STUDI KELAYAKAN INVESTASI SISTEM INFORMASI IMS PADA PT.ASKAP FUTURES Wilia School of Information System, Binus University, Jakarta Barat, 11480
Eudora Marcella School of Information System, Binus University, Jakarta Barat, 11480
Anastasia Effendi School of Information System, Binus University, Jakarta Barat, 11480
Anderes Gui School of Information System, Binus University, Jakarta Barat, 11480
PENDAHULUAN Besarnya peran teknologi informasi dalam proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan begitu terasa pada jaman sekarang. Hal itu membuat perusahaan berlomba-lomba dalam menginvestasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya dalam sebuah investasi IT agar perusahaannya tidak kalah bersaing dengan perusahaan lainnya yang sejenis. Menurut Prabowo dan Ariyani (2005), Carole, (2007), Burke, (2005), dan juga Indrajit (2012) Proyek / Investasi IT yang dijalankan di dalam perusahaan memiliki keterkaitan antara satu pihak dengan pihak lainnya, sehingga diperlukan adanya manajemen khusus yang dapat mengatur pelaksanaan dari setiap proyek dalam portfolio. Dimulai dari tahap perencanaan, analisa, desain, konstruksi, implementasi, sampai pada tahap pasca implementasi harus dimonitor dengan sebaik-baiknya. Ada beberapa alasan hal tersebut harus dilakukan, antara lain: untuk menjamin keberhasilan program-program yang ditargetkan sesuai dengan kebutuhan (terutama dari segi waktu dan biaya), untuk menjamin utilisasi pemakaian berbagai macam sumber daya (uang, waktu, manusia, kesempatan, informasi, dsb) yang selain mahal, juga sangat terbatas keberadaannya, dan yang terakhir untuk menjaga integritas seluruh proyek yang
dikerjakan, agar tidak terjadi konflik kepentingan maupun redudansi pekerjaan. Investasi IT harus dapat dipakai untuk menciptakan dan juga mempertahankan keunggulan kompetitif yang dapat digunakan untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Sebelum sebuah perusahaan memutuskan untuk melakukan investasi IT dengan sejumlah biaya yang harus dikeluarkan, perlu dilakukan sebuah studi kelayakan. Dimana studi kelayakan merupakan analisis atau suatu penelitian ke dalam rencana sederhana yang diusulkan berdasarkan beberapa factor penting, misalnya seperti pasar, persaingan, teknologi yang tersedia, tenaga kerja, dan sumber daya keuangan. Studi kelayakan dilakukan untuk mengurangi resiko terjadinya kerugian pada perusahaan. Apabila studi kelayakan tidak dilakukan, perusahaan tidak bisa yakin bahwa mereka akan mendapat / mampu meningkatkan pendapatan yang dibutuhkan untuk berhasil mencapai tujuan yang ditetapkan diawal. Peran / dukungan dari semua pihak dalam perusahaan juga sangat penting dalam mendukung perusahan untuk menjadi sukses dengan dilakukannya investasi IT. Selama ini PT. ASKAP FUTURES masih menggunakan sistem manual dimana proses bisnisnya masih belum terorganisir, lambat untuk memberikan informasi, serta lambat untuk menghasilkan laporan yang dapat menyebabkan terjadinya lembur dan juga adanya human error. Dikarenakan hal tersebut, membuat perusahaan memutuskan untuk menginvestasikan sistem yang baru, yaitu IMS (Investor Management System). Maka dari itu perlu dilakukan studi kelayakan agar dapat diketahui apakah sistem IMS dapat memberikan nilai dan pengembalian yang baik bagi perusahaan. Dengan fit/gap analysis, PT. ASKAP FUTURES dapat mengetahui kesenjangan-kesenjangan yang terjadi dari sistem yang lama, sehingga lebih dapat diketahui gambaran untuk membuat sistem yang baru. Metode cost benefit analysis dapat membantu perusahaan dalam menganalisis biaya serta manfaat investasi yang akan dilakukan, sementara metode balance scorecard dapat memberi penilaian intangible bagi perusahaan dari segi internal bisnis dan juga dari segi customer atau para nasabah-nasabah yang selama ini telah melakukan kerjasama dengan perusahaan, maka dari pada itu peusahaan ini melakukan investasi sistem informasi IMS agar dapat mengefektifkan dan mengefisiensikan proses bisnis yang ada dala perusahaan.
