STUDI KELAYAKAN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI PADA BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA Ferry Lukito Universitas Bina Nusantara Jakarta Barat
[email protected]
Liany Christina Universitas Bina Nusantara Jakarta Barat
[email protected]
Tannu Indra Wijaya Universitas Bina Nusantara Jakarta Barat
[email protected]
Anderes Gui Universitas Bina Nusantara Jakarta Barat
[email protected]
ABSTRAK
Purpose to find out the benefits resulting from the use of information technology investments will be implemented, to measure investment costs incurred subsequently compared with the benefits to be derived from the investment and will be implemented and to determine and assess the feasibility of investment in information technology. The writing methods used are literature studies, field studies by interview, observation and questionnaires to several parties that are directly related to the research. The results of the Feasibility Study Investment at Badan Nasional Penanggulangan Bencana with Gap Analysis and Cost / Benefit Analysis methods is implemented as an investment worthy of tangible and intangible benefits. The conclusion obtained by investing the benefits obtained reduce and avoid costs to be incurred, improve the quality of management decision making and generate positive impacts such as increased service to the community, improve performance and enhance the
good name of the Badan Nasional Penanggulangan Bencana and create a society that responds to disasters.
Tujuan Penulisan untuk mengetahui manfaat yang dihasilkan dari penggunaan investasi teknologi informasi yang akan diimplementasikan, mengukur biaya investasi yang dikeluarkan kemudian dibandingkan dengan manfaat yang akan dan diperoleh dari investasi yang akan diimplementasikan dan untuk mengetahui serta menilai kelayakan investasi teknologi informasi tersebut. Metode Penulisan yang digunakan adalah studi kepustakaan, studi lapangan dengan metode wawancara, observasi dan kuisioner kepada beberapa pihak yang berhubungan langsung dengan penelitian. Hasil yang Dicapai dari Studi Kelayakan Investasi Badan Nasional Penanggulangan Bencana dengan metode Gap Analysis dan Cost/Benefit Analysis adalah investasi layak untuk diimplemetasikan karena memberikan manfaat tangible maupun intangible. Kesimpulan yang diperoleh dengan melakukan investasi manfaat yang didapatkan yaitu mereduksi dan menghindari biaya yang harus dikeluarkan, memperbaiki kualitas pengambilan keputusan manajemen dan menghasilkan dampak positif diantaranya meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat, meningkatkan kinerja dan meningkatkan nama baik Badan Nasional Penanggulangan Bencana serta menciptakan masyarakat yang tanggap terhadap bencana. Key words : tangible, intangible, Gap Analysis, Cost/Benefit Analysis
PENDAHULUAN Pada era globalisasi saat ini dimana dunia bisnis sudah mengalami perubahan yang dramatis, sehingga membutuhkan respon yang cepat terhadap perubahan-perubahan yang ada oleh karena itu dibutuhkan teknlogi informasi untuk mendukung kegiatan operasional organisasi atau perusahaan sehingga dapat memberikan peningkatan dari segi efektivitas dan efisiensi Sumber Daya Alam dan Sumber Daya Manusia untuk mengevaluasi dan membuat suatu keputusan, namun banyak juga terjadi kegagalan-kegagalan dikarenakan investasi TI yang diimplementasikan membutuhkan biaya yang besar dalam pengaplikasiannya menurut Milis, Koen., Snoeck, Monique., and Haesen, Raf (2010). Menurut Sherer, Susan.A., Ray, Manash.R., and Chowdhury, Naser.M (2002) Teknologi Informasi dianggap dapat menyediakan proses bisnis baru yang berdampak langsung pada meningkatnya perluasan rantai nilai perusahaan meliputi pelanggan, rantai pasokan (supply chains) dan aliansi partner serta memberikan informasi untuk membuat dan mengevaluasi keputusan. Tujuan dari studi kelayakan investasi teknologi informasi ini adalah untuk mengetahui manfaat (tangible atau intangible) yang dihasilkan dari penggunaan investasi teknologi informasi yang akan diimplementasikan, mengukur biaya investasi yang dikeluarkan kemudian dibandingkan dengan manfaat yang akan diperoleh dari investasi yang akan diimplementasikan, untuk mengetahui dan menilai kelayakan investasi teknologi informasi tersebut.
