BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
4.1
Proses Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Berdasarkan analisis yang dilakukan dalam mengidentifikasi lingkungan
SI/TI dalam perusahaan, didapatkan hasil bahwa perusahaan masih belum terkomputerisasi dan masih menggunakan (paper based). Perusahaan membutuhkan TI sehingga dapat mendukung proses bisnis perusahaan agar lebih efisien dan efektif. Aplikasi yang telah digunakan dalam perusahaan adalah Accurate. Perkembangan yang diharapkan oleh PT. Perisone and Eirene Trans adalah agar Perusahaan Memiliki SI/TI sehingga membatu dalam permasalahan terutama dalam kehilangan file yang penting atau data Customer. Dengan memanfaatkan SI/TI yang maka diharapkan bahwa SI/TI tersebut akan memberikan dampak positif bagi tiap penggunanya sehingga perusahaan menjadi lebih terkomputerisasi atau lebih teratur. Untuk usulan strategi sistem dan teknologi informasi kami mengusulkan beberapa usulan antara lain: 1. Updated strategic goals and initiatives 2. Improved business product Services 3. Enhanced data and information flows 4. Integrated system and applications 5. Optimize network and infrastructure Perubahan serta perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi di lihat berdasarkan analisis yang kami lakukan terhadap proses bisnis yang sedang berjalan.
4.2
Strategi bisnis, SI dan TI perusahaan Perkiraan terhadap bisnis di masa yang akan datang khususnya di penjualan
jasa seperti PT. Perisone and Eirene Trans akan bergerak ke arah yang lebih baik dikarenakan tingkat Perekonomian Indonesia semakin membaik Membuat Para Perusahaan dalam Memajukan Bisnisnya terutama dalam bidang pengiriman maka permintaan terhadap Kebutuhan jasa ini meningkat . Setelah melalui analisis dan 107
108 pengumpulan data diketahui bahwa strategi SWOT pada PT. Perisone and Eirene Trans terdapat pada kuadran 1 yaitu SO (Strength and Opportunity) yang artinya perusahaan mengoptimalkan tenaga kerja pada setiap bagian yang ada.
4.2.1 Updated Strategic Goals and Initiatives Rencana strategis kebijakan dan perencanaan dokumen mengenai perusahaan untuk arah, strategi kompetitif, tujuan yang paling penting dan memungkinkan program-program proyek (inisiatif strategi). Rencana strategis mencakup periode masa depan, biasanya 3-7 tahun ke depan.
4.2.1.1 Penyelarasan visi misi awal dengan visi misi usulan Adapun beberapa perubahan misi pada PT. Perisone and Eirene Trans yang disebabkan karena adanya implementasi SI/TI dalam proses bisnis perusahaan yang diusulkan akan tetapi dalam visi tidak mengalami perubahan dikarenakan menurut kelompok kami visi dari perusahaan sudah sangat bagus. Seperti terlihat pada tabel 4.1 berikut.
109 Tabel 4.1 Penyelarasan Visi Misi Perusahaan dengan Visi Misi Usulan VISI MISI AWAL
VISI MISI USULAN
Visi Bisnis
Visi Bisnis
Menjadi partner transportasi Menjadi partner transportasi terpercaya dan terdepan dalam negeri terpercaya dan terdepan dalam negeri yang terus tumbuh dan berkembang yang terus tumbuh dan berkembang dalam kualitas pelayanan. dalam kualitas pelayanan. Misi Bisnis •
Misi Bisnis Menjadi
entitas
bisnis
yang
dikelola
secara
professional,
kompetitif dan berdasarkan tata nilai unggulan. •
Berusaha memberikan pelayanan yang terbaik dalam pelayanan jasa angkutan (cargo service) bagi pengguna jasa untuk mencapai hasil akhir khususnya keamanan dan keselamatan barang sampai
pelayanan
yang
berkualitas sehingga kebutuhan para Customer
dapat
terpenuhi
perusahaan meningkat. • Mengembangkan perusahaaan dengan membangun kantor cabang di beberapa tempat sehingga mudah dijangkau dan dikenal oleh para
dan harga yang sangat kompetitif
Customer.
Memberikan nilai tambah lebih bagi pelanggan, karyawan dan masyarakat
serta
mendukung
pertumbuhan ekonomi nasional.
dan
tingkat kepuasan Customer kepada
ketujuan dengan ketepatan waktu
serta dapat dimonitor setiap hari. •
• Menyediakan
• Membangun dan mengembangkan website perusahaan sebagai sarana untuk melakukan promosi. • Mengimplementasikan SI/TI yang diperlukan oleh perusahaan dalam meningkatkan perusahaan.
kinerja
dari
110 4.2.1.2 Penyelarasan strategi perusahaan dengan strategi usulan Perusahaan memiliki strategi yang sedang berjalan, namun untuk dapat meningkatkan kinerja maka kami akan memberikan strategi usulan seperti yang akan ditunjukkan oleh tabel 4.2 berikut: Tabel 4.2 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Strategi Usulan Strategi Perusahaan •
Strategi Usulan
Meningkatkan
kualitas
•
Dengan meningkatnya sektor
pelayanan perusahaan.
ekonomi Indonesia membuat
Hal ini dapat dilihat dari tingkat
kebutuhan
rendahnya jumlah keluhan dan
meningkat
masukan dari para Customer
perusahaan membutuhkan team
kepada pihak perusahaan.
Marketing yang baik untuk
layanan
jasa sehingga
menarik Customer. •
•
Memberikan diskon.
Perusahaan menggunakan SI/TI
Strategi diskon diberikan untuk
untuk mendata peralatan serta
menarik perhatian dari para
persediaan
Customer
disimpan
agar
dapat
menggunakan jasa dari
sparepart untuk
yang
mengganti
peralatan yang rusak
PT. Perisone and Eirene Trans. •
•
Melakukan Promosi.
Waktu pengiriman yang selalu
Demi meningkatkan penjualan,
tepat
perusahaan melakukan berbagai
meningkatkan
promosi
konsumen
penjualan
melalui
media brosur maupun melalui koran
demi
mengenalkan
perusahaan kepada masyarakat.
waktu
perusahaan.
dengan
dapat
kepercayaan
terhadap
layanan
111 4.2.1.3 Strategi Bisnis, SI dan TI Strategi didapatkan dari bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan kemudian disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan dan menghasilkan strategi pada kuadran 1 yaitu SO. Namun untuk dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan maka kami mengusulkan strategi SO usulan yang akan dijelaskan pada tabel 4.3 berikut. Tabel 4.3 Strategi Bisnis, SI dan TI pada PT.PAET, 2014-2017 Hasil S Strength W - Memiliki Staff O quality kontrol yang sudah T berpengalaman di bidangnya. - Adanya hubungan yang baik dengan perusahaan sejenis, sehingga barang dapat dititipkan disana dalam jangka waktu tertentu. - Lokasi penyimpanan kendaraan yang aman dan bebas dari banjir. - Bagian Pengiriman terdapat di lokasi yang sama dengan bagian Marketing yang membuat penanganan
Strategi SO
Strategi Bisnis
-Meningkatnya 1.Meningkatkan Sektor ekonomi hubungan dengan Indonesia konsumen membuat Membuat CRM kebutuhan transportasi agar hubungan barang meningkat dengan konsumen sehingga menjadi loyal. perusahaan membutuhkan Dengan loyal nya team Marketing konsumen maka yang baik. kepercayaan -Dengan memiliki konsumen pelayanan yang terhadap layanan baik maka jasa meningkat perusahaan dapat dan menaikkan meningkatkan kepercayaan penjualan. konsumen 2.Mmeningkatkan terhadap layanan kualitas jasa mereka. perusahaan -Waktu pengiriman yang selalu tepat waktu dapat meningkatkan kepercayaan
Dengan Memberikan layanan jasa yang berkualitas
akan
Strategi SI
Strategi TI
-System
-Hardware
Information
,Software,
Security
antivirus dsb
-standard
-sistem
technology
aplikasi
-integrasi
terintegrasi
data
-Security
-Network
Plan
connectivity
-aplikasi
-E-Business
maintenance
-Disaster
-jaringan
Revocery
LAN
Plan
wireless - website
dan
112 menjadi cepat dan lancar. - Memiliki tim Marketing yang cukup, dan memiliki teamwork yang baik. - Respon Customer service yang cepat dan tidak berbelit-belit. - Adanya Staff khusus untuk market research walaupun masih ditangani Manager Marketing. - Rute yang terkoordinasi sehingga dapat mempercepat pengiriman. - Kebijakan Pemerintah dalam mengembangka n beberapa sektor di indonesia membuat permintaan jasa pengangkutan barang meningkat. - Meningkatnya sektor ekonomi indonesia membuat kegiatan
konsumen terhadap layanan perusahaan.
meningkatkan kepercayaan konsumen
terhadap -Respon Customer service Perusahaan. yang cepat dan 3. MMemberikan tidak berbelit– diskon dan belit sehingga membantu Membuat Lebih menciptakan banyak lagi Citra perusahaan program diskon yang baik di masyarakat. yang lebih menarik agar -Meningkatnya dapat menarik pertumbuhan pihak konsumen. ekonomi di Indonesia 4. MMembuat membuat Fasilitas Web perusahaan harus agar konsumen membuat team market research dapat mengakses yang tepat untuk informasi layanan menentukan Secara Langsung animo masyarakat. dan memberikan informasi tentang PT. Perisone and Eirene Trans
113 industri di Indonesia semakin maju dan berdampak pada meningkatnya kebutuhan akan jasa pengangkutan - Membuka lowongan pekerjaan baru untuk masyarakat sekitar - Melakukan promosi secara online melalui website ataupun forum tertentu. - Perusahaan dapat melakukan berbagai kerjasama antar perusahaan secara legal. - Memiliki Customer yang loyal. - Perusahan mempunyai hubungan langsung dengan Supplier sparepart. - Citra perusahaan yang baik di masyarakat.
