Bab IV Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi

Bab IV Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi IV.1 Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi dengan Val IT Perencanaan investasi TI yang dilakukan oleh Politeknik Caltex Riau yang dilakukan saat ini belum dapat dirasakan manfaatnya bagi seluruh stakeholder yang ada. Manfaat yang ada masih terbatas bagi siapa atau bagian apa yang melakukan investasi tersebut sehingga belum ada dukungan yang baik dari seluruh stakeholder yang ada. Berdasarkan hasil analisis proses Val IT yang dilakukan di Politeknik Caltex Riau terdapat 91% proses yang telah dilaksanakan namun masih memiliki performa yang kurang dan cukup. Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus dilaksanakan oleh pihak Politeknik Caltex Riau agar pelaksanaan investasi TI dengan menggunakan Val IT dapat dilaksanakan dengan baik. Usulan proses Val IT yang diusulkan dimodelkan dengan Gambar IV.1

Gambar IV.1 Model usulan proses Val IT Model ini menggambarkan bagaimana usulan pelaksanaan proses-proses Val IT dinyatakan untuk setiap domain dan ke 22 (dua puluh dua) proses Val IT yang ada. Usulan-usulan tersebut diberikan berdasarkan hasil penilai kuesioner Val IT yang dilakukan dan mengacu pada panduan manajemen Val IT serta tujuan dan metrik setiap sub-proses Val IT. Tujuan dan metrik setiap sub-proses Val IT dapat dilihat dalam lampiran G.

58

59

Usulan-usualan yang diberikan dilihat dari hubungan antara tujuan domain dalam Val IT dengan tujuan dari proses dan aktivitas seperti yang tergambar pada Gambar IV.2 Diagram hubungan dalam pengambilan usulan di bawah ini:

Gambar IV.2 Diagram hubungan dalam pengambilan usulan

IV.1.1 Usulan Pelaksanaan Proses Value Governance (VG) Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan terhadap domain proses Value Governance (VG) pada BAB III, maka beberapa usulan perbaikan akan dikemukakan untuk setiap prosesnya yaitu: Proses

VG1:

Memastikan

sudah

diinformasikan

dan

dilaksanakannya

kepemimpinan Proses ini sudah dilaksanakan dan memiliki performa yang baik. Berdasarkan hasil analisis dalam lampiran F diperlukan beberapa hal untuk dapat meningkatkan performa menjadi lebih baik. Beberapa usulan peningkatan dan perbaikan proses VG1 tergambar dalam Gambar IV.3.

60

Gambar IV.3 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG1 Hal- hal yang harus ditingkatkan menurut Gambar IV.3 antara lain: 1. Pemahaman tentang isu teknologi informasi yang akan digunakan, diinformasikan kepada seluruh civitas akademika dan pihak yayasan. 2. Pelaporan Pusat Komputer (Puskom) yang dilakukan harus jelas sesuai dengan struktur organisasi yang ada dan harus terdokumentasi dengan baik sehingga dapat menjadi lembar fakta dalam mengevaluasi usulan investasi. 3. Melakukan kajian ulang secara rutin untuk menilai kesesuaian TI yang telah dilakukan dengan bisnis Politeknik Caltex Riau. Usulan adanya penggunaan teknologi informasi baru dan investasi dibicarakan secara rutin dan terdokumentasi. Kepala Puskom wajib menghadiri rapat rutin pimpinan agar dapat mendengarkan usulan-usulan ataupun permintaan akan fasilitas dan layanan TI dan dapat menjelaskan kondisi TI yang telah digunakan dan efektifitasnya. 4. Strategi institusi dan TI harus diintegrasikan secara jelas dan nyata sehingga mampu menghubungkan sasaran institusi dan sasaran TI, sehingga komunikasi dapat terjalin lebih luas. Penggunaan TI sebagai alat bantu pendidikan di Politeknik Caltex Riau harus digunakan sesuai dengan nilainilai yang dijunjung oleh Politeknik Caltex Riau.

61

Proses VG2: Mendefinisikan dan mengimplementasikan proses-proses Proses pendefinisian ini sudah dilaksanakan dan memiliki performa yang cukup. Berdasarkan hasil analisis diperlukan beberapa hal untuk dapat memperbaiki performa menjadi lebih baik seperti yang tergambar dalam Gambar IV.4.

Gambar IV.4 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG2 Hal –hal yang perlu ditingkatkan dijelaskan sebagai berikut: 1. Perlu dilakukannya pendokumentasian yang baik atas rencana kerja dan pengembangannya. Alat kontrol didefinisikan untuk dapat mengkaji ulang dokumentasi rencana kerja yang telah dilakukan. 2. Pendefinisian peran dan tanggung jawab pada setiap program yang telah didefinisikan harus dilakukan dengan jelas. Hal ini dilakukan untuk mempermudah

pelaksanaan

dan

penilaian

program

sehingga

dapat

memberikan hasil yang tepat dan menjadi pembelajaran yang baik. 3. Pengkajian ulang portofolio dan rencana kerja dilakukan secara rutin dengan melihat perubahan bisnis yang dilakukan dan tingkat kepatuhan pada portofolio yang telah didefinisikan. Proses VG3: Mendefinisikan karakteristik portofolio Proses mendefinisikan karakteristik portofolio belum ada dilakukan di Politeknik Caltex Riau. Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG3 dapat dilihat pada Gambar IV.5.

62

Gambar IV.5 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG3 Berdasarkan hasil analisis ada hal-hal yang perlu dilakukan agar proses ini berjalan yaitu: 1. Portofolio yang telah dibuat hendaknya digunakan sebagai panduan pelaksanaan TI. 2. Pengelompokan dan pengkategorian dalam portofolio didefinisikan dengan jelas untuk dapat mempermudah dilakukannya pelaksanaan, pengevaluasian dan perbaikan investasi dan portofolio secara luas. 3. Penetapan standar kriteria investasi dilakukan, baik dari sisi perencanaan biaya dan pelaksanaannya, maupun dari sisi kesesuaian dan kepuasan pengguna atas investasi yang dilakukan. Proses VG4: Keselarasan dan integrasi manajemen nilai dengan perencanaan keuangan institusi. Proses ini telah ada di Politeknik Caltex Riau namun performanya dirasakan masih cukup, oleh karena itu ada hal-hal yang perlu dilakukan untuk meningkatkan performanya. Adapun usulan peningkatan dan perbaikan proses VG4 ini dapat dilihat pada gambar IV.6.

