Sistem informasi manajemen #2 Proses bisnis dan sistem informasi Proses bisnis
◉ ◉
◉
Bisnis terdiri dari rangkaian proses-proses bisnis Proses bisnis:
• • •
Alir kerja (workflow) material, informasi, pengetahuan Merupakan seperangkat langkah dan aktivitas (sets of activities, steps) Dapat terikat pada area fungsional tertentu atau lintas fungsi
Proses bisnis dapat menjadi aset maupun liabililitas
Contoh proses bisnis fungsional
◉ ◉ ◉ ◉
Produksi dan manufaktur: perakitan produk, inspeksi kualitas produk Penjualan dan pemasaran: identifikasi pelanggan, penjualan produk Keuangan dan akuntansi: pembuatan laporan keuangan, membayar/melunasi utang kepada kreditur Sumberdaya manusia: perekrutan karyawan, evaluasi kinerja karyawan
IT meningkatkan proses bisnis melalui dua cara utama
◉ ◉
Meningkatkan efisiensi dari proses yang sudah ada (increasing efficiency of existing processes) • Otomatisasi langkah-langkah yang sebelumnya manual Mendorong proses bisnis baru yang mampu mentransformasi bisnis (enabling entirely new processes that are capable of transforming the businesses) • Mengubah aliran informasi • Mengganti langkah-langkah yang berurutan (sequential) menjadi simultan (parallel) • Mengurangi penundaan (delays) dalam pengambilan keputusan
Tipe-tipe sistem informasi
◉ ◉ ◉
Transaction Processing Systems (TPS) Management Information Systems (MIS) Executive Support Systems (ESS)
◉ ◉ ◉
Decision Support Systems (DSS) Business Intelligence (BI) Enterprise Applications (EA)
Transaction processing systems (TPS)
◉ ◉ ◉ ◉
Menjalankan dan mencatat transaksi rutin yang diperlukan untuk melakukan bisnis • Contoh: sales order entry, penggajian (payroll), pengiriman (shipping) Memungkinkan manajer untuk memonitor status operasional dan hubungan dengan lingkungan luar Melayani level operasional/bawah Merupakan kebutuhan setiap bisnis
Management information systems (MIS)
◉ ◉ ◉ ◉
Melayani manajemen tingkat menengah (middle management) Memberikan laporan berdasar kondisi terkini perusahaan/organisasi, berbasis data yang diperoleh dari TPS Memberikan jawaban terhadap pertanyaan rutin dengan prosedur yang telah ditentukan sebelumnya • Contoh: Dengan asumsi penjualan hari ini, berapa kira-kira total penjualan di akhir bulan? Berapa margin laba yang diperoleh? Umumnya memiliki sedikit kemampuan analitik
Decision support systems (DSS)
◉ ◉ ◉
Melayani manajemen menengah (middle management) Mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin • Contoh: Apakah dampak terhadap jadwal produksi bila penjualan pada bulan puasa/lebaran naik dua kali lipat? Seringkali menggunakan informasi eksternal plus TPS dan MIS • Model-driven DSS: Voyage-estimating systems • Data-driven DSS: Intrawest’s marketing analysis systems
Business intelligence (BI)
◉
Merupakan suatu jenis software aplikasi yang digunakan dalam analisis
data, digunakan dalam DSS dan ESS.
◉ ◉
Menganalisis data saat ini dan data historis untuk menemukan pola dan kecenderungan yang dapat membantu pengambilan keputusan Digunakan dalam sistem yang mendukung manajemen menengah dan manajemen senior • Data-driven DSS • Executive support systems (ESS)
Executive support systems (ESS)
◉ ◉ ◉
Mendukung manajemen senior Menjawab pertanyaan dan keputusan non-rutin Memerlukan pertimbangan (judgment), evaluasi, dan visi (insight) Menggabungkan data dari kejadian eksternal (misal aturan hukum baru, kompetitor baru, dsb) dan merangkum informasi internal dari MIS dan DSS Contoh: Digital dashboard dengan tampilan real-time kinerja keuangan perusahaan (working capital, accounts receivable, accounts payable, cash flow, inventory, dll.)
Sistem dari perspektif konstituen
◉ ◉ ◉
Transaction processing systems (TPS): mendukung karyawan di tingkat operasional (bawah) Management information systems (MIS) dan decision-support systems (DSS): mendukung para manajer Executive support systems (ESS): mendukung para eksekutif/direksi
Hubungan antara tipe sistem yang berbeda
◉ ◉ ◉ ◉
TPS: Sumber utama data bagi sistem-sistem yang lain ESS: Penerima/pengguna data dari sistem-sistem di level bawahnya Data mungkin dipertukarkan antar sistem yang berbeda In reality, most businesses’ systems are only loosely integrated (but they are getting better!)
