106
BAB 4 USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 4.1
Strategi Sistem Informasi Bisnis Dalam pembuatan sistem informasi yang dibutuhkan oleh PT. Sinar Jaya Sukses
M andiri yang telah melalui proses pengamatan dan analisis ditemukan beberapa kelemahan seperti yang dijelaskan pada bab 3. Sebagai solusi maka disarankan untuk diadakannya perubahan seperti pada tabel di bawah ini : Tabel 4-1 Usulan terhadap sistem yang sedang berjalan Sistem yang berj alan Sistem HSCM, Accurate
HSCM
HIT
GL, POS
Permasalahan Belum tersedianya sistem terintegrasi antara service center dengan gudang sparepart (value shop) Belum tersedianya sistem yang memberikan status servis kepada pelanggan (PEST) Belum tersedianya sistem yang menghubungkan perusahaan dengan distributor (value shop) Belum tersedianya sistem penggajian (value shop) Belum terintegrasinya absen karyawan dengan penggajian karyawan. (value shop) Belum tersedianya sistem perekrutan karyawan (value shop) Belum tersedianya aplikasi untuk request peralatan ATK dari masingmasing divisi (value shop) Belum tersedianya aplikasi u.menentukan vendor penjual peralatan operasional. (value shop) Belum terintegrasinya data penjualan antara finance dengan sales&warehouse
Usulan terhadap Sistem yang berj alan Sistem Menerapkan CRM (Customer Relationship Management) - Mengembangkan sistem HSCM, dan mengintegrasikan dengan Accurate. - Menerapkan sms gateway terintegrasi dengan HSCM - Menerapkan sistem penjualan online Menerapkan HRMS (Human Resource Management System) - Menerapkan sistem penggajian - Mengembangkan sistem absensi terintegrasi dengan penggajian - Menerapkan sistem perekrutan Menerapkan sistem pengadaan peralatan operasional - Menerapkan sistem request pengadaan operasional - Menerapkan sistem pemilihan vendor Mengembangkan dan menerapkan sistem terintegrasi antara GL dengan POS
107 4.1.1 Usulan Aplikasi Perusahaan Dari berbagai permasalahan pada perusahaan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri terdapat, beberapa area perubahan dari sistem yang ada. Namun dilihat dari manfaat yang di dapatkan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri, permasalahan pada sistem H SCM menjadi perhatian yang sangat penting. Dalam sistem H SCM merupakan sistem yang berhubungan langsung terhadap pelanggan dalam memberikan pelayan yang optimal. Dengan adanya sistem CRM , maka diharapkan tingkat pelayanan terhadap pelanggan akan lebih baik lagi. Adapun penjelasan dari sistem CRM adalah :
Pembangunan Sistem SM S Gateway Penerapan Sistem CRM berbasis SM S gateway ini diterapkan dengan tujuan untuk lebih memfokuskan pelayanan yang diberikan oleh pihak HT-mobile dalam membantu pelanggan mereka untuk menyelesaikan permasalahan mereka terhadap perangkat HT-mobile yang mereka miliki. Sistem CRM berbasis SM S gateway ini akan mencakup 2 fungsi utama yaitu : - Sistem tracking informasi perbaikan telepon seluler (service order) sistem ini akan memberikan informasi mengenai estimasi lama pengerjaan, status perbaikan servis, status kerusakan, informasi pergantian suku cadang serta konfirmasi/persetujuan pergantian suku cadang. - Sistem keluhan dan saran sistem ini akan menerima segala keluhan yang di hadapi oleh pelanggan terhadap produk yang telah mereka gunakan dan memberikan solusi dini dari keluhan tersebut. Di samping itu sistem ini akan menampung saran dari
108 pelanggan terhadap produk ataupun hal lain yang berhubungan dengan produk dari PT. Sinar Jaya Sukses M andiri.
Pengembangan Sistem terintegrasi antara HSCM dengan Accurate (sistem stock gudang suku cadang pengganti). Pengembangan
Sistem terintegrasi antara
HSCM
dengan
Accurate
merupakan suatu sarana solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh internal perusahaan terhadap kasus pemisahan antara sistem HSCM (pergantian suku cadang) yang ada saat ini dengan sistem Accurate yang memuat stok gudang suku cadang. Di harapkan dengan pengintegrasian dari kedua sistem ini akan mempercepat bagian pelayanan servis dalam pengambilan keputusan suku cadang yang akan diganti terutama dalam penentuan estimasi pengerjaan.
Pembangunan Sistem Penjualan kedistributor berbasis online Pembangunan sistem penjualan ke distributor berbasis online merupakan salah satu upaya dalam peningkatan hubungan baik antara perusahaan dengan rekan bisnis yang telah ada. Diharapkan dengan adanya sistem penjualan online ini akan mempercepat proses pemesanan, serta mempermudah pihak distributor dalam memantau hasil pemesanan mereka. Proses yang ada dalam solusi ini meliputi : kegiatan order, pemantauan status pengiriman, serta pembuatan invoice dari barang yang telah terkirim.
