BAB 4 USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN
4.1
Proses Strategi SI/IT Berdasarkan
analisis
yang
dilakukan
dalam
mengidentifikasi
lingkungan SI/TI di dalam perusahaan, di dapatkan bahwa aplikasi yang telah ada di dalam perusahaan harus mampu untuk dikembangkan dengan lebih baik agar dapat mendukung proses bisnis perusahaan dengan lebih maksimal serta penambahan aplikasi yang mampu mengoptimalkan kinerja perusahaan. Perkembangan aplikasi diharapkan agar lebih user friendly dan real time sehingga dapat memberikan dampak yang baik dalam penggunaannya untuk meningkatkan kinerja operasional ditiap divisi dalam perusahaan. Berikut adalah aplikasi yang dapat menunjang kinerja perusahaan agar lebih maksimal : •
System Integration Mengintegrasikan seluruh system yang ada di dalam perusahaan.
•
Transaction Process System Sistem ini dibutuhkan dalam bagian pengadaan sehingga kinerja bagian pengadaan bisa ditingkatkan.
•
Web-Site Web-site ini digunakan dalam perusahaan untuk mengenalkan dan memasarkan produk.
•
Supply Chain Management Sistem ini berguna bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja jangka panjang perusahaan dan pasokan rantai secara keseluruhan.
•
Knowledge Management System Kegunaan KMS bagi perusahaan adalah sebagai sarana pertukaran Knowlegde diantara karyawan.
87
88 •
Exsecutive Support System Mendukung para pemegang kepentingan dalam mengambil keputusan yang baik bagi perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa dapat proses peningkatan strategi
SI/TI perusahaan harus memaksimalkan pemanfaatan aplikasi yang telah ada secara lebih maksimal dan penambahan aplikasi yang menunjang kinerja perusahaan, dan untuk usulan Strategi SI/TI penulis mengusulkan beberapa usulan yang mencakup : 1. Update Stategic Goal and Initiative 2. Improved Product and Service 3. Enchaced Data and Information Flow 4. Integrated Data and Information 5. Optimized Networks and Insfratructure 6. Security 7. Standards 8. Workface Perubahan dan peningkatan strategi SI/TI dapat dilihat berdasarkan analisa proses bisnis yang sedang berjalan dan strategi yang diterapkan Topaz Music School sehingga dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan.
89 4.2
Strategi Bisnis SI/IT Perusahaan Berdasarkan analisa internal dan eksternal strategi bisnis perusahaan, dapat diketahui perusahaan memiliki potensi yang cukup untuk bersaing. Seiring dengan perkembangan jaman, strategi bisnis perusahaan juga harus disesuaikan agar perusahaan memiliki keunggulan kempetitif dari para pesaingnya. Setelah melalui hasil analisis dan pengumpulan data diperoleh bahwa strategi SWOT Topaz Music School berada pada kuadran 1 (SO) yakni situasi yang menguntungkan dimana perusahaan memiliki peluang dan kekuatan. Topaz Music School dapat mencapai target dalam penjualan barang dan memperluas pangsa pasarnya. 4.2.1 Update Stategic Goal and Initiative Perencanaan Strategis menjadi kebijakan perusahaan yang digunakan untuk mengarahkan dan sebagai strategi kompetitf untuk mendukung proses bisnis perusahaan, oleh karena itu strategi perusahaan harus disesuaikan sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini dan masa depan hal ini dilakukan demi meningkatkan kinerja perusahaan 4.2.1.1
Analisis SWOT Analisis
SWOT
adalah
analisis
yang
berdasarkan pada anggapan bahwa suatu strategi yang efektif berasal dari sumber daya internal suatu Perusahaan (Strength and Weaknesses) dan sumber daya eksternal suatu Perusahaan (Opportunity and Threats). Hasil analisis SWOT digunakan sebagai acuan untuk menentukan langkah-langkah selanjutnya dalam upaya memaksimalkan kekuatan (Strength) dan
90 peluang (Opportunity) serta meminimalkan kelemahan (Weakness) dan mengatasi ancaman (Threat). 4.2.1.1.1 Analisis Faktor Internal •
Strength (Kekuatan) o Mendapat dukungan penuh dari YMI (Yayasan Musik Indonesia). o Sudah mendapatkan Lisensi resmi sekolah musik yang berpusat di Yamaha Music Foundation (Japan).
•
Weakness (Kelemahan) o Sering mengalami masalah pada bagian gudang, karena tidak mengetahui secara pasti jumlah barang yang tersedia di gudang.
4.2.1.1.2 Analisis Faktor Eksternal •
Opportunities (Peluang) o Hubungan
baik
memungkinan
dengan perusahaan
para
pelanggan mendapatkan
kepercayaan dan kesetian dari para pelanggan maupun murid – murid yang terdapat di Topaz Music School. o Hubungan
baik
memungkinkan
dengan Perusahaan
pasakon dengan baik.
para
Supplier
mendapatkan
91 •
Threats (Ancaman) o Banyaknya sekolah musik sejenis yang sudah mendapatkan Lisensi resmi sekolah musik yang berpusat di Yamaha Music Foundation (Japan). o Banyak dari para pesaing yang tidak hanya menyediakan
khrusus
musik
tetapi
melakukan penjualan alat-alat musik.
juga
92 4.2.1.1.3 Matriks SWOT Tabel 4.1 Matriks SWOT Strength (S)
IFAS
Weaknesses (W)
• Mendapat dukugan penuh dari YMI
• Sering mengalami
(yayasan musik indonesia)
bagian
• Sudah mendapat lisensi resmi dari
masalah pada
gudang,
mengetahui
karena
secara
pasti
tidak jumlah
barang yang tersedia di gudang
sekolah musik yang berpusat di yamaha music foundation (Japan)
EFAS Opportunities (O)
Strategi SO
Strategi WO
• Hubungan baik dengan para pelanggan • Hubungan baik dengan para Supplier
• Adanya rasa kepercayaan (loyalitas) pelanggan terhadap Topaz Musik School • Adanya hubungan yang baik dengan
•
Mungkin
harus
pengeluaran melakukan
membuat
barang
surat
setiap
pengambilan
kali barang
digudang, agar mengetahui secara
Supplier agar kepentingan Topaz Musik
pasti jumlah Stok / produk yang
dalam hal pemesanan supplai produk
terdapat digudang.
selalu diutamakan dan pengiriman yang selalu tepat waktu (ontime) Threats (T) • Banyaknya sejenis
Strategi ST
sekolah
musik
yang
sudah
mendapatkan lisensi resmi dari
yamaha
music
• Banyak dari para pesaing tidak
hanya
menyediakan kursus musik tetapi
juga
kualitas
guru-guru
yang
mengajar di Topaz Musik • Memberikan keunggulan – keunggulan yang dimiliki oleh Topaz Musik School
foundation (japan)
yang
• Menjaga
Strategi WT
melakukan
penjualan alat msuik
terhadap para pelanggannya
•
Meningkatkan sumber daya SI/TI secara maksimal dalam proses bisnis yang berjalan agar dapat bersaing dengan sekolah musik lain
93
4.2.1.2 Penyelarasan Strategi Perusahan dengan Strategi Usulan Perusahaan memiliki strategi yang sedang berjalan namun untuk meningkatkan kinerja maka penulis mengusulkan strategi usulan seperti yang terdapat pada table berikut : Tabel 4.2 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Strategi Usulan Strategi Bisnis Perusahaan
Strategi Bisnis Usulan
•
Fokus pada pertumbuhan produksi.
•
Fokus pada pengembangan.
•
Restrukturisasi korporasi.
•
Meningkatkan
•
kompetensi
Meningkatkan
penjualan
produk
dengan Memperluas pangsa pasar. •
Meningkatkan dengan
dan
hubungan
pelanggan
baik dengan
regenerasi SDM dan menciptakan
menerapkan sistem kontrak dalam
budaya
waktu
korporasi
yang
tertentu
kepada
para
mengutamakan kinerja.
pelanggan yang memiliki catatan
Meningkatkan sistem remunerasi
baik dengan perusahaan.
yang berdasarkan kinerja (reward
Meningkatkan
peringkat
kinerja
penataan pengelolaan lingkungan dari hijau menjadi emas.
•
Memanfaatkan semaksimal mungkin dukungan SI/TI dalam proses bisnis
based performance). •
•
perusahaan.
