram Usulan Use Case Narative and Diagram untuk PT. Bukit Asam dibuat karena terdapatnya proses bisnis baru yang berbeda dari proses bisnis yang berjalan. Sehingga format UML untuk mengidetifikasi bisnis, kebutuhan, aktor, dan peraturan bisnis itu sendiri untuk mereka berinterkasi dengan sistem, service dan aplikasi-aplikasi yang di indetifikasikan sebagai solusi teknologi dalam kebutuhan pengembangan berubah,
4.2.2.5.1
Use Case Diagram Usulan
173 Sistem Informasi PT. Bukit Asam mengisi form permintaan barang
menyetujui form permintaan barang
User
mengisi form pemesanan barang
Sekertaris Manager
mengisi form penawaran barang
membuat form pemenang tender
Bagian Pengadaan Barang
membuat P.O
mencetak P.O
Supplier mengisi Invoice
mencetak Invoice Bagian Khusus
mengisi form persetujuan pembayaran
menyetujui form persetujuan pembayaran
Manager Kantor
Laporan-laporan
Gambar 4.5 Use Case Diagram Usulan
Bagian Keuangan
174 4.2.2.5.2
Use Case Narrative
4.2.2.5.2.1
Actor • User o Purpose : Mengisi Form Permintaan Barang o Characterization : User (peminta barang) mengisi Form Permintaan Barang yang berisi detil permintaa barang. • Sekertaris Manager o Purpose : Menyetujui Form Permintaan Barang dan mengisi Form Pemesanan Barang. o Characterization : Bagian Sekertaris Manager menyutujui Form Permintaan
barang pada sistem, kemudian mengisi Form
Pemesanan Barang pada sistem yang berisi detil barang yang akan dipesan. • Supplier o Purpose : Mengisi Form Penawaran Barang dan Mencetak Purchase Order o Characterization : Supplier mengisi Form Penawaran Barang pada system via internet, dengan mengunakan Username dan Password yang sebelumnya telah di berikan oleh Bagian Pengadaan Barang. Kemudian Supplier pemenang tender dapat mencetak Purchase Order yang tertera pada sistem.
175 • Bagian Pengadaan Barang o Purpose : Membuat Form Pemenang Tender dan membuat Purchase Order o Characterization : Bagian Pengadaan Barang Menerima Form Pemenang Tender yang diinput otomatis oleh sistem yang berisi data supplier pemenang tender, kemudian Bagian Pengadaan Barang membuat Purchase pada sistem yang ditujukan untuk Supplier • Bagian Khusus o Purpose : Mengisi Invoice o Characterization : Bagian Khusus menginput Invoice yang berisi rincian tagihan pembayaran yang ditujukan kepada bagian Keuangan • Bagian Keuangan o Purpose : Mencetak Invoice dan Mengisi Form Persetujan Pembayaran o Characterization : Bagian Keuangan Mencetak invoice untuk dokumentasi perusahaan dan Mengisi Form Persetujuan Pembayaran pada sistem yang ditujukan kepada manager kantor untuk meminta persetujuan pembayaran • Manager Kantor o Purpose : Menyetujui Form Persetujuan Pembayaran dan mengecek Laporan
176 o Characterization : Manager Kantor menyetujui Form Persetujuan Pembayaran pada sistem. Manager kantor dapat mengakses data Laporan dari sistem secara langsung.
4.2.2.5.2.2
Use Case
1. Mengisi Form Permintaan Barang •
Use Case : User mengisi Form Permintaan Barang yang berisi detil permintaan barang
•
Object :Form Permintaan Barang, Sekertaris Manager
•
Fuction : Get_Id_Form_Permintaan_Barang Get_Id_User Get_Nama_User Get_Jenis_Barang Get_Jumlah_Barang Add new Form Permintaan Barang
2. Mengisi Form Pemesanan Barang •
Use Case :Sekertaris Manager mengisi Form Pemesenan Barang pada sistem yang berisi detil pemesan barang
•
Object :Form Pemesanan Barang
•
Fuction : Get_Id_Form_Pemesanan_Barang Get_Jenis_Barang Get_Jumlah_Barang Get_Tanggal
177 Add new Form Pemesanan Barang 3. Mengisi Form Penawaran Barang •
Use Case :Supplier mengisi Form Penawaran Barang pada system
•
Object :Form Penawaran Barang, Supplier
•
Fuction : Get_Id_Form_Penawaran_Barang Get_Id_Supplier Get_Id_Barang Get_Detail_Barang Get_Jenis_Barang Get_Jumlah_Barang Get_Harga_Barang
Add new Form Penawaran Barang 4. Membuat Form Pemenang Tender •
Use Case : Sistem Menginput Form Pemenang Tender secara Otomatis
•
Object :Form Pemenang Tender, Supplier
•
Fuction : Get_Id_Form_Pemenang_Tender Get_Id_Form_Penawaran_Barang Get_Id_Supplier Get_Tanggal
Add new Form Pemenang Tender 5. Membuat Puchase Order •
Use Case :Bagian Pengadaan Barang membuat Purchase Order yang ditujukan kepada supplier sebagai bukti pemesanan.