METODE PENELITIAN Penulisan ini memiliki dua metode yang digunakan dalam proses penelitian di PT.ASKAP FUTURES yaitu metode pengumpulan data dan metode analisa: 1. Metode Pengumpulan Data Dengan metode pengumpulan data, penulis akan melakukan praktek kerja secara langsung dengan jam kerja dan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan oleh PT ASKAP FUTURES. Dari pengalaman kerja sehari-hari tersebut, data yang didapatkan oleh penulis akan digunakan sebagai dasar untuk penulisan skripsi ini. a.
Studi Kepustakaan Melakukan tinjauan pada buku-buku yang berkaitan dengan topik skripsi untuk mendapatkan landasan teori yang berhubungan. Dilakukan pencarian, pengumpulan dan pembelajaran informasi dari berbagai buku literatur, jurnal, internet ataupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian sehingga dapat dijadikan sebagai landasan teori.
b.
Wawancara Melibatkan pihak-pihak dari perusahaan, meliputi para karyawan, manager, dan pengguna yang menggunakan sistem sehingga dapat menganalisa dan melakukan penilaian terhadap investasi IT.
c.
Kuisioner Melibatkan pihak-pihak terkait dari perusahaan sebagai pengguna sistem untuk mengetahui kebutuhan dari masing-masing bagian untuk meningkatan efektifitas sistem.
2. Metode Analisa Untuk menganalisis kesesuaian sistem yang berjalan dalam perusahaan dengan sistem yang diharapkan kami menggunakan analisis fit/gap sedangkan untuk menilai kelayakan sistem untuk diimplementasisikan pada perusahaan kami melakukan analisa yang dinilai dari dua sisi yaitu tangible menggunakan Cost Benefit Analisis dan sisi intangible menggunakan Balance Score Card.
HASIL DAN BAHASAN FIT GAP ANALYSIS • • •
Persentase Fit sebesar sebesar 0%, Persentase Partial Gap sebesar 14%, Persentase Gap sebesar 86%
BALANCED SCORECARD • Prespektif Customer = persentase berdasarkan hasil kuesioner 90.125%, • Prespektif Internal Proses = persentasi berdasarkan hasil kuesioner adalah 90.8%
COST BENEFIT ANALYSIS • Payback Period = Harapan perusahaan 2 tahun, masa pengembalian modal adalah 1 tahun 2 bulan, • Net Present = nilai investasi untuk beberapa tahun kedepan adalah Positif, • Value Return On Investment = nilai pengembalian yang akan didapatkan setiap tahunnya adalah positif.
Investasi ini layak untuk dilakukan
Gambar 1 Hasil Pembahasan Dengan dilakukannya analisis fit/ gap, menunjukkan bahwa proses bisnis PT. ASKAP FUTURES yang selama ini dilakukan dengan sistem manual masih jauh dari kesempurnaan. Dengan dilakukannya analisa dari Cost Benefit Analisis dan Balance Scorecard, dimana berdasarkan perhitungan Cost Benefit Analis dari segi pengembalian modal investasi ini memberikan waktu pengembalian modal lebih singkat dari yang diharapkan oleh perusahaan dan dari segi pengembalian nilai dan nilai investasi dimasa yang akan datang investasi ini juga akan memberikan dampak yang positif. Dari analisa Balance Score Card investasi ini sangat diharapkan oleh customer dan karyawan untuk diimplementasikan karena dapat memberi kemudahan dalam menjalankan proses bisnis perusahaan.
Setelah dilakukannya analisa dari ketiga metode tersebut maka investasi sistem informasi IMS ini layak untuk diimplementasikan.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan
pertimbangan
sebagai
berikut
maka
PT.