63

Gambar IV.6 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG4 Hal-hal yang perlu dilakukan menurut Gambar IV.6 antara lain: 1. Perencanaan anggaran keuangan yang dilakukan hendaknya memperhatikan kondisi

keuangan

pada

saat

pelaksanaan,

analisis

dan

perubahan

dimungkinkan untuk menyesuaikan dengan kondisi keuangan yang sebenarnya. 2. Perencanaan anggaran dilakukan hendaknya melihat pengalaman dan kondisi masa lalu dan dengan membandingkan jumlah program yang dapat dijalankan dengan anggaran yang ditetapkan. Perubahan anggaran yang dilakukan dikomunikasikan dengan semua pihak yang terlibat dan prioritas perubahan juga melihat kebutuhan bisnis dan TI yang utama. 3. Pembuatan business case yang lebih rinci, lengkap dan komprehensif dapat memberikan gambaran pelaksanaan anggaran investasi yang tepat. Proses VG5: Membangun monitoring tata kelola yang efektif Berdasarkan analisis pada proses pengawasan tata kelola yang efektif di Politeknik Caltex Riau telah dilaksanakan namun performanya masih cukup. Adapun usulan peningkatan dan perbaikan proses VG5 dapat dilihat pada Gambar IV.7.

64

Gambar IV.7 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG5 Untuk itu perlu dilakukan beberapa hal sehingga performa proses ini menjadi lebih baik, antara lain dengan: 1. Pembuatan metrik untuk mengontrol tata kelola yang dilakukan hendaknya di setujui oleh pimpinan, sehingga pengawasan dapat dilakukan oleh semua pihak yang berkepentingan. 2. Perlu dilakukan analisis yang tepat untuk mengetahui tingkat keberhasilan sebuah program, selain ketepatan dan kesesuaian budget dan anggaran, perlu juga melihat hasil akhir, dampak pelaksanaannya dan tingkat kepatuhan akan aturan yang telah ditetapkan. 3. Pengawasan dilakukan oleh pemberi dana, pimpinan Politeknik Caltex Riau, dan oleh pengguna sehingga kontrol menjadi lebih luas dan baik. Hasil pengawasan digunakan sebagai perbaikan investasi dan proses pembelajaran dimasa datang. Proses VG6: Peningkatan praktek manajemen nilai yang terus menerus Proses ini sudah dilaksanakan dan memiliki performa yang masih cukup. Usulan peningkatan dan perbaikan yang dapat dilakukan tergambar dalam Gambar IV.8.

65

Gambar IV.8 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG6 Berdasarkan hasil analisis diperlukan beberapa hal untuk dapat meningkatkan performa menjadi lebih baik, antara lain: 1. Setiap laporan kegiatan atau program investasi TI harus didokumentasikan dan dijadikan bahan untuk pembelajaran selanjutnya. Pelaporan keuangan yang dilakukan hendaknya dilengkapi dengan kesimpulan akan manfaat dan nilai yang diperoleh setelah pelaksanaan sebuah program. 2. Penyesuaian manajemen nilai dilakukan untuk mendukung perubahan bisnis dan melibatkan semua stakeholder yang ada sehingga performa dapat meningkat.

IV.1.2 Usulan Pelaksanaan Proses Portfolio Management (PM) Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan terhadap domain proses Portfolio Management (PM) pada bab 3, maka beberapa usulan perbaikan akan dikemukakan untuk setiap prosesnya yaitu: Proses PM1: Membangun arahan strategik dan menggabung target investasi Proses ini telah dilaksanakan dengan performa yang masih cukup. Untuk meningkatkannya dapat dilihat usulan peningkatan dan perbaikan pada Gambar IV.9.

66

Gambar IV.9 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM1 Oleh karena itu perlu dilakukan beberapa hal berikut: 1. Perubahan strategi bisnis yang dilakukan dalam kesepakatan dan perjanjian untuk selalu menyelaraskan strategi bisnis tersebut dengan strategi TI. Fungsi TI diinformasikan akan perubahan ini sehingga dapat memberikan usulan investasi TI yang lebih sesuai. 2. Penggabungan investasi bisnis dan TI dilakukan sebagai bentuk kontribusi TI pada manajemen bisnis. Hal ini akan menjadikan TI sebagai bagian yang tidak terpisahkan dalam bisnis dan mempunyai pengaruh pada bisnis jika diabaikan. Proses PM2: Menentukan ketersediaan dan sumber dana Proses ini telah dilaksanakan dengan baik di Politeknik Caltex Riau. Beberapa usulan untuk dapat meningkatkannya dapat dilihat pada Gambar IV.10.

67

Gambar IV.10 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM2 Beberapa hal untuk lebih meningkatkannya antara lain: 1. Pemahaman bersama antara manajemen bisnis dan TI akan kondisi keuangan ataupun dana yang mungkin tersedia. Pembuatan anggaran investasi harus menyesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. 2. Peninjauan secara rutin atas pelaksanaan investasi dan kemungkinan dana investasi dari sumber lain selain dari organisasi Politeknik Caltex Riau harus dicari, untuk dapat melaksanakan dan meningkatkan kuantitas dan kualitas investasi TI yang ada dalam portofolio institusi. Proses PM3: Mengelola ketersediaan sumber daya manusia Proses mengelola sumber daya manusia telah dilakukan namun kinerjanya dinilai masih cukup. Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM3 dapat dilihat pada Gambar IV.11.

Gambar IV.11 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM3

68

Beberapa hal yang perlu dilakukan untuk dapat meningkatkan kinerja dan performanya, antara lain: 1. Pembuatan inventori sumber daya manusia yang telah ada untuk melihat kondisi sumber daya organisasi. Inventori ini dapat digunakan untuk melihat kemungkinan perubahan bisnis yang dapat dilakukan seperti penambahan program studi baru, juga dapat mempermudah untuk menentukan pelatihan dan pendidikan lanjut bagi para pegawai serta pelaksanaan investasi TI. 2. Analisis gap perlu dilakukan untuk melihat kekurangan dan kelebihan sumber daya. Hal ini juga diperlukan sebagai landasan untuk proses pembagian alokasi kerja dan proses perekrutan yang akan dilakukan. 3. Inventori sumber daya manusia TI dilakukan sejalan dengan sumber daya manusia bisnis. Strategi pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia TI didiskusikan antara manajer TI dan manajer sumber daya manusia di organisasi. Pelibatan ini akan mengurangi tingkat kesalahan perekrutan karena tidak memenuhi standar kompetensi yang dibutuhkan. Analisis kebutuhan sumber daya manusia dilakukan secara rutin dan juga perlu dilakukan ketika terjadi perubahan bisnis dan TI. 4. Dilakukan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai untuk menghindari ketergantungan

pada

pegawai

tertentu

dan

untuk

meningkatkan

kompetensi sumber daya manusia dalam institusi. Proses PM4: Mengevaluasi dan memilih program yang akan didanai Proses pengevaluasian telah dilakukan dan memiliki performa yang baik. Untuk dapat lebih meningkatkannya lagi maka diusulkan beberapa hal seperti yang tergambar dalam Gambar IV.12.

