Bab III Analisis Investasi Teknologi Informasi III.1
Profil Politeknik Caltex Riau
Politeknik Caltex Riau (PCR) adalah satu-satunya Politeknik di kawasan Provinsi Riau yang berkedudukan di Pekanbaru. Politeknik ini didirikan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 40/D/O/2001 tertanggal 5 Juni 2001 yang saat ini mempunyai 8 program studi. Pada awal berdirinya Politeknik Caltex Riau mempunyai 3 program studi Diploma 3, kemudian dengan perkembangan wilayah, dunia kerja, industri dan masyarakat maka saat ini berkembang menjadi 8 program studi yang terdiri dari 5 program Studi Diploma 3 (Teknik Komputer, Teknik Elektronika, Teknik Telekomunikasi, Teknik Mekatronika dan Akutansi) dan 3 Program Studi Diploma 4 (Teknik Informatika, Teknik Sistem Informasi dan Teknik Elektronika Telekomunikasi). Program Studi Diploma 4 disebut juga dengan Program Sarjana Profesional dan memiliki gelar sebutan Sarjana Sain Terapan (S.ST). Politeknik Caltex Riau selalu berusaha untuk selalu memanfaatkan sumber daya yang ada untuk selalu meningkatkan dharma baktinya kepada masyarakat industri maupun masyarakat awam pada umumnya. Dharma bakti ini terangkum dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi yakni Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Agar pelaksanaan Tri Dharma berjalan seperti yang diharapkan, dibawah ini beberapa upaya konkret yang akan dilakukan: a. Menumbuhkan motivasi kerja untuk semua unsur mendukung unit-unit yang ada di Politeknik Caltex Riau. b. Menciptakan suasana akademik yang mencerminkan komitmen untuk menjalankan tugas sesuai fungsinya. c. Mengupayakan kesinambungan program kerja dengan mencari dukungan dana diluar dana SPP. d. Selalu mengupayakan pengembangan sistem pendidikan yang memberikan kesempatan seluas-luasnya untuk mengakses sistem pendidikan di Politeknik Caltex Riau. e. Selalu mengupayakan efisiensi kinerja dalam pelaksanaan Tri Dharma. 31
32
f. Selalu mengupayakan relevansi kandungan sistem pendidikan di Politeknik Caltex Riau dengan dunia industri. III.2
Visi, Misi, dan Tujuan Politeknik Caltex Riau
Politeknik Caltex Riau sebagai penyelenggara pendidikan memiliki visi, misi dan tujuan yang ingin dicapai, yaitu : 1. Visi:
Diakui sebagai Politeknik Unggulan yang Dapat Bersaing Secara
Global. 2. Misi: a. Menyelenggarakan Sistem Pendidikan Profesional yang menghasilkan Sumber Daya Manusia, Barang dan Jasa yang berkualitas. b. Menghasilkan lulusan yang profesional/terampil dan ahli di bidangnya, berpikir terbuka (open minded) serta siap bersaing di pasar global berdasarkan kompetensi dunia industri pada tingkat nasional maupun internasional dengan menyediakan sebuah lingkungan belajar yang baik bagi mahasiswa. c. Ikut berperan aktif dalam pengembangan asosiasi profesi yang menunjang kelancaran hubungan institusional dengan masyarakat industri. d. Mengembangkan dan menerapkan nilai-nilai etika, moral agama dan moral akademis. e. Mengembangkan riset terapan untuk melayani kebutuhan industri yang meliputi kebutuhan sumber daya manusia, konsultasi teknis dan penelitian 3. Tujuan Politeknik a. Membuka dan menyelenggarakan program studi yang berbasis kepada kebutuhan tenaga ahli madya profesional (Diploma III) dan Sarjana profesional (Diploma IV) khususnya pada industri-industri di Indonesia. b. Mempersiapkan lulusan Politeknik yang mampu bekerja sesuai dengan program studinya secara mandiri, maupun di bawah pengawasan dan bimbingan serta mempunyai tanggung jawab manajerial.
33
Dengan memperhatikan Visi dan Misi, maka tujuan dan sasaran yang akan diraih dalam periode 5 tahun mendatang yang dimulai sejak tahun 2007 (periode 20072011) adalah sebagai berikut: a) Mengembangkan komitmen akademik 1. Mensosialisasikan visi, misi, nilai, etika, tingkah laku, dan moral akademik Politeknik Caltex Riau melalui beberapa aktivitas seperti seminar, diskusi dan pelatihan. 2. Mengembangkan lingkungan kerja yang kondusif untuk melayani para pengajar (dosen) dan staf administrasi agar bekerja secara nyaman dan menyenangkan, serta menyediakan sarana dan prasarana kerja yang memadai. 3. Memperbaiki kesejahteraan para pengajar (dosen) dan staf administrasi secara berkelanjutan dengan cara yang sistematik, yang berdasarkan prestasi kerja serta melalui proyek-proyek penelitian bersama dan kerjasama dengan pihak industri. b) Mengembangkan pendidikan yang berkualitas dan relevan 1. Untuk mampu bersaing dalam persaingan global, maka sebelum tahun 2011 ditargetkan sebagian besar proses perkuliahan dilaksanakan dengan menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar. 2. Mengembangkan pendidikan yang berkualitas dan relevan melalui pengembangan proses belajar mengajar, pengembangan bahan ajar termasuk bahan ajar berbasis web (web based teaching aid material) dan buku-buku rujukan. 3. Melengkapi laboratorium dan bengkel dengan peralatan praktikum yang terbaru dengan jumlah yang mencukupi sesuai dengan jumlah mahasiswa. 4. Meningkatkan kompetensi mahasiswa di bidang teknologi informasi, sebagai kompetensi tambahan. 5. Mengembangkan kualitas kesejahteraan mahasiswa dengan menyediakan sarana komprehensif bagi perkembangan kemampuan pribadi dan sosial seperti nilai-nilai etika dan moral akademik, minat dan bakat, enterpreneurship, organisasi kemahasiswaan, aktivitas masyarakat.