ASKAP
FUTURES
perlu
mengimpelmentasikan IMS untuk meningkatkan efisensi dan efektifitas proses bisnis perusahaan: a. Berdasarkan hasil analisis fit gap dapat disimpulkan bahwa persentase fit sebesar 0%, partial gap 14%, dan gap sebesar 86%. Hasil ini menunjukkan bahwa proses bisnis PT. ASKAP FUTURES yang lama yang selama ini dilakukan dengan sistem manual masih jauh dari kesempurnaan. b. Berdasarkan hasil analisis tangible menggunakan metode Cost Benefit Analysis diketahui bahwa perusahaan akan balik modal lebih cepat dari yang diharapkan perusahaan dan berdasarkan hasil ROI serta NPV-nya yang berupa positif berarti pengimplementasian system ini layak diinvestasikan. c. Berdasarkan hasil analisis intangible menggunakan kuesioner yang dilakukan dalam perspektif balance scorecard pada customer dan karyawan perusahaan, dimana hasil presentase kuesioner yang dilakukan pada customer 90.125% customer mengharapkan adanya implementasi sistem yang dapat mendukung kemudahan dalam berinvestasi dan melakukan transaksi dan 90.8% merupakan harapan karyawan/perusahaan untuk menjalankan sistem tersebut. Berdasarkan simpulan diatas dapat disarankan PT.ASKAP FUTURES untuk: a. Memperjelas stuktur organisasi perusahaan agar dapat memperjelas jobdesk masing-masing karyawan b. Berdasarkan analisis fit gap, CBA, dan BSC menunjukan bahwa perusahaan perlu melakukan investasi IMS. c. Dalam
pengemplementasian
IMS
maka
strategi
perusahaan
untuk
perkembangan brand perusahaan harus disesuaikan dengan proses yang baru.
menunjang
d. Dengan harapan yang memberikan intangible benefit maka investasi ini layak untuk dilakukan, guna untuk mengifisenkan proses bisnis.
REFERENSI Alamsyah, Fahrizal. 2009. e-Business Membangun Bisnis Hosting dan Domain, Penerbit Elex Media Komputindo. Bansal , Sangeeta , (2008) Information Economics and Its Applications, Jakarta. BURKE, D. (2005, Dec 30). Center question: What is a feasibility study? Lancaster New Era. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/374690016?accountid=31532 Business Editors/High-Tech Writers. (2002, Apr 01). USonyx announces industry's lowest pricing on full suite of virtual private server -- VPS -- web hosting; small, medium businesses report cost savings
of
over
90%.
Business
Wire,
pp.
1-1.
Retrieved
from
http://search.proquest.com/docview/446429540?accountid=31532 Carole, J. P. (2007) Why conduct A feasibility study? Momentum, 38, 20-22. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/194670467?accountid=31532a Catur, A. Kemala (2012) http://amikom.ac.id/research/index.php/SSI/article/view/9207/7140 Ciptani, M. Kussetya (2000) Economics,
Jurnal Akuntansi & Keuangan Vol. 2, No. 1, Mei 2000, Faculty of Petra
Christian
University,
Surabaya.
http://cpanel.petra.ac.id/ejournal/index.php/aku/article/viewArticle/15665 DEKLEVA, SASHA (2005) Justifying Investment In IT, Journal of Information Technology Management Volume XVI, Number 3, Depaul University Derawan (2009) Modul-9-BenefitCost-Ratio-Analysis. http://www.scribd.com/doc/2903436/Modul-9-BenefitCost-Ratio-Analysis
Dereli, Turkay., B.Adil., Y. Alican (2009) Using 'Decision-Making Tools' For Business Investment: Feasibility Analysis for Baby Diaper Production - A Case Study. Rio´s International Journal on Sciences of Industrial and Systems Engineering and Management [ISSN 1982-6443] Volume 3 – 2009 – I. Retrieved from http://www.rij.eng.uerj.br/scientific/2009/sp091-03.pdf Domain.com offers expert recommendations for when businesses and entrepreneurs should consider virtual private server hosting (VPS). (2008, Sep 18). PR Newswire, pp. n/a. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/450688585?accountid=31532 Duric, Zoran., Maric, Ognjen., Gasevic, Dragan (2007) Internet Payment System: A New Payment System for Internet Transactions. Journal of Universal Computer Science, vol. 13, no. 4 (2007), 479-503 submitted: 21/1/07, accepted: 27/4/07, appeared: 28/4/07 © J.UCS. Retrived From: http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=payment%20gateway%20journal%20pdf&source=w eb&cd=5&ved=0CFsQFjAE&url=http%3A%2F%2Fciteseerx.ist.psu.edu%2Fviewdoc%2Fdown load%3Fdoi%3D10.1.1.104.3032%26rep%3Drep1%26type%3Dpdf&ei=Jlr4T7vcDszorQekksz CBg&usg=AFQjCNGO81K2vGUd_TEbwo8Ko0L4vOdTRA East, R., Gendall, P., Hammond, K., & Lomax, W. (2005). Consumer loyalty: Singular, additive or interactive? Australasian
Marketing
Journal, 13(2),
10-26.