Usulan perubahan pada sistem HRMS adalah : Pada area pemberdayaan sumber daya manusia. kebutuhan akan aplikasi pengelolaan karyawan masih belum tepenuhi. Sistem yang ada saat ini hanya mengelola
109 kehadiran karyawan. Untuk penghasilan laporan masih menggunakan aplikasi excel. Dengan adanya human resource management system (HRM S) di harapkan pengelolaan karyawan seperti pencatatan absensi, lembur, ijin, perekrutan dan perhitungan penggajian karyawan menjadi lebih baik lagi. Usulan perubahan pada sistem pengadaan peralatan operasional adalah : Pada area purchasing yang merupakan bagian pemantauan kebutuhan operasional, ditemukan permasalahan belum tersedianya sistem yang menangani kebutuhan pengadaan operasional. sehingga karyawan pada setiap divisi mengalami kesulitan dalam melakukan request terhadap kebutuhan operasionalnya. Untuk itu dibutuhkan suatu pengembangan sistem pemantauan kebutuhan operasional yang dapat menampung request dan memprosesnya lebih cepat. Dalam rekomendasi sistem ini memuat dua fungsi utama yang meliputi : -
Fungsi request kebutuhan, yang di bangun menggunakan web berbas is internal Yang menampung request kebutuhan operational pada masing-masing divisi.
-
Fungsi pengolahan request, merupakan fungsi backend yang di kelola oleh bagian purchasing dalam melakukan tindakan dari request yang ada. M eliputi pencarian vendor, penawaran harga, dan penerimaan barang.
Usulan perubahan pada sistem POS dan GL adalah : M asalah utama dalam area ini adalah belum terintegrasinya sistem yang ada pada saat ini, sehingga dalam kegiatan pengecekan dan perencanaan penjualan mengalami proses keterlambatan serta terjadi kesulitan dalam melakukan kendali antara data yang
110 diterima oleh bagian sales dan warehouse dengan data yang diterima dari bagian finance perihal jumlah penjualan produk.
4.1.2 Usulan Area, Fungsi dan Proses Bisnis Tabel 4-2 Usulan Area, Fungsi Dan Proses Bisnis Area Fungsional
Fungsi Bisnis
Aplikasi
Business Develo pment
HRMS*
Pengelolaan Karyawan
excel Fingerprint, HRMS* Excel, HRMS* Excel, HRMS* Excel, HRMS* Excel, HRMS* Excel, HRMS*
excel excel
Finance & Accounting
Pengelolaan IT
Pengelolaan Keuangan
GL, GL+POS* excel GL, GL+POS* excel excel GL, GL+POS*
GL+POS*
Proses Bisnis mengadakan penilaian kinerja karyawan mengadakan pelatihan mendata peserta pelatihan mendata absensi karyawan mencatat ijin karyawan mencatat surat sakit karyawan melakukan perhitungan gaji karyawan melakukan perhitungan lembur karyawan melakukan perhitungan potongan gaji karyawan menyeleksi cv pelamar melakukan psikotest merekrut karyawan baru membuat anggaran it mendata aset it perusahaan melakukan maintenance hardware & software memonitor kerja server memasang & memonitor jaringan sistem perusahaan memproses arus ka s membuat anggaran rutin membuat daftar piutang membuat daftar cicilan piutang memantau perubahan kurs mata uang menerima bukti pembayaran piutang mengkonfirmasi jadwal pembayaran piutang membuat bukti pengeluaran uang
111 excel GL GL Pencatatan Akuntansi
excel excel GL excel
excel excel Pengelolaan Pajak excel
excel excel excel excel
Procurement
Manajemen Produk
excel
excel
word Pengadaan Produk
excel
Sales & warehouse
excel
Penjualan Barang
word POS, CRM* POS, GL+POS*
menerima data jumlah stok barang mencatat jumlah stok barang mencatat perubahan jumlah stok barang menerima laporan status barang yang diservis menerima laporan pengeluaran sparepart membuat laporan jumlah stok barang mencatat pembayaran pajak melakukan konsultasi dengan badan pajak melakukan pembayaran pajak barang impor mengurus pajak penghasilan karyawan mengurus pajak penghasilan perusahaan melakukan pembayaran pajak iklan mengelola bukti pembayaran pajak perusahaan melakukan pemilihan fitur & spesifikasi produk membuat perancangan strategi produk (fitur) membuat laporan proses produksi produk melakukan pengecekan performa produk menyampaikan keluhan pelanggan membuat laporan hasil testing sample produk melakukan pengecekan sample produk melakukan request sample produk memonitor kinerja pabrik membuat laporan request sample produk mengelola bukti penerimaan sample produk menerima laporan hasil testing sample produk membuat kontrak pencatatan order melakukan pencatatan retur dari distributor mendistribusian produk ke distributor
112 Word, CRM*
CRM* excel POS
POS Pengendalian Stok Gudang
excel POS
POS POS POS
General Affair