69

Gambar IV.12 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM4 Beberapa hal yang perlu dijadikan perhatian untuk lebih meningkatkan proses ini sehingga menjadi lebih baik lagi yaitu: 1. Pengevaluasian terhadap business case dilakukan tidak hanya dari sisi finansial namun juga dari sisi non-finansial sehingga tergambar dengan jelas nilai dan manfaat yang diperoleh. 2. Perbandingan akan dana yang dikeluarkan dengan anggaran yang tersedia diperlukan untuk melihat seberapa besar persentase sebuah program yang dapat dilaksanakan dan seberapa besar dampaknya bila sebuah program gagal dilakukan. 3. Mekanisme kajian ulang dilakukan untuk setiap tahapan program dan ditetapkannya tanggung jawab jelas untuk setiap program sehingga mempermudah pengawasan pelaksanaan investasi. Proses PM5: Memonitor dan melaporkan kinerja portofolio investasi Berdasarkan analisis yang dilakukan, proses ini telah dilakukan dengan baik oleh Politeknik Caltex Riau . Untuk dapat lebih meningkatkannya lagi maka diusulkan beberapa hal seperti yang tergambar dalam Gambar IV.13.

70

Gambar IV.13 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM5 Beberapa tindakan yang dapat lebih meningkatkan performanya seperti: 1. Laporan yang lengkap, tepat dan akurat dibutuhkan untuk melihat performa investasi yang dilakukan. Perlu ditetapkan standar dan prosedur pelaporan yang digunakan diseluruh organisasi dan sedapat mungkin terintegrasi dengan sistem lain yang telah ada. 2. Aksi yang cepat juga harus segera dilakukan untuk mengurangi penyimpangan. Pemanfaatan hasil analisis business case dapat digunakan sebagai kontrol kinerja investasi dalam portofolio. Proses PM6: Mengoptimalkan kinerja portofolio investasi Berdasarkan analisis yang dilakukan, proses ini telah dilakukan namun kinerjanya dinilai masih cukup.

71

Gambar IV.14 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM6 Untuk itu diperlukan beberapa hal yang dapat meningkatkan kinerjanya, antara lain seperti pada Gambar IV.14: 1. Manajemen harus bertindak lebih proaktif untuk dapat mengoptimalkan nilai dengan cara meningkatkan sinergis dan mengurangi resiko dari portofolio yang dibangun. 2. Pilihan penyatuan investasi potensial dapat digunakan untuk mengurangi dana yang harus disiapkan dan untuk mengurangi terjadinya pembatalan investasi. IV.1.3 Usulan Pelaksanaan Proses Investment Management (IM) Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan terhadap proses Investment Management (IM) pada Bab III, maka beberapa usulan perbaikan akan dikemukakan untuk setiap prosesnya yaitu: Proses IM1: Membangun dan mengevaluasi konsep program inisialisasi business case Proses ini telah dilaksanakan namun perfomanya masih cukup. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, ada beberapa hal yang perlu dilakukan antara lain seperti pada Gambar IV.15.

72

Gambar IV.15 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM1 Beberapa hal tersebut antara lain: 1. Dilakukan

pengumpulan

diklasifikasikan

sesuai

ide-ide dengan

investasi

portofolio

untuk investasi

selanjutkan yang

telah

didefinisikan. 2. Pemilihan dan evalusi program memperhatikan analisis keselarasan dengan strategi bisnis, manfaat, biaya, resiko dan waktu yang harus disiapkan dan diperlukan untuk masing-masing program 3. Dilakukan dokumentasi business case yang berisi prediksi hasil bisnis dari program, manfaat, asumsi, biaya dan resiko yang mungkin ditimbulkan oleh program. Pendokumentasi ini dapat digunakan sebagai kontrol pelaksanaan investasi atau sebagai alasan yang tepat dalam melakukan pembatalan rencana investasi. Proses IM2: Memahami program kandidat dan pilihan implementasi Berdasarkan analisis yang dilakukan pada bab III, proses ini telah dilaksanakan namun masih memiliki performa yang cukup. Untuk meningkatkannya maka beberapa hal berikut perlu dijalankan oleh pihak Politeknik Caltex Riau. Usulan peningkatan dan perbaikan tergambar pada Gambar IV.16.

73

Gambar IV.16 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM2 Beberapa langkah tersebut antara lain: 1. Menetapkan prosedur dan panduan business case sebuah program, sehingga semua ide investasi yang ada dapat dibandingkan dengan jelas. Selain itu pengidentifikasian terhadap analisis keselarasan. manfaat, biaya dan resiko dari kandidat program akan dapat dilakukan dengan tepat. 2. Melibatkan semua stakeholder yang terlibat untuk mengkonsultasikan dan mendiskusikan kandidat program yang ada. Proses IM3: Membangun perencanaan program Proses ini telah dilaksanakan dan berdasarkan penilaian yang dilakukan performanya masih cukup. Beberapa hal yang perlu ditingkatkan dan dilakukan untuk meningkatkan performanya, seperti usulan pada Gambar IV.17:

74

Gambar IV.17 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM3 Beberapa hal tersebut antara lain: 1. Perencanaan program dilakukan secara komprehensif untuk meningkatkan kemungkinan penciptaan nilai. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat business case investasi yang lebih rinci dan lengkap untuk dapat digunakan sebagai panduan pelaksanaan program. 2. Pengidentifikasian semua tugas, peran dan tanggung jawab yang dibutuhkan untuk pelaksanaan sebuah program, termasuk standar hasil, manfaat, biaya dan resiko yang akan diambil dan diperoleh dalam sebuah program. Proses IM4: Membangun daur hidup biaya dan manfaat Berdasarkan analisis yang dilakukan pada bab III, pelaksanaan proses ini telah ada namun performanya masih kurang baik. Untuk itu perlu ditingkatkan pelaksanaannya dengan melakukan beberapa hal berikut sesuai Gambar IV.18:

75

Gambar IV.18 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM4 Langkah – langkah perbaikan tersebut antara lain: 1. Pendefinisian

manfaat

dan

cara

mengukur

manfaat

yang

telah

didefinisikan. Manfaat tersebut haruslah merupakan manfaat bisnis yang spesifik, terukur, dicapai, relevan dan tepat waktu (SMART). 2. Pemahaman akan biaya yang digunakan, sumber dan pelaporan yang diharapkan oleh sponsor bisnis. Diperlukan standar pelaporan pelaksanaan investasi sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang membutuhkan. 3. Pengidentifikasian resiko yang mungkin ada selama program dilaksanakan dan rencana mitigasi yang akan dilakukan untuk mengurangi dan menanggulangi resiko tersebut. Proses IM5: Membangun secara lengkap kandidat business case program. Proses ini telah dilaksanakan di Politeknik Caltex Riau namun performa atas proses ini masih cukup. Beberapa tindakan yang dapat diambil untuk meningkatkannya antara lain tergambar pada Gambar IV.19:

76

Gambar IV.19 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM5 Beberapa tindakan tersebut antara lain: 1. Pembuatan business case sesuai standar yang telah ditetapkan sehingga analisis keselarasan. manfaat, biaya dan resiko sebuah program jelas terlihat. 2. Meminta persetujuan dari stakeholder yang terlibat dan dari bisnis sponsor (dalam hal ini bisa ditujukan kepada pihak Yayasan ataupun pihak lain) dengan menggunakan business case yang telah dibuat. Proses IM6: Mengadakan dan mengelola program Berdasarkan analisis yang dilakukan pada Bab III, proses pengadaan dan pengelolaan program telah dilaksanakan dengan baik di Politeknik Caltex Riau. Hal-hal yang perlu ditingkatkan kembali antara lain tergambar dalam Gambar IV.20 berikut:

77

Gambar IV.20 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM6 Hal-hal yang perlu ditingkatkan antara lain: 1. Pendokumentasian perencanaan pengelolaan program dan sumber daya yang akan digunakan dalam pengelolaan program. Pelaporan kondisi sumber daya TI harus selalu diperbaharui untuk dapat memberikan gambaran investasi yang dapat dilakukan. 2. Pelaporan yang rutin akan kemajuan pelaksanaan program dan kendala yang dihadapi kepada sponsor bisnis dan stakeholder yang terlibat. Hal ini diperlukan untuk mengetahui dengan cepat penyimpangan yang terjadi dan langkah-langkah untuk dapat menguranginya. Proses IM7: Mengupdate portfolio operasional TI Proses pembaharuan portofolio operasional teknologi informasi di Politeknik Caltex Riau belum dilaksanakan. Berdasarkan analisis yang dilakukan maka halhal yang perlu dilakukan agar proses ini dapat terlaksana antara lain digambarkan pada Gambar IV.21

78

Gambar IV.21 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM7 Hal-hal yang perlu dilakukan antara lain: 1. Memperbaharuhi portofolio operasional TI dengan memperhatikan perubahan strategi bisnis, investasi TI yang dilakukan dan kebutuhan baru akan layanan dan jasa TI. 2. Pembaharuan portofolio operasional TI di Politeknik Caltex Riau hendaknya dilakukan sejalan dengan perubahan portofolio bisnis yang dilakukan oleh Politeknik Caltex Riau. Sebagai contoh penambahan program studi baru di bidang TI akan berhasil jika dukungan sumber daya TI tersedia. Proses IM8: Memperbaharui business case Proses pembaharuan business case telah dilaksanakan namun performanya masih kurang baik dan lebih ditujukan untuk mendapatkan persetujuan dari sisi keuangan. Oleh karena itu beberapa hal yang perlu dilakukan untuk meningkatkan performanya antara lain seperti pada Gambar IV.22:

79

Gambar IV.22 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM8 Beberapa hal tersebut antara lain: 1. Melakukan kajian secara teratur pada kinerja program, dan mengontrol apa yang harus dicapai dalam setiap tahapan serta melihat tingkat ketaatan pada business case yang dijalankan. 2. Melakukan konsultasi dengan sponsor bisnis tentang hasil kajian sehingga dapat digunakan untuk memperbaharuhi business case yang telah ada. Konsultasi dapat dilakukan dengan membuat pelaporan yang rutin tentang hasil bisnis yang telah dicapai selama siklus hidup investasi. Proses IM9: Pengawasan dan laporan program Berdasarkan analisis yang dilakukan pada Bab III, proses pengawasan dan pelaporan program telah dilaksanakan dengan baik. Kegiatan tambahan yang perlu dilakukan agar performanya menjadi lebih baik lagi seperti tergambar pada Gambar IV.23:

80

Gambar IV.23 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM9 Kegiatan - kegiatan tersebut antara lain: 1. Pengawasan dilakukan secara rutin dan efektif sehingga pimpinan dan sponsor bisnis dapat melihat kondisi dan kemajuan program yang nyata. Pelaporan dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan berisi solusi kerja, manfaat serta layanan yang telah dilakukan sebuah program. 2. Pimpinan dan sponsor bisnis lebih aktif melakukan pengawasan baik disisi penyampaian manfaat, penggunaan dana program dan penanganan resiko yang dilakukan. Proses IM10: Penghentian program Proses penghentian program di Politeknik Caltex Riau telah dilaksanakan namun performanya dinilai masih cukup. Beberapa hal yang perlu ditingkatkan antara lain dapat dilihat pada Gambar IV.24:

81

Gambar IV.24 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM10 Beberapa hal tersebut antara lain: 1. Penilaian program dilakukan pada saat sebuah program selesai dilaksanakan untuk melihat kesuksesan ataupun kegagalan yang terjadi. Dan menggunakan hasil penilaian tersebut sebagai pembelajaran bagi institusi. 2. Pendefinisian peran dan tanggung jawab yang jelas untuk kelanjutan investasi di luar program. Sebagai contoh program pengembangan sistem e-learning yang dilakukan akan diserahkan tanggung jawab selanjutnya kepada Kepala Perpustakaan pada akhir pelaksanaan program. 3. Manajemen dari realisasi manfaat yang berkelanjutan, layanan, aset dan sumber daya yang dibangun dari program diberikan untuk dan diterima oleh fungsi operasional bisnis yang sesuai.

82

IV.2 Usulan Matrik Atribut Kematangan Proses-proses Val IT Pelaksanaan proses Val IT yang dilakukan perlu dinilai kematangannya sehingga dapat diketahui proses perbaikan yang diinginkan ataupun yang perlu dilakukan dalam meningkatkan kinerja. Berdasarkan analisis dan penilaian yang telah dilakukan pada Bab III.4.2 maka diberikan beberapa usulan perbaikan kematangan untuk ketiga domain Val IT berdasarkan praktek manajemen dan panduan manajemen Val IT. Usulan perbaikan tersebut akan diuraikan dibawah ini: a. Usulan perbaikan kematangan proses Value Governance Berdasarkan Gambar III.3 Tingkat kematangan proses VG, beberapa tindakan yang perlu dilakukan dalam rangka perbaikan diuraikan untuk tiap atribut berdasarkan tingkat kondisi saat ini hingga kondisi yang diharapkan. Sebagai contoh untuk atribut Kepedulian dan Komunikasi (Awareness and communication (AC)) yang berada pada level 1 diberikan beberapa langkah perbaikan yang dapat dilakukan antara lain: 1. Meningkatkan perhatian manajemen TI dan bisnis untuk memformalkan kerangka tata kelola. (level 1 ke level 2) 2. Lebih memahami kebutuhan tata kelola untuk dapat memastikan keselarasan dengan sumber daya TI. (level 2 ke level 3) 3. Melakukan pembagian komunikasi untuk mengoptimalkan kontribusi investasi yang dilakukan. (level 3 ke level 4) 4. Melakukan komunikasi untuk mengevaluasi pengembalian investasi. (level 3 ke level 4) Langkah - langkah perbaikan yang diusulkan dilihat secara lengkap dapat dilihat pada Tabel IV.1. Analisis kematangan untuk sub-proses yang ada dalam value governance belum dapat dinilai dikarenakan belum adanya level kematangan untuk setiap sub-proses tersebut, namun untuk menilai tingkat kematangan secara lebih rinci dan lengkap maka diusulkan contoh matrik atribut kematangan untuk sub-proses ini dapat dilihat dalam Lampiran D.

