KEPUTUSAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI

KEPUTUSAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI Yanti Jurusan Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan/palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]

ABSTRACT Making investment on information technology in the company nowadays has become important needs to be done. Many processes that need technology support. Basic assumption with the information technology implementation is that the company able to do the business process more faster, accurate, better report, increasing employee productivity, and etc. The basic questions are is the assumption really has been achieved by the company, is the company has been measuring correctly, or is company already use the right method in order to make sure the purpose to invest is succeed or not. The conclusion is information technology investment is hard to run, intangible measurement, measured risk, and failure possibilities that can make the company suffer losses. Keywords: investment, information technology, company

ABSTRAK Melakukan investasi teknologi informasi pada perusahaan saat ini telah menjadi kebutuhan yang wajib untuk dilakukan. Banyak proses yang memerlukan dukungan teknologi. Asumsi dasar dengan penerapan teknologi informasi adalah bahwa perusahaan dapat melakukan proses bisnis lebih cepat, lebih akurat, pembuatan laporan yang lebih baik, peningkatan produktivitas karyawan, dan sebagainya. Hal yang menjadi pertanyaan mendasar adalah apakah asumsi tersebut benar-benar telah dicapai oleh perusahaan, apakah perusahaan telah melakukan pengukuran dengan tepat, atau apakah perusahaan telah menggunakan metode yang tepat dalam usaha memastikan tujuan awal dilakukannya investasi berhasil dicapai atau tidak. Berdasarkan penjabaran tersebut dapat simpulkan investasi teknologi informasi sulit untuk dikelola, pengukuran yang bersifat intangible, risiko yang harus diukur, dan kemungkinan kegagalan yang dapat merugikan perusahaan. Kata kunci: investasi, teknologi informasi, perusahaan

Keputusan Investasi Teknologi... (Yanti)

65

PENDAHULUAN Banyak ahli yang telah mencoba melakukan penelitian mengenai keputusan investasi teknologi informasi. Mereka berusaha mengaitkan antara produktivitas penggunaan komputer terhadap pertumbuhan ekonomi perusahaan. Terdapat juga ahli yang melakukan penelitian untuk melihat hubungan antara investasi modal dalam teknologi informasi dan kinerja produktivitas perusahaan. Beberapa peneliti menemukan hubungan positif antara hubungan investasi tenologi informasi dengan produktivitas dan kinerja perusahaan seperti yang dilakukan oleh Bhatt pada tahun 2000, Stratopoulos dan Dehning pada tahun 2000 serta Swierczek and Shrestha pada tahun 2003. Pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan pembelian peralatan teknologi informasi, perusahaan harus dapat memutuskan pembelian tersebut akan dilakukan secara langsung atau berjumlah satuan tanpa perencanaan khusus atau perusahaan telah memiliki anggaran khusus yang disediakan untuk membeli peralatan teknologi informasi untuk mengubah sistem operasional perusahaan dengan menggunakan peralatan teknologi informasi sebagai pendukung dalam usaha pencapaian strategi perusahaan. Membeli secara satuan ataupun membeli dalam partai besar, nilai yang dikeluarkan oleh perusahaan tetap merupakan jumlah yang tidak sedikit. Terutama bagi perusahaan yang memang mengandalkan fungsi komputer dalam kegiatan sehari-hari. Hal yang menjadi pertanyaan adalah apakah pada saat membeli peralatan teknologi informasi tersebut perusahaan telah melakukan perhitungan dengan tepat mengenai nilai yang harus dibayar dan apakah nilai tersebut sebanding dengan keuntungan yang akan diterima di masa mendatang?

PEMBAHASAN Benefit Investasi Teknologi Informasi Secara akuntansi, umumnya pencatatan pembelian peralatan teknologi informasi hanya dicatat sebagai asset dan disusutkan secara rutin setiap periodenya untuk mengurangi nilai sebagai perhitungan bahwa peralatan tersebut telah digunakan atau dimanfaatkan. Penyusutan tersebut pun tercatat sebagai expense karena diasumsikan bahwa pemakaian peralatan teknologi informasi tersebut merupakan beban bagi perusahaan yang dapat mengurangi nilai pendapatan yang telah diperoleh sehingga mengurangi nilai laba. Padahal dengan melakukan investasi dalam pembelian peralatan teknologi informasi atau investasi TI dapat memberikan benefit lebih bagi perusahaan. Para ahli umumnya membagi benefit terhadap investasi TI tersebut menjadi dua bagian besar, yaitu tangible benefit dan intangible benefit. Tangible benefit adalah keuntungan yang dapat diperhitungkan oleh perusahaan secara fisik dan memiliki data yang real secara dokumentasi serta dapat dipertanggungjawabkan dengan mudah. Intangible benefit merupakan keuntungan yang didapat oleh perusahaan tetapi tidak dapat dihitung secara fisik dan umumnya perusahaan tidak memiliki data pasti. Contoh intangible benefit adalah produktivitas kerja karyawan meningkat, kepuasan pelanggan karena layanan dapat diberikan dengan lebih cepat dan akurat, dan keuntungan lainnya. Berdasarkan penelitian Andresen, dkk benefit terbagi menjadi lebih detail dengan rincian sebagai berikut.