94
4.2.1.3
Usulan Concept of Operation Scenario (CONOPS) Topaz Music School mempunyai berbagai macam proses bisnis, salah satunya adalah proses bisnis yang , berikut penjelasan proses bisnis Topaz Music School yang dapat kami usulkan:
-
Bagian Penjualan Mendaftarkan Customer Fungsi yang terkait : •
Customer
•
Bagian penjualan
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o Catatan customer
•
Dokumen Pendukung : o KTP
Proses : •
Customer yang datang ketoko akan dilayani oleh bagian penjualan dan bagian penjualan akan mencatat data customer seperti nama, alamat, email, no ktp dan no telepon kedalam catatan Customer.
Kebijakan : •
Setiap customer yang melakukan pembelian harus mendaftar terlebih dahulu kepada bagian penjualan.
95
-
Bagian Penjualan Membuat Surat Order Fungsi yang terkait : •
Customer
•
Bagian penjualan
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o Surat order
•
Dokumen Pendukung : o Memo pemesanan
Proses : •
Customer yang ingin melakukan pembelian akan dicatat di memo pemesanan.
•
Apabila barang yang diorder oleh customer tersedia digudang, berdasarkan memo pemesanan bagian penjualan akan membuat surat order yang dibuat menjadi 3 rangkap : o Rangkap 1 untuk Topaz Music School sebagai bukti telah dilakukan penjualan. o Rangkap 2 untuk customer sebagai bukti telah melakukan pembelian dengan Topaz Music School. o Rangkap 3 untuk arsip Topaz Music School.
•
Surat order akan dikonfirmasikan dan disimpan oleh bagian penjualan.
Kebijakan : •
Tidak ada.
96 -
Bagian Gudang Menerima Surat Order dari Bagian Penjualan Fungsi yang terkait : •
Bagian gudang
•
Bagian penjualan
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o Surat order
•
Dokumen Pendukung : o Surat order
Proses : •
Setelah bagian penjualan membuat surat order sesuai dengan permintaan customer maka setelah itu bagian penjualan memberikan surat order tersebut
sebagai
dasar
untuk
dilakukannya
pengecekan stok produk sesuai dengan pemesanan customer tersebut. Kebijakan : •
Apabila produk yang dipesanan tidak tersedia di gudang maka bagian gudang akan memberitahu kepada bagian penjualan.
97 -
Bagian Gudang Mengecek Stok Produk Fungsi yang terkait : •
Bagian gudang
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o Catatan gudang
•
Dokumen Pendukung : o Catatan gudang o Surat order
Proses : •
Bagian gudang akan mengecek terhadap jumlah stok produk yang terdapat di gudang berdasarkan permintaan barang yang dipesan oleh customer.
Kebijakan : •
Apabila barang yang dipesan oleh customer habis atau tidak tersedia di gudang, maka bagian gudang akan melaporkan ke bagian penjualan
98 -
Bagian Gudang Membuat Surat Pengeluaran Barang Fungsi yang terkait : •
Bagian gudang
•
General manager
•
Bagian pengiriman
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : Surat pengeluaran barang
o •
Dokumen pendukung : Surat order
o Proses : •
Berdasarkan surat order maka bagian gudang akan membuat surat pengeluaran barang yang berisi barang yang dipesan oleh customer.
•
Surat pengeluaran barang dibuat 2 rangkap : Rangkap 1 untuk bagian gudang sebagai
o
ijin perintah mengeluarkan barang yang dipesan customer. Rangkap 2 untuk bagian pengiriman
o
sebagai perintah barang yang dikirim untuk customer. Surat pengeluaran barang dikonfirmasi
o
oleh general manager. Kebijakan : •
Barang yang keluar dari gudang harus dibuatkan surat pengeluaran barang.
99 -
Bagian Gudang meng update Jumlah Stok Produk Yang Tersedia Di Gudang Fungsi yang terkait : •
Bagian gudang
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o -
•
Dokumen Pendukung : o Surat pengeluaran barang
Proses : •
Setelah bagian gudang membuat surat pengeluaran barang kemudian bagian gudang meng update jumlah stok produk yang tersedia di gudang.
Kebijakan : •
-
100 -
Bagian Gudang Mengkonfirmasikan Jumlah Stok Produk Ke Bagian Penjualan Fungsi yang terkait : •
Bagian gudang
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o -
•
Dokumen Pendukung : o Surat pengeluaran barang
Proses : •
Setelah bagian gudang meng update jumlah stok produk yang tesedia, kemudian bagian gudang harus mengkonfirmasikannya ke bagian penjualan dengan tujuan bagian penjualan tetap up to date ketika ada customer yang ingin melakukan pemesanan serta bagian penjualan mengetahui jumlah stok produk yang tersedia .
Kebijakan : •
-
101 -
Bagian Pengiriman Membuat Surat Jalan Fungsi yang terkait : •
Bagian pengiriman
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o Surat jalan
•
Dokumen Pendukung : o Surat order
Proses : •
Barang akan dikirim oleh bagian pengiriman berdasarkan surat order.
•
Pengiriman menggunakan
barang jasa
dilakukan
ekspedisi
dengan
maka
bagian
pengiriman akan membuat surat jalan yang dibuat 2 rangkap : o Rangkap 1 untuk ekspedisi sebagai bukti barang telah diterima. o Rangkap 2 untuk bagian pengiriman sebagai tanda bukti bahwa barang telah dikirim. Setelah
itu
akan
dikonfirmasikan
oleh
bagian
pengiriman. Kebijakan : •
Pengiriman barang dilakukan paling cepat 1 hari setelah customer melakukan pemesanan.
•
Jasa
ekspedisi
digunakan
customer yang berada diluar kota.
khusus
untuk
102 -
Bagian Finance Menerima Surat Order Fungsi yang terkait : •
Bagian finance
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o Surat order
•
Dokumen Pendukung : o Surat order
Proses : •
Sebelum membuat surat tagih bagian finance membutuhkan
surat
order
sesuai
dengan
pemesanan customer sebagai dasar untuk membuat surat tagih terhadap customer yang bersangkutan. Kebijakan : •
Sebelum membuat surat tagih bagian finance harus terlebih dahulu mengetahui surat order yang dipesan agar tidak terjadi kesalahan saat membuat surat tagih.
103 -
Bagian Finance Membuat Surat Tagih Fungsi yang terkait : •
Customer
•
Bagian finance
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o Surat tagih
•
Dokumen Pendukung : o Surat order
Proses : •
Berdasarkan surat order bagian finance akan membuat surat tagih yang dikonfirmasikan oleh manager finance kemudian diberikan kepada customer yang dibuat menjadi 3 rangkap : o Rangkap 1 untuk bagian finance sebagai tanda penagihan. o Rangkap 2 untuk customer sebagai surat penagihan. o Rangkap 3 arsip Topaz Music School.
Kebijakan : •
Setiap customer, yang baru menjadi pelanggan bisa melakukan order kembali setelah melunasi seluruh pembelian sebelumnya.
•
Pembayaran dapat dilakukan melalui : o Tunai o Kredit
104 -
Bagian Penjualan Membuat Surat Retur Penjualan Fungsi yang terkait : •
Customer
•
Bagian penjualan
•
Bagian Finance
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o
•
Surat retur penjualn
Dokumen pendukung : o
Surat order
Proses : •
Apabila ada barang yang rusak maka customer dapat mengirimkan kembali ke Topaz Music School.
•
Kemudian bagian penjualan akan melaporkan ke bagian general manager.
Kebijakan : •
Surat retur yang diterima akan dipotong ke dalam surat tagih.
105 -
Bagian Pengiriman melakukan pengiriman barang Fungsi yang terkait : •
Customer
•
Bagian pengiriman
Dokumen yang digunakan : •
Dokumen sumber : o
•
Surat jalan
Dokumen pendukung : o
Surat order
Proses : •
Bagian pengiriman akan melakukan pengiriman barang ke pada customer yang bersangkutan ketika customer tersebut telah melakukan pembayaran atau telah menyepakati perjanjian pembayaran dengan bagian finance.
