BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI. Strategi bisnis sistem informasi merupakan salah satu hasil dari proses

BAB 4

REKOMENDASI PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

DAN TEKNOLOGI INFORMASI

4.1

Strategi Bisnis Sistem Informasi

Strategi bisnis sistem informasi merupakan salah satu hasil dari proses analisis terhadap sistem informasi dan teknologi informasi. Hal ini dikhususkan untuk menjelaskan manfaat dari sistem informasi dan teknologi informasi disetiap unit bisnis yang ada guna pencapaian visi dan misi perusahaan. Hal ini dimulai dari susunan organisasi dan fungsi bisnis yang disesuaikan dengan hasil analisis, kesemuanya itu disesuaikan pula dengan kebutuhan dari user dan perusahaan serta disesuaikan pula dengan strategi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Setelah melakukan analisis strategi sistem berjalan pada bab sebelumnya, serta terkait dengan penerapan strategi sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi pada masa yang akan datang maka diperlukan suatu area fungsional baru di dalam Divisi IT Planning, yang meliputi beberapa unit bisnis: •

Complaint Management Division

Complaint Management Division adalah bagian yang akan menangani keluhan – keluhan dari para user. Hal ini dapat terjadi jika didalam aplikasi (project) yang ada mengalami debug atau user ingin

125

126 menambahkan atau mengurangi fungsi dari aplikasi yang sudah diimplementasikan. Alasan pengusulan adanya Complaint Management Division karena didalam struktur organisasi yang lama menimbulkan ketidakjelasan akan fungsi bisnis yang dilakukannya oleh sebab itu diperjelas kembali namanya dengan lebih menspesifikan fungsi bisnisnya dengan penamaan divisinya. •

Budgeting Division

Budgeting

Division adalah bagian yang

akan berfungsi untuk

memperkirakan biaya proyek yang berkerjasama dengan divisi lainnya seperti EIS, VAS, Billing dan CRM; negosiasi harga dengan vendor; dan membuat anggaran belanja proyek. Alasan pengusulan adanya Budgeting Division adalah untuk mengurangi redudansi data pada proses pembuatan anggaran, membuat proses budgeting lebih terfokus hanya pada proses pembuatan biaya saja. • Analysis Request

Analysis Request adalah bagian yang akan berfungsi untuk mengalisis request dari user yang masuk ke Divisi IT Planning. Request akan di klarifikasikan berdasarkan jenis proyek yang ada di dalam divisi IT Planning. Setelah itu baru proyek akan dibagikan ke subdivisi yang sesuai, yaitu subdivisi EIS Planning jika proyek tersebut berhubungan dengan EIS Planning, VAS Planning jika proyek tersebut masuk kedalam

127 vas Planning, CRM & Billing Planning jika proyek tersebut termasuk ke dalam CRM & Billing Operation. Alasan pengusulan adanya Analysis Request adalah membantu setiap divisi untuk memilih proyek yang sesuai dengan divisinya tersebut; mempercepat proses pelaksanaan proyek karena semakin cepat dianalisisisnya proyek itu dan untuk divisi apa, maka semakin cepat juga prosesnya; dan nantinya akan dilaksanakan rapat dengan keseluruhan divisi mengenai pembagian proyek tersebut namun rapat tersebut akan dipimpin oleh divisi analysis request dan akan diawasi oleh group head sehingga tidak akan ada kesalahpahaman. • Knowledge Management

Knowledge Management adalah bagian yang akan berfungsi untuk memberikan dan menyebarkan informasi mengenai proyek; mulai dari cara pembuatan proyek, data – data yang diperlukan dalam pembuatan proyek; dan juga dengan knowledge management ini, user dapat mengupdate data – data yang diperlukan dalam pembuatan proyek secara online. Alasan pengusulan Knowledge Management adalah membantu setiap pegawai di IT Planning untuk mengetahui perkembangan proyek yang sedang dijalankan, membantu dalam proses pengambilan keputusan, dan yang paling utama adalah untuk penyebaran knowledge.

Berikut ini adalah fungsi – fungsi bisnis dan entitas subjek data baru, terkait dengan rekomendasi area fungsional baru dan pertumbuhan fungsi bisnis.

128 Fungsi Bisnis baru yang diusulkan, adalah :

-

Melayani user

-

Memberikan, mengupdate, menyebarkan informasi

-

Memperkirakan budget proyek

-

Menganalisis proyek

Entitas / Subjek Data baru yang diusulkan, adalah:

- Karyawan - Analisis Request - Hardware - Software

4.1.1

Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Clustering matriks adalah proses pengelompokan matriks fungsi p bisnis dengan subjek data, untuk memetakan hubungan antara fungsi bisnis dan subjek data yang sesuai dan baik. Clustering matriks dapat dijadikan dasar dalam menentukan sebuah area fungsional baru, dasar dalam menentukan arsitektur informasi yang baik dari sebuah sistem, dan dasar dalam menentukan fungsi apa yang harus dijalankan serta data apa yang harus dibutuhkan dalam suatu proses bisnis.

129 Berikut ini adalah pengelompokan matriks bisnis vs subjek data yang diusulkan. Langkah – langkah pemetaan dan pengelompokkannya adalah:

1. Pada tahap 1 pemetaan dilakukan seperti pada bab 3 ditambah dengan fungsi bisnis dan subjek data baru yang diusulkan. Kode pemetaan yang digunakan pada clustering matriks adalah “C”. Untuk menjelaskan jika suatu fungsi membuat dan memperbaharui suatu subjek data. Kemudian kode “R” untuk menjelaskan jika fungsi membaca suatu subjek data tapi tidak merubahnya. Comment [U1]:

2. Langkah berikut adalah dengan memindahkan subjek data dengan fungsi “C” (create) ke bagian kiri dan fungsi bisnisnya diurutkan mulai dari bagian atas. 3. Setelah subjek data dengan fungsi “C” dipindahkan ke bagian kiri, fungsi dan subjek data dikelompokkan ke suatu area bisnis dengan cara mengelompokan ke dalam bentuk kotak dan diarsir. 4. Selanjutnya diberikan pemberian nama untuk masing – masing area bisnis yang diarsis dan telah dikelompokkan, kemudian jika terdapat aliran data dari satu area ke area lainnya. Langkah terakhir adalah menggambarkan

aliran

data

tersebut

menghubungkan data antar area bisnis.

