BAB 4 USULAN PERENCANAAN STRATEGI SISTEM dan TEKNOLOGI INFORMASI 4.1.1
S trategi Sistem Informasi Bisnis
Berdasarkan hasil analisis perusahaan pada bab dan sub bab sebelumnya, maka dapat dipetakan strategi sistem informasi bisnis dalam membantu perusahaan untuk mengembangkan bisnis dan mencapai visi dan misi. Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam menerapkan strategi sistem informasi bisnis dalam perusahaan, yaitu: 1. M engembangkan aplikasi chatting sebagai forum komunikasi internal PT. M ega Finance baik kantor pusat dan kantor cabang. Hal ini membantu perusahaan dalam meningkatkan komunikasi internal dan koordinasi kerja antar personal proses bisnis. 2. M enambahkan fitur atau module pada aplikasi Pasnet, yaitu : a. Module Scoring Module scoring berupa analisis sistem terhadap standard sosial calon konsumen dari berbagai sudut pandang, seperti: pekerjaan, jenis kelamin, lingkungan tempat tinggal dan lain-lain yang dapat menentukan konsumen tersebut berhak atau tidak mengajukan kredit. Hal ini berguna untuk mempercepat proses pengajuan kredit konsumen dan mengurangi biaya operasinal perusahaan. b. Module Bonus and Reward Module ini dapat membantu perusahaan untuk melakukan perhitungan besarnya persen bonus atau pemberian reward kepada konsumen telah
108
memberikan loyalitas lebih terhadap perusahaan. Contohnya : konsumen telah banyak menggunakan produk/jasa PT. M ega Finance. Hal ini berguna untuk
meningkatkan
loyalitas
perusahaan
kepada
konsumen,
dan
meningkatkan kepuasan kosumen. 3. M enambahkan fitur atau module pada aplikasi HRM S, yaitu: a. Module Timesheet Module yang berguna untuk mengelola log activity karyawan per tiap hari. Module ini dapat membantu perusahaan dalam menilai kinerja masingmasing karyawan, sehingga dapat memberikan reward kepada karyawan yang ber-performance baik dan punishment atau pelatihan kepada karyawan yang ber-performance kurang baik. b. Module Event M odule ini berguna untuk mengelolah informasi mengenai berita dan kegiatan PT. M ega Finance. Berdasarkan module ini masing-masing karyawan dapat mengetahui informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang telah atau akan dilakukan perusahaan. Contohnya : kegiatan promosi perusahaan, pelatihan internal atau eksternal yang akan dilakukan perusahaan, meeting pusat atau cabang dan lain-lain. 4. M enambahkan module SOP pada aplikasi Portal, yaitu: memungkinkan karyawan untuk mengakses data SOP guna kesepakatan dan keseragaman standar kerja sekaligus untuk meningkatkan kinerja karyawan. 5. Penambahan aplikasi BI (Bussiness Intelligence) untuk membantu perusahaan dalam menganalisis pasar (eksternal) bisnis dan menganalisis keefektifan kinerja
109
internal perusahaan, sehingga dapat memetakan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis. 6. Penambahan aplikasi CRM (Costumer Relationship Management) dalam memungkinkan perusahaan mencapai high potential bisnis dan memenangkan persaing dengan pasar. 4.1.2
Aplikasi Chatting Aplikasi chatting dapat dilakukan dengan mengunakan aplikasi M IRC (M oo
Internet Relay Chat) pada jaringan internal perusahaan. Aplikasi M IRC memiliki dua kategori, yaitu tool server dan client. Tool server M IRC dapat diimplementasikan pada server berbasis sistem operasi windows yang telah dimiliki oleh PT. M ega Finance, serta dilakukan konfigurasi sesuai dengan jaringan internal perusahaan. Sementara tools client diimplementasikan pada masing-masing komputer yang terhubung pada jaringan internal PT. M ega Finance. 4.1.3
Fitur atau Module pada Aplikasi Pasnet 4.1.3.1 Module Scoring 1. Data Grouping and Analyzing Kemampuan aplikasi untuk melakukan mengelompokkan data yang di-inputkan kemudian menganalisanya M isalnya : pengelompokkan jenis pekerjaan, wilayah. 2. Filtering Kemampuan aplikasi untuk melakukan penyeleksian data sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.