34
c) Mengembangkan kemampuan penelitian dan pelayanan masyarakat 1. Mengembangkan sarana dan prasarana penelitian seperti sambungan internet, jurnal ilmiah, dan buku-buku teks terbaru. 2. Mengembangkan peran laboratorium sebagai pusat penelitian untuk minat/ bidang- bidang tertentu. 3. Mengembangkan lingkungan bagi aktivitas penelitian melalui diskusi internal terjadwal, mendirikan grup riset yang berbasis pada ketertarikan dan keahlian. 4. Mengembangkan penelitian terapan yang berorientasi pada hasil akhir (end product) yang memiliki nilai tambah ekonomis secara mandiri atau bekerjasama (berkolaborasi) dengan industri, pemerintah atau lembaga lainnya di tingkat nasional dan bahkan dimungkinkan di tingkat internasional. 5. Mendorong jumlah dan kualitas publikasi ilmiah, baik tingkat nasional maupun internasional 6. Memperdayakan Lembaga penelitian dan pengabdian pada masyarakat (LP2M) agar lebih mampu mengelola persoalan penelitian dan pengabdian pada masyarakat dengan melengkapi dengan personal yang memiliki kemampuan dan peralatan yang layak. 7. Pemberdayaan Politeknik Caltex Riau sebagai penyelenggara pelatihan industri yang berbasis kompetensi dan bersertifikat. d) Mengembangkan Manajemen dan Organisasi 1. Mengembangkan sistem manajemen yang transparan. 2. Meningkatkan efisiensi dalam pemakaian sumber daya (listrik, air dan telepon) yang terus ditingkatkan melalui on-line monitoring yang berbasis teknologi informasi. 3. Mengembangkan manajemen pendidikan dan organisasi termasuk pengelolaan jurusan, laboratorium dan unit lainnya, melalui seminar, pertemuan dan workshop. 4. Mengembangkan sistem jaminan kualitas (Quality Assurance) terutama dalam proses penyelenggaraan dan hasil pendidikan berbasis ISO 9001:2000.
35
5. Mengembangkan sistem pengambilan keputusan atau DSS (Decision Support System) dalam hal jenjang karir staf, sistem informasi perpustakaan, distribusi risalah keputusan dan manajemen suku cadang. Pengembangan DSS tersebut juga dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi manajemen. 6. Mengupayakan adanya industrial board untuk mengelola jalur komunikasi antara Politeknik Caltex Riau dan pihak industri; dan dapat digunakan untuk mengembangkan kurikulum, penelitian bersama, kesempatan kerja mahasiswa dan kerjasama lainnya. 7. Mengembangkan sistem evaluasi diri secara berkala untuk pengembangan sistem Politeknik Caltex Riau dan untuk kepentingan akreditasi nasional. 8. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi internal management. 9. Menumbuhkan motivasi dan mekanisme kerja yang baik (terus menerus mengajak bekerja dengan baik & selalu memotivasi). e) Mengembangkan Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia 1. Menambah jumlah dosen, asisten, teknisi dan staf administrasi, sesuai dengan kebutuhan untuk kelancaran proses belajar mengajar 2. Meningkatkan kemampuan berbahasa inggris para staf pengajar agar siap melaksanakan perkuliahan dengan menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa pengantar. 3. Meningkatkan kualitas dosen melalui studi lanjut (S2 dan S3) sesuai bidang keahliannya, pelatihan, seminar dan workshop. 4. Mengembangkan kualitas staf administrasi melalui studi lanjut atau pelatihan yang sesuai dengan bidang yang langsung terkait dengan tugas. 5. Meningkatkan ketepatan kenaikan jabatan fungsional dosen melalui perencanaan karir terpadu
36
III.3
Struktur Organisasi
Struktur organisasi saat ini
Gambar III.1 Struktur organisasi Politeknik Caltex Riau
37
nalisis Peniilaian Invesstasi Tekno ologi Inform masi An
III.4
Penilaian investasi teknologi t i informasi di d Politeknnik Caltex Riau dilak kukan dengan tahhapan seperrti yang terggambar dalaam Gambar III.2
1 2 3
• Peng gidentifikaasian prosees-proses Val V IT yanng telah dilak kukan
• Anallisis peren ncanaan investasi deengan busiiness case
• Anallisis kemattangan pro oses-prosees Val IT
Gaambar III.2 Tahapan peenilaian invvestasi TI 1. Menngidentifikaasian prosess-proses Vall IT untuk melihat m sejaauh mana proses p telahh
ada
daan
pelaksaanaannya. Pengidentiifikasi
dilaakukan
deengan
mennyebarkan kuesioner k k kepada pim mpinan dan tim puskoom yang ad da di Politeknik Calttex Riau. Kuesioner K d yang lebihh lengkap terlampir dalam Lam mpiran A. 2. Mennganalisis perencanaan p n investasi menggunaakan konsepp business case denggan mengam mbil contohh perencanaan investasii e-learningg yang dilak kukan olehh Politeknikk Caltex Riaau pada awaal periode 2008/2009. 2 H Hasil analissis ini akann menggam mbarkan alasan untuk dapat d menoolak atau m menerima seebuah inveestasi 3. Mennganalisis tingkat keematangan pelaksanaaan proses--proses Vaal IT berddasarkan pannduan matrrik kematang gan untuk ketiga k domaain proses Val V IT yangg terlampirr dalam Laampiran C. Hasil anaalisis ini akkan menunjjukan langgkah-langkaah perbaikaan yang perlu p diperrhatikan seehingga tin ngkat kem matangan sem makin baik.
