4 BAB 4 ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN USULAN SISTEM

63

4 BAB 4 ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN USULAN SISTEM 4.1 Profil Perusahaan Dalam melakukan perencanaan strategi sistem/teknologi informasi pada Perum BULOG sangatlah penting untuk mengetahui atau mengenali profil dari Perum BULOG itu sendiri. Dan pada sub bab ini akan dibahas mengenai profil Perum BULOG.

4.1.1

Latar Belakang dan Sejarah Perusahaan Perum BULOG dimulai dengan dibentuknya BULOG pada tanggal 10 Mei 1967

berdasarkan keputusan presidium kabinet No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan penyediaan pangan dalam rangka menegakkan eksistensi Pemerintahan baru. Kemudian tugas pokok tersebut selanjutnya direvisi melalui Keppres No. 39 tahun 1969 tanggal 21 Januari 1969 dengan tugas pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan kemudian direvisi kembali melalui Keppres No 39 tahun 1987, yang dimaksudkan untuk menyongsong tugas BULOG

dalam rangka

mendukung

pembangunan komoditas pangan yang multi komoditas. Perubahan selanjutnya dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993 yang memperluas tanggung jawab BULOG mencakup koordinasi pembangunan pangan dan meningkatkan mutu gizi pangan, yaitu ketika Kepala BULOG dirangkap oleh Menteri Negara Urusan Pangan. Pada tahun 1995, keluar Keppres No 50, untuk menyempurnakan struktur organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih mempertajam tugas pokok, fungsi serta peran BULOG. Oleh karena itulah, tanggung jawab BULOG lebih difokuskan pada peningkatan stabilisasi dan pengelolaan persediaan bahan pokokba dan

64

pangan. Tugas pokok BULOG sesuai Keppres tersebut adalah mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu, kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, dalam rangka menjaga kestabilan harga bahan pangan bagi produsen dan konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijaksanaan umum Pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan keluarnya Keppres No. 45 tahun 1997, di mana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan tinggal beras dan gula. Kemudian melalui Keppres No 19 tahun 1998 tanggal 21 Januari 1998, Pemerintah mengembalikan tugas BULOG seperti Keppres No 39 tahun 1968. Selanjutnya melalu Keppres No 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas yang ditangani BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang diambil oleh Pemerintah dengan pihak IMF (International Monetery Fund) yang tertuang dalam Letter of Intent (LoI). Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya untuk menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama ini dilepaskan ke mekanisme pasar. Usaha Pemerintah untuk mendorong BULOG menuju suatu bentuk badan usaha mulai terlihat dengan terbitnya Keppres No. 29 tahun 2000, di mana didalamnya tersirat BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003) menuju organisasi yang bergerak di bidang jasa logistik di samping masih menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres No. 29 tahun 2000 tersebut, tugas pokok BULOG adalah melaksanakan tugas Pemerintah di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan pengendalian harga beras (mempertahankan Harga Pembelian Pemerintah – HPP), serta usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

65

Arah perubahan tesebut semakin kuat dengan keluarnya Keppres No 166 tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000. Kemudian diubah lagi dengan Keppres No. 03 tahun 2002 tanggal 7 Januari 2002 di mana tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan dalam Keppers No 29 tahun 2000, tetapi dengan nomenklatur yang berbeda dan memberi waktu masa transisi sampai dengan tahun 2003. Akhirnya dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah RI no. 7 tahun 2003 BULOG resmi beralih status menjadi Perusahaan Umum (Perum) BULOG. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pendirian Perum BULOG dilatarbelakangi oleh beberapa faktor. Pertama, perubahan kebijakan pangan Pemerintah dan pemangkasan tugas dan fungsi BULOG sehingga hanya diperbolehkan menangani komoditas beras, serta penghapusan monopoli impor seperti yang tertuang dalam beberapa Keppres dan SK Menperindag sejak tahun 1998. Keppres RI terakhir tentang BULOG, yakni Keppres RI No. 103 tahun 2001 menegaskan bahwa BULOG harus beralih status menjadi BUMN selambat-lambatnya Mei 2003. Kedua, berlakunya beberapa UU baru, khususnya UU No. 5 tahun 1999 tentang larangan praktek monopoli dan UU No 22 tahun 2000 tentang otonomi daerah yang membatasi kewenangan Pemerintah Pusat dan dihapusnya instansi vertikal. Ketiga, masyarakat luas menghendaki agar BULOG terbebas dari unsur-unsur yang bertentangan dengan tuntutan reformasi, bebas KKN dan bebas dari pengaruh partai politik tertentu, sehingga BULOG mampu menjadi lembaga yang efisien, efektif, transparan dan mampu melayani kepentingan publik secara memuaskan. Keempat, perubahan ekonomi global yang mengarah pada liberalisasi pasar, khususnya dengan adanya WTO yang mengharuskan penghapusan non-tarif barrier

66

seperti monopoli menjadi tarif barrier serta pembukaan pasar dalam negeri. Dalam LoI yang ditandatangani oleh Pemerintah Indonesia dan IMF pada tahun 1998, secara khusus ditekankan perlunya perubahan status hukum BULOG agar menjadi lembaga yang lebih efisien, transparan dan akuntabel.

4.1.2

Lokasi Perusahaan Lokasi Perum BULOG Kantor Pusat berada di Jalan Gatot Subroto No. 49 Jakarta,

dan mempunyai divisi regional di setiap provinsi.

4.1.3

Produk Perum BULOG mempunyai dua kegiatan yaitu kegiatan pelayanan dan kegiatan

usaha komersial. Namun dalam pelaksanaannya hampir 90 persen kegiatan perusahaan adalah kegiatan pelayanan (Public Service Obligation) yang merupakan penugasan dari pemerintah. Kegiatan pelayanan terdiri dari kegiatan pengadaan komoditi beras dan pendistribusian komoditi beras pada program RASKIN (pemberantasan kemiskinan) yang bekerja sama dengan pemerintah. Pendistribusian beras untuk keluarga miskin melalui program RASKIN. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan kemudahan kepada masyarakat miskin dalam memperoleh kebutuhan pokok beras dengan harga yang murah dan dengan jumlah yang cukup dan salah satu upaya tidak langsung Pemerintah dalam mengendalikan kenaikan harga beras mengingat jumlah alokasi per bulan yang disalurkan kepada masyarakat miskin cukup besar. Program RASKIN pada awalnya merupakan salah satu program Pemerintah dalam “social safety net” yang diluncurkan pada tahun 1998 untuk melindungi masyarakat terutama masyarakat miskin dalam memperoleh pangan pokok (beras) sebagai dampak dari krisis moneter yang

67

terjadi pada waktu itu. Namun seiring dengan berjalannya waktu dan dari beberapa hasil evaluasi yang dilakukan oleh lembaga pendidikan tinggi dan lembaga penelitian lainnya, program RASKIN dianggap cukup efektif dalam pemberian “targeted subsidy” oleh Pemerintah. Selain kegiatan pelayanan publik seperti diatas, Perum BULOG juga mempunyai kegiatan usaha komersial yaitu: 1.

Melakukan sinergi dan optimalisasi aset yang dimiliki (gudang, jaringan kantor/perwakilan, sistem informasi, SDM dan lain-lain).

2.

Melakukan implementasi usaha bisnis jangka pendek, dengan mengutamakan pada kegiatan perdagangan, dengan fokus utama perolehan cash flow Perusahaan. Kegiatan perdagangan yang dilakukan meliputi antara lain gula, kakao, CPO, cangkang, dan kopra.

3.

Perintisan usaha bisnis jangka panjang, khususnya dalam bidang industri manufacture pangan, optimalisasi asset dan lainnya, dengan sasaran pengembangan Perum BULOG sebagai logistic service company. Program ini direalisasikan antara lain dengan pembentukan proyek bisnis (Probis) di bidang industri dan jasa.

4.Penyiapan infrastruktur termasuk implementasi kebijakan, mekanisme, Standard

Operating Procedure (SOP) baru, serta proses bisnis.

4.2 Komponen Perencanaan Bisnis Perusahaan Perencanaan sistem informasi pada perusahaan sudah barang tentu tidak bisa lepas dari perencanaan bisnis perusahaan. Perencanaan sistem informasi perusahaan harus

68

selaras atau sesuai dengan perencanaan Bisnis Perusahaan agar strategi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian hasil yang akan dicapai dengan pembangunan sistem informasi juga akan sejalan dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Beberapa komponen dalam perencanaan bisnis Perum BULOG diantaranya adalah:

4.2.1

Visi Visi dalam Rencana Jangka Panjang Perusahaan Perum BULOG adalah situasi

atau keadaan yang diharapkan dan merupakan cita-cita/idealisme perusahaan terhadap eksistensi kelembagaannya. Visi haruslah disusun dengan fokus, jelas, kongkrit, sederhana, inspiratif, memberi motivasi dan memiliki daya ungkit (leverage), maka Visi Perum BULOG tahun 2009-2013 adalah sebagai berikut: “Pangan Cukup, Aman dan Terjangkau Bagi Rakyat” Visi tersebut dijabarkan dalam beberapa pengertian dan ruang lingkup sebagai berikut: 1.

Pangan yang dimaksud adalah komoditas pangan pokok dan strategis bagi kehidupan sebagian besar rakyat Indonesia.

2.

Pangan sebagai komoditas strategis bangsa ini harus tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan minimal setiap rakyat Indonesia.

3.

Pangan yang tersedia secara cukup harus memenuhi syarat keamanan sesuai UU Pangan No 7 tahun 1996 dan tidak bertentangan dengan kaidah/norma serta etika kebangsaan dan keyakinan masyarakat.

4.

Kecukupan dan keamanan pangan harus diimbangi dengan keterjangkauan akses fisik dan ekonomi oleh seluruh rakyat.

69

Rakyat yang dimaksud adalah lapisan masyarakat terbawah yang memiliki keterbatasan akses (fisik maupun ekonomi) terhadap pemenuhan kebutuhan pangan pokoknya.

4.2.2

Misi Misi merupakan “mengapa” dari visi yang ditetapkan. Misi yang disusun berfokus

pada kompetensi dan tujuan/makna utama (one common purpose) dari keberadaan Perum BULOG diharapkan dapat mencerminkan keyakinan atau nilai organsiasi serta memberikan makna kepada setiap karyawan BULOG sehingga mampu menyatukan organisasi dan membangun komitmen bersama. Dengan Visi sebagaimana tersebut diatas, maka misi yang dinilai paling tepat untuk Perum BULOG tahun 2009-2013 adalah sebagai berikut: “Memenuhi Kebutuhan Pangan Pokok Rakyat” Dalam misi ini terkandung semangat yang diharapkan dapat diinternalisasi oleh seluruh karyawan

dan

stakeholder

bahwa

Perum

BULOG

bertanggungjawab

untuk

mensejahterakan rakyat melalui pemenuhan kebutuhan pangan pokok. Misi ini juga sekaligus menggambarkan cakupan pangan yang menjadi domain Perum BULOG, yaitu pangan pokok.

4.2.3

Nilai-nilai Perusahaan Sebagai BUMN, nilai-nilai perusahaan Perum BULOG disesuaikan dengan prinsip

Good Corporate Governance (GCG) yang meliputi:

70

1.

Transparansi (Transparency) yang berarti keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan keterbukaan dalam mengemukakan informasi materiil dan relevan mengenai perusahaan.

2.

Akuntabilitas (Accountability) yang berarti kejelasan fungsi, pelaksanaan dan pertanggungjawaban organ sehingga pengelolaan perusahaan terlaksana secara efektif.

