BAB 4 USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 4.1. Proses Strategi Berdasarkan Hasil Analisis Dari hasil analisis bab 3, sistem informasi yang ada sekarang pada PT. Prasetia Dwidharma kurang optimal, hal ini disebabkan karena sistem yang ada belum terintegrasi dengan baik. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut untuk sistem yang sedang berjalan dengan memanfaatkan teknologi dan sistem informasi. Oleh karena itu kami mengusulkan sebuah sistem informasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis dari PT. Prasetia Dwidharma untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut dari hasil analisis pada bab 3: 4.1.1. Analisis Value Chain Service Business Berdasarkan hasil analisis Value Chain Service Business, beberapa kesimpulan yang dapat diambil antara lain: • Tidak adanya sistem yang memberikan informasi mengenai perkembangan dari suatu site sehingga menimbulkan kesulitan bagi perusahaan untuk memonitor perkembangan tentang project tower dari kantor pusat. Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen agar dapat membantu dalam mengambil keputusan antara lain: actual kegiatan pekerjaan tower dilapangan, actual progress tentang perkembangan pekerjaan akuisisi lahan, foto dan document yang berhubungan dengan suatu site dan informasi tentang segala permasalahan yang terjadi di site. Semua informasi ini harus diketahui oleh pihak yang terkait termasuk managemen dan customer.
88 • Kegiatan pemesanan barang masih dilakukan secara tradisional yaitu dengan cara menghubungi supplier lewat telepon atau email untuk mendapatkan harga barang yang dibutuhkan. Hal ini membuat kinerja bagian purchasing menjadi kurang optimal. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat mempercepat proses pemesanan barang ke supplier yang dapat memfasilitasi supplier untuk terus memberikan daftar harga yang terbaru ke perusahaan. • Tidak adanya sistem yang membantu bagian logistik dalam melakukan proses manajemen inventory. Dukungan modul sistem inventory pada aplikasi Fina hanya sebatas penyimpanan data tentang barang yang masuk ke gudang dan pelaporan secara keseluruhan tentang stok inventory. Sehingga untuk melakukan kegiatan stok opname dan proses sortir material untuk pengiriman ke site membutuhkan waktu yang lama. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu metode dengan dukungan teknologi dan sistem informasi untuk dapat membuka pola kerja baru yang lebih. Dilihat dari proses bisnis yang berjalan saat ini, kinerja perusahaan belum bekerja secara maksimal. Terdapat beberapa proses bisnis yang seharusnya dapat bekerja dengan lebih optimal apabila menggunakan dukungan SI/TI. Diantaranya adalah dengan mengimplementasikan sistem informasi untuk mengelola inventory, sistem informasi yang dapat membantu dalam proses manajemen proyek, dan sistem informasi yang dapat mempercepat proses pemesanan barang. 4.1.2. Analisis SWOT Berdasarkan hasil analisis SWOT, usulan strategi SO yang dapat didukung oleh pemanfaatan teknologi dan sistem informasi adalah Membangun suatu sistem yang dapat memfasilitasi kegiatan bisnis antara supplier dengan perusahaan. Selain itu untuk usulan
strategi WO yang dapat didukung adalah Memperkenalkan kualitas jasa dan eksistensi perusahaan ke pasar dengan membuat website untuk perusahaan. Dan dukungan untuk strategi ST yaitu melakukan perbaikan dan pengembangan pada sistem yang sedang berjalan secara berkesinambungan adalah dengan membangun dan mengembangkan dukungan sistem informasi yang sedang berjalan seperti aplikasi e-HRIS. Beberapa pengembangan yang dapat dilakukan dalam pada aplikasi e-HRIS adalah untuk mengatasi permasalah sebagai berikut: • Sistem absensi bekerja secara tidak optimal. Data absensi tidak akurat dikarenakan sistem absensi yang menjadi salah satu modul aplikasi e-HRIS masih memiliki kelemahan
yaitu
keabsahan
tentang
data
absensi
tidak
bisa
dipertanggungjawabkan. Hal ini terjadi karena dengan sistem absensi yang berjalan sekarang ini kemungkinan karyawan untuk menitip absen atau diabsenkan oleh orang lain masih sangat besar. • Tidak adanya sistem yang dapat membantu pihak manajemen khususnya bagian kepegawaian dalam mengukur kinerja dan peningkatan kompetensi para karyawan. Hal ini mengakibatkan manajemen menilai dengan cara subjektif. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem yang dapat memberikan suatu nilai dari standar yang nanti akan ditetapkan karyawan untuk dijadikan suatu indicator dalam proses penilaian kinerja para karyawan. Apabila sistem ini dapat berjalan baik maka perusahaan akan lebih mudah membaca pola kerja karyawan dan manajemen dapat mengambil keputusan apakah perlu dilakukan pelatihan tertentu atau cukup dengan melakukan rotasi pegawai.