38
III.4.1 Identifikasi Proses-proses Val IT Proses pelaksanaan analisis investasi teknologi informasi yang ada di Politeknik Caltex Riau dilakukan dengan mengidentifikasi terlebih dahulu proses-proses Val IT yang harus ada. Berdasarkan hasil survey kuesioner menjelaskan ada atau tidak adanya proses Val IT tersebut. Hasil kuesioner yang dilakukan pada Politeknik Caltex Riau dilakukan berdasarkan jawaban YA atau TIDAK yang kemudian dipersentesekan serta dilihat performanya jika ada. Kuesioner ini diberikan kepada 18 orang pegawai Politeknik Caltex Riau, seperti yang tercantum dalam Tabel III.1 dan Tabel III.2. Berdasarkan persentase jawaban YA atau TIDAK dapat diambil kesimpulan apakan sebuah proses Val IT telah dilakukan. Jika jawaban YA > (lebih besar dari) 50 % dinyatakan bahwa proses Val IT tersebut sudah dilakukan. Jika proses belum dilakukan maka akan diusulkan langkah-langkah pelaksanaannya, namun jika proses telah dilakukan akan dilihat kinerjanya dengan penilaian tertinggi dari pernyataan Sangat Baik, Baik, Cukup, Kurang Baik, Ragu-ragu, atau Tidak Dapat Diterapkan akan diambil sebagai kesimpulan serta akan diberikan langkahlangkah perbaikan yang mungkin dilakukan untuk meningkatkan kinerja proses tersebut. Tabel III.1 Data responden per unit organisasi No
Unit Organisasi
1.
Pengurus Yayasan Politeknik Caltex Riau (PCR) Pimpinan Politeknik Caltex Riau (PCR)
2. Total
Jumlah Responden 1 17 18
Untuk data responden yang lebih lengkap dapat dilihat pada tabel III.2
39
Tabel III.2 Data lengkap responden No
Jabatan
Unit Organisasi
Jumlah Responden
Yayasan PCR
1
1
Sekretaris Yayasan PCR
2
Wakil Direktur
PCR
1
3
Asisten Direktur
PCR
4
4
Kepala program studi
PCR
5
5
Kepala Rumah Tangga
PCR
1
6
Kepala BAAK
PCR
1
7
Kepala Pusat Komputer
PCR
1
8
Anggota Tim Puskom
PCR
4
Total
18
Untuk bentuk kuesioner yang disebarkan dapat dilihat pada Lampiran A dan rekapitulasi hasil kuesioner dapat dilihat pada lampiran B. III.4.1.1 Pengidentifikasian Value Governance (VG) Tujuan dan sasaran Value Governance adalah untuk dapat mengoptimalkan nilai dari sebuah investasi berbasis TI. Hasil pengidentifikasi proses Value Governance berdasarkan kuesioner yang ada pada lampiran A dapat dilihat pada Tabel III.3 Dari Tabel III.3 sebagai contoh adalah proses VG3 yaitu mendefinisikan karakteristik portofolio di Politeknik Caltex Riau belum ada, karena 49% responden menyatakan TIDAK atau belum dilaksanakannya proses tersebut. Contoh lain proses VG5 yaitu Proses membangun monitoring tata kelola yang efektif sudah ada (67% responden menyatakan YA) dengan performa dari proses ini Cukup (75% responden menyatakan Cukup). Untuk lebih lengkapnya hasil rekapitulasi kuesioner dapat dilihat pada Lampiran B.
Tabel III.3 Hasil pengidentifikasian proses value governance No
Proses
VG1
Memastikan sudah diinformasikan dan dilaksanakannya kepemimpinan Apakah semua pimpinan institusi sudah mempunyai pemahaman tentang isu Teknologi Informasi (TI) yang strategis, seperti ketergantungan pada TI, pemahaman akan teknologi dan kemampuannya, serta pemahaman mengenai dampak potensial bagi strategi bisnis institusi? Apakah aturan atau tata cara pelaporan dari Pusat Komputer (PUSKOM) sudah sejalan dengan pentingnya TI bagi Politeknik Caltex Riau? Apakah dilakukan diskusi secara rutin antara pimpinan tentang perubahan bisnis yang disebabkan teknologi saat ini atau teknologi yang baru dan terdapat tanggung jawab yang jelas di masing-masing pimpinan? Apakah hal - hal yang merupakan nilai bagi institusi telah dipahami dan dikomunikasikan pada seluruh komponen institusi? Apakah strategi institusi dan strategi TI sudah terintegrasi dan telah dapat menghubungkan institusi, konsep bisnis, dan tujuan TI dengan jelas serta telah dikomunikasikan secara luas dan selalu diperbaharui dengan rutin? Mendefinisikan dan mengimplementasikan proses-proses
Ya
Baik
Ya
Baik
Ya
Baik
Ya
Baik
Ya
Baik
Ya
Cukup
Ya
Cukup
Apakah kerangka tata kelola yang konsisten dan prinsip kontrolnya telah didefinisikan dengan konsisten?
Ya
Kurang Baik
Ya
Baik
Ya
Baik
Ya
Cukup
Ya
Cukup
1 2 3 4 5 VG2 6 7 8 9 10
Eksistensi
Apakah dilakukan penilaian terhadap proses yang ada saat ini, dalam usaha mengindentifikasikan perbaikan dan perubahan yang diperlukan? Apakah prioritas investasi TI dilakukan dalam kerangka keseluruhan perencanaan di institusi PCR? Apakah telah dilakukan pendefinisian, pengimplementasian yang secara konsisten dari tujuan dan metrik prosesproses yang strategik bagi institusi PCR? Apakah telah dilakukan pendefinisian, pengimplementasian, dan komunikasi atas peran, tanggungjawab dan akuntanbilitas bagi semua personel di institusi PCR dalam hubungannya dengan portofolio dari program investasi bisnis; dan layanan, aset dan sumber daya TI sehingga memungkinkan peran dan tanggungjawab ditetapkan?