66

BINUS JOURNAL Vol.1 No.1 April 2008: 65-72

Tabel 1 Typical IT Benefits Efficiency Benefits

Effectiveness Benefits

Business Planning

Business Process

Reduced Planning Times

Marketing

Reduced marketing costs Ability to handle more enquiries

Increased Sales Minimizing business risk Strategic competitive advantage Increased business flexibility Maintaining competitive capacity Reduced risk in new business ventures Improved company image Generating new business Increased market share

Information Management

Reduced communications cost Reduced paperwork Reduced IT costs

Procurement

Reduced storage requirements Reduced transaction times Reduced transaction costs Improved delivery scheduling Faster invoicing Reduced transaction cots

Maintaining competitive capacity Faster response to supplier quotations Ability to provide instant price quotations to clients

Finance

Client Management

Design

Quicker response to client enquiries Quicker response on current project progress Reduced lead times for design Reduced rework Increased information exchange

Construction

Reduced construction times Improved productivity Reduced waste

Operation and Maintenance

Reduced operating costs Quicker access to operation and maintenance data Reduced staff requirement Reduced training requirement

Human Resources


Easier international links Fewer information bottlenecks Improved quality of output Sustaining market share

Minimizing business risks Better control of cash flow Reduced lead times for financial reporting Improved quality of output Faster delivery of services Improved focus on client requirements Improved quality of output Reduced technology risks More responsive ability to arrange meetings Increased speed of new design development Improved quality of output Reduced technology risks Ability to exchange data Improved quality of output Ability to refer back to data Improved record of staff skills Improved ability to select appropriate team members

Performance Benefits Providing space and capacity for business growth Safeguarding future flexibility Overcoming obsolescence Increasing responsiveness of senior Management to business problems Improved strategic intelligence for new markets Improved public relations targeting and delivery Improved information version control Ease of capture of meaningful information More relevant and reliable data Improved filtering of info Improving external access to stock level and price information More effective identification and assessment of new suppliers Improved / new transaction methods Improved forecasting and control Greater integration with other functions Improved information exchange with client Increased client satisfaction Strategic competitive advantage Improved idea sharing among project teams Improved integration

Improved idea sharing among project teams Improved integration Improved project relationships with strategic partners Improved capture of design and construction decisions Improved full life cycle information management More effective assembly of project teams Enabling of cross functional teams Improved human relations Regularized working arrangements

67

Dasar Penentuan Investasi Teknologi Informasi Menurut Ross dan Beth dalam penelitiannya yang diterbitkan pada MIT Sloan Menagement Review yang berjudul Beyond the Business Case: New Approaches to IT Investment mengatakan bahwa terdapat dua pendekatan umum dalam melakukan investasi teknologi informasi, yaitu Strategic Objective mengutamakan keuntungan jangka pendek dan pertumbuhan jangka panjang dan Technology Scope menerapkan infrastruktur teknologi informasi dan sebagai business solution.

Technology Scope Business Solusions

PROCESS IMPROVEMENT

EXPERIMENT

RENEWAL

TRANSFORMATION

Shared Infrastructure Short-Term Profitability

Long-Term Growth STRATEGIC OBJECTIVE

Gambar 1 Framework IT Investment

Table 2 Characterizing IT Investments Investment Type Transformantion

Driven A core

infrastructure that is inadequate for desired business model Renewal

Opportunity to

reduce cost or raise quality of IT services A vendor’s decision to stop supporting existing technology Process Improvements

Opportunity to improve operational performance

Funding Approach

Probable Owner

Sampe Initiatives

Executive-level allocation

Entire company or all affected business units

ERP implementations Transforming network to TCP/IP Standardizing desktop technologies Building data warehouse Implementing middleware layer to manage Web environment

Business case

Technology owner or service provider [usually IT for shared components]

Purchasing additional capacity Enabling purchase discounts Facilitating access to existing data Upgrading technology standards Retiring outdated systems and technologies

Strategic Business Unit (SBU) or functional area that will realize the benefits

Shifting customer services to lower cost channel Allowing employees to self serve for benefits, HR service Shifting data capture to customers Eliminating costs of printing and mailing paper reports or bills Streamlining cycle times for processes Capturing new data automatically