Retrieved
from
http://search.proquest.com/docview/199328774?accountid=31532 Eddy, et al., (2008). Jurnal Piranti Warta VoU 1 No.3 Agustus 2008 388-405, Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Hafidh
SF,
Aula
Ahmad
(2010)
Cost-Benefit
Analysis
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Aula%20Ahmad%20Hafidh%20Saiful%20Fik ri,%20SE.,M.Si./Cost%20Benefit%20Analysis.pdf
Handy, Tuti. (2005) A Treatment Toward Damaged Products In The Production Process Of Crackers Produced By Bapak Jino, Gunadarma University Library, Jakarta. http://library.gunadarma.ac.id
Hendarti, Henny (2012). Evaluasi Investasi Teknologi Informasi. Penerbit Mitra Wacana Media, ISBN 978-602-8856-40-9, Jakarta.
Hendri, Jhon (2009) Riset Pemasaran. Universitas Gunadarma
Ikatan Akuntansi Indonesia, (2004). Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat,
ISBN
979-691-214-7, Jakarta.
Indrajit
(2012)
Siklus
Pengembangan
Teknologi
Informasi
http://dosen.narotama.ac.id/wp-
content/uploads/2012/01/SIKLUS-PENGEMBANGAN-TEKNOLOGI-INFORMASI-DIPERUSAHAAN.pdf
Indrajit, Richardus E. (2004) Kajian Strategis Analisa Cost Benefit Investasi Teknologi Informasi http://materi.uniku.ac.id/Ebook/DISC%204%20%20KUMPULAN%20EBOOK/REI%20eBook-CostBenefitAnalysis.pdf
Lipson, J. C. (2008). Cost-benefit analysis and third-party opinion practice. The Business Lawyer, 63(4), 1187-X. Retrieved from: http://search.proquest.com/docview/228475341?accountid=31532
Lubis, A. Nurbaity (2004) Strategi Pemasaran Dalam Persaingan Bisnis
Malaga, R. A. (2007). The value of search engine optimization: An action research project at a new Ecommerce site. Journal of Electronic Commerce in Organizations, 5(3), 68-82. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/236482174?accountid=31532 Mathiassen, Lars., Munk-Madsen, Andreas., Nielsen, Axel Peter., Stage, jan.(2000). Object Oriented Analysis & Design. Marko Publising ApS, Denmark.
Mott,
L.
(2011).
Cost-benefit
analysis:
Examples.
The
doi:10.1108/08880451111142123.
Bottom
Line,
24(1),
Retrieved
68-72. from:
http://search.proquest.com/docview/868912633/135ED6E466D40F8F5A4/16?accountid=31532 Muchsam, Falahah,dan Saputro (2011) Penerapan Gap Analysis Pada Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Kinerja Karyawan (Studi Kasus PT. XYZ), Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2011 (SNATI 2011), Yogyakarta, 17-18 Juni 2011. Mulyadi (2001) http://id.shvoong.com/social-sciences/economics/2236322-keunggulan-dan-kelemahanmetode-balanced/ Nany, Raharjo, dan Handini (2008) Penerapan Balance Scorecard Sebagai Pengukur Kinerja Manajemen Pada Rumah Sakit Umum Daerah Indramayu, Jurnal Riset Akuntansi dan Keungan Vol. 4, No.1, Februari 2008: 48 – 56, Universitas Kristen Surakarta.