90 • Tidak adanya sistem yang dapat membantu pihak manajemen khususnya bagian keuangan dalam proses pemberian upah atau penggajian. Informasi tentang daftar kehadiran yang kurang akurat menjadi salah satu kendala untuk memberikan pembayaran upah yang sesuai. Oleh karena itu, agar pembayaran upah dapat sesuai dibutuhkan suatu sistem yang dapat memberikan informasi yang akurat tentang daftar kehadiran pegawai dan pengurusan ketidakhadiran karyawan seperti cuti karyawan. 4.1.3. Analisis Balanced Scorecard, CSF dan KPI Dari hasil analisis Balanced Scorecard, CSF dan KPI, pemanfaatan Teknologi dan Sistem Informasi dari berbagai perspektif dapat digunakan untuk membantu manajemen dalam pengelolaan urusan kepegawaian mulai dari absensi yang mempunyai hubungan dengan cuti dan penggajian karyawan, membangun suatu sistem informasi yang dapat memberikan suatu nilai yang baku terhadap kinerja karyawan agar manajemen dapat mengambil keputusan dengan tepat, misalnya kebutuhan untuk mengadakan pelatihan karyawan dan promosi jabatan. 4.1.4. Analisis PEST Berdasarkan hasil analisis PEST dapat disimpulkan bahwa PT. Prasetia Dwidharma memerlukan pemanfaatan TI seperti Internet untuk memudahkan berkomunikasi dengan pihak supplier maupun customer PT. Prasetia Dwidharma, untuk menjaga hubungan dan menjalin kerjasama yang baik sebagai upaya dalam pemenuhan kebutuhan dari berbagai pihak termasuk PT. Prasetia Dwidharma. Diantaranya pemanfaatan teknologi internet dengan menggunakan komputer dan telepon selular untuk melakukan pelaporan perkembangan pembangunan tower, pemakaian barcode
untuk memudahkan pengelolaan material digudang dan penggunaan teknologi fingerprint pada sistem absensi untuk menjamin keakuratan data. 4.1.5. Analisis Lima Daya Porter Berdasarkan analisis lima daya Porter PT. Prasetia Dwidharma harus memanfaatkan
Teknologi
Informasi
untuk
berkomunikasi
dengan
customer,
memberikan semua informasi yang dibutuhkan oleh customer melalui pemanfaatan Teknologi Informasi. Hal ini dilakukan untuk menjaga loyalitas customer agar tidak beralih ke pesaing lainnya. Untuk menjalin hubungan bisnis dengan supplier yang baik, maka perusahaan perlu memberikan suatu layanan atau fasilitas yang dapat memudahkan bagi supplier untuk mengupdate daftar harga material yang seringkali berubah setiap periode tertentu. Hal ini memberikan keuntungan baik bagi perusahaan dalam proses pemesanan barang dan juga supplier dalam pemasaran barang mereka. Selain itu, dengan pemanfaatan Teknologi Informasi bisa memberikan Competitive Advantage untuk PT.Prasetia Dwidharma agar mampu bersaing dengan pesaing lainnya. Selain itu pemanfaatan teknologi informasi disini berperan penting untuk menjaga stabilitas bisnis perusahaan dalam meredam masuknya para kompetitor baru. Dari hasil keseluruhan analisis yang dilakukan pada PT.Prasetia Dwidharma, beberapa aplikasi yang menjadi usulan, antara lain: • Sistem e-Project Management. • Sistem Project Management Mobile. • Sistem Pemesanan Online. • Sistem Inventory. • Mengembangkan dan penambahan fungsionalitas aplikasi e-HRIS, diantaranya:
92 o Upgrade Sistem Absensi pada Aplikasi e-HRIS dengan menggunakan teknologi Fingerprint. o Sistem Penggajian. o Sistem Cuti. o Sistem Training. o Sistem Promosi. • Website. 4.2. Strategi Sistem Informasi Strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan serta kaitannya dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai strategi sistem informasi yang diusulkan: 4.2.1. Sistem Informasi e-Project Management • Definisi Sistem informasi e-Project Management dirancang untuk dapat membantu kegiatan pengelolaan seluruh project yang ditangani perusahaan. Implementasi eProject Management juga ditujukan untuk mempermudah customer dalam memantau perkembangan setiap project. Beberapa kegiatan bisnis yang diusulkan untuk dapat masuk dalam ruang lingkup e-Project Management antara lain: 1. Dashboard Merupakan sebuah modul yang ditujukan kepada pelanggan dan pihak internal perusahaan khususnya manajemen untuk dapat melihat laporan secara
keseluruhan mengenai status perkembangan setiap project yang sedang dikerjakan. 2. Site Spesification Merupakan sebuah modul yang berisikan tentang spesifikasi detail sebuah site. Informasi yang terkandung didalamnya mencakup data tentang jenis project, staff yang terkait, alamat site, data pelanggan, koordinat pembangunan tower, jenis tower, tinggi antenna dan atribut-atribut penting lainnya. 3. Site Progress Planning Merupakan sebuah modul yang menangani tentang perencanaan untuk setiap pekerjaan tower pada setiap site. Informasi tentang perencanaan sangat krusial karena menentukan ketepatan waktu untuk setiap pekerjaan tower. Informasi yang didapat dari pelanggan adalah tanggal proses-proses tertentu harus sudah selesai sampai tanggal pekerjaan selesai sehingga tower sudah dapat digunakan. Informasi ini menjadi acuan bagi pihak manajemen untuk dapat sebaik mungkin mengelola perencanaan setiap project. 4. Site Actual Progress Merupakan sebuah modul yang menangani tentang kegiatan actual pekerjaan tower pada setiap site. Informasi ini akan selalu di update oleh setiap pengawas lapangan atau project coordinator yang bertanggungjawab pada site yang dikerjakannya.