40
Performa
Tabel III.3 Hasil pengidentifikasian proses value governance (Lanjutan) No 11 VG3 12 13 14 15 16 VG4 17 18 19 20 VG5 21 22 23 24 VG6 25
Proses
Eksistensi
Apakah telah terdapat struktur organisasi yang jelas dan yang memiliki kordinasi dan komunikasi yang optimal dengan seluruh stakeholder dan fungsi bisnis lainnya? Mendefinisikan karakteristik portofolio Apakah institusi PCR telah memiliki portofolio investasi TI dan dikelola sesuainya isinya? Apakah telah dilakukan pengelompokan atau pengkategorian investasi dalam portofolio? Apakah sudah dibuat dan dikomunikasikan kriteria evaluasi untuk setiap kategori yang dilakukan? Apakah telah ditetapkan bobot untuk setiap kriteria yang dilakukan? Apakah telah didefinisikan persyaratan awal dan detail untuk setiap kategori yang dilakukan? Keselarasan dan integrasi manajemen nilai dengan perencanaan keuangan institusi Apakah telah dilakukan pembuatan anggaran secara keseluruhan (investasi dan operasional bisnis) dan pelaksanaan yang tepat untuk tiap periode akademik? Apakah dilakukan analisis dampak anggaran yang dikeluarkan bagi institusi PCR dengan pelaksanaan sebenarnya? Apakah perubahan anggaran dilakukan dengan prioritas investasi TI? Apakah perencanaan investasi dilakukan dengan melihat perencanaan investasi TI yang telah ada sebelumnya? Membangun monitoring tata kelola yang efektif Apakah ada metrik antara aktivitas dan ukuran kinerja yang telah disetujui oleh pimpinan institusi PCR? Apakah proses pengumpulan data untuk pengawasan tata kelola dilakukan secara tepat dan efektif? Apakah telah didefinisikan teknik dan metoda pelaporan yang dapat memberikan gambaran yang jelas bagi pimpinan dan Yayasan PCR? Apakah telah dilakukan indentifikasi dan pengawasan atas aksi-aski yang dilakukan manajemen/pelaksana PCR? Peningkatan praktek manajemen nilai yang terus menerus Apakah telah dilakukan peningkatan manajemen nilai dari proses pembelajaran yang telah dilakukan sebelumnya?
41
Ya
Performa Baik
Tidak Ya
Kurang Baik
Ya
Kurang Baik
Tidak Tidak Tidak Ya
Cukup
Ya
Baik
Ya
Cukup
Ya
Kurang Baik
Ya
Baik
Ya Ya
Cukup Kurang Baik
Ya
Cukup
Ya
Cukup
Ya Ya Ya
Cukup Cukup Cukup
42
III.4.1.2 Pengidentifikasian Portfolio Management (PM) Tujuan dan sasaran Portfolio Management (PM) dalam kerangka Val IT adalah untuk memastikan bahwa perusahaan aman atau memiliki kepastian dalam mengoptimalkan nilai investasi TI dalam portofolionya. Hasil pengidentifikasi proses Portfolio Management berdasarkan kuesioner yang ada pada lampiran A dapat dilihat pada tabel III.4 berikut ini: Berdasarkan Tabel III.4 untuk proses PM1 Membangun arahan strategik dan menggabung target investasi, telah dilakukan di Politeknik Caltex Riau dikarenakan data menunjukkan 81% responden menyatakan YA, akan tetapi performa proses ini Cukup (75% responden menyatakan Cukup). Hasil rekapitulasi kuesioner lengkap dapat dilihat pada Lampiran B.
42
Tabel III.4 Hasil pengidentifikasian proses portfolio management No
Proses
Eksistensi
PM1 Membangun arahan strategik dan menggabung target investasi 26 Apakah telah dilakukan keselarasan antara strategi bisnis dan peran TI di Institusi? Apakah terdapat pemahaman yang sama tentang peran TI oleh bisnis dan fungsi TI dan apakah hal 27 ini telah dikomunikasikan secara luas? Apakah alokasi pendanaan investasi TI telah selaras dengan arah strategis institusi baik secara 28 finansial, non finansial dan resikonya? 29 Apakah strategi dan tujuan bisnis sudah diterjemahkan dalam strategi dan tujuan TI? PM2 Menentukan ketersediaan dan sumber dana 30 Apakah telah ditetapkan prosedur pendanaan investasi? PM3 Mengelola ketersediaan sumber daya manusia 31 Apakah sudah ada perhatian tentang ketersediaan sumber daya manusia untuk bisnis institusi? 32 Apakah dilakukan analisis kebutuhan SDM untuk bisnis institusi saat ini dan masa depan? 33 Apakah terdapat strategi untuk mengatasi kekurangan ataupun kelebihan SDM bisnis? 34 Apakah telah dilakukan perencanaan SDM bilamana terjadi perubahan bisnis institusi? Apakah dilakukan pengawasan, perbaikan dan penentapan ulang proses pengalokasian SDM untuk 35 fungsi bisnis? 36 Apakah sudah ada perhatian tentang ketersediaan sumber daya manusia untuk fungsi TI di institusi? 37 Apakah dilakukan analisis kebutuhan SDM untuk tim TI pada institusi saat ini dan masa depan? 38 Apakah terdapat strategi untuk mengatasi kekurangan ataupun kelebihan SDM TI? Apakah telah dilakukan perencanaan SDM bilamana terjadi perubahan program investasi TI oleh 39 institusi? 43
Performa
Ya Ya
Cukup Cukup
Ya
Cukup
Ya
Baik
Ya Ya Ya Ya Ya Ya Ya Ya
Cukup Baik Baik Cukup Baik Baik Baik Cukup
