BAB 4 USULAN ANALISIS DAN RANCANGAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 4.1
Proses Strategi SI/TI Berdasarkan analisis yang dilakukan dalam mengidentifikasi lingkungan SI/TI dalam perusahaan , didapatkan hasil bahwa aplikasi yang telah ada harus dikembangkan yang berarti tetap akan digunakan namun memerlukan perkembangan lebih agar dapat mendukung proses bisnis perusahaan dengan lebih maksimal. Aplikasi yang telah digunakan dalam perusahaan adalah aplikasi SCM,CRM,dan E-marketing. Perkembangan yang diharapkan adalah lebih user friendly dan lebih real time dan efektif serta efisien dalam penggunaannya, diharapkan dengan penggunaan apikasi dengan maksimal dapat mengakibatkan dampak positif bagi tiap lini perusahaan serta dapat mengkonversikan semua bidang perusahaan menjadi terkomputerisasi baik dalam office maupun operasionalnya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa dalam proses strategi SI/TI dalam perusahaan dilakukan pemanfaatkan pemakaian sistem yang sudah ada seperti aplikasi SCM, aplikasi CRM, dan aplikasi E-Marketing secara maksimal. Serta untuk usulannya kami mengusulkan adanya penambahan aplikasi baru untuk membantu
PT Jasa Marga (Persero).Tbk dalam menganalisa perfoma
perusahaan dengan menggunakan aplikasi Performance analysis sehingga dapat mengidentifikasi kinerja dalam perusahaan telah berjalan dengan baik atau tidak
153
154
dan bagaimana cara mengoptimalkan kinerja sehingga perusahaan dapat berjalan dengan lebih maksimal.
4.2
Strategi bisnis perusahaan Perkiraan terhadap trend bisnis di masa yang akan datang untung bisnis dibidang jasa penyedia sarana umum terutama PT Jasa Marga (Persero) akan bergerak ke arah trend yang lebih baik karena dilihat dari tingkat kebutuhan dan keinginan masyarakat akan jasa jalan tol yang semakin meningkat. Setelah melalui analisis dan pengumpulan data diperoleh bahwa strategi SWOT pada PT Jasa Marga (Persero) terletak di kuadran 2 (dua) yaitu kekuatan internal dan acaman (strategi diversifikasi produk) yang artinya meskipun perusahaan memiliki beberapa ancaman tetapi memiliki keuatan internal yang cukup kuat untuk mengimbangi ancaman yang ada. Dengan berada di kuadran dua tersebut yaitu verifikasi pelayanan bagi PT JasaMarga (Persero) untuk bisa mengembangkan dan peningkatan pelayanan mereka dengan inovasi-inovasi baru sehingga tetap menjadi leader bagi pesaingpesaingnya. Adapun langkah-langkah yang harus diambil oleh PT Jasa Marga (Persero) untuk meningkatkan mutu pelayanan produk dan jasanya dalam menarik pelanggan dengan prinsip yaitu : -
Memperbesar citra/ brand image perusahaan
155
Untuk meningkatkan citra dimata pelanggan PT Jasa Marga (Persero) harus tetap mencipkan inovasi-inovasi baru dalam pengembangan jasa penyedia jalan tol di Indonesia. -
Menerapkan system Go Public
System Go public yang dimaksud adalah pengenalan terhadap fasilitas yang dapat dinikmati pelanggan, seperti system e-toll card yang sedang di jalankan oleh PT Jasa Marga (Persero). -
Memperluas daerah jangkauan dan jalur distribusi
Perusahaan dapat mengusai pangsa pasar yang lebih luas dengan membuka cabang baru yang belum tersedia jalur tol, dengan demikian masyarakat dapat dipermudah dalam hal akses mobilitas jalan tol. -
Meningkatkan tingkat pelatihan terhadap karyawan
Pemilihan penerimaan karyawan yang berkalitas agar perusahaan mendapat SDM terbaik yang dapat bekerja di perusahaan. Disamping itu prningkatan pelatihan terhadap karyawan juga harus dilakukan agar karyawan dapat berinovasi dan dapat menyesuaikan ebutuhan yang dibutuhkan perusahaan. Strategi bisnis perusahaan berfokus pada memberikan pelayanan terbaik pagi pelanggan pengguna jasa jalan tol. Menyediakan sarana dan prasarana jalan tol. Menyiapkan sumber daya yang berkualitas untuk membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnis dengan maksimal.