3.

Pertanggungjawaban (Responsibility) yang berarti kesesuaian di dalam pengelolaan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat.

4.

Kemandirian (Independency) yang berarti suatu keadaan di mana perusahaan dikelola

secara

profesional

tanpa

benturan

kepentingan

dan

pengaruh/tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat. 5.

Kewajaran (Fairness) yang berarti keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak stakeholder yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berdasarkan prinsip tersebut, perusahaan merencanakan nilai-nilai yang harus dijunjung tinggi oleh segenap jajaran manajemen dan karyawan, sebagai berikut: 1.

KUALITAS Perusahaan dengan seluruh jajaran manajemen dan pegawai sepakat untuk berorientasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen) sesuai dengan visi dan misi.

71

2.

INTEGRITAS Keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi antara prinsip dengan perilaku.

3.

TEAM WORK Seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam rangka pencapaian visi dan misi perusahaan.

4.

INOVATIF Kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai kreatifitas dan inovasi dalam bekerja.

5.

RESPONSIF Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan upaya-upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perubahan lingkungan strategis. Pada tingkat invidivu, nilai ini direfleksikan oleh sikap awareness yang tinggi terhadap setiap kebijakan perusahaan.

4.2.4

Moto Perusahaan Sebagai identitas perusahaan dan untuk lebih membangun semangat kebersamaan

(esprit d’corps), moto Perum BULOG yang sebelumnya adalah “For A Brighter Future” atau “Untuk Masa Depan yang Lebih Baik” disepakati untuk diubah menjadi “Andalan Ketahanan Pangan”.

4.2.5

72

Tujuan/Sasaran Tujuan Perusahaan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor

7 tahun 2003 tentang Pendirian Perusahaan Umum BULOG adalah turut serta membangun ekonomi nasional khususnya dalam rangka pelaksanaan program pembangunan nasional di bidang pangan.

4.2.6

Strategi Grand strategy merupakan strategi utama perusahaan yang mengintegrasikan

seluruh sistem dan potensi unit kerja dan fokus pada visi dan misi organisasi. Grand strategy yang telah ditentukan harus mampu menjadi terobosan yang strategis bagi perusahaan selama lima tahun ke depan, dan mampu memetakan sasaran-sasaran yang perlu difokuskan oleh seluruh unit kerja guna menjawab tantangan tantangan dan peluang di masa mendatang. Grand strategy dilengkapi dengan pemetaan sasaran strategis yang jelas dan terukur untuk menjalankan kinerja dalam organisasi.

4.2.7

Critical Success Factor dan Key Performance Indicator Ada beberapa kunci keberhasilan Perum BULOG dalam menjalankan bisnisnya

sesuai dengan peraturan pemerintah yang ada, diantaranya adalah: 1.

Pengamanan Harga Gabah Produsen. Pengamanan harga gabah di tingkat produsen adalah salah satu upaya Pemerintah dalam hal ini Perum BULOG untuk menjaga agar harga gabah hasil produksi petani tidak dibawah Harga Pembelian Pemerintah (HPP).

2.

Pengadaan Gabah/Beras. Kegiatan pengadaan gabah/beras dalam negeri yang dilakukan oleh Perum BULOG bertujuan untuk mengamankan harga

73

gabah di tingkat produsen/petani sesuai Harga Pembelian Pemerintah (HPP). Disamping untuk melindungi petani, pengadaan dalam negeri bertujuan untuk penyediaan / pemupukan stok beras dalam rangka penyaluran beras kepada rayat miskin melalui program Raskin dan pengelolaan Cadangan Beras Pemerintah. Kegiatan pengadaan gabah/beras yang dilakukan tidak hanya melalui dari dalam negeri tetapi juga berasal dari luar negeri yang hanya dilakukan untuk memenuhi/melengkapi cadangan stok apabila dari pengadaan dalam negeri tidak mencukupi. 3.

Penyaluran beras untuk keluarga miskin melalui program RASKIN. Kegiatan ini dilakukan untuk: (i) memberikan kemudahan kepada masyarakat miskin dalam memperoleh kebutuhan pokok beras dengan harga yang murah dan dengan jumlah yang cukup; dan (ii) salah satu upaya tidak langsung Pemerintah dalam mengendalikan kenaikan harga beras mengingat jumlah alokasi per bulan yang disalurkan kepada masyarakat miskin cukup besar. Program RASKIN pada awalnya merupakan salah satu program Pemerintah dalam “social safety net” yang diluncurkan pada tahun 1998 untuk

melindungi

masyarakat

terutama

masyarakat

miskin

dalam

memperoleh pangan pokok (beras) sebagai dampak dari krisis moneter yang terjadi pada waktu itu. Namun seiring dengan berjalannya waktu dan dari beberapa hasil evaluasi yang dilakukan oleh lembaga pendidikan tinggi dan lembaga penelitian lainnya, program RASKIN dianggap cukup efektif dalam pemberian “targeted subsidy” oleh Pemerintah. 4.

Pengamanan harga di tingkat konsumen dan penyaluran lainnya. Mengingat besarnya peranan pangan dalam pengeluaran rumah tangga maka

74

ketidakstabilan harga pangan akan berpengaruh terhadap pendapatan riil masyarakat. Untuk itu, pada saat diperlukan Perum BULOG melakukan Operasi Pasar (OP) sebagai penugasan Pemerintah dalam rangka Pengendalian harga. Selain itu tugas penyaluran yang tidak kalah pentingnya adalah penyaluran kepada Golongan Anggaran, ABRI, Pengelolaan Cadangan Beras Pemerintah dan penyaluran lainnya cukup membantu dalam meredam gejolak harga beras. 5.

Pengelolaan Stok. Jumlah stok yang dikelola Perum BULOG pada akhir tahun umumnya rata-rata di atas 1 juta ton setara beras, namun selama periode tahun 2003-2007, pada tahun 2006 stok akhir yang dikuasai oleh Perum BULOG sangat rendah yaitu dibawah 1 juta ton setara beras. Rendahnya stok tersebut disebabkan karena pada tahun 2006 jumlah pengadaannya terendah selama periode 2003-2007. Pengelolaan stok tidak tergantung berapa besar pengadaan yang dilakukan tetapi “menyelaraskan” antara jumlah pengadaan dan jumlah penyaluran setiap bulannya serta menjaga stok yang optimal untuk menjaga ketahanan pangan yang aman dan efisien dari sisi ekonomi. Dengan rendahnya stok pada tahun berjalan (2006) akan berdampak pada stok tahun berikutnya (2007), sehingga untuk tahun 2007 perlu upaya keras dalam mempertahankan kestabilan stok yaitu dengan memperbanyak/memperbesar jumlah pengadaan gabah/beras pada tahun tersebut. Dalam rangka pengelolaan stok, Perum BULOG melakukan penyebaran stok (movement) ke seluruh wilayah Indonesia sesuai jumlah kebutuhan penyaluran masing-masing wilayah.

75

6.

Pengelolaan Cadangan Beras Pemerintah (CBP). Sejak tahun 2005, pengelolaan stok tidak terbatas hanya stok BULOG tetapi juga stok beras Pemerintah (Cadangan Beras Pemerintah/CBP) yang akan dipergunakan apabila terjadi keadaan darurat dan stabilisasi harga beras di tingkat konsumen. Besarnya jumlah CBP tersebut setiap tahunnya didasarkan atas ketersediaan anggaran Pemerintah. Pengalaman akhir tahun 2006 dan akhir tahun 2007 dengan stok beras yang dikelola BULOG relatif sedikit mendorong terjadinya eskalasi kenaikan harga beras di pasaran umum yang cukup tinggi. Untuk pengendalian harga beras pada musim paceklik akhir tahun, Pemerintah menugaskan Perum BULOG untuk melakukan Operasi Pasar Beras dari CBP. CBP disamping untuk pengendalian gejolak harga beras juga sangat efektif dalam pengendalian bencana alam yang telah terjadi sebelumnya antara lain tsunami di NAD, gempa bumi di DIY dan Jateng serta kekeringan dan rawan pangan di NTT

4.2.8

Struktur Organisasi Perum BULOG mempunyai kantor pusat, divisi regional, sub divisi regional ,

kantor seksi logistik, dan gudang. Berikut struktur organisasi kantor pusat, divisi regional dan sub divisi regional: 1.

Kantor Pusat

2.

Divisi Regional

3.

Sub Divisi Regional

1. Kantor Pusat

Gambar 4-1 Struktur Organisasi Kantor Pusat Perum BULOG

76

77 4.2.8.1 Struktur Organisasi Kantor Pusat Perum BULOG

Berikut penjelasan struktur organisasi kantor pusat Perum BULOG. 1.

Direktorat Pelayanan Publik a.

Divisi Pengadaan mempunyai fungsi : •

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyusunan rencana dan program, pengadaan dalam negeri serta pembinaaan unit pelaksana teknik pengolahan gabah atau beras.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyusunan rencana dan program pengadaan luar negeri.

•

Merencanakan,

mengkoordinasikan,

dan

mengendalikan

kegiatan penyusunan kemitraan. b.

Divisi Persediaan dan Perawatan mempunyai fungsi : •

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan persediaan, penyimpanan serta penyebaran.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan angkutan.

•

Merencanakan,

mengkoordinasikan,

dan

mengendalikan

kegiatan perawatan dan pengolahan. c.

Divisi Penyaluran mempunyai fungsi : •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyaluran Pemerintah.

kepada

kelembagaan

Pemerintah

dan

non

78 •

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyaluran kepada golongan masyarakat tertentu.

d.

Divisi Analisa Harga dan Pasar mempunyai fungsi : •

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengamatan dan pelaporan perkembangan harga dan pasar, pangan pokok beras dan pangan pokok lainnya.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan analisis kebijakan pertanian atau pangan, perkembangan ekonomi, keuangan dan pelaporan.

2.

Direktorat Perencanaan dan Pengembangan Usaha a.

Divisi Industri mempunyai fungsi : •

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan analisis pengembangan produk dan pemasaran hasil industri perberasan.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan analisis pengembangan produk dan pemasaran hasil industri non perberasan.

b.

Divisi Perdagangan Industri mempunyai fungsi : •

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pembelian komoditas dalam negeri dan luar negeri.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pemasaran komoditas dalam negeri dan luar negeri.

79 c.

Divisi Jasa mempunyai fungsi : •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan usaha jasa aset dan jasa lainnya.

•

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan usaha logistik, survey, dan pengendalian kualitas.

d.

Divisi Research and Development (R&D) mempunyai fungsi : •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perusahaan program perencanaan strategis jangka panjang perusahaan di bidang pelayanan publik, pengembangan usaha, keuangan, SDM dan umum.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penilitian dan pengembangan di bidang pelayanan publik, pengembangan usaha, keuangan SDM dan umum.

•

Merencanakan, kegiatan

mengkoordinasikan,

pengelolaan

sarana

dan

penunjang

mengendalikan penelitian

dan

pengembangan penyediaan standardisasi mutu produk serta ketatatusahaan.

3.

Direktorat Keuangan a.

Divisi Anggaran mempunyai fungsi : •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyediaan dana, pengalokasian, dan pendistribusian anggaran publik.

80 •

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyediaan,

pengalokasian

dan

pendistribusian

anggaran

pengembangan usaha. •

Merencanakan,

mengkoordinasikan,

dan

mengendalikan

kegiatan laporan dan evaluasi konsolidasi anggarana perusahaan. b.

Divisi Perbendaharaan mempunyai fungsi : •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi perpajakan perusahaan.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan verifikasi atas semua transaksi penerimaan dan pengeluaran pelayanan publik dan pengembangan usaha dan lainnya.