110
4.1.4
Fitur atau Module pada Aplikasi HRMS 4.1.4.1 Module Timesheet 1. Log Activity Kemampuan aplikasi untuk menyimpan data log activity harian karyawan ke dalam sistem basis data. 2. Reporting Tool Kemampuan aplikasi untuk membuat laporan terhadap hasil activity perbulan, yang dapat di customize sesuai dengan keinginan user. M isalnya report berdasarkan PIC (Person In Contact), report berdasarkan penyelesaian waktu kerja, report berdasarkan tugas yang diselesaikan.
4.1.4.2 Module Event 1. Email integrated Kemampuan aplikasi untuk mengintegrasikan informasi event yang telah di posting dengan email karyawan. Sehingga karyawan dapat melakukan konfirmasi kehadiran.
4.1.5
Fitur atau Module pada Aplikasi Portal 4.1.5.1 Module SOP 1. Previllege User Pembatasan hak akses view SOP hanya untuk bagian yang terkait, sesuai dengan departemennya. 111
2. Alert Kemampuan aplikasi untuk memberikan peringatan jika masa berlaku SOP sudah akan berakhir.
4.1.6
Aplikasi BI
Adapun fitur yang akan digunakan pada aplikasi BI PT. M ega Finance, yaitu: 1. OLAP Data Structure Berdasarkan data structure memungkinkan satu object data (fact) bisa dipandang dari berbagai sudut pandang (dimension). Fitur ini dapat membantu perusahaan dalam menganalisis perkembangan pasar pada daerah-daerah tertentu, sehingga dapat lebih menentukan daerah mana yang memiliki potensi pasar yang lebih baik atau sebaliknya. Berdasarkan analisis tersebut perusahaan dapat memfokuskan pengembangan pasar pada daerah yang berpotensi lebih baik, sehingga dapat meningkatkan pertumbuhan financial sesuai dengan visi dan misi perusahaan. 2. Reporting Tool Kemampuan untuk menghasilkan report sesuai dengan keinginan user. Report dapat berupa tabular, chart, maupun gause. Fitur ini dapat membantu pihak manajemen dalam menganalisis segmentasi pasar dan performance pelanggan dalam pengunaan produk/jasa perusahaan, sehingga dapat merancang keputusan atau strategi yang tepat. Disamping itu, fitur ini dapat membantu perusahaan dalam pembuatan laporan-laporan harian, bulanan dan tahunan. M isalnya : laporan analisis konsumen.
112
3. Drill Down dan Drill Through Kemampuan aplikasi untuk memungkinkan user melakukan drill down dan mem-break down informasi sampai pada level yang lebih detail. 4. Dashboarding Kemampuan aplikasi untuk menampilkan informasi-informasi dalam bentuk summary data. Dapat berupa chart, sehingga memudahkan management untuk mem-follow up bisnis. 5. Personalization Kemampuan aplikasi untuk menampilkan data sesuai dengan customization user. 6. Alerting Kemampuan
untuk
mengingatkan
user,
bila
ada
performance
yang
membutuhkan perhatian khusus. Fitur ini dapat membantu perusahaan untuk mengetahui dealer, cabang dan pelanggan mengenai performance dalam penjualan atau pembayaran. M isalnya: Report tunggakan pelanggan.
Laporan yang akan dihasilkan oleh BI dapat berupa laporan risk analysis yang memungkinkan pihak management perusahaan untuk memantau beberapa report, antara lain: 1. Report penjualan yang dilihat berdasarkan beberapa kriteria tertentu, seperti : lokasi, periode penjualan dan lainnya. 2. Report potential customer yang dilihat berdasarkan kriteria tertentu, seperti: jenis pekerjaan, jenis kelamin, status dan lainnya.