Kebijakan : •
-
106 4.2.1.4
CONOD Diagram Usulan Pengambaran
grafis
yang
menjelaskan
bagaimana fungsi-fungsi perusahaan serta alur proses bisnis dari Topaz Music School yang penulis usulkan digambarkan dalam conops berikut ini :
107
Gambar 4.1 Usulan CONOD Diagram Topaz Music School
108 Keterangan : 1. Customer yang datang ketoko akan dilayani oleh bagian penjualan dan bagian penjualan akan mencatat data customer seperti nama, alamat, email, no ktp dan no telepon kedalam catatan Customer. 2. Bagian penjualan membuat surat order berdasarkan permintaan yang diajukan customer 3. Kemudian bagian gudang menerima surat order yang telah dibuat oleh bagian penjualan 4. Bagaian gudang akan mengecek terhadap jumlah stok produk
yang
terdapat
di
gudang
berdasarkan
permintaan barang yang dipesan oleh customer. 5. Setelah bagian gudang mengecek stok barang, apabila barang yang dipesan customer tersedia, maka bagian gudang akan membuat surat pengeluaran barang. 6. Setelah membuat surat pengeluaran barang bagian gudang kemudian meng update stok produk yang terdapat digudang 7. Kemudian bagian gudang mengkonfirmasikan jumlah stok produk yang tersedia di gudang ke bagian penjualan dengan tujuan bagian penjualan mengetahui jumlah stok yang tersedia di gudang. 8. Bagian pengiriman membuat surat jalan berdasarkan surat order yang dibuat oleh bagian penjualan, Barang akan dikirim oleh bagian pengiriman setelah customer melakukan pembayaran. 9. Bagian finance menerima surat order sebagai dokumen pendukung sebelum membuat surat tagih. 10. Kemudian bagian finance membuat surat tagih terhadap customer dengan memberikan pilihan apakah pembayaran : Tunai atau Kredit
109 11. Bagian penjualan membuat surat retur penjualan yang berguna untuk customer, apabila terjadi kerusakan barang
yang
dipesanan
maka
customer
dapat
mengembalikan barang tersebut ke Topaz Music School. 12. Kemudian bagian pengiriman melakukan pengiriman barang yang diminta customer, dengan catatan customer telah melakukan kesepakatan pembayaran dengan bagian finance.
110 4.2.2 Improved Product and Service 4.2.2.1
Business Overview / Business Plan Topaz Music School didirikan oleh bapak Jamin
Hendra pada tanggal 01 Oktober 1981. Awalnya bapak Benjamin Hendra sebelumnya bekerja sebagai Manager dari suatu sekolah musik dikawasan Jakarta Barat Melihat perkembangan bisnis musik yang cukup baik dan minat masyarakat yang terus berkembang dalam mempelajari musik, maka bapak Jamin Hendra berniat untuk membuka sekolah musik sendiri. Saat itu sekolah musik yang baru berkembang adalah Yamaha,
maka mengajukan dirilah bapak Jamin Hendra
kepada Yayasan Musik Indonesia (YMI) untuk menjadi Sub Lisensi. YMI adalah pemegang Lisensi resmi sekolah musik yang berpusat di Yamaha Music Foundation (Japan). Setelah mendapat izin dari Yayasan Musik Indonesia (YMI), maka resmilah dibuka sekolah musik Yamaha diwilayah Jakarta Barat, dengan nama Topaz Music School. Kursus yang pertama kali dibuka adalah Electone, Piano dan Gitar. Seiring dengan perkembangan musik, jenisjenis kursus musik pun menjadi beraneka ragam, saat ini kursus musik yang telah dibuka di Topaz Music School adalah : •
Piano
•
Gitar
•
Drum
•
Vocal
•
Bass Gitar
•
Dll.
111 Sampai saat ini Topaz Musik sudah memiliki beberapa cabang di antaranya : •
Di Ruko Simpang Cilegon, Jl. Tirtayasa Blok B-9.
•
Di Hero Kemang Pratama Bekasi Lt.2 Untuk menunjangnya Topaz Music School juga
melakukan penjualan alat-alat musik dari berbagai merk, tetapi lebih mengkhususkan diri untuk alat musik Yamaha. Selain itu untuk meningkatkan populasi musik di Indonesia, Topaz Music School di dukung oleh PT.Yamaha Music Indonesia dan Yayasan Musik Indonesia (YMI). 4.2.2.2
Struktur Organisasi Sebuah hal yang mutlak bagi setiap Perusahaan untuk memiliki struktur organisasi agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat terlihat dengan jelas. Struktur organisasi pada sebuah Perusahaan yang terbagi menjadi berbagai fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing, akan membuat proses bisnis berjalan baik. Topaz Music School memiliki struktur organisasi sebagai berikut:
Gambar 4.2 Struktur Organisasi
112 Tugas dan fungsi departemen Topaz Music School : 1. Owner o Menentukan tujuan dan strategi perusahaan. o Sebagai
pengambil
keputusan
dalam
mengembangkan perusahaan. 2. General manager o Mengontrol pengeluaran masuk dan keluar barang yang dijual. o Menentukan harga barang yang akan dijual. 3. Finance manager o Mengatur
pemasukan
dan
jawab
terhadap
pengeluarn
perusahaan. o Bertanggung
keuangan
perusahaan. 4. Staff finance o Membantu finance manager dalam mengurus keuangan. o Melakukan pengecekan hutang dan piutang. 5. Manager HRD (Human Resource Development) o Menyeleksi setiap karyawan yang akan berkerja diperusahaan. o Mengawasi setiap kinerja karyawan yang berkerja. 6. Staff HRD o Mencari
karyawan
yang
akan
berkerja
diperusahaan. o Membantu manager HRD dalam merekrut karyawan. 7. Bagian pembelian o Melakukan pembelian barang yang diperlukan oleh perusahaan. o Melakukan pembelian terhadap alat-alat musik yang setidaknya sudah tidak tersedia didalam gudang.
113 8. Bagian gudang o Bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di gudang. o Mengecek ketersediaan jumlah barang yang ada digudang. 9. Bagian pengiriman o Bertanggung
jawab
terhadap
pengiriman
kepada customer. 10. Bagian penjualan o Melayani customer yang akan melakukan pembelian. o Bertanggung jawab terhadap penjualan kepada customer 11. Bagian IT o Bertugas melakukan pengelolahan IT yang terdapat di dalam Topaz Music School
4.2.2.3
Usulan Swimlane Process Diagram Activity Diagram menunjukkan para pemilik (yang melakukan investasi) yang terlibat didalam proses Line of Businesss, dan waktu interaksi. Diagram ini mengunakkan format ‘SwimLanes’ untuk mengatur para pemilik dengan mengunakkan baris, dan kerangka waktu dengan kolom, kemudian meliputi aktifitas dengan simbol flowchart. Berikut adalah SwimLane Process Diagram berjalan dari Topaz Music School :
114
Gambar 4.3 Usulan Swimlane Process Diagram Topaz Music School
115 4.2.2.4
Usulan Business Process Diagram / Service Model Business Process Diagram menunjukan rincian secara detail dari suatu aktifitas kegiatan penjualan, bagaimana setiap langkah dalam aktifitas tersebut saling berhubungan satu sama lain. Berikut Business Process Diagram dari Topaz Music School yang penulis kelompokan pembagiannya masing-masing:
116
Gambar 4.4 Usulan Business Process Diagram Topaz Music School
117 4.2.2.5
Business Process / Product Matrix Business Process/Product Matrix menjelaskan bagaimana perubahan hubungan antara bagian didalam proses bisnis yang diusulkan dengan produk yang dijalankan perusahaan, seperti dijelaskan pada tabel berikut ini :
Bagian Sales & Marketing
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman
Bagian Logistik
Bagian Finance
Bagian IT
Tabel 4.3 Usulan Business Process / Product Matrix
S
S&L
D
W
F
R
Remarks
Business Product Alat Musik
R = Research & developmentW = Warehouse
S = Service
M = Manufacture
F = Financials
D = Distribute
4.2.2.6
L = Legal
Use Case Narative & Diagram. Use Case Narative dan Diagram berbentuk format UML untuk mengidetifikasi bisnis, kebutuhan, aktor, dan peraturan bisnis itu sendiri untuk mereka berinterkasi dengan sistem, service dan aplikasiaplikasi
yang
di
indetifikasikan
sebagai
solusi
teknologi pada sistem yang berjalan. 4.2.2.6.1 Usulan Use Case Narative & Diagram. Untuk mengidentifikasikan peranan aktor yang terhubung langsung dengan sistem akan digambarkan denganUse Case Diagram berikut :
118
Gambar 4.5 Usulan Use Case Diagram Topaz Music School
119 4.2.2.6.2 Use Case Narative Penjelasan Aktor serta aktifitas – aktifitas dan karakterisasinya dari usulan Use Case yang telah dibuat, akan di jabarkan sebagai berikut : 1. Bagian penjualan •
Purpose o Mendaftar customer o Membuat surat order o Membuat surat retur penjualan
•
Characterization o Bagian
penjualan
akan
mendaftar
yang
ingin
melakukan
customer pembelian.
o Bagian penjualan membuat surat order berdasarkan pemesanan yang dilakukan oleh customer. o Bagian penjualan membuat surat retur penjualan yang berguna untuk customer, apabila terjadi kerusakan barang yang dipesanan
maka
mengembalikan
customer
barang
dapat
tersebut
ke
Topaz Music School. 2. Bagian gudang •
Purpose o Menerima surat order dari bagian penjualan o Mengecek stok produk o Membuat surat pengeluaran barang o Meng update stok produk yang tersedia di gudang o Mengkonfirmasikan stok produk yang tersedia digudang ke bagian penjualan.