Ruang Lingkup Adapun batasan-batasan dari studi kelayakan investasi teknologi informasi ini : a. Pembahasan mengenai manfaat atas investasi teknologi informasi yang akan diimplementasikan oleh Badan Nasional Penanggulangan Bencana. b. Penelitian dilakukan untuk menganalisis kelayakan investasi teknologi informasi yang akan dianalisis berdasarkan GAP analysis dan analisis biaya dan manfaat (Cost Benefit Analysis).
Tujuan dan Manfaat Tujuan dari studi kelayakan investasi teknologi informasi ini adalah : a. Untuk mengetahui manfaat (tangible atau intangible) yang dihasilkan dari penggunaan investasi teknologi informasi yang akan diimplementasikan. b. Mengukur biaya investasi yang dikeluarkan kemudian dibandingkan dengan manfaat yang akan diperoleh dari investasi yang akan diimplementasikan. c. Untuk mengetahui dan menilai kelayakan investasi teknologi informasi tersebut. Adapun manfaat yang akan diperoleh dari studi kelayakan investasi teknologi informasi yaitu : a. Membantu perusahaan untuk mengetahui seberapa besar manfaat yang didapatkan atas investasi yang dilakukan terhadap biaya yang telah diinvestasikan. b. Memberikan informasi kelayakan investasi yang telah dibandingkan dari investasi teknologi informasi yang sudah diimplementasikan. c. Hasil dari analisis investasi teknologi informasi yang akan diterapkan dapat digunakan sebagai model atau bahan referensi dalam melakukan investasi selanjutnya.
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam penelitian ‘Studi Kelayakan Investasi Teknologi Informasi pada Badan Nasional Penanggulangan Bencana’ yaitu : Studi Pustaka; Metodologi penelitian studi pustaka merupakan pengumpulan data dan informasi melalui mempelajari buku-buku maupun bahan-bahan tertulis lainnya, baik dari buku pustaka, literatur-literatur, internet serta sumber-sumber lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian yang diperlukan dalam penelitian. Studi Lapangan; Metode penelitian dengan mengadakan meninjau secara langsung pada perusahaan yang akan di teliti. Metode penelitian yang digunakan antara lain; Observasi yaitu pengumpulan data dilakukan dengan cara pengamatan secara langsung pada perusahaan terhadap kegiatan operasional dan penggunaan investasi teknologi informasi pada Badan Nasional Penanggulangan Bencana, Wawancara dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait untuk memperoleh gambaran secara umum tentang perusahaan dan masalah-masalah yang berkaitan dengan pembahasan proposal ini. Kuisioner :Melakukan dengan memberikan daftar pernyataan tertulis yang digunakan untuk mengevaluasi teknologi informasi pada Badan Nasional Penanggulangan Bencana.
HASIL BAHASAN Untuk mengetahui manfaat dari investasi yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi baik berupa manfaat tangible yang terlihat langsung maupun manfaat intangible yang tidak terlihat secara langsung maka dilakukan analisa dengan menggunakan metode GAP Analysis dan Cost Benefit Analysis.
Fit/GAP Analysis Berikut merupakan analisa Fit/GAP analysis kebutuhan Badan Nasional Penanggulangan Bencana dalam melakukan implementasi Teknologi Informasi.
Tabel 1 Fit/GAP Analysis
No
Kebutuhan organisasi Module E-Marketing di website BNPB
Deskripsi
Rank
Setiap user (masyarakat) dapat mendapatkan informasi dan mempelajari mengenai bencana yang ada di Indonesia
3
Perbaikan atau upgrade website BNPB Fitur Messages
4
Fitur Chatting
Meningkatkan dan memperbaiki tampilan website sehingga menjadi user friendly Setiap karyawan dapat meninggalkan message di website Setiap karyawan yang memiliki user ID dapat berkomnikasi antar daerah
5
Fitur Lihat Penyumbang
6
Penambahan Komputer dan perangkat TI untuk masing provinsi dan kabupaten Fitur Web Conferencing
1
2
7
Evaluasi
Rekomendasi
H
Degree of Fit P
Informasi mengenai bencana alam yang ada di Indonesia sudah ada namun kurang menarik perhatian user
Merancang animasi module EMarketing yang dapat menarik perhatian user
H
P
M
G
Website yang ada kurang user friendly sehingga user sulit untuk menggunakan Karyawan belum dapat melakukan input data atau pesan
L
G
Setiap penyumbang dapat melihat apa yang mereka sumbang sehingga menjadi lebih transparan
M
G
Penambahan dilakukan agar tiap provinsi dan kabupaten dapat berkomunikasi langsung dengan pusat
H
F
Setiap kantor dapat melakukan web conference sehingga meminimalkan biaya seminar
L
G
Karyawan antar wilayah tidak dapat melakukan komunikasi via web untuk melaporkan keadaan per wilayah Masyarakat yang ingin menyumbang untuk korban bencana dapat disalurkan melalui BNPB yang nantinya nama dan jumlah sumbangan akan tercantum di website BNPB Perangkat TI yang sudah ada saat ini baru mencapai 16 provinsi untuk itu dibutuhkan 17 unit untuk provinsi dan 93 unit untuk kabupaten Rapat online yang digunakan untuk mengurangi seminar.