•

Merencanakan,

mengkoordinasikan,

dan

mengendalikan

kegiatan pengelolaan administrasi keuangan seluruh Divisi Regional dan Kantor Pusat. c.

Divisi Akuntansi mempunyai fungsi : •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan akuntansi Kantor Pusat.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan rekonsiliasi hubungan rekening antar kantor.

•

Merencanakan,

mengkoordinasikan,

dan

mengendalikan

kegiatan penyusunan dan analisis laporan keuangan serta pengolahan data dan pembinaan sistem akuntansi perusahaan. d.

Divisi Investasi mempunyai fungsi :

81 •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan invetasi dan penempatan dana.akuntansi Kantor Pusat.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengelolaan manajemen resiko dan kepatuhan.

4.

Direktorat SDM dan Umum a.

Divisi Sumber Daya Manusia (SDM) mempunyai fungsi : •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengangkatan, penempatan dan pemberhentian, pemeringatan dan administrasi PNS serta data dan informasi sumber daya manusia.

•

Merencanakan, kegiatan

mengkoordinasikan,

pelayanan

kesejahteraan,

dan

mengendalikan

hubungan

industrial,

kesehatan dan keselamatan kerja sumber daya manusia. b.

Divisi Organisasi dan Tata Laksana mempunyai fungsi : •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pelaksanaan pengkajian dan pengembangan organisasi.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pelaksanaan pengkajian dan pengembangan tatalaksana.

c.

Divisi Umum mempunyai fungsi :

82 •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pembinaan urusan rumah tangga Kantor Pusat.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyediaan dan pemeliharaan sarana regional.

•

Merencanakan,

mengkoordinasikan,

dan

mengendalikan

kegiatan administrasi inventaris aset di lingkungan perusahaan. d.

Divisi Hukum mempunyai fungsi : •

merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyusunan peraturan perusahaan dan perjanjian.

•

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pelayanan bantuan hukum dan pembinaan kelompok jabatan fungsional legal officer.

•

Merencanakan,

mengkoordinasikan,

dan

mengendalikan

kegiatan penyelesaian klaim di Kantor Pusat, Divre dan Subdivre.

5.

Sekretaris Perusahaan mempunyai fungsi : a.

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan surat dan ekspedisi, arsip serta perjalanan dinas.

b.

Merencanakan

dan

mengkoordinasikan

kegiatan

hubungan

kemasyarakatan dan kelembagaan serta pembinaan media elektronik. c.

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan penyusunan laporan perusahaan dan Corporate Governance.

83 d.

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan kesekretariatan dan keprotokolan direksi.

6.

Satuan Pengawasan Intern (SPI) mempunyai fungsi : a.

Melaksanakan

pemeriksaan

intern

bidang

pelayanan

publik,

pengembangan usaha, keuangan, SDM dan Umum, kesekretariatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan serta teknologi informasi. b.

Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan penatausahaan, pelayanan administrasi dan keuangan serta dokumentasi di lingkungan SPI.

7.

Pusat Pendidikan dan Pelatihan mempunyai fungsi : a.

Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan penyusunan dan pengembangan program serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan.

b.

Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan informasi dan perpustakaan pendidikan dan pelatihan.

c.

Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi dan keuangan kepada semua satuan organisasi lingkungan Pusdiklat.

8.

Pusat Teknologi Informasi (PUSTI) mempunyai fungsi :

84 a.

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi.

b.

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi database dan jaringan, sarana dan pelayanan pengguna.

c.

Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pelayanan teknis administrasi dan keuangan kepada semua satuan organiasi di lingkungan PUSTI.

85 2. Divisi Regional Tipe A, Tipe B, Tipe C

Gambar 4-1 Struktur Organisasi Divisi Regional Tipe A

86

Gambar 4-2 Struktur Organisasi Divisi Regional Tipe B

87

Gambar 4-3 Struktur Organisasi Divisi Regional Tipe C

88 3. Sub Divisi Regional Tipe A, Tipe B dan Tipe C

Gambar 4-4 Struktur Organisasi Sub Divisi Regional Tipe A dan B

89

Gambar 4-5 Struktur Organisasi Sub Divisi Regional Tipe C

Struktur organisasi Divisi Regional dan Sub Divisi Regional tidak dibahas pada penelitian ini, dikarenakan penelitian hanya mencakup data-data kantor pusat Perum BULOG saja.

90

4.3 Identifikasi Masalah Perum BULOG yang berkantor pusat di Jalan Gatot Subroto No. 49 Jakarta, dan mempunyai divisi regional di setiap provinsi, memiliki tugas dari pemerintah yang merupakan pemiliknya untuk melakukan pengadaan dan pendistribusian. Pada dasarnya bisnis yang dilakukan oleh Perum BULOG adalah sebagai perusahaan pelayan publik walaupun dalam perjalanan bisnisnya Perum BULOG juga memiliki bisnis komersial. Untuk mendukung bisnis yang dijalankan oleh Perum BULOG, maka sangat dibutuhkan manajemen keuangan yang baik. Karena tidaklah mungkin menjalankan bisnis jika keuangan tidak dikelola dengan baik. Manajemen keuangan tersebut akan sangat efektif jika didukung oleh sistem dan teknologi informasi yang baik pula. Penggunaan sistem dan teknologi informasi yang maksimal, akan dapat memberikan efektivitas dan efesiensi dalam proses bisnis suatu perusahaan/organisasi. Bahkan sistem dan teknologi informasi dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan dalam persaingannya dengan perusahaan-perusahaan lainnya. Sistem informasi yang dibangun haruslah sesuai dengan rencana bisnis perusahaan tentunya. Untuk membuat atau membangun suatu sistem dan teknologi informasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan maka sangat dibutuhkan suatu Perencanaan Strategi sistem informasi. Dengan adanya Perencanaan ini, maka apa yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai visi atau tujuan bisnis perusahaan dapat dipetakan dengan baik dan tepat ke dalam sistem dan teknologi informasi yang sesuai. Demikian halnya dengan Perum BULOG yang memiliki tujuan bisnis untuk melayani publik haruslah memiliki manajemen keuangan yang baik agar dapat mengambil keputusan-keputusan strategis yang berkaitan dengan hal tersebut.

91 Saat ini di Perum BULOG belum terdapat suatu sistem dan teknologi informasi yang mendukung manajemen keuangan. Akibatnya ada beberapa permasalahan dalam pengelolaan keuangan yang dilakukan secara manual saat ini. Misalnya adanya perbedaan nomor account ataupun nomor voucher di antara divisi Anggaran dan Perbendaharaan, padahal keduanya berada pada direktorat yang sama yaitu direktorat keuangan. Permasalahan lain yang muncul akibat tidak adanya suatu sistem informasi adalah tidak tercatatnya kelebihan plafond dari setiap divisi di Perum BULOG secara aktual. Hal ini mengakibatkan tidak diketahuinya kondisi keuangan aktual atau real time di Perum BULOG dan implikasinya adalah tidak dapat diambil keputusan-keputusan strategis yang dibutuhkan dalam waktu cepat, misalnya adanya kejadian bencana alam secara beruntun di beberapa wilayah. Untuk itulah dibutuhkan suatu Perencanaan Strategi sistem informasi di Perum BULOG untuk menyelesaikan permasalah seperti yang disebut di atas

4.4 Analisis Internal Perusahaan Dalam melakukan analisis internal perusahaan diperlukan analisis baik dari sisi bisnis maupun SI/TI. Hal ini sangat berguna untuk melihat faktor-faktor apa saja yang bisa mempengaruhi perusahaan dari dalam perusahaan.

4.4.1

Bisnis Bisnis Perum BULOG dianalisis dengan menggunakan Value Chain dan Balance

Scorecard. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi factor-faktor internal yang mempengaruhi bisnis Perum BULOG.

92 4.4.1.1 Analisis Value Chain

Analisis ini berguna untuk menganalisis rantai nilai bisnis di Perum BULOG. Analisis ini terbagi menjadi dua jenis aktivitas yaitu aktivitas utama dan aktivitas bisnis. Hal-hal yang akan dibahas pada aktivitas utama yaitu 1.

Business Acquisition, proses penentuan kebutuhan masyarakat di analisis oleh dalam memenuhi kebutuhan pangan pokok, proses ini dilakukan oleh divisi Analisa Harga dan Pasar (divisi Gasar). Kebutuhan dapat diketahui berdasarkan data yang diperoleh dari pelanggan dan pasar. Berdasarkan data tersebut dapat mengetahui perkembangan kebutuhan pelanggan terhadap pelayanan yang dilaksanakan.

2.

Problem Specification, perumusan dan pengkajian masalah yang dihadapi dilakukan oleh divisi Gasar dan divisi Organisasi dan Tata Laksana (divisi Ortala) dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan bagaimana tingkat penyelesaian yang akan dilakukan.

3.

Knowledge Application, proses menciptakan pengetahuan atau aplikasi yang baru untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dilakukan oleh divisi Research and Development (divisi R&D) dengan cara melakukan penelitian, kajian dan berdasarkan analisis pakar dan pengalaman. Penelitian yang dilakukan dapat dibantu oleh pihak luar untuk membuat aplikasi atau pengetahuan tersebut, seperti tenaga ahli, konsultan atau peniliti.

4.

Allocation Resources, proses melakukan analisis terhadap 5M (Man, Money, Material, Method, Machine) dan informasi merupakan tugas dari beberapa divisi. divisi-divisi yang melakukan proses tersebut yaitu divisi Sumber Daya Manusia (divisi SDM), divisi R&D, divisi Ortala, divisi Persediaan dan

93 Perawatan (divisi Diawat) dan divisi Investasi. Divisi SDM melakukan analisis terhadap alokasi sumber daya manusia, divisi Ortala melakukan analisis terhadap metode, divisi Diawat melakukan analisis perangkat keras dan materi dalam pelaksanaan alokasi. Setelah dilakukan analisis dan mendapatkan hasil, dilakukan analisis lanjutan oleh divisi Investasi terhadap alokasi sumber daya manusia, materi, metode yang digunakan, perangkat keras dan uang. Kegiatan ini akan mengalokasikan 5M tersebut seefektif dan seefisien mungkin, sehingga jika kekurangan sumber daya maka dapat melakukan sumber yang lain untuk membantu. 5.

Marketing the Capability, Dengan konsep Business to Business, Business to Government dan Business to Customer, divisi Perdagangan dan divisi Penyaluran melakukan proses promosi dan pendistribusian produk layanan .

6.

Configure Solution, divisi R&D dan divisi Ortala melakukan perumusan solusi baru yang akan dilakukan dan membuat perencanaan dalam pengerjaan solusi tersebut.

7.

Execute Solution, divisi-divisi yang melakukan kegiatan operasional seperti divisi Pengadaan, divisi Diawat dan divisi Penyaluran menjalankan solusi bisnis yang baru yang telah dirumuskan pada kegiatan sebelumnya.

. Untuk aktivitas pendukung akan dibahas hal-hal berikut: 1.

Technology, penentuan kebutuhan dan pemanfaatan teknologi yang digunakan serta perbaikan prosedur merupakan tugas pusat teknologi informasi (PUSTI) dan divisi RnD (research and development).

94 2.

Human Resources, mengelola sumber daya manusia dan menentukan kualifikasi orang-orang yang dibutuhkan dilakukan oleh divisi SDM , pusat pendidikan dan pelatihan (PUSDIKLAT) dan divisi organisasi dan tatalaksana.

3.