sistem pengadaan operasional *
Pengadaan Barang
Excel, sistem pengadaan operasional *
excel sistem pengadaan operasional *
membuat kerjasama mengenai pembelian produk oleh distributor memantau distribusi barang ke distributor membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari perusahaan kepada distributor membuat faktur penjualan barang meminta data penjualan barang ke admin sales mendata nomor imei yang dikirim dari pabrik kegudang warehouse pengecekan barang masuk dari pabrik pencatatan barang rusak yang datang dari pabrik pendaftaran barang siap jual pencatatan deliver order pengiriman pesanan ke distributor mutasi antar gudang pencatatan stok barang di masing-masing gudang membuat jadwal pengiriman mengatur surat pengizinan pengiriman menerima form permintaan kebutuhan
pembuatan purchase order melalukan pemesanan barang maupun iklan memilih vendor terbaik
melakukan persetujuan untuk menjalankan kerjasama dengan pihak vendor memutuskan untuk melakukan pemesanan terhadap iklan ke media penerimaan barang kebutuhan membuat tabel perbandingan harga barang kebutuhan Membuat laporan pembelian
113
excel excel excel Pemeliharaan Persediaan
word
excel excel
Pengendalian Stok Gudang
Anggaran
excel excel
Marketing
excel excel excel excel excel Promosi excel
excel photoshop, corel draw
mengurus setiap keperluan maintenance perusahaan mencatat segala pengeluaran untuk keperluan maintenance membuat laporan maintenance perusahaan membuat penjadualan maintenance melakukan dokumentasi terhadap kegiatan maintenance mengumpulkan bon-bon bukti kegiatan maintenance membuat laporan pengeluaran maintenance mendata ulang setiap inventaris yang dimiliki oleh perusahaan sekali dalam setahun memeriksa status dan jumlah barang-barang iklan yang terdapat di dalam gudang barang iklan. memeriksa laporan penerimaan barang iklan dari pihak supplier memeriksa laporan pengiriman barang iklan memberikan persetujuan pemberian barang promosi penentukan budget marketing melakukan perencanaan terhadap event pemasaran pengalokasi budget marketing pengalokasian human resource untuk event membuat jadwal event marketing merencanakan promosi kerjasama memberikan laporan-laporan yang terkait dengan pemasaran produk kepada general manager. membuat jadwal pemasangan iklan memeriksa laporan penayangan iklan pendistribusian iklan di setiap daerah merancang design media pemasaran
114 hscm hscm
Pelayanan pelanggan
hscm Excel, CRM* CRM* CRM*
Service
Word
Pendataan suku cadang accurate excel
accurate accurate accurate
pencatatan setiap service order oleh service center pengecekan status service order daftar perbaikan service order membuat laporan kerusakan handphone menginformasikan pergantian su ku cadang Menginformasikan status servis produk membuat surat pemesanan sparepart ke pabrik melakukan pengecekan barang untuk menentukan jumlah pemesaran suku cadang menentukan waktu pemesanan kembali barang sparepart menentukan waktu pengiriman sparepart melakukan penetapan jumlah minimum sparepart digudang memeriksa catatan jumlah sparepart membuat laporan kepada manager service mengenai jumlah barang suku cadang pendataan pengeluaran suku cadang ke service center pendataan penerimaan suku cadang ke service center membuat tagihan pembelian su ku cadang oleh service center
4.1.3 Usulan Subjek Data
General Manager
Direktur
Tabel 4-3 Usulan Subjek Data Departemen Manager Business Development
Supervisor IT
Subjek Data Anggaran IT Software Hardware
Supversior HR
Absensi Cuti Lembur izin
115 Karyawan Gaji Manager R&D Procurement
SCM Officer
Kinerja karyawan Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Laporan Request Sample Request Sample Produk Kinerja Pabrik Sample Produk Kontrak Laporan pembelian*
Product management
Produk Laporan kerusakan Produk* Laporan keluhan customer Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk
Manager service
Supervisor sparepart Logistik
Sample Produk Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Bukti Pengambilan SparePart Produk Surat Penyerahan Produk Service Surat Pengambilan Produk After Service
Supervisor workshop
Status Service Produk* Produk Informasi Pergantian suku cadang* Laporan kerusakan Produk* Surat Penyerahan Produk Service Surat Pengambilan Produk After Service Status Service Produk* Laporan keluhan customer
Manager General Affair
Supervisor Maintenance