114 4.2.1.4 Strategic Goals • IT Supervisor - Bertanggung jawab atas data center, telekomunikasi, mengurus Staff IT, website, user support, disaster recovery, compliance hingga user support. - Berperan langsung dan berpartisipasi dalam menentukan perencanaan strategis perusahaan. Pada perusahaan lainnya peran IT Manager lebih terlihat sebagai teknisi IT, pengembang Software atau network engineer.
• Webmaster - Memelihara website, termasuk memastikan server web, perangkat keras, dan perangkat lunak agar beroperasi secara efektif, merancang website, menghasilkan, dan merevisi halaman web, membalas komentar pengguna, dan memeriksa lalu lintas melalui situs. - Mengelola sebagian besar atau semua aspek operasi Web. Tergantung pada sifat dari situs yang mereka dikelola, Webmaster harus tahu bahasa script seperti Javascript, PHP, ASP, Perl dan lain-lain serta mengetahui cara mengkonfigurasi server web seperti Apache atau IIS dan administrator server.
• IT Staff - Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan IT. - Membeli Hardware IT, Software dan hal-hal lain yang berhubungan dengan hal tersebut. - instalasi, perawatan dan penyediaan dukungan harian baik untuk Hardware & Software Windows & Macintosh, peralatan termasuk printer, scanner, hard-drives external, dll.
115 - Korespondensi dengan penyedia jasa eksternal termasuk Internet Service Provider, penyedia jasa Email, Hardware, dan Software Supplier, dll.
• Operational - Melakukan koordinasi aktifitas dibagian Mechanic dan Driver. - Mengkoordinir penjadwalan dan pendistribusian tugas. - Mengelola daftar gaji Driver. - Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang Driver. - Bertanggung jawab dalam manajemen armada, route, dan penjadwalan. - Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang Traffic, rute, dan penjadwalan. - Mengevaluasi implementasi peraturan-peraturan pemerintah. - Melakukan seleksi terhadap armada baru. - Melakukan seleksi terhadap mekanik baru. • Staff Traffic and Control - Mengurus Penjadwalan - Merancang strategi dalam penyusunan route maupun penjadwalan.
4.2.1.5 Strategic Initiatives • IT Manager Memberikan
pelatihan
kepada
Staff
IT
agar
lebih
berpengalaman menggunakan sistem informasi diseluruh bagian
perusahaan
untuk
mendukung
proses
bisnis
perusahaan • Webmaster Terus
melakukan
perusahaan.
pengembangan
terhadap
Web
di
116
• IT Staff Terus melakukan pengembangan terhadap IT di perusahaan.
• Operational Memberikan
pelatihan
kepada
Staff
agar
lebih
berpengalaman mengoperasikan dan mendukung proses bisnis perusahaan • Staff Traffic and Control Terus melakukan pengembangan terhadap Traffic and Control di perusahaan.
4.2.1.6 Usulan CONOPS Scenario Berikut ini merupakan narasi proses bisnis usulan pada PT. Perisone and Eirene Trans : •
Penjualan
-
Customer mengecek ketersediaan layanan, waktu, ataupun rute yang di inginkan melalui website ataupun dapat langsung menghubungi kantor.
-
Jika rute tidak tersedia, maka Customer dapat melakukan request melalui website ataupun langsung melalui kantor, dan akan dihubungi kembali oleh pihak perusahaan.
-
Jika rute dan waktu tersedia, maka Customer dapat langsung memesan melalui website setelah mengisi data Customer.
-
Kemudian Sales akan menghubungi Customer berdasarkan data Customer yang masuk untuk konfirmasi dan negosiasi harga.
-
Setelah mencapai kesepakatan, Sales membuat Surat Order untuk diberikan ke Traffic and Control Staff.
117 -
Traffic and Control Staff kemudian membuat Surat Muat Barang berdasarkan Surat Order yang diterima dan kemudian mengupdate ketersediaan kendaraan.
-
Kemudian Surat Muat Barang 3 rangkap diberikan ke Driver.
-
Driver berangkat ke Gudang Muat Customer dan memberikan Surat Muat Barang 3 rangkap untuk ditanda tangani.
-
Customer menandatangani Surat Muat Barang dan mengambil 1 rangkap kemudian mengembalikan 2 rangkap ke Driver.
-
Customer melakukan muat barang lalu memberikan Surat Jalan 2 rangkap ke Driver.
-
Driver berangkat ke Gudang Bongkar Customer dan memberikan Surat Jalan dan Surat Muat Barang masingmasing 2 rangkap.
-
Customer menandatangani Surat Muat Barang dan Surat Jalan dan mengambil masing-masing 1 rangkap lalu mengembalikan masing-masing 1 rangkap ke Driver.
-
Driver memberikan Surat Muat Barang dan Surat Jalan ke Traffic and Control Staff untuk dicatat.
-
Traffic and Control Staff mencatat Surat Muat Barang dan Surat Jalan yang telah ditandatangani oleh Customer dan mengupdate jadwal dan ketersediaan kendaraan.
-
Traffic and Control Staff melakukan pencatatan kedalam data Driver berdasarkan Surat Muat Barang dan Surat Jalan yang telah ditandatangani Customer sebagai acuan gaji Driver.
-
Traffic and Control Staff memberikan Surat Muat Barang dan Surat Jalan yang telah ditandatangani Customer ke Staff Accounting.
-
Staff Accounting meng-input data pembukuan dan Staff Finance membuat Invoice untuk diberikan ke Customer
-
Customer melakukan Pembayaran dan mengirimkan Bukti Pembayaran ke Finance and Accounting.
-
Staff
Accounting
pembukuan.
mencatat
Bukti
Pembayaran
untuk
118 •
Rental -
Sales membuat dan memberikan Surat Order ke Traffic and Control
-
Traffic and Control membuat dan memberikan Tanda Terima Kendaraan ke Driver Assistant.
-
Driver Assistant memberikan Tanda Terima Kendaraan 2 rangkap ke Customer untuk Approval.
-
Customer mengambil 1 rangkap dan mengembalikan 1 rangkap ke Driver Assistant.
-
Driver Assistant memberikan Tanda Terima Kendaraan yang telah ditandatangani ke bagian Traffic and Control Staff.
-
Traffic and Control Staff mengupdate info ketersediaan kendaraan
-
Traffic
and
Control
Staff
mencatat
Tanda
Terima
Kendaraan sebagai acuan dalam penggajian Driver. -
Traffic and Control Staff memberikan Tanda Terima Kendaraan ke Staff Accounting.
-
Staff Accounting mencatat dan memberikan Tanda Terima Kendaraan ke Staff Finance.
-
Staff Finance membuat Invoice dan memberikannya ke Customer.
-
Customer melakukan pembayaran dan mengirimkan Bukti Pembayaran.
•
Pembelian (Sparepart) -
Mechanic
melaporkan
kerusakan
yang
terjadi
ke
Operational Supervisor. -
Operational Supervisor membuat Purchase Order.
-
Finance Staff mengapprove Purchase Order.
-
Finance Staff memberikan Purchase Order ke Supplier.
-
Supplier mengantarkan pesanan dan memberikan Invoice ke Finance
119 -
Finance melakukan Pembayaran.
-
Finance mengirimkan Bukti Pembayaran.
• Pembelian (Hardware/Software) -
IT Staff melaporkan kerusakan yang terjadi kepada IT Supervisor.
-
IT Supervisor membuat Purchase Order.
-
Finance Staff meng-approve Purchase Order.
-
Finance Staff memberikan Purchase Order ke Supplier.
-
Supplier mengantarkan pesanan dan memberikan Invoice ke Finance
-
Finance melakukan Pembayaran.
-
Finance mengirimkan Bukti Pembayaran.
120 4.2.1.7 Usulan CONOD diagram Dibawah ini merupakan skenario dari proses bisnis yang terjadi didalam perusahaan. Pada gambar 4.1 ini menjelaskan alur dari proses bisnis usulan pada PT. Perisone and Eirene Trans mulai dari awal sampai akhir proses.
Gambar 4.1 CONOD Penjualan
121
Gambar 4.2 CONOD Rental
122
Gambar 4.3 CONOD Pembelian Sparepart
Gambar 4.4 CONOD Pembelian Hardware/Software
123 4.2.2
Improved business product and Services 4.2.2.1 Rencana Bisnis 4.2.2.1.1 Rekomendasi struktur organisasi
Gambar 4.5 Struktur Organisasi Usulan
Rekomendasi struktur organisasi yang di usulkan bertujuan untuk menunjang aktifitas perusahaan dimasa mendatang, dapat dilihat dengan adanya penambahan bagian IT yang diharapkan dapat mengurangi kehilangan – kehilangan data Customer PT. Perisone and Eirene Trans serta mengikuti perkembangan IT sekarang ini. Dengan adanya Bagian IT tugas dan tanggung jawab bagian lain dapat lebih efisien dan maksimal. Berikut tabel 4.4 yang akan menjelaskan mengenai peran dan tanggung jawab berdasarkan rekomendasi struktur organisasi yang kami usulkan.
124 Tabel 4.4 Usulan Peran dan Tanggung Jawab Peran dan tanggung jawab berjalan
Peran dan tanggung jawab usulan •
- Tanggung jawab IT Supervisor
• Director
kini
- Menetapkan strategi jangka panjang
meliputi
data
center,
telekomunikasi, mengurus staf
dan strategi jangka pendek.