Infrastructure, manajemen keuangan perusahaan dikelola oleh 4 (empat) divisi yaitu divisi perbendaharaan, divisi anggaran, divisi investasi dan divisi akuntansi.

4.

Administration, Sekretariat Perusahaan melakukan pelaksanaan proses admininistrasi yang berkaitan kegiatan internal perusahaan dan kegiatan eksternal perusahaan yang berkaitan dengan organisasi, lembaga atau perusahaan lain.

4.4.1.2 Analisis Balance Scorecard

Analisis ini berguna untuk mengukur sejauh mana pencapaian bisnis Perum BULOG dilihat dari beberapa perspektif beserta Key Performance Indicator (KPI). 1.

Perspektif Keuangan, kinerja bisnis Perum BULOG dalam perspektif keuangan diukur dengan menggunakan KPI: a.

Return on Investment (RoI) Perum BULOG menargetkan ROI dalam RKAP 2009 10%, pada akhir 2009 terealisasi sebesar 2,44%.

b.

Pemanfaatan Aktiva (Asset Turn Over) Pemanfaatan Aktiva sebesar 66,56% (persen) dikarenakan penggunaan mesin UPGB belum maksimal.

95 c.

Pengurangan biaya Pengurangan biaya operasional perusahaan belum tercapai, realisasi nya mencapai angka minus -2,1%.

2.

Perspektif Pelanggan, kinerja bisnis Perum BULOG dalam perspektif pelanggan diukur dengan menggunakan KPI: a.

Jumlah pelanggan baru, Dengan adanya kegiatan komersial Perum BULOG menargetkan 10% pangsa pasar masyarakat menengah.

3.

Perspektif Bisnis Internal, kinerja bisnis Perum BULOG dalam perspektif bisnis internal diukur dengan menggunakan KPI: a.

Ketepatan waktu penyaluran Kegiatan operasional penyaluran mempunyai target penyelesaian selama 1 hari, tapi ada yang terjadi penyelesaian 2 hari.

4.

Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan, kinerja bisnis Perum BULOG dalam

perspektif

pembelajaran

dan

pertumbuhan

diukur

dengan

menggunakan KPI a.

Tingkat kompetensi Perum BULOG menargetkan 400 sertifikasi pelatihan pergudangan kepada semua Kepala Gudang dan 26 sertifikasi sumber daya manusia (SDM) dan hukum kepada 26 Kepala Seksi Administrasi dan Hukum

96 (Kasi Minku), tetapi pada akhir tahun yang lulus sertifikasi sejumlah 395 sertifikasi pergudangan dan 26 sertifikasi SDM dan hukum

4.4.2

Sistem dan Teknologi Informasi Sistem dan Teknologi Informasi Perum BULOG dianalisis dari beberapa faktor

yaitu: 4.4.2.1 Visi dan Misi Teknologi Informasi

Visi dan Misi Teknologi Informasi di Perum BULOG belum didefinisikan. 4.4.2.2 Aplikasi

Aplikasi yang ada di Perum BULOG saat ini adalah sebagai berikut: 1.

e-Procurement, yaitu sistem yang menangani kegiatan pengadaan bahan pokok yang akan diolah dan didistribusikan. Sistem ini terdiri dari beberapa aplikasi atau fungsi yaitu a.

Selection, merupakan aplikasi atau fungsi dari sistem e-procurement untuk melakukan pemilihan atau penyortiran beberapa pemasok dengan cara tender.

b.

Purchasing, merupakan aplikasi atau fungsi dari sistem e-Procurement untuk melakukan pemesanan dan pembelian bahan pangan dari pemasok yang telah dipilih sebelumnya

97 2.

Sistem Informasi Logistik (SIL), yaitu sistem yang menangani kegiatan logistik di Perum BULOG. Sistem ini terdiri dari beberapa aplikasi atau fungsi yaitu: a.

Good receipt, merupakan fungsi untuk penerimaan barang dan pemeriksaan kualitas dari pemasok sesuai dengan pembelian yang telah dilakukan oleh bagian Pengadaan. Di sini juga dilakukan pengecekan jumlah barang apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak.

b.

Maintenance, merupakan fungsi yang menangani pemeliharaan dan perawatan bahan pangan selama dalam gudang penyimpanan

c.

Delivery Order (DO), merupakan fungsi yang menangani permintaan akan penyaluran bahan pangan untuk Program RASKIN, cabang atau gudang lainnya. Di sini juga dilakukan pengecekan bahan pangan yang akan dikirim dan pembuatan surat jalan.

d.

Carry, merupakan fungsi yang menangani penyaluran atau pengiriman bahan pangan sesuai dengan tempat yang telah ditentukan. Dalam hal ini bahan pangan akan dikirimkan ke pemerintah yaitu kecamatan atau kelurahan.

3.

Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu sistem yang menangani atau mengelola sumber daya yang ada di Perum BULOG khususnya pegawai. Adapun aplikasi ataupun fungsi yang ada pada sistem ini diantaranya:

98 a.

Recruitment, merupakan fungsi yang menangani proses perekrutan pegawai baru, mulai dari pengumuman lowongan, pendaftaran, pengujian, wawancara, sampai pada pegawai itu diterima untuk bekerja di Perum BULOG

b.

Training, merupakan fungsi yang menangani pelatihan pegawai Perum BULOG, baik itu pegawai yang baru direkrut maupun pegawai lama yang membutuhkan pelatihan-pelatihan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

c.

Payroll, merupakan fungsi yang menangani penggajian pegawai Perum BULOG, baik itu gaji pokok, tunjangan, asuransi, bonus, insentif, ataupun hal-hal lainnya yang berkaitan dengan pembayaran sejumlah uang yang menjadi hak pegawai dari Perum BULOG

d.

Carrer History, merupakan fungsi yang menangani sejarah pekerjaan dari pegawai Perum BULOG mulai direkrut sampai saat ini. Pada fungsi ini dapat diketahui informasi mengenai karir semua pegawai, baik itu promosi, demosi, mutasi dan terminasi.

4.

Sistem Akuntasi BULOG (SIAB), yaitu sistem yang menangani pencatatan aktiva tetap, pemasukan dan pengeluaran, hutang maupun piutang Perum BULOG termasuk pembuatan laporan pembukuan dan laporan keuangan berupa neraca, laporan laba rugi yang auditable secara berkala. Adapun aplikasi yang ada pada divisi ini adalah:

99 a.

Account Payable (AP), yaitu aplikasi yang menangani hutang yang didapat Perum BULOG dari hasil pembelian barang atau bahan pangan yang dibutuhkan

b.

Account Receivable (AR), yaitu aplikasi yang menangani piutang yang didapat Perum BULOG dari hasil penjualan bahan pangan.

c.

General Ledger (GL), yaitu aplikasi yang menangani pembuatan buku besar yang merupakan gabungan dari hutang dan piutang Perum BULOG.

d.

Laporan keuangan, yaitu aplikasi yang menangani pembuatan laporan keuangan yang nantinya akan digunakan oleh pihak manajerial untuk kepentingan pembuatan keputusan ataupun pelaporan keuangan ke Pemerintah

Gambar 4-6 Aplikasi Sistem Informasi di Perum BULOG saat ini

100

101 4.4.2.3 Infrastruktur

1.

Perangkat Keras Kondisi perangkat keras yang ada di Perum BULOG sekarang ini dapat dilihat dari tabel di bawah ini.

Tabel 4-1 Kondisi Perangkat Keras Perum BULOG Saat ini NO 1 2 3

Perangkat Keras Personal Computer/ PC Router Switch

Spesifikasi Prosesor : Pentium IV-Core2Duo Cisco 3800, Cisco 3600, 3com 3com

Personal Computer yang digunakan oleh Perum BULOG masih belum seragam, sehingga pemeliharaan yang dibutuhkan akan lebih besar. Contoh apabila ada kerusakan driver hardware maka pemeliharaan akan lebih rumit. Server yang digunakan oleh Perum BULOG ada 16 buah dan kesemuanya sudah digunakan dan penggunaannya sejauh ini sudah optimal. Untuk melihat kondisi server yang sekarang digunakan oleh Perum BULOG dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Tabel 4-2 Spesifikasi Detail Server yang Digunakan Perum BULOG NO 1

2

TYPE DELL Power Edge 6850

DELL Power Edge 6850

Hardware Detail

Operating system

CPU Intel Xeon 3.16 Ghz

Windows Server 2003 Enterprise

( 2 CPU ) RAM=8GB C=47GB G=1.3TB L=219 GB Q=172GB CPU Intel Xeon 3.16 Ghz

Windows Server 2003 Enterprise

( 2 CPU )

102 NO

TYPE

Hardware Detail RAM=8GB C=47GB G=1.3TB L=219 GB Q=172GB CPU Intel Xeon 2.8 Ghz ( 2 CPU ) C=42Gb (RAID 1) D=250Gb (RAID 5) CPU Intel Xeon 2.8 Ghz ( 2 CPU ) D=21 GB CPU Intel Xeon X3210 2.13 Ghz D=56 GB ( 4 CPU ) CPU Intel Xeon 2.8 Ghz ( 2 CPU ) D=52 GB

Operating system

3


4

DELL PE 4600

5

DELL PE 840

6

DELL PE 2800

7

DELL Power edge 4600

8


9


10


RAM 2 GB HD : C=13 GB D=23 GB E=47 GB

Windows Server 2003 standar

11

COMPAQ Proliant ML530


12

HP COMPAQ dx 6100MT

RAM 512 MB HD : C=36 GB D=36 GB RAM 8 GB HD : C=10 GB HD : C=10 GB

13

DELL PE 840

CPU Intel Xeon X3210 2.13 Ghz ( 4 CPU ) RAM 4GB HD : C=12 GB D=60 GB

Windows Server 2003 R2 Enterprise

CPU Intel Xeon 2.6 Ghz RAM 2 GB HD : C=13 GB D=23 GB CPU Intel Xeon 2.8 Ghz RAM 2 GB HD : C=13 GB D=23 GB CPU Intel Xeon 2.8 Ghz RAM 2 GB HD : C=31 GB D=21 GB E=21GB

FreeBSD

Windows Server 2003 Standar



Windows 2000 Advanced Server




103 NO 14

TYPE IBM eServer X3105

Hardware Detail CPU AMD Opteron 1210 1.8 Ghz ( 2 CPU )

Operating system Windows Server 2003 standar

RAM 2 GB D=50 GB

15


CPU Intel Xeon 2.8 Ghz

Windows 2000 Advanced server

RAM 2 GB HD : C=20 GB E=146GB

16


2.

CPU Intel Xeon 2.8 Ghz RAM 2 GB HD : C=13 GB D=23 GB


Kondisi Perangkat LunakPerum BULOG Kondisi perangkat lunak yang digunakan oleh Perum BULOG sekarang ini seperti yang terlihat di tabel di bawah ini

Tabel 4-3 Kondisi Perangkat Lunak Perum BULOG Saat ini NO 1

2 3 4

Software Sistem Operasi

Spesifikasi Sistem Operasi Microsoft(Windows XP, Vista, 2000 Server)

Aplikasi Perkantoran Software Pengembang Database

Ms Office 2003, Ms Visio, Ms Access Power Builder, PHP, Macromedia Dreamweaver. Linux FreeBSD SQL Server 2005, My SQL

Platform yang digunakan kebanyakan masih berbasiskan produk-produk Microsoft. Hal ini akan memberikan beban yang besar terhadap biaya licence yang harus dibayarkan oleh Perum BULOG kepada Microsoft.

104

3.

