Teknologi Informasi Usulan Strategi Bisnis Berdasarkan Hasil Analisis

BAB 4 Usulan Perencanaan Strategi Sistem / Teknologi Informasi

4.1 Stategi Bisnis Sistem Informasi 4.1.1 Usulan Strategi Bisnis Berdasarkan Hasil Analisis Untuk menghadapi persaingan bisnis yang akan semakin ketat diperlukan strategi yang berani dan berbeda. Tentunya strategi harus ditetapkan berdasarkan kondisi dan tujuan perusahaan. Sesuai dengan hasil analisa Lima Persaingan Porter pada bab 3 CV. Sinergi Mulia bergantung pada satu supplier, dan ini berarti daya tawar supplier tinggi. Daya tawar supplier yang tinggi dapat diimbangi dengan ketergantungan supplier menyalurkan barang lewat CV. Sinergi Mulia. Maka itu dengan mengembangkan jalur distribusi lebih luas lagi akan semakin menyeimbangkan antara kebutuhan supplier akan CV. Sinergi Mulia dengan kebutuhan CV. Sinergi Mulia akan produk dari PT. Multi Rezekitama. Sebagai alternatif CV. Sinergi Mulia dapat mencari alternatif supplier untuk cadangan produk atau produk ke-2 (Second Product). Walaupun kompetitor masih belum banyak, ancaman pendatang baru perlu diwaspadai karena bermunculan secara massal. Dan hubungan dengan konsumen yang kurang intensif harus ditingkatkan guna mengukur kepuasan toko sebagai distributor dan konsumen langsung yang menggunakan produk ASTURO. Didukung dengan kekuatan dan peluang yang dimiliki, CV. Sinergi Mulia menempati kuadran pertama dalam diagram SWOT. Ulasan pada kuadran pertama sudah dijelaskan pada bab 3. Dengan strategi SO (Strength Opportunity) CV. Sinergi Mulia harus agresif dalam merebut pasar dan mengatasi ancaman dari pesaing dan pendatang baru. Intensif harus diberikan bagi toko/distributor yang dapat 100

101 memperluas pasarnya. Keuntungan yang didapatkan adalah selain produk perusahaan dapat diperluas pasarnya (keluar Jakarta atau pulau Jawa), perusahaan dapat mengontrol area penjualan toko/distributor. Dengan adanya laporan penyebaran produk yang diberikan toko untuk mendapatkan intensif tambahan tersebut. CV. Sinergi Mulia juga dapat melirik pasar konsumen corporate yaitu perusahaan yang membutuhkan alat dekorasi seperti karton, kanvas, sticker, Styrofoam sebagai bahan dasar produksi atau sebagai bahan pendukung produksi. Ini akan menjadi income tetap perusahaan. Dari analisis SWOT bab 3 juga dapat dilihat bahwa SI/TI adalah peluang yang paling potensial untuk dimanfaatkan bagi CV. Sinergi Mulia. Jalur distribusi yang baik (S2) dapat ditunjang menjadi lebih baik lagi, dan kelemahan seperti pasokan produk dari supplier tidak mencukupi (W1), dan ketergantungan pada satu supplier (T1) dapat diantisipasi dengan adanya sistem informasi yang menghubungkan antara supplier-supplier, CV. Sinergi Mulia, dan toko-toko. Dari analisis Value Chain, hubungan antar divisi yang melaksanakan kegiatan utama dan pendukung adalah vital. Diperlukan komunikasi yang baik dalam perusahaan untuk memaksimalkan produktifitas perusahaan. Dengan tidak adanya sistem informasi terintegrasi, aliran informasi menjadi lama. Walaupun perusahaan mempunyai birokrasi yang sederhana, laporan kegiatan bisnis dapat diketahui setelah adanya laporan tertulis atau formal. Maka itu diperlukan sistem informasi yang terintegrasi untuk mempersingkat dan mempercepat aliran informasi.