Pendataan Fixed Asset Laporam Pengeluaran Maintenance Jadwal Maintenance Laporan Maintenance
116
Supervisor Puchasing
Laporan kerusakan Produk* Pemasok* Purchase request* Surat permintaan pembelian*
Manager Sales & Distribution
Sales
Laporan pembelian* Laporan pengiriman* Persediaan Faktur Penjualan* Retur* Surat Perjanjian Kerjasama Distributor* Pencatatatn Order* Konsumen
warehouse
Laporan persediaan Persediaan Jadwal Pengiriman Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI Faktur Penjualan*
Marketing
staff marketing
Pencatatatn Order* Laporan pengiriman* Persediaan Jadwal Pengiriman Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI Stok Barang Iklan Laporan Penerimaan Produk Iklan Laporan Pengiriman Barang Iklan Approval Barang Promosi Produk Budget Marketing Laporan Marketing
Manager Finance & Accounting
Supervisor Accounting
Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Arus ka s Piutang
117 Bukti Pembayaran Piutang Laporan persediaan Bukti Pengambilan SparePart Bukti Pengeluaran Uang Status Service Produk* Persediaan Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Faktur Penjualan* Surat Perjanjian Kerjasama Distributor* Jurnal Neraca Fixed assets Gaji Pendataan Fixed Asset Laporan Pengeluaran Maintenance Anggaran IT Surat permintaan pembelian* Laporan pembelian* Supervisor Finance
Arus ka s Piutang Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang
Supervisor Tax Admin
Tagihan* Laporan Pembelian* Arus ka s Piutang Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang Faktur Penjualan* Retur* Pencatatatn Order* Tagihan* Neraca Fixed assets Pajak
Subjek Data
Fungsi Bisnis
Penjualan Barang *
Pendataan suk u cadang
Pengelolaan IT L a p o r a n p e n g i r im a n L a p o r a n p e m b e lia n P em esan an S pareP art L a p o r a n P e n e ri m a a n S p a r e P a r t S parepart A ru s k a s P i u ta n g B u k t i P e n g e lu a r a n U a n g B u k t i P e m b a y a ra n P iu ta n g L a p o r a n p e rs e d i a a n B u k t i P e n g a m b ila n S p a r e P a r t P ro d u k In f o rm a s i P e rg a n ti a n P a rts L a p o r a n k e ru s a k a n P r o d u k S u r a t P e n y e ra h a n P ro d u k S e rv ic e S u r a t P e n g a m b il a n P r o d u k A f te r S e rv i c e S ta tu s S e r v i c e P ro d u k L a p o r a n k e l u h a n c u s to m e r P e r s e d ia a n J a d w a l P e n g i ri m a n P e n d a ta a n B a ra n g R u s a k d a r i P a b ri k M u t a s i A n ta r G u d a n g D e liv e r y O r d e r P e n d a ta a n I M E I F a k tu r P e n j u a l a n Retur S u r a t P e r ja n j ia n K e rj a s a m a D i s t ri b u t o r P e n c a ta t a tn O rd e r Ta g ih a n J u rn a l Neraca F i x e d a s s e ts P a ja k A bse nsi Cuti Lem bur iz in K aryawa n G a ji K i n e r ja k a r y a w a n K o n t ra k K ons um e n P e n d a ta a n F i x e d A s s e t L a p o r a m P e n g e lu a r a n M a in t e n a n c e J a d w a l M a i n te n a n c e L a p o r a n M a in t e n a n c e m a in t e n a n c e A n g g a ra n IT L a p o r a n te s t i n g s a m p le L a p o r a n P ro s e s P ro d u k s i T e s ti n g S a m p l e P ro d u k L a p o r a n R e q u e s t S a m p le R e q u e s t S a m p l e P ro d u k K i n e r ja P a b ri k S a m p l e P ro d u k B u d g e t M a r k e t in g L a p o r a n M a r k e t in g P ro m o s i S o f tw a re Hardware S to k B a ra n g I k l a n L a p o r a n P e n e ri m a a n P ro d u k I k l a n L a p o r a n P e n g ir i m a n B a ra n g Ik la n A p p r o v a l B a r a n g P ro m o s i P em asok P u r c h a s e re q u e s t S u r a t p e rm i n ta a n p e m b e l ia n L a p o r a n p e m b e lia n
118
4.1.4 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs S ubjek Data Tabel 4-4 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 1)
Pengelolaan Kary awan *
Pengelolaan Pajak
Pengadaan Produk * *
Pengelolaan Keuangan
Pencatatan Akuntans i R R R R R R R R R
R
Manajemen Produk C
Pengendalian Stok Gudang
Pemeliharaan Pers ediaan
Anggaran
C C C C R *
R * * * * * C C C C C C C
C C C C
R R
C C
Pengendalian Stok Gudang Merchandise R R R
promos i R
Pel ayanan pelanggan * R C C C C C R R R
R R R R R R
C C C C C C R R
R R R R
C C C C C
* * * *
C C C C R R C
R R R R
C C
R
C
R R
R R R C C C R
C C C C
R C
Pengadaan Barang *
C C C C C C C C C
R R R C R C C C C
C C
R R R C C
Subjek Data
Fungsi Bisnis Pengelolaan Karyawan Pengelolaan Keuangan
Pencatatan Akuntansi Pengelolaan Pajak