IT,
- Memberikan arahan kepada direktur
website,
user
disaster recovery,
Marketing, direktur keuangan dan
hingga
para Staff dalam tugas dan pekerjaan
user
Supervisor
mereka.
langsung
- Sebagai pengambil keputusan akhir
support,
compliance
support. akan
dan
IT
berperan
berpartisipasi
dalam menentukan perencanaan
dari pilihan – pilihan yang ada di
strategis
perusahaan.
perusahaan.
Pada
perusahaan umumnya peran IT
- Mengontrol dan mengecek laporan
Supervisor lebih terlihat sebagai
keadaan di masing – masing divisi. - Memeriksa
IT Supervisor
laporan
–
teknisi IT, pengembang Software
laporan
atau network engineer.
perusahaan pada akhir bulan yang telah dibuat oleh Staff Staff. - Mewakili
perusahaan
dalam
bertanggung jawab pada Customer, masyarakat, dan hukum.
•
•
General Manager - Memeriksa
laporan-laporan -
perusahaan pada setiap minggu yang telah dibuat oleh Staff dari setiap divisi. - Membantu memberikan keputusan akhir kepada sang direktur. - Menemani direktur dalam setiap rapat agar bisa mengetahui hasil rapat.
Webmaster Memelihara website, termasuk memastikan server web, perangkat keras, dan perangkat lunak agar beroperasi secara efektif, merancang website, menghasilkan, dan merevisi halaman web, membalas komentar pengguna, dan memeriksa lalu lintas melalui situs. Mengelola sebagian besar atau semua aspek operasi Web.
125 - Membantu
direktur
dalam
Tergantung pada sifat dari situs yang mereka dikelola, Webmaster harus tahu bahasa script seperti Javascript, PHP, ASP, Perl dan lain-lain serta mengetahui cara mengkonfigurasi server web seperti Apache atau IIS dan administrator server.
memberikan arahan kepada setiap direktur bagian.
• •
- Membuat strategi pemasaran. laporan
Menerima,
memprioritaskan
dan
menyelesaikan permintaan bantuan
Manager Marketing
- Memeriksa
IT Staff
–
IT.
laporan - Membeli Hardware IT, Software dan
perusahaan pada akhir bulan yang
hal-hal
lain
yang
telah dibuat oleh Staff Accounting
dengan hal tersebut.
berhubungan
untuk diserahkan kepada direktur - Instalasi, perawatan dan penyediaan utama sebagai pengambil keputusan
dukungan
akhir.
Hardware & Software Windows &
- Mengelola daftar gaji Sales.
Macintosh,
- Menganalisa trend dan kebutuhan
printer,
dari para Customer.
harian
baik
peralatan scanner,
untuk
termasuk hard-drives
external, dll.
- Ikut memilih, menetapkan, dan - Korespondensi dengan penyedia jasa mengawasi tugas dari Staff dan
eksternal termasuk Internet Service
Manager.
Provider,
penyedia
jasa
Email,
Hardware, dan Software Supplier, dll. •
General Manager
•
Operational Supervisor
-
-
Melakukan koordinasi aktifitas di bagian
Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh
Mechanic dan Driver. -
agar dapat dijalankan secara
-
Mengkoordinir
penjadwalan
dan
pendistribusian tugas.
optimal.
-
Mengelola daftar gaji Driver.
Memonitor pelaksanaan
-
Mengkoordinasikan dan mengendalikan
126 kebijakan dan strategi
kegiatan-kegiatan dibidang Driver.
perusahaan serta memastikan
jawab
dalam
manajemen armada, route, dan
agar dapat berjalan secara
penjadwalan. -
Mengkoordinasikan
dan
Mengontrol dan mengevaluasi
mengendalikan
implementasi strategi agar
yang berhubungan dengan Traffic,
memperoleh masukan strategis
rute, dan penjadwalan.
sebagai usulan untuk kebijakan
-
tahun berikutnya. -
Bertanggung
kelancaran pelaksanaannya
maksimal dan tepat. -
-
kegiatan-kegiatan
Mengevaluasi
implementasi
peraturan-peraturan pemerintah.
Mengevaluasi dan menganalisa
-
hasil implementasi strategi
Melakukan seleksi terhadap armada baru.
perusahaan serta mencari
-
usulan atas pemecahan masalah
Melakukan
seleksi
terhadap
mekanik baru.
yang timbul. -
Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi perusahaan.
•
Manager Operational
•
Traffic and Control Staff
-
Mengatur dan menyusun jadwal
- Melakukan koordinasi aktifitas di bagian Mechanic dan Driver. - Mengkoordinir
penjadwalan
-
pendistribusian tugas.
- Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang Driver.
• Manager Traffic and Control jawab
dalam
manajemen armada, route, dan penjadwalan.
Mengupdate informasi Driver dan kendaraan.
- Mengelola daftar gaji Driver.
- Bertanggung
Driver dan rute.
dan
127 - Mengkoordinasikan mengendalikan dibidang
dan
kegiatan-kegiatan
Traffic,
rute,
dan
penjadwalan. - Mengevaluasi
implementasi
peraturan-peraturan pemerintah. - Melakukan
seleksi
terhadap
seleksi
terhadap
armada baru. - Melakukan mekanik baru.
•
Accounting
-
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu
untuk
membantu
perusahaan
dalam
pengambilan
keputusan
yang
pencapaian
target
mendukung
proses
financial perusahaan. -
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan
untuk
menghasilkan
laporan
keuangan
dibutuhkan
perusahaan
yang secara
akurat dan tepat waktu. -
Mengkoordinasikan mengontrol pelaporan
dan perencanaan,
dan
pembayaran
kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan
128 sesuai
dengan
peraturan
pemerintah yang berlaku. -
Merencanakan, mengkoordinasikan
dan
mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang
dan
hutang,
memastikan
sehingga
ketersediaan
dana
untuk operational perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. -
Merencanakan
dan
mengkoordinasikan anggaran
penyusunan
perusahaan,
dan
mengontrol penggunaan anggaran tersebut
untuk
memastikan
penggunaan dana secara efektif dan
efisien
dalam
menunjang
kegiatan operational perusahaan. -
Merencanakan
dan
mengkoordinasikan pengembangan
sistem
dan
prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan. -
Mengkoordinasikan
dan
melakukan
dan
perencanaan
analisa keuangan
untuk
dapat
memberikan masukan dari sisi keuangan perusahaan
bagi dalam
pimpinan mengambil
129 keputusan
bisnis,
kebutuhan
investasi,
operational
baik
untuk
ekspansi,
maupun
kondisi
keuangan lainnya. -
Merencanakan
dan
meng-
konsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan
untuk
memastikan
efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan. Manager Marketing - Mengawasi
seluruh
kegiatan
Supervisor dan Staff dibawahnya. - Membuat laporan hasil kerja kepada General maanger. - Memberikan
perlatihan
kepada
Supervisor. - Memberikan
motivasi
dan
rancangan strategi dari General Manager ke Supervisor dan Staff lainnya.
130
• Supervisor Marketing -
Memberikan
pelatihan
dan
training kepada Sales. -
Memberikan
arahan
dalam
pekerjaan serta bertanggung jawab terhadap Sales. -
Memberikan motivasi kerja dan pengalaman kepada Staff Marketing.
•
Sales
-
Melakukan
penjualan
dan
menarik Customer. -
Melayani Customer yang ada atau datang.
-
Memberikan
penawaran
terhadap calon Customer atau Customer. -
Memberikan servis
yang
layanan baik
atau dalam
penjualan. -
Mengikuti event-event yang dilakukan oleh perusahaan disuatu
tempat
diluar
perusahaan. -
Memperkenalkan perusahaan dengan menelpon perusahaan yang membutuhkan. •
Staff Finance
-
Membuat laporan keuangan.
-
Mengkonfirmasi permintaan unit kepada Manager Finance.
131 -
Membuat form konfirmasi pesanan unit.
-
Mengirimkan form konfirmasi pesanan unit pada Supplier.
-
Menerima form konfirmasi pesanan unit pada Supplier.
-
Menyerahkan copy form konfirmasi pesanan unit pada bagian gudang.
-
Membuat form pembayaran DP dan diserahkan kepada Manager Finance.
-
Membayar DP ke Bank.
-
Menerima delivery Order dan tagihan dari Supplier.
-
Meminta tanda tangan tagihan ke direktur Finance.
-
Menyetorkan Giro.
-
Memberikan delivery Order ke bagian pengiriman.
-
Mengarsipkan copy delivery Order •
Mechanic - Melakukan perbaikan - Melakukan perawatan - Melakukan pengecekan rutin - Melakukan permintaan pembelian sparepart •
Driver
- Memuat barang - Mengantar barang
132 4.2.2.2 Swim Lane Process Diagram usulan Berikut ini adalah Swimlane usulan proses bisnis perusahan:
Gambar 4.6 Swimlane Penjualan Usulan
133
Gambar 4.7 Swimlane Rental Usulan
134
Gambar 4.8 Swimlane Pembelian Sparepart Usulan
135
Gambar 4.9 Swimlane Pembelian Hardware/Software Usulan
136 4.2.2.3 Business Process Diagram Usulan Berikut ini Business Process Diagram usulan pada PT. Perisone and Eirene Trans : IDEF-0 pada proses bisnis pada PT. Perisone and Eirene Trans.
Gambar 4.10 Business Process Diagram Level A0
137 1.
IDEF-1 Pada Proses Penjualan Usulan
Gambar 4.11 Business Process Diagram Level A1
138 2.