Tabel 1 Hasil pembahasan Fit/GAP Analysis No
Fungsi
Requirement
1
Animasi Module EMarketing
2
User friendly
3
Penambahan Komputer dan perangkat TI
Merancang animasi module E-Marketing yang dapat menarik perhatian user untuk mempelajari mengenai bencana di Indonesia Perbaikan atau upgrade website BNPB yang dapat menjadikan website menjadi user friendly sehingga masyarakat mudah menggunakannya Perangkat TI yang sudah ada saat ini baru mencapai 16 provinsi untuk itu dibutuhkan 17 unit untuk provinsi dan 93 unit untuk kabupaten. Digunakan untuk komunikasi antar daerah dan pusat.
Cost Benefit Analysis Merupakan sebuah cara untuk menentukan apakah hasil yang menguntungkan dari sebuah alternatif, akan cukup untuk dijadikan alasan dalam menentukan biaya pengambilan alternatif.
Payback Period Perhitungan ini mengukur estimasi mengenai berapa lama biaya awal investasi yang dikeluarkan oleh BNPB dalam melakukan investasi teknologi infomasi. Berikut perhitungannya : Payback Period
Discounted Payback Period Pada perhitungan ini memperhitungkan nilai waktu dari uang sehingga arus kas bersih harus didiskontokan terlebih dahulu. Discounted Payback Period 4.478.062.000
x 12 Bulan
=
9,819 Bulan
5.472.879.228
Net Present Value Perhitungan ini mengukur keuntungan berdasarkan arus kas yang dihitung ke nilai sekarang setelah dikurangi pengeluaran biaya awal investasi.
NPV = Rp 18.877.592.565 Net Present Value yang diperoleh selama 4 tahun yaitu Rp. 18.877.592.565,-.
Return On Investment Teknik pengukuran ini dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan penganggaran modal yang dibandingkan dengan biaya modal investasi awal.
Tabel 3 Return On Investment
Keterangan Biaya Manfaat Net Cash Flow ROI
Tahun ke 0
Tahun ke 1
Tahun ke 2
Tahun ke 3
Tahun ke 4
2013
2014
2015
2016
2017
4.478.062.000
5.175.266.800 10.419.155.120 6.020.106.950
5.692.793.480 11.747.701.482 7.195.379.345
6.262.072.828 12.932.134.690 7.934.243.400
6.888.280.111 14.235.997.526 8.748.926.471
0,079
1,264
1,267
1,270
-4.478.062.000
Rata-rata ROI Selama 4 tahun
= 0,97 = 97%
Diketahui bahwa ROI yang didapat lebih dari 1% dengan rata-rata ROI 97%. Ini menunjukan bahwa investasi teknologi informasi sangat layak untuk dilakukan.