Manajemen Produk Pengadaan Produk Penjualan Barang *
Pengelolaan IT A bs ens i Cuti Lem bu r iz i n K arya wa n G a ji K i n e rj a k a r y a w a n A rus kas P iu t a n g B u k ti P e n g e lu a r a n U a n g B u k ti P e m b a y a ra n P i u t a n g Ta g ih a n Jurnal Nerac a Fix e d a s s e t s P a ja k P rodu k L a p o ra n k e l u h a n c u s to m e r L a p o ra n te s ti n g s a m p l e L a p o ra n P r o s e s P ro d u k s i T e s t i n g S a m p l e P ro d u k S a m p le P ro d u k L a p o ra n p e m b e l ia n K o n tr a k L a p o ra n R e q u e s t S a m p l e R e q u e s t S a m p le P r o d u k K i n e rj a P a b r ik Fa k t u r P e n ju a la n Retur S u r a t P e r ja n j i a n K e rj a s a m a D is tr i b u t o r P e n c a t a t a t n O rd e r L a p o ra n p e n g i ri m a n K on sum e n P e r s e d ia a n J a d w a l P e n g ir im a n P e n d a t a a n B a r a n g R u s a k d a r i P a b r ik M u ta s i A n t a r G u d a n g D e l i v e ry O r d e r P en dataa n IM E I L a p o ra n p e r s e d i a a n P em a sok P urch ase requ est S u r a t p e rm i n t a a n p e m b e li a n L a p o ra n p e m b e l ia n P e n d a t a a n F ix e d A s s e t L a p o ra m P e n g e l u a r a n M a i n t e n a n c e J a d w a l M a in t e n a n c e L a p o ra n M a i n te n a n c e m a i n te n a n c e S t o k B a ra n g Ik l a n L a p o ra n P e n e r im a a n P r o d u k Ik l a n L a p o ra n P e n g i ri m a n B a r a n g I k l a n A p p ro v a l B a ra n g P r o m o s i B u d g e t M a rk e ti n g L a p o ra n M a rk e ti n g P rom osi L a p o ra n k e r u s a k a n P ro d u k S u r a t P e n y e r a h a n P r o d u k S e r v ic e S u r a t P e n g a m b i l a n P ro d u k A ft e r S e rv ic e S t a tu s S e r v i c e P ro d u k In f o r m a s i P e r g a n ti a n P a r ts P e m e s a n a n S p a r e P a rt L a p o ra n P e n e r im a a n S p a re P a rt S p a re p a r t B u k ti P e n g a m b i la n S p a re P a rt A ng garan IT S o f tw a r e Hardw are
119
Tabel 4-5 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 2)
C C C C C C C *
R * * * * *
R R R R C C C R R R R R R R C R
Pengendalian Stok Gudang Pengadaan Barang *
Pemeliharaan Persediaan Pengendalian Stok Gudang Merchandise Anggaran R
promosi Pelayanan pelanggan * Pendataan suku cadang R R R R R R R R R
R R
R
* * * *
R
R R
R R *
R R R R
C C C C C C R R R R C C C C C
C C C C C
* *
C C C C C
R R R R R R
R
C C C C C C R C C C C C C C C C C C
C C C C R
C R C C C C C C C R R R C C C C C C C
Subjek Dat a
Pengelolaan Karyawan
Pencatat an Akuntansi
Pengelolaan Pajak
Manajemen Produk
Pengelolaan IT A bsens i C u ti Le m bu r iz in K a ry a w a n G a ji K in e rj a k a r y a w a n A ru s k a s P iu t a n g B u k ti P e n g e l u a r a n U a n g B u k t i P e m b a y a ra n P i u t a n g T a g ih a n J u rn a l N e ra c a F i x e d a s s e ts P a ja k P ro d u k L a p o ra n k e l u h a n c u s t o m e r L a p o ra n t e s t in g s a m p l e L a p o ra n P ro s e s P ro d u k s i T e s t i n g S a m p l e P ro d u k S a m p le P r o d u k L a p o ra n p e m b e l ia n K o n tr a k L a p o ra n R e q u e s t S a m p l e R e q u e s t S a m p l e P ro d u k K in e rj a P a b ri k F a k t u r P e n ju a la n R e tu r S u ra t P e rj a n ji a n K e rj a s a m a D i s t r i b u t o r P e n c a t a t a t n O rd e r L a p o ra n p e n g i ri m a n K onsum en P e rs e d i a a n J a d w a l P e n g i ri m a n P e n d a t a a n B a ra n g R u s a k d a ri P a b r i k M u ta s i A n ta r G u d a n g D e l iv e ry O rd e r P e n d a t a a n IM E I L a p o ra n p e rs e d i a a n P em a sok P u rc h a s e re q u e s t S u ra t p e rm i n t a a n p e m b e li a n L a p o ra n p e m b e l ia n P e n d a t a a n F ix e d A s s e t L a p o ra m P e n g e l u a r a n M a i n t e n a n c e J a d w a l M a in t e n a n c e L a p o ra n M a i n t e n a n c e m a i n te n a n c e S t o k B a r a n g I k la n L a p o ra n P e n e r i m a a n P ro d u k I k l a n L a p o ra n P e n g i r im a n B a r a n g I k l a n A p p ro v a l B a ra n g P ro m o s i B u d g e t M a r k e ti n g L a p o ra n M a r k e t i n g P ro m o s i L a p o ra n k e ru s a k a n P r o d u k S u ra t P e n y e ra h a n P ro d u k S e rv i c e S u ra t P e n g a m b i l a n P r o d u k A f t e r S e rv i c e S t a t u s S e r v i c e P ro d u k I n fo r m a s i P e rg a n ti a n P a r t s P e m e s a n a n S p a re P a r t L a p o ra n P e n e r i m a a n S p a re P a r t S p a re p a rt B u k t i P e n g a m b i la n S p a re P a r t A n g g a r a n IT S o ft w a r e H a rd w a re