IDEF-2 Pada Proses Pembelian Sparepart Usulan
Kebijakan Perusahaan
Memberikan PO Untuk Approval Data Pemesanan
Melakukan Pembelian A2-1
Approval PO & Melakukan Pembayar an
Memberikan PO Pencatatan bukti bayar
A2-2 Konfirmasi Pembelian A2-3
Laporan Pembelian Sparepart
Laporan Pembelian
Memberikan Invoice
A2-4
Bag. Operational Supervisor
NODE:
A2
TITLE:
Staff Finance
Supplier
Staff Accounting
Pembelian(Sparepart)
Gambar 4.12 Business Process Diagram Level A2
NO.:
139 3.
IDEF-2 Pada Proses Pembelian Hardware/Software Usulan
Gambar 4.13 Business Process Diagram Level A2
140 4. IDEF-3 Pada Proses Rental Usulan
Gambar 4.14 Business Process Diagram Level A3
4.2.2.4 Activity Product Matrix usulan Berdasarkan perubahan yang terjadi di beberapa bagian, maka terjadi perubahan pada fungsi bisnis dalam perusahaan, oleh karena itu pada tabel 4.9 akan memperlihatkan fungsi bisnis :
141 Tabel 4.5 Activity / Entity Matrix PT. Perisone and Eirene Trans Usulan
Membuat Purchase
C
R
R
R
Supplier
IT Supervisor
Direktur
General Manajer
Sales
Customer
Driver
Traffic and control
Supplier
Driver
Customer Services
Finance
Operasional
Fungsi Bisnis
Marketing and sales
Subjek Data
C
Order Melayani pesanan
C
RU
Customer Membuat Surat Order
R
Mengecek ketersediaan
R
R
CU
CU R
driver Mengirim Barang
C
Menerima Pembayaran Mengecek ketersediaan
R
R
C U
R
R
R
C U
R
Barang Membuat Invoice Membuat Surat Tanda
R
RU
jadwal Membuat Surat Muat
U
CUR R
R
R
Terima Kendaraan Bukti pembayaran
R
C C U
R
R
CU
Mengecek ketersedian
R
R
U
R
R U
CU
Armada Membuat Surat Jalan
R
R
R
C
Melakukan Pembayaran
CRU
Arsip pembelian
CU
R
R
Arsip penjualan
CU
R
R
R
R
Arsip Rental
CU
142 4.2.2.5 Usecase diagram usulan Usecase diagram usulan ini menggambarkan perubahan daur hidup dari sebuah objek di PT Perisone and Eirene Trans yang kami buat dari awal proses bisnis hingga akhir proses bisnis. Pada gambar 4.15 ini akan menjelaskan bagaimana setiap aktor melakukan proses bisnisnya secara berurutan.
143 Penjualan
Sistem Informasi PT. Perisone and Eirene Trans Mengecek Jadwal
Mengisi Data Pelanggan
Membuat Surat Order
Membuat Surat Muat Barang
Traffic and Control
Sales
mencatat Surat Muat Barang dan Surat Jalan
Mencatat Data Driver
Mengupdate Jadwal dan Ketersediaan kendaraan
Mencatat Pembukuan
Customer Membuat Invoice
Staff Finance Melakukan Pembayaran
Staff Accounting
Mencatat Bukti Pembayaran
Gambar 4.15 Usecase Diagram Penjualan Usulan
144
Gambar 4.16 Notasi Usecase Diagram
145 Rental System Informasi PT. Perisone and Eirene Trans
Membuat Surat Order Sales
Operational Supervisor
Membuat Tanda Terima Kendaraan
Staff Finance
mengupdate info ketersediaan kendaraan
Traffic and Control Staff
Mencatat tanda terima kendaraan
Staff Accounting Customer
Mencatat Data Driver
Mencatat Tanda Terima Kendaraan
Membuat Invoice
Melakukan Pembayaran
Mencatat bukti Pembayaran
Gambar 4.17 Usecase Diagram Rental
146 Pembelian Sistem Informasi PT. Perisone and Eirene Trans
Membuat Purchase Order
Supplier Operational Supervisor Membuat invoice
melakukan Pembayaran
Staff Finance Mencatat Bukti Pembayaran
Gambar 4.18 Usecase Diagram Pembelian Sparepart
Staff Accounting
147 Pembelian Sistem Informasi PT. Perisone and Eirene Trans
Membuat Purchase Order
Supplier IT Supervisor Membuat invoice
melakukan Pembayaran
Staff Finance Mencatat Bukti Pembayaran
Staff Accounting
Gambar 4.19 Usecase Diagram Pembelian Hardware/Software
148 4.2.3
Enhanced Data and Information 4.2.3.1 Object State Transition Diagram Usulan Berdasarkan rekomendasi yang kami usulkan diatas, pada object state transition diagram usulan ini akan memperlihatkan daur hidup dari sebuah objek di PT Perisone and Eirene Trans dari awal proses hingga akhir proses bisnis. Pada gambar 4.20 ini menjelaskan rangkaian object yang terjadi selama proses bisnis berjalan.
149
/ add_Kendaraan() Accepted
/ add_Driver() Active
/ add_Driver()
/ add_Surat_Tanda_Terima_Kendaraan() Active
/ add_Gaji() Active
/ add_Surat_Order()
Accepted
/ add_Surat_Tanda_Terima_Kendaraan() Active
Accepted
Invoice +ID_Invoice +ID_Surat_Jalan +Tanggal_Invoice
/ add_Surat_Jalan()
/ add_Surat_Tanda_Terima_Kendaraan() Active
/ add_Invoice()
/ add_Pembayaran() Active
/ add_Pembayaran()
Accepted
/ add_Bukti_Pembayaran() Active
/ add_Invoice() Active
Accepted
Accepted
150
Gambar 4.20 Object State Transition Diagram Usulan
Gambar 4.21 Notasi Object State Chart
4.2.3.2 Logical Data Model Usulan Berikut ini adalah Class Diagram yang kami usulkan pada perusahaan:
Gambar 4.22 Class Diagram penjualan Usulan 151
152
Gambar 4.23 Notasi Class Diagram
Gambar 4.24 Notasi Class Diagram Multiplicity
153 4.2.3.3
Class diagram pembelian sparepart usulan
Berikut ini adalah Class diagram pembelian sparepart yang kami usulkan pada perusahaan:
Gambar 4.25 Class Diagram pembelian sparepart Usulan
154 4.2.3.4 Class diagram pembelian hardware/software Berikut
ini
adalah
Class
diagram
pembelian
hardware/software yang kami usulkan pada perusahaan:
Gambar 4.26 Class Diagram pembelian hardware/software
4.2.3.5 Data dictionary penjualan usulan Berikut ini adalah Data dictionary penjualan yang terdapat pada perusahaan: Tabel 4.6 Data Dictionary Penjualan usulan Customer 1 ID_Customer
Char
20 PK
Kode Customer
2 Nama_Customer
Varchar
30
Nama lengkap Customer
3 Alamat_Customer
Varchar
100
Alamat lengkap Customer
4 Email_Customer
Varchar
30
Email aktif Customer
5 No Telp_Customer
Char
15
No telepon Customer
155
Jadwal 1 ID_Jadwal
Char
15 PK
Kode Jadwal
2 ID_Customer
Char
20 FK
Kode Customer
3 Tgl
Char
8
Tgl Pembuatan Jadwal
Driver 1 ID_Driver
Char
20 PK
Kode Driver
2 ID_Jadwal
Char
15 FK
Kode Jadwal
3 Nama_Driver
Varchar
30
Nama lengkap Driver
4 Alamat_Driver
Varchar
100
Alamat lengkap Driver
5 No_Telp_Driver 6 Email_Driver
Char Varchar
15 30
No telepon Driver Email Driver
Kendaraan 1 ID_Kendaraan
Char
15 PK
Kode Kendaraan
2 ID_Jadwal
Char
15 FK
Kode Jadwal
3 Nama_Kendaraan
Varchar
15
Nama Kendaraan
4 Jenis_Kendaraan
Varchar
15
Jenis Kendaraan
5 Jumlah_Kendaraan
Char
3
Jumlah Stok Kendaraan Gaji
1 ID_Gaji
Char
15 PK
Kode Gaji
2 ID_Driver
Char
20 FK
Kode Driver Kode STTK PT. PERISONE
3 ID_Surat_Tanda_Terima_Kendaraan
Char
20
AND EIRENE TRANS
4 Jumlah_Gaji
Char
15
Jumlah total Gaji
156
Surat Tanda Terima Kendaraan Kode
STTK
PERISONE
PT AND
1 ID_Surat_Tanda_Terima_Kendaraan
Char
20 PK
EIRENE TRANS
2 ID_Surat_Order
Char
20 FK
Kode Surat_Order Tgl Pembuatan STTK PT. PERISONE AND
3 Tgl_Surat_Tanda_Terima_Kendaraan
Char
8
EIRENE TRANS
Surat Order Kode Surat_Order PT PERISONE
AND
1 ID_Surat_Order
Char
20 PK
EIRENE TRANS
2 ID_Jadwal
Char
15 FK
Kode Jadwal Tgl
3 Tgl
Char
8
Pembuatan
Surat_Order
PT.
PERISONE
AND
EIRENE TRANS
Surat Muat Barang Kode
SMB
PERISONE 1 ID_Surat_Muat_Barang
Char
20 PK
PT. AND
EIRENE TRANS Kode Surat_Order PT PERISONE
2 ID_Surat_Order
Char
15 FK
AND
EIRENE TRANS Tanggal
Pembuatan
SMB PT. PERISONE AND 3 Tgl
Char
8
TRANS
EIRENE
157
Surat Jalan Kode Surat Jalan PT. PERISONE 1 ID_Surat_Jalan
Char
15 PK AND EIRENE TRANS Kode SMB PT. PERISONE AND
2 ID_Surat_Muat_Barang
Char
20 FK EIRENE TRANS Tgl Pembuatan Surat jalan PT.
3 Tgl_Surat_Jalan
Char
8
PERISONE AND EIRENE TRANS
Invoice Kode Invoice PT. PERISONE 1 ID_Invoice
Char
15 PK
AND EIRENE TRANS Kode
Surat
Jalan
PT.