113
4.1.7
Aplikasi CRM
1. Portal Web Berisi informasi-informasi tentang produk dan layanan, promo dan iklan, tata cara pengajuan kredit, serta dilengkapi dengan contact service di tiap cabang. 2. SM S Gateway Kemampuan aplikasi untuk memberikan reminder kepada customer terkait dengan status pembayaran, ataupun news info bagi customer.
4.1.8
Portofolio Aplikasi Masa Depan
Berdasarkan dari hasil perincian strategi pada sub bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan usulan portofolio aplikasi masa depan yang sesuai untuk digunakan oleh PT. M ega Finance untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Usulan portofolio aplikasi masa depan PT. M ega Finance dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
114
Tabel 4-1 Usulan Portfolio Aplikasi PT. Mega Finance STRATEGIC -
(**) BI (Business
HIGH POTENTIAL (**) CRM (Customer
-
Intelligence)
Relationship Management)
-
(*) Helpdesk
-
(*) Portal
-
() Pasnet (module scroring
-
(*) Internet
dan module bonus & reward)
-
(*) Automation office
() HRMS (module timesheet ,
-
(*) Electronic mail
module SOP, dan module
-
(*) Dealer
event)
-
(**) Chatting (MIRC Internal)
-
-
(*) MGO
-
(*) FIS KEY OPERATIONAL
SUPPORT
Keterangan : ( ) : Aplikasi yang sedang berjalan tapi butuh pengembangan (*) : Aplikasi yang sedang berjalan (**): Aplikasi yang diusulkan
4.1.9
S trategi Manajemen Sistem dan Teknologi Informasi
Pemetaan strategi manajemen sistem dan teknologi informasi dilakukan dalam menentukan strategi untuk membantu pihak manajemen untuk mengelolah sistem dan teknologi informasi. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemetaan strategi ini, yaitu: 1. M elakukan perekrutan karyawan baru yang berguna untuk pengembangan dan pengolahan manajemen SI/TI perusahaan, agar lebih meningkatkan kualitas kinerja dan selalu dapat mengikuti perkembangan SI/TI sesuai dengan proses bisnis perusahaan. 115
2. M elakukan jadwal pelatihan dan pembelajaran internal ataupun eksternal yang bertahap kepada personal SI/TI, khususnya dalam hal memaksimalkan fungsi SI/TI sebagai penunjang proses bisnis perusahaan. 3. M elakukan pengkoordinasian dan memelihara data, informasi dan pengetahuan sumber daya organisasi sebagai pendukung efektifitas kinerja bisnis.
4.1.10 Rekomendasi Kualifikasi Personel S I/TI 1. Pembentukan bagian SI/TI QA (Quality Asurance). M erupakan bagian dari SI/TI yang berperan dalam menganalisis, menilai, mengukur serta menentukan layak atau tidaknya suatu hasil produk/jasa yang dikerjakan oleh bagian-bagian SI/TI (infrastruktur, development dan service) yang ada dalam perusahaan. Bagian ini harus berpengalaman dibidang SI/TI, mengerti bisnis proses SI/TI yang sesuai dengan proses bisnis dan mengerti cara mentesting produk SI/TI dengan baik dan sesuai dengan penguna. 2. Pembentukan bagian SI/TI R&D Research & Development. M erupakan bagian SI/TI yang berperan dalam melakukan research serta pengembangan
terhadap
kemajuan
SI/TI
yang
berpengaruh
terhadap
perkembangan proses bisnis perusahaan. Bagian ini harus berpengalaman dibidang SI/TI, memiliki jiwa ingin mengetahui sesuatu yang baru mengenai SI/TI yang kuat dan mampu menpresentasikan hasil research yang telah dilakukannya. 3. Karyawan pengembang dan pemeliharaan aplikasi BI PT. M ega Finance M erupakan karyawan yang diusulkan untuk pengimplementasian dan pemelihara aplikasi BI perusahaan. Karyawan ini harus merupakan lulusan IT, memiliki 116
pengalaman yang kuat pada aplikasi BI dan mampu mengembangkan aplikasi SI yang sesuai dengan bisnis proses dan sesuai dengan kebutuhan penguna. 4. Karyawan pengembang dan pemeliharaan aplikasi CRM PT. M ega Finance M erupakan karyawan yang diusulkan untuk pengimplementasian dan pemelihara aplikasi CRM perusahaan. Karyawan ini harus merupakan lulusan IT, memiliki pengalaman yang kuat pada aplikasi CRM dan mampu mengembangkan aplikasi SI yang sesuai dengan bisnis proses dan sesuai dengan kebutuhan penguna.