Ya
Cukup
Ya Ya Ya
Baik Cukup Cukup Kurang Baik
Ya
Tabel III.4 Hasil pengidentifikasian proses portfolio management (Lanjutan) No
Proses
Eksistensi
Apakah dilakukan pengawasan, perbaikan dan penentapan ulang proses pengalokasian SDM untuk fungsi TI? PM4 Mengevaluasi dan memilih program yang akan didanai Apakah dilakukan evaluasi dan penilaian pada business care program investasi dengan 41 memperhatikan kemanfaatannya baik secara finansial dan nonfinasial dan resiko yang akan dihasilkan? 42 Apakah dilakukan analisis dampak investasi terhadap portfolio institusi secara keseluruhan? Apakah alasan keputusan investasi yang dilakukan dikomunikasikan kepada pihak yayasan atau 43 pemberi dana? 44 Apakah telah ditentukan ambang batas dan alokasi dana untuk setiap program yang telah dipilih? Apakah telah ditetapkan target bisnis, ramalan, anggaran dan jika diperlukan kontrol yang sesuai 45 untuk menggambarkan pengeluaran yang dilakukan dan manfaat bisnis yang dapat direalisasikan oleh program? PM5 Memonitor dan melaporkan kinerja portfolio investasi Apakah kinerja portfolio investasi dicatat dan dilaporkan kepada pimpinan institusi dan yayasan, 46 sehingga dapat memberikan gambaran tingkat pencapaian yang telah dilakukan? PM6 Mengoptimalkan kinerja portfolio investasi Apakah telah dilakukan peninjauan kembali portfolio untuk menghindari duplikasi program 47 investasi? Apakah dilakukan prioritas dan evaluasi ulang portfolio investasi jika terjadi perubahan kebutuhan 48 maupun strategi bisnis institusi? 40
44
Performa
Ya
Cukup
Ya
Baik
Ya
Cukup
Ya
Cukup
Ya
Sangat Baik
Ya
Baik
Ya
Baik
Ya
Baik
Ya
Baik
Ya
Cukup
Ya
Cukup
Ya
Cukup
45
III.4.1.3 Pengidentifikasian Investment Management (IM) Tujuan dan sasaran Investment Management (IM) untuk memastikan bahwa setiap investasi dari perusahaan dapat mengoptimalkan nilainya. Hasil pengidentifikasi proses Investment Management berdasarkan kuesioner yang ada pada lampiran B dapat dilihat pada Tabel III.5. Berdasarkan Tabel III.5 untuk proses IM1: Membangun dan mengevaluasi konsep program inisialisasi business case, telah dilakukan di Politeknik Caltex Riau dikarenakan data menunjukkan 93% responden menyatakan YA, akan tetapi performa proses ini Cukup (67% responden menyatakan Cukup). Hasil rekapitulasi kuesioner lengkap dapat dilihat pada Lampiran B.
45
Tabel III.5 Hasil pengidentifikasian proses investment management No IM1 49 50 51 IM2 52 53 IM3 54 IM4 55
56
57 IM5
Proses Membangun dan mengevaluasi konsep program inisialisasi business case Apakah telah dilakukan klarifikasi dan analisis peluang dari program investasi yang akan dilakukan? Apakah telah dideskripsikan hasil bisnis yang mungkin dapat dikontribusi dengan program potensial, bentuk dari kontribusi program dan bagaimana kontribusi tersebut dapat diukur? Apakah keuntungan finansial dan non-finansial dan biaya-biaya yang diperlukan selama siklus ekonomis dari program investasi telah diperkirakan? Memahami program kandidat dan pilihan implementasi Apakah telah digunakan metoda - metoda dan teknik-teknik yang tepat dan melibatkan semua stakeholder kunci dalam membangun dan mendefinisikan hasil bisnis yang diharapkan dari program kandidit yang dipilih? Apakah telah dilakukan analisis alternatif dengan menilai manfaat, resiko, biaya dan waktu yang dibutuhkan, untuk dapat memberikan outcome yang diharapkan? Membangun perencanaan program Apakah telah dilakukan pendefinisian dan pendokumentasian semua proyek, termasuk hal yang diperlukan untuk membawa perubahan, imagenya, produk dan layanan, proses bisnis, kemampuan dan jumlah orang, relasi dengan stakeholder, customer, supplier dan yang lain; teknologi yang diperlukan dan restruktur organisasi proyek yang diperlukan untuk mencapai hasil bisnis yang diharapkan program? Membangun daur hidup biaya dan manfaat Apakah telah disiapkan sebuah anggaran program yang mengambarkan daur hidup biaya dan manfaat dan manfaat finansial dan non-finansial yang sesuai? Apakah untuk setiap keluaran/hasil utama,telah dilakukan identifikasi dan dokumentasi basis saat ini dan target kinerja yang akan dicapai; metoda untuk mengukur setiap hasil; identifikasi dan akuntabilitas yang dapat diterima untuk mencapai hasil; jadwal penyampaian yang diharapkan; dan pengawasan proses, yang termasuk dalam daftar manfaat , termasuk juga penjelasan resiko yang mengancam pencapaian setiap hasil? Apakah telah dilakukan peninjauan ulang dan konsultasi dengan semua stakeholder dan mendapatkan persetujuan mereka tentang biaya dan manfaat yang dapat diterima? Membangun secara lengkap kandidat business case program.