120 •
Characterization o Bagian gudang menerima surat order dari bagian penjualan sebagai dasar untuk melakukan pengecekan terhadap stok produk o Bagian gudang akan mengecek stok produk berdasarkan surat order yang dibuat oleh bagian penjualan. o Bagian gudang akan membuat suat pengeluaran barang apabila barang yang dipesan oleh customer tersedia di gudang. o Bagian gudang meng update stok produk di gudang dengan tujuan untuk mengetahui secara pasti jumlah stok produk yang tersedia di gudang o Bagian gudang mengkonfirmasikan stok produk ke bagian penjualan , agar bagian penjualan tetap up to date terhadap
jumlah
stok
roduk
yang
tersedia digudang. 3. Bagian pengiriman •
Purpose o Membuat surat jalan o Melakukan pengiriman barang
•
Characterization o Bagian pengiriman akan membuat surat jalan yang ditujukan kepada customer dan sesuai dengan surat order yang telah dibuat.
121 o Bagian pengiriman bertugas melakukan pengiriman barang ke customer dengan catatan customer telah menyepakati pembayaran yang diajukan oleh bagian finance 4. Bagian finance •
Purpose o Menerima surat order o Membuat surat tagih
•
Characterization o Bagian finance menerima surat order sebagai dokumen pendukung sebelum membuat surat tagih.
o Bagian finance tagih
kepada
akan membuat surat customer
yang
bersangkutan dan bagian finance akan memberikan pilihan pembayaran kepada customer apakah tunai atau kredit.
4.2.3
Integrated Data and Information 4.2.3.1
Usulan Object State Transition Diagram State Transition Diagram menggunakan notasi dari UML untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup dari objek data secara spesifik. Berikut adalah Object State Transition Diagram dari Topaz Music School :
122
Gambar 4.6 Usulan Object Transition Diagram Topaz Music School
123 4.2.3.2
Usulan Logical Data Model
Semantik data model dapat dikembangkan men gunakan metode terstruktur tradisional dan simbologi (ERD) atau satu dapat
mengunakan
metode berorientasi objek dan simbologi dari UML, yang menghasilkan Diagram kelas dan Diagram objek. Berikut adalah Entity Relationship Diagram dari Topaz Music School :
Gambar 4.7 usulan Logical Data Model Topaz Music School
124 4.2.3.3
Activity and Entity (CRUD) Matrix
Fungsibisnis
From produk
Form customer
Form Surat Order
Data
1.
Bagian penjualan mendaftarkan customer
C
2.
Membuat surat order
U
3.
Bagian gudang menerima surat order
R
4.
Bagian gudang mengecek stok produk
R
5.
Bagian gudang membuat surat pengeluaran barang
R
6.
Update stok produk
U
7.
Konfirmasi stok produk ke bagian penjualan
U
8.
Bagian pengiriman membuat surat jalan
9.
Surat order sebagai dokumen pendukung pembayaran
10.
Bagian finance membuat surat tagih dengan memberkan pilihan pembayaran
11.
Bagian penjualan membuat surat retur penjualan
12.
Bagian pengiriman melakukan pengiriman barang
R C
R C
R
R
U
R
C
R
R
U
R
R
C
R
C R
R
KETERANGAN: C = Create
Form Surat Retur Penjualan
Subjek
Form surat tagih / pembayran Form penjualan
No
Form surat pengeluaran barang Form surat jalan
Tabel 4.4 Usulan Activity and Entity (CRUD) Matrix
U = Update
R
R
125 R = Read
D = Delete
4.2.3.4 Business Function
Untuk memperjelas susunan serta pembagian kerja pada Topaz Music School, berikut ditampilkan tabel Fungsi Bisnis dari Topaz Music School: Tabel 4.5 Usulan Business Function Topaz Music School
Fungsi
Fungsi
Bisnis
Area
Bagian
- Mendata
Penjualan
customer
Proses Bisnis
- Customer yang datang ketoko akan dilayani oleh bagian penjualan dan
Subjek
Dukunga
Data
n SI/IT
-User
-Ms.Excel
-Customer
bagian penjualan akan mencatat data - Membuat surat order - Membuat
customer seperti nama, alamat, email,
-Produk
no ktp dan no telepon kedalam catatan -Form Customer
penjualan
- Bagian penjualan akan membuat surat retur penjualan
surat order sesuai dengan permintaan customer. - setelah bagian pengiriman membuat surat jalan kemudian bagian penjualan membuat surat retur penjualan yang berguna apabila barang yang diterima memliki
kerusakan
dapat
dikembalikan ke Topaz Music School dan diganti dengan barang yang baru Bagian
-Menerima
Gudang
surat order
- Bagaian gudang akan mengecek -User terhadap jumlah stok produk yang terdapat
di
gudang
berdasarkan
-Produk
-Ms.Excel
126 - Mengecek stok produk
permintaan barang yang dipesan oleh -Surat customer.
order
- Jika pesanan yang diminta oleh - Membuat surat pengeluaran
customer
tersedia
gudang
akan
maka
bagian
membuat
surat
pengelaran barang berdasarkan barang yang dipesan, agar dapat mengetahui
barang -Meng update
jumlah
persediaan
produk -mengkon
yang
terdapat digudang. -bagian penjualan meng update stok produk
jumlah stok
barang
dengan
mengetahui
tujuan
untuk
pasti
jumlah
secara
persediaan yang terdapa di gudang. -kemudian
bagian
gudang
mengkonfirmasikan jumlah stok yang firmasikan ke bagian
terdapat
di
gudang
ke
bagian
penjualan.
penjualan
Bagian
- Membuat
Pengiriman
surat jalan
- Produk yang dkirim berdasarkan -User surat order yang telah dibuat.
-Ms.Word
-Produk
- pengiriman akan dilakukan setelah -pengiriman
customer melakukan pengiriman.
Bagian
-form surat
- Berdasarkan surat order bagian finance -User
Finance
order sebagai
akan membuat surat tagih.
dokumen
- Bagian finance memberikan pemilihan
pendukung
pembayaran
membuat
customer.