102 4.1.2 Usulan Penambahan Aplikasi SI/TI Dari usulan strategi bisnis berdasarkan hasil analisis diatas, CV. Sinergi Mulia membutuhkan dukungan dari TI untuk membantu komunikasi antara perusahaan dengan supplier. Selain itu CV. Sinergi Mulia juga belum mempunyai sistem informasi terintegrasi, yang sebenarnya akan mempermudah pekerjaan operasional dan memperlancar arus komunikasi dan informasi di dalam perusahaan. Maka itu, pertama-tama harus ada sistem informasi terintegrasi dimana saling menghubungkan antar divisi di CV. Sinergi Mulia. Ini dapat dilakukan dengan jaringan LAN (Local Area Network) dan sekaligus untuk menunjang tingkat manajer di CV. Sinergi Mulia perlu diaplikasikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dapat memberikan output pada manajer untuk membantu mengambil keputusan. Informasi di SIM berupa diagram atau laporan yang bersifat informatif, artinya manajer dapat terbantu oleh informasinya tetapi keputusan dan ide harus ditetapkan sendiri oleh manajer itu sendiri. Selain SIM, rencana minimal satu tahun ke depan adalah pengaplikasian Supply Chain Management (SCM). SCM akan menjadi aplikasi yang amat berguna bagi CV. Sinergi Mulia karena dengan aplikasi ini pengelolaan persediaan dan pengadaan barang akan lebih mudah. Supplier akan ikut andil dalam mengontrol persediaan produk dan dapat mengambil tindakan yang cepat jika produk sudah menipis. Selain itu supplier juga dapat merencanakan produksi tambahan dengan melihat persediaan perusahaan yang tersisa dan jumlah produk yang dimiliki perusahaan. Berikut ini penjelasan lebih rinci mengenai aplikasi yang diusulkan :

103 1. MIS (Management Information System) CV. Sinergi Mulia o Definisi MIS adalah sebuah sistem informasi dalam perusahaan dimana nantinya perusahaan mengintegrasikan semua sistem informasi yang ada di setiap divisi di dalam perusahaan. MIS ini nantinya bisa memberikan inputan kepada manager dalam bentuk laporan yang digunakan untuk mengontrol dan membuat perencanaan bisnis. o Alasan dan keuntungan Berdasarkan analisis value chain dan analisis SWOT yang didapatkan pada bab 3, perusahaan memiliki masalah pada kecepatan dan ketepatan informasi yang diterima antar divisi. Hal ini menyebabkan produktifitas karyawan tidak maksimal karena membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Co : untuk mengetahui jumlah persediaan barang di gudang, bagian penjualan harus menelpon terlebih dahulu ke bagian gudang. Dengan adanya SIM akan mempermudah aliran informasi yang akurat antar divisi dan pada akhirnya memaksimalkan produktifitas karyawan. o Pengguna MIS akan digunakan oleh semua divisi yang ada di perusahaan CV. Sinergi Mulia o Jadwal implementasi MIS ini akan dibuat oleh jasa outsourcing dari luar dimana lama pengerjaan diperkirakan berlangsung selama 7 bulan. Setelah selesai MIS

104 akan dijalankan bersamaan dengan sistem yang lama. Setelah stabil maka MIS tersebut dijalankan secara keseluruhan.

2. Supply Chain Management ( SCM) o Definisi Supply Chain Management System ini dapat mempersingkat waktu pemesanan barang. Karena dengan adanya akses yang bisa dilakukan oleh supplier untuk mengecek stok barang, proses pemesanan barang akan menjadi lebih mudah. Dengan sistem ini, supplier dapat mengetahui jumlah barang yang ada di logistik. Supplier akan mendapatkan alert apabila jumlah barang yang ada di logistik tinggal sedikit. o Alasan dan keuntungan Berdasarkan analisis SWOT yang didapatkan pada bab 3, dimana CV. Sinergi Mulia

mempunyai kelemahan dan ancaman pada bidang

pengiriman atau penyediaan produk dari supplier. Penting untuk ditindak lanjuti pemecahan masalah tersebut. SCM merupakan solusi yang tepat karena memberikan beberapa keuntungan seperti : -

Dapat mempercepat proses pemesanan barang yang dilakukan oleh CV. Sinergi Mulia ke supplier

-

Pengontrolan persediaan barang yang lebih efektif

o Pengguna Aplikasi SCM tersebut akan dipakai oleh bagian gudang, pembelian dan pemasaran. Dimana setiap orang akan diberikan hak akses yang berbedabeda sesuai dengan jabatannya

105 o Jadwal implementasi Pengimplementasian SCM akan dimulai setelah perampungan MIS. Setelah dibuat akan diimplemetasikan dengan bersamaan dengan sistem yang lama yaitu yang masih manual menggunakan Microsoft Office. Setelah di jalankan 6 bulan maka akan dievaluasi apakah aplikasi tersebut dapat berjalan