Tabel IV.1 Rekomendasi perbaikan value governance Atribut

Tingkat

AC

1 ke 4

1 ke 2 2 ke 3 3 ke 4

PSP

2 ke 5

2 ke 3

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

3 ke 4

ƒ ƒ

4 ke 5 TA

1 ke 4

Tindakan Perbaikan

Peningkatan

1 ke 2 2 ke 3

3 ke 4

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Meningkatkan perhatian manajemen TI dan bisnis untuk memformalkan kerangka tata kelola. Lebih memahami kebutuhan tata kelola untuk dapat memastikan keselarasan dengan sumber daya TI. Melakukan pembagian komunikasi untuk mengoptimalkan kontribusi investasi yang dilakukan. Melakukan komunikasi untuk mengevaluasi pengembalian investasi. Menentukan proses pengkategorian investasi untuk membantu dalam pemilihan, transparansi dan perbandingan antar investasi Membangun business case yang diperlukan dan memasukkan rencana realisasi manfaat. Menetapkan proses o untuk kejelasan hubungan dengan strategi perusahaan o bagi portofolio investasi o untuk perencanaan dan penganggaran o untuk pengalokasian sumber daya Melakukan peninjauan ulang business case Melakukan perubahan dan pembatalan business case jika diperlukan pada saat pengambilan keputusan Melakukan proses pengawasan kinerja tiap program Menggunakan pembelajaran yang diperoleh untuk meningkatkan proses. Meningkatkan penggunaan kakas walaupun belum standar Menetapkan kakas standar yang digunakan dalam organisasi Menggunakan kakas standar untuk membuat perbandingan investasi terutama dari sisi manfaat, biaya dan resiko Menggunakan kakas standar untuk mengevaluasi dan mengkomunikasikan investasi Mengintegrasikan kakas standar yang telah ditetapkan dengan sistem perusahaan yang ada Menggunakan kakas untuk penyesuaian dengan portofolio, rencana anggaran dan manajemen proyek

83

Tabel IV.1 Rekomendasi perbaikan value governance (Lanjutan) Atribut

Tingkat

SE

1 ke 4

3 ke 4

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

1 ke 2

ƒ ƒ

2 ke 3

ƒ

3 ke 4

ƒ ƒ

2 ke 3

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

1 ke 2 2 ke 3

RA

GSM

1 ke 4

2 ke 5

Tindakan Perbaikan

Peningkatan

3 ke 4

4 ke 5

ƒ ƒ ƒ

Mencari keahlian yang dibutuhkan untuk membangun business case Melakukan pelatihan formal walaupun belum ada perencanaan Mengunakan keahlian yang tersedia untuk mengidentifikasi investasi dalam dan antar kategori Membuat perencanaan pelatihan formal untuk mengelola keahlian yang ada. Mengunakan keahlian dengan maksimal untuk mendukung pengambilan keputusan, manajemen nilai dan manajemen proyek. Melaksanakan perencanaan pelatihan formal dengan konsisten Meningkatkan tanggung jawab fungsi TI dalam menyampaikan kemampuan dan layanan TI bagi bisnis organisasi Meningkatkan tanggung jawab TI dan pengguna bisnis untuk mengimplementasikan program dan untuk merealisasikan manfaat Menetapkan akuntabilitas untuk pencapaian manfaat bisnis, pengontrolan biaya, dan pengawasan investasi Memberikan tanggung jawab kepada pihak pelaksana dan yayasan untuk merealisasikan manfaat bisnis dari investasi TI Membuat perbandingan pengeluaran saat ini dengan anggaran investasi yang tersedia. Membuat laporan atas pencapaian manfaat dari investasi yang dilakukan. Manajemen eksekutif membuat objektif portofolio gabungan agar sejalan dengan strategi institusi. Membuat kriteria evaluasi yang sesuai Membuat laporan status kemajuan termasuk pemenuhan target dan usaha pengurangan resiko yang dilakukan. Membuat laporan berdasarkan objektif kinerja, pengukuran dan target yang telah ditetapkan. Melakukan pengawasan dan membuat ringkasan keseluruhan portofolio. Mencatat segala perubahan secara konsisten dan melakukan analisis akar permasalahan serta mengambil langkah perbaikan 84

85

b. Usulan perbaikan kematangan proses portfolio management Berdasarkan Gambar III.4 Tingkat kematangan proses PM, beberapa tindakan yang perlu dilakukan dalam rangka perbaikan diuraikan untuk tiap atribut berdasarkan tingkat kondisi saat ini hingga kondisi yang diharapkan. Sebagai contoh untuk Tanggung jawab dan Akuntabilitas (Responsibility and accountability (RA)) yang berada pada level 1 diberikan beberapa langkah perbaikan yang dapat dilakukan antara lain: 1. Menetapkan peran dan tanggung jawab

dan mendokumentasikannya.

(level 1 ke level 2) 2. Menciptakan keterlibatan manajemen TI dan bisnis dalam menyetujui program investasi. (level 1 ke level 2) 3. Memformalkan peran dan tanggung jawab yang telah ditetapkan sehingga fungsi TI dan bisnis mempunyai peran yang jelas dalam membangun business case. (level 2 ke level 3) 4. Meningkatkan keterlibatan fungsi TI dan manajemen bisnis dalam mengevaluasi, menetapkan prioritas dan memilih program investasi berbasis TI. (level 2 ke level 3) 5. Menggunakan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan dengan baik. (level 3 ke level 4) 6. Menempatkan

manajemen

portofolio

secara

terstruktur

dan

mengintegrasikan dengan keseluruhan model tata kelola perusahaan. (level 3 ke level 4) 7. Menempatkan tanggung jawab dan kepemilikan yang jelas dalam memperbaharuhi dan menyempurnakan business case. (level 3 ke level 4) 8. Menginformasikan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan kepada semua stakeholder. (level 3 ke level 4) Langkah-langkah perbaikan dapat dilihat secara lengkap pada Tabel IV.2.

Tabel IV.2 Rekomendasi perbaikan portfolio management Atribut

Tingkat

Peningkatan

Tindakan Perbaikan

AC

2 ke 5

2 ke 3

ƒ Menetapkan kebutuhan dalam mengelola program bisnis berbasis TI dalam sebuah portofolio ƒ Memahami praktek manajemen portofolio ƒ Meningkatkan dan melakukan komunikasi yang terstruktur dengan stakeholder tentang manajemen portofolio yang dilakukan. ƒ Menciptakan komitmen yayasan dan menajemen pelaksana atas portofolio yang telah ditetapkan ƒ Melakukan kajian ulang secara teratu atas kinerja portofolio ƒ Menjadikan manajemen portofolio sebagai budaya di institusi. ƒ Yayasan dan manajemen pelaksana secara proaktif meningkatkan kinerja portofolio. ƒ Melakukan evaluasi untuk memperbaharuhi portofolio sehingga dapat mencapai kesuksesan dan sejalan dengan strategi bisnis. ƒ Melakukan praktek manajemen portofolio berdasarkan pengalaman yang ada ƒ Membangun business case dan melakukan peninjauan secara umum atas program investasi ƒ Membangun siklus hidup investasi dan menerapkannya. ƒ Menetapkan kebijakan dan prosedur dalam memilih dan mengevalusi program. ƒ Memperhatikan keseluruhan portofolio dalam membuat business case. ƒ Membuat inventori sumber daya dan mengestimasi penggunaannya ƒ Melaksanana kebijakan dan prosedur manajemen portofolio investasi secara konsisten. ƒ Membuat kategori dari program investasi. ƒ Melakukan pengkajian ulang proses penseleksian dan proses persetujuan. ƒ Melakukan integrasi program investasi yang dipilih dengan manajemen sumber daya yang tersedia.