178 •
Object :Purchase Order, Supplier
•
Fuction : Get_Id_PO Get_Id_Form_Pemenang_Tender Get_Id_Supplier Get_Tanggal
Add new Purchase Order 6. Mengisi Invoice •
Use Case :Bagian Khusus membuat invoice yang berisi rician tagihan yang ditujukan kepada Bagian Keuangan.
•
Object :Invoice, Bagian Keuangan
•
Fuction : Get_Id_Invoice Get_Id_Barang Get_Tanggal Get_Jumlah_Harga
Add new Invoice 7. Mengisi Form Persetujuan Pembayaran •
Use Case :Bagian Keuangan membuat Form Persetujuan Pembayaran yang ditujukan kepada Manager Kantor untuk meminta persetujuan pembayaran.
•
Object :Form Persetujuan Pembayaran, Manager Kantor
•
Fuction : Get_Id_Form_Persetujuan_Pembayaran Get_Id_barang Get_Tanggal
179 Get_Total_Harga Add new Form Persetujuan Pembayaran
4.2.3 Integrated Data and Information 4.2.3.1
Object State Transition Diagram Usulan Object State Transition Diagram menggunakan notasi dari UML untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup dari objek data secara spesifik. Berikut adalah Object State Transition Diagram usulan dari PT.Bukit Asam:
180
Gambar 4.6 Object State Transition Diagram Usulan
4.2.3.2
Logical Data Model Usulan Pada gambar di bawah ini terdapat Entity Relationship Diagram usulan yang menjelaskan perubahan hubungan data dengan objek yang terjadi dalam proses bisnis yang diusulkan pada PT. Bukit Asam:
181
Gambar 4.7 Logical Data Model Usulan
182 4.2.3.3
Activity Entity Matrix Usulan
4.2.3.3.1
Business Function Usulan Untuk memperjelas susunan serta pembagian kerja pada PT.Bukit Asam, berikut ditampilkan tabel Fungsi Bisnis usulan dari Perusahaan PT.Bukit Asam: Tabel 4.7 Business Function Usulan
Fungsi Area
Fungsi Bisnis
Sekertaris Perusahaan
- Persetujuan permintaan Barang
Bagian Pengadaan Barang
- Menghubungi Supplier
- Verifikasi Barang
- Pemenang Tender
Proses Bisnis - Mempelajari dan memberi persetujuan permintaan pembelian barang - Menginput Permintaan pembelian barang setelah permintaan disetujui - Mengirimkan email kepada supplier yang ditunjuk oleh perusahaan yang berisikan pemberitahuan penunjukan supplier beserta username dan password untuk dapat me-login kedalam sistem via internet - mengkonfirmasi kepada supplier via telepon untuk memastikan email telah diterima - melakukan verifikasi terhadap barang-barang yang telah ditawarkan oleh supplier
Subject Data - User - Barang - Form Permintaan Pembelian
- Supplier - Barang - Form pemenang Tender
- Supplier - Barang - Form Penawaran Barang - menentukan supplier - Supplier dengan penawaran yang - Barang paling sesuai untuk - PO menjadi pemenang tender.