4.1.3 Portfolio Aplikasi Masa Depan Portfolio Aplikasi McFarlan Tabel 4.1 Hasil Portfolio Aplikasi McFarlan pada CV. Sinergi Mulia STRATEGIC

HIGH POTENTIAL

SIM

Aplikasi Inventori Aplikasi Data Base SCM KEY OPERATIONAL

Aplikasi Keuangan Aplikasi Pembelian Aplikasi Penjualan Aplikasi Akuntansi SUPPORT

Berdasarkan hasil analisis portfolio McFarlan, diketahui bahwa aplikasi yang ada saat ini termasuk ke dalam bagian support, proses bisnis tetap dapat dilkakukan tanpa aplikasi. Tetapi dengan bantuan aplikasi keuangan, pembelian, penjualan, dan akuntansi proses bisnis dapat lebih cepat dan rapih dalam pengerjaannya. Sedangkan untuk bagian gudang, aplikasi inventori dan databasenya termasuk kategori key operational. Ini disebabkan karena bagian gudang amat bergantung pada aplikasi ini

106 dalam tugas-tugasnya. Jika dilakukan tanpa aplikasi ini akan berpotensi pada kesalahan penghitungan, pengontrolan yang kacau, sampai pada kehilangan produk. Untuk aplikasi yang diusulkan, SIM termasuk kategori strategis dikarenakan hasil yang diberikan pada SIM akan membantu manajer dan direktur untuk mengambil keputusan yang penting yang berhubungan dengan strategi perusahaan atau strategi divisi. SIM juga berguna bagi jalur informasi antar divisi. Dan kedepannya SIM akan menjadi tulang punggung TI CV. Sinergi Mulia. Aplikasi SCM akan menjadi key operational bagi CV. Sinergi Mulia, karena kedepannya hubungan dengan supplier akan bergantung pada SCM, pengontrolan persediaan produk, pengontrolan produk yang tersisa dan yang akan tiba dari supplier juga akan didukung aplikasi SCM. Aplikasi ini bukan hanya akan berguna bagi bagian gudang saja, tetapi dari bagian promosi dan penjualan juga akan berguna. Saat ini TI pada CV. Sinergi Mulia hanya berperan dalam kegiatan operasional saja, tanpa TI pun proses bisnis mereka tetap dapat berjalan. Tetapi, TI akan menjadi kunci sukses dalam persaingan CV. Sinergi Mulia jika dapat memanfaatkan TI sampai ke tingkat strategis Dengan ini kami mengusulkan saat ini CV. Sinergi Mulia menggunakan jasa outsourcing, untuk perancangan dan pembuatan aplikasi. Dan untuk kedepannya nanti diharapkan adanya divisi TI untuk mengelola dan mengembangkan TI CV. Sinergi Mulia dengan menambahkan aplikasi baru yang berguna bagi perusahaan secara strategis maupun operasional.

107 4.2 Strategi Manajemen SI/TI 4.2.1 Usulan Struktur Organisasi Untuk usulan struktur organisasi terdapat perubahan di beberapa divisi yaitu, pembelian dahulu ada dibawah gudang sekarang diusulkan ada dibawah keuangan dengan pertimbangan fokus dari pekerjaan masing-masing divisi. Dimana keuangan fokus terhadap masuk keluarnya arus kas, dan pembelian sangat terikat dengan keluarnya kas. Dan adanya penambahan divisi TI yang dimaksudkan untuk fungsi perawatan, pemeliharaan, dan riset teknologi yang di harapkan TI dapat lebih berperan membantu dalam proses bisnis CV. Sinergi Mulia. Selain itu penjabaran divisi Marketing juga perlu diperlukan, ini ditujukan untuk lebih membagi fokus dari divisi marketing antara membuat promosi (iklan, pameran, dan mencari customer baru) dan menjual. Berikut gambar 4.1 merupakan usulan struktur organisasi CV. Sinergi Mulia yang baru.

Direktur Utama

General Manager

Akunting Hukum

Keuangan Pembelian

Gudang

Pemasaran Expedisi

TI

Penjualan Promosi

Gambar 4.1 Gambar Usulan Struktur Organisasi CV. Sinergi Mulia

108 4.2.2 Usulan Proses Bisnis Fungsi-fungsi bisnis merupakan aktivitas utama dalam menjalankan proses bisnis perusahaan. Aktivitas utama dalam proses bisnis perusahaan akan dibagi menjadi beberapa aktifitas yang lebih kecil. Aktifitas ini dibagi berdasarkan pembagian tanggung jawab secara fungsional menurut peranan masing-masing unit dari organisasi. Hirarki fungsi bisnis CV. Sinergi Mulia yang akan diusulkan adalah sebagai berikut.