46
Eksistensi Ya Ya
Performa Cukup Cukup
Ya
Cukup
Ya
Baik
Ya
Cukup
Ya
Cukup
Ya
Cukup
Ya
Cukup
Ya
Cukup
Ya
Kurang Baik
Ya
Kurang Baik
Ya
Kurang Baik
Tidak Ya
Cukup
Tabel III.5 Hasil pengidentifikasian proses investment management (Lanjutan) No 58 59 60 IM6 61 62 63 IM7 64 IM8 65 IM9 66 67 68 IM10 69
Proses Apakah telah dibuat business case yang lengkap untuk setiap program kandidat? Apakah telah ditetapkan akuntabilitas dan kepemilikan yang jelas. Akuntabilitas untuk mencapai manfaat, mengontrol biaya, mengelola resiko dan koordinasi aktivitas dan interdependensi banyak proyek harus jelas dan dimonitor? Apakah telah dilakukan ulang yang tepat terhadap business case dan mendapatkan persetujuan aspek teknikal dari CIO dan Yayasan PCR sebagai sponsor bisnis? Mengadakan dan mengelola program Apakah telah dilakukan perencanaa pengelolaan program, pengadaan sumber daya dan kebutuhan program untuk dapat memberikan hasil yang diharapkan? Apakah pengelola program telah dilaksanakan sesuai kriteria utama (contoh: lingkup, jadwal, kualitas, realisasi manfaat, biaya dan resiko), mengidentifikasi penyimpangan dari rencana dan mengambil aksi pengulangan yang diperlukan? Apakah telah dilakukan pengawasan terhadap penyimpngan dari rencana dan dilakukan tindakan perbaikan tepat waktu? Mengupdate portfolio operasional TI Apakah telah dilakukan pembaharuan isi portfolio operasional TI? Memperbaharui business case Apakah telah dilakukan pembaharuan business case untuk dapat mencerminkan status program saat ini. Apakah perubahan dilakukan saat dikaji ulang, ketika terjadi perubahan material termasuk jika terjadi perubahan resiko yang dapat diterima? Pengawasan dan laporan program Apakah telah dilakukan pengawasan terhadap kinerja program dan proyek termasuk kontribusinya pada fungsi bisnis dan TI? Apakah telah dilakukan pelaporan terhadap kinerja bisnis, perubahan yang dilakukan dan realisasi manfaat kepada pimpinan institusi dan Yayasan PCR? Apakah telah dilakukan pengawasan dan laporan kinerja operasional (penyampaian layanan) termasuk layanan TI, aset dan sumber daya yang diciptakan atau diubah sebagai hasil dari program investasi dan ketika telah dan sedang menjadi operasional, dan melaporkan kepada yayasan PCR dan pimpinan institusi secara tepat waktu, lengkap dan bentuk akurat? Penghentian program Apakah penghentian program dari portfolio investasi yang aktif ketika semua proyek dalam program telah lengkap dan terdapat persetujuan dari Yayasan dan
47
Eksistensi Ya
Performa Cukup
Ya
Kurang Baik
Ya
Cukup
Ya
Baik
Ya
Baik
Ya
Cukup
Ya Tidak Tidak Ya
Baik
Kurang Baik
Ya
Kurang Baik
Ya Ya
Baik Baik
Ya
Baik
Ya
Cukup
Ya
Cukup
Ya
Cukup
48
III.4.1 Analisis Perencanaan Investasi Menggunakan Konsep Business Case Berdasarkan analisis proses Val IT yang dilakukan, tahapan selanjutnya yang akan dilakukan adalah membuat business case yang dapat menggambarkan perencanaan investasi TI yang akan dilakukan. Berdasarkan survey dan wawancara yang telah dilakukan, pihak Politeknik Caltex Riau merencanakan untuk melakukan investasi e-learning sebagai wujud dari tujuan Politeknik Caltex Riau untuk mengembangkan proses belajar mengajar, mengembangkan bahan ajar termasuk bahan ajar berbasis web (web based teaching aid material). Berdasarkan langkah-langkah yang telah dijelaskan pada Bab II.8.2 dapat dilakukan analisis untuk setiap tahapan pengembangan business case e-learning. Langkah 1: Membangun lembar fakta-fakta dengan semua data yang relevan diikuti dengan analisis mengenai data. Data-data yang dibutuhkan diambil dengan melakukan survey dan wawancara dengan pihak-pihak yang akan terlibat dengan pelaksanaan e-learning yang akan dibangun. Data-data tersebut berkaitan dengan perencanaan investasi TI secara keseluruhan di Politeknik Caltex Riau, konsep e-learning yang akan dipilih, sasaran e-learning dibangun serta prasarana investasi TI yang tersedia. Langkah 2: Analisis Keselarasan Keselarasan yang relevan dalam hubungannya dengan investasi pengembangan elearning. A. Memastikan pengembangan e-learning mendukung sasaran bisnis institusi. Analisis penyesuaian terhadap sasaran strategis ini dilihat dalam tiga jenis kontribusi. a. Kontribusi terhadap sasaran dan prioritas organisasi saat ini. Pengembangan e-learning yang dilakukan untuk mendukung Rencana Pengembangan Politeknik Caltex Riau. Hasil analisis setiap sasaran dapat dilihat dalam Tabel III.6.
49
Tabel III.6 Analisis keselarasan dengan tujuan dan sasaran strategis No
Tujuan dan sasaran strategis
1
Mengembangkan Komitmen Akademik
2
Mengembangkan Pendidikan yang Berkualitas dan Relevan
3
Mengembangkan Kemampuan Penelitian dan Pelayanan Masyarakat
4
Mengembangkan Manajemen dan Organisasi
5
Mengembangkan Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia
Hasil analisis Dengan adanya e-learning diharapkan dapat menciptakan lingkungan yang kondusif dengan memberikan kesempatan untuk berbagi ilmu pengetahuan dan mempermudah pegawai dalam memberikan pelayanan dalam pendidikan, diskusi dan pelatihan bagi civitas akademika. Dengan adanya e-learning diharapkan pengembangkan pendidikan yang berkualitas dan relevan dapat dicapai, melalui pengembangan proses belajar mengajar, pengembangan bahan ajar termasuk bahan ajar berbasis web (web based teaching aid material) Dengan adanya e-learning diharapkan kemampuan penelitian para pengajar dapat dibagi dan ditularkan dengan sesama pengajar, juga bagi mahasiswa. Dengan adanya e-learning diharapkan pengembangan manajemen pengetahuan bagi organisasi dapat dibangun lebih cepat. Dengan adanya e-learning diharapkan dapat meningkatkan pembelajaran bersama materi perkuliahan sehingga perbaikan yang akan dilakukan sejalan dengan materiyang telah ada sebelumnya.