Dukungan SI/TI - eProc - EIS - TPS
- Ms.Word - SCM - eProc
- eProc
- eProc
183
Bagian Keuangan
- meminta persetujuan pembayaran
- Pembayaran
Bagian Khusus
Manager Kantor
- Mengumumkan hasil pemenang tender melalui sistem - Mengirim Purchase Order kepada supplier pemenang tender - Bagian Keuangan juga - Manager bertugas dalam meminta Kantor persetujuan pembayaran - Barang pembelian barang dari - Form manager kantor Persetujuan Pembayaran
- Melakukan pembayaran atas pembelian barang kepada supplier - Mengirim - Bagian khusus bertugas Invoice mengirimkan invoice ke bagian keuangan setelah barang telah diterima - Instalasi Barang - Bagian khusus bertanggung jawab untuk menginstalasi dan menguji barang yang telah dibeli. - Setelah barang siap dipakai, barang diserahkan kepada user yang membutuhkan - Memberi izin - Manager Kantor pembayaran bertanggung jawab dalam memberikan izin kepada Bagian Keuangan untuk melakukan pembayaran pembelian barang
- Ms.word - Ms.Exel - TPS - eProc
- Supplier - Barang
- Ms.word
- Barang - Invoice - Bagian Keuangan - Barang - User
- Ms.word
- Form Persetujuan Pembayaran - Barang - Bagian Keuangan
- eProc -
- Ms.word - EIS - KMS - TPS
184 4.2.3.3.2
Cluctering Matrix Tabel 4.8 Clustering Matrix Usulan
Membuat Form Permintaan Barang Memberi persetujuan permintaan barang Membuat Form Pemesan Barang
U Sekertaris Manager
C C
C
Mengirim Email
R
Melakukan Verifikasi
R
Menentukan pemenang tender
Bagian Pengadaan Barang
Membuat Form Pemenang Tender Mengumumkan pemenang tender Mengecek hasil pemenang tender Membuat Purchase Order Menerima Barang
R C
R R R C
R U
Membuat Invoice
Bagian Khusus
Memberikan Barang
U
C U C
Bagian Keuangan
U
Laporan-laporan
Form Persetujuan Pembayaran
Invoice
User
Membuat Form Penawaran Barang
Membuat Form Persetujuan Pembelian Barang Memberi persetujan Pembelian Barang
Supplier
Barang
Purchase Order
Form Pemenang Tender
C
Form Penawaran Barang
C
Form Pemesan Barang
Form Permintaan Barang
Activity
User
Entity
185 Membayar Barang
U
Mengecek Laporan (Pembelian dan Keuangan)
R Report
C
4.2.4 Integrated System and Application 4.2.4.1
System Comunication Description Usulan System Comunication Description penjelasan dari bagaimana data dihubungkan yang dikomunikasikan antara sistem seluruh perusahaan dan termasuk spesifik tentang hubungan, jalan, jaringan dan media. Berikut System Comunication Description sistem usulan pada PT.Bukit Asam:
186
Gambar 4.8 System Comunication Description usulan
187 4.2.4.2
System Data Flow Diagram Usulan
Gambar 4.9 System Data Flow Diagram Usulan
188 4.2.5 Optimized Networks and Insfratructure 4.2.5.1
Web Application Diagram Usulan Rekomendasi
web
ini
merupakan
pengembangan
dari
web
(http://ptba.co.id) pada PT. Bukit Asam yang sudah dibuat sebelumnya. Pada usulan web application diagram ini penulis berusaha meningkatkan kinerja dari fungsi web itu sendiri dengan penambahan beberapa fitur/fungsi, dimana nantinya dapat membawa keuntungan tersendiri bagi perusahaan. Berikut adalah web application diagram usulan pada PT. Bukit Asam:
Gambar 4.10 Usulan Web Application Diagram
189 4.2.5.2
Network Connectivity Diagram Usulan Jaringan internet di PT.Bukit Asam berguna untuk menghubungkan karyawan perusahaan dalam berkomunikasi dan mengakses informasi, diharapkan dapat mendukung kinerjanya menjadi lebih efektif, mudah, dan cepat. Berikut dibawah ini adalah Network Connectivity Diagram usulan pada PT. Bukit Asam:
Gambar 4.11 Network Connectivity Diagram Usulan
190 4.2.6 Security Setelah menganalisa security pada perusahaan terdapat beberapa kelemahan yang menyebabkan perusahaan rentan dalam mengalami kerugian akibat lemahnya keamanan. Untuk itu dibawah ini akan dijabarkan usulan untuk security pada PT. Bukit Asam. 4.2.6.1
Security & Privacy Plan Usulan -
Operational Security Kami mengusulkan usulan operational security yaitu, penambahan keamanan pada sistem aplikasi eProcurement yang juga dapat diakses dari pihak luar, agar aplikasi aman dari tindakan penyalahgunaan. Sehingga perusahaan tidak mengalami kerugian.
-
Personal Security PT.Bukit Asam hanya memiliki personal security bagi Direktur dan petinggi perusahaan. Kami mengusulkan personal security bagi perusahaan yaitu pemberian hak akses berupa username dan password kepada para karyawan, sehingga para karyawan mendapatkan akses privasi bagi setiap lingkup pekerjaanya.
-
Data Security Dalam Perusahaan, penggunaan data security dilakukan dengan : •
Penggunanaan antivirus untuk mengamankan perangkat lunak perusahaan, antivirus yang kami usulkan Smadav 9.0 Pro dan Kaspersky 2013 dan penggunaan firewall dalam mengakses internet
191 •
Pemanfaatan penyimpanan data dengan baik dengan menbangun database perusahaan, storage dan server, sehingga setiap data – data perusahaan dapat langsung di backup dan tersimpan dengan aman serta mudah di akses bagi para karyawan.