156
4.2.1
Penyelarasan strategi bisnis dengan strategi SI/TI Table 4.1 Penyelarasan strategi bisnis dengan strategi SI/TI Strategi Bisnis
Strategi SI/TI
Memberikan pelayanan terbaik
Pemanfaatan aplikasi
untuk pelanggan
CRM,SCM, dan E-Marketing
Menyediakan sarana dan
Penambahan aplikasi baru
prasarana jalan tol
Perfomance Analisis
Menyiapkan sumber daya manusia yang terbaik
4.3
Usulan strategi SI/TI Berdasarkan analisis yang sudah dijelaskan, diketahui bahwa PT Jasa Marga (Persero).Tbk telah memiliki beberapa aplikasi yang sudah dijalankan sebelumnya, modul-modul yang pada beberapa aplikasi berfokus pada kegiatan operasional perusahaan. Modul-modul tersebut umumnya menangani kegiatan pendekatan kepada pelanggan dan pemasok serta pemasaran perusahaan melalui website. Dan penambahan aplikasi performance analisis dapat membantu untuk memantau kinerja perusahaan, seperti identifikasi laporn tahunan, kinerja karyawan, dan usulan peningkatan kinerja dalam hubungannya dengan pelanggan dan pihak perusahaan lain yang terkait.
157
Table 4.2 Aplikasi pada PT Jasa Marga Aplikasi CRM
SCM
Fungsi saat ini
Fungsi masa mendatang
Membantu kebutuhan
Informasi keluhan
pelanggan, menciptakan
pelanggan, interaksi
hubungan baik dengan
dengan pelanggan melalui
pelanggan
web, sms care dll.
Membantu perusahaan
-
dalam pemenuhan operasional dan
Pendataan pemasok tetap
-
ketersedian bahan baku
Interaksi dengan pemasok
-
Aplikasi yang terintegrasi langsung dengan pemasok tetap
E-marketing
Membantu perusahaan
-
Memberikan
dalam mempromosikan
informasi terbaru dari
produk baru PT Jasa
PT Jasa Marga
Marga(Persero), seperti
(Persero)
promosi E-Toll Card
-
Sarana komunikasi moderen
Perfomance Analisis
Menganalisa kinerja
-
perusahaan
Pembuatan laporan yang lebih baik
-
Menyeleksi kinerja karyawan
-
Mengoptimalkan kinerja berkaitan dengan pelanggan dan pihak terkait lain
4.4
158
Strategi SI - CRM memberikan pelayaan yang lebih kepada pelanggan menyangkut informasi jalan tol sehingga dapat membantu kebutuhan pelanggan, menciptakan hubungan baik dengan pelanggan. - SCM mengatur dalam penyediaan bahan baku sehingga tepat waktu dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan seperti halnya dalam pemenuhan operasional dan ketersedian bahan baku. - E-Marketing Membangun pemasaran secara electronik atau dalam internet sehingga lebih intens dan menyebar lebih luas akan layanan-layanan perusahaan . Membantu perusahaan dalam mempromosikan produk baru PT Jasa Marga(Persero), seperti promosi E-Toll Card - Perfomance Analisis Analisis yang melihat kinerja dari operasional sehari-hari perusahaan sehingga dapat menganalisa kinerja perusahaan apakah telah berjalan baik atau tidak. Dan dapat menentukan kebijakan apakah yang sebaiknya dilakukan demi mengembangkan performance atau kinerja perusahaan.
159
Peningkatan kinerja perusahaan secara keseluruhan sehingga terjadi hubungan erat dengan pelanggan, supplier, pihak bisnis lain yang terkait. 4.5
Strategi management SI/TI Setelah melihat dari analisa lingkungan internal SI TI perusahaan dan lingkungan
eksternal SI TI perusahaan maka dapat disimpulkan hasil analisa tersebut mengarahkan kami pada beberapa usulan perencanaan strategis di dalam bidang manajemen SI TI perusahaan. 4.5.1
Rekomendasi struktur organisasi Tidak membutuhkan perubahan struktur organisasi karena PT Jasa Marga (persero) Tbk merupakan perusahaan yang besar dengan struktur organisasi yang telah tersusun dengan sebaik mungkin sehingga bila kita mengganti ataupun mengubah struktur organisasi yang telah berjalan dapat membuat perubahan besar dalam tata kelola perusahaan yang membutuhkan perombakan besar dalam tata system serta alur data perusahaan. Bila hal itu terjadi maka system yang telah ada membutuhkan pengaturan ulang dalam tiap sistem karena alur data serta alur sisem yang berubah dan itu membutuhkan effort yang besar karena melibatkan lebih dari 1000 karyawan untuk menyesuaikan diri dengan tata perusahaan yang baru dan tentunya akan mengakibatkan kerugian yang besar kepada perusahaan.