120
Tabel 4-6 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 3)
Fungsi Bisnis
C C C C C C C *
Pengelolaan Keuangan
R R R R R R R R R R * * * * *
C C C
R R C R
Pengadaan Produk
Pengendalian Stok Gudang Merc handise
Anggaran R
promos i R
Pelayanan pelanggan * R R
Pendataan s uku c adang R R R
R R
Penjualan Barang * C C C C C C R
Pengendalian Stok Gudang R R
R
* * * *
R
Pengadaan Barang *
Pemeliharaan Persediaan
R R
R R *
R R R R
C C C C C C
C C C C C
* *
C C C C C
R R
R R R
R R R R R
R R R R C C C C C R
C C C C C C C C C C C C C C C R
C R C C C C C C C C C C C C C C
Subjek Data
Pengelolaan Karyawan
Pencat atan Ak unt ans i
Pengelolaan Pajak
Manajemen Produk
Pengelolaan IT A bsen si C u ti L em b ur iz in K a ry a w a n G a ji K i n e rj a k a r y a w a n A ru s k a s P i u ta n g B u k t i P e n g e lu a r a n U a n g B u k t i P e m b a y a ra n P i u t a n g T a g ih a n J u rn a l N e ra c a F i x e d a s s e ts P a ja k P ro d u k L a p o r a n k e l u h a n c u s to m e r L a p o r a n te s t i n g s a m p l e L a p o r a n P ro s e s P r o d u k s i T e s ti n g S a m p l e P r o d u k S a m p l e P ro d u k L a p o r a n p e m b e lia n K o n t ra k L a p o r a n R e q u e s t S a m p le R e q u e s t S a m p le P r o d u k K i n e rj a P a b ri k F a k tu r P e n j u a l a n R e tu r S u ra t P e r ja n j ia n K e rj a s a m a D is t r ib u t o r P e n c a t a t a t n O rd e r L a p o r a n p e n g i r im a n K onsu m e n P e rs e d i a a n J a d w a l P e n g i ri m a n P e n d a t a a n B a ra n g R u s a k d a ri P a b r ik M u t a s i A n ta r G u d a n g D e l i v e ry O r d e r P e n d a ta a n I M E I L a p o r a n p e rs e d i a a n P em asok P u rc h a s e re q u e s t S u ra t p e rm i n t a a n p e m b e l i a n L a p o r a n p e m b e lia n P e n d a ta a n F i x e d A s s e t L a p o r a m P e n g e l u a ra n M a i n t e n a n c e J a d w a l M a i n te n a n c e L a p o r a n M a in t e n a n c e m a in t e n a n c e S t o k B a ra n g I k l a n L a p o r a n P e n e ri m a a n P ro d u k I k l a n L a p o r a n P e n g ir i m a n B a ra n g I k l a n A pproval B arang P rom o si B u d g e t M a r k e t in g L a p o r a n M a r k e t in g P ro m o s i L a p o r a n k e ru s a k a n P ro d u k S u ra t P e n y e ra h a n P ro d u k S e r v i c e S u ra t P e n g a m b il a n P ro d u k A f t e r S e r v i c e S ta t u s S e r v i c e P r o d u k I n f o rm a s i P e rg a n t ia n P a rt s P e m e s a n a n S p a r e P a rt L a p o r a n P e n e ri m a a n S p a re P a rt S parepart B u k t i P e n g a m b i l a n S p a r e P a rt A n g g a ra n I T S o ft w a r e H a rd w a r e
121
Tabel 4-7 Clustering Matrix Fungsi Bisnis Vs Subjek Data (Tahap 4)
Fungsi Bis nis
C C C C C C C *
Pengelolaan Keuangan
R R R R R R R R R R * * * * *
C C C
R R C R
Pengadaan Produk
Pengendalian St ok Gudang Merc handise
Anggaran R
promosi R
Pelayanan pelanggan * R R
Pendat aan suku cadang R R R
R R
Penjualan Barang * C C C C C C R
Pengendalian St ok Gudang R R
R
* * * *
R
Pengadaan Barang *
Pemeliharaan Pers ediaan
R R
R R *
R R R R R
C C C C C
* *
C C C C C
R R
R R R
R R R R R
C C C C C C
R R R R C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C R
C R C C C C C C C C C C C C C C
122 4.1.5 Portofolio Aplikasi Masa Depan Portofolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi yang digunakan oleh perusahaan dimasa depan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan guna mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Selain itu portofolio aplikasi ini juga digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadap perangkat teknologi informasi yang akan datang. Strategic
High Potential
-
CRM (Order service berbasis SMS)
-
Sistem ERP
-
POS+GL (Sales and Warehouse, finance) HSCM (Service) Accurate (gudang sparepart) HRMS (HRD) Sistem pengadaan kebutuhan (General Affair) Key Operational
-
Microsoft Office 2007 (word, excel, power point). Adobe Potoshop Adobe Reader Corel
-
-
Support
Gambar 4-1 Matriks Portofolio Aplikasi Masa Depan
4.2
Strategi Manajemen SI/TI
4.2.1 Usulan Perubahan Struktur Organisasi Dari analisis Area, fungs i dan proses bisnis didapatkan penambahan aplikasi diarea servis SM S gateway.