dengan

garis

yang

130

Perencanaan & Controlling

R

C

Software*

Hardware*

Request

Karyawan

Proyek

Perencanaan

Budget

Fungsi Bisnis

User

Subjek data

Analisis Kebutuhan

Tabel 4.1 Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap 1)

R Comment [U2]:

Perencanaan Keuangan

R

Memperkirakan Budget proyek*

C

C

R

R

Menganalisis Kebutuhan

R

Analisis proyek*

C

Mengembangkan proyek

C

C

R

R

R

R

R

C

R

R

R

R

C

C

Memberikan, mengupdate dan menyebarkan informasi*

R

R

Standarisasi proyek Melayani complaint user*

Ket

R

R

C R

R C

: * Fungsi bisnis yang perlu ditambahkan

R

R

C

131


C


C


R

R

R

Request

User

Software*

Hardware*

Karyawan

Proyek

Budget

Fungsi Bisnis

Perencanaan

Subjek data

Analisis Kebutuhan


R

R

R

C


C

R

Analisis proyek *

R

C


R

C

C

R

R

R

R

R

C

R

R

R

C

C


R

R

Standarisasi proyek

R

Melayani complaint user*

R

Ket


R

R

C

C

132


C


C


R

R

R

Request

User

Software*

Hardware*

Karyawan

Proyek

Budget

Fungsi Bisnis

Perencanaan

Subjek data

Analisis Kebutuhan


R

R

R

C


C

R

Analisis proyek *

R

C


R

C

C

R

R

R

R

R

C

R

R

R

C

C


R

R

Standarisasi proyek

R

Melayani complaint user*

R

Ket


R

R

C

C

133


C


C

R

Request

User

Software*

Hardware*

Karyawan

Proyek

Budget

Fungsi Bisnis

Perencanaan

Subjek data

Analisis Kebutuhan


R Head division


R

R

R

R Budgeting

C


C

R

Analisis proyek *

R

C

R

C

C

R

R

R

R

R

C

R

R

R

Mengembangkan proyek Memberikan, mengupdate dan menyebarkan informasi* Standarisasi proyek Melayani complaint user*

Ket

VAS analysis

R

R

R

CRM & Billing Operation Analysis request

Knowledge management

EIS planning

R R

Complaint management


C R

C C

C

134 4.1.2

Rekomendasi Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis

Berikut adalah dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis baru berdasarkan hasil clustering matriks.

Tabel 4.5 Area, Fungsi dan Proses Bisnis

Area Fungsi

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis •

Group Head

Perencanaan & controlling

• •

Division Head

Budgeting*

Complaint Management*

Perencanaan & Controlling Perencanaan Keuangan, Perkiraan Budget project

Analisis & Melayani complaint User

• • •

• • •

Analysis Request*

• Analisis proyek •

VAS Planning

Mengembangkan System

CRM & Billing Operation


EIS Planning

Standarisasi proyek

Knowledge Management*

Memberikan,mengupdate dan menyebarkan Informasi

Ket

: * Area fungsi yang perlu ditambahkan

Memantau dan mengatur kegiatan – kegiatan yang ada di IT Planning. Dan merencanakan strategi – strategi umum yang akan digunakan di dalam IT Planning. Memantau dan mengatur kegiatan – kegiatan di dalam divisi masing – masing. Serta merencanakan Strategi – strategi yang akan digunakan di setiap divisi. Perencanaan anggaran biaya dan realisasi proyek. Membuat anggaran tahunan. Mengganti permintaan dokumen, Menganalisis dampak manajemen dan memproritaskan penyelesaian masalah manajemen. Mengganti Permintaan distribusi untuk proyek dan atau grup operasi. Mengkaji ulang implementasi yang sudah dilakukan. Membantu user dalam menangani masalah ketika software eror. Menganalisis proyek akan diserahkan ke bagian VAS, EIS atau CRM & Billing Pengembangan sistem baru : mengembangkan kebutuhan bisnis dan teknis IT.

•

Meningkatkan kualitas dari sistem fungsionalitas.perluasan kapasitas.

• •

Standarisasi kontrak. Standarisasi Proses bisnis IT

•

Memberikan informasi tentang proyek kepada karyawan IT Planning

135 Entitas – entitas kunci atau entitas kelompok atau subjek data yang baru dihasilkan dari dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis adalah sebagai berikut :

Tabel 4.6 Subjek Data dan Entitas Data

Subjek Data

Entitas Data

User

User

Request

Draf PB (project Brief) DCR RFP ( Request For Proposal )

Analisis kebutuhan

Dokumen Analisis TOR

Budget

Anggaran Project Brief

Perencanaan

PR ( Purchasing Requetition ) PO ( Purchase Order ) WO (Work Order)

Karyawan*

Karyawan Planning Karyawan Procurement Karyawan Project Karyawan Operational Karyawan Complaint Management Karyawan Knowledge Management Karyawan Budgeting

proyek

Project Software User Manual Teknikal Dokumen Spesifikasi Hardware

Ket

Software*

Software

Hardware *

Hardware

: * Subjek data yang perlu ditambahkan

136 4.1.2.1

Rekomendasi ERD

Dengan dihasilkannya entitas – entitas kunci atau entitas Comment [U3]: perbendaharaan

kelompok

atau

subjek

data

baru,

maka

diperlukan

untuk Comment [U4]: hapalkan

menggambarkan kembali diagram hubungan entitas (ERD), hal ini Comment [U5]: Cari perbendaharaannya

dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan yang relevan dari entitas – entitas kunci atau kelompok entitas atau subjek data dalam perusahaan. Berikut ini adalah ERD yang diusulkan :