3 ke 4 4 ke 5

PSP

1 ke 4

1 ke 2 2 ke 3

3 ke 4

86

Tabel IV.2 Rekomendasi perbaikan portfolio management (Lanjutan) Atribut

Tingkat

Peningkatan

TA

1 ke 4

1 ke 2 2 ke 3 3 ke 4

SE

1 ke 4

1 ke 2

2 ke 3

3 ke 4

Tindakan Perbaikan ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Membangun kakas dibutuhkan walaupun masih berbeda-beda untuk tiap kelompok. Membuat sistem standar manajemen portofolio secara terpusat. Mengumpulkan informasi program untuk mendukung pembuatan keputusan. Mengimplemantasikan secara luas sistem manajemen portofolio standar. Melakukan evaluasi, prioritas, pengelolaan program, pelaporan kinerja program dengan menggunakan sistem standar yang ada. Mendefinisikan kebutuhan akan keahlian minumun yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas manajemen portofolio. Menggunakan pengalaman staf dalam membangun business case. Melakukan pelatihan untuk merespon kebutuhan. Mendefinisikan dan mendokumentasikan keahlian manajemen portofolio investasi. Membangun dan mengevaluasi business case untuk mengidentifikasi manfaat, biaya dan resiko, walaupun dengan keterbatasan keahlian. Membuat perencanaan pelatihan formal Menyediakan tenaga ahli untuk membangun, mengevaluasi dan memelihara business case. Menetapkan siklus hidup ekonomi yang lengkap atas manfaat, biaya dan resiko. Melaksanakan rencana pelatihan yang telah dibuat secara konsisten.

87

Tabel IV.2 Rekomendasi perbaikan portfolio management (Lanjutan) Tindakan Perbaikan

Atribut

Tingkat

Peningkatan

RA

1 ke 4

1 ke 2

ƒ ƒ

Menetapkan peran dan tanggung jawab dan mendokumentasikannya. Menciptakan keterlibatan manajemen TI dan bisnis dalam menyetujui program investasi

2 ke 3

ƒ

ƒ

Memformalkan peran dan tanggung jawab yang telah ditetapkan sehingga fungsi TI dan bisnis mempunyai peran yang jelas dalam membangun business case. Meningkatkan keterlibatan fungsi TI dan manajemen bisnis dalam mengevaluasi, menetapkan prioritas dan memilih program investasi berbasis TI. Menggunakan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan dengan baik. Menempatkan manajemen portofolio secara terstruktur dan mengintegrasikan dengan keseluruhan model tata kelola perusahaan. Menempatkan tanggung jawab dan kepemilikan yang jelas dalam memperbaharuhi dan menyempurnakan business case. Menginformasikan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan kepada semua stakeholder.

1 ke 2

ƒ ƒ

Menetapkan ukuran keuangan yang lebih lengkap dan menerapkannya secara konsisten. Menciptakan manajemen yang efektif dan melakukan penelusuran manfaat investasi.

2 ke 3

ƒ ƒ ƒ ƒ

Mendokumentasikan tujuan dan metrik yang ditetapkan. Menelusuri dan melaporkan manfaat berdasarkan metrik yang telah ditetapkan. Menyesuaikan kinerja manajemen dengan tujuan dan metrik yang ditetapkan Menetapkan metrik yang lebih lengkap, yang meliputi nilai finansial, non-finansial, keselarasan, resiko dan kelayakan. Membuat kelayakan portofolio investasi sebagai bagian dari informasi yang harus disediakan untuk manajemen eksekutif. Menyediakan pendanaan untuk semua kebutuhan dan pelaksanaan portofolio.

ƒ

3 ke 4

ƒ ƒ ƒ

GSM

1 ke 4

3 ke 4

ƒ ƒ

88

89

c. Usulan perbaikan kematangan proses investment management Berdasarkan Gambar III.5 Tingkat kematangan proses IM, beberapa tindakan yang perlu dilakukan dalam rangka perbaikan diuraikan untuk tiap atribut berdasarkan tingkat kondisi saat ini hingga kondisi yang diharapkan. Sebagai contoh untuk Kebijakan, standar dan prosedur (Polices, Standard and Procedure (PSP)) yang berada pada level 2 diberikan beberapa langkah perbaikan yang dapat dilakukan antara lain: 1. Menetapkan format standar business case yang meliputi analisis manfaat, biaya dan resiko. (level 2 ke level 3) 2. Mendefinisikan business case setiap program dengan baik berdasarkan standar yang telah ditetapkan. (level 2 ke level 3) 3. Mengklarifikasi hasil bisnis dan mengidentifikasi lingkup insiatif yang dibutuhkan untuk mencapai hasil, termasuk mengelola resiko program. (level 2 ke level 3)

4. Membuat business case yang komprehensif dan lengkap.(level 3 ke level 4) 5. Memperbaharuhi business case secara teratur untuk menggambarkan situasi saat ini. (level 3 ke level 4) 6. Mengevaluasi ulang secara teratur, merevisi dan membatalkan program investasi jika diperlukan. (level 3 ke level 4) 7. Mencari umpan balik dalam usaha untuk meningkatkan pelaksanaan program investasi. (level 4 ke level 5) 8. Memonitor secara teratur dan mengoptimalkan nilai investasi dalam siklus hidupnya. (level 4 ke level 5) 9. Menggunakan hasil pembelajaran yang diperoleh sebelumnya untuk meningkatkan proses manajemen investasi. (level 4 ke level 5) Langkah-langkah perbaikan dapat dilihat secara lengkap pada Tabel IV.3.

Tabel IV.3 Rekomendasi perbaikan investment management Atribut AC

Tingkat

Peningkatan

1 ke 4

1 ke 2 2 ke 3

PSP

2 ke 5

Tindakan Perbaikan ƒ ƒ ƒ ƒ

3 ke 4

ƒ

2 ke 3

ƒ ƒ ƒ

Meningkatkan kesadaran manajemen bahwa TI sebagai alat bisnis. Menetapkan nilai bisnis dari investasi berbasis TI. Menciptakan pemahaman manajemen untuk mengelola investasi TI sebagai program. Meningkatkan pemahaman akan pentingnya perubahan organisasi dari pada teknologi yang terlibat. Menciptakan komitmen yayasan dan manajemen pelaksana untuk dapat bertanggung jawab atas perubahan organisasi, realisasi manfaat dan untuk mengelola semua investasi berbasis TI. Menetapkan format standar business case yang meliputi analisis manfaat, biaya dan resiko. Mendefinisikan business case setiap program dengan baik berdasrkan standar yang telah ditetapkan. Mengklarifikasi hasil bisnis dan mengidentifikasi lingkup insiatif yang dibutuhkan untuk mencapai hasil, termasuk mengelola resiko program.