4.7
160
Strategi TI Strategi
TI
mengenai
teknologi
informasi
yang
terus
dikembangkan,
disempurnakan dan ditambahkan dalam perusahan. PT Jasa Marga (Persero).Tbk menerapkan teknologi untuk membuat proses bisnis yang
dijalankan lebih
efisien dan efektif. Sehingga perusahaan dapat berjalan dengan baik. Usulan yang diajukan untuk mengingkatkan kualitas dan citra baik perusahaan, salah satu penerapannya adalah dengan penambahan jumlah perangkat keras dan perangkat lunak. 4.7.1 Usulan perangkat keras Adapun usulan perangkat keras dijelaskan sebagai berikut : Table 4.7 Usulan perangkat keras Spesifikasi hardware Pc
-
Windows 7 ultimate
-
Intel (R) Core (TM) Duo CPU
-
RAM 2 GB
-
Harddisk 120GB
-
WiFi
-
LCD monitor 15 inch
-
Mouse optical
-
Keyboard 110 keys
161
4.7.2 Usulan perangkat lunak Dukungan perangkat lunak yang diperlukan harus di sesuaikan dengan kebutuhan aplikasi dan program dari system informasi PT Jasa Marga (Persero). Pada saat ini PT Jasa Marga (Persero) mengunakan software berupa aplikasi Microsoft Office, Microsoft Exel, Oracle,Vb. Net. Software yang diusulkan adalah untuk CRM (customer
relationship
management),
SCM
(supply
chain
management), E-marketing dan Perfomance Analysis. Tujuan penerapan system CRM ini adalah untuk mengetahui kebutuhan dan keinginan pelanggan yang sesungguhnya sehingga perusahaan dapat memberi tanggapan langsung untuk setiap masalah yang dihadapi pelanggan pengguna jasa jalan tol. Dan keunggulan dari CRM ini adalah dalam menciptakan hubungan yang baik dengan pelanggan, dan CRM dapat mengambil keputusan yang tepat dalam menetapkan stategi bisnis. Tujuan penerapan system SCM adalah untuk mempermudah perusahaan dalam pemenuhan kebutuhan operasional perusahan dan ketersedian barang di lapangan. Tujuan penerapan E-marketing adalah perusahaan dapat melauncing trobosan-trobosan baru yang ada melalui internet sebagai sumber media yang potensial, karena akses yang mudah dan dapat dipahami orang yang berada di mana saja.
162
Tujuan dalam penerapan Perfomance analysis adalah untuk membantu perusahaan dalam menganalisa kinerja karyawan mulai dari absensi sampai tingkat kealian mereka dalam mengerjakan pekerjaan mereka sehingga perusahaan dapat menilai karyawan dengan mudah. 4.8
Rekomendasi arsitektur jaringan
Gambar 4.2 Usulan Jaringan Komputer pada PT Jasa Marga (Persero)
163
4.8.1 Rekomendasi pendukung strategi TI Sumber daya perusahaan yang menjadi aset penting yang harus dijaga dan di-maintanace adalah data-data dan laporan-laporan. Kerahasian data sangat bersifat internal karena menutup kemungkinan pihak-pihak yang tidak berkepentingan mengetahui data-data yang tidak bisa dibocorkan kepihak luar. Pembatasan hak akses pada karyawan sesuai dengan jabatan dan wewenang masing-masing. Memberikan user id dan password untuk tiap karyawan sehingga kerahasian antar karyawan pun dapat terjaga. Membatasan hak akses ini ditujukan agar tiap karyawan dapat terfokus pada pekerjaan dan tidak memusingkan pekerjaan karyawan lain. Back-up data merupaka bagian penting yang selalu rutin dilakukan, karena semua data-data penting sangat berisko untuk hilang dan rusak sehingga harus mempunya backup data yang baik. Backup data yang biasa dilakukan pada PT Jasa Marga (Persero) adalah : -
Full Backup : Proses mem-backup semua data dan pengambilan data terakhir yang sudah pernah di-backup. Proses ini mencatat semua log data yang ada dalam proses selama beberapa periode. Biasanya proses full backup ini dilakukan secara berkala setiap empat bulan sekali. Cara ini dilakukan agar setiap data yang terjadi selama empat bulan dapat terjaga dengan baik.