Proposal

Teknikal Dokumen

Spesifikasi Hardware

Work Order Project Software

Vendor Divisi CRM & Billing Planning Divisi Budgeting

Divisi VAS Planning

Divisi Complaint Management

user

Divisi EIS Planning

Divisi IT Planning

Draft PB

Divisi Project

TOR

Divisi Procurement

PR

Hasil evaluasi teknik Divisi Budgeting

Divisi Analysis Request

PO

Dokumen Analisis Divisi Knowledge Management

DCR

User Manual

Anggaran RFP

Gambar 4.1 ERD yang diusulkan

Operational

137 4.1.2.2

Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Comment [U6]: pelajari

Proses

pengelompokan

atau

clustering

matriks

dan Comment [U7]: artinya

rekomendasi

dekomposisi

area,

fungsi

dan

proses

bisnis

memperlihatkan adanya penambahan dan perubahan beberapa area dan fungsi – fungsi bisnis dalam perusahaan. Untuk itu perlu Comment [U8]: pelajari

dilakukan pemetaan kembali matriks fungsi bisnis vs unit organisasi, hal yang dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh suatu unit organisasi terhadap fungsi – fungsi bisnis dalam perusahaan berdasarkan pada hasil pengelompokan atau clustering matriks dan dekomposisi area, fungsi, dan proses bisnis yang diusulkan. Berikut ini adalah matriks fungsi bisnis dan unit organisasi yang diusulkan :

Tabel 4.7 Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Unit Organisasi

Planning

Procurement& Project

Project

Operational

*

*

*

Fungsi Bisnis

Perencanaan &

*

Controlling Analisis & Change

*


* *

Mengembangkan Sistem Menganalisis Kebutuhan Standarisasi proyek

*

* *

138

Analisis proyek * Menganalisis Kebutuhan Mengembangkan Sistem Perencanaan Keuangan,

EIS Planning

Budgeting*


Fungsi organisasi

Vas Planning

Analysis Request*

CRM & Billing planning

Sub unit organisasi


Tabel 4.8 Fungsi Bisnis VS Sub Unit Organisasi pada IT Planning

* * * *

Perkiraan Budget project* Standarisasi proyek

*

Analisis & Melayani complaint User* Memberikan, mengupdate dan menyebarkan Informasi*

Ket

: * Sub unit organisasi dan fungsi organisasi yang perlu ditambahkan

*

*

139 4.1.2.3

Comment [U9]: perbendaharaan

Budget

Gambar 4.2 Proses Bisnis yang diusulkan menggunakan Budget

Proses bisnis yang diusulkan pada proyek yang menggunakan Comment [U10]: pelajari

budget

(1)

user akan membuat DCR (Design Change Requirement)

140 Comment [U11]: pelajari (2)

dan draf PB (project brief) kemudian akan

analysis request yang ada di Divisi IT Planning,

diberikan kepada (3)

proyek tersebut

akan di analisis terlebih dahulu dan akan ditentukan kemana proyek tersebut akan dikerjakan apakah group EIS, group VAS, group CRM, setelah proyek ditempatkan pada group yang benar maka akan dilakukan(4) finalisasi project brief dan (5)akan dilakukan pembuatan Comment [U12]: pelajari

TOR (Term of Reference)setelah itu akan budget kepada Divisi Budgeting dan

(6)

dilakukan konfirmasi

(7)

pengecekkan pun dilakukan

oleh Divisi Budgeting, apakah anggaran perusahaan untuk satu tahun mencukupi proyek tersebut? setelah pengecekkan budget maka(8) Group Divisi IT Planning akan meminta untuk melakukan analisis dampak – dampak proyek yang akan dikerjakan,(9) proyek tersebut akan di analisis dampak dan resiko yang mungkin akan ditimbulkan dan(10) hasil analisis akan diberikan kepada Group Divisi IT Planning, setelah analisis selesai dilakukan maka(11) akan dibuatkan Comment [U13]: pelajari

PR (Purchasing Requetition ) di SAP setelah itu(12) PR akan dicetak, PR tersebut akan persetujuan

(14)

(13)

diberikan kepada Division Head untuk meminta

setelah PR disetujui maka(15) PR akan diberikan

kepda Group Divisi IT Planning, kemudian

(16)

akan dilanjutkan

dengan pembuatan RFP (Request For Proposal),(17) setelah dokumen yang ada (PR, PB, TOR, RFP) akan diberikan kepada bagian bagian Comment [U14]: pelajari

Procurement, setelah dokumen diterima(17) bagian Procurement Comment [U15]: pelajari (18)

akan memberikan RFP(Request For Proposal) kepada vendor dan

(19)

vendor akan membuat proposal sebagai balasan dari RFP yang

Comment [U16]: perbendaharaa n

141 akan

(20)

diberikan kepada bagian procurement,setelah proposal

diterima akan(21) dilakukan technical evaluation untuk memilih proyek yang akan diambil, bagian

(22)

dan hasilnya akan diberikan kepada

Comment [U17]: yaitu melakukan pemilihan project yang paling baus dan paling murah sehingga didapatkan project yang diiinginkan

Procurement, setelah itu bagian Procurement akan

(23)

melakukan request budget untuk proyek dan

(24)

Divisi Budgeting

akan membuat perkiraan dana untuk proyek tersebut, kemudian (25)

perkiraan budget tersebut akan diberikan kepada bagian (26)

Procurement kembali, setelah

budget proyek diketahui maka

Divisi Budgeting akan melakukan negosiasi harga dengan vendor, setelah harga disepakati (27)maka bagian Procurement akan membuat Comment [U18]: pelajari

usulan PO (Purchase Order),

(28)

usulan PO tersebut akan diserahkan

kepada Group Divisi IT Planning,(29) setelah PO disetujui maka

(30)

(31)

PO

PO tersebut akan diberikan kepada Divisi Project, setelah

diterima maka proyek akan langsung dikembangkan oleh Divisi Project dan vendor, testing dan

(32)

setelah proyek selesai maka akan dilakukan

implementasi

(33)

kemudian

Divisi Project akan

membuat dokumentasi proyek (user guid, technical document, spesifikasi hardware)(34) dan proyek akan diberikan kepada Divisi Operationl untuk dilakukan release programe proyek akan diberikan kepada Divisi Operational Operational

(35)

(36)

dan dokumen apabila Divisi

menemukan bug maka akan dilakukan komplain

kepada Complaint Management

(37)

apabila Divisi Operational tidak

menemukan bug maka proyek akan langsung diberikan kepada user,

142 (38)

apabila user menemukan bug pada saat penggunaan maka user

akan melakukan komplain kepada Divisi Complaint Management.