Annual allocation under CIO

Business case

68


Table 2 Characterizing IT Investments (continued) Investment Type Experiments

Driven New technologies, new idea for products or processes, new business models

Funding Approach Business or executive level allocation

Probable Owner SBU or functional area needing to learn

Sampe Initiatives

Testing demand for new products Testing cannibalization of channels Learning if customers can self serve Testing new pricing strategy Assessing customer interest in new channels, new technologies Assessing costs of new channels

Transformation Pada saat perusahaan mencoba untuk berubah ke lingkungan bisnis berbasis elektronik, banyak yang mengalami kesulitan untuk memenuhi teknologi informasi sesuai dengan yang mereka butuhkan. Transformasi investasi dibutuhkan pada saat infrastruktur utama perusahaan memiliki kemampuan yang terbatas untuk mengembangkan aplikasi penting/kritikal dalam jangka waktu panjang. Transformasi dipicu oleh perkembangan kebutuhan akan data pelanggan yang terintegrasi, proses yang end-to end dan platform yang dapat disediakan oleh dukungan around the clock. Inisiasi transformasi umumnya sangat berisiko, terutama pada saat perusahaan memutuskan untuk mengubah ulang infastruktur. Dengan infrastruktur yang baru, perusahaan harus mampu mengembangkan sistem untuk melayani pelanggan secara akurat dan efisien, penyediaan peralatan serta kesiapan tenaga kerja selama proses operasi, dan dukungan terhadap security yang harus dijaga. Renewal Pembagian atau pengenalan teknologi standar pada saat infrastruktur yang ditransform mungkin menjadi sudah tidak berlaku lagi. Untuk memelihara infrastruktur supaya dapat berfungsi dengan benar dan tetap menerapkan cost-effective, perusahaan harus menerapkan renewal. Benefit potensial dari inisiasi renewal termasuk peningkatan maintainability, mengurangi dukungan dan pelatihan staf yang dibutuhkan, dan membuat kapasitas baru berjalan lebih efisien. Inisiasi renewal juga mungkin dipicu oleh keputusan vendor yang memutuskan untuk menarik produk yang sebelumnya telah digunakan oleh perusahaan sehingga perusahaan harus melakukan perubahan ulang dengan vendor yang baru. Process Improvement Aplikasi bisnis di dalam perusahaan mungkin memerlukan perubahan sesuai dengan kondisi atau proses operasional untuk meningkatkan kualitas proses dan dilakukan dalam jangka waktu pendek. Pengembangan bisnis proses memiliki investasi dengan resiko rendah karena tidak seperti inisiasi transformasi, inisiasi itu harus berfokus pada perbaikan terhadap proses yang telah ada. Experiments Teknologi baru yang digunakan oleh perusahaan untuk memberi peluang atau merupakan hal yang mendesak untuk mengadopsi model bisnis yang terbaru. Untuk mempelajari peluang tersebut atau hal mendesak tersebut serta kemampuan dan keterbatasan dari teknologi baru, perusahaan perlu melakukan experiment terhadap teknologi tersebut. Keberhasilan experiment tersebut dapat menjadi kunci utama dalam perubahaan dengan melakukan perubahan infrasturktur atau lebih untuk mendapatkan menguntungkan lebih dari inisiasi process improvement.


69

Untuk mengimplementasi teknologi informasi pada perusahaan, harus diperhatikan beberapa hal, yaitu rencana strategi perusahaan; Alokasi sumber daya (infrastruktur it yang ingin diterapkan, pendanaan, sumber daya manusia, sumber daya lain); Struktur usaha; Rencana perubahan atau pengembangan IT; Perubahan bisnis proses; Dan faktor lain yang mempengaruhi impelemntasi IT. Dalam laporan Audit oleh US Securities and Exchange Commission, Office of Inspector General mengenai IT Capital Decision Making Follow Up tahun 2004 tahapan Investasi Teknologi Informasi dengan menggunakan Maturity Model adalah sebagai berikut.

Gambar 2 IT Capital Decision Making Follow Up

Rencana strategis perusahaan harus mampu mengubah performance dasar dalam pengalokasian sumber daya sejalan dengan perubahan fungsi bisnis dan fungsi teknologi informasi. Hal itu harus diperhatikan karena semua investasi teknologi investasi yang telah dibuat oleh perusahaan harus dapat memberikan kepastian bahwa sumber daya yang telah dikeluarkan tidak akan sia-sia karena investasi teknologi yang telah dilakukan dapat saja tidak memberikan keuntungan yang diharapkan bila tidak ada perubahaan perilaku atau budaya perusahaan. Hal itu karena investasi TI seringkali tidak dapat memberikan kepastian bahwa keuntungan dari investasi akan diperoleh dengan cepat atau dalam jangka waktu yang pendek.