Dengan adanya penambahan aplikasi ini diharapkan
pelayanan terhadap pelanggan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dalam area perbaikan handset dapat lebih baik. Sehingga kepuasan pelanggan dapat meningkat. Pada sisi service office penambahan fungsi pengecekan dan order sparepart merupakan suatu solusi yang ditawarkan untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan. Customer Service pada masing-masing servis center dapat langsung memberikan informasi
123 mengenai pergantian suku cadang, estimasi lama pengerjaan dan status suku cadang yang masih ada di gudang. Pada penerapan sistem informasi servis berbasis SM S gateway, dalam prosesnya akan membutuhkan perawatan berkala dalam basis data dan perangkat SM S gateway itu sendiri. Untuk itu dibutuhkan seorang tenaga support yang ahli dalam merawat sistem yang akan dibangun dan bertanggung jawab dalam memelihara data yang masuk dari pelanggan melalui jaringan SM S gateway ini. Tenaga support ini pun harus dapat mengestimasi kemampuan penyimpanan inbox yang ada sehingga message yang masuk dapat terkendali dan dapat ter-cover. Untuk itu, diusulkan penambahan 1 orang technical support pada divisi service yang akan melakukan maintenance hardware dan software dari seluruh aplikasi sms gateway. Untuk seorang technical support diberi gaji Rp. 2.000.000 perbulan.(sumber: history data salary tahun 2009). Dengan requirement: ‐
M enguasai troubleshooting aplikasi maupun perangkat sms gateway.
‐
M ampu membuat laporan mengenai keluhan dan saran dari pelanggan. Dikarenakan adanya penambahan fungsi baru pada PT. Sinar Jaya Sukses
M andiri, maka diusulkan adanya perubahan pada struktur organisasi. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja dalam mengembangkan perusahaan. Berikut ini adalah gambar rekomendasi struktur organisasi pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri.
124
Gambar 4-2 Usulan Struktur Organisasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
4.3
Strategi Teknologi Informasi (TI) Strategi ini akan menjelaskan bagaimana teknologi informasi dapat dimanfaatkan
dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan. 4.3.1 Usulan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Tabel 4-8 Usulan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Sedang Digunakan Pemakai
Perangkat
General Manager
jml
1
Notebook Manager
7
Spesifikasi APPLE MacBook Air: Intel Core2 Duo 1.86GHz 2GB DDR3 128GB SSD HP Presario CQ42263TU: Core i5-450M 2GB DDR3 320GB HDD DVD±RW,
Dibeli Spesifikasi
Kingston 2GB SODIMM DDR3 PC10666
unit
8
harga
493.000
Keterangan total
3.944.000
Tambah memory untuk: - General Manager - Manager
125
Junior Manager
4
Admin
Staff
10
PC DESKTOP
Serv er HSCM
20
1
HP Presario CQ41: Core i3-350 Ram 2GB DDR3 500GB HDD DVD±RW HP Presario CQ42359TU: Pentium P6200 1GB DDR3 320GB HDD DVD±RW Monitor LCD 15,6 inch Memory DDR2 2G Hardisk 120GB VGA onboard Mouse + keyboard standart DVD R Spesif ikasi: Processor Q8300 Ram 4GB DDR2 Hd 2x250GB VGA onboard
V-GEN SODIMM DDR3 1GB
14
158.000
2.212.000
Tambah memory untuk: - Junior Manager - admin
Vgen DDR2 1GB
20
155.500
3.110.000
Tambah memory untuk: - Staff
VISIPRO 2GB
1
304.000
304.000
Tambahan memory untuk: - serv er
GSM Modem Itegno spesif ikasi: USB, GPRS Modem, PCI sopport
1
1.800.000
1.800.000
Harga Total
Keterangan: (*) harga per tanggal 23-01-2011
untuk membangun sms gateway
11.370.000
sumber: www.bhineka.com
126
4.3.2 Usulan Arsitektur Jaringan Usulan arsitektur jaringan akan menggambarkan mengenai teknologi informasi yang akan ditambahkan dan dihilangkan berdasarkan strategi teknologi informasi. Usulan arsitektur jaringan akan dijabarkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 4-3 Usulan Arsitektur Jaringan pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
127
4.4
Rencana Implementasi
4.4.1 Perencanaan Biaya Untuk pembangunan beberapa sistem sesuai dengan usulan diatas, PT. Sinar Jaya Sukses M andiri menggunakan jasa IT Consultant Juno. Juno merupakan developer yang membangun sistem HSCM . Dalam pembangunan aplikasinya, terdapat sebuah tim yang terdiri dari system development, project manager dan system analyst. Untuk seorang system development diberi gaji sebesar Rp. 2.475.023,- per bulan, sedangkan untuk seorang project manager diberi gaji sebesar Rp. 4.261.060,- per bulan, dan untuk seorang system analyst diberi gaji sebesar Rp. 2.970.082,- per bulan. Penambahan biaya akan dibebankan apabila perusahaan ingin meng-customize aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan requirement awal sebesar Rp. 2.000.000,- perbulan selama masa implementasi
sistem.