PERISONE AND EIRENE 2 ID_Surat_Jalan
Char
15 FK
TRANS Kode STTK PT. PERISONE
3 ID_Surat_Tanda_Terima_kendaraan Char 3 Tgl_Invoice
20
AND EIRENE TRANS
8
Tgl Pembuatan Jadwal
Char Pembayaran
1 ID_Pembayaran
Char
15 PK Kode Pembayaran Kode Invoice PT. PERISONE AND
2 ID_Invoice
Char
15 FK EIRENE TRANS
3 Jenis_Pembayaran
Char
10
Jenis Pembayaran
4 Jumlah_Pembayaran
Char
15
Jumlah Pembayaran
Bukti Pembayaran 1 ID_Bukti_Pembayaran
Char
15 PK
Kode Bukti Pembayaran
2 ID_Pembayaran
Char
15 FK
Kode Pembayaran Tgl
3 Tgl_Bukti_Pembayaran
Char
8
4 Total_Pembayaran
Char
15
pembuatan
Bukti
Pembayaran Jumlah Total Pembayaran
158 Website Kode Website PT. PERISONE 1 ID_Website
Char
15 PK
AND EIRENE TRANS. Kode Customer PT. PERISONE
2 ID_Customer
Char
20 FK
AND EIRENE TRANS. Tgl
Pembuatan
PERISONE 3 Tgl_Website
Char
8
Website
AND
PT.
EIRENE
TRANS.
4.2.3.6 Data dictionary pembelian sparepart usulan Berikut ini adalah Data dictionary pembelian sparepart yang kami usulkan pada perusahaan: Tabel 4.7 Data Dictionary Pembelian Sparepart No Field_Name
Type
F_L
Key Description
Sparepart 1 ID_Sparepart
Char
15 PK
Kode Sparepart
2 Nama_Sparepart
Varchar
30
Nama Sparepart
3 Jenis
Varchar
15
Jenis Sparepart
4 Jumlah_Sparepart
Char
12
Jumlah Stok Sparepart
Detail Sparepart 1 ID_Detail_Sparepart
Char
15 PK
Kode Detail Sparepart
2 ID_Sparepart
Char
15 FK
Kode Sparepart
3 ID_Purchase_Order
Char
15
Kode Purchase Order
Purchase Order Kode
PO
PT.
PERISONE
1 ID_Purchase_Order
Char
15 PK
AND EIRENE TRANS
2 ID_Sparepart
Char
15 FK
Kode Sparepart Tanggal Pembuatan PO PT. PERISONE
3 Tgl
Char
8
TRANS
AND
EIRENE
159 Supplier 1 ID_Supplier
Char
15 PK
Kode Supplier
2 ID_Purchase_Order
Char
15 FK
Kode Purchase Order
3 Nama_Supplier
Varchar
30
Nama Supplier
4 Alamat_Supplier
Varchar
30
Alamat Lengkap Supplier
5 No_Telp_Supplier
Char
15
No Telp Supplier
Approval Kode Approval PT. PERISONE 1 ID_Approval
Char
15 PK
AND EIRENE TRANS
2 ID_Purchase_Order
Char
15 FK
Kode Purchase Order Tanggal Pembuatan Approval PT. PERISONE
3 Tgl Approval
Char
8
AND
EIRENE
TRANS
Invoice Kode Invoice PT. PERISONE AND 1 ID_Invoice
Char
15 PK
EIRENE TRANS Kode Surat Jalan PT. PERISONE AND
2 ID_Surat_Jalan
Char
15 FK
EIRENE TRANS Kode STTK PT PERISONE AND
3 ID_Surat_Tanda_Terima_kendaraan Char 3 Tgl_Invoice
Char
20 8
EIRENE TRANS Tgl Pembuatan Jadwal
Pembayaran 1 ID_Pembayaran
Char
15 PK Kode Pembayaran Kode Invoice PT. PERISONE
2 ID_Invoice
Char
15 FK AND EIRENE TRANS
3 Jenis_Pembayaran
Char
10
Jenis Pembayaran
4 Jumlah_Pembayaran
Char
15
Jumlah Pembayaran
160 Bukti Pembayaran 1 ID_Bukti_Pembayaran
Char
15 PK
Kode Bukti Pembayaran
2 ID_Pembayaran
Char
15 FK
Kode Pembayaran Tgl
3 Tgl_Bukti_Pembayaran
Char
8
4 Total_Pembayaran
Char
15
pembuatan
Bukti
Pembayaran Jumlah Total Pembayaran
4.2.3.7 Data dictionary pembelian hardware/software Berikut
ini
adalah
Data
dictionary
pembelian
hardware/software yang kami usulkan pada perusahaan: Tabel 4.8 Data Dictionary Pembelian Hardware/Software No Field_Name
Type
F_L
Key Description
Hardware 1 ID_Hardware
Char
15 PK
Kode Hardware
2 Nama_Hardware
Varchar
30
Nama Hardware
3 Jenis
Varchar
15
Jenis Hardware
4 Jumlah_Sparepart
Char
12
Jumlah Stok Hardware
Detail Hardware 1 ID_Detail_Hardware
Char
15 PK
Kode Detail Hardware
2 ID_Hardware
Char
15 FK
Kode Hardware
3 ID_Purchase_Order
Char
15
Kode Purchase Order
Purchase Order Kode PO PT. PERISONE AND 1 ID_Purchase_Order
Char
15 PK
EIRENE TRANS
2 ID_Sparepart
Char
15 FK
Kode Sparepart Tanggal Pembuatan PO PERISONE
3 Tgl
Char
8
TRANS
AND
PT.
EIRENE
161 Supplier 1 ID_Supplier
Char
15 PK
Kode Supplier
2 ID_Purchase_Order
Char
15 FK
Kode Purchase Order
3 Nama_Supplier
Varchar
30
Nama Supplier
4 Alamat_Supplier
Varchar
30
Alamat Lengkap Supplier
5 No_Telp_Supplier
Char
15
No Telp Supplier
Approval Kode Approval PT. PERISONE 1 ID_Approval
Char
15 PK
AND EIRENE TRANS Kode PO PT. PERISONE AND
2 ID_Purchase_Order
Char
15 FK
EIRENE TRANS Tanggal Pembuatan Approval PT.
3 Tgl Approval
Char
8
PERISONE AND EIRENE TRANS
Invoice Kode 1 ID_Invoice
Char
15 PK
Invoice
PT.
PERISONE
AND
EIRENE TRANS Kode PO PT. PERISONE AND EIRENE
2 ID_Purchase_Order
Char
3 Tgl_Invoice
Char
15 FK 8
TRANS Tgl Pembuatan Jadwal
Pembayaran 1 ID_Pembayaran
Char
15 PK Kode Pembayaran Kode Invoice PT. PERISONE AND
2 ID_Invoice
Char
15 FK EIRENE TRANS
3 Jenis_Pembayaran
Char
10
Jenis Pembayaran
4 Jumlah_Pembayaran
Char
15
Jumlah Pembayaran
Bukti Pembayaran 1 ID_Bukti_Pembayaran
Char
15 PK
Kode Bukti Pembayaran
2 ID_Pembayaran
Char
15 FK
Kode Pembayaran
162 Tgl 3 Tgl_Bukti_Pembayaran
Char
8
4 Total_Pembayaran
Char
15
pembuatan
Bukti
Pembayaran Jumlah Total Pembayaran
4.2.4 Intergrated System and Application 4.2.4.1 System Data Flow Diagram Usulan Berikut ini adalah alur pertukaran data dalam peruahaan sesuai dengan data yang dibutuhkan oleh setiap bagian.
Memberikan_PO Mengecek_Ketersediaan_website Memberikan_Invoice
Konfirmasi_Ketersediaan Customer
Melakukan_pemesanan
Sistem informasi PT. Perisone and Eirene Trans
Driver_mengangkut_barang Memberikan_SuratJalan Memberikan_Invoice Memberikan_BuktiPembayaran
Gambar 4.27 Context Diagram Usulan
MeMberikan_BuktiPembayaran
Supplier
163
SO
1.0 Melayani Pemesanan
Pesanan
Customer
Driver
Kendaraan
2.0 Melakukan Bongkar Muat
Surat Jalan
Driver
Surat Jalan dan Surat Muat Barang
Surat Jalan
Surat Muat Barang 3.0 Menerima Pembayaran
Traffic and Control
Tanda Terima Kendaraan Invoice Internal
InvoiceIN
Finance
Surat Muat Barang
Bukti PembayaranEX 4.0 Pembelian
Bukti Pembayaran Internal
InvoiceEX
Bukti PembayaranIN
Invoice External
5.0 Melakukan Pembayaran
Bukti Pembayaran External
PO
xxxx
= Actor
x.x xxxxxxxx
= Proses
xxxxxxxx
= Data Store
= Data Flow
Gambar 4.28 DFD Level 1 Usulan
164 4.2.4.2
Rekomendasi Web Application Diagram Rekomendasi Web ini merupakan pengembangan web pada
PT. Perisone and Eirene Trans. Dengan adanya web ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja dalam mempromosikan perusahaan dan membawa profit tersendiri bagi PT. Perisone and Eirene Trans, Serta membawa
kemudahan bagi Customer dalam mendaftarkan diri
sebagai Customer.