Comment [U19]: perannya apa??

143 Work Flow yang diusulkan menggunakan budget

Ket

: Gambar diteruskan pada halaman selanjutnya

144

Gambar 4.3 Work flow yang diusulkan menggunakan Budget

145

4.1.2.4

Non-Budget

Gambar 4.4 Proses Bisnis yang diusulkan Non-Budget

146 Proses bisnis yang non-budget (1) user membuat DCR (Design Change Requirement) dan mebuat draft PB

(2)

dan akan diberikan kepada IT Planning

yang langsung diterima oleh Divisi Anlisys Request kemudian

(3)

proyek akan

diberikan kepada Group Divisi IT Planning berdasarkan proyek, diantaranya group EIS, group VAS, group CRM, finalisasi darf PB dan

(4)

setelah itu maka akan dilakukan

(5)

akan dibuat TOR (Term Of Reference) kemudian

Group Divisi IT Planning akan Management untuk membuat

(6)

meminta kepada Divisi Knowledge

analisis proyek dan

(7)

Divisi KM akan

menganalisi dampak –dampak dan resiko yang kemungkinan timbul dari proyek tersebut dan akan mengecek kontrak dengan vendor

(8)

hasil analisis (9)

tersebut akan diberikan kepada Group Divisi IT Planning dan

akan

dilanjutkan dengan membuat PR (purchasing request) di SAP dan (10)PR akan dicetak yang

(11)

kemudian akan diberikan kepada Head Division untuk

dimintai persetujuan,

(12)

setelah PR disetujui akan

(13)

diberikan kepada Group

(14)

kemudian work order pun akan dibuat untuk diberikan

Divisi IT Planning,

kepada vendor, setelah itu

(15)

dokumen(PR, PB, TOR, Work order) akan

dikumpulkan dan akan diberikan kepada bagian Procurement, setelah dokumen diterima maka Divisi Project,

(16)

work order akan diberikan kepada vendor dan

(17)

vendor dan Divisi Project akan mengembangkan proyek,

setelah proyek selesai akan

(18)

dilakukan testing dan implementasi, dan

(19)

Divisi Operational akan membuat dokumentasi proyek (user guid, technical document, spesifikasi hardware),

(20)

proyek tersebut akan diberikan kepada

Divisi Opeartional untuk dilakukan release programe, dan

(21)

dokumen

147

proyek pun akan diberikan kepada Divisi Operational, apabila Divisi Opartional menemukan adanya bug maka Divisi Complaint Management,

(22)

akan dilakukan klaim kepada

(23)

apabila Divisi Operational tidak

menemukan bug maka proyek tersebut akan langsung diberikan kepada user dan (24)apabila user menemukan bug maka user pun akan melakukan komplain kepada Divisi Complaint Management.

148 Work flow yang diusulkan Non-budget

Ket

: Gambar diteruskan pada halaman selanjutnya

149

Gambar 4.5 Work flow yang diusulkan Non-Budget

150

4.1.3

Portfolio Aplikasi Masa Depan

Portfolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi yang digunakan oleh perusahaan dimasa yang akan datang, untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan guna mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Selain itu, portfolio aplikasi digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadap perangkat teknologi informasi yang akan datang.

Tabel 4.9 Matriks Portofolio yang diusulkan

STRATEGIC

HIGH POTENTIAL Comment [U20]: pelajari

( ) EIS

(**) Complaint Management

( ) ERP

(**) E- learning

(** ) KM

(**) Document management

( ) SAP

(*) Office Automation

Comment [U21]: pelajari Comment [U22]: pelajari

modul Finance Controlling Material management & SRM Sales distribution Bussiness warehouse HR (*) Procurement

(*) Microsoft Office 2000, XP (*) Absensi (**)Wi-Fi

(*) card management (*) asset managemet, (*) SOX Tracking Document

KEY OPERATIONAL

SUPPORT

151

Keterangan ; ( ) = Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengembangan lebih lanjut. (*) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan. (**) = Aplikasi yang diusulkan dan akan diterapkan.

Berikut

akan

dijelaskan

satu

persatu

aplikasi

yang

potensial

dan

direkomendasikan dalam menunjang strategi serta proses bisnis perusahaan dimasa yang akan datang. Comment [U23]: perdalam

4.1.3.1

Knowledge Management

Knowledge Management adalalah proses menangkap (capture), menyimpan (stay), dan medistribusikan (distribute) seluruh knowledge yang ada di organisasi guna menciptakan nilai bisnis dan membentuk keunggulan atau keuntungan

yang

kompetitif.

Knowledge

Management

biasanya

dikombinasikan dengan dua tipe aktifitas seperti berikut: a. Aktifitas untuk mendokumentasikan dan menyediakan pengetahuan di Comment [U24]: pelajari

setiap diri individu kemudian disebarkan ke dalam database sebuah organisasi b. Aktifitas dengan memfasilitasi penggunaan groupware, email dan internet dalam pertukaran setiap pemikiran yang ada di setiap individidu organisasi.

