PENILAIAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN VAL IT FRAMEWORK (Studi Kasus: Pengembangan e-learning Politeknik Caltex Riau)
TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung
Oleh: Yohana Dewi Lulu W 23507009 Program Studi Magister Informatika
SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2009
PENILAIAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN VAL IT FRAMEWORK (Studi Kasus: Pengembangan e-learning Politeknik Caltex Riau)
Oleh: Yohana Dewi Lulu W 23507009
Program Studi Magister Informatika Institut Teknologi Bandung
Menyetujui Pembimbing Tanggal, 30 Mei 2009
(Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D.)
ABSTRAK PENILAIAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN VAL IT FRAMEWORK (Studi Kasus: Pengembangan e-learning Politeknik Caltex Riau) Oleh: Yohana Dewi Lulu W 23507009 Program Studi Magister Informatika Penggunaan teknologi informasi (TI) saat ini telah mengalami perubahan yang sangat besar, dari hanya sekadar alat bantu menjadi komponen proses bisnis organisasi. Organisasi yang mengunakan TI perlu melakukan perencanaan investasi TI. Investasi TI dapat digambarkan sebagai penambahan software atau hardware yang diharapkan dapat mengembangkan dan meningkatkan keuntungan sistem informasi organisasi serta menyumbang manfaat jangka panjang. Investasi TI adalah investasi organisasi yang menggunakan atau menghasilkan TI atau aset yang berhubungan dengan TI. Setiap investasi TI memerlukan biaya, untuk itu diharapkan investasi TI mendatangkan keuntungan yang dapat direalisasikan. Secara umum proses investasi TI terdiri dari 3 tahap fundamental yaitu tahap seleksi, kontrol, dan evaluasi. Selama tahap seleksi, suatu organisasi menyeleksi perencanaan investasi TI yang paling mendukung kebutuhankebutuhan misi organisasi, mengidentifikasi dan menganalisis resiko serta menghitung pengembalian tiap investasi sebelum mendanai investasi tersebut. Di sisi lain, manajer sistem informasi dan teknologi semakin sulit untuk memberikan alasan mengapa terjadi peningkatan pengeluaran TI, hal ini dikarenakan perencanaan investasi TI yang dilakukan tidak dinilai dengan tepat kelayakannya. Manajer TI harus dapat menemukan cara bagaimana menilai kontribusi investasi TI bagi kinerja bisnis dan memastikan keuntungan bisnis dari investasi TI dapat terealisasikan. Mengukur nilai investasi TI yang telah dilakukan merupakan salah satu yang menjadi kewajiban dan perhatian utama manajemen TI. Kerangka yang akan digunakan untuk melakukan penilaian perencanaan investasi IT yang dilakukan adalah Val IT Framework. Val IT Framework dibangun oleh IT Governance Institut. Val IT Framework memberikan pedoman, proses-proses dan dukungan praktis yang dapat membantu pimpinan dan manajemen eksekutif dalam memahami dan melaksanakan perannya sebagai penentu investasi TI. Val i
IT Framework fokus pada bagaimana menganalisis keputusan investasi TI yang dilakukan (Are we doing the right thing) dan membantu merealisasikan keuntungan dari investasi (Are we getting the benefit). Val IT terdiri atas 3(tiga) domain proses utama untuk mengukur nilai investasi TI sebuah organisasi, yaitu Value Governance, Portfolio Management dan Investment Management. Setiap proses utama tersebut diuraikan dalam beberapa proses: Value Governance terdiri dari 6(enam) proses, Portfolio Management meliputi 6 (enam) proses dan 10 (sepuluh) proses dalam Investment Management. Politeknik Caltex Riau sebagai salah satu institusi pendidikan berbasis profesional yang didirikan pada tahun 2001, mengharapkan perencanaan investasi TI yang dilakukan dapat memberikan nilai dan manfaat yang maksimal. Untuk itu akan diterapkan Val IT Framework dalam menilainya dan diterapkan business case untuk dapat memberikan gambaran yang jelas kepada pihak manajemen atas manfaat suatu investasi TI yang dilakukan dan untuk membantu manajemen dalam membuat keputusan investasi tersebut. Selanjutnya melalui business case akan dinilai perencanaan investasi berdasarkan tingkat keselarasan TI terhadap sasaran strategis Politeknik Caltex Riau, analisis keuntungan baik secara finansial maupun non-finansial serta mengidentifikasi resiko yang mungkin terjadi. Dalam melakukan analisis business case, objek yang dianalisis adalah perencanaan investasi TI berupa pengembangan e-learning yang dikembangkan di Politeknik Caltex Riau. Dalam melakukan penilaian proses perencanaan investasi dibuat penilaian matrik kematangan dari setiap domain proses utama dalam Val IT. Dan selanjutnya diusulkan langkah-langkah perbaikan dan perencanaan yang tepat bagi Politeknik Caltex Riau agar perencanaan investasi ini dapat berjalan dengan baik. Melalui pemanfaatan Val IT Framework perencanaan investasi TI yang dilakukan dapat dinilai dan dapat dilakukan perbaikan proses untuk meningkatkan nilai dan level resiko yang dapat diterima oleh organisasi. Penelitian ini diharapkan dapat menilai investasi teknologi informasi yang dilakukan di Politeknik Caltex Riau sehingga manajemen institusi dapat menentukan keputusan terbaik dalam investasi teknologi informasinya. Kata kunci : Investasi TI, Perencanaan TI, Val IT Framework, Business Case, Stakeholder