Kondisi Jaringan Perum BULOG Kondisi topologi jaringan untuk sistem interkoneksi yang digunakan oleh Perum BULOG sekarang ini sudah cukup baik dimana interkoneksi di semua unit sudah terbangun dengan baik. Sehingga pengembangan sistem client server di Perum BULOG sudah dapat dilakukan.

Gambar 4-7 Jaringan di Perum BULOG Saat Ini

105

106

4.5 Analisis Eksternal Perusahaan Sama halnya dengan analisis internal perusahaan, maka analisis terhadap eksternal perusahaan baik itu dari sisi bisnis maupun SI/TI juga perlu dilakukan. Hal ini sangat berguna untuk melihat faktor-faktor apa saja yang bisa mempengaruhi perusahaan dari luar. 4.5.1

Bisnis Bisnis Perum BULOG dianalisis dengan menggunakan Value Chain dan Balance

Scorecard. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi factor-faktor internal yang mempengaruhi bisnis Perum BULOG

4.5.1.1 Analisis Lingkungan Perusahaan (Firm Environment)

Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnisnya berinteraksi dengan lingkungannya. Interaksi tersebut dapat berupa interaksi sumber daya manusia, materi maupun sumber daya informasi. Pada subbab ini akan dijelaskan secara detail pihak-pihak yang ada di lingkungan perusahaan dan ikut berinteraksi dengan perusahaan, serta bentuk interaksi yang terjadi.

107

Masyarakat Pemerintah Indonesia Komunitas Finansial

Pemasok

Komunitas Global

Perum BULOG

Konsumen

Pesaing

Serikat Pekerja Pemegang Saham/Pemilik

Gambar 4-8 Analisis Lingkungan Perusahaan Perum BULOG

1.

Pemasok (suppliers) : Yang menjadi penyedia material yang berupa bahan pokok yang akan didistribusikan oleh Perum BULOG diantaranya adalah mitra kerja, petani, dan negara importir beras. Dan untuk pemasok informasi bagi Perum BULOG adalah Pemerintah selaku pemilik.

2.

Konsumen (customers) : Pengguna jasa dari Perum BULOG sudah barang tentu adalah masyarakat umum atau rakyat sesuai dengan amanat Pemerintah yang dituangkan dalam Peraturan Pemerintah. Untuk beberapa kondisi seperti adanya kelebihan pangan di dalam negeri maka akan diekspor ke negara-negara lain.

3.

Serikat Pekerja (labor unions) : Pada umumnya perusahaan-perusahaan atau organisasi yang besar terutama yang memiliki buruh dalam jumlah besar akan memiliki perkumpulan baik dari tenaga ahli maupun buruh yang bernama Sekar BULOG

108

4.

Komunitas Finansial (Financial Community) : Komunitas utama yang menjadi penyedia dana untuk Perum BULOG adalah Pemerintah. Selain itu komunitas lainnya adalah Yabinstra (Yayasan Bina Sejahtera), Kopelindo (Koperasi Pegawai BULOG seluruh indonesia), Bank Bukopin, dan juga Bank Mandiri.

5.

Pemegang Saham atau Pemilik Perusahaan (stakeholders or owners) : Pemegang saham utama atau pemilik Perum BULOG, dan merupakan satusatunya adalah Pemerintah.

6.

Pesaing (competitors) : Terdapat beberapa organisasi, perusahaan atau perorangan yang ikut berkompetisi dalam bidang pendistribusian bahanbahan pangan seperti Perum BULOG yang diantaranya adalah para peng-ijon yang langsung membeli bahan-bahan pangan dari petani,dan juga pedagangpedagang pangan lainnya.

7.

Pemerintah (government) : Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.7 Tahun 2003 mengenai Perum BULOG, UU RI No. 7 Tahun 1996 maka yang menjadi Pemerintah adalah Pemerintah RI itu sendiri.

8.

Komunitas Global (global community) : Ada beberapa komunitas yang mencakup area global khususnya di sekitar negara tempat Perum BULOG beroperasi yaitu FAO, Komunitas Pangan Dunia, dan Komunitas Pertanian.

4.5.1.2 Analisis Five Forces’ Porter

1.

Bargaining Power of Buyers. Seperti yang telah disebutkan dan dibahas sebelumnya, Perum BULOG memiliki beberapa customer. Dimana customer ini memiliki kemampuan forces (dorongan) seperti tingkat selektifitas

109

customer dalam pemilihan kualitas dan harga pangan yang semakin tinggi. Hal ini dimungkinkan dengan keinginan customer yang selalu mengharapkan bahan pangan berkualitas tinggi tetapi dengan harga yang lebih murah. 2.

Competitive rivalry. Forces (dorongan) terhadap Perum BULOG dalam persaingannya dengan beberapa perusahaan yang sudah ada saat ini dan memiliki interest yang sama adalah Sampoerna Inc, dan perusahaan logistik bahan pangan lainnya yang mempunyai kualitas baik.

3.

Bargaining Power of Suppliers. Kebalikan dari Bargaining Power of Customer, dari sisi pemasok juga memiliki kekuatan yang dapat mempengaruhi Perum BULOG. Hal ini dapat disebabkan karena adanya tingkat selektifitas petani dalam memilih pembeli yang menawarkan harga lebih menguntungkan. Apakah Perum BULOG menawarkan harga beli yang lebih tinggi dari pada para pesaingnya atau tidak? Yang pasti para petani atau produsen bahan-bahan pangan akan menjual bahan-bahan pangan miliknya kepada yang memberi harga beli tertinggi.

4.

Threat of New Entrants. Walaupun Perum BULOG adalah perusahaan terbesar di Indonesia dalam bidang pendistribusian bahan-bahan pangan, tetapi juga memiliki ancaman dari para pendatang baru seperti perusahaan asal Cina dengan teknologi yang tinggi dalam pengolahan gabah beras dan pengelolaan lahan pertanian menghasilkan kualitas beras yang cukup baik dan harga yang murah.

5.

Threat of Substitute Products or Services. Belakangan ini ada kecenderungan dari masyarakat yang memiliki pola kehidupan yang serba instant alias cepat saji. Tidak lagi mau repot dalam mengolah bahan-bahan pangan seperti yang

110

didistribusikan oleh Perum BULOG yaitu beras, gula, dan bahan-bahan pokok lainnya. Untuk mengakomodir pola hidup seperti itu ada beberapa perusahaan yang membuat produk instan dapat dikatakan ancaman terhadap Perum BULOG, salah satunya adalah TARA Nasiku yang merupakan bentuk instant dari beras

4.5.2

Sistem dan Teknologi Informasi Dalam analisis sistem dan teknologi informasi di Perum BULOG ada beberapa hal

yang perlu diperhatikan diantaranya: 1.

Perkembangan teknologi khususnya di bidang informatika yang begitu pesat di mana pesaing-pesaing Perum BULOG juga telah menerapkan SI/TI terbaru

2.

Bukan hanya teknologi saja yang berkembang tetapi sistem informasi pendukung bisnis perusahaan juga telah berkembang pesat termasuk tenagatenaga ahli seperti konsultan untuk menangani sistem dan teknologi informasi

4.6 Analisis SWOT Analisis ini digunakan untuk menilai kekuatan dan kelemahan dari sumber daya yang dimiliki oleh organisasi/perusahaan dan peluang serta tantangan yang dihadapi dari eksternal perusahaan.

111

4.6.1

Analisis Lingkungan Internal Berikut faktor kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan: 1.

Perusahaan memiliki jaringan pergudangan, infrastruktur dan Teknologi Informasi yang luas.

2.

Perusahaan memiliki 50.000 titik distribusi.

3.

Mempunyai nama besar atau brand yang meng-global.

4.

Mendapat dukungan penuh dari pemerintah, karena Perum BULOG milik pemerintah.

5.

Bulog memiliki kemampuan dana dan akses permodalan yang bankable.

6.

BULOG masih menjadi satu-satunya lembaga operator yang menangani ketahanan pangan di bidang perberasan.

7.

Bulog telah memiliki sistem dan pengalaman dalam kegiatan pelayanan publik selama lebih dari 40 tahun..

Faktor-faktor yang menjadi kelemahan perusahaan antara lain: 1.

Aset yang dimiliki BULOG belum terorganisir dan terstandarisasi secara optimal dalam menghadapi perubahan lingkungan strategis.

2.

Perencanaan BULOG belum fleksibel dalam mengakomodir kemungkinan perubahan kebijakan maupun permintaan masyarakat.

3.

Adanya kesenjangan antar generasi yang menyulitkan perencanaan SDM.

4.

Kemampuan SDM yang belum memenuhi kompetensi yang dipersyaratkan dalam menghadapi perubahan.

5.

Belum efektifnya penerapan penilaian kinerja individu, unit kerja dan penghargaan.

6.

Manajemen keuangan yang belum efisien dan efektif.

112

7.

Aktivitas dan proses pengambilan keputusan tidak selalu memperhatikan aspek manajemen risiko.

4.6.2

8.

Beban penyusutan aktiva tetap semakin tinggi.

9.

Belum maksimalnya pelayanan terhadap keluhan masyarakat.

Analisis Lingkungan Eksternal Dari sisi eksternal perusahaan dapat dilihat faktor-faktor yang menjadi peluang

bagi perusahaan antara lain: 1.

Kebijakan perlindungan pemerintah terhadap petani dan masyarakat miskin masih besar

2.

Kebijakan ekspor dan impor beras hanya dipercayakan kepada Perum BULOG

3.

Permintaan beras masih besar

4.

Pengalihan subsidi energi menjadi subsidi pangan

5.

BULOG masih dipercaya pemerintah sebagai lembaga pelaksana kehanan pangan

6.

Diversifikasi bahan pangan seperti gula, tepung, dan sagu.

7.

Membuka anak perusahaan di bidang pangan.

8.

Mempunyai kerjasama bisnis yang baik dengan perusahaan yang lain.

9.

Memiliki pemasok yang handal.

Faktor-faktor yang menjadi ancaman bagi perusahaan antara lain: 1.

Kemampuan anggaran pemerintah untuk subsidi semakin terbatas

2.

Adanya pemberian kesempatan dari pemerintah kepada lembaga lain dalam menangani masalah pangan.

113

3.

Mekanisme penjaminan kredit dari pemerintah seringkali tidak sesuai dengan target yang diharapkan.

4.

Kenaikan harga minyak dunia yang mempengaruhi kenaikan dan struktur biaya perusahaan.

5.

Investor Asal Cina sudah mulai membidik pasar pangan di Indonesia.

6.

Petani semakin selektif dalam menjual gabah atau beras.

7.

Adanya produk pengganti yang lebih instan dan praktis.

8.

Pelanggan mengutamakan kualitas.

9.

Bencana alam

10.

Serangan hama

Untuk penjabaran strategi SWOT dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 4-4 Penjabaran Strategi SWOT

IFAS

EFAS

Kekuatan (S) • Perusahaan memiliki jaringan pergudangan, infrastruktur dan Teknologi Informasi yang luas. • Perusahaan memiliki 50.000 titik distribusi. • Mempunyai nama besar atau brand yang meng-global. • Mendapat dukungan penuh dari pemerintah, karena Perum BULOG milik pemerintah. • Bulog memiliki kemampuan dana dan akses permodalan yang bankable. • BULOG masih menjadi satu-satunya lembaga operator yang menangani ketahanan pangan di bidang perberasan. • Bulog telah memiliki sistem dan pengalaman dalam kegiatan pelayanan publik selama lebih dari 40 tahun.