surat tagih - Membuat surat tagih dan memberikan
(tunai
/
-customer
kredit)
kepada
- Ms.Excel
127 pilihan pembayaran tunai / kredit
4.2.3.5 Usulan Data Dictionary
Data Dictionary menyediakan daftar komprehensif dari entitas data yang dikumpulkan dan dikelola oleh perusahaan. termasuk standarisasi untuk bidang atribut, kunci, dan hubungan. Data Dictionary juga dapat di golongkan sebagai 'library' dari objek data reuseable yang menggunakan metode UML, berikut ini merupakan usulan data dictionary yang kami usulkan terhadap Topaz Music School
Tabel 4.6 Data Dictionary Surat Order FIELD NAME
DATA TYPE FIELD
NULL
KEY
LENGHT ID_Surat_Order
Varchar
10
No
PK
ID_Customer
Varchar
10
No
FK
-
No
-
Tanggal_Surat_Order Date
Tabel 4.7 Data Dictionary Customer FIELD NAME
DATA TYPE
FIELD
NULL
KEY
LENGHT ID_Customer
Varchar
10
No
PK
Nama
Varchar
20
No
-
Alamat
Varchar
50
No
-
Email
Varchar
20
Yes
-
128
Tabel 4.8 Data Dictionary Detail Surat Order FIELD NAME
DATA TYPE
FIELD
NULL
KEY
LENGHT ID_Surat_Order
Varchar
10
No
PK
ID_Produk
Varchar
10
No
FK
Nama_Produk
Varchar
20
No
-
Quantity
Int
10
No
-
Harga_Jual
Int
10
No
-
Tabel 4.9 Data Dictionary Produk FIELD NAME
DATA TYPE
FIELD
NULL
KEY
LENGHT ID_Produk
Varchar
10
No
PK
Nama_Produk
Varchar
20
No
FK
Jumlah_Produk
Int
10
No
-
Harga_Produk
Int
10
No
-
Tabel 4.10 Data Dictionary Detail Surat Tagih FIELD NAME
DATA
FIELD
NULL
KEY
TYPE
LENGHT
ID_Surat_Tagih
Varchar
10
No
PK
ID_Surat_Order
Varchar
10
No
FK
Tanggal_Surat_Order
DATE
-
No
-
129 Total Jumlah Tagih
Int
10
No
-
Tabel 4.11 Data Dictionary Surat Tagih FIELD NAME
DATA
FIELD
NULL
KEY
TYPE
LENGHT
ID_Surat_Tagih
Varchar
10
No
PK
Tanggal_Tanggih
DATE
-
No
-
Total_Jumlah_Tagih
Int
10
No
-
Tabel 4.12 Data Dictionary Surat Jalan FIELD NAME
DATA TYPE FIELD
NULL
KEY
LENGHT ID_Surat_Jalan
Varchar
10
No
PK
ID_Surat_Order
Varchar
10
No
FK
-
No
-
Tanggal_Surat_Jalan DATE
Tabel 4.13 Data Dictionary Surat Pengeluaran Barang FIELD NAME
DATA TYPE
FIELD
NULL
KEY
LENGHT ID_Surat_Pengeluaran_Barang Varchar
10
No
PK
ID_Surat_Order
Varchar
10
No
FK
Nama_Barang
Varchar
10
No
-
Tanggal_Surat_Pengeluaran_
Varchar
10
No
-
Barang
130
Tabel 4.14 Data Dictionary Surat Retur Penjualan FIELD NAME
DATA
FIELD
TYPE
LENGHT
ID_Surat_Retur_Penjualan
Varchar
ID_Surat_Order
Varchar
Tanggal_Surat_Retur_Penjualan DATE
4.2.4
NULL
KEY
10
No
PK
10
No
FK
-
No
-
System and Application 4.2.4.1 System Communication Description System Comunication Description penjelasan dari bagaimana data dihubungkan yang dikomunikasikan antara sistem seluruh Perusahaan dan termasuk spesifik tentang hubungan, jalan, jaringan dan media. Berikut merupakan rancangan System Comunication Description pada Topaz Music School :
131
Gambar 4.8 Usulan System Communication Description Topaz Music School
4.2.4.2 System Data Flow Diagram Penggambaran arus data sistem yang berjalan pada Topaz Music School akan digambarkan dengan System Data Flow Diagram. Berikut adalah Gakmbar dari System Data Flow Diagram Topaz Music School :
132
Gambar 4.9 Usulan Data Flow Diagram Topaz Music School
133 Keterangan :
= Entitas
= Proses
=Data
Store 4.2.5
Network and Infrastructure
Jaringan dan infrastuktur dimaksudkan untuk mengorganisasi dan dokumentasi dari pandangan sekarang dan masa depan dari suara , data, dan video jaringan yang Perusahaan gunakan untuk sistem host, aplikasi, website serta database. 4.2.5.1 Web Application Diagram Mengingat Topaz Music School belum seluruhnya memiliki sistem yang berbasis komputer, maka kami usulkan mengenai Web Application Diagram yang memungkinkan diterapkan kedalam sistem Topaz Music School.
Gambar 4.10 Usulan Web Application Diagram Topaz Music School
134 4.2.5.2 Network Connectivity Diagram Mengingat Topaz Music School belum seluruhnya memiliki sistem yang berbasis komputer, maka kami usulkan mengenai
Network
Connectivity
Diagram
yang
memungkinakan untuk diterapkan ke dalam sistem Topaz Music School.
Gambar 4.11 Usulan Network Connectivity Diagram Topaz Music School
135 4.2.6
Security Setelah menganalisa security pada perusahaan terdapat beberapa kelemahan yang menyebabkan perusahaan rentan dalam mengalami kerugian akibat lemahnya keamanan. Untuk itu dibawah ini akan dijabarkan usulan untuk security pada Topaz Music School. 4.2.6.1 Security & Privacy Plan Usulan -
Operational Security Kami mengusulkan usulan operational security yaitu, penambahan keamanan pada sistem aplikasi eProcurement yang juga dapat diakses dari pihak luar, agar aplikasi aman dari tindakan penyalahgunaan. Sehingga perusahaan tidak mengalami kerugian.
-
Personal Security Topaz Music School hanya memiliki personal security bagi
Direktur
dan
petinggi
perusahaan.
Kami
mengusulkan personal security bagi perusahaan yaitu pemberian hak akses berupa username dan password kepada
para
mendapatkan
karyawan, akses
sehingga
privasi
bagi
para
karyawan
setiap
lingkup
pekerjaanya. -
Data Security Dalam Perusahaan, penggunaan data security dilakukan dengan : •
Penggunanaan
antivirus
untuk
mengamankan
perangkat lunak perusahaan, antivirus yang kami usulkan Smadav 9.0 Pro dan Kaspersky 2013 dan penggunaan firewall dalam mengakses internet •
Pemanfaatan penyimpanan data dengan baik dengan membangun database perusahaan, storage dan server, sehingga setiap data – data perusahaan dapat langsung di backup dan tersimpan dengan aman serta mudah di akses bagi para karyawan.
136 -
Physical Security Physical security yang kami usulkan untuk perusahaan diantaranya, penggunanaan satpam untuk menjaga asset perusahaan, mengasuransikan aset perusahaan, serta penambahan ruang untuk server dengan di lengkapi pendingin ruangan yang sesuai dengan standard spesifikasi server. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat di dalam table berikut : Tabel 4.15 Usulan Security Plan
Security Plan Technical Intension System
Keterangan komponen Antivirus
Detection Firewall
Access Control
Identification, Authentication, Authorization
Policy Antivirus Smadav 9.0 Pro Antivirus Kaspersky 2012 Penggunaan firewall mengakses internet -
Phsycal Control
Pengamanan asset fisik perusahaan
-
Professional Sertification
Sertifikasi keahlian
PIC
-
IT dalam
Adanya login untuk mengakses sistem pada setiap divisi Validasi sistem otorisasi per divisi Adanya tugas pengamanan yang menjaga kantor Adanya kamera pengaman untuk memantau aktivitas perusahaan dan mencegah adanya pencurian Gelar keahlian di bidang keuangan Gelar keahlian dibidang IT Gelar keahlian dibidang manajemen
IT
IT
SDM
137 4.2.6.2 Disaster Recovery 1. Disaster Recovery Activation Bencana dapat terjadi dalam berbagai bentuk, secara garis besar disebabkan oleh alam dan kesalahan oleh manusia, seperti kebakaran, banjir, infeksi virus, kehilangan data dan kehilangan jaringan komunikasi (telepon). Untuk mencegah hal-hal seperti ini terjadi maka harus ada back-up Plan yang bertujuan agar Perusahaan dapat beroperasi meskipun terkena bencana alam. 2. Recovery Roles and Responsibility Recovery Roles and Responsibility bertujuan Untuk dapat
melakukan
proteksi
terhadap
aset-aset
Perusahaan. Dalam hal ini Topaz Music School mengadakan manajemen pada proteksi fasilitas : •
Pengendalian akses fisik Perusahaan Pengendalian akses fisik terhadap aset yang rawan terkena bencana baik oleh bencana alam ataupun karyawan sendiri, diantaranya adalah penggunaan aset yang keliru, ceroboh, ataupun sabotase oleh karyawan sendiri.
3. Disaster Impact and Recovery Assessment Perusahaan perlu mengidentifikasikan skala dan dampak dari bencana yang terjadi agar dapat menemukan dan menentukan titik kritikal (hal-hal apa yang terkena dampak paling serius akibat bencana) yang menyebabkan terjadinya gangguan pada operasi bisnis Perusahaan, dan melakukan antisipasi/ back-up pada titik masalah tersebut :
Building status
Untuk mengantisipasi kerusakan yang telah terjadi akibat kerusakan Gedung yang disebabkan oleh kebakaran,
gempa
atau
banjir
adalah
dengan
mengidentifikasikan bagian mana yang rusak dan
138 menggabungkan beberapa bagian dalam satu tempat agar Perusahaan dapat tetap beroperasi.