1. Pembelian 1.1 Membuat rencana pembelian 1.1.1

Membuat negosiasi dengan supplier

1.2 Membeli produk dan perlengkapan 1.3 Membuat Purchase Order 1.4 Membuat laporan pembelian

2. Gudang 2.1 Pengontrolan gudang 2.1.1

Menerima dan mencatat barang masuk dan keluar

2.1.2

Mengepak barang saat masuk ke gudang

2.1.3

Membuat packing list sesuai dengan sales order

2.1.4

Menata tata letak gudang

2.1.5

Mencatat jumlah persediaan barang

2.2 Membuat laporan gudang 2.2.1

Membuat laporan persediaan barang secara reguler

109 2.2.2

Membuat laporan barang masuk dan keluar

3. Promosi 3.1 Membuat analisa promosi 3.1.1

Melakukan survey promosi

3.1.2

Melakukan analisa laporan promosi

3.2 Membuat strategi promosi 3.2.1

Membuat strategi promosi produk

3.2.1.1 Memberikan paket-paket promosi 3.2.2

Membuat strategi promosi lain

3.2.2.1 Mengikuti acara pameran 3.3 Melakukan kegiatan promosi 3.4 Membuat laporan promosi

4. Penjualan 4.1 Membuat analisa penjualan 4.1.1

Melakukan survey penjualan

4.1.2

Melakukan analisa laporan penjualan

4.2 Membuat strategi penjualan 4.2.1

Menetapkan target pasar

4.2.2

Menetapkan target penjualan

4.2.3

Membuat rencana penjualan

4.3 Melakukan penjualan 4.3.1

Menawarkan produk

110 4.3.2

Menerima pesanan produk

4.3.3

Membuat sales order

4.4 Membuat laporan penjualan

5. Expedisi 5.1 Memuat produk sesuai packing list ke mobil 5.2 Mengantarkan ke customer

6. Akunting 6.1 Mengontrol pencatatan 6.1.1

Membuat surat jalan

6.1.2

Mensinkronisasi laporan penjualan, pembelian, gudang, dan keuangan

6.2 Membuat laporan Akuntansi

7. Legal 7.1 Mengontrol perpajakan 7.1.1

Menghitung biaya pajak

7.1.2

Mengingatkan kewajiban hukum

7.1.3

Membayar pajak

7.2 Membuat laporan pembayaran pajak

8. Keuangan 8.1 Membuat perencanaan keuangan

111 8.1.1

Membuat perencanaan penagihan utang

8.1.2

Membuat perencanaan pembayaran piutang

8.1.3

Membuat perencanaan alokasi dana untuk investasi

8.2 Membuat Invoice penjualan 8.3 Pengontrolan keuangan 8.3.1

Melakukan pembayaran utang

8.3.2

Melakukan pembayaran biaya operasional

8.3.3

Mencatat kas masuk

8.3.4

Mencatat transaksi keuangan

8.4 Membuat laporan keuangan 8.4.1

Membuat laporan perhitungan rugi laba

8.4.2

Membuat laporan perhitungan keuangan secara reguler

8.4.3

Melakukan evaluasi dan analisa cash flow

9. Pengembangan IT 9.1

9.2

9.3

Membuat analisa kebutuhan IT 9.1.1

Mengevaluasi proses yang berjalan di perusahaan

9.1.2

Menerima permintaan kebutuhan IT dari setiap divisi

Pengontrolan IT 9.2.1

Melakukan maintanance infrastruktur IT

9.2.2

Melakukan pengembangan IT

Membuat laporan perawatan infrastruktur TI

4.2.3 Usulan Skema Proses Bisnis

112

Level Informasi Strategis

Pembelian

Menetapkan strategi pembelian Analisa dan Menganalisis perancangan perencanaan pembelian

Promosi

Penjualan

Gudang

Menetapkan strategi promosi

Membuat strategi penjualan Membuat target pasar, harga, dan penjualan

Menetapkan strategi inventory

Merencanakan kegiatan promosi

Pengendalian dan pengawasan

Mengontrol Pengawasan PO dan kegiatan