152

Manfaat Knowledge Management Ada beberapa manfaat knowledge management dalam perusahaan, diantaranya adalah: 1. Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan. Dengan jelas bahwa setiap keputusan diambil atas dasar informasi dan pengalaman yang ditinjau dari berbagai aspek. Misal: knowledge sharing yang selalu membahas dinamika pasar dan tuntutan kebutuhan pelanggan, membuat perusahaan selalu berorientasi untuk menjual apa yang benar-benar disukai oleh pasar 2. Meningkatkan respon terhadap pelanggan. Orientasi dan respon terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab pemasaran dan customer service, namun menjadi napas seluruh organisasi. 3. Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses. Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan membuat

organisasi

dapat

beerja

lebih

cerdas

dalam

memanaatkan seluruh sumber daya yang ada dari waktu ke waktu. 4. Meningkatkan jumlah produk atau jasa, dan meningkatkan kemampuan dalam berinovasi

153

Produk dan jasa yang melebihi harapan pelanggan dapat lebih mudah dan cepat untuk diciptakan. Maka dari itulah timbul sebuah inovasi. Inovasi tidak lagi hanya tanggung jawab bagian penelitian dan pengembangan, melainkan semua orang atau kelompok dalam organisasi.

4.1.3.2

Complaint Management System

Complaint Management System dalam konteks software yang usulkan adalah suatu sistem yang dapat membantu divisi IT Planning untuk dapat mengatasi permasalahan yang timbul. Contohnya adalah apabila ada error, pemahaman mengenai software yang diimplementasikan, dsb. Dengan adanya sistem ini akan membantu user agar dapat langsung menyampaikan keluhan terhadap sistem yang sudah diimplementasikannya.

Keuntungan yang dapat diperoleh adalah :

Membantu user untuk mengatasi error, bug, dsb.

Membantu user apabila ada hal – hal yang tidak dimengerti

Memudahkan divisi IT Planning untuk mengetahui apabila user mengalami kesulitan

Dapat dijadikan dokumentasi dan akan dijadikan evaluasi terhadap sistem / proyek yang sudah dibuat.

Comment [U25]: perbendaharaa n

154

4.1.3.3

E – Learning

E-learning merupakan suatu jenis belajar mengajar yang memungkinkan tersampaikannya bahan ajar ke pada karyawan dengan menggunakan media internet, intranet atau media jaringan komputer lain E-learning adalah sistem pendidikan yang menggunakan aplikasi elektronik untuk mendukung belajar mengajar dengan media internet, jaringan komputer, maupun komputer Comment [U26]: periksa lagi

standalone. E-learning adalah semua yang mencakup pemanfaatan komputer dalam menunjang peningkatan kualitas pembelajaran, termasuk di dalamnya penggunaan mobile technologies seperti PDA dan MP3 players. Juga penggunaan teaching materials berbasis web dan hypermedia, multimedia CD-ROM atau web sites, forum diskusi, perangkat lunak kolaboratif, e-mail, blogs, wikis, computer aided assessment, animasi pendidikan, simulasi, permainan, perangkat lunak manajemen pembelajaran, electronic voting systems, dan lain-lain. Juga dapat berupa kombinasi dari penggunaan media yang berbeda. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem atau konsep pendidikan yang memanfaatkan teknologi informasi dalam proses belajar mengajar dapat disebut sebagai suatu e-learning.

Keuntungan menggunakan e-learning diantaranya:

Menghemat waktu proses belajar mengajar

Mengurangi biaya perjalanan

Menghemat biaya pendidikan secara keseluruhan (infrastruktur, peralatan, buku)

155

Menjangkau wilayah geografis yang lebih luas

Melatih

pelajar

lebih

mandiri

dalam

mendapatkan

ilmu

pengetahuan.

Tidak terbatas ruang dan waktu

Standardisasi materi

Otomatisasi administrasi

Kenyamanan dan kemampuannya untuk diakses dari mana saja dan kapan saja.

Untuk menyampaikan pembelajaran, e-learning selalu diidentikkan dengan penggunaan internet. Namun sebenarnya media penyampaian sangat beragam dari internet, intranet, CD, DVD, mp3, PDA, dan lain-lain. Penggunaan teknologi internet pada e-learning umumnya dengan pertimbangan memiliki jangkauan yang luas. Ada juga beberapa lembaga pendidikan dan perusahaan yang menggunakan jaringan intranet sebagai media e-learning sehingga biaya yang disiapkan relatif lebih murah.

4.1.3.4

Document Management System

Document Management System adalah suatu sistem yang digunakan untuk melakukan pengaturan berbagai tipe dokumen dengan tujuan mempermudah user menemukan berbagai dokumen yang diperlukan serta meniadakan redundancy data.

156

Document Management System berfungsi sebagai aplikasi penyimpan dokumen-dokumen penting anda. Mulai dari pengkategorisasian dokumen, otorisasi pengguna, pemisahaan dokumen per versi, pencarian perbedaan isi dokumen setiap versi yang berbeda hingga ke pencarian data pada dokumen. Pencarian data pada dokumen meliputi pencarian sederhana pada metadata dokumen, sampai pada pencarian isi dokumen. Selain dari itu Document Management System dapat menampilkan dokumen dari setiap aktifitas yang membutuhkan pengiriman dokumen, maka jika digabungkan Workflow Management System dan Document Management System akan mempermudah setiap proses prosedur apapun.

Fungsi Document Management System adalah sebagai berikut;

1.

Fungsi perpustakaan, yang memungkinkan pengguna melihat dokumen yang tersimpan dalam database.

2.

Fungsi pengelompokan (Indeks) dokumen sesuai dengan klasifikasi dan kriterianya.

3.

Fungsi pencarian (Searching) dan pengambilan dokumen yang mudah dan cepat, sesuai teks aslinya, kata petunjuk, subject dan profilnya.

4.

Fungsi keamanan terhadap dokumen. Misalnya mengatur hak untuk membaca, mengubah atau membagikan dokumen ke orang lain.

5.

Kontrol terhadap versi dokumen, dan perubahan isi dokumen.

157

6.

Fungsi Check-in dan Check-out dokumen. Fungsi ini memungkinkan pengerjaan bersama suatu dokumen dengan hanya memperbolehkan satu orang untuk mengerjakan dalam satu waktu (check-out). Dan setelah dilakukan perubahan dokumen dimasukkan kembali (check in) ke tempat penyimpanannya, dan kemudian dapat digunakan oleh pengguna lain.

7.