-
Physical Security Physical security yang kami usulkan untuk perusahaan diantaranya, penggunanaan satpam untuk menjaga asset perusahaan, mengasuransikan aset perusahaan, serta penambahan ruang untuk server dengan di lengkapi pendingin ruangan yang sesuai dengan standard spesifikasi server. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat di dalam table berikut : Tabel 4.9 Security Plan Usulan
Security Plan
Antivirus
Technical Intension System
Keterangan komponen
Detection Firewall
Access Control
Identification, Authentication, Authorization
Policy
PIC
Antivirus Smadav 9.0 Pro Antivirus Kaspersky 2012 Penggunaan firewall dalam mengakses internet
IT
-
Phsycal Control
Pengamanan asset fisik perusahaan
-
Formal Control
Pemahaman budaya perusahaan
Industry Standard
Standar Mutu
-
Manajemen -
Adanya login untuk IT mengakses sistem pada setiap divisi Validasi sistem otorisasi per divisi Adanya tugas pengamanan IT yang menjaga kantor Adanya kamera pengaman untuk memantau aktivitas perusahaan dan mencegah adanya pencurian Absensi yang tepat waktu Direktur Memakai pakaian formal Bersikap sopan dan tidak membuat masalah ISO ...
192 Professional Sertification
Sertifikasi keahlian
-
Government Registration
4.2.6.2
Kebijakan pemerintah
-
Gelar keahlian di pertambangan Gelar keahlian di bidang keuangan Gelar keahlian dibidang IT Gelar keahlian dibidang manajemen Surat Keputusan Direktur Pertambangan Batubara
SDM
Disaster of Recovery Procedures Usulan Mengingat wilayah Indonesia yang rawan atas bencana alam yang tidak dapat diprediksi dan tingkat kriminalitas yang semakin mencemaskan, maka kami mengusulkan rencana penanggulan bencana agar data dan informasi penting pada perusahaan tidak hilang begitu saja. Seperti pada tabel disaster of recovery procedure usulan merupakan beberapa rencana yang dapat kami usulkan : Tabel 4.10 Disaster of Recovery Procedure Usulan Disaster Virus Komputer
Kerusakan Hardware
Internet Down Kelebihan Daya Listrik Padamnya Daya Listrik Gempa Bumi
Recovery Melakukan scanning terhadap komputer yang bermasalah Pengecekan dan perawatan hardware yang dilakukan setiap bulannya Penggantian Hardware jika tidak bisa digunakan lagi Menghubungi provider yang di gunakan Menghubungi pihak manajemen gedung Menghubungi pihak manajemen gedung Back up data Menggunakan tangga
Time 2 – 15 menit
10 – 30 menit
20 – 60 menit
1 – 30 menit 1 – 15 menit 1 – 15 menit 5 – 30 menit 5 – 10 menit
193 darurat Menyiapkan fire extinguisher dan menggunakan alarm untuk mencegah terjadinya kebakaran Melaporkan kepada pihak keamanan gedung dan polisi Gedung : Penggunaan CCTv dan acces card Data : Pengunaan user name dan password
Kebakaran
Pencurian
1 – 3 menit
5 – 60 menit -
4.2.7 Standards 4.2.7.1
Technology Forecast Usulan Melihat penggunaan Teknologi Informasi di PT. Bukit Asam saat ini terbilang sederhana, maka penulis beranggapan perlu adanya tambahan TI untuk menambah peforma komputer setiap karyawan dalam perusahaan sehingga kinerja karyawan di setiap divisi dapat ditingkatkan, berikut tabel technology forecast yang penulis usulkan : Tabel 4.11 Technology Forecast Usulan
Forecast area
Operating Systems
Technology Forecast Short Term Mid Term (8 Months) (8-16 Months) Microsoft Windows Disesuaikan dengan 7 hingga akhir perkembangan tahun 2015 system ke depannya
Microsost Office 2010 dan mulai Office Automaticion implementasi Suite sistem Integration application
Microsost Office 2010 dan Menggunakan sistem Integration application
Long Term (16-24 Years Away) Disesuaikan dengan perkembangan system ke depannya Disesuaikan dengan perkembangan system ke depannya Memaksimalkan penggunaan sistem
194
Menggunakan spesifikasi teknologi Desktop PC ASUS CM66302AA Intel® Core™ i32100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB)
Menggunakan spesifikasi teknologi PC desktop sesuai kebutuhan Perusahaan dan perkembangan teknologi
Desktop Monitors
LCD Monitor Samsung 18,5” inch
Persistant Storage
4 GB
Connection
Menggunakan jaringan komunikasi LAN, WIFI di dalam Perusahaan
Disesuaikan dengan perkembangan monitor ke depannya Mengikuti perkembangan zaman Masih menggunakan jaringan komunikasi LAN, WIFI di dalam Perusahaan.