ii
ABSTRACT USING VAL IT FRAMEWORK FOR TECHNOLOGY INFORMATION INVESTMENT (Case study: E-learning Politeknik Caltex Riau) by Yohana Dewi Lulu W 23507009 Program Studi Magister Informatika The use of information technology (IT) is currently experiencing a very big change, from simply component into a tool component the business organization. Organizations that use IT need to have the planning IT investment. IT investment can be described as the addition of software or hardware that can be expected to develop and enhance the benefits of information systems organization and contribute to long-term benefits. IT investment is the investment organizations that use or produce IT assets or ITrelated. Each requires the cost of IT investment, the investment is expected to bring benefits that IT can be realized. Generally, IT investment process consists of 3 phases, namely the fundamental selection, control, and evaluation. During the selection phase, a planning organization select IT investments that support the needs of the organization's mission, identify and analyze the risk and calculate the return of each investment before the investment fund. On the other hand, managers and information technology systems increasingly difficult to give reasons why it was increasing IT spending, this is due to IT investment planning is not considered appropriate to the feasibility. IT managers must be able to find a way how to assess the contribution of IT investment to business performance and ensure business benefits from IT investment can terealisasikan. Measure the value of IT investment that was made is one which is the main concern and obligation IT management. Framework that will be used to do the IT investment planning is conducted Val IT Framework. Val IT Framework, built by IT Governance Institute. Val IT Framework provides guidelines, processes and practical support that can help leaders and management executives to understand and carry out its role as determine IT investment. Val IT Framework focus on analyzing how IT iii
investment decisions made (Are we doing the right thing) and help realize the benefits of investment (Are we getting the benefit). Val IT consists of three (3) the main domain to measure the value of an organization's IT investment, the Value Governance, Portfolio Management and Investment Management. Each major process is described in some process: Value Governance consists of 6 (six) process, include Portfolio Management 6 (six) and the 10 (ten) in the Investment Management process. Politeknik Caltex Riau as one of the institution-based professional education that was founded in 2001, expects the IT investment planning can be done to provide value and benefits of the maximum. Will be applied to the Val IT Framework found in the business case and applied to give a clear picture to the top management of IT benefits of an investment made and to assist management in making investment decisions. Then through the business case will be assessed based on the level of investment planning harmony of the IT strategic goals Politeknik Caltex Riau, analysis of the benefits both financial and non-financial as well as to identify risk that may occur. In conducting business case analysis, the object is analyzed IT investment planning as the development of e-learning developed in Politeknik Caltex Riau. In making the assessment process of investment created matrik maturity assessment of each of the main domain in Val IT. And proposed next steps and planning improvements to the right for Politeknik Caltex Riau investment planning so that this can be run well. Through the use of Val IT Framework IT investment planning that can be assessed and repairs can be done to improve the value and level of risk that can be received by the organization. This research is expected to evaluate information technology investments made in Politeknik Caltex Riau institutions so that management decisions can determine the best investment in information technology. Key word : IT investment, IT planning, Val IT Framework, Business Case, Stakeholder
iv
PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut Teknologi Bandung, dan terbuka untuk umum dengan ketentuan bahwa hak cipta ada pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya.
Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau seluruh tesis haruslah seizin Direktur Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung.
v
KATA PENGANTAR Puji dan syukur bagi Tuhan Yang Maha Esa hingga pada akhirnya tesis ini dapat diselesaikan dengan baik. Puji syukur atas penyertaan dan kasih sayangNya sehingga penulis dapat menyelesaikan salah satu syarat kelulusan program Magister Informatika Institut Teknologi Bandung. Penulis sangat berterima kasih kepada Bapak Ir. Kridanto Surendro, M.Sc.,Ph.D. selaku dosen wali dan pembimbing yang selalu memberikan bimbingan serta arahan selama pendidikan dan pembuatan tesis ini sehingga dapat diselesaikan dengan baik. Selain itu penulis juga berterima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung selama penyelesaian tesis ini. Penulis haturkan terima kasih yang tak terhingga kepada : 1. Bapak Ir. Syaifuddin Abdullah, MIT selalu Direktur Politeknik Caltex Riau periode tahun 2007, atas dukungan selama ini. 2. Bapak Dr. Husni S. Sastramihardja, selaku dosen penguji dan dosen kuliah tesis atas masukan dan kritiknya. 3. Ibu Dra. Christine Suryadi, M.T., Ibu Dra Harlili, M.Sc dan Ibu Dr. Nur Ulfa Maulidevi, S.T, M.Sc selaku dosen penguji atas semua masukannya. 4. Direktur, seluruh pimpinan dan staf Politeknik Caltex Riau, atas semua bantuan dan pengertiannya. 5. Para dosen Teknik Informatika ITB, atas segala ilmu yang telah diberikan selama ini. 6. Bapak Ade Taryat dan Ibu Nurhayati, staf TU S2 Informatika ITB atas segala bantuannya. 7. Keluarga kecilku yang tersayang atas semua doa, dorongan, semangat serta kesabaran dan ketabahannya selama ini. 8. Kedua orang tuaku atas kerelaannya yang tidak bisa terukur. 9. Saudara dan saudariku tercinta yang selalu memberi dorongan dan semangat selama ini. vi
10. Rekan-rekan
SI-2007
yang
telah
memberikan
dukungan
dan
kerjasamanya, kalian adalah sahabat-sahabat terbaik yang tak mungkin tergantikan oleh apapun. 11. Departemen
Pendidikan
Nasional
atas
bantuan
beasiswa
selama
pendidikan program magister ini. Akhirnya penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu-persatu yang telah membantu dan turut serta memberikan dukungannya. Bandung, 30 Mei 2009
Yohana Dewi Lulu W
vii
DAFTAR ISI ABSTRAK ............................................................................................................... i ABSTRACT ........................................................................................................... iii PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS .................................................................... v KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii Bab I Pendahuluan ................................................................................................. 1 I.1
Latar Belakang.......................................................................................... 1
I.2
Rumusan Masalah .................................................................................... 3
I.3
Tujuan ....................................................................................................... 3
I.4
Batasan Masalah ....................................................................................... 3
I.5
Kegunaan Hasil Tesis ............................................................................... 3
I.6
Metodologi ............................................................................................... 4
I.7
Sistematika Penulisan ............................................................................... 4
Bab II Tinjauan Pustaka ......................................................................................... 6 II.1
Pengertian Value (Nilai) ........................................................................... 6
II.2
Pengertian Perencanaan ............................................................................ 7
II.3
Pengertian Investasi .................................................................................. 7
II.4
Pengertian Nilai Investasi ......................................................................... 7
II.5
Nilai Investasi Teknologi Informasi ......................................................... 8
II.6
Investasi Teknologi Informasi di Institusi Politeknik Caltex Riau .......... 9
II.7
Val IT Framework 2.0 ............................................................................ 10
II.7.1
Prinsip – prinsip Val IT ................................................................... 12
II.7.2
Proses – proses Val IT .................................................................... 13
II.7.3
Panduan Manajemen Val IT............................................................ 18
II.8
Konsep Business Case ............................................................................ 20
II.8.1
Struktur Business Case.................................................................... 22 viii
II.8.1
Langkah-langkah Pengembangan Business Case ........................... 23
Bab III Analisis Investasi Teknologi Informasi ................................................... 31 III.1 Profil Politeknik Caltex Riau ................................................................. 31 III.2 Visi, Misi, dan Tujuan Politeknik Caltex Riau....................................... 32 III.3 Struktur Organisasi ................................................................................. 36 III.4 Analisis Penilaian Investasi Teknologi Informasi .................................. 37 III.4.1
Identifikasi Proses-proses Val IT .................................................... 38
III.4.1
Analisis Perencanaan Investasi Menggunakan Konsep Business Case . 48
III.4.2
Analisis Kematangan Proses-proses Val IT .................................... 54
III.5 Analisis Proses Investasi TI di Politeknik Caltex Riau .......................... 56 Bab IV Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi ............................... 58 IV.1 Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi dengan Val IT ...... 58 IV.1.1
Usulan Pelaksanaan Proses Value Governance (VG) ..................... 59
IV.1.2
Usulan Pelaksanaan Proses Portfolio Management (PM)............... 65
IV.1.3
Usulan Pelaksanaan Proses Investment Management (IM) ............ 71