Fungsi menjalankan secara otomatis aplikasi yang sesuai dengan dokumennya. dan kemampuan melihat isi dokumen tanpa membuka aplikasinya.

4.2

Strategi Management SI / TI

Adalah strategi yang menjamin konsistensi yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yan akan diimplementasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi perusahaan, kebijakan investasi perusahaan, dan kebijakan dengan sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan.

158

4.2.1

Rekomendasi Struktur Organisasi

Perubahan dalam struktur organisasi dengan menambahkan area fungsional baru yaitu area SI / TI dengan unit organisasinya yaitu ;

Gambar 4.6 Struktur Organisasi yang baru

4.2.2

Rekomendasi Tugas dan Tanggung Jawab

Berdasarkan rekomendasi struktur organisasi yang diusulkan diatas, maka perubahan dan penambahan tugas dan tanggung jawab yang terjadi lebih banyak di area IT Planning. Perpindahan tugas dan tanggung jawab diantara kedua area bisnis tersebut adalah :

159

Tabel 4.10 Tugas dan wewenang

NO

1

Jabatan

Group Head

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab

• •

Memantau dan mengatur kegiatan – kegiatan yang ada di IT Planning. Dan merencanakan strategi – strategi umum yang akan digunakan di dalam IT Planning. Memantau dan mengatur kegiatan – kegiatan di dalam divisi masing – masing. Serta merencanakan Strategi – strategi yang akan digunakan di setiap divisi Pengembangan sistem baru : mengembangkan kebutuhan bisnis dan teknis IT.

2

Division Head

•

3

VAS Planning

•

4

CRM & Billing Operation

•

Meningkatkan kualitas dari sistem fungsionalitas.perluasan kapasitas.

5

EIS Planning

• •

Standarisasi kontrak. Standarisasi Proses bisnis IT

6


•

Melayani user ketika proyek mengalami error.

7


•

8

Budgeting*

• •

Memberikan informasi tentang proyek kepada karyawan IT Planning Perencanaan anggaran biaya dan realisasi proyek. Membuat anggaran tahunan.

9

Analysis Request*

•

Menganalisis proyek akan diserahkan ke bagian VAS, EIS atau CRM & Billing.

Ket : *Jabatan yang diusulkan

4.2.3

Rekomendasi Kualifikasi Personal SI / TI

Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi diperusahaan bergantung pada kualitas personil SI / TI yang akan di rekrut oleh perusahaan nantinya. Oleh karena itu direkomendasikan untuk kualifikasi atau persyaratan yang dimiliki karyawan SI / TI yaitu :

160

1. Karyawan Complaint Management a. Pria / Wanita Umur max 35 Tahun. b. Dapat menggunakan Bahasa Inggris secara Aktif. c. Berpendidikan minimal S1 dari Universitas yang mempunyai akreditasi yang baik. d. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun. e. Menguasai aplikasi – aplikasi dasar Komputer. f. Mampu berkomunikasi dengan baik kepada orang lain. g. Memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah. h. Memahami keinginan dan fokus pada user 2. Karyawan Budgeting a. Pria / Wanita Umur max 35 Tahun. b. Berpendidikan minimal S1 dari Universitas yang mempunyai akreditasi yang baik. c. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun. d. Menguasai aplikasi – aplikasi dasar Komputer e. Memiliki kemampuan dibidang akuntasi dan keuangan f. Memiliki kemampuan berbahasa inggris. 3. Karyawan Analisis Request a. Pria / Wanita Umur max 35 Tahun. b. Berpendidikan minimal S1 dari Universitas yang mempunyai akreditasi yang baik. c. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun.

161

d. Menguasai aplikasi – aplikasi dasar Komputer e. Memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah f. Memiliki kemampuan berbahasa inggris 4. Karyawan Knowledge Management a. Pria / Wanita Umur max 35 Tahun. b. Berpendidikan minimal S1 dari Universitas yang mempunyai akreditasi yang baik. c. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun. d. Menguasai aplikasi – aplikasi dasar Komputer e. Cekatan dalam mencari informasi f. Memiliki kemampuan berbahasa inggris g. Dapat menganalisa dan menyaring informasi dengan baik.

4.3

Strategi Teknologi Informasi

Strategi Teknologi Informasi merupakan salah satu bentuk output dalam model perencanaan SI / TI yang mencangkup rekomendasi standar perangkat keras yang digunakan, infrastruktur jaringan, aspek – aspek lainnya yang berkaitan dengan penerapan sistem dan teknologi informasi dalam perusahaan. Comment [U27]: pelajari

4.3.1

Rekomendasi Arsitektur Jaringan

Arsitektur jaringan yang diusulkan adalah jaringan Wi – Fi tetapi jaringan tersebut hanya tersedia di ruang rapat dan di ruang group head, untuk ruangan yang lainnya mengusulkan untuk tetap menggunakan jaringan LAN. Keuntungan yang

162

dapat peroleh dari Wi – Fi adalah biaya pemeliharaan yang murah, infrastruktur berdimensi kecil, pembangunannya cepat, mudah dan murah untuk direlokasi dan mendukung portabilitas. Komunikasi tanpa kabel / nirkabel (wireless) telah menjadi kebutuhan dasar atau gaya hidup baru masyarakat informasi. LAN nirkabel yang lebih dikenal dengan jaringan Wi – Fi menjadi teknologi alternative dan relative lebih mudah untuk diimplementasikan di lingkungan kerja (SOHO / Small Office Home Office), seperti di perkantoran, laboratorium computer, dan sebagainya. Instalansi perangkat jaringan Wi – Fi lebih fleksibel karena tidak membutuhkan penghubungan kabel antar computer. Tidak seperti halnya Ethernet LAN (Local Area Network) / jaringan konvensional yang menggunakan jenis kabel coaxial dan kabel UTP (Unshielded Twisted Pair) sebagai media transfer. Komputer dengan Wi – Fi Device dapat saling terhubung yang hanya membutuhkan ruang atau space dengan syarat jarak jangkauan dibatasi kekuatan pancaran sinyal radio dari masing – masing komputer. Comment [U28]: pelajari jaringan

Teknologi Jaringan Wi – Fi

Wi – Fi atau Wireless Fidelity adalah salah satu standar Wireless Networking tanpa kabel, hanya dengan komponen yang sesuai dapat terkoneksi ke jaringan. Teknologi Wi – Fi memiliki standar, yang ditetapkan oleh sebuah institusi internasional yang bernama Institute of Electrical and Electronic Engineers (IEEE), yang secara umum sebagai berikut :

-

Standar IEEE 802.11a yaitu Wi – Fi dengan frekuensi 5 Ghz yang memiliki kecepatan 54 Mbps dan jangkauan jaringan 300 m.