b. Kontribusi terhadap sasaran perusahan/organisasi induk atau dalam kontek yang lebih besar dimana organisasi tersebut beroperasi. Analisis akan hal ini tidak dapat dilakukan karena Politeknik Caltex Riau tidak memiliki organisasi induk ataupun menginduk pada organisasi lain. c. Kontribusi dalam usaha pencapaian visi dan misi organisasi. Salah satu misi dari Politeknik Caltex Riau adalah untuk menghasilkan lulusan yang
50
profesional/terampil dan ahli di bidangnya, berpikir terbuka (open minded) serta siap bersaing di pasar global berdasarkan kompetensi dunia industri pada tingkat nasional maupun internasional dengan menyediakan sebuah lingkungan belajar yang baik bagi mahasiswa. Dengan pengembangan e-learning diharapkan memberikan sebuah kesempatan bagi para mahasiswa dan pengajar sebuah lingkungan pendidikan yang baik dan menggunakan teknologi terkini. B. Memastikan bahwa investasi yang berhubungan dengan TI telah sesuai dengan arsitektur institusi Politeknik Caltex Riau. Analisis terhadap hubungan investasi e-learning dengan arsitektur institusi yaitu bahwa pengembangan e-learning merupakan bagian dari dari rencana pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan. Selain itu dengan dilakukannya pengembangan e-learning ini berarti pemanfaatan infrastruktur TI yang telah ada menjadi lebih maksimal. Hal lain yang akan tercapai yaitu terjadi hubungan antara komponen dalam organisasi, termasuk proses, orang dan teknologi, untuk bekerjasama dalam menghasilkan lulusan yang dapat bersaing di dunia global. Langkah 3: Analisis manfaat finansial Analisis manfaat finansial lengkap tidak dapat dilakukan karena Politeknik Caltex Riau adalah perguruan tinggi yang tidak berorientasi pada keuntungan finansial dalam melakukan investasi teknologi informasi. Analisis manfaat finansial yang dapat dilakukan adalah melihat apakah terjadi dampak finansial pada proses bisnis lainnya, antara lain dengan adanya pengurangan biaya operasional perkuliahan dikarenakan terjadi pengurangan penggunaan dana fotocopy. Hal ini disebabkan bahan dapat langsung diambil dalam sistem e-learning. Langkah 4: Analisis manfaat non-finansial Beberapa hal yang menjadi keuntungan non-finansial dengan dilakukannya pengembangan e-learning antara lain:
51
1. Dosen lebih mudah untuk memberikan pembelajaran yang terbaru (up to date), baik dalam pemberian materi perkuliahan, forum diskusi, atau pun evaluasi untuk mahasiswa. 2. Mahasiswa dapat menemukan dan mempelajari materi-materi perkuliahan yang diberikan dosen secara berulang-ulang sehingga dapat memantapkan penguasaan terhadap materi yang diberikan. 3. Dosen atau mahasiswa dapat saling bertukar informasi sehingga dapat menambah wawasan dan pengetahuan. Pengembangan e-learning portal dapat memberikan keleluasaan kepada mahasiswa untuk bertanya atau berpendapat tanpa harus malu, ragu, bahkan bisa dilakukan setiap saat tanpa menunggu jadwal perkuliahan berlangsung. 4. Interaksi antara dosen dengan mahasiswa dalam kegiatan pembelajaran menjadi lebih efektif, efisien, cepat, dan tanpa batasan waktu dan tempat. 5. Mahasiswa dapat belajar mandiri dengan tuntunan dosen melalui website. 6. Dapat melengkapi sarana dan prasarana pembelajaran di lembaga pendidikan. 7. Mengurangi penggunaan kertas dalam operasional pembelajaran. Langkah 5: Analisis resiko Analisis resiko yan dilakukan terdiri atas 2 aspek yaitu: a. Delivery risk: Resiko yang tidak tersampaikannya kemampuan bisnis, proses bisnis, manusia, teknologi dan proyek organisasi yang diperlukan. Hasil analisis: a. Kualitas dari program dan rencana proyek (kelengkapan dan kelayakan). dilakukan
Tidak oleh
beresiko
Tim
karena
Pusat
pengembangan
Komputer
sebagai
e-learning
bagian
dari
pengembangan fasilitas pembelajaran menggunakan komputer dan merupakan bagian dari pengembangan sistem perpustakaan. b. Kejelasan mengenai ruang lingkup Ruang lingkup e-learning yang akan dibangun belum didefinisikan dengan
jelas
sehingga
membawa
resiko
pada
saat
52
pengimplementasiannya. Salah satu contoh resiko adalah kurang adanya respon dari user pada saat implementasi. c. Teknologi yang tidak terjamin Pengembangan e-learning tidak membawa resiko teknologi karena dibangun atas dasar kepatuhan akan aturan penggunaan teknologi informasi yang telah ditetapkandan digunakan sebelumnya. d. Pemenuhan dan kesesuaian dengan arsitekur dan standar teknologi Tidak beresiko karena pengembangan e-learning yang dilakukan hanya menggunakan fasilitas teknologi yang ada sehingga tidak ada perubahan arsitektur yang mendasar. e. Jangka waktu proyek Pengembangan e-learning yang dilakukan membawa resiko jangka waktu pelaksanaannya karena tidak adanya penjadwalan yang jelas dan konsisten. b. Benefit risk: Resiko mengenai tidak diperolehnya manfaat yang diharapkan. a. Ketidakselarasan dengan kebijakan dan strategi Keselarasan dengan kebijakan dan strategi tidak membawa resiko seperti yang dijelaskan pada Tabel III.6 diatas. b. Ketidakselarasan dengan standar teknik dan arsitektur Keselarasan dengan standar teknik dan arsitektur tidak membawa resiko karena lebih banyak menggunakan teknologi dan fasilitas yang telah ada. c. Kepatuhan akan kebijakan dan aturan keamanan. Resiko yang muncul dalam hubungannya dengan kebijakan dan aturan keamanan tidak muncul jika pengembangan e-learning merupakan bagian dari sistem yang telah ada sebelumnya. d. Kejelasan dan kredibilitas dari hasil bisnis yang diinginkan
53
Resiko ini muncul dikarenakan tidak didefinisikan dan tidak konsistennya akan konsep e-learning yang akan dikembangkan, sehingga hasil bisnis yang diharapkan setiap stakeholder berbeda-beda. e. Manfaat bagi proses pembelajaran Bagi proses pembelajaran akan membawa resiko perubahan tata cara pengajaran, dikarenakan adanya konsep e-learning yang tidak terdefinisi dengan baik. Langkah 6: Penaksiran dan optimasi resiko/pengembalian investasi berbasis TI Analisis pengoptimasi resiko/pengembalian investasi berbasis TI menggunakan Tabel III.7 yang berpedoman pada Tabel II.5, sehingga dapat disimpulkan bahwa keputusan pengembangan e-learning dapat dimasukkan dalam prioritas portofolio dengan mempertimbangkan nilai keuntungan non-finansial sebagai nilai cukup berharga dalam mengantikan manfaat dan target finansial. Kualifikasi dari keuntungan non-finansial harus ditingkatkan dan dimaksimalkan. Tabel III.7 Matrik keputusan investasi TI Keputusan pada level program individual
Hasil analisis data daftar fakta Resiko yang dihitung layak diterima (Langkah 5) Y
Apakah target finansial terpenuhi? (Langkah 3) N
Manfaat nonfinansial yang jelas (Langkah 4) Y
Keselarasan strategik? (Langkah 2)
Y
Dimasukkan dalam prioritas portofolio dengan fokus utama pada manfaat non-finansial
Langkah 7: Pencatatan terstruktur dari hasil langkah sebelumnya dan dokumentasi business case Analisis langkah ini merupakan pendokumentasian langkah business case dari langkah 2 hingga langkah 6. Langkah 8: Mengkaji ulang business case selama pelaksanaan program, termasuk keseluruhan siklus hidup hasil program. Analisis langkah ini tidak dapat dilakukan karena tahapan pelaksanaan program belum selesai dilakukan.