4.2.5 Optimized Network and Infrastructure 4.2.5.1 Network Connectivity Diagram Usulan Pada gambar 4.29 merupakan Network Connectivity Diagram usulan yang menjelaskan hubungan antara server dengan client dan eksternal fungsi printer didalam perusahaan.
Gambar 4.29 Network Conectivity Diagram Usulan
165 4.2.6 Security 4.2.6.1 Security and Pricavy Plan Perencanaan pengamanan perusahaan meliputi pemasangan CCTV di tempat strategis di wilayah perusahaan, dan mengatur posisi serta jaringan agar dapat dipantau melalui komputer. Manager juga dapat melakukan pemantauan melalui smartphone. Setiap komputer dilengkapi dengan password, sehingga pihak lain tidak dapat mengakses atau membuka. Server database perusahaan akan diletakkan diruangan khusus untuk menghindari halhal yang tidak diinginkan, selain itu hanya orang-orang tertentu yang diperbolehkan untuk memasuki ruangan server database. Perusahaan membuat perencanaan keamanan data dalam bentuk dokumen sebagai panduan untuk melindungi asset-asset perusahaan maupun data-data perusahaan, pembuatan prosedur ini berguna sebagai prosedur penyelamatan kegiatan bisnis saat terjadi bencana maupun kondisi darurat. Salah satunya menerapkan bentuk Disaster Recovery Plan. Jenis security plan yang diusulkan kepada PT. Perisone and Eirene Trans, sebagai berikut: •
Technical Setiap komputer perusahaan diwajibkan untuk menginstal antivirus, hal ini untuk mencegah virus yang masuk dan melindungi data dari ancaman kerusakan sistem, dan mempunyai back up data setiap harinya.
-
Physical control Usulan pada perlindungan operasi keamanan fisik di PT. Perisone and Eirene Trans antara lain: Menambah petugas Fire Protection. Kegiatan absensi para Staff menggunakan teknologi sidik jari agar mengurangi kecurangan dalam kehadiran, hal ini juga dapat merubah budaya kerja dalam hal kedisplinan kehadiran.
166 Menyediakan CCTV untuk memantau dan mengetahui kinerja Staff dalam bekerja serta keamanan di dalam perusahaan serta mencegah adanya pencurian. Software atau Windows di setiap komputer perusahaan diwajibkan asli atau memiliki license. -
Access Control -
Identification Setiap Staff akan memiliki password tersendiri untuk melakukan login komputer di masing-masing bagian, dengan menggunakan windows login dan juga dari aplikasi yang mereka gunakan. Hal ini bertujuan untuk melindungi data pada komputer.
-
Authorization Setiap Staff akan mendapatkan data/informasi sesuai kebutuhannya dan bagian yang saling berhubungan. Membuat firewall untuk menjaga keamanan pemakaian internet agar tidak disalahgunakan.
-
Formal Control Memajang visi misi perusahaan dilokasi yang sering terlihat oleh para Staff, hal ini bertujuan untuk selalu meningkatkan para Staff terhadap tujuan perusahaan. Staff harus memakai pakaian formal yang telah ditetapkan oleh perusahaan pada saat memasuki area kerja perusahaan. Kedatangan absensi yang tepat waktu pada Staff Reward and Punishment.
4.2.6.2
Disaster Recovery Plan Usulan Wilayah Indonesia termasuk wilayah yang rawan atas bencana
alam yang tidak dapat diprediksi, maka pada Bab 4 terdapat usulan perusahaan dalam penanggulan bencana sehingga data dan informasi
167 penting pada perusahaan tetap aman dan tidak hilang/rusak. Pada tabel 4.9 merupakan beberapa perencanaan usulan.
Tabel 4.9 Disaster Recovery Plan Usulan Disaster Virus Komputer Kerusakan pada Hardware Kebakaran
Recovery - Scanning anti virus - Perawatan Hardware - Penggantian Hardware
- Back up data - Alat pemadam kebakaran ringan Kelebihan daya listrik - Stabilizer untuk pencegahan kelebihan arus Banjir - Melakukan backup pada server lain yang diletakan berbeda dengan server perusahaan saat ini. Badai - Melakukan Back up data Pencurian - Memasang password dan firewall serta security dan CCTV Padamnya aliran - Menyediakan Genset listrik Gempa Bumi - Melakukan back up data dan menyediakan tangga darurat
4.2.7
Time 3-10 menit 10-30 menit 5-30 menit
0 detik 3-10 menit
5-10 menit 0 detik
1-10 detik 5-20
menit
Standard 4.1.7.1 Technology Forecast -
Berikut beberapa teknologi usulan yang mendukung proses bisnis perusahaan dalam mencapai visi perusahaan yaitu:
168 Tabel 4.10 Technology Forecast Usulan Forecast Area
Jumlah
Technology Forecast Short Term Mid Term
Long Term
SOFTWARE Operating System Office
15
Windows 7
Hanya update
15
Microsoft Office 2010
Hanya Update
Kapersky Ultimate Tampilan Website, Profile Perusahaan
Update Website dengan profile tentang perusahaan yang baik dan menarik, User Friendly, Pemesanan Melalui Internet
Antivirus 15 Aplikasi Web 1
HARDWARE Processor AMD X4 (2.40Ghz), Motherboard Gigabyte Socket AM2+, RAM V-Gen 2GB DDR3 PC11400 SATA, VGA Onboard, keyboard, dan mouse Standard, Monitor Samsung 16” LCD, HDD 500GB WDC SATA3 16MB, Casing Standard. Motherboard Gigabyte, AMD Opteron ( 2.40Ghz), Vgen DDR 3 40GB, hard disk WD 2TB.
Hanya Update Microsoft Office 2016 Update Melakukan update pada website perusahaan
Desktop PC
15
Mengganti bagian yang rusak
Mengganti bagian yang rusak dan melakukan update sesuai kebutuhan perusahaan
PC Server Database
1
Melakukan perawatan pada bagian server, update, dan memperbaiki bagian yang rusak
Maintenance dan mengganti bagian yang rusak, Memperbaiki jaringan bila terjadi kerusakan
Modem
1
Modem Speedy
Merawat modem Meningkatka dan kabelnya agar n kecepatan lebih tahan lama Internet
Connection
1
Switch 24 port
Mengecek apabila Mengganti
169 terjadi kerusakan dan melakukan perbaikan Printer
1
4.2.8
switch sesuai dengan kebutuhan perusahaan Mengganti Mengganti Catridge dan Catridge dan melakukan melakukan perawatan berkala perawatan berkala
HP Laserjet P1102
Workforce 4.2.8.1 Workforce Plan Rekomendasi
untuk
Perusahaan
saat melakukan
Perekrutan Sumber daya manusia: Staff IT • Pria usia minimal 20 tahun • Lulusan S1 Teknologi Informatika • IPK ≥ 2.50 • Bisa bekerja di bawah tekanan • Pengalaman minimal 1 tahun di bidang yang sama
Supervisor IT • Pria usia maksimal 32 tahun • Pendidikan min. S1 Teknologi Informatika • Pengalaman minimal 3 tahun di bidang yang sama • Computer literate • Jujur, tanggung jawab, cekatan • Dapat berkomunikasi dengan baik
170 Webmaster • Pria usia maksimal 38 tahun • Pendidikan minimal S1 TI/SI • IPK ≥ 3.00 • Berpengalaman minimal 4 tahun dalam bidang nya • Mempunyai jiwa kepemimpinan yang tinggi • Mampu bekerja dalam tekanan • Berkomunikasi dengan baik • Mampu menguasai Ms Office, Adobe Dreamweaver, Adobe Photoshop.
Operational • Pria / Wanita • Usia maximum 26 tahun • Pendidikan minimal S1 semua Jurusan, diutamakan jurusan Managemnt and Accounting. • Pengalaman min. 2 tahun Traffic Supervisor and Controller Staff •
Pria / Wanita
•
Usia Minimal 28 tahun
•
Pendidikan minimal D3 semua Jurusan.
•
Pengalaman min. 2 tahun
171 4.3
Enterprise Architecture Management Plan 4.3.1 EA Program Management 4.3.1.1
Governance and Principles EA program yang dilakukan pada PT. Perisone and Eirene
Trans bertujuan untuk melakukan perubahan atau perbaikan pada proses bisnis perusahaan dengan cara merubah beberapa kegiatan dari PT. Perisone and Eirene Trans yang sebelumnya menjadi kelemahan dalam persaingan di industri yang serupa. Dan juga mencoba mengusulkan penggunaan teknologi informasi yang dapat lebih efektif dalam membantu kegiatan di setiap divisi perusahaan. Dalam team EA program, manajemen perusahaan sepakat menunjuk Direktur Utama sebagai pemimpin eksekutif mereka pada program EA, dan beberapa Manager yang terkait, untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Selain itu karena perusahaan memiliki keterbatasan dalam kompetensi yang dimiliki oleh para Staff, maka usulan managemen perusahaan untuk merekrut Staff IT untuk mengisi beberapa posisi dalam EA program seperti IT Staff dan Webmaster untuk waktu kerja yang memakan waktu dari satu sampai 3 tahun kedepan.
4.3.1.2 Support for Strategy and Business Dukungan EA program dalam strategi dan bisnis pada PT. Perisone and Eirene Trans adalah untuk membantu strategi bisnis agar lebih menuju kepada visi dan misi yang dimiliki perusahaan. Dengan teknologi informasi yang digunakan perusahaan diharapkan dapat membantu proses aktivitas bisnis pada bagian distribusi dan penjualan dalam perusahaan, Selain itu diharapkan dapat merubah budaya kerja dari perusahaan yang selama ini kurang tertata dengan baik.