94 5. Site Problem Merupakan sebuah modul yang berisikan tentang masalah-masalah yang dihadapi oleh para pekerja dilapangan. Informasi mengenai masalah ini harus selalu di update oleh pengawas lapangan atau project coordinator agar pihak manajemen dapat dengan cepat memberikan solusi terbaik dalam menghadapi masalah tersebut. 6. Foto Progress Merupakan sebuah modul untuk menampung segala foto yang berkaitan dengan setiap site. Pihak perusahaan dan pelanggan telah bersama-sama menentukan standar untuk setiap jenis foto diambil. Dengan fasilitas foto progress ini, staff project diperusahaan tidak harus datang setiap minggu ke pelanggan untuk menyuguhkan laporan tentang progress pekerjaan tower lewat foto yang diambil. Salah satu keuntungan dari pengimplementasian modul ini adalah menghilangkan pekerjaan staff project untuk merekap pekerjaan tower khususnya mengenai foto untuk pelaporan progress ke pelanggan. 7. Document Progress Merupakan sebuah modul untuk menampung segala dokumen yang berkaitan dengan setiap site. Dokumen-dokumen ini akan discan dan dimasukkan kedalam e-Project Management sehingga pelanggan dan manajemen dapat mengetahui perkembangan pada project mereka. Dokumen yang biasa terkait antara lain adalah dokumen ijin mendirikan bangunan, dokumen kesepakatan dengan warga untuk pembangunan, dan dokumen-dokumen penting lainnya.
8. Site Actual Progress Reporting Merupakan sebuah fasilitas dari pemanfaatan e-Project Management yaitu mengirimkan informasi teraktual setiap kali pengawas lapangan atau project coordinator melakukan update terhadap perkembangan pada suatu site. Agar informasi dapat sampai ke tangan manajemen dan pelanggan secara real-time maka pada saat melakukan update, informasi mengenai perkembangan ini pun dikirim lewat email kepada staff yang terkait. 9. Site Problem Reporting Merupakan sebuah modul yang memberikan alert lewat email terhadap pihak yang terkait mengenai permasalah yang terjadi dilapangan. Setiap masalah yang di update oleh pengawas lapangan maupun project coordinator, e-Project Management akan langsung mengirimkan email ke manajemen tentang detail permasalahan tersebut. Informasi masalah yang biasa terjadi adalah mengenai pekerjaan teknis dilapangan dan permasalahan dengan warga setempat. • Manfaat 9 Sebagai sarana untuk penyebaran informasi secara akurat, uptodate dan realtime mengenai perkembangan project tower beserta gambaran-gambaran detail dan dapat dilakukan dimana saja selama ada akses internet. 9 Memberikan akses kepada customer untuk mengakses informasi mengenai perkembangan project tower mereka. 9 Untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan menjalin serta mempererat hubungan kerjasama yang baik antara customer dan PT. Prasetia Dwidharma.
96 9 Mempercepat response manajemen dalam mengambil keputusan apabila terjadi masalah di site. • Pengguna Aplikasi e-Project Management ini akan digunakan oleh pengawas lapangan, project coordinator, staff project, manajemen dan customer. Dimana setiap orang akan diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingannya. 4.2.2. Sistem Informasi Project Management Mobile • Definisi Sistem Informasi Project Management Mobile dapat dikatakan sebagai eProject Management versi mini karena modul yang mendukung kegiatan bisnis hampir sama. Namun Project Management Mobile hanya diperuntukan kepada staff internal perusahaan yang terkait pada perkembangan project. Tidak ada akses yang diberikan bagi pelanggan untuk masuk ke dalam sistem ini. Modul yang terdapat didalamnya mencakup Site Actual Progress dan Site Progress Problem. • Manfaat 9 Sebagai sarana untuk penyebaran informasi secara akurat, uptodate dan realtime mengenai perkembangan project tower beserta gambaran-gambaran detail dan dapat dilakukan dimana saja selama ada akses internet. Khususnya pada pelaporan actual progress dan masalah yang terjadi. 9 Memberikan akses kepada customer untuk mengakses informasi mengenai perkembangan project tower mereka. 9 Untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan menjalin serta mempererat hubungan kerjasama yang baik antara customer dan PT. Prasetia Dwidharma.
9 Mempercepat response manajemen dalam mengambil keputusan apabila terjadi masalah di site. 9 Akses terhadap aplikasi lebih ringan daripada e-Project Management karena hanya memberikan fitur yang dianggap penting bagi penggunanya. • Pengguna Aplikasi Project Management Mobile ini khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengawas lapangan dan project coordinator dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari yaitu melaporkan aktualisasi kegiatan project dan melaporkan masalah yang terjadi di site. 4.2.3. Sistem Pemesanan Online • Definisi Sistem pemesanan online ini merupakan salah satu perencanaan dalam strategi sistem informasi untuk memfasilitasi kegiatan bisnis antara perusahaan dengan supplier khususnya dalam kegiatan pemesanan barang. Supplier diberikan fasilitas untuk dapat mengupdate harga barang apabila ada perubahan. Setelah itu bagian purchasing akan memilih supplier sesuai dengan kebutuhannya. Setelah melakukan pemesanan barang maka secara automatis aplikasi akan mengirimkan email notification ke supplier yang dituju beserta dengan barang yang dibutuhkan. Setelah itu bagian pembelian akan menunggu konfirmasi dari supplier baik lewat aplikasi atau secara langsung lewat telepon. Dalam aplikasi supplier juga diberikan akses untuk mengkonfirmasi pemesanan dan melakukan pengiriman barang. Sehingga secara automatis akan memberikan email notification ke bagian purchasing mengenai pemesanan dan jadwal pengiriman barang.