4.1.11 Usulan S truktur Organisasi Struktur organisasi kantor PT. M ega Finance baik kantor pusat ataupun cabang tidak mengalami perubahan yang signifikan. Perubahan struktur organisasi pada kantor pusat hanya terjadi pada Divisi IT, disesuaikan dengan usulan penambahan bagian QA (Quality Asurance) dan R&D (Research & Development), sementara pada kantor cabang hanya ada penambahan pada personal SI/IT. Adapun gambaran dari struktur organisasi tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
117
Gambar 4-1 Usulan Struktur Organisasi Kantor Pusat PT. Mega Finance
118
4.1.12 S trategi Teknologi Informasi Pemetaan strategi teknologi informasi berkaitan dengan usulan pengunaan teknologi informasi yang tepat diterapkan dalam membantu proses bisnis perusahaan. Strategi Teknologi Informasi yang terkoneksi dengan baik, cepat dan aman. Pemetaan pada arsitektur jaringan PT. M ega finance tidak berubah, hal ini dikarenakan arsitektur jaringan perusahaan sudah cukup memampuni. Arsitektur jaringan PT. M ega Finance telah memiliki sistem server yang telah terkoneksi dengan baik menggunakan teknologi jaringan Local Area Network (LAN) melalui beberapa hub/swicth. Koneksi antara kantor pusat dan cabang mengunakan teknologi VPN yang tehubung melalui router serta telah dilengkapi dengan sistem keamanan Firewall (Cisco PIX) seperti yang telah dijelaskan pada bab 3 sebelumnya. Pemetaan strategi teknologi informasi pada spesifikasi hardware dan software PT. M ega Finance hanya ditujukan pada usulan peng-upgrade-an spesifikasi software. Penerapan pengunaan software free lisense, yaitu Open Office yang dapat menghemat biaya operasional. Detail spesifikasi usulan software dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Tabel 4-2 Usulan Spesifikasi Software PT. Mega Finance Jenis
Keterangan
Aplikasi
Open office 3.2
Database
SQL Server 2008, Postgrei
Anti Virus
Norton Anti virus.
Browser
Internet Explorer, Mozilla Firefox.
Operating System
Windows 7. Windows Server 2008. Ubuntu dan Victor Linux
119
4.1.13 Rencana Jadwal Implementasi Usulan rencana penjadwalan ditentukan berdasarkan ketersediaan dana dan sumber daya yang ada. Adapun waktu yang direncanakan akan dapat selesai dalam waktu 1 tahun 7 bulan. Setelah itu diajurkan untuk melakukan maintenance aplikasi yang telah dibangun. Hal ini dibagi kedalam beberapa tahapan dan dilakukan secara paralel untuk masing-masing aplikasi. Adapun tahapan tersebut, yaitu: 1. Tahap analisis kebutuhan. M erupakan tahapan untuk mendapatkan kebutuhan user sesuai dengan sistem yang akan dirancang/didesain dan dibangun. Ada beberapa sistem yang akan dianalisis secara paralel pada tahapan ini, yaitu : penambahan module Pasnet, penambahan module HRM S, BI (Bussiness Intelligence) dan CRM (Costumer Relationship Management). Hal ini harus terlebih dahulu disetujui oleh user, untuk memastikan tidak ada kesalahan pada proses bisnis sistem. Pada tahapan ini juga dilakukan perancangan desain database yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnis aplikasi. Aplikasi chatting dan penambahan module SOP pada aplikasi portal tidak perlu melakukan tahapan ini, karena hanya bersifat instalasi pada tiap-tiap cabang yang belum memiliki aplikasi chatting dan peng-upload-an SOP agar dapat diakses oleh masing-masing pihak. 2. Tahapan Implementasi. Pada tahapan ini dilakukan pembangun sistem (module Pasnet, module HRM S, BI dan CRM ) secara paralel sesuai dengan rancangan atau desain yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya. Instalasi aplikasi chatting dan peng-upload-an module SOP, serta pembuatan manual book untuk masing-masing module dan aplikasi. 120