IV.2 Usulan Matrik Atribut Kematangan Proses-proses Val IT..................... 82 IV.3 Usulan Perencanaan Investasi Berdasarkan Business Case ................... 93 IV.4 Usulan Pengambilan Keputusan Investasi TI ......................................... 95 Bab V Kesimpulan dan Saran .............................................................................. 98 V.1
Kesimpulan ............................................................................................. 98
V.2
Saran ....................................................................................................... 98
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 100
ix
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A Kuesioner VAL IT Framework ....................................................... 101 Lampiran B Hasil Rekapitulasi Kuesioner .......................................................... 116 Lampiran C Model Kematangan Proses Val IT .................................................. 127 Lampiran D Usulan Kematangan Proses ............................................................ 148 Lampiran E Contoh Format Business Case ........................................................ 161 Lampiran F Diagram Hubungan Dalam Pengambilan Usulan Perbaikan Proses VG1 164 Lampiran G Tujuan dan Metrik Sub-Proses Val IT ............................................ 165
x
DAFTAR GAMBAR Gambar II.1 Val IT Framework [2]....................................................................... 11 Gambar II.2 Domain dan proses Val IT [2] .......................................................... 15 Gambar II.3 Aktivitas yang menciptakan kemampuan [3] ................................... 22 Gambar II.4 Langkah-langkah pembuatan business case [3] ............................... 24 Gambar III.1 Struktur organisasi Politeknik Caltex Riau ..................................... 36 Gambar III.2 Tahapan penilaian investasi TI ........................................................ 37 Gambar III.3 Tingkat kematangan proses VG ...................................................... 55 Gambar III.4 Tingkat kematangan proses PM ...................................................... 55 Gambar III.5 Tingkat kematangan proses IM ....................................................... 56 Gambar IV.1 Model usulan proses Val IT ............................................................ 58 Gambar IV.2 Diagram hubungan dalam pengambilan usulan .............................. 59 Gambar IV.3 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG1 ............................. 60 Gambar IV.4 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG2 ............................. 61 Gambar IV.5 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG3 ............................. 62 Gambar IV.6 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG4 ............................. 63 Gambar IV.7 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG5 ............................. 64 Gambar IV.8 Usulan peningkatan dan perbaikan proses VG6 ............................. 65 Gambar IV.9 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM1 ............................. 66 Gambar IV.10 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM2 ........................... 67 Gambar IV.11 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM3 ........................... 67 Gambar IV.12 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM4 ........................... 69 Gambar IV.13 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM5 ........................... 70 Gambar IV.14 Usulan peningkatan dan perbaikan proses PM6 ........................... 71 Gambar IV.15 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM1 ............................ 72 Gambar IV.16 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM2 ............................ 73 Gambar IV.17 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM3 ............................ 74 Gambar IV.18 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM4 ............................ 75 Gambar IV.19 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM5 ............................ 76 Gambar IV.20 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM6 ............................ 77 Gambar IV.21 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM7 ............................ 78 xi
Gambar IV.22 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM8 ............................ 79 Gambar IV.23 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM9 ............................ 80 Gambar IV.24 Usulan peningkatan dan perbaikan proses IM10 .......................... 81 Gambar IV.25 Usulan langkah pengambilan keputusan ....................................... 95
xii
DAFTAR TABEL Tabel II.1 Proses – proses value governance ........................................................ 14 Tabel II.2 Proses – proses portfolio management ................................................. 16 Tabel II.3 Proses – proses investment management .............................................. 18 Tabel II.4 Panduan Manajemen Domain Val IT ................................................... 19 Tabel II.5 Contoh matrik keputusan ..................................................................... 30 Tabel III.1 Data responden per unit organisasi ..................................................... 38 Tabel III.2 Data lengkap responden ...................................................................... 39 Tabel III.3 Hasil pengidentifikasian proses value governance ............................. 40 Tabel III.4 Hasil pengidentifikasian proses portfolio management ...................... 43 Tabel III.5 Hasil pengidentifikasian proses investment management ................... 46 Tabel III.6 Analisis keselarasan dengan tujuan dan sasaran strategis ................... 49 Tabel III.7 Matrik keputusan investasi TI ............................................................. 53 Tabel IV.1 Rekomendasi perbaikan value governance......................................... 83 Tabel IV.2 Rekomendasi perbaikan portfolio management ................................. 86 Tabel IV.3 Rekomendasi perbaikan investment management .............................. 90
xiii