4.3.1.3 EA Roles and Responsibility Tugas dan tanggung jawab team EA dalam pelaksanaan EA program pada PT. Perisone and Eirene Trans telah menunjuk Direktur Utama sebagai pengambil keputusan dalam EA Program.
172 Dalam rangka identifikasi kebutuhan sistem dan perubahan proses bisnis yang akan dibuat, yang bertanggung jawab adalah managemen yang bersangkutan. Perusahaan memutuskan untuk menggunakan jasa konsultan System Analyst yang nantinya akan bertugas untuk menyediakan analisis yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi. Tabel 4.11 EA Roles and Responsibility EA Team
EA Team Role
EA Responsibility
Sebagai pimpinan eksekutif
Memberikan sponsor dalam
dan pengambil keputusan
pensuksesan program EA
General
Mengidentifikasi kebutuhan
Mengidentifikasi dan
Manager
sistem
memutuskan kebutuhan IS
System Analyst
Analysis dan design
Menyediakan analisis sistem
Position Director
(Outsource)
dan design yang dibutuhkan perusahaan
Staff IT
Webiste support
Dapat melakukan proses bisnis pada perusahaan melalui website
Webmaster
Programmer
Membuat dan memodifikasi source code sistem aplikasi perusahaan
4.3.1.4
EA Performance Measures Pengukuran performa dari EA Program dapat dilakukan
dengan cara melihat dan mengukur apakah hasil dari program yang diterapkan tersebut telah efektif dan efisien, selain itu konsistensi dari EA Program dan tujuan yang ingin dicapai dalam penggunaan EA Program.
4.3.1.5 EA Program Budget Dalam beberapa tahun kedepan perusahaan memerlukan teknologi untuk mengembangkan bisnis perusahaan. Perusahaan akan
173 mengembangkan sebagian teknologinya yang dirasakan perlu untuk kemajuan bisnis perusahaan, seperti: Tahun Pertama Strategi perusahaan yang akan diterapkan dalam perusahaan pada tahun pertama akan meliputi beberapa bagian dalam perusahaan antara lain : •
Perusahaan akan melakukan pemasangan CCTV di setiap sudut perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar meningkatkan keamanan didalam perusahaan serta digunakan untuk memantau kinerja dari para Staff diperusahaan agar tidak melakukan hal yang tidak diinginkan.
•
Perusahaan mulai menggunakan server database yang digunakan untuk menyimpan data-data penting yang ada diperusahaan dan pemakaian server ini juga bertujuan untuk mempermudah para Staff dalam mengakses data dari perusahaan.
•
Perusahaan harus membeli minimal 15 komputer untuk menunjang
proses
bisnis
di
setiap
bagian,
agar
terkomputerisasi dan membuat proses bisnis menjadi lebih baik. •
Membuat website perusahaan agar Perusahaan dapat dikenal lebih jauh oleh semua kalangan.
•
Menambahkan beberapa divisi dalam struktur organisasi. Divisi yang ditambah antara lain yaitu divisi
Staff IT
,Manager IT , Webmaster, Operational, dan Traffic Supervisor
and
Controller
Staff.
Dimana
Staff
IT
bertanggung jawab dalam melakukan pembuatan website dan Webmaster bertanggung jawab maintenance pada website perusahaan serta memiliki tugas untuk merancang source code dan menyediakan program-program yang akan digunakan terhadap penyatuan system database. Manager IT Bertanggung jawab atas Decision Making yang dia buat atas segala macam kepentingan yang berkaitan dengan IT
174 dalam Perusahaan. Traffic Supervisor and Controller Staff bertugas membuat perencanaan mengenai Jadwal yang dibutuhkan oleh perusahaan serta bertanggung jawab sebagai koordinator seluruh aktivitas Pengiriman barang. Operational menyiapkan laporan yang dibutuhkan oleh General Manajer dan mengumpulkan rencana jadwal pengiriman barang setiap hari. •
Menggantikan standar penggunaan microsoft perusahaan dari mengunakan microsoft office tahun 2007 menjadi menggunakan microsoft office 2010. Perkiraan biaya yang digunakan untuk EA program pada
tahun pertama sebagai berikut: Tabel 4.12 Program Budget Tahun Pertama Harga Tahun ke-1
Dalam (Rp x 1000)
1
Estimasi pengerjaan
Biaya pembelian (Rp x 1000)
Total biaya (Rp x 1000)
Entreprise Architecture
1.1
Manager IT
13.000
/Bulan
13.000
1.2
Staff IT
7.000
/Bulan
7.000
1.3
Webmaster
5.000
/Bulan
5.000
1.4
Traffic
Supervisor 3.000
/Bulan
3.000
/Bulan
13.000
and Controller Staff 1.5
Operational
13.000
2
Infrastructure
2.1
Pemasangan CCTV
1.000
8.000
x8 camera 2.2
Server Database
20.000
20.000
2.3
Komputer x 15
5.000
65.000
2.4
Microsoft
13.000
13.000
5.000
5.000
Office 13.000
2010 x15 2.5
Fire (Hydrant)
Protection 5.000
175 Harga Tahun ke-1
Dalam (Rp x 1000)
3
Lain-lain
3.1
Biaya
10.000
Estimasi pengerjaan
/bulan
Biaya pembelian (Rp x 1000)
10.000
Total biaya (Rp x 1000)
10.000
Training/pelatihan 167.000
Tahun Kedua Pada tahun ke-dua maka perusahaan akan melanjutkan pengembangan teknologi yang akan diterapkan pada perusahaan agar tidak ketinggalan dibandingkan perusahaan lain. Usaha yang dilakukan perusahaan antara lain : •
Melakukan analisis dan mengembangkan system informasi yang ada pada PT. Perisone and Eirene Trans agar sesuai dengan
kebutuhan
perusahaan
saat
itu.
Analisis
dan
pengembangan menggunakan EA program. •
Menerapkan system Customer Relationship
Management
(CRM) yang dimana teknologi ini digunakan untuk menjaga hubungan baik antar perusahaan dengan Customer dari perusahaan. •
Melakukan update pada website perusahaan agar dapat mengikuti perkembangan zaman mulai dari tampilan website serta content-content pada website. Perkiraan biaya yang digunakan untuk EA program pada tahun
kedua sebagai berikut:
176 Tabel 4.13 Program budget Tahun Kedua Harga Tahun ke-2
dalam (Rp x 1000)
1
Estimasi
Biaya
Total biaya
pengerjaan
pembelian
(Rp x 1000)
Entreprise Architecture
1.1
Manager IT
13.800
/Bulan
13.800
1.2
Staff IT
7.500
/Bulan
7.500
1.3
Webmaster
5.300
/Bulan
5.300
1.4
Traffic Supervisor 3.200
/Bulan
3.200
/Bulan
13.800
and
Controller
Staff 1.5
Operational
13.800
2
Infrastructure
2.1
Penerapan CRM
3
Lain-lain
3.1
Biaya
15.000
10.000
/Bulan
15.000
15.000
10.000
10.000
Training/pelatiha n 68, 600
Tahun Ketiga Pada tahun ke-tiga maka perusahaan akan melanjutkan pengembangan teknologi dan evaluasi agar tidak ketinggalan dibandingkan perusahaan lain. Usaha yang dilakukan perusahaan antara lain : •
Meningkatkan hubungan kerja sama dengan para Supplier untuk
mendapatkan
harga
yang
lebih
bersaing
serta
meningkatkan Kualitas Layanan untuk meningkatkan Layanan Jasa yang ada pada perusahaan. Perkiraan biaya yang digunakan untuk EA program pada tahun ketiga sebagai berikut:
177
Tabel 4.14 Program Budget Tahun Ketiga Tahun ke-3 1
Harga dalem
Estimasi
Biaya
Total biaya
(Rp x 1000)
pengerjaan
pembelian
(Rp x 1000)
Entreprise Architecture
1.1
Manager IT
14.600
/Bulan
14.600
1.2
Staff IT
8.000
/Bulan
8.000
1.3
Webmaster
5.600
/Bulan
5.600
1.4
Traffic Supervisor 3.400
/Bulan
3.400
/Bulan
14.600
and
Controller
Staff 1.5
Operational
2
2 Infrastructure
14.600
3
Lain-lain
3.1
Biaya
10.000
/bulan
10.000
10.000
Training/pelatihan 56.200
Perkiraan biaya yang akan dikeluarkan untuk investasi penggunaan teknologi informasi pada EA program selama 3 tahun akan mengeluarkan biaya sebesar Rp.286.800.000.
4.3.2 EA Current Architecture Summary 4.3.2.1 Strategic Goals and Initiatives Strategi
dan
tujuan
perusahaan
yang
sudah
dibuat,
penerapannya sudah berjalan dengan baik serta memberikan pelayanan sesuai visi dan misi perusahaan. Agar dapat mencapai strategi
perusahaan,
seluruh
perusahaan yang sudah ada.
Staff
harus
mengikuti
prosedur
178
Tabel 4.15 Strategy Goals and Initiatives Summary Strategi Perusahaan •
Strategi Usulan
Meningkatkan kualitas pelayanan
•
Dengan Meningkatnya Sektor
perusahaan, Hal ini dapat diukur
ekonomi Indonesia membuat
dari rendahnya jumlah keluhan
layanan jasa meningkat sehingga
dan masukan dari para Customer
perusahaan membutuhkan team
kepada pihak perusahaan.
Marketing yang baik untuk menarik Customer.