163

-

Standar IEEE 802.11b yaitu Wi – Fi dengan frekuensi 2 ,4 Ghz yang memiliki kecepatan 11 Mbps dan jangkauan jaringan 100 m.

-

Standar IEEE 802.11g yaitu Wi – Fi dengan frekuensi 2 , 4 Ghz yang memiliki kecepatan 54 Mbps dan jangkauan jaringan 300 m.

Teknologi Wi – Fi yang akan diimplementasikan adalah standar IEEE 802.11g karena standar tersebut lebih cepat untuk proses transfer data dengan jangkauan jaringan yang lebih jauh serta dukungan vendor (perusahaan pembuat software). Perangkat tersebut bekerja di frekuensi 2 , 4 Ghz atau disebut sebagai pita frekuensi ISM (Industrial, Scientific, and Medical) yang juga digunakan oleh peralatan lain, seperti microwave open, cordless phone, dan Bluetooth.

Keamanan Jaringan Wi – Fi

Pancaran sinyal yang ditransmisikan pada jaringan Wi – Fi menggunakan frekuensi secara bebas sehingga dapat ditangkap oleh komputer lain sesama user Wi – Fi. Untuk mencegah user yang tidak berhak masuk ke dalam jaringan, ditambahkan sistem pengamanan, misalnya WEP (Wired Equivalent Privacy). Jadi, user tertentu yang telah memiliki otorisasi saja yang dapat menggunakan sumber daya jaringan Wi – Fi. Keamanan jaringan Wi – Fi secara umum terdiri dari NonSecure dan Share Key (Secure).

-

Non Secure / Open : komputer yang memiliki Wi – Fi dapat menangkap transmisi pancaran dari sebuah Wi – Fi dan langsung dapat masuk ke dalam jaringan tersebut.

164

-

Share Key : untuk dapat masuk ke dalam jaringan Wi – Fi diperlukan kunci atau password, contohnya sebuah network yang menggunakan WEP.

Selain pengamanan yang telah dituliskan diatas, masih terdapat cara lain agar jaringan Wi – Fi dapat berjalan dengan baik dan aman, antara lain :

Gambar 4.7 Jaringan

-

Membeli Access Point dengan fasilitas password bagi administratornya sehingga user dapat dengan mudah mengacak – acak jaringan.

-

Selain menggunakan WEP, dapat ditambahkan WPA (Wi – Fi Protected Access)

-

Membatasi akses dengan mendaftarkan MAC Address dari komputer klien yang berhak mengakses jaringan.

165

4.3.2

Rekomendasi Dukungan Hardware

Standarisasi spesifikasi hardware khususnya PC Desktop yang direkomendasikan terdiri dari 3 kategori : •

Group Head

Sistem Operasi Windows XP Profesional :

CPU Pentium IV

Memory RAM 512 MB

Harddisk Space 100GB

Graphic Card : Super VGA 1024 x 768

Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps

Wireless USB Adapter

Software Microsoft Windows XP Profesional Bootable CD + CD Driver lengkap

•

Floppy Disk Drive, Keyboard, Mouse, Monitor

Division Head


CPU Pentium IV

Memory RAM 512 MB

Harddisk Space 80GB


166




•


Staff


CPU Pentium IV

Memory RAM 256 MB

Harddisk Space 60GB






Ditambah dengan perangkat keras pendukung seperti :

-

UPS (Uninterruptible Power Supply)

-

Wireless Access Point

167

Sedangkan spesifikasi hardware untuk server dalam mendukung arsitektur jaringan perusahaan dengan Spesifikasi minimum komputer untuk instalansi Windows Server 2003 Enterprise Edition adalah sebagai berikut :

-

CPU Pentium IV

-

Memory RAM 512 MB

-

Harddisk Space 100GB

-

Graphic Card Super VGA 1024 x 768

-


-


-

Software Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition Bootable CD + CD Driver lengkap (Motherboard, VGA card, Sound card, NIC, Wi – Fi Device)

-

4.3.3

CD – ROM Drive, Floppy disk drive, Keyboard, Mouse, Monitor

Rekomendasi Pendukung Infrastruktur TI

Dalam suatu jaringan perusahaan, harus diperhatikan juga aspek – aspek pendukung untuk jaringan tersebut, khususnya pada keamanan data yang tersimpan didalamnya. Pembatasan pengaksesan dengan cara pemberian otorisasi terhadap siapa – siapa saja orang yang berhak mengakses data tertentu disesuaikan dengan keperluan dan tingkatan sangat diusulkan untuk diterapkan dalam menjamin keamanan dan kerahasiaan data perusahaan. Selain itu, scenario back-up dan recovery data juga harus diperhatikan secara seksama.

168

Back-up adalah proses membuat duplikasi file atau database informasi ditempat yang terpisah, sedangkan recovery adalah proses untuk meng-install ulang file atau database yang telah dibetulkan dari kesalahan atau kerusakan atau kehilangan datanya. Dengan banyaknya data dan informasi yang bersifat kritis dari perusahaan, dan karena file atau database dapat mengalami kerusakan atau kehilangan data atau kesalahan data, maka perusahaan diusulkan untuk melakukan backup data dalam kurun waktu 1 minggu sekali yang berfungsi sebagai cadangan atau pelindung bila data yang asli mengalami kerusakan.