Enterprise applications (EA)
◉
Sistem yang menghubungkan satu organisasi/perusahaan, memastikan
bahwa TPS, MIS, DSS, dan ESS bekerja dengan harmonis
◉
Lintas area fungsional yang berbeda: mengeksekusi proses bisnis lintas divisi/fungsi dalam perusahaan
◉ ◉
Meliputi seluruh level/tingkatan manajemen Empat aplikasi utama: • Enterprise systems (ES) • Supply chain management systems (SCM) • Customer relationship management systems (CRM) • Knowledge management systems (KMS)
Enterprise systems
◉ ◉ ◉
Mengumpulkan data dari berbagai fungsi perusahaan yang berbeda dan menyimpannya dalam satu pusat (single central data repository) Mengatasi masalah fragmentasi dan redundansi data dan sistem Memungkinkan: • Koordinasi aktivitas harian • Respon efektif terhadap permintaan pelanggan (production, inventory) • Memberi informasi berharga untuk meningkatkan pengambilan keputusan manajemen
Supply chain management (SCM) systems
◉ ◉ ◉
Mengelola hubungan perusahaan dengan pemasok Membagi informasi mengenai: • Order, produksi, tingkat persediaan, pengiriman produk dan jasa Tujuan: • Keseimbangan antara bagaimana menyampaikan produk kepada pelanggan dengan waktu dan biaya yang seminimal mungkin
Customer relationship management (CRM) systems
◉ ◉
Memberikan informasi untuk mengkoordinasi seluruh proses bisnis yang terkait dengan pelanggan dalam hal penjualan, pemasaran, dan jasa untuk mengoptimalkan pendapatan dan kepuasan pelanggan (consumer satisfaction & consumer retention) Mengintegrasikan proses-proses perusahaan yang terkait dengan pelanggan dan mengkonsolidasikan informasi mengenai pelanggan dari berbagai kanal komunikasi yang berbeda
Knowledge management systems (KMS)
◉ ◉ ◉
Mendukung proses untuk mengakuisisi, membuat, menyimpan, mendistribusikan, menerapkan, dan mengintegrasikan pengetahuan • Bagaimana membuat, memroduksi, mendistribusi produk dan jasa Mengumpulkan pengetahuan internal dan pengalaman dalam organisasi dan membuatnya tersedia bagi karyawan Menghubungkan kepada sumber-sumber pengetahuan di luar lingkup organisasi
Alat alternatif untuk meningkatkan integrasi dan lalu-lintas informasi
◉ ◉
Intranets: • Web site internal perusahaan yang hanya bisa diakses oleh karyawan Extranets: • Web sites perusahaan yang hanya bisa diakses oleh rekanan (vendor) dan pemasok (supplier) tertentu • Biasanya digunakan untuk mengkoordinasi rantai pasok (supply chain)
Terminologi lain
◉ ◉ ◉
◉ ◉
E-business • Penggunaan teknologi digital dan internet untuk mendorong proses bisnis utama E-commerce • Merupakan bagian dari e-business • Menjual dan membeli barang/jasa melalui media Internet E-government: • Menggunakan teknologi Internet untuk menyampaikan informasi dan layanan kepada warga/masyarakat
Arti penting kolaborasi Kolaborasi: • Jangka pendek maupun jangka panjang • Bersifat informal maupun formal (tim) Tuntutan akan kolaborasi:
• • • • • •
Perubahan jenis pekerjaan Meningkatnya kerja profesional – “interaction jobs” Perubahan organisasi perusahaan (restrukturisasi) Perubahan cakupan perusahaan Mendorong inovasi Perubahan kultur kerja
Keuntungan kolaborasi dan kerja tim
◉ ◉
Investasi dalam teknologi kolaborasi dapat memberikan peningkatan kinerja organisasi dan ROI yang tinggi Keuntungan:
• • • • •
Produktivitas Kualitas Inovasi Pelayanan terhadap pelanggan (customer service) Kinerja keuangan (profitability, sales, sales growth)
Membangun kultur dan proses bisnis kolaboratif
◉ ◉
Organisasi “command and control” • Tidak ada nilai tambah yang diberikan kepada kerja tim, partisipasi dan pengambilan keputusan di level bawah diabaikan Kultur bisnis “collaborative” • Manajer senior bergantung pada tim (karyawan) • Kebijakan, produk, desain, proses, sistem, semua bergantung pada tim • Tugas utama manajer adalah membangun tim yang solid
Teknologi kolaborasi dan kerja tim 15 kategori software/piranti untuk menunjang kolaborasi Email and instant messaging Collaborative writing Collaborative reviewing Event scheduling File sharing Screen sharing Audio conferencing Video conferencing
White boarding Web presenting Work scheduling Document sharing /wikis Mind mapping Large audience Webinars Co-browsing
Teknologi kolaborasi dan kerja tim
◉ ◉ ◉ ◉
◉ ◉
Social Networking Wikis Virtual Worlds Internet-Based Collaboration Environments • Virtual meeting systems (telepresence) • Google Apps/Google sites • Microsoft SharePoint • Lotus Notes Dimensi kolaborasi Dua dimensi teknologi kolaborasi • Tempat (atau lokasi) –jauh (remote) atau berdekatan (co-located) • Waktu (time) – bersamaan (synchronous) atau berbeda (asynchronous) Tahap dalam mengevaluasi piranti/software kolaborasi • What are your firm’s collaboration challenges? • What kinds of solutions are available? • Analyze available products’ cost and benefits • Evaluate security risks • Consult users for implementation and training issues • Evaluate product vendors Departemen sistem informasi
◉ ◉ ◉ ◉ ◉ ◉ ◉
Unit organisasi formal yang menangani dan bertanggung jawab atas layanan IT/IS Dipimpin oleh chief information officer (CIO) Posisi senior/strategis lainnya termasuk chief security officer (CSO), chief knowledge officer (CKO), chief privacy officer (CPO) Programmer System analyst Information system manager Pengguna (end users) • Perwakilan dari departemen lain di mana aplikasi/sistem tersebut
•
◉
dikembangkan Mendapatkan peran yang lebih tinggi dalam desain dan pengembangan sistem informasi
Pengawasan IT (IT Governance): • Strategi dan kebijakan dalam penggunaan IT di organisasi • Kendali dan hak untuk mengambil keputusan (misal: memberi otorisasi, menutup akun, dsb.) • Akuntabilitas • Organisasi fungsi-fungsi sistem informasi • Dapat tersentralisasi maupun terdesentralisasi