•
Strategi diskon diberikan untuk menarik
perhatian
Customer
agar
menggunakan
jasa
dari
•
para
untuk mendata peralatan serta
dapat
persediaan sparepart yang
PT.
disimpan untuk mengganti
dari
Perisone and Eirene Trans. •
Perusahaan menggunakan SI/TI
Perusahaan melakukan berbagai
peralatan yang rusak •
Waktu pengiriman yang selalu
promosi penjualan melalui media
tepat waktu dengan dapat
brosur maupun melalui koran
meningkatkan kepercayaan
demi mengenalkan perusahaan
konsumen terhadap layanan
kepada masyarakat.
perusahaan.
Dari keterangan diatas, maka demi mencapai visi dan misi perusahaan yang menjadi tujuan perusahaan, harus terus ditingkatkan pelayanan seperti memperluas jangkauan informasi ke Customer melalui Website demi membuat perusahaan semakin terkenal di kalangan masyarakat.
4.3.2.2 Business Service and Information Flows Tidak terdapat banyak perbedaan pada bagian ini antara proses berjalan dengan proses usulan, karena proses bisnis yang sebelumnya sudah baik, hanya saja belum memanfaatkan sistem informasi yang mulai berkembang saat ini, dan proses bisnis saat ini masih banyak di lakukan secara manual yang mengakibatkan kurangnya proses bisnis
179 yang ada. Maka kami usulkan pengadaan koneksi antar divisi pada perusahaan yang memanfaatkan LAN/Internet. 4.3.2.3 Systems and Applications Tidak adanya jaringan yang saling terhubung satu sama lain antar bagian pada PT. Perisone and Eirene Trans, dan komputer yang tersedia pada setiap bagian hanya berfungsi untuk divisi masing masing, sehingga untuk menjalakan proses bisnisnya masih paper based. Oleh
karena
itu
dibutuhkannya
aplikasi
yang
dapat
menghubungkan divisi - divisi tersebut. Dalam hal ini, kami mengusulkan hubungan informasi antar divisi didapatkan dengan memanfaatkan aplikasi basic pada windows yang memanfaatkan fasilitas LAN/Internet.
4.3.2.4 Technology Infrastructure Jaringan yang berada diperusahaan terhubung langsung dengan 1 server dimana setiap divisi dapat mencetak file yang diperlukan ke 1 printer (Ethernet printer) yang terhubung dengan switch.
4.3.2.5 IT Security Jenis Security yang ada sekarang belum berbasis IT dan masih berbentuk physical. Dalam perencanaan yang diusulkan pengamanan perusahaan beserta data perusahaan, telah memilih beberapa jenis IT security seperti Technical, Physical Control, Access Control, Formal Control, dengan cara perencanaan pengeluaran budget yang diperlukan untuk pemenuhan IT security yang telah diusulkan.
4.3.2.6 EA Standards Perusahaan masih bekerja secara manual dan belum sepenuhnya menunjang kinerja perusahaan dalam menjalankan bisnis perusahan
untuk
mencapai
tujuan/strategi
perusahaan.
Untuk
menunjang kinerja perusahaan, persiapan yang diperlukan, yaitu membuat sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan
180 perencanaan teknologi yang akan digunakan dalam beberapa tahun kedepan untuk menunjang bisnis perusahaan agar mencapai tujuan/strategi perusahaan.
4.3.2.7 Workforce Requirement Dalam perekrutan Staff pada PT. Perisone and Eirene Trans, telah mengikuti peraturan perusahaan seperti, penempatan Staff sesuai dengan
keahlian
dan
keterampilan
yang
dibutuhkan.
Untuk
meningkatkan rasa loyalitas Staff terhadap perusahaan, terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tepat, diterapkannya budaya perusahaan untuk seluruh Staff.
4.3.3 EA Future Architecture Summary 4.3.3.1 Future Operating Scenario Operating Scenario yang diusulkan untuk masa depan ialah dengan merubah sebagian komponen dari proses bisnis sesuai dengan tujuan dan kebutuhan dari perusahaan, hal ini didasarkan dari peluang-peluang yang muncul untuk menjalankan bisnis dalam satu hingga tiga tahun kedepan. Selain itu penggunaan teknologi informasi untuk mendukung operational bisnis perusahaan yang digunakan dapat
membantu
organisasi
untuk
mempercepat
pekerjaan,
mengurangi human error, dan dapat mendisplinkan kinerja para Staff. Contoh nyata dalam perusahaan yaitu dengan menggunakan sistem teknologi informasi yang akan memudahkan Staff dan seluruh pelaku bisnis dapat menjalankan pekerjaannya dengan lebih mudah, aman, dan lebih cepat sehingga dapat meningkatkan kualitas, mutu, dan penjualan atau laba yang akan diperoleh perusahaan sesuai dengan tujuan dari PT. Perisone and Eirene Trans.
4.3.3.2 Planning Assumptions Planning assumptions diusulkan untuk mengatasi yang sebelumnya menjadi masalah dan kendala dalam bisnis perusahaan
181 pada PT. Perisone and Eirene Trans untuk menghadapi tantangan yang ada dimasa depan antara lain sebagai berikut: •
Melakukan regenerasi Staff dengan melakukan perekrutan Staff yang mempunyai keahlian khusus untuk melakukan pekerjannya sesuai dengan kemampuan masing-masing pekerja.
•
Mempertahankan beberapa pekerja yang berpengalaman dalam pekerjaan untuk menjadi penasihat bagi para Staff yang baru.
•
Penambahan sumber daya manusia agar tidak terjadi penumpukan staff pada bagian tertentu sehingga dapat saling bertukar pikiran atau pendapat sehingga Staff dapat lebih fokus dengan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab di masing-masing posisi.
Beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain : •
Human error pada saat pelaksanaannya dikarenakan kurangnya pemahaman tentang SI/TI.
•
Biaya yang besar dan juga tingkat keberhasilan yang belum pasti.
•
Keamanan website yang harus diperhatikan dalam menjaga keamanan data perusahaan.
4.3.3.3 Updating Current & Future Views
Gambar 4.30 EA Current and Future
182 • Goal and Initiative Banyak strategi yang bisa digunakan untuk pencapaian tujuan perusahaan kedepan, hal itu muncul dari analisis SWOT yang telah dilakukan pada PT. Perisone and Eirene Trans. Dengan kata lain perusahaan harus melakukan strategi-strategi di setiap tahunnya agar dapat memanfaatkan peluang dan ancaman yang muncul pada industri serupa. • Product and Service Terdapat beberapa perubahan dari proses aktifitas perusahaan terutama peningkatan di bagian jasa dikarenakan adanya website yang akan mempermudah komunikasi terhadap Customer. Dampak
dari penggunaan teknologi
informasi
dalam
membantu operational perusahaan agar menjadi lebih efektif. • Data & Information Di bagian Data dan informasi juga terdapat perubahan yang dilakukan PT. Perisone and Eirene Trans untuk arsitektur di masa depan, hal ini karena ada beberapa data dan informasi yang masih berbentuk fisik kertas/form yang dapat menimbulkan resiko yang besar seperti lama dalam pencarian data, hilang karena terselip, rusak/sobek, dan lain-lain. Untuk itu seperti yang diusulkan kedepannya akan diubah menjadi data digital dari output sistem informasi yang diusulkan untuk PT. Perisone and Eirene Trans. • System & Application Pada sistem dan aplikasi banyak terjadi perubahan yang harus dilakukan untuk membantu fungsi-fungsi dalam perusahaan. Usulan kami pada perusahaan sekarang ini menggunakan beberapa teknologi yang lebih bagus seperti menggunakan CRM dan website untuk meningkatkan kepuasan Customer. • Networks & Infrastructure Penambahan yang harus dilakukan untuk mendukung sistem informasi yang diusulkan untuk tiga tahun kedepan antara lain membeli Server untuk penyimpanan data yang diperlukan. Selain
183 itu juga memperbaharui desktop komputer pada bagian yang telah tertinggal spesifikasinya. • Security Diusulkan adanya penambahan pada keamanan dalam penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan. Seperti format password, ataupun nama file yang harus menggunakan enkripsi terlebih dahulu untuk file-file yang sangat sensitif. 4.3.3.4 Sequencing Plan
Gambar 4.31 Sequencing Plan Sequencing Plan yang dibuat disini adalah untuk menunjukkan strategi sistem yang akan dibuat dari tahun pertama sampai tahun dua. Keterangan yang dibuat untuk sequencing plan yaitu: Q0 – Q1 adalah quartal 1 pada tahun pertama dimana perusahaan membeli 15 unit komputer dan juga sebuah server untuk menuju proses bisnis secara komputerisasi. Q1 – Q2 adalah percobaan integrasi seluruh sistem komputer yang terdapat di perusahaan untuk mencari kekurangankekurangan untuk di perbaiki sebelum pengimplemntasian akhir.
Q2 – Q3 adalah tahap pengimplementasian sistem komputer perusahaan.
Q3 – Q4 adalah percobaan website perusahaan secara internal untuk mencari kekurangan – kekurangan yang ada di website sebelum di launching.
184 Q4 – Q5 adalah tahap launching website perusahaan kepada public. Q5 – Q6 adalah penerapan sistem Customer relationship management pada perusahaan agar meningkatkan hubungan dan loyalitas Customer sehingga dapat meningkatkan profit.
Tabel 4.16 Time Estimation ACTIVITY PLANNING Strategi : Membeli 15 unit komputer dan server untuk basis implementasi proses bisnis yang terkomputerisasi.
Percobaan integrasi seluruh sistem komputer. Pengimplementasian sistem komputer perusahaan. Percobaan website perusahaan secara internal. Launching website ke public. Penerapan sistem CRM.
TAHUN 1 Q1
Q2
Q3
TAHUN 2 Q4
Q5
Q6