98 • Manfaat 9 Meningkatkan kinerja bagian purchasing. 9 Mempercepat proses pemesanan. 9 Mempermudah supplier dalam melakukan perubahan harga. 9 Sebagai sarana untuk menjalin kerjasama bisnis yang baik dengan supplier. 9 Mendapatkan harga terbaik dari para supplier. • Pengguna Sistem Pemesanan Online ini dirancang khusus untuk membantu bagian purchasing dalam melakukan proses pemesanan barang. Akses terhadap sistem ini dibatasi hanya untuk staff purchasing dan supplier. Supplier diberikan akses untuk dapat mengupdate perubahan harga barang mereka secara realtime. 4.2.4. Sistem Inventory • Definisi Sistem inventory ini dirancang untuk membantu bagian logistic dalam mengelola persediaan barang. Sistem inventory ini menjawab keterbatasan modul inventory pada aplikasi Fina yang hanya mengelola tentang ketersediaan barang. Oleh karena itu dikembangkan sebuah sistem yang dapat mengintegrasikan antara database barang yang ada pada aplikasi Fina dengan sebuah sistem yang dapat mengkontrol stok gudang secara fisik, sehingga untuk setiap barang dapat diidentifikasi secara detail. Alur prosesnya dimulai dengan pemeriksaan barang pesanan yang telah dikirim oleh supplier, jika semua telah sesuai dengan pesanan maka barang tersebut akan ditempelkan barcode. Setelah itu barang tersebut di scan dan diletakkan pada tempat yang sudah diberikan kode. Lalu hasil scan dari
kode barcode akan disimpan kedalam database Sistem Inventory sebagai sebuah item dan mengupdate jumlah persediaan barang. • Manfaat 9 Mempercepat kegiatan stock opname. 9 Mengetahui secara detail informasi untuk setiap barang. 9 Mempermudah proses penyimpanan barang. 9 Meningkatkan tingkat akurasi tentang stok inventory di gudang. 9 Mempercepat kegiatan sortir material. • Pengguna Sistem Inventori tersebut akan dipakai oleh bagian logistic dan pihak manajemen. Peran manajemen hanya dalam batas kontrol mengenai stok inventory yang ada digudang. 4.2.5. Upgrade Aplikasi e-HRIS Aplikasi e-HRIS adalah sebuah aplikasi open source yang dapat membantu dalam menangani kegiatan kepegawaian didalam perusahaan. Beberapa pengembangan dari aplikasi e-HRIS yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan antara lain: 1. Sistem Absensi • Definisi Fitur sistem absensi dari aplikasi e-HRIS sudah berjalan pada PT.Prasetia Dwidharma. Akan tetapi terdapat beberapa kelemahan yang sulit dihindari, oleh karena itu untuk meningkatkan kualitas informasi maka diusulkan
kepada
perusahaan
agar
mengimplementasikan
teknologi
100 fingerprint ke dalam sistem absensi. Dengan bantuan mesin fingerprint maka proses otentifikasi akan semakin akurat. Setiap kali karyawan datang dan pulang diwajibkan untuk melakukan absensi lewat mesin fingerprint. • Manfaat 9 Meningkatkan akurasi terhadap proses absensi. 9 Mempercepat proses otentifikasi. 9 Membantu manajemen kepegawaian dalam mengelola kehadiran para karyawan baik termasuk pada pengelolaan jam lembur. • Pengguna Sistem absensi ini digunakan oleh seluruh karyawan sebagai bukti kehadiran dan khususnya untuk bagian kepegawaian dalam mengatur kegiatan perusahaan. 2. Sistem Cuti • Definisi Fitur sistem cuti dikembangkan untuk membantu pengurusan perizinan cuti dan pengelolaan jatah cuti karyawan. Selain itu sistem ini dapat mendukung sistem absensi agar dapat berjalan lebih maksimal dengan mengintegrasikan data tentang cuti karyawan dengan jadwal kehadiran mereka. Setiap karyawan akan mengajukan perencanaan cuti mereka dan setiap atasan dari masing-masing bagian akan melakukan approval sebelum kemudian akan dilanjutkan ke approval dari pihak manager kepegawaian. • Manfaat
9 Mengurangi penggunaan kertas (paperless) dalam kegiatan pengurusan cuti karyawan. 9 Membantu sistem absensi dalam mengurus ketidakhadiran karyawan. • Pengguna Sistem cuti ini digunakan oleh seluruh karyawan di perusahaan dalam kegiatan pengurusan cuti mereka. Hak pengguna aplikasi terbagi sesuai dengan jabatan masing-masing karyawan. 3. Sistem Penggajian • Definisi Fitur sistem penggajian dikembangkan untuk membantu pengurusan pemberian gaji, tunjangan dan upah lembur para karyawan. Dengan terintegrasinya sistem absensi dan sistem cuti sebelumnya, maka informasi dari sistem absensi dapat dijadikan sumber utama untuk pemberian gaji bagi para karyawan. Kehadiran karyawan setiap harinya akan secara otomatis mengenerate upah harian (khusus karyawan yang mendapat upah harian). Begitu juga apabila para karyawan melakukan lembur. • Manfaat 9 Meningkatkan kesesuaian pemberian upah karyawan. 9 Membantu bagian kepegawaian dalam mempercepat proses rekapitulasi upah untuk setiap karyawan. • Pengguna Sistem penggajian ini akan digunakan oleh bagian keuangan dan bagian kepegawaian.
102 4. Sistem Promosi • Definisi Fitur sistem promosi dikembangkan untuk membantu pengurusan pemberian penilaian kinerja para karyawan. Sistem ini membantu pihak manajemen dalam menetapkan indicator terhadap kinerja karyawan. Salah satu indicator dapat mengacu kepada sistem absensi dalam penilaian kedisiplinan karyawan. Dengan informasi mengenai kinerja karyawan maka memudahkan manajemen untuk mengambil keputusan untuk kebaikan karyawan. Oleh karena itu sistem promosi ini pun berkaitan dengan sistem training dimana perusahaan menetapkan apabila karyawan yang mempunyai kesempatan untuk bisa naik jabatan harus memenuhi beberapa persyaratan training terlebih dahulu. • Manfaat 9 Memberikan suatu indikator nilai terhadap kinerja karyawan. 9 Membantu manajemen dalam menilai kinerja karyawan. 9 Memacu semangat kerja para karyawan untuk dapat bekerja dengan lebih baik. 9 Membantu manajemen untuk memberikan pelatihan yang cocok bagi para karyawan. • Pengguna Sistem promosi ini akan digunakan oleh bagian kepegawaian dan top level manajemen.