3. Tahapan Testing. Tahapan ini bertujuan melakukan pengujian terhadap sistem yang telah selesai dibangun. Pengujian ini bertujuan untuk menyesuaikan sistem yang telah dibangun dengan kebutuhan pengguna yang telah didapatkan saat tahapan analisis kebutuhan. 4. Tahapan Training. Tahapan ini merupakan tahapan dalam memberikan pengarahan dan pengajaran terhadap pengguna dalam menggunakan sistem yang telah dibangun. Tahapan training dibagi dua, yaitu : training langsung dan tidak langsung. Training langsung yaitu pihak pelatih dan peserta harus bertatap muka, hal ini diterapkan pada aplikasi BI dan CRM karena merupakan aplikasi baru agar user lebih memahaminya. Disamping itu, taining tidak langsung dilakukan berdasarkan panduan manual book, hal ini diterapkan pada penambahan masing-masing module dan aplikasi chatting, karena aplikasi tidak terlalu besar dan lebih menghemat waktu dan biaya. 5. Tahapan Maintenance. Tahapan dimana ada pemantauan dan pemeliharaan terhadap sistem yang telah dibangun dan digunakan. Tahapan-tahapan diatas dapat digambarkan dalam penjadwalan berdasarkan waktu tertentu secara terperinci pada tabel dibawah ini.
121
Tabel 4-3 Usulan Penjadwalan Aplikasi PT. Mega Finance
No 1 2 3 4 5 6
Jenis Kegiatan Implementasi Aplikasi Chatting Analisis kebutuhan penambahan module Pasnet
14 15
Implementasi aplikasi Customer Relationship Management
8 9 10 11 12 13
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Implementasi dan testing penambahan module Pasnet Analisis kebutuhan penambahan module HRMS Implementasi dan testing penambahan module HRMS Implementasi module SOP pada aplikasi Portal Analisis kebutuhan aplikasi Bussiness Intelligence Desain arsitektur database aplikasi Bussiness Intelligence Implementasi aplikasi Bussiness Intelligence Testing aplikasi Bussiness Intelligence Trainning user Aplikasi Bussiness Intelligence. Maintenance aplikasi Bussiness Intelligence Analisis kebutuhan Customer Relationship Management Desain arsitektur database Customer Relationship Management
7
1
Bulan 13 14 15
122
16 17 18 19
Testing aplikasi Customer Relationship Management Trainning user aplikasi Customer Relationship Management Publish aplikasi Customer Relationship Management Maintenance aplikasi Customer Relationship Management
123
4.1.14 Usulan Estimasi Biaya Perencanaan biaya penyediaan aplikasi merupakan faktor yang sangat penting dalam pengimplementasian usulan future portfolio. Perencanaan biaya perangkat lunak (BI dan CRM ) dilakukan dengan estimasi biaya pembelian produk yang sudah jadi. Hal ini bertujuan untuk menghemat waktu dan biaya, karena aplikasi yang dibeli sudah jadi dan bisa langsung digunakan dan harganya lebih murah. Berikut usulan biaya portfolio dapat dilihat pada table dibawah ini. Tabel 4-4 Usulan Estimasi Biaya (sumber : aplikasi estimasi harga by oracle tool) Spesifikasi BI (Business Inteligent) CRM (Customer Relation Management)
Jumlah/Waktu Total
124
Harga $81,510 $128,775 $ 210.285