114

Kelemahan (W) • Aset yang dimiliki BULOG belum terorganisir dan terstandarisasi secara optimal dalam menghadapi perubahan lingkungan strategis. • Perencanaan BULOG belum fleksibel dalam mengakomodir kemungkinan perubahan kebijakan maupun permintaan masyarakat. • Adanya kesenjangan antar generasi yang menyulitkan perencanaan SDM. • Kemampuan SDM yang belum memenuhi kompetensi yang dipersyaratkan dalam menghadapi perubahan. • Belum efektifnya penerapan penilaian kinerja individu, unit kerja dan penghargaan. • Manajemen keuangan yang belum efisien dan efektif. • Aktivitas dan proses pengambilan keputusan tidak selalu memperhatikan aspek manajemen risiko. • Beban penyusutan aktiva tetap semakin tinggi. • Belum maksimalnya pelayanan terhadap keluhan masyarakat.

Peluang (O) • Kebijakan perlindungan pemerintah terhadap petani dan masyarakat miskin masih besar • Kebijakan ekspor dan impor beras hanya dipercayakan kepada Perum BULOG • Permintaan beras masih besar • Pengalihan subsidi energi menjadi subsidi pangan • BULOG masih dipercaya pemerintah sebagai lembaga pelaksana kehanan pangan • Diversifikasi bahan pangan seperti gula, tepung, dan sagu. • Membuka anak perusahaan di bidang pangan. • Mempunyai kerjasama bisnis yang baik dengan perusahaan yang lain. • Memiliki pemasok yang handal.

STRATEGI SO • Meningkatkan ketersediaan bahan pangan di semua jaringan pergudangan BULOG • Meningkatkan kualitas beras yang akan dijual kepada masyarakat. • Meningkatkan promosi kepada masyarakat • Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat yang merupakan pembeli terbesar buat BULOG • Meningkatkan kecepatan dan ketepatan data pendukung penyusunan laporan keuangan • Meningkatkan diversifikasi pembiayaan operasional perusahaan dari sumber dana alternatif yang kompetitif

115

STRATEGI WO • Mengelola dan membuat standar Aset dengan maksimal. • Membuat perencanaan secara sistematis dan fleksibel terhadap kondisi yang terjadi. • Meningkatkan kompetensi SDM dengan mengadakan restrukturisasi dan regenerasi. • Menerapkan standar kerja dan job desc list dengan detail di setiap divisi. • Menyempurnakan SOP activity based costing dengan mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada di direktorat keuangan. • Mengelola penerapan activity based costing dalam kegiatan Pelayanan Publik dan Pengembangan Usaha • Membuat manajemen resiko setiap aktivitas dan proses yang berjalan.

Ancaman (T) • Kemampuan anggaran pemerintah untuk subsidi semakin terbatas • Adanya pemberian kesempatan dari pemerintah kepada lembaga lain dalam menangani masalah pangan. • Mekanisme penjaminan kredit dari pemerintah seringkali tidak sesuai dengan target yang diharapkan. • Kenaikan harga minyak dunia yang mempengaruhi kenaikan dan struktur biaya perusahaan. • Investor Asal Cina sudah mulai membidik pasar pangan di Indonesia. • Petani semakin selektif dalam menjual gabah atau beras. • Adanya produk pengganti yang lebih instan dan praktis. • Pelanggan mengutamakan kualitas. • Bencana alam • Serangan hama.

STRATEGI ST • Mengintegrasikan data di seluruh jaringan BULOG. • Meningkatkan kerjasama dengan instansi Pemerintah yang terkait dalam penugasan Pemerintah. • Memaksimalkan kemampuan/skills pegawai untuk menguasai teknologi. • Mengembangkan early warning system. • Pengembangan jaringan melalui program kemitraan dengan petani, termasuk penguatan wadah ekonomi petani. • Peningkatan penyediaan data dan informasi harga secara lebih dini dan akurat. • Mempercepat pelunasan subsidi. • Standarisasi mutu, kemasan dan berat pada saat penyaluran. • Memperluas segmen pasar dan diferensiasi produk untuk pasar Dalam Negeri dan Luar Negeri

STRATEGI WT • Memberikan pelatihan kepada karyawan • Meningkatkan tata kelola organisasi. • Memberikan penghargaan kepada karyawan yang berkinerja baik • Penyempurnaan SOP tentang pembelian langsung oleh Satgas dan UPT-PGB;. • Penyempurnaan sistem pembayaran langsung ke pusat melalui online system perbankan • Memaksimalkan pusat keluhan (SMS Center). • Meningkatkan kompetensi SDM dengan mengadakan restrukturisasi dan regenerasi. • Menyempurnakan SOP activity based costing dengan mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada di direktorat keuangan. • Mengelola penerapan activity based costing dalam kegiatan Pelayanan Publik dan Pengembangan Usaha

116

117 4.6.3

Perhitungan Analisis SWOT Berdasarkan identifikasi faktor eksternal (peluang dan ancaman) dan faktor

internal (kekuatan dan kelemahan), dilakukan pengelompokkan serta pembobotan terhadap faktor-faktor tersebut. Pembobotannya sebagai berikut: Kekuatan Tabel 4-5 Perhitungan Faktor Internal (Kekuatan) No. 1 2 3 4 5 6 7

Faktor Strategis Perusahaan memiliki jaringan pergudangan, infrastruktur dan Teknologi Informasi yang luas. Perusahaan memiliki 50.000 titik distribusi. Mempunyai nama besar atau brand yang mengglobal. Mendapat dukungan penuh dari pemerintah, karena Perum BULOG milik pemerintah. Bulog memiliki kemampuan dana dan akses permodalan yang bankable. BULOG masih menjadi satu-satunya lembaga operator yang menangani ketahanan pangan di bidang perberasan. Bulog telah memiliki sistem dan pengalaman dalam kegiatan pelayanan publik selama lebih dari 40 tahun Jumlah

Nilai Terbobot

Bobot

Urgensi

0.1

2.95

0.295

0.075

2.75

0.20625

0.03

2.35

0.0705

0.055

2.7

0.1485

0.05

2.65

0.1325

0.15

3.2

0.48

0.04

2.5

0.1

0.5

1.43275

Kelemahan Tabel 4-6 Perhitungan Faktor Internal (Kelemahan) No. 1

2 3 4 5 6 7

Faktor Strategis Aset yang dimiliki BULOG belum terorganisir dan terstandarisasi secara optimal dalam menghadapi perubahan lingkungan strategis. Perencanaan BULOG belum fleksibel dalam mengakomodir kemungkinan perubahan kebijakan maupun permintaan masyarakat. Adanya kesenjangan antar generasi yang menyulitkan perencanaan SDM. Kemampuan SDM yang belum memenuhi kompetensi yang dipersyaratkan dalam menghadapi perubahan. Belum efektifnya penerapan penilaian kinerja individu, unit kerja dan penghargaan. Manajemen keuangan yang belum efisien dan efektif. Aktivitas dan proses pengambilan keputusan tidak selalu memperhatikan aspek manajemen risiko.

Nilai Terbobot

Bobot

Urgensi

0.06

3.05

0.183

0.055

2.95

0.16225

0.04

2.8

0.112

0.05

3.2

0.16

0.03

2.6

0.078

0.1

3.7

0.37

0.07

3.3

0.231

118 No. 8 9

Faktor Strategis Beban penyusutan aktiva tetap semakin tinggi. Belum maksimalnya pelayanan terhadap keluhan masyarakat Jumlah

Bobot

Urgensi

0.075

3.55

Nilai Terbobot 0.26625

0.02

2.4

0.048

0.5

1.6105

Peluang Tabel 4-7 Perhitungan Faktor Eksternal (Peluang) No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Faktor Strategis Kebijakan perlindungan pemerintah terhadap petani dan masyarakat miskin masih besar Kebijakan ekspor dan impor beras hanya dipercayakan kepada Perum BULOG Permintaan beras masih besar Pengalihan subsidi energi menjadi subsidi pangan BULOG masih dipercaya pemerintah sebagai lembaga pelaksana kehanan pangan Diversifikasi bahan pangan seperti gula, tepung, dan sagu. Membuka anak perusahaan di bidang pangan. Mempunyai kerjasama bisnis yang baik dengan perusahaan yang lain. Memiliki pemasok yang handal Jumlah

Nilai Terbobot

Bobot

Urgensi

0.1

3.5

0.35

0.03

2.55

0.0765

0.07 0.075

3.15 3.3

0.2205 0.2475

0.02

2.5

0.05

0.055

2.8

0.154

0.06

3.05

0.183

0.05

2.7

0.135

0.04 0.5

2.6

0.104 1.5205

Ancaman Tabel 4-8 Perhitungan Faktor Eksternal (Ancaman) No. 1 2

3 4 5 6 7 8

Faktor Strategis Kemampuan anggaran pemerintah untuk subsidi semakin terbatas Adanya pemberian kesempatan dari pemerintah kepada lembaga lain dalam menangani masalah pangan. Mekanisme penjaminan kredit dari pemerintah seringkali tidak sesuai dengan target yang diharapkan. Kenaikan harga minyak dunia yang mempengaruhi kenaikan dan struktur biaya perusahaan. Investor Asal Cina sudah mulai membidik pasar pangan di Indonesia. Petani semakin selektif dalam menjual gabah atau beras. Adanya produk pengganti yang lebih instan dan praktis. Pelanggan mengutamakan kualitas.

Bobot 0.08

Urgensi 3.05

Nilai Terbobot 0.244

0.0725

2.95

0.213875

0.0675

2.8

0.189

0.015

2.1

0.0315

0.04

2.3

0.092

0.065

2.6

0.169

0.035

2.25

0.07875

0.02

2.2

0.044

119

No. 9 10

Faktor Strategis Bencana alam Serangan hama Jumlah

Bobot

Urgensi

0.05 0.055 0.5

2.4 2.5

Nilai Terbobot 0.12 0.1375 1.319625

Analisis SWOT dilakukan dengan membandingkan nilai terbobot antara peluang dengan ancaman dan antara kekuatan dan kelemahan. Nilai terbobot diperoleh dari hasil perkalian bobot dengan nilai. Perbedaan nilai antara peluang-ancaman menunjukkan angka positif yaitu 0.200875, sedangkan kekuatan-kelemahan pada PSO menunjukkan angka negatif yaitu – 0.17775. 4.6.4

Diagram SWOT Berdasarkan perhitungan analisis SWOT di atas, maka dapat dikatakan bahwa

posisi Perusahaan saat ini berada pada Kuadran III sebagaimana ditunjukkan dengan lingkaran pada gambar berikut ini: Peluang

Kuadran III

Kuadran I

Kelemahan

Kekuatan Kuadran IV

Kuadran II

Ancaman Gambar 4.8 Gambar Diagram SWOT

Dengan posisi perusahaan pada kuadran III berarti strategi yang dipakai adalah meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang dimiliki. Pendekatan yang

120 dipakai adalah pendekatan pertumbuhan tapi dari yang terlemah. Strategi ini disebut juga strategi investasi. Dalam hal ini pilihannya yaitu melakukan investasi di program yang menjadi titik lemah yaitu dengan cara mengubahnya menjadi kuat sehingga memiliki keunggulan komparatif sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada.

4.7 Identifikasi dan Pengukuran Perencanaan Strategi 4.7.1

Identifikasi Strategi Berdasarkan perhitungan analisis SWOT yang telah dilakukan maka strategi yang

diambil adalah strategi Weakness-Opportunity (WO). Dimana strategi ini meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang dimiliki. •

Strategi WO Analisis SWOT yang dilakukan terhadap kelemahan dan peluang maka

disimpulkan suatu grand strategi WO yaitu Pengelolaan Keuangan dan Infrastruktur secara Optimal. Berikut tujuan-tujuan yang akan diukur pada strategi ini yaitu 1.