5. Sistem Training • Definisi Fitur sistem training dikembangkan untuk membantu pengurusan pelatihan karyawan. Mulai dari pengurusan tentang penjadwalan training sampai pada penilaian dari hasil training yang diberikan. Sistem ini dituntut untuk dapat memberikan penilaian yang akurat terhadap pelatihan yang diberikan untuk para karyawan. • Manfaat 9 Memberikan nilai terhadap hasil training yang diberikan. • Pengguna Sistem training ini akan digunakan oleh bagian kepegawaian dan para karyawan.
Bagian
kepegawaian
akan
membantu
dalam
pengurusan
penjadwalan dan untuk penilaiannya akan diberikan oleh pihak manajemen kepegawaian. Karyawan akan memberikan hasil berupa resume terhadap training yang diberikan ke dalam sistem ini. 4.2.6. Website • Definisi Perancangan
website
perusahaan
ditujukan
untuk
dapat
mengembangkan bisnis perusahaan. Informasi tentang perusahaan yang ditampilkan pada website merupakan informasi tentang hal yang berkenaan dengan kegiatan bisnis perusahaan. Beberapa informasi penting yang disuguhkan adalah tentang kegiatan bisnis, perkembangan bisnis dan lowongan pekerjaan.
104 • Manfaat 9 Memperkenalkan kegiatan bisnis perusahaan. 9 Membantu bagian marketing dalam pemasaran terhadap kegiatan bisnis perusahaan. 9 Memperkuat eksistensi perusahaan dalam bisnis konstruksi. 9 Mempermudah bagi calon pelanggan dan masyarakat untuk mendapatkan informasi mengenai perusahaan. • Pengguna Website ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi tentang perusahaan bagi para pelanggan, partner bisnis dan juga masyarakat umum. 4.3. Strategi Manajemen SI/TI Strategi ini merupakan strategi yang menjamin konsistensi yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan diimplemenasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi perusahaan, kebijakan inestasi, dan kebijakan dengan sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan. 4.3.1. Usulan Struktur Organisasi Struktur organisasi yang di usulkan adalah dengan adanya penambahan area fungsional pada bagian IT/IS, yaitu dengan mengklasifikasikan pekerjaan ke dalam 2 bagian yaitu bagian software development dan bagian technical support. Dengan adanya penambahan divisi IT, diharapkan dapat mengembangkan system yang dapat mengintegrasikan semua komponen area fungsi dan juga membantu perusahaan dalam menentukan strategi untuk mengembangkan bisnis serta mencapai keuntungan yang
kompetitif. Selain itu dampak dari implementasi sistem e-Project Management akan membutuhkan penambahan staff yang bekerja untuk memonitoring keseluruhan aktivitas pada aplikasi tersebut. Staff yang dibutuhkan akan bertindak sebagai Site Admin dan ditempatkan pada bagian Construction.
Gambar 4.1 Usulan Struktur Organisasi Pada Departemen IT
Gambar 4.2 Usulan Struktur Organisasi Pada Departemen Construction
106 4.3.2. Tugas dan Tanggung Jawab Setelah dilakukan analisis struktur organisasi, maka di berikan usulan tentang penambahan pada bagian IT dan bagian Construction. Berikut adalah penjelasan dari tugas dan tanggungjawab dari penambahan staff yang dilakukan: Tabel 4.1 Tugas dan Tanggung Jawab Area Fungsi IT
Fungsi bisnis Programmer
Tugas dan Tanggung jawab - Melakukan pengembangan system informasi pada perusahaan - Melakukan penkodean terhadap analisis yang dilakukan - Menganalisa
proses
bisnis
perusahaan dan mendisain sesuai System Analyst aplikasi yang akan digunakan perusahaan - Melakukan dokumentasi terhadap aplikasi yang dikembangkan - Menjaga Dokumentasi
infrastruktur
IT
di
perusahaan agar berjalan sesuai fungsinya - Pengecekan,
Helpdesk
pengontrolan
infrastruktur IT di perusahaan secara rutin.
- Bertanggung tersedianya
jawab
atas
sumber
daya
informasi dalam perusahaan - Mengelola seluaruh jaringan yang ada pada perusahaan Network and Database Administrator Construction
Site Admin
- Bertanggung jawab memonitor perkembangan
keseluruhan
project melalui aplikasi e-Project Management
4.3.3. Rekomendasi Kualifikasi dan jumlah SI/TI yang dibutuhkan Pengembangan sistem dan teknologi informasi di suatu perusahaan dipengarhi oleh kualitas dari sumber daya manusia pada bagian SI/TI perusahaan tersebut. Maka dari itu diperlukan kualifikasi yang dapat memenuhi kebutuhan pengembangan SI/TI di perusahaan tersebut. Berikut persyaratan kualifikasi beserta jumlah personil yang dibutuhkan oleh perusahaan : 1. Helpdesk (1 orang) - Pria/Wanita. - Lulusan D3/S1 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi. - Memiliki minimal IPK 2.75.