3 ke 4

ƒ ƒ ƒ

Membuat business case yang komprehensif dan lengkap. Memperbaharuhi business case secara teratur untuk menggambarkan situasi saat ini. Mengevaluasi ulang secara teratur, merevisi dan membatalkan program investasi jika diperlukan.

4 ke 5

ƒ ƒ ƒ

Mencari umpan balik dalam usaha untuk meningkatkan pelaksanaan program investasi. Memonitor secara teratur dan mengoptimalkan nilai investasi dalam siklus hidupnya. Menggunakan hasil pembelajaran yang diperoleh sebelumnya untuk meningkatkan proses manajemen investasi. 90

Tabel IV.3 Rekomendasi perbaikan investment management (Lanjutan) Atribut TA

Tingkat

Peningkatan

1 ke 4

1 ke 2 2 ke 3

3 ke 4

Tindakan Perbaikan ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

SE

1 ke 5

1 ke 2

ƒ

2 ke 3

ƒ ƒ

3 ke 4

ƒ ƒ ƒ

4 ke 5

ƒ ƒ ƒ

Menggunkan kakas yang sesuai walaupun masih berbeda antar kelompok Menggunakan kakas standar yang ada untuk mendukung pengembangan business case. Membangun dan mendefinisikan road map program Mendefinisikan hasil bisnis yang diharapkan. Menentukan kontribusi dan asumsi yang dibutuhkan untuk mencapai hasil bisnis. Menentukan kakas perencanaan proyek yang akan digunakan. Menggunakan kakas perencanaan proyek untuk mengotomatisasi dan mengawasi manajemen investasi TI. Menyediakan instrumen pedoman (meliputi manfaat, biaya dan resiko) untuk menelusuri kinerja program secara teratur. Menumbuhkan keahlian yang luas dalam fungsi TI dalam mengestimasi pengeluaran, hasil bisnis, dan manfaat finansial dari investasi berbasis TI. Membangun keahlian dalam manajemen invstasi. Menciptakan keahlian dalam mengestimasi manfaat tangible dan intangible sebaik menilai resiko dan hasil bisnis. Menyediakan keahlian dalam manajemen proyek Membangun alternatif aksi yang mungkin untuk mencapai hasil bisnis Menyediakan keahlian dalam organisasi untuk mengelola dan mengevaluasi manfaat yang dihasilkan oleh program. Menyediakan keahlian dan tenaga ahli untuk menilai dan melaporkan secara konsisten kinerja program. Membuat laporan program secara individual atau secara keseluruhan portofolio. Meningkatkan keahlian agar sesuai dengan tujuan institusi. 91

Tabel IV.3 Rekomendasi perbaikan investment management (Lanjutan) Atribut RA

Tingkat

Peningkatan

Tindakan Perbaikan

1 ke 4

1 ke 2

ƒ

2 ke 3

ƒ ƒ

3 ke 4

ƒ ƒ ƒ

GSM

2 ke 5

2 ke 3 3 ke 4

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

4 ke 5

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Menciptakan tanggung jawab fungsi TI untuk dapat menyampaikan kemampuan TI dan layanan TI bagi bisnis. Menetapkan kepemilikan dalam bagian perbagian untuk merealisasikan manfaat. Membagi tanggung jawab antara TI dan penguna bisnis dalam mengimplementasikan program dalam berbagai kategori. Meningkatkan tanggung jawab untuk merealisasikan manfaat. Menetapkan akuntabilitas untuk mencapai manfaat bisnis, penyampaiannya dan pengontrolannya. Menentukan peran dan tanggung jawab yayasan untuk merealisasikan manfaat dari investasi berbasis TI. Menetapkan proses untuk membangun kategori yang berbeda dari investasi. Membuat pelaporan dan perbandingan realisasi dari manfaat yang diharapkan. Membangun objektif portofolio gabungan agar sejalan dengan arahan strategis institusi. Menetapkan kriteria evaluasi untuk mendukung transparansi, pengulangan dan perbandingan program. Membuat status pelaporan investasi yang meliputi objektif yang direncanakan dan yang dicapai, proses penyampaian dan pengelolaan resiko. Menetapkan objektif kinerja, ukuran dan target untuk setiap invetasi berbasis TI. Membuat laporan berdasarkan objektif, ukuran dan target yang telah ditetapkan. Melakukan pengawasan untuk menciptakan sebuah metoda peringkasan cara pandang pada keseluruhan portofolio. Mencatat semua pengecualian secara teratur. Melakukan analisis akar permasalahan dan menerapkan langkah-langkah perbaikan. 92

93

IV.3 Usulan Perencanaan Investasi Berdasarkan Business Case Berdasarkan analisis business case yang telah dilakukan pada Bab III bagian III.4.2, beberapa hal yang dapat menjadi menjadi usulan dan perbaikan antara lain: 1. Pengumpulan data-data fakta yang akan digunakan dinyatakan secara tertulis dan dilakukan penyamaan persepsi atas data yang dimaksudkan. Misalnya konsep e-learning yang dipilih untuk dikembangkan, didefinisi dengan konsisten sehingga dapat dipahami oleh semua stakeholder yang terlibat. 2. Analisis keselarasan telah dilakukan terhadap sasaran bisnis institusi, namun hal ini masih terlalu luas. Analisis keselarasan hendaknya juga dilakukan visi dan misi yang lebih spesifik, misalnya ditingkat program studi sehingga bentuk e-learning yang dipilih benar-benar dapat menunjang pengembangan program studi khususnya dan institusi umumnya. Analisis keselarasan juga harus dilakukan dengan perencanaan bisnis dan TI yang telah ada sehingga investasi yang dilakukan dapat menjadi bagian pengembangan perencanaan bisnis atau perencanaan TI. Analisis keselarasan ini akan membawa jawaban akan efektifitas dan efisiensi sebuah investasi TI yang dilakukan. 3. Analisis manfaat finansial perlu dilakukan untuk dapat membuat perbandingan

kondisi

sebelum

pengembangan

dan

sesudah

pengembangan. Walaupun merupakan bagian dari pengembang sistem perpustakan hendaknya analisis finansial dilakukan secara lebih lengkap untuk dapat melihat dampaknya terhadap sumber daya TI secara luas dalam institusi. 4. Investasi dan pengembangan e-learning telah membawa beberapa manfaat non-finansial, sehingga tidak ada usulan yang diberikan. 5. Dari hasil analisis resiko diperlukan beberapa tindakan seperti: a. Pendefinisian

konsep

e-learning

dikomunikasikan ke semua stakeholder.