Employee status
Beberapa karyawan juga mungkin terluka akibat hal ini, sehingga mereka tidak dapat bekerja. Antisipasi untuk hal ini adalah dengan mengidentifikasikan karyawan
yang
dapat
menggantikan
pekerjaan
karyawan yang terluka.
Status dari data Perusahaan
Apabila sebagian atau seluruh data Perusahaan hilang akibat bencana alam, maka dilakukan back-up data agar Perusahaan dapat tetap beroperasi.
Status dari komunikasi
Apabila jaringan komunikasi terputus, Perusahaan tidak dapat menghubungi pelanggan dan supllier, untuk mengantisipasi
hal
seperti
ini
maka
penulis
mengusulkan agar melakukan back-up nomor telepon pelanggan dan Supplier kedalam hp/cellphone.
Tabel 4.16 Usulan Disaster of Recovery Procedure Disaster
Recovery
Virus Komputer
Melakukan scanning terhadap komputer yang bermasalah
Kerusakan Hardware
Pengecekan dan perawatan hardware yang dilakukan setiap bulannya Penggantian Hardware jika tidak bisa digunakan lagi
Internet Down
Menghubungi provider yang di gunakan
139
Kelebihan Daya Listrik
Menghubungi pihak manajemen gedung
Padamnya Daya Listrik
Menghubungi pihak manajemen gedung Back up data
Gempa Bumi
Kebakaran
Menggunakan tangga darurat Menyiapkan fire extinguisher dan menggunakan alarm untuk mencegah terjadinya kebakaran Melaporkan kepada pihak keamanan gedung dan polisi
Pencurian
Gedung : Penggunaan CCTv dan acces card Data : Pengunaan user name dan password
4.2.7
Standards 4.2.7.1 Technology Forecast Usulan Melihat penggunaan Teknologi Informasi di Topaz Music School saat ini terbilang sederhana, maka penulis beranggapan perlu adanya tambahan TI untuk menambah performa komputer setiap karyawan dalam perusahaan sehingga kinerja karyawan di setiap divisi dapat ditingkatkan, berikut tabel technology forecast yang penulis usulkan :
140 Tabel 4.17 Usulan Technology Forecast Topaz Music School Technology Forecast Forecast area
Operating Systems
Office Automaticion Suite
Desktop PCs
Short Term
Mid Term
Long Term
(0-12 Months)
(12-24 Months)
(24-32 Month)
Microsoft Windows 7 hingga akhir tahun 2016
Disesuaikan dengan perkembangan system ke depannya
Disesuaikan dengan perkembangan system ke depannya
Microsost Office 2010 dan mulai implementasi sistem Integration application
Microsost Office 2010 dan Menggunakan sistem Integration application
Disesuaikan dengan perkembangan system ke depannya Memaksimalkan penggunaan sistem Integration application
Menggunakan spesifikasi teknologi Desktop PC ASUS CM6630-2AA
Menggunakan spesifikasi teknologi PC desktop sesuai kebutuhan Perusahaan dan perkembangan teknologi
Menggunakan spesifikasi teknologi PC desktop sesuai kebutuhan Perusahaan dan perkembangan teknologi
Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) Desktop Monitors
LCD Monitor Samsung 18,5” inch
Disesuaikan dengan perkembangan monitor ke depannya
Disesuaikan dengan perkembangan monitor ke depannya
Persistant Storage
4 GB
Mengikuti perkembangan zaman
Mengikuti perkembangan zaman
141
Connection
Menggunakan jaringan komunikasi LAN, WIFI di dalam Perusahaan
Masih menggunakan jaringan komunikasi LAN, WIFI di dalam Perusahaan.
Menggunakan jaringan komunikasi WAN agar dapat berkomunikasi antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Tabel 4.18 Usulan Hardware Technology Forecast Setiap Divisi Divisi
Spesifikasi
Usulan Spesifikasi
Owner
Laptop
Laptop
- ASUS SX710D
A53SV- Processor Intel Core i5-2430 2.4Ghz
- Layar LED Wildscreen HD
Up to 3.0 Ghz 14” RAM 4GB DDR3 DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit Bluetooth, HDMI, USB 3.0 WiFi, LAN
General Manager
Laptop
Laptop
- Laptop ASUS A53SV-SX825D
Processor
- Layar LED Wildscreen HD
RAM 4GB DDR3
14”
Intel
Core
2.2Ghz
DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit Bluetooth, HDMI, USB 3.0 WiFi, LAN
i3-2330
142 Manager Finance
Laptop
Laptop
- Laptop ASUS A53SV-SX825D
Processor
- Layar LED Wildscreen HD
RAM 4GB DDR3
14”
Intel
Core
i3-2330
2.2Ghz
DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit BLuetooth, HDMI, USB 3.0 WiFi, LAN
Manager HRD
Laptop
Laptop
- Laptop ASUS A53SV-SX825D
Processor
- Layar LED Wildscreen HD
RAM 4GB DDR3
14”
Intel
Core
i3-2330
2.2Ghz
DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit BLuetooth, HDMI, USB 3.0 WiFi, LAN
Bagian Penjualan
PC Dekstop -
PC Dekstop
Desktop PC ASUS
Intel® Core™ i3-2100 Processor
CM6630-2AA
(3.10 GHz, Cache 3 MB)
- SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD
143 Bagian Pembelian
PC Dekstop -
PC Dekstop
Desktop PC ASUS
Intel® Core™ i3-2100 Processor
CM6630-2AA
(3.10 GHz, Cache 3 MB)
- SAMSUNG
2 GB DDR-3
SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
Intel® Graphic Media Accelerator Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD
Bagian Finance
PC Dekstop -
PC Dekstop
Desktop PC ASUS
Intel® Core™ i3-2100 Processor
CM6630-2AA
(3.10 GHz, Cache 3 MB)
- SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD
Bagian Gudang
PC Dekstop -
PC Dekstop
Desktop PC ASUS
Intel® Core™ i3-2100 Processor
CM6630-2AA
(3.10 GHz, Cache 3 MB)
- SAMSUNG
2 GB DDR-3
SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
Intel® Graphic Media Accelerator Gigabit LAN
144 USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD Bagian Pengiriman
PC Dekstop -
Desktop PC ASUS CM6630-2AA
- SAMSUNG
PC Dekstop Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) 2 GB DDR-3
SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
Intel® Graphic Media Accelerator Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD
Bagian IT
PC Dekstop -
Desktop PC ASUS CM6630-2AA
- SAMSUNG
PC Dekstop Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) 2 GB DDR-3
SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
Intel® Graphic Media Accelerator Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD
Bagian HRD
PC Dekstop -
Desktop PC ASUS CM6630-2AA
- SAMSUNG SyncMaster
PC Dekstop Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) 2 GB DDR-3
145 S19A10N 18.5", 1366 x 768
Intel® Graphic Media Accelerator Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD
Tabel 4.19 Usulan Hardware&Software Technology Forecast Topaz Music School Software
Spesifikasi
Usulan Spesifikasi
Application
Application
-
MS Office 2007
Operating System Software Software Hardware
Windows Server
-
MS office 2010
Operating System Software -
Windows 7
2003 Spesifikasi
Usulan Spesifikasi
Input Device
Input Device
-
Mouse
-
Keyboard
-
Mouse Optical Combo Ps2
-
USB Keyboard mouse
Output Device
Output Device
-
Printer
-
Printer
-
Monitor
-
Monitor
Connecting Device -
Switch/Hub 24Port
Hardware
Security System -
SMADAV
Connecting Device -
Switch/Hub 48Port
-
TP Link Modem
-
Router TP Link
Security System -
Smadav 9.0 Pro
-
Kaspersky 2012
146 Tabel 4.20 Usulan Server Technology Forecast Topaz Music School Server
Spesifikasi HP ProLiant ML350G6-
Amount (Jumlah) 1
869R Xeon E5620, 6GB Server
RDIMM DDR3-1333, DVD-ROM, VGA ATI 32MB, GbE NIC, Tower Case
4.2.8
Workforce 4.2.8.1 Workforce Plan •
Summary of Human Capital Management Strategy Strategi pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) harus in line dengan strategi bisnis perusahaan, karena untuk mencapai strategi bisnis yang telah digariskan diperlukan kerja sama SDM untuk mendukungnya. Perusahaan memperhatikan agar strategi pengembangan SDM karyawannya dapat cocok dan selaras antara marketplace dan workplace. Strategi perusahaan yang kami usulkan adalah bagaimana meningkatkan kinerja para karyawannya, agar dapat menyenangkan pelanggan, tetap berada di jalur aman persaingan, meningkatkan keutungan perusahaan dan membangun landasan bisnis perusahaan yang kuat. Keberhasilan strategi ini akan menghasilkan pertumbuhan perusahaan serta karyawan yang bijak dalam menghadapi segala keputusan. Hubungan emosional karyawan
dengan
perusahaan
diharapkan
memberikan nilai-nilai yang menghasilkan : a) Employee Commitment, b) Employee Competence, dan
dapat
147 c) Consistency (etos kerja), yang kemudian akan memberikan kultur (budaya perusahaan) yang kondusif dalam lingkungan kerja. •
Line of Business requirements Proses bisnis Topaz Music School dimulai dari customer yang datang ketoko untuk melakukan pemesanan, kemudian pihak Topaz Music School menyediakan alat musik sesuai dengan pemesanan customer.