108 - Memiliki pengalaman di bidang yang sama minimal 3 tahun. - Mengerti dan memahami hardware maupun jaringan. - Dapat mengambil keputusan dengan cepat. 2. Database & Network Administrator (1 orang) - Pria/Wanita. - Lulusan D3/S1 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi. - Memiliki minimal IPK 3.00. - Memiliki pengalaman di bidang yang sama minimal 1 tahun. - Menguasai database MySQL. - Menguasai konsep jaringan dengan baik. - Mengerti tentang Operating System Windows server 2000. - Menguasai Bahasa Inggris. - Mampu bekerja secara individu dan tim dengan baik. 3. Programmer (1 orang) - Pria/Wanita. - Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi. - Memiliki minimal IPK 3.00. - Memiliki pengalaman di bidang pemrograman minimal 1 tahun. - Menguasai SQL. - Menguasai Cake PHP, dan Object Orientied Programming. - Menguasai Bahasa Inggris. - Mampu bekerja secara individu dan tim dengan baik. 4. Site Admin (1 Orang) - Pria/Wanita
- Lulusan D3 semua jurusan - Memiliki minimal IPK 2.75 - Mampu berkomunikasi dengan baik. - Menguasai Bahasa Inggris. - Mau bekerja keras. - Mengerti tentang penggunaan aplikasi project manajement. 4.3.4. Strategi Pengadaan Sistem Informasi Pengadaan sistem informasi pada perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Penentuan pengadaan sistem informasi mempengaruhi keseluruhan dari proses IT di perusahaan, diantaranya dengan membeli aplikasi dari vendor, membuat sendiri, atau bisa juga dengan mempercayakan vendor untuk mengembangkan aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan. Masing masing dari penerapan sistem informasi memiliki kelebihan dan kekurangan tergantung kebutuhan perusahaan. Berikut usulan strategi manajemen dalam pengadaan sistem informasi dalam PT Prasetia Dwidharma: • Sistem Informasi e-Project Manajement, Project Management Mobile, Pemesanan Online, Inventory dan Website Pada sistem ini perusahaan sebaiknya mengembangkan sendiri oleh bagian IT, karena sistem ini bersifat unik yang harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, dan cenderung lebih murah untuk mengembangkan sendiri. Tetapi nantinya akan memerlukan tambahan sumber daya pada bagian IT. • Upgrade modul pada aplikasi e-HRIS Penambahan modul pada aplikasi ini menggunakan menggunakan jasa vendor penyedia e-HRIS karena penambahan disini terintegrasi dengan aplikasi e-HRIS
110 sebelumnya oleh karena itu akan membutuhkan waktu jika harus mengembangkan sendiri. 4.4. Strategi TI Strategi ini akan menjelaskan bagaimana teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai Strategi TI: 4.4.1. Mesin Fingerprint
Gambar 4.3 Mesin Fingerprint Teknologi biometrik adalah sebuah teknologi yang mendukung proses authentifikasi secara biologis dengan menggunakan bagian tubuh sebagai kunci identitas. Terdapat beberapa teknologi biometric yang sering digunakan yaitu sidik jari, bentuk wajah, suara dan retina. Teknologi ini dikembangkan karena secara medis
anggota tubuh tersebut terbilang unik untuk setiap individu. Diantara semua teknik biometrik, identifikasi dengan menggunakan sidik jari adalah metode yang paling banyak digunakan karena biaya pengimplementasiannya tergolong lebih murah dibandingkan dengan teknologi lainnya. 4.4.1.1. Fungsi Mesin Fingerprint Pada Sistem Absensi Pemanfaatan teknologi biometrik sidik jari yang digunakan untuk proses authentifikasi dan verifikasi sangat cocok untuk sistem absensi karena memiliki beberapa manfaat, antara lain: 1. Meningkatkan efisiensi waktu pada proses absensi dengan menggunakan sidik jari sebagai alat identifikasi. 2. Meningkatkan tingkat akurasi terhadap proses authentifikasi. 3. Meningkatkan tingkat kedisiplinan para karyawan. 4. Data langsung masuk ke dalam database, bisa langsung diolah untuk pembuatan laporan. 5. Dapat menekan biaya perusahaan yang bersifat fiktif seperti uang lembur dan tingkat kedisplinan karyawan. 6. Tidak memungkinkan penitipan absensi. Dengan pengembangan sistem absensi yang menggunakan mesin fingerprint akan mempermudah manajemen dalam pengendalian dan pengawasan disiplin kerja untuk para karyawan. Salah satu cara untuk dapat mengevaluasi kinerja para karyawan adalah dengan melihat tingkat kehadiran.
112 4.4.2. Barcode
Gambar 4.4 Barcode
Teknologi Barcode adalah sebuah teknologi pengkodean yang mendukung proses identifikasi data dengan menggunakan symbol berupa garis vertical berwarna hitam dan putih dengan tingkat ketebalan yang berbeda-beda yang mempresentasikan karakterkarakter alpha-numeric. Selain barcode, teknologi pengkodean telah berkembang dengan ditemukannya RFID (Radio Frequency Identification), electronic tags dan media magnetic. Seiring dengan berkembangnya teknologi Barcode, beberapa standar telah ditetapkan dalam penggunaannya. Barcode terdiri dari dua bentuk, Barcode satu dimensi (Linier Barcode) dan Barcode dua dimensi. Salah satu kelebihan utama dari barcode dua dimensi adalah kapasitas penyimpanan data atau informasi yang lebih besar dibanding dengan barcode satu dimensi. Barcode dua dimensi dapat menyimpan lebih dari 2.000 karakter. Namun penggunaan barcode dalam dunia bisnis lebih di dominasi oleh barcode satu dimensi. Beberapa contoh dari penggunaan barcode satu dimensi dapat dibaca dalam tabel dibawah ini.