54
III.4.2 Analisis Kematangan Proses-proses Val IT Berdasarkan pada beberapa uraian proses-proses Val IT yang dijelaskan pada subbab III.4.1 sebelumnya, maka untuk menetapkan pilihan strategis dan melihat sejauh mana efektifitas sebuah organisasi dalam menciptakan nilai dilakukan perbandingan benchmarking dengan mengacu pada model kematangan proses (maturity model) yang terdiri atas level 0 hingga level 5, mulai dari belum manajemen proses hingga manajemen proses yang optimal. Model kematangan adalah salah satu kakas dalam melakukan pengevaluasian diri yang sering digunakan. Setiap model kematangan terdiri atas 6 atribut kematangan yaitu: a. Kepedulian dan Komunikasi (Awareness and communication (AC)) b. Tanggung jawab dan akuntabilitas (Responsibility and accountability (RA)) c. Penentuan dan pengukuran pencapaian (Goal setting and measurement (GSM)) d. Kebijakan, standar dan prosedur (Polices, standard and procedure (PSP)) e. Keahlian dan kepakaran (Skill and expertise (SE)) f. Kakas dan otomatisasi (Tools and automation (TA)) Untuk melihat lebih detail model kematangan dan matrik atribut kematangan ketiga domain proses Val IT dapat dilihat dalam Lampiran C. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang dilakukan maka representasi tingkat untuk setiap level dan atribut kematangan dari proses-proses utama dalam Val IT yang telah dilakukan oleh Politeknik Caltex Riau dapat dilihat pada Gambar Raising star III.3, III.4, III.5 berikut:
55
a. Value Governance (VG)
Gambar III.3 Tingkat kematangan proses VG
b. Portfolio Management (PM)
Gambar III.4 Tingkat kematangan proses PM
56
c. Investment Management (IM)
Gambar III.5 Tingkat kematangan proses IM III.5
Analisis Proses Investasi TI di Politeknik Caltex Riau
Identifikasi proses-proses Val IT telah dilakukan berdasarkan kuesioner yang disebarkan kepada 18 responden, diperoleh bahwa 74 % menyatakan YA untuk domain proses Value Governance dengan performa Cukup, 89% menyatakan YA untuk domain proses Portfolio Management dengan performa Baik, 79% menyatakan YA untuk domain proses Investment Management dengan performa Cukup. Berdasarkan analisis yang dilakukan pada subbab sebelumnya menunjukkan bahwa proses investasi TI yang dilakukan sudah dilaksanakan namun kinerjanya dinilai masih cukup. Berdasarkan analisis dan survey yang dilakukan proses Value Governance telah dilakukan namun kinerjanya dinilai masih cukup. Hal ini disebabkan karena responden melihat bahwa penginformasian dan komunikasi dalam melaksanakan kepemimpinan telah dilakukan dengan baik, namun belum dilakukannya pendefinisian karateristik portofolio dan pendefinisian proses serta pelaksanaan proses masih dilakukan atas dasar individual dan ad hoc.
Pendefinisian
57
karateristik portofolio yang belum dilakukan membuat investasi TI yang telah dinyatakan dalam portofolio tidak dapat memberikan nilai yang maksimal dan lebih merupakan keputusan pimpinan secara sepihak (top-down). Kondisi ini juga didukung masih belum baiknya proses keselarasan dan integrasi manajemen nilai dengan perencanaan keuangan, belum ditetapkan ukuran untuk pengontrolan dan pengawasan sehingga pembelajaran yang diperoleh belum maksimal. Berdasarkan analisis dan survey yang dilakukan proses Portfolio Management telah dilakukan dan kinerjanya dinilai baik. Hal ini disebabkan karena telah dilakukan ditetapkan prosedur pendanaan, dilakukannya pengevaluasian dan pemilihan program yang akan didanai serta dilakukannya pelaporan atas kinerja investasi yang dilakukan. Kesemua hal itu masih dilakukan ditingkat fungsi bisnis dan fungsi TI secara yang berbeda dan berfokus hanya kesesuaian dengan pendanaan, sehingga proses keselarasan antara strategi bisnis dan peran TI masih kurang baik. Kondisi ini terlihat bahwa tingkat kematangan untuk proses ini masih berada pada level 1. Berdasarkan analisis dan survey yang dilakukan proses Investment Management telah dilakukan namun kinerjanya masih cukup. Hal ini disebabkan pendefinisian konsep business case yang digunakan masih belum standar dan analisis manfaat, resiko dan biaya dilakukan hanya untuk kebutuhan persetujuan pendanaan namun tidak digunakan untuk melakukan peninjauan ulang kelayakan program selama siklus hidup ekonominya. Hal ini juga terlihat jelas dalam analisis kematangan yang dilakukan, dimana prosedur dan metrik pencapaiannya telah ada namun digunakan untuk beberapa investasi utama serta metrik finansial yang digunakan tidak konsisten dan tidak efektif pengawasannya.