(Sumber:
http://www.zdnetasia.com/indonesia-it-salary-
benchmark-2010-62204816.htm) Berikut adalah rincian biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan dalam usulan aplikasi sesuai dengan tabel 4.1 diatas:
128 Tabel 4-9 Perencanaan Biaya
Sistem CRM
Usulan Sistem Keterangan Penambahan modul di HSCM untuk Accurate dan pengintegrasian HSCM dengan Accurate
Biaya Developer Pengerjaan Biay a Develop
Juno 6 bulan Rp37.968.741
Pelatihan
Rp18.240.000 Ket: Jumlah service center = 30 Lama pelatihan = 3 hari Uang kos t = 50 rb/hari Uang mak an = 36 rb/ hari Transport = 500 rb/ orang (12)
Pembangunan Sms Gateway dan pengintegrasian dengan HSCM
Developer Pengerjaan
Transport = 250 rb/ orang (18) Juno 6 bulan
Biay a Develop Perawatan
Rp29.058.495 Rp300.000
Pembangunan Sistem Penjualan Online dan Implementasi
Developer Pengerjaan Biay a Develop
Juno 9 bulan Rp67.027.236
Pelatihan
Rp10.160.000 Ket: Jumlah distributor = 20 Lama pelatihan = 3 hari Uang kos t = 50 rb/hari Uang mak an = 36 rb/ hari Transport = 250 rb/ orang
POS + GL
Pembangunan Sistem Developer terintegrasi antara POS dan Pengerjaan GL dan implementas inya Biay a Develop Pelatihan Procurement Pembangunan Sistem Developer Procurement dan Pengerjaan Implementasinya Biay a Develop HRMS
Pembangunan Sistem Pengelolaan Karyawan dan Implementasinya
Juno 9 bulan Rp81.877.374 Juno 9 bulan Rp67.027.236
Pelatihan Developer Pengerjaan
Juno 9 bulan
Biay a Develop Pelatihan
Rp67.027.236 -
Total biaya Rp378.686.318
(sumber data: penyelenggaraan pelatihan HSCM tahun lalu)
129 4.4.2 Perencanaan Waktu Implementasi sistem dan teknologi informasi membutuhkan waktu tertentu dan melibatkan dana yang cukup besar, terutama dalam penyelenggaraan pengadaan peralatan SM S Gateway. Untuk itu, maka perlu dibuat perencanaan implementasi yang baik dan benar, sehingga hasil akhir dari sebuah perencanaan strategis sistem informasi dapat terpenuhi dengan optimal. Implementasi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri diperkirakan dapat diselesaikan dalam waktu 5 tahun. Berikut ini tabel jadwal rencana implementasi SI/IT pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri : Tabel 4-10 Perencanaan Waktu Ac tivity Plan Strategi SI Pengembangan sis tem HSCM Pengintegras ian s istem HSCM dengan ac curate Pembangunan s is tem SMS gateway Pengintegras ian s istem HSCM dengan SMS gateway Pembangunan s is tem penjualan online k e dis tributor Implementas i s is tem penjualan online k e dis tributor Pembangunan s is tem terintegras i antara general ledger & point of s ales Implementas i s is tem integras i general ledger & point of sales Pembangunan s is tem pengadaan peralatan operas ional Implementas i s is tem pengadaan peralatan operas ional Pembangunan s is tem human res ource management sys tem (HRMS) Implementas i s is tem human res ource management sys tem (HRMS) Strategi Manajem en SI /IT Perek rutan technic al support Pelatihan s taff servic e c enter Pelatihan dis tributor Pelatihan s taff sales & warehouse Pelatihan s taff financ e dan acc ounting Pelatihan k aryawan Pelatihan s taff human res ourc e development Strategi TI Pembelian hardware Pembenahan struk tur jaringan Pembenahan server Pemeliharaan SI/IT
Tahun Ke-1
Tahun k e-2
Tahun ke-3
Tahun k e-4
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q 4 Q1 Q2 Q 3 Q4