70


Menurut Hallikainen (2002), keputusan investasi harus melibatkan komitmen terkait dengan sumber daya yang dibuat dalam penentuan ketidakpastian di masa mendatang yang akan diraih. Karakteristik esensial keputusan investasi adalah komitmen kuat terhadap sumber daya, dan pada kenyataannya adalah bahwa benefit tidak seluruhnya akan segera didapat dalam jangka waktu pendek. Baik dalam jangka waktu pendek maupun dalam jangka waktu panjang, keuntungan yang akan didapat merupakan dasar penentuan investasi perusahaan. Investasi dapat dibuat, seperti tangible assets misalnya pabrik dan peralatan atau intangible assets, misalnya sistem informasi, sistem persediaan, merek, patent, goodwill, dan sebagainya. Strategi investasi sebanding dengan kebutuhan investasi yang harus dikeluarkan dan investasi dalam peningkatan produktivitas merupakan instrumen yang harus diimplementasikan dalam strategi perusahaan, sebagai contoh kebutuhan untuk bertahan terhadap persaingan antar perusahaan; Corporate wide, bahkan dapat bersifat global yang secara langsung atau tidak langsung dapat memberikan dampak lebih; Orientasi pada sasaran dan tujuan tetapi dapat saja sasaran dan tujuan tersebut memiliki sifat yang kontroversial; Mahal dan menghabiskan banyak sumber daya perusahaan; Harus dapat dipenuhi dalam kerangka waktu lama; Bersifat tangible dan intangible.

PENUTUP Jika dibandingkan dengan investasi lainnya dalam konteks usaha, strategi investasi TI memiliki karakteristik khusus, yaitu sulitnya mengukur biaya investasi, terutama benefit yang akan didapat. Pertama, benefit umumnya bersifat tangible seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Kedua, benefit dari strategi investasi TI baru dapat direalisasi dalam jangka panjang, penggunaan teknik evaluasi tradisional untuk melakukan pengukuran terhadap benefit investasi TI akan menjadi sulit dan kurang memadai. Karena kriteria investasi tradisional menunjukkan nilai awal investasi, tambahan arus kas, pembiayaan modal, dan masa nilai ekonomis dari investasi yang telah dilakukan dengan asumsi masa manfaat, diasumsikan bahwa semua data mengenai investasi mudah untuk didapatkan, diukur, dan diubah menjadi nilai moneter. Biaya dan pendapatan intangible diasumsikan adalah nol dan kriteria subjektif lainnya diabaikan. Untuk investasi TI terdapat tambahan nilai yang harus diukur, seperti nilai risiko dan nilai ketidakpastian akan teknologi yang telah dibeli. Berdasarkan penjabaran tersebut dapat simpulkan investasi TI sulit untuk dikelola, pengukuran yang bersifat intangible, risiko yang harus diukur, dan kemungkinan kegagalan yang dapat merugikan perusahaan. Para ahli sampai saat ini masih mengombinasikan rumusan yang digunakan dalam perhitungan trandisional untuk menghitung Return on Investment (ROI) terhadap investasi TI untuk mempermudah perhitungan.


71

DAFTAR PUSTAKA Andresen, Jan, et. all. 2000. “A Framework for Measuring IT Innovation Benefits,” ITcon, Vol 5 diakses dari http://itcon.org/2000/4. Bhatt, G.B. “Exploring the Relationship Between Information Technology, Infrastructure and Business Process Re-engineering,” Business Process Management Journal, Vol 6 No. 2, 2000, pp 139-163. Hallikainen, Petri, Hannu Kivijarvi, and Kari Nurmimaki. 2002. “Evaluating Strategic IT Investment: An Assessment of Investment Alternatives for a Web Content Management System,” Proceedings of the 35th Annual Hawaii International Conference on System Sciences. Ross, Jeanne W. and Cynthia M. Beath. 2002. Beyond the Business Case: New Approaches to IT Investment. MIT Sloan Management Review. Stratopoulos, T. and B. Dehning. “Does Successful Investmen in IT Solve the Productivity Paradox,” Information and Management,” Vol 38, No. 2, 2000, pp. 103-117. Swierczek, F.W. and P.K. Shrestha. “Information Technology and Productivity: A Comparison of Japanese and Asia Pacific Banks,” Journal of High Technology Management Research, Vol. 14 No. 2, 2003, pp. 269 – 289. US Securities and Exchange Commission, Office of Inspector General. “IT Capital Decision Making Follow Up,” Audit 365, March 29, 2004.

72


KEPUTUSAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI

Recommend Documents