164
-
Differential Backup : Backup yang dilakukan dengan cara mengambil data dari log transaksi yang terjadi setiap hari dalam perusahaan. Differential Backup biasa dilakukan setiap bulan sekali.
-
Transactional Log : Proses ini mencatat semua detail transaksi yang terjadi. Dan hanya di simpan secara temporare karena pada masa tertentu akan dihapus secara permanen. Biasanya sistem backup ini dilakukan setiap hari dan pada akhir bulan dijadikan satu data baru yang menjadi data untuk melakukan Differential Backup.
4.9
Rencana implementasi Setalah membuat prioritas pengembangan system, maka berikut ini dibuat sebuah jadwal pelaksanaan dari pengembangan system yang diusulkan pada PT Jasa Marga (Persero) beserta jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dalam perancangan hingga impementasi.
165
Table 4.8 Table Jadwal Pelaksanaan Fungsi area
1. Distribution
aplikasi
Development
2010
2011
2012
Man
Tipe Aplikasi Q Q Q Q Q Q Q Q Q
Year
1 2 3 1 2 3 1 2 3
SCM
2
Develpoment
2. Logistic
SCM
1,5
Develpoment
3. Chanel
CRM
2
Development
E-Marketing
1
Performance
1
3 1 2
development
Development
3 2 3 2 2 2 3 2
Promotion 4. HRD & Management Grand total man year Grand total men power
Pac.
2 2
Analysis 7,5 29
166
4.10
Perencanaan biaya Estimasi ini dibuat berdasarkan perkiraan jumlah anggaran yang dibutuhkan perusahaan dalam pengimplementasian system informasi ke dalam perusahaan sesuai dengan analisis yang telah dibuat sebelumnya. Rincian perkiraan biaya usulan software Table 4.9 Estimasi biaya Project
Total Men
Total
2010
2011
2012
Cost
Q1
Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3
500.000.000
400
50
50
Jt
Jt
Jt
Year 1. Oracle
2. SCM
3. CRM
4. E-
1
1,5
2
1,3
80.000.000
50
20
10
Jt
Jt
Jt
50.000.000
40
10
Jt
Jt
20.000.000
Marketing 5. Performanc e Analysis
2
58.000.000
16
20
22
Jt
Jt
Jt
9
11
Jt
Jt
167
Total
708.000.000
Perkiraan biaya untuk pengimplemantasian sistem informasi dan teknologi pada PT Jasa Marga (Persero).Tbk lebih banyak menghabiskan biaya untuk sistem Oracle yang sudah ada dan masih harus di kembangkan pada tahun pertama pemakaiannya meliputi maintenance program secara berkala, pelatihan user untuk pengoprasian aplikasi ini, dan penambahan modul-modul yang masih belum lengkap. Pada Quarter ke tiga di tahun pertama PT Jasa Marga (Persero).Tbk juga sudah mulai melakukan perencanaan pengembangan sistem baru yaitu sistem SCM. Pada pengimplementasian tahun kedua alokasi dana masih sama yaitu pada perncanaan pengembangan SCM dan memulain mengimplemantasi aplikasi performance analysis meliputi pembelian modul, pelatihan SDM dan penambahan jaringan. Dan pada quarter ke dua tahun kedua pula PT Jasa Marga (Persero) melakukan implementasi aplikasi CRM. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pada tahun kedua PT Jasa Marga mengeluarkan cost yang cukup besar untuk pengimplementasian tiga sistem sekaligus. Pada tahun ketiga PT Jasa Marga hanya melakukan penambahan struktur jaringan pada aplikasi E-marketing. Karena pada dasarnya aplikasi ini sudah ada sejak beberapa tahun sebelumnya maka perubahan yang dilakukan tidak bersifat secara besar hanya ada penambahan beberapa modul dan penambahan perangkat untuk mendukung sistem ini.
168
4.10
Portfolio Aplikasi masa mendatang Porto Folio Aplikasi Mc. Farlan pada PT Jasa Marga (Persero)
Gambar 4.3 Porto Folio Aplikasi Mc. Farlan pada PT Jasa Marga (Persero)
Berdasarkan aplikasi portofolio Mc Farlan tersebut bahwa dapat diketahui jika aplikasi perfomance aplikasi yang diusulkan bisa menjadi salah satu pendukung perusahaan dalam melihat perfoma perusahaan baik dalam segi laporan-laporan data dan juga kinerja karyawan.