Ada beberapa strategi yang dapat dijadikan pilihan dalam melakukan backup dan recovery data, yaitu strategi kakek – bapak – anak, strategi pencatatan ganda dan strategi dumpling. Stategi kakek – bapak – anak biasanya digunakan untuk data yang berasa di media simpanan luar magnetic. Strategi ini dilakukan dengan menyimpan 3 generasi file induk bersama-sama dengan file transaksinya.

Sedangkan Pencatatan ganda ( dual recording ) dilakukan dengan menyimpan 2 buah salinan database yang lengkap secara terpisah, yang bila nantinya terjadi suatu transaksi, maka kedua salinan tersebut akan di update secara bersama – sama. Staretgi dual recording ini sangan tepat dan harus selalu pada keadaan siap. Tetapi perlu dipertimbangkan pula dari segi biaya cukup mahal, karena memerlukan 2 buah processor dan 2 buah database. Sedangkan strategi dumpling dilakukan dengan menyalin semua atau sebagian dari database ke media backup yang lain, dapat berupa pita magnetic atau disket.

169

4.4

Rencana Implementasi

Implementasi dari sistem dan teknologi informasi akan membutuhkan waktu tertentu dan melibatkan penggunaan dana yang tidak sedikit. Oleh karena itu perlu untuk dibuatkan sebuah perencanaan implementasi yang cukup matang dan baik, sehingga hasil akhir dari sebuah perencanaan sistem dan teknologi dapat terpenuhi secara menyeluruh dan optimal.

Implementasi SI / TI pada Divisi IT Planning pada PT. Indosat, Tbk direncanakan akan dapat diselesaikan dalam jangka waktu 1 tahun. Berikut ini adalah tabel yang merupakan rekomendasi dari jadwal implementasi SI / TI pada divisi IT Planning pada PT. Indosat, Tbk:

4.4

Rencana Implementasi

Tabel 4.11 Jadwal Implementasi

No .

Tahap Implementasi

Jan 1 2

1.

Struktur Organisasi

2.

Aplikasi : Document Management System

3.

Aplikasi :

Feb 3 4

1 2

Maret 3 4

1 2

April 3 4

1 2 3

Mei 4

1

Juni 2

3

4

1

Juli 2

3

4

1

2

Agust 3

4

1

2

Sept 3

4

1

2

Okt 3

4

1

2

Nov 3

4

1

2

Des 3

4

1

Complaint Management System

4.

Aplikasi : E – Learning

5.

Aplikasi : Knowledge Management System

26

170

2

3

4

171

4.5

Perencanaan Biaya

Perencanaan biaya adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi berdasarkan kebutuhan biaya didalam pengadaan serta penambahan infrastruktur maupun asset teknologi dan juga kebutuhan biaya didalam pengembangkan sistem informasi.

Tabel berikut adalah proyeksi barang – barang disertai dengan perkiraan biaya yang akan dibutuhkan dalam mengimplementasi strategi SI / TI.

Group Head

Tabel 4.12 Spesifikasi Hardware Group Head

Spesifikasi

Jumlah

Harga/Unit

Harga (S)

Processor Pentium IV

1

676.800

676.800

Memory RAM 512 MB

1

319.600

319.600

Hardisk Space 100 GB

1

940.000

940.000

Grapic Card : Super VGA 1024 x 768

1

404.200

404.200

Network Interface Card (NIC)

1

329.000

329.000

1

2.773.000

2.773.000

1

2.051.400

2.051.400

kecepatan 10 / 100 Mbps Software Microsoft XP Profesional Bootable CD + CD Driver Lengkap Floppy Disk Drive, Keyboard, Mouse,Monitor

172

Division Head Tabel 4.13 Spesifikasi Hardware Division Head

Spesifikasi

Jumlah

Harga/Unit

Harga (S)


7

676.800

4.737.600

Memory RAM 512 MB

7

319.600

2.237.200

Hardisk Space 80 GB

7

498.200

3.487.400


7

404.200

2.829.400

Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps Software Microsoft XP Profesional Bootable CD + CD Driver Lengkap Floppy Disk Drive, Keyboard, Mouse,Monitor

7

329.000

2.303.000

7

2.773.000

19.411.000

7

2.051.400

14.359.800

Staff

Tabel 4.14 Spesifikasi Hardware Staff

Spesifikasi

Jumlah

Harga/Unit

Harga (S)


50

676.800

33.840.000

Memory RAM 256 MB

50

188.000

9.400.000

Hardisk Space 60 GB

50

423.000

21.150.000


50

404.200

20.210.000

Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps Software Microsoft XP Profesional Bootable CD + CD Driver Lengkap Floppy Disk Drive, Keyboard, Mouse,Monitor

50

329.000

16.450.000

50

2.773.000 138.650.000

50

2.051.400 102.570.000

173

Peralatan Mendukung

Tabel 4.15 Spesifikasi Peralatan Pendukung

Spesifikasi

Jumlah

UPS ( Unninterruptible Power Supply )

58

300.000

17.400.000

HUB / Concentrator

1

1.000.000

1.000.000

300 m

2000

600.000

Connector RJ 45

58

5000

290.000


1

1.400.600

1.400.600

1

10.000.000

10.000.000

Kabel UTP ( Unshielded Twisted Pair )

Printer,

Scanner,

Faximile,

mesin

Harga/Unit

Harga (S)

Fotocopy

Hardware untuk Server

Tabel 4.16 Spesifikasi Hardware untuk Server

Spesifikasi

Jumlah

Harga/Unit

Harga (S)

CPU Pentium IV

1

678.800

678.800

Software Microsoft Server 2003

1

8.789.000

8.789.000

Memory RAM 512 MB

1

319.600

319.600

Hardisk Space 100GB

1

940.000

940.000

Graphic Card Super VGA 1024 x 768

1

404.200

404.200

Network Interface (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps Floppy Disk Drive, Keyboard, Mouse,Monitor

1

329.000

329.000

1

2.051.400

2.051.400

Sumber harga : www.bhineka.com

BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI. Strategi bisnis sistem informasi merupakan salah satu hasil dari proses

Recommend Documents