Tabel 4.2 Penggunaan Barcode Satu Dimensi Jenis Barcode Satu Dimensi
Penggunaan •
Asset tracking
•
Tanda pengenal identitas
•
Inventory
Code 128
•
Pengelolaan gudang
Universal Product Code (UPC)
•
Identifikasi untuk produk-produk
Code 39
pada bisnis retail
Tingkat kerumitan dalam pengimplementasian teknologi barcode tergantung dari kebutuhan bisnis penggunanya. Sistem barcode memiliki beberapa komponen dasar diantaranya: Barcode Label yang berfungsi sebagai tempat dicetaknya barcode, Barcode Printer yang digunakan untuk mencetak barcode pada label, Barcode Reader atau Barcode Scanner yang berfungsi untuk menterjemahkan barcode ke dalam suatu karakter, dan database sebagai media penyimpanan data. 4.4.2.1. Komponen Pada Teknologi Barcode Untuk mengimplementasikan teknologi barcode, maka dibutuhkan beberapa perangkat pendukung yang saling terkait, antara lain: 1. Barcode Printer
114 Mesin pencetak barcode (Barcode Printer) adalah sebuah alat yang dapat mencetak macam-macam kode barcode ke dalam sebuah label. Kualitas printer barcode dilihat dari kesesuaian pencetakan pada label dengan format masing-masing barcode.
Gambar 4.5 Printer Barcode 2. Barcode Reader Barcode Reader adalah sebuah alat untuk dapat membaca dan menterjemahkan barcode ke dalam karakter. Beberapa manfaat yang diberikan oleh penggunaan barcode reader adalah meminimalisir tingkat kesalahan pengguna dalam menginputkan suatu kode data tentang barang tertentu dan mempercepat proses input data. Barcode reader terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu Hand-held Barcode Reader dan Standing Barcode Reader. Penggunaan Hand-held Barcode
Reader biasanya digunakan pada kegiatan yang membutuhkan mobilisasi dan sering dipakai untuk keperluan digudang. Sedangkan standing barcode scanner lebih sering digunakan pada took-toko swalayan untuk dapat mempercepat proses identifikasi barang yang akan dijual.
Gambar 4.6 Barcode Reader 3. Barcode Label Barcode label digunakan sebagai media tempat menyimpan barcode. Barcode label biasa dipasangkan pada barcode printer. Kualitas barcode label biasanya dilihat dari ketahanan barcode dari tarikan dan gesekan. Untuk mendapatkan hasil barcode yang sesuai standard maka dibutuhkan barcode label dan barcode printer dengan berkualitas. Salah satu kekurangan dalam penggunaan barcode adalah keterbatasan jarak dalam mengidentifikasi barcode label dengan menggunakan
116 barcode reader. Hal ini menyebabkan penggunanya harus berada pada radius jarak beberapa meter dari barcode label untuk dapat memasukan hasil barcode ke dalam komputer.
Gambar 4.7 Barcode Label 4.4.2.2. Fungsi Barcode Pada Sistem Inventory Pemanfaatan teknologi barcode dalam sistem inventory berfungsi untuk: 1. Mempercepat proses sortir material. 2. Efisiensi waktu dalam proses stock opname. 3. Meningkatkan tingkat akurasi dalam pencarian barang. 4. Mengurangi biaya yang diakibatkan oleh kesalahan pencatatan data dan kekeliruan pengambilan barang. 5. Mempermudah pengelolaan stok barang.
4.4.3.
Usulan Arsitektur Jaringan
Gambar 4.8 Usulan Arsitektur Jaringan
118 4.4.4. Rekomendasi Dukungan Hardware Berdasarkan hasil analisis lingkungan internal SI/TI pada PT.Prasetia Dwidharma, maka perusahaan disarankan untuk menambah beberapa perangkat keras guna mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Berikut adalah spesifikasi hardware yang direkomendasikan: Tabel 4.3 Rekomendasi Hardware Fingerprint Jenis Fingerplus ZT 8000
Keterangan •
Kapasitas Pengguna: 3.000
•
Transaksi Penyimpanan: 80.000
•
Identifikasi Kecepatan: <1 Sec
•
FAR(Tingkat kesalahan): 0,0001%
•
FRR (Tingkat Penolakan): 0,01%
•
Identifikasi Metode: Finger / ID + Password / Kartu Proximity
•
Komunikasi:TCP-IP/RS232/RS485/ Stand Alone, usb
•
Bahasa: Indonesia, Inggris
•
Daya: 220V 50Hz, 12 W
•
Ukuran, Berat: 188 x 128 x 50mm, 1,5 Kg
•
OS komputer: Win.98/2000/XP
•
Database: Akses / SQL Server 2000
•
Ekspor file: excel, txt, html
Mesin dengan teknologi fingerprint ini akan mendukung pengembangan dari sistem absensi yang sudah ada. Mesin ini akan diadakan sebanyak 1 unit dan akan diletakkan di lantai 1. Tabel 4.4 Rekomendasi Hardware Barcode Printer Jenis BIXOLON SAMSUNG SRP-770 II
Keterangan •
Kecepatan print 127mm / sec
•
Mendukung
Jenis
Barcode
1D:
Code 39, Code 128, interleave 2 of 5, Code Bar, UPC-A, UPC-E, EAN8, EAN-13,UCC-EAN128 •
Mendukung
Jenis
Barcode
2D:
Maxicode, QR Code, PDF 417 •