Desktop PCs
Integration application Menggunakan spesifikasi teknologi PC desktop sesuai kebutuhan Perusahaan dan perkembangan teknologi
Disesuaikan dengan perkembangan monitor ke depannya Mengikuti perkembangan zaman Menggunakan jaringan komunikasi WAN agar dapat berkomunikasi antara kantor pusat dengan kantor cabang.
4.2.8 Workface 4.2.8.1
Workface Plan •
Summary of Human Capital Management Strategy Strategi pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) harus in line dengan strategi bisnis perusahaan, karena untuk mencapai strategi bisnis yang telah digariskan diperlukan kerja sama SDM untuk mendukungnya. Perusahaan memperhatikan agar strategi pengembangan SDM karyawannya dapat
195 cocok dan selaras antara marketplace dan workplace. Strategi perusahaan yang kami usulkan adalah bagaimana meningkatkan kinerja para karyawannya, agar dapat menyenangkan pelanggan, tetap berada di jalur aman persaingan, meningkatkan keutungan perusahaan dan membangun landasan bisnis perusahaan yang kuat. Keberhasilan strategi ini akan menghasilkan pertumbuhan perusahaan serta karyawan yang bijak dalam menghadapi segala keputusan. Hubungan emosional karyawan dengan perusahaan diharapkan dapat memberikan nilai-nilai yang menghasilkan : a) Employee Commitment, b) Employee Competence, dan c) Consistency (etos kerja), yang kemudian akan memberikan kultur (budaya perusahaan) yang kondusif dalam lingkungan kerja. •
Line of Business requirements Proses bisnis PT.
Bukit Asam dimulai dengan memesan barang dari
supplier sesuai dengan kebutuhan. •
Staff Level Competencies and Professional Development Plans Dalam mendukung line of business perusahaan, PT. Bukit Asam membutuhkan SDM yang berkompeten dalam melaksanakan tugas dan tangung jawabnya, kami memerhatikan karyawan yang berada di bagian pengadaan, karena pengadaan merupakan bagian yang sangat krusial di dalam proses bisnis pengadaan barang, dengan baiknya karyawan pengadaan maka stategi pemasaran perusahaan akan berjalan dengan baik dan secara langsung dapat memajukan perusahaan. Dalam mencapai hal
196 itu, PT. Bukit Asam menetapkan kriteria dalam penerimaan tenaga kerja dengan kriteria sebagai berikut : a. IT Networking 1. Pria/Wanita, usia maksimal 26 tahun 2. Lulusan minimal S1 Jurusan Ilmu Komputer 3. Memiliki minimal IPK 2.75 4. Memiliki pengelaman kerja dibidang IT Networking minimal 2 tahun. 5. Menguasai dan mampu menangani jaringan komputer 6. Dapat mengoperasikan komputer dengan baik 7. Mampu bekerja dalam tekanan dan bekerja sama dalam tim b. Pengadaan 1. Wanita/Pria, usia maksimal 27 tahun 2. Pendidikan S-1 Ekonomi 3. IPK minimal 2.75 4. Mampu mengoperasikan Microsoft Office (word, excel, dan powerpoint) 5. Dapat berkomunikasi dengan baik 6. Dapat berbahasa Inggris dengan lancar dan biasa melakukan presentasi Di samping itu PT. Bukit Asam juga tetap memperhatikan karyawan di bagian lain agar perusahaan tetap mampu bersaing. PT Bukit Asam juga harus merencanakan langkah inisiatif dalam mempertahankan dan
197 meningkatkan skill dan knowledge karyawan. Langkah-langkah tersebut ialah : -
Melakukan pelatihan (training) kepada karyawan.
-
Mengirimkan karyawan untuk mengikuti seminar yang dibawakan oleh para ahli.
•
Perfomance Review Process PT. Pumas Petro Lampung merencanakan strategi pengembangan SDM yang transparan dan dipahami oleh para karyawan, sehingga karyawan dapat memperkirakan kompetensi apa saja yang diperlukan untuk jabatan tertentu, sehingga karyawan dapat mempunyai perencanaan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya. Dalam mengukur pengetahuan dan kemampuan para karyawannya.