Penyempurnaan SOP activity based costing dengan mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada di direktorat keuangan

2.

Membuat perencanaan secara sistematis dan fleksibel terhadap kondisi yang terjadi.

3.

Mengelola

penerapan activity based costing dalam kegiatan Pelayanan

Publik dan Pengembangan Usaha Untuk

mendukung grand strategi WO ini diperlukan suatu sistem informasi.

Sistem informasi yang diusulkan untuk dikembangkan yaitu sistem informasi

121 keuangan yang mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada di direktorat keuangan.

4.7.2

Critical Success Factor (CSF) Seperti yang sudah dijelaskan pada bab landasan teori, Critical Success Factor

(CSF) merupakan factor-faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan atau keberhasilan. CSF di sini adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis Perum BULOG dengan strategi sistem informasi seperti yang telah didapatkan di atas. Ada beberapa faktor yang menjadi Tabel 4-9 Critical Success Factor Objectives Meningkatkan kinerja dan kemampuan perusahaan Memudahkan dalam pengambilan keputusan Meningkatkan ketersediaan bahan pangan di seluruh jaringan pergudangan BULOG Meningkatkan kompetensi karyawan

CSF Sumber Daya Manusia yang berpengalaman di bidangnya masing-masing Data dan informasi yang akurat dan cepat mengoptimalkan pendistribusian di seluruh jaringan BULOG Memberikan pelatihan kepada karyawan sesuai dengan bidang dan keahliannya

KPI Berkurangnya keluhan pelanggan

dari

Pengambilan keputusan yang cepat dan tepat Bahan pangan tersedia sesuai dengan kebutuhan setiap pergudangan Tingkat kompetensi karyawan yang lebih tinggi dari sebelumnya

4.8 Pemetaan Strategi Dari hasil pengukuran dan pengujian yang dilakukan terhadap perencanaan strategi-strategi yang telah diidenifikasi, maka diperoleh strategi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan Perum BULOG saat ini adalah strategi WO (Weakness Opportunity) di mana strategi ini meminimalkan Weakness (Kelemahan) yang ada agar dapat

122 memanfaatkan Opportunity (Peluang) yang ada. Strategi yang telah didapatkan dipetakan ke dalam tiga aspek bisnis Perum BULOG yaitu: 1.

Strategi Bisnis sistem informasi

2.

Strategi Manajemen Sistem dan Teknologi Informasi

3.

Strategi Teknologi Informasi

4.8.1 Strategi Bisnis Sistem Informasi Strategi bisnis sistem informasi akan menentukan kemana arah kebijakan Perum BULOG dibawa. Dengan strategi ini dapat diketehui bagaimana setiap unit atau fungsi akan mengembangkan SI/TI dalam mencapai tujuan (objektif) bisnisnya. Dari strategi yang telah diperoleh maka dapat dipetakan ke dalam strategi bisnis sistem informasi yaitu strategi keefektifan operasional. Strategi keefektifan operasional dalam perusahaan dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan yaitu: 1.

Mengelola dan membuat standar Aset dengan maksimal.

2.

Membuat perencanaan secara sistematis dan fleksibel terhadap kondisi yang terjadi.

3.

Menerapkan standar kerja dan job desc list dengan detail di setiap divisi.

4.

Membuat manajemen resiko setiap aktivitas dan proses yang berjalan.

Berdasarkan pakar manajemen berpengalaman & eksekutif untuk melakukan strategi keefektifan operasional, hal-hal yang dapat dilakukan pihak shareholder: 1.

Mengatur kegiatan operasional agar fokus terhadap pelaksanaan strategi kunci terjaga dengan tujuan mencapai sasaran yang lebih cepat dan lebih efisien

123 2.

Mengurangi gangguan-gangguan yang ada dengan cara mengorganisirnya untuk hasil yang optimal

3.

Mengembangkan kemampuan karyawan agar pemilik lebih untuk fokus pada pengembangan bisnis.

4.

Memeriksa dan menetapkan skala pengukuran terkait kinerja yang lebih efektif sebagai upaya untuk pengelolaan dan pencapaian tujuan strategis ke arah yang lebih baik.

5.

Mengevaluasi proses bisnis yang sedang berjalan sebagai alat untuk meningkatkan produktivitas

4.8.2 Strategi Manajemen Sistem dan Teknologi Informasi Strategi manajemen sistem/teknologi informasi didasarkan pada apa-apa saja yang dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk mengelola sistem/teknologi informasi. Ada beberapa

hal

yang

menjadi

perhatian

dalam

membuat

strategi

manajemen

yang

menjadi

strategi

manajemen

sistem/teknologi informasi diantaranya adalah: 1.

Didasarkan

pada

bisnis,

apa

sistem/teknologi informasi di Perum BULOG haruslah didasarkan pada apa yang menjadi strategi pada bisnis di Perum BULOG. Strategi manajemen harus mendukung setiap kebijakan dan arah bisnis dari perusahaan agar apa yang menjadi visi dan misi Perum BULOG yang diaplikasikan ke dalam strategi bisnis sistem informasi. 2.

Orientasi pada kebutuhan, selain harus berdasar atas strategi bisnis sistem informasi Perum BULOG, strategi manajemen sistem/teknologi informasi juga harus berorientasi pada kebutuhan dari Perum BULOG itu sendiri. Apa-

124 apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan terutama dalam sistem informasi. 3.

Fokus pada aplikasi, strategi manajemen sistem/teknologi informasi berbicara mengenai aplikasi apa yang akan digunakan untuk dapat mengatur sistem/teknologi informasi

Setelah memperoleh beberapa hal yang menjadi bahan perhatian dalam menentukan strategi manajemen sistem/teknologi informasi yang koheren dan konsisten maka diperoleh beberapa strategi dipandang dari beberapa area kunci yaitu: 1.

Manajemen investasi sistem/teknologi informasi yang bertujuan untuk memberikan nilai maksimal dalam hal manfaat bagi bisnis. Strategi yang digunakan untuk manajemen investasi adalah menerapkan SOP activity based costing. Untuk mendukung strategi ini maka dibutuhkan aplikasi yang dapat mengelolanya dengan baik yaitu sistem informasi manajemen dan sistem informasi Keuangan di mana yang menjadi pusat perhatian kali ini adalah manajemen keuangan.

2.

Manajemen data, informasi dan pengetahuan sumber daya organisasi yang bertujuan untuk memastikan bahwa nilai bisnis sepenuhnya dieksploitasi dan dilindungi. Strategi yang digunakan untuk mendukung area ini adalah Pemberian otorisasi atau hak akses sesuai dengan kebutuhan dari pengguna sistem informasi

3.

Manajemen perolehan, penyebaran dan pemanfaatan teknologi informasi melalui

layanan

sistem/teknologi

informasi

yang

bertujuan

untuk

kepentingan organisasi dan hubungannya dengan pemasok teknologi dan

125 layanannya. Strategi yang digunakan untuk area ini adalah mengelola sistem/teknologi informasi yang ada dan menjalin hubungan yang baik dengan pemasok sistem/teknologi informasi 4.

Manajemen organisasi sistem/teknologi informasi yang berhubungan dengan sumber

daya,

kegiatan

yang

mereka

lakukan

dan

administrasi

sistem/teknologi informasi baik dalam fungsi-fungsi atau tugas nya secara khusus maupun dalam hubungannya dengan bagian lain dalam bisnis. Strategi yang digunakan adalah memonitor dan mengevaluasi kegiatankegiatan di organisasi sistem/teknologi informasi agar sesuai dengan kebutuhan bisnis. Untuk mendukungnya dapat dilakukan perubahanperubahan terhadap manajemen organisasi sistem/teknologi informasi ke arah yang lebih baik lagi dalam mendukung strategi bisnis system informasi. Kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam strategi manajemen 1.

Kebijakan dan rencana strategi sistem dan teknologi informasi harus mencerminkan tujuan dan strategi bisnis.

2.

Identifikasi dan eksploitasi dari sistem dan teknologi informasi untuk memastikan keuntungan bisnis yang potensial.

3.

Manajemen resiko bisnis yang berguna untuk memastikan strategi yang diambil sudah layak atau tepat dengan bisnis dan membuat perencanaan jika terjadi sesuatu yang tidak diharapkan

4.

Membuat tingkatan sumber daya yang tepat atau pengaturan prioritas dan pendamaian setiap pertikaian

5.

Menciptakan suatu budaya manajemen sistem informasi yang mencerminkan budaya perusahaan

126 6.

Memantau kemajuan-kemajuan yang penting untuk kegiatan-kegiatan bisnis sistem informasi

7.

Mencapai keseimbangan yang terbaik antara sentralisasi dan pengembangan pengambilan keputusan sistem informasi

4.8.3

Strategi Teknologi Informasi Untuk

mendukung

strategi

bisnis

sistem

informasi

dan

manajemen

sistem/teknologi informasi maka diperlukan strategi manajemen teknologi dan ahli sumber daya yang meliputi: 1.

Layanan Teknologi Informasi Mengadopsi orientasi pelayanan maka ketika memberikan solusi dan pelayanan aplikasi dilakukan pendekatan untuk memungkinkan pengguna bisnis untuk memperoleh dan memanfaatkan informasi, sistem dan teknologi untuk memenuhi kebutuhan mereka,

ataupun ketika kebutuhan tersebut

muncul. Fungsi sistem informasi menyediakan berbagai layanan yang telah disepakati pada Service Level Agreements (SLAs) untuk aspek-aspek Teknologi Informasi seperti kecepatan jaringan, response time (waktu tanggap), dan dukungan dari Help Desk Dengan telah tersedianya infrastruktur jaringan yang baik maka diusulkan untuk membangun layanan sistem informasi yang online yang dapat melayani pengguna sistem/teknologi informasi di perusahaan.

127 Perusahaan sangat membutuhkan integrasi dari pengembangan strategi layanan Teknologi Informasi dengan strategi manajemen aplikasi yang dapat memberikan kemampuan yang lebih baik bagi perusahaan. Dengan mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada direktorat keuangan BULOG maka pengguna sistem keuangan akan dapat dilayani sesuai kebutuhan. Dengan demikian pelaporan keuangan akan dapat dihasilkan lebih cepat sehingga pihak manajemen dapat melihat kondisi perusahaan yang terkini dan menentukan kebijakan-kebijakan yang diperlukan dengan cepat dan tepat.

2.

Platform Teknologi Informasi Platform Teknologi Informasi mengacu kepada sumber daya komputer baik perangkat keras dan perangkat lunak yang merupakan bagian yang penting untuk tujuan sistem ataupun hanya untuk pendukung sistem. Berikut acuan yang diberikan yang berkaitan dengan platform teknologi informasi: a.

Teknologi sistem yang diusulkan i.

3 Tier Client Server Konsep 3 tier client server mengaplikasikan pemisahan antara: •

Client, merupakan komputer yang melakukan permintaan yang dilengkapi dengan antar muka pengguna untuk keperluan presentasi data

•

Aplikasi server, bertugas untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan data.

dengan menghubungkan client dengan

128 •

Data server, akan menyediakan data yang dibutuhkan oleh aplikasi. Data terpusat sehingga konsistensi data lebih mudah untuk diatur.

ii.

Interkoneksi Komunikasi Data Komunikasi data maupun penyajian informasi dapat dilakukan secara online dengan menggunakan fasilitas Local Area Network (LAN) yang dimiliki BULOG maupun Wide Area Network (WAN) untuk pengaksesan dari luar.

b.