•
Staff Level Competencies and Professional Development Plans Dalam mendukung line of business perusahaan, Topaz Music School
membutuhkan SDM yang berkompeten dalam
melaksanakan
tugas
dan
tangung
jawabnya,
kami
memperhatikan karyawan yang berada di bagian penjualan, karena bagian penjualan merupakan bagian yang sangat penting di dalam proses bisnis penjualan barang, karena bagian penjualan yang selalu berhadapan dengan customer yang akan melakukan pembelian di Topaz Music School. Dengan baiknya karyawan di bagian penjualan maka strategi perusahaan akan berjalan dengan baik dan secara langsung dapat memajukan perusahaan. Di samping itu Topaz Music School juga tetap memperhatikan karyawan di bagian lain agar perusahaan tetap mampu bersaing. Topaz Music School juga harus merencanakan langkah inisiatif dalam mempertahankan dan meningkatkan skill dan knowledge karyawan. Langkah-langkah tersebut ialah : -
Melakukan pelatihan (training) kepada karyawan.
-
Mengirimkan karyawan untuk mengikuti seminar yang dibawakan oleh para ahli.
•
Perfomance Review Process Strategi pengembangan SDM yang transparan dan dipahami oleh para karyawan akan dapat mengetahui kompetensikompetensi apa saja yang diperlukan untuk jabatan tertentu,
148 sehingga karyawan dapat mempunyai perencanaan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya. Dalam mengukur pengetahuan dan kemampuan para karyawannya. •
Benefits Program Program bonus sebagai motivasi bagi karyawan sangat penting dalam meningkatkan kinerja baik secara individual maupun tim. Adapun benefits program yang akan dilaksanakan yaitu : -
Pelatihan atau seminar untuk meningkatkan skill dan pengetahuan karyawan
•
-
Bonus tahunan, bonus penjualan (khusus marketing)
-
Kenaikan gaji
-
Tunjangan Kesehatan
Traininng and Tuition Assistance Program Topaz Music School melakukan pelatihan terhadap karyawan baru dan menyesuaikan teknologi yang dipakai di Perusahaan.
4.2.8.2 Knowledge and Skill Profile Profil pengetahuan dan keterampilan menyediakan persediaan rinci tentang apa yang seseorang harus tahu yang dapat dilakukan dalam posisi tertentu dalam perusahaan. Tabel 4.21 Knowledge and skill profile Topaz Music School Enterprise Architecture Education Standards Knowledges and Skill Areas (KSAs)
1.0 EA Practices and Theory 1.1 Kebijakan : Rencana dan Pembuat Keputusan 1.2 Teori organisasi : kultur dan komunikasi 1.3 Umur informasi : mengarahkan arsitektur 1.4 Lembar kerja EA 1.5 Metodologi impelementasi Arsitektur 1.6 Penggunaan arsitektur dalam perencanaan 1.7 Teory bisnis, teknologi, dan SI 2.0 EA Documentations 2.1 Tujuan strategis, inisiatif dan
Sekolah Musik dan Penjualan Alat-Alat Musik Junior Mid-Level Senior Notes Architect Architect Architect EA EA Senior Apprantice Journeyman (3Architect (5+ (0-2 years) 5 years) years) * *
*
*
*
*
* *
* *
* *
*
*
*
*
*
*
*
*
*
149
2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 3.0 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4.0 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8
rencana Sub-arsitektur bisnis Sub-arsitektur data dan informasi Sub-arsitektur Service Sub-arsitektur Sistem Sub-arsitektur Teknologi Sub-arsitektur Kemananan Arsitektur Standar Data manajement Kebutuhan Pelanggan EA Impelementation Program EA dan pembentukan project Ruang lingkup dan penerimaan EA Lembar kerja dan seleksi metodologi Alat EA dan seleksi gudang Dokumentasi arsitektur berjalan Dokumentasi arsitektur usulan Arsitektur perpindahan manajemen Arsitektur konfigurasi manajemen EA Project and Program Management Project EA dan dasar program manajemen Penetapan penerimaan Jadwal proyek dan program Biaya proyek dan program Analisa Alternative Mengelola resiko Tim pembangunan EA Mendapatkan nilai manajemen
* * * * * * * * *
* * * * * * * * *
* * * * * * * * *
*
*
* *
* *
* * * * *
* * * * *
* * * * * * * *
4.2.9 Rencana Implementasi Untuk dapat mengimplementasikan system dan teknologi baru bagi perusahaan, dibutuhkan waktu dan dana yang tidaklah sedikit. Oleh karena itu perlu direncanakan secara matang dan baik sehingga menghasilkan hasil yang tepat sasaran dan dapat meningkatkan proses bisnis perusahaan selain itu, hasil akhir dari perencanaan system dan teknologi informasi dapat terpenuhi secara menyeluruh dan optimal. 4.2.9.1 Tata Laksana Personil dan Biaya Untuk mengimplementasikan program EA penulis mengusulkan perusahaan mengadakan program brainware outsourcing untuk mengimplementasikan program EA, berikut brainware outsourcing yang di perlukan oleh perusahaan.