•
Benefits Program Program bonus sebagai motivasi bagi karyawan sangat penting dalam meningkatkan kinerja baik secara individual maupun tim. Adapun benefits program yang akan dilaksanakan yaitu : -
Pelatihan atau seminar untuk meningkatkan skill dan pengetahuan karyawan
-
Bonus tahunan, bonus penjualan (khusus marketing)
-
Kenaikan gaji
-
Tunjangan pendidikan anak
-
Tunjangan Kesehatan
198 •
Traininng and Tuition Assistance Program PT. Bukit Asam melakukan pelatihan terhadap karyawan baru dan menyesuaikan teknologi yang dipakai di Perusahaan.
4.2.8.2
Knowledge and Skill Profile Profil pengetahuan dan keterampilan menyediakan persediaan rinci tentang apa yang seseorang harus tahu yang dapat dilakukan dalam posisi tertentu dalam perusahaan. Tabel 4.12 Knowledge and skill profile
PT. Bukit Asam Enterprise Architecture Education Standards Knowledges and Skill Areas (KSAs)
1.0 EA Practices and Theory 1.1 Kebijakan : Rencana dan Pembuat Keputusan 1.2 Teori organisasi : kultur dan komunikasi 1.3 Umur informasi : mengarahkan arsitektur 1.4 Lembar kerja EA 1.5 Metodologi impelementasi Arsitektur 1.6 Penggunaan arsitektur dalam perencanaan 1.7 Teory bisnis, teknologi, dan SI 2.0 EA Documentations 2.1 Tujuan strategis, inisiatif dan rencana 2.2 Sub-arsitektur bisnis 2.3 Sub-arsitektur data dan informasi 2.4 Sub-arsitektur Service 2.5 Sub-arsitektur Sistem 2.6 Sub-arsitektur Teknologi 2.7 Sub-arsitektur Kemananan 2.8 Arsitektur Standar 2.9 Data manajement
Perusahaan Pertambangan batubara Junior Mid-Level Senior Architect Architect Architect EA EA Senior Apprantice Journeyman (3Architect (5+ (0-2 years) 5 years) years) * *
*
*
*
*
* *
* *
* *
*
*
*
*
*
*
*
*
*
* * * * * * * *
* * * * * * * *
* * * * * * * *
Notes
199 2.10 Kebutuhan Pelanggan 3.0 EA Impelementation 3.1 Program EA dan pembentukan project 3.2 Ruang lingkup dan penerimaan EA 3.3 Lembar kerja dan seleksi metodologi 3.4 Alat EA dan seleksi gudang 3.5 Dokumentasi arsitektur berjalan 3.6 Dokumentasi arsitektur usulan 3.7 Arsitektur perpindahan manajemen 3.8 Arsitektur konfigurasi manajemen 4.0 EA Project and Program Management 4.1 Project EA dan dasar program manajemen 4.2 Penetapan penerimaan 4.3 Jadwal proyek dan program 4.4 Biaya proyek dan program 4.5 Mengelola resiko 4.6 Tim pembangunan EA 4.7 Mendapatkan nilai manajemen
*
*
*
*
*
* *
* *
* * * * *
* * * * *
* * * * * * *
4.3 Rencana Implementasi 4.3.1 Tata Laksana Personil dan Biaya Untuk mengimplementasikan program EA penulis mengusulkan perusahaan mengadakan program brainware outsourcing untuk mengimplementasikan program EA, berikut brainware outsourcing yang di perlukan oleh perusahaan :
200 Table 4.13 Spesifikasi Brainware Brainware
Biaya
System Analyst
Rp. 50.000.000,-
Programmer
Rp. 20.000.000,-
Database Administrator
Rp. 15.000.000,-
Network Administrator
Rp. 15.000.000,-
Web Design & Web Programmer
Rp. 20.000.000,-
Trainer
Rp. 10.000.000,Total
4.3.1.1
Rp. 130.000.000,-
Biaya Hardware Untuk mengimplementaasikan sistem yang baru, PT.Bukit Asam disarankan melakukan pengadaan hardware seperti berikut : Tabel 4.14 Biaya Hardware
Divisi Direktur Utama
Spesifikasi Laptop ASUS A53SVSX710D Layar LED 15.6" Widescreen HD Processor Intel Core i52430 2.4Ghz Up to 3.0 Ghz RAM 4GB DDR3 Hardisk 750GB SATA2 DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit BLuetooth, HDMI, USB 3.0 WiFi, LAN WebCam, CardReader NO OS Battery 6cells 5200mAh (bisa up to max 4jam)
Jumlah 1
Harga Rp 7,020,200
Total harga Rp 7,020,200
Gambar
201 Sekertaris Perusahaan
Manager Kantor
Bagian Pengadaan Barang