Driver:
Windows95/98/ME/2000/
NT/XP/2003/VISTA •
Interface:
RS-232C,
IEEE1284,
USB (All standard), Ethernet •
Logo printing (BMP, PCX file)
•
Mendukung aneka ragam font
•
Mendukung
lebar
label
dari
120 35mm(1.5”) sampai 112mm(4.4”) Mesin printer barcode ini akan mendukung pengembangan sistem inventory. Mesin ini akan diadakan sebanyak 1 unit dan akan diletakkan diruang logistic pada lantai 1. Tabel 4.5 Rekomendasi Hardware Barcode Scanner Jenis 1000 CCD Barcode Scanner
Keterangan •
Built-in keyboard emulator for laptop
•
100 scans / second
•
Interface : Keyboard – AT/PS2, Serial – RS232, USB
•
Power supply for RS232 model
•
Ergonmic Design
•
Decoder : 16-bit CMOS CPU
Tabel 4.6 Rekomendasi Hardware Database Server Hardware
Specification
Processor Model
Intel Core 2 Duo (1.8 Ghz)
Mainboard
Asus
RAM
2GB DDR3
Video Adapter
Intel GMA Shared (128Mb)
Storage Devices
500 GB
Network Adapter
100Mbps
Monitor (PC Only)
LCD 14 Inch
Optical Drive
DVD-RW
Database Server
MySQL Server 2000
Tabel 4.7 Rekomendasi Hardware Switch Jenis
Keterangan
D-Link DES-1008D
•
Ports : 8 Port UTP 10/100 Mbps
•
Media interface : RJ-45
•
Dimension : 142 x 108 x 32 mm
•
Power Supply : DC 7.5 V
•
Power Consumption : 2 watts (max)
Tabel 4.8 Rekomendasi Web Hosting Jenis Idwebhost.com
Keterangan Paket Corporate •
Space : 5 GB
•
Bandwith/Bulan : 200GB
•
Park & Addon Domain: 15
•
Feature : PHP 4 & 5, PhpMyAdmin,
122 database MySQL v 4 & 5 •
Web Email, POP3 Email, Email Forwarding, AntiSpam
4.5. Rencana Jadwal Implementasi Tabel 4.9 Rencana Implementasi Tahun ke-1
Tahun ke-2
Tahun ke-3
Kegiatan Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Pembelian Perangkat Keras Pendukung Pembelian Domain dan Web Hosting Pengembangan Website Pengembangan Sistem Inventory Pengembangan Sistem Pemesanan Online Pengembangan Sistem e-Project Management Pengembangan Sistem Project Management Mobile Pengimplementasian Modul Tambahan Aplikasi E-HRIS Pembenahan Struktur Organisasi Recruitment Staff IT dan Project
cxxiv 4.6. Estimasi Biaya Perencanaan biaya dalam perencanaan teknologi dan sistem informasi berdasarkan kebutuhan biaya didalam pengadaan infrastruktur pendukung dan juga kebutuhan biaya dalam pengembangan strategi teknologi dan sistem informasi. Berikut adalah estimasi biaya yang diperkirakan akan dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan sistem baru. Tabel 4.10 Rincian Biaya Pengadaan Hardware Spesifikasi
Jumlah
Satuan
Harga
Total Harga
Database Server
1
Unit
Rp. 6.000.000
Rp. 6.000.000
Barcode Printer
1
Unit
Rp. 4.000.000
Rp. 4.000.000
Barcode Scanner
5
Unit
Rp. 700.000
Rp. 3.500.000
Mesin Fingerprint
2
Unit
Rp. 3.500.000
Rp. 7.000.000
Switch
1
Unit
Rp. 250.000
Rp. 250.000
Tabel 4.11 Rincian Biaya Pengembangan Sistem Per Periode Spesifikasi
Jumlah
Satuan
Periode
Harga
Total Harga
Web Hosting
1
Domain
Tahun
Rp 3.000.000
Rp 3.000.000
Outsource
2
Orang
Bulan
Rp 1.500.000
Rp 3.000.000
Aplikasi e-HRIS
4.7. Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan hasil analisis portfolio McFarlan, diketahui bahwa aplikasi yang ada saat ini termasuk ke dalam bagian support, yaitu FINA dan e-HRIS. Aplikasi untuk sistem inventory akan menjadi key operational bagi PT. Prasetia Dwidharma, karena bagian logistic akan bergantung dengan sistem inventori untuk menghindari kesalahan dalam pengelolaan material. Aplikasi e-Project Management adalah aplikasi inti dari kegiatan bisnis, mulai dari perencanaan pekerjaan sampai dengan pekerjaan selesai. Modul pada aplikasi kepegawaian e-HRIS akan dilakukan pengembangan untuk memaksimalkan kinerja karyawan. Modul yang akan diimplementasikan antara lain: Modul Absensi, Penggajian, Cuti, Training dan Promosi. Tabel 4.12 Portfolio Aplikasi Mendatang PT. Prasetia Dwidharma Strategic
High Potential Website Sistem e-Project Management: - Dashboard Sistem e-Project Management dan
Sistem
Project
Management Mobile: -
Site
Actual
Reporting via Email
Progress
cxxvi -
Site
Progress
Reporting via Email Key Operasional
Support
Sistem Inventory
e-HRIS:
Sistem Pemesanan Online
- Sistem Absensi
Sistem e-Project Management:
- Sistem Penggajian
- Site Specification
- Sistem Cuti
- Site Progress Planning
- Sistem Training
- Site Actual Progress
- Sistem Promosi
- Site Problem
FINA :
- Foto Progress
- General Ledger
- Document Progress
- Pembelian
Sistem
Project
Management
Mobile: - Site Actual Progress - Site Problem
Problem