Sistem Operasi Server dan PC Biaya license yang akan ditanggung oleh Perum BULOG untuk saat ini cukup besar mengingat jumlah server dan PC yang digunakan jumlahnya cukup banyak. Sehingga diusulkan untuk menggunakan sistem operasi Open Source yang sekarang sudah berkembang pesat. Sehingga biaya licence dapat diminimalisasi

c.

Networking dan Komunikasi Jaringan yang dapat digunakan di BULOG yaitu dengan memanfaatkan i.

Local Area Network (LAN) menggunakan jaringan LAN Sub Dolog, Dolog dan Bulog

ii.

Wide area network (WAN) menggunakan jaringan WAN Bukopin

iii.

Komunikasi menggunakan saluran post switching telephone network (PSTN) dan integreted system digital network (ISDN).

Topologi jaringan yang sekarang dimiliki oleh Perum BULOG sudah cukup bagus dan sudah siap untuk interkoneksi komunikasi data.

4.9 Future Application Portfolio

Gambar 4-9 Future Application Portfolio

129

130

Future Application Portfolio merupakan gambaran dari aplikasi-aplikasi yang ada di dalam Perum BULOG tentunya yang sudah menggunakan sistem/teknologi informasi. Aplikasi-aplikasi tersebut dicluster berdasarkan divisi-divisi atau proses bisnis yang ada di Perum BULOG. Future Application Portfolio di atas tentunya adalah cetak biru dari aplikasi di Perum BULOG di masa mendatang jika menerapkan strategi yang telah dijelaskan sebelumnya, di mana Future Application Portfolio ini merupakan gabungan dari Current Application Portfolio dengan aplikasi yang diusulkan sesuai dengan strategi yang sudah didapat. Adapun Current Application Portfolio yang ada di Perum BULOG saat ini adalah sebagai berikut: 1.

e-Procurement, yaitu sistem yang menangani kegiatan pengadaan bahan pokok yang akan diolah dan didistribusikan. Sistem ini terdiri dari beberapa aplikasi atau fungsi yaitu a.

Selection, merupakan aplikasi atau fungsi dari sistem e-procurement untuk melakukan pemilihan atau penyortiran beberapa pemasok dengan cara tender.

b.

Purchasing, merupakan aplikasi atau fungsi dari sistem e-Procurement untuk melakukan pemesanan dan pembelian bahan pangan dari pemasok yang telah dipilih sebelumnya

2.

Sistem Informasi Logistik (SIL), yaitu sistem yang menangani kegiatan logistik di Perum BULOG. Sistem ini terdiri dari beberapa aplikasi atau fungsi yaitu:

131

a.

Good receipt, merupakan fungsi untuk penerimaan barang dan pemeriksaan kualitas dari pemasok sesuai dengan pembelian yang telah dilakukan oleh bagian Pengadaan. Di sini juga dilakukan pengecekan jumlah barang apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak.

b.

Maintenance, merupakan fungsi yang menangani pemeliharaan dan perawatan bahan pangan selama dalam gudang penyimpanan

c.

Delivery Order (DO), merupakan fungsi yang menangani permintaan akan penyaluran bahan pangan untuk Program RASKIN, cabang atau gudang lainnya. Di sini juga dilakukan pengecekan bahan pangan yang akan dikirim dan pembuatan surat jalan.

d.

Carry, merupakan fungsi yang menangani penyaluran atau pengiriman bahan pangan sesuai dengan tempat yang telah ditentukan. Dalam hal ini bahan pangan akan dikirimkan ke pemerintah yaitu kecamatan atau kelurahan.

3.

Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu sistem yang menangani atau mengelola sumber daya yang ada di Perum BULOG khususnya pegawai. Adapun aplikasi ataupun fungsi yang ada pada sistem ini diantaranya: a.

Recruitment, merupakan fungsi yang menangani proses perekrutan pegawai baru, mulai dari pengumuman lowongan, pendaftaran, pengujian, wawancara, sampai pada pegawai itu diterima untuk bekerja di Perum BULOG

132

b.

Training, merupakan fungsi yang menangani pelatihan pegawai Perum BULOG, baik itu pegawai yang baru direkrut maupun pegawai lama yang membutuhkan pelatihan-pelatihan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

c.

Payroll, merupakan fungsi yang menangani penggajian pegawai Perum BULOG, baik itu gaji pokok, tunjangan, asuransi, bonus, insentif, ataupun hal-hal lainnya yang berkaitan dengan pembayaran sejumlah uang yang menjadi hak pegawai dari Perum BULOG

d.

Carrer History, merupakan fungsi yang menangani sejarah pekerjaan pegawai Perum BULOG mulai di direkrut sampai saat ini. Pada fungsi ini dapat diketahui informasi mengenai karir semua pegawai, baik itu promosi, demosi, mutasi, dan terminasi.

4.

Sistem Akuntasi BULOG (SIAB), yaitu sistem yang menangani pencatatan aktiva tetap, pemasukan dan pengeluaran, hutang maupun piutang Perum BULOG termasuk pembuatan laporan pembukuan dan laporan keuangan berupa neraca, laporan laba rugi yang auditable secara berkala. Adapun aplikasi yang ada pada divisi ini adalah: a.


b.


133

c.


d.


Sementara aplikasi yang diusulkan sesuai dengan strategi yang dipilih adalah: 1.

Sistem informasi manajerial, yaitu sistem yang menangani segala kegiatan manajerial di Perum BULOG baik itu memimpin, merencanakan, mengorganisir, dan mengontrol. Segala kebijakan dan keputusan dalam perusahaan dibuat dengan dukungan sistem ini di mana segala informasi yang akurat dan cepat mengenai Perum BULOG dapat diakomodasi oleh sistem informasi manajerial. Informasi tersebut dimungkinkan dengan adanya pengelolaan laporan yang berasal dari semua bagian di Perum BULOG.

2.

Sistem informasi keuangan, yaitu sistem yang menangani segala kegiatan atau alur keuangan di Perum BULOG. Adapun bagian atau divisi yang ada pada sistem ini (di bawah direktorat keuangan) antara lain:

134

a.

Anggaran, yaitu divisi yang mengelola anggaran dari setiap bagian atau divisi yang ada di Perum BULOG. Aplikasi yang ada pada divisi anggaran adalah: i.

Verifikasi Nota Verik, yaitu aplikasi yang menangani verifikasi dari setiap pengajuan atau proposal permintaan dana

ii.

Validasi, yaitu aplikasi yang menangani validasi terhadap permintaan dana

iii.

Budget, yaitu aplikasi yang menangani budget dari setiap divisi di Perum BULOG

iv.

Dropping, yaitu aplikasi yang menangani permintaan khusus pengiriman uang untuk pembelian atau pengadaan bahan pangan yang akan dijual dan disimpan di Gudang

b.

Perbendaharaan, yaitu divisi yang menangani masuk keluarnya uang di Perum BULOG. Adapun aplikasi yang terdapat di divisi ini adalah: i.

Cek Status, yaitu aplikasi yang melakukan pemeriksaan status keuangan dalam hal ini kas Perum BULOG, apakah masih mencukupi untuk mengeluarkan dana yang diminta atau tidak.

ii.

Kasir, yaitu aplikasi yang menangani keluar masuknya uang di Perum BULOG sesuai dengan permintaan baik itu pembelian atau penjualan yang dilakukan.

iii.

Realisasi, yaitu aplikasi yang menangani realisasi dari budget yang telah ditetapkan di awal tahun. Perhitungan realisasi ini tentunya didapat dari aktivitas yang dilakukan oleh Perum BULOG selama tahun berjalan.

135

c.

Akuntasi, yaitu divisi yang menangani pencatatan hutang maupun piutang Perum BULOG termasuk pembuatan Pembukuan dan laporan keuangan. Adapun aplikasi yang ada pada divisi ini adalah: i.


ii.


iii.


iv.


d.

Investasi, yaitu divisi yang menangani investasi yang dilakukan oleh Perum BULOG dalam mengelola aset-aset yang ada. Adapun aplikasi yang ada pada divisi ini adalah: i.

Manage Data Idle, yaitu aplikasi yang menangani pengelolaan data atau dalam hal ini aset yang sifatnya pasif, tidak digunakan untuk mendukung operasional Perum BULOG.

ii.

Investasi, yaitu aplikasi yang menangani investasi yang dilakukan oleh Perum BULOG dengan aset yang ada.

136

3.

Reporting, bukan merupakan divisi melainkan bagian pengelolaan laporan dari semua divisi yang ada di direktorat keuangan Perum BULOG. Laporan inilah yang menjadi sumber data dan informasi untuk sistem informasi manajerial Perum BULOG. Dengan laporan yang akurat dan cepat ini dapat mendukung manajerial Perum BULOG dalam pengambilan keputusan yang tepat.

4.10 Pengukuran dan Pengujian Perencanaan Strategi Untuk memastikan atau menilai strategi yang telah disimpulkan yaitu Pengelolaan Keuangan dan Infrastruktur secara Optimal dan untuk mendukungnya diusulkan pengembangan sistem informasi Keuangan yang mengintegrasikan sistem keuangan di divisi yang ada di direktorat keuangan, maka diperlukan suatu pengukuran dan pengujian terhadap strategi tersebut. Dalam hal ini direkomendasikan Information Technology Balance Scorecard (IT BSC) dengan melihat empat perspektif yaitu: 1.

Corporate Constribution

2.

User Orientation

3.

Operational Excellent

4.

Future Orientation

Untuk setiap perspektif tersebut ada beberapa indikator atau metric yang ditetapkan untuk mengukur setiap strategi yang ada. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut Tabel 4-10 Pengukuran dan Pengujian Perencanaan Strategi Perspektif Corporate

Strategi Meningkatkan

Ukuran % ketersediaan

Key Performance Indicator(KPI) Bahan pangan tersedia sesuai

137 Perspektif Contribution

User Orientation

Operasional Excelence

Future Orientation

Strategi ketersediaan bahan pangan di seluruh jaringan pergudangan BULOG Meningkatkan kualitas beras yang akan dijual kepada masyarakat Meningkatkan diversifikasi pembiayaan operasional perusahaan dari sumber dana alternatif yang kompetitif Memudahkan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat Meningkatkan kepuasan pengguna sistem (CSI) Meminimalisir keluhan pengguna sistem Memudahkan tugas manajerial Memaksimalkan ketersediaan akses ke sistem Membuat dan meningkatkan keamanan data Memberikan pelatihan kepada pegawai IT Meneliti pertumbuhan teknologi Mendorong karyawan untuk merealisasikan Individual Development Plan

Ukuran pangan

Key Performance Indicator(KPI) dengan kebutuhan

Kualitas beras

Kualitas beras yang lebih baik

Jumlah diversifikasi pembiayaan

Adanya diversifikasi pembiayaan operasional

Banyak dan kecepatan pengambilan keputusan CSI

Banyaknya keputusan yang bisa diambil secara cepat dan tepat

Banyak keluhan

Jumlah keluhan pengguna sistem

% Accurate data akses 24/7

Reliable- IntegratedCentralized Available

Otorisasi dan % Kehilangan data

Secure

Rata-rata skor kompetensi

Tingkat kompetensi karyawan

%penguasaan teknologi baru

Up to date

% realisasi Individual Development Plan

% Karyawan yang merealisasikan Individual Development Plan

CSI ( Customer Satisfaction Index )

4 BAB 4 ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN USULAN SISTEM

Recommend Documents