150 Tabel 4.22 Spesifikasi Brainware Brainware
Biaya
System Analyst
Rp. 30.000.000,-
Programmer
Rp. 20.000.000,-
Database Administrator
Rp. 15.000.000,-
Network Administrator
Rp. 15.000.000,-
Web Design & Web Programmer
Rp. 20.000.000,-
Trainer
Rp. 10.000.000,Total
Rp. 110.000.000,-
4.2.9.1.1 Biaya Hardware Untuk mengimplementaasikan sistem yang baru, Topaz Music School disarankan melakukan pengadaan hardware seperti berikut :
Tabel 4.23 Biaya Hardware Setiap Bagian Topaz Music School Divisi Owner
Spesifikasi Laptop ASUS A53SVSX710D Layar LED 15.6" Widescreen HD Processor Intel Core i52430 2.4Ghz Up to 3.0 Ghz RAM 4GB DDR3 Hardisk 750GB SATA2 DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit BLuetooth, HDMI, USB 3.0 WiFi, LAN WebCam, CardReader NO OS Battery 6cells 5200mAh (bisa up to max 4jam)
Jumlah 1
Harga Rp 7,125,000
Total harga Rp 7,125,000
151 General Manager
Manager Finance
Manager HRD
Laptop ASUS A53SVSX825D Layar LED 15.6" Widescreen HD Processor Intel Core i32330 2.2Ghz RAM 4GB DDR3 Hardisk 750GB SATA2 DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit BLuetooth, HDMI,usb 3.0 WAN WiFi, LAN WebCam, CardReader NO OS Battery 6cells 5200mAh (bisa up to max 4jam) Laptop ASUS A53SVSX825D Layar LED 15.6" Widescreen HD Processor Intel Core i32330 2.2Ghz RAM 4GB DDR3 Hardisk 750GB SATA2 DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit BLuetooth, HDMI,usb 3.0 WAN WiFi, LAN WebCam, CardReader NO OS Battery 6cells 5200mAh (bisa up to max 4jam) Laptop ASUS A53SVSX825D Layar LED 15.6" Widescreen HD Processor Intel Core i32330 2.2Ghz RAM 4GB DDR3 Hardisk 750GB SATA2 DVDRW Supermulti VGA nVidia GeForce GT540M 2GB 128bit BLuetooth, HDMI,usb 3.0 WAN WiFi, LAN WebCam, CardReader NO OS Battery 6cells 5200mAh (bisa up to max 4jam)
1
Rp 5,545,500
Rp 5,545,500
1
Rp 5,545,500
Rp 5,545,500
1
Rp 5,545,500
Rp 5,545,500
152 Bagian Penjualan
Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB)
1
Rp 5,650.000
1
Rp 1,000,000
1
Rp 5,560,000
1
Rp 1,000,000
Rp 6,560,000
2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768 Bagian pembelian
Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) 2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
Rp 6,560,000
153 Bagian Finance
Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB)
1
Rp 5,560,000
1
Rp 1,000,000
1
Rp 5,650,000
Rp 6,560,000
2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768 Bagian Gudang
Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB) 2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
Rp 1,000,000
Rp 6,560,000
154 Bagian Pengiriman
Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB)
1
Rp 5,560,000
Rp 6,560,000
2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard Rp 1,000,000
USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768 Bagian IT
Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB)
1
Rp 5,560,000
2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
Rp 1,000,000
Rp 6,560,000
155 Bagian HRD
Desktop PC ASUS CM6630-2AA Intel® Core™ i3-2100 Processor (3.10 GHz, Cache 3 MB)
1
Rp 5,560,000
Rp 6,560,000
2 GB DDR-3 Intel® Graphic Media Accelerator Integrated High Definition Audio 8-channel CODEC 500 GB Serial ATA Gigabit LAN USB Keyboard Rp 1,000,000
USB Optical Mouse Layar LCD SAMSUNG SyncMaster S19A10N 18.5", 1366 x 768
1
Rp 25,456,200
Rp 25,456,200
Printer
HP ProLiant ML350G6869R Xeon E5620, 6GB RDIMM DDR3-1333, DVD-ROM, VGA ATI 32MB, GbE NIC, Tower Case HP LaserJet Pro CP1025
1
Rp 2,497,000
Rp 2,497,000
Printer
HP Deskjet 1050 All-
2
Rp 609,000
Rp 1,218,000
Server
in-One Router
LINKSYS WAG160N
1
Rp 1,063,700
Rp 1,063,700
Kabel LAN
Kabel LAN
10
Rp 5000
Rp 50,000
/meter Jumlah Hardware dan Total Biaya
26
Rp. 99,966,400
156 4.2.9.1.2 Biaya Software Untuk mengimplementasikan sistem yang baru, Topaz Music School disarankan melakukan pengadaan software seperti berikut :
Tabel 4.24 Biaya Software Topaz Music School Jenis Perangkat Lunak
Nama Aplikasi
Operating System
Windows Professional 7, Single OLP NL, Get Genuine (GGWA SMO)
11
Rp. 1,771,000
Rp 19,481,000
System Software
Kaspersky Internet Security 2014 / 5 License
11
Rp
300.000
Rp
Norton 360 Version 5.0
11
Rp
306.000
Rp. 3,366,000
Mircosoft Office Home and Business 2010, 32bit/64bit, English
11
Rp 1,700,000
Rp. 18,700,000
Total Biaya software
Jumlah Harga
44
Total Harga
3,300,000
Rp. 41,847,000
157 4.2.9.2 Tata Laksana System 4.2.9.2.1 Integrated Transaction Proses System Integrated
Transaction
Processing
System
(Integrated TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi
yang
dikembangkan
untuk
memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis. Integrated TPS yang diusulkan berguna untuk mengintegrasikan data proses transaksi sehingga dapat di akses bersamaan sesuai dengan pengguanaannya pada bagian General Manager, Bagian Finance
Penjualan, dan
Bagian
Bagian
Pembelian,
Finance.
Dengan
Manager adanya
penggunaan Integrated Transaction Processing System (Integrated TPS) Topaz Music School dapat lebih meningkatkan kinerja dalam hal pengolahan data taransaksi dalam hal pembelian barang maupun penjualan barang.
158
Gambar 4.13 Usulan Skema Intergrated Transaction Processing System Kami mengusulkan Intergrated TPS yang terintergrasi antara General Manager, Bagian Penjualan, Bagian Pembelian, Manager Finance, dan Bagian Finance, sehingga proses transaksi dapat di maksimalkan. Transaksi bisnis dan data transaksi akan di proses melalui aplikasi Intergrated TPS kemudian akan secara otomatis menerima data transaksi yang di perlukan.
159 4.2.9.3 Rekomendasi Jadwal Pelaksanaan EA Program 4.2.9.3.1 Tahun Pertama Tahap
ini
merupakan
tahap
awal
perusahaan
mengimplementasikan usulan terhadap perencanaan yang sudah ditentukan sebelumnya dengan menganalisa kebutuhankebutuhan perusahaan terhadap perubahan dan pada tahap ini sebagai acuan apakah perusahaan dapat mengimplementasikan perencanaan yang sudah ditetapkan dengan baik. Pada tahun pertama perusahaan akan melakukan beberapa perencanaan seperti : •
Membuat Integrated TPS untuk mengintegrasikan seluruh
•
bagian di perusahaan.
Melakukan Demo dan Festival di tempat-tempat umum sebagai promosi dan menganalisa selera musik yang berkembang di masyarakat.
•
Memperbaiki struktur Organisasi.
4.2.9.3.2 Tahun Kedua Pada tahap ini perusahaan melanjutkan implementasi perencanaan yang sudah dijalankan di tahun pertama. Tahun kedua
merupakan
dimungkinkan
di
lanjutan terapkan
implementasi di
tahun
yang
pertama
tidak karena
membutuhkan waktu yang cukup untuk perusahaan dapat mengimplementasikannya. Tahun kedua merupakan lanjutan dari tahun pertama sehingga memiliki keterkaitan tertentu. Di tahun kedua perusahaan akan mengusahakan perencanaan seperti berikut : •
Membuat jaringan fans aliran musik tertentu yang di sponsori oleh Topaz Music School.
•
Training dan pemberian bonus terhadap karyawan untuk meningkatkan motivasi bekerja.
•
Menciptakan jenis bimbingan les musik yang baru.
160 •
Membuat Network and Infrastruktur berupa Web Application dan Network Connectivity.
•
Membuat Security and Privacy Plan.
•
Membeli 11 unit computer, 1 unit server, 3 unit printer, 1 unit router dan 10 kabel LAN.
4.2.9.3.3 Tahun Ketiga Tahap
akhir
dari
proses
pengimplementasian
perencanaan dimana melihat dan menganalisa resiko-resiko yang mungkin terjadi di tahun pertama dan tahun kedua sehingga memberikan solusi yang tepat. Kemudian tahap ketiga ini merupakan tahap finishing dari sebuah perencanaan di perusahaan yang sifatnya pengimplementasiannya tidak mendasak tetapi memiliki peran penting. Pada tahun terakhir untuk perencanaan perusahaan akan melakukan beberapa perencanaan seperti berikut : •
Melanjutkan
dalam
pembuatan
Network
and
Infrastruktur berupa Web Application dan Network Connectivity. •
Memberikan penanganan terhadap Disaster Recovery Plan.
•
Melengkapi dalam pembelian 11 unit computer, 1 unit server, 3 unit printer, 1 unit router dan 10 kabel LAN.
•
Pemasangan CCTV.
Berikut ini merupakan tabel rencana implementasi strategi bisnis SI, strategi management SI/TI, dan strategi TI yang kami usulkan:
161 Tabel 4.25 Rekomendasi Jadwal Implementasi
ACTIVITY PLANNING
Strategi Bisnis SI :
- Membuat Integrated TPS untuk mengintegrasikan seluruh bagian di perusahaan
- Membuat jaringan fans aliran musik tertentu yang di sponsori oleh Topaz Music School - Melakukan Demo dan Festival di tempattempat umum sebagai promosi dan menganalisa selera musik yang berkembang di masyarakat - Training dan pemberian bonus terhadap karyawan untuk meningkatkan motivasi bekerja - Menciptakan jenis bimbingan les musik yang baru Strategy Manajamen SI/TI :
- Membuat Network and Infrastruktur berupa Web Application dan Network Connectivity - Membuat Security and Privacy Plan - Memperbaiki struktur Organisasi - Memberikan penanganan terhadap Disaster Recovery Plan
Tahun
Tahun
Tahun
Ke 1
Ke 2
Ke 3
162 Strategy IT : - Membeli 11 unit computer, 1 unit server, 3 unit printer, 1 unit router dan 10 kabel LAN - Pemasangan CCTV