yang

akan

digunakan

94

b. Pengembangan e-learning yang dilakukan harus menjadi bagian yang tak terpisahkan dari sistem yang ada untuk dapat memenuhi kebijakan dan aturan keamanan yang telah ada. c. Perubahan konsep pembelajaran harus dikomunikasikan agar hasil bisnis yang diharapkan oleh institusi tetap ada dan selaras dengan sistem pembelajaran politeknik. d. Penjadwalan dilakukan lebih rinci sehingga dapat diketahui kapan penghentian

program

dan

memudahkan

dalam

pengimplementasiannya. 6. Berdasarkan matrik keputusan pada Tabel III.7, maka diusulkan keputusan pengembangan e-learning dapat dimasukan dalam prioritas portofolio dan pengembangannya difokuskan pada keuntungan non-finansial yang dapat diperoleh oleh Politeknik Caltex Riau. 7. Bentuk dokumen business case merupakan bentuk business case yang telah diuraikan dari langkah 2 hingga langkah 6 pada bagian 3.4.2, dan dapat mengikuti bentuk business case yang ada pada Lampiran E. 8. Tidak ada peninjauan business case karena tidak sampai pada pelaksanaan dan penghentian program. Peninjauan pelaksanaan business case akan lebih menggambarkan bagaimana realisasi manfaat yang ada serta bagaimana kemampuan bisnis, teknikal dan operasional dapat diperoleh. Analisis business case yang dilakukan dalam bentuk analisis keselarasan, analisis non-finansial, analisis resiko memberikan kesimpulan bahwa keputusan dilaksanakannya investasi e-learning dilakukan dengan fokus utama pada manfaat non-finansial bagi institusi Politeknik Caltex Riau.

95

IV.4 Usullan Pengam mbilan Kep putusan Inv vestasi TI Berdasarkkan analisis yang telahh dilakukan n pada pereencanaan ddan pengam mbilan keputusann yang dilakkukan oleh Politeknik P Caltex C Riau, dapat dinilai bahwa proses p investasi TI T yang dilaakukan massih kurang maksimal m d belum m dan memberikan n nilai lebih bagii organisasi. Oleh kareena itu diussulkan tahappan pengam mbilan kepu utusan proses invvestasi sehiingga nantinnya investaasi TI yangg dilakukann dapat mem mberi nilai tambbah yang maksimal m baagi proses bisnis b Politteknik Calteex Riau. Usulan U tersebut daapat dilihat pada gambbar IV.25 beerikut:

Mengideentifikasi peelaksanaan proses-pros p ses Val IT

Melakukaan analisis kematangan k

Melaakukan anallisis businesss case

Menetapkaan keputusaan investasi TI

Gambarr IV.25 Usuulan langkah h pengambiilan keputussan Langkah-llangkah penngambilan keputusan k pada p Gambaar IV.25 diuuraikan sebaagai berikut: 1. Mengiidentifikasi pelaksanaaan proses-prroses Val IT T Pelakssanaan prosses–proses Val IT diidentifikasi untuk menngetahui lin ngkup yang belum b dilakukan atauu yang sudah dilakukan namun masih mem miliki kinerjaa yang masiih kurang baaik. Proses identifikasii terbagi ataas 3 bagian yaitu: y a. Mengidenntifikasi proses value go overnance Pengidenttifikasian

ini

memb berikan

k kepastian

bbahwa

prraktek

manajemeen nilai melekat m dalam institusi, dan m membantu dalam d mengoptim malkan nilaai dari inveestasi berbaasis TI dalaam siklus hidup h

96

ekonominya. Pengidentifikasian ini juga akan memberikan level persetujuan manajemen pada prinsip tata kelola nilai, level kepemimpinan dan derajat kepatuhan pada proses manajemen nilai serta level dan bentuk karakteristik portofolio yang akan digunakan. b. Mengidentifikasi proses portfolio management Pengidentifikasian proses ini memberikan kepastian kepada institusi untuk mengoptimalkan nilai dalam portofolio investasi berbasis TI. Pengidentifikasian ini juga akan memberikan level kepuasan akan kontribusi TI dalam nilai bisnis institusi, menggambarkan persentase pengeluaran TI yang secara langsung memberi dampak pada strategi bisnis serta persentase meningkatnya nilai portofolio. c. Mengidentifikasi proses investment management Pengidentifikasian proses ini memberikan kepastian kontribusi investasi berbasis TI yang dilakukan institusi membawa nilai yang optimal. Pengidentifikasian ini juga akan memberikan timbulnya ideide baru dalam kategori investasi, memberikan hal-hal yang diperlukan untuk sebuah business case yang lengkap dan penggunaannya serta memberikan persentase realisasi nilai yang diharapkan. 2. Melakukan analisis kematangan Pelaksanaan analisis kematangan yang dilakukan pada tiga domain proses utama Val IT dapat memberikan gambaran yang lebih spesifik tentang langkah-langkah perbaikan proses-proses Val IT yang perlu dilakukan dalam meningkatkan kinerja. Analisis kematangan yang dilakukan pada Politeknik Caltex Riau menunjukkan bahwa pelaksanaan investasi yang dilakukan masih berada pada level 1 hingga level 2 dan menginginkan berada pada level 4 hingga level 5. Untuk dapat mencapainya Politeknik Caltex Riau dapat mengikuti usulan perbaikan kematangan yang ada pada Tabel IV.1 hingga Tabel IV.3.

97

3. Melakukan analisis business case Pelaksanaan analisis business case memberikan gambaran yang lebih spesifik tentang manajemen investasi yang dilakukan dengan bisnis organisasi, dan juga memberikan gambaran mengenai semua pengaruh dan manfaat yang mungkin terjadi atau yang akan diperoleh oleh organisasi pada saat melaksanakannya. Tingkat kompleksitas business case sebuah program investasi yang digunakan dalam mengambil keputusan investasi tergantung pada kategori investasi yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan proses – proses Val IT. Analisis business case yang dilakukan pada Politeknik Caltex Riau dalam bentuk analisis keselarasan, analisis non-finansial, analisis resiko memberikan bahwa keputusan dilaksanakannya investasi e-learning dilakukan dengan fokus utama pada manfaat non-finansial bagi institusi Politeknik Caltex Riau. Analisis business case ini juga memberikan hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dan diperbaiki dalam sebuah business case sehingga dapat memberi gambaran kelayakan sebuah investasi dan terhindarnya dari kegagalan. 4. Menetapkan keputusan investasi TI Proses menetapkan keputusan investasi yang dilakukan merupakan tahapan akhir untuk menentukan dilaksanakan atau tidaknya sebuah program investasi. Keputusan investasi TI yang dilakukan dapat menggunakan hasil analisis terhadap business case yang telah dilakukan pada sebuah rencana investasi. Analisis business case ini merupakan bagian dari proses Val IT yaitu Investment Management. Rencana investasi TI yang akan dilakukan oleh Politeknik Caltex Riau berupa pengembangan e-learning dapat dilakukan dengan semua pertimbangan dan tinjauan yang diuraikan pada tahapan analisis business case dan dalam uraian pada bagian IV.3.