Normalitasari, Herning, (2011), Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta. Nugrahaningrum,
Diana
(2011)
-
FISIPOL
(Ilmu
Komunikasi),
Vol
7,
No
6
(2011)
http://publikasi.umy.ac.id/index.php/komunikasi/article/viewFile/1549/2534 O’Brien , James. (2006). Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manejerial. Penerbit: Salemba Empat, Jakarta. Pearce J.A & Robinson R.B, (2008). Strategic Management, Formulasi, Implementasi dan Pengendalian, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta. Pol, Prakash. Partukar, Madhup (2011) Method of Fit Gap Analysis in SAP ERP Projects. Retrieved from http://www.infosys.com/SAP/thought-leadership/Documents/methods-fit-gap-analysis.pdf Prabowo dan Ariyani (2005) Investasi Teknologi Informasi dan Kinerja Keuangan: Aplikasi Data Envelopment Analysis (DEA) Pada Perusahaan yang Sukses Melakukan Investasi Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana, Solo.
Pratami C. Marina, Kartika, (2011), Studi Kelayakan Investasi Teknologi Informasi Dengan Menggunakan Metode Cost Benefit Analisis Pada Smartfren, Binus University, Jakarta. Purnomo, Fredy (2006), Jurnal Interface Media Publikasi Teknologi Informatika,
Universitas
Bina Nusantara, Jakarta.
Raditta Prabhaswasthi – Jurnal Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Ermawati Br Ginting, Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Rappaport, A. M., & Mercer, W. M. (1998). Gap analysis and business solutions. ACA News, 41(8), 2427. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/194696798?accountid=31532 Setiyadi,
Anggit
(2011)
Analisis
dan
Estimasi
Biaya.
http://anggitsetiyadi87.blogspot.com/2011/10/macam-macam-biaya.html Srivastava, M., & Kamdar, R. M. (2009). Brand image formation as a function of involvement and familiarity.
Paradigm,
13(1),
84-90.
Retrieved
from
http://search.proquest.com/docview/214400470?accountid=31532 Sugiyono (2009) Metode Penelitian Bisnis, Penerbit Alfabeta, Bandung. Tan, Felix B., Tung, Lai-Lai & Xu, Yun. (2009). Study Of Web Designers Criteria For Effective Business to consumer (B2C) Website Using The Repertory Grid Technique. Journal of
Electronic
Commerce Research,10(3):155-177. US patent issued to electronics and telecommunications research institute on oct. 4 for "method and system for indexing and searching high-dimensional data using signature file" (south korean inventors). (2011, Oct 07). US Fed News Service, Including US State News, pp. n/a. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/896536575?accountid=31532 Waterloo (2012) Waterloo (2012) Fit Gap Document. Waterloo Information System and Technology.
Wicks, A. M., & Roethlein, C. J. (2009). A satisfaction-based definition of quality. The Journal of Business
and
Economic
Studies,15(1),
82-97,110-111.
Retrieved
from
http://search.proquest.com/docview/235806523?accountid=31532 Widajanti, E., (2008), Peran Teknologi Informasi Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif. Yulia (2005), Jurnal Informatika Vol. 6, No.2, Nopember 2005: 110 – 114, Universitas Kristen Petra, Surabaya.
1.
http://www.pusatmedia.com/produk/livechat/
2.
http://www.permatabank.net/payment-gateway.html
3.
http://searchsecurity.techtarget.com/definition/digital-signature
4.
http://www.idmc.ps/userfiles/file/strategic%20plan/balanced%20scorecard%201.pdf
RIWAYAT PENULIS 1.
Wilia lahir dikota Belinyu pada tanggal dua puluh enam Juli tahun seribu sembilan ratus sembilan puluh satu. Penulis baru saja menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam fakultas Ilmu Komputer jusuan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Saat ini bekerja sebagai Data Analyst di PT. Arta Boga Cemerlang.
2.
Eudora Marcella lahir dikota Jakarta pada tanggal dua puluh satu Maret tahun seribu sembilan ratus sembilan puluh satu. Penulis baru saja menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam fakultas Ilmu Komputer jusuan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013.
3.
Anastasia Effendi lahir dikota Padnag pada tanggal dua puluh tujuh Januari tahun seribu sembilan ratus sembilan puluh satu. Penulis baru saja menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam fakultas Ilmu Komputer jusuan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Sekarang telah memulai karirnya dengan bekerja disalah satu perusahaan di Jakarta. Saat ini bekerja sebagai Data Analyst di PT. Ayu Agung.