Laptop ASUS A53SVSX825D Layar LED 15.6" Widescreen HD Processor Intel Core i32330 2.2Ghz RAM 4GB DDR3 Hardisk 750GB SATA2 DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit BLuetooth, HDMI,usb 3.0 WAN WiFi, LAN WebCam, CardReader NO OS Battery 6cells 5200mAh (bisa up to max 4jam) Laptop ASUS A53SVSX825D Layar LED 15.6" Widescreen HD Processor Intel Core i32330 2.2Ghz RAM 4GB DDR3 Hardisk 750GB SATA2 DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit BLuetooth, HDMI,usb 3.0 WAN WiFi, LAN WebCam, CardReader NO OS Battery 6cells 5200mAh (bisa up to max 4jam) Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) 2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
1
Rp 5,910,300
Rp 5,910,300
1
Rp 5,910,300
Rp 5,910,300
1
Rp 5,402,100
Rp 6,402,100
1
Rp 1,000,000
202 Bagian Khusus
Bagian Keuangan
Bagian IT
Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) 2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768 Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) 2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768 Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) 2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
1
Rp 5,402,100
1
Rp 1,000,000
1
Rp 5,402,100
1
Rp 1,000,000
1
Rp 5,402,100
1
Rp 1,000,000
Rp 6,402,100
Rp 6,402,100
Rp 6,402,100
203
Server
HP ProLiant ML350G6869R Xeon E5620, 6GB RDIMM DDR3-1333, DVD-ROM, VGA ATI 32MB, GbE NIC, Tower Case
3
Rp 25,456,200
Rp 76,368,600
Printer
HP LaserJet Pro CP1025
1
Rp 2,497,000
Rp 2,497,000
Printer
HP Deskjet 1050 All-inOne
4
Rp 609,000
Rp 2,436,000
Router
LINKSYS WAG160N
1
Rp 1,063,700
Rp 1,063,700
Kabel LAN
Kabel LAN
10
Rp 5000 /meter
Rp 50,000
Jumlah Hardware
4.3.1.2
30
Rp 126,864,500,-
Biaya Software Untuk mengimplementasikan sistem yang baru, PT. Bukit Asam disarankan melakukan pengadaan software seperti berikut : Tabel 4.15 Biaya Software
Jenis Perangkat Lunak Nama Aplikasi Jumlah Harga Operating System Windows 7 Rp. 1,771,000 Professional 7, Single OLP NL, Get Genuine (GGWA SMO) Windows Small 1 Rp 3,990,800 Business Server Premium 2008,
Total harga Rp.12,397.000
Rp 3,990,800
204 System Software
Kaspersky Internet Security 2014 / 5 License Norton 360 Version 5.0 Mircosoft Office Home and Business 2010, 32bit/64bit, English
6
Rp
300.000
Rp
7
Rp
306.000
Rp. 2,142,000
7
Rp 1,700,000
Rp. 11,900,000
28
Total Biaya software
1,800,000
Rp 32,229,800
Tabel 4.16 Biaya Aplikasi Jenis Aplikasi
Biaya Implementasi
Integrated Transaction Processing System (Integrated TPS)
Rp. 30.000.000,-
Supply Chain Management (SCM) & Website
Rp. 15.000.000,-
Website
Rp. 10.000.000,-
Total biaya Aplikasi
Rp. 55.000.000,-
4.3.1.3
Total Biaya Total perkiraan biaya yang diperlukan
untuk mengimplementasikan EA
program di PT. Bukit Asam dapat di lihat di tabel berikut : Tabel 4.17 Biaya Keseluruhan Tahun ke-1
Brainware (Rp. 120.000.000,-) Aplikasi (Rp. 35.000.000,-)
Tahun ke-2
Rp .155.000.000,-
Hardware (Rp 126,864,500,-) Software (Rp 32,229,800,-) Training (Rp. 10.000.000,-)
Rp.219.094.300,-
205 Aplikasi (Rp. 20.000.000,-) Total Biaya
Rp. 374.094.300.-
Total biaya penerapan EA program yang akan di implementasikan kurang lebih selama ± 2 tahun adalah sebesar Rp. 374.094.300.-
4.3.2 Tata Laksana System 4.3.2.1
Integrated Transaction Proses System Integrated Transaction Processing System (Integrated TPS) adalah sistem
informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis. Integrated TPS yang diusulkan berguna untuk mengintegrasikan data proses transaksi sehingga dapat di akses bersamaan sesuai dengan pengguanaannya pada bagian Sekertaris perusahaan, bagian pengadaan, Bagian Khusus, Manager Kantor dan Bagian Keuangan. Berikut penjabaran usulan Integrated TPS pada perusahaan:
206
Gambar 4.12 Implementasi Integrated transaction Procesing System usulan
207
Customer
Business Transaction / Eksternal Data
Management Tools
Database / Centralized Data / Internal Data
Transaction Processing System
System Integration
System Configuration
Bagian Pengadaan
Bagian Khusus
Manager Sekertaris Bagian Kantor Perusahaan Keuangan
Gambar 4.13 Skema Intergrated Transaction Processing System Usulan Kami mengusulkan Intergrated TPS yang terintergrasi antara Sekertaris Perusahaan, Bagian Pegadaan, Bagian Khusus, Bagian Keuangan, dan Manager Kantor, sehingga proses transaksi dapat di maksimalkan. Transaksi bisnis dan data transaksi akan di proses melalui aplikasi Intergrated TPS kemudian akan secara otomatis menerima data transaksi yang di perlukan. 4.3.2.2
Supply Chain Management & Web Site SCM merupakan sebuah sistem informasi terintegrasi yang digunakan
untuk mengkoordinasi semua aktivitas supply pada suatu orgaganisasi dari supplier dan partner ke konsumennya. Dalam hal ini konsumennya adalah User (peminta barang). Tujuan dari SCM adalah untuk memaksimalkan nilai keseluruhan yang
208 dihasilkan untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan perusahaan. Dan sisi lain, tujuan nya adalah untuk meminimalkan biaya keseluruhan (biaya pemesanan, biaya penyimpanan,biaya bahan baku, dan biaya transportasi). Kami
mengusulkan pengembangan SCM dan website agar hubungan
antara pemasok dengan perusahaan dapat di tingkatkan, berikut penjabaran SCM yang kami usulkan :
Gambar 4.14 Implementasi SCM usulan
209 Kami juga mengusulkan untuk memaksimalkan web site perusahaan sehingga supplier dapat dengan mudah mengetahui company profile. dengan begitu PT. Bukit Asam mendapat kepercayaan dari supplier.
4.3.3 Rekomendasi Jadwal Pelaksanaan EA Program Berikut ini merupakan tabel rencana implementasi strategi bisnis SI, strategi management SI/TI, dan strategi TI yang kami usulkan : Tabel 4.18 Rekomendasi Jadwal Implementasi Timeline
Funsi Area
SDM
Aplikasi
Development
-
Syste m Analyst
-
I ntegrated
IT Development
Progra mmer
-
Databa se Administrator
TPS
-
Netwo rk Administrator
-
Traine r
Channel Development Promotion
Business Process
-
e /SCM
-
W
m Analyst -
ebsite -
Syste
Web Design & Web Programmer
I -
Progra
2014
2015
Q
Q
Q
Q
Q
Q
1
2
3
1
2
3
210 ntegrated
Development
mmer
TPS
-
Databa se Administrator
Tabel 4.19 Rekomendasi Jadwal Training, Maintenance dan Monitoring Timeline Funsi Area
Aplikasi
-
I ntegrated
IT Development
Traini ng
-
Mainte nance
TPS -
Monit oring
Channel Development Promotion
-
Traini ng
e -
/SCM
Mainte
W nance
ebsite
-
Monit oring
-
Traini ng
Business Process Development
-
I ntegrated
2014
Penjadwalan
-
Mainte nance
TPS -
Monit oring
2015
Q
Q
Q
Q
Q
Q
1
2
3
1
2
3
211 Tabel 4.20 Rekomendasi Estimasi Biaya Timeline Project
Integrated TPS
Lama
Total
waktu
Harga
(year)
(dlm 1jt)
1 tahun 4 bulan
30
e/SCM
1 tahun
15
Website
8 bulan
10
Total
2014
2015
(dlm 1jt)
(dlm 1jt)
Q1
Q2 Q3 Q1 Q2 Q3
10
10
5
5
5
5
5
5
5
55
4.3.4 EA Repository Design Enterprise Architecture Repository adalah suatu cara mengarsipkan dokumentasi online, EA Repository pada dasarnya adalah website dan database yang menyimpan informasi dan menyediakan link secara online. Berikut ini merupakan gambar EA Repository PT. Bukit Asam:
212
Gambar 4.15 EA Repository Design Current a view : •
High Level View:
•
Middle Level View:
•
5 Daya Saing Porter SWOT Conops Business Plan
Visi misi perusahaan Proses Bisnis Data Flow diagram System pendukung Rencana Implementasi
Detailed View:
213
Kinerja perusahaan Penyimpanan data Inventaris perusahaan Membangun perusahaan
151