SIMPULAN DAN SARAN Teknologi informasi yang akan diimplementasikan sesuai dan sejalan dengan Visi Badan Nasional Penanggulangan Bencana yaitu ‘Ketangguhan bangsa dalam menghadapi bencana’, karena dengan E-Marketing ini meningkatkan minat masyarakat dalam mempelajari sebab dan penanggulangan bencana sehingga menciptakan masyarakat yang tanggap terhadap bencana. Untuk itu studi kelayakan investasi module E-Marketing ini sangat membantu BNPB dalam membuat keputusan investasi serta memberikan gambaran untuk mengetahui seberapa besar manfaat yang akan diperoleh. Berdasarkan metode GAP Analysis terdapat beberapa GAP sehingga harus melakukan investasi. Berdasarkan Cost/Benefit Analysis dengan metode Payback Period, Net Present Value dan Return on Investment, investasi TI yang akan dilakukan layak untuk diimplementasikan. Dengan melakukan investasi IT maka manfaat yang didapatkan yaitu : Cost Displacement dan Cost analysis :Mereduksi dan menghindari biaya yang harus dikeluarkan oleh BNPB antara lain biaya iklan seperti biaya billboard, spanduk dan brosur serta biaya seminar. Decision analysis :Memperbaiki kualitas pengambilan keputusan manajemen untuk melakukan investasi. Impact Analysis :Menghasilkan dampak positif yang diperoleh BNPB diantaranya meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat, meningkatkan kinerja dari BNPB dan meningkatkan nama baik BNPB. Berikut ini merupakan saran yang penulis usulkan untuk Badan Nasional Penanggulangan Bencana dalam melakukan pengimplementasian investasi teknologi informasi: BNPB dapat menggunakan pengukuran GAP Analysis dan Cost/Benefit Analysis untuk dijadikan acuan melakukan investasi. BNPB sebaiknya mengimplementasikan Module E-Marketing karena sistem E-Marketing ini dapat meningkatkan minat masyarakat untuk menggunakan website BNPB sehingga dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat mengenai bencana yang sering terjadi di Indonesia. BNPB sebaiknya melakukan investasi ini karena dapat memberikan manfaat baik manfaat tangible maupun manfaat intangible.Penelitian yang dilakukan hanya difokuskan di pusat disebabkan karena keterbatasan dari waktu sehingga disarankan selanjutnya untuk melakukan penelitian secara menyeluruh.
REFERENSI Anonim (2006). Handbook of Cost Benefit Analysis. Commonwealth of Australia. Department of Finance and
Administration,
Australia.
http://www.finance.gov.au/publications/finance-circulars/2006/
docs/Handbook_ of_CB analysis.pdf Anonim (2009). Cost-benefit analysis. SafetyNet. European Commission, Directorate-General Transport and Energy. http://ec.europa.eu/transport/road_safety/specialist/knowledge/pdf/cost_benefit_analysis.pdf Argyrous, George (2008). Cost-benefit analysis and multi-criteria analysis:Competing or complementary approaches?.
School
of
Social
Sciences
and
International
Studies.
Australia.
http://www.anzsog.edu.au/userfiles/files/News%20and%20events/CostBenefitMCAAnalysis%20ppt. pdf Brown, A. (2005). IS Evaluation in Practice. Electronic Journal of Information Systems Evaluation Volume 8 (3). City University; London. Carcary, Marian (2009). ICT Evaluation in the Irish Higher Education Sector. Electronic Journal Information Systems Evaluation Vol. 12 (2). Ireland. Carter, Usry. 2006. Cost Accounting. Edisi 13.Terjemahan : Krista S.E., Ak. Jakarta : Salemba Empat. Dawson, Doug., Norwood, Ruth. (2003). Fit/Gap Analysis Report. Project Implementation. University of Alberta. http://www.docstoc.com /docs/48435222/FitGap-Analysis-Report Fitzpatrick. E.W (2005), “IT portfolio management: Maximizing the return on information technology investments”, Economics Corporation, Gaitherburg, Maryland, United States of America. Garrison, Ray, Noreen, Eric, and Brewer, Peter (2006). Managerial Accounting 11th edition. McGraw Hill.US Horngren,C.T., Datar,S.M., Faster, G.,Rajan, M., & Ittner,C. (2010). Cost Accounting: A Managerial Emphasis. 13th Edition. Prentice Hall. New Jersey.
Johnson, Keith (2008). Information Paper: CBA and Charging / Cost Recovery. NZIER. New Zealand, http://www.lgnz.co.nz/library/files/store_020/CostBenefitAnalysis andCharging .pdf Keown, A.J., Scott, D.F., Martin, J.D., & Petty, J.W. (1997). Dasar-dasar Manajemen Keuangan. Pearson Education Asia Pte.Ltd. O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi. Edisi Indonesia. Jakarta: Salemba Empat. Weston J.Fred, Copeland Thomas E., (1999), Manajemen Keuangan, Edisi ke delapan Jilid satu, Erlangga, Jakarta.
RIWAYAT PENULIS Ferry Lukito lahir dikota Jakarta pada 14 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara pada bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Liany Christina lahir dikota Jakarta pada 5 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara pada bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Tannu Indra Wijaya lahir dikota Jakarta pada 10 April 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara pada bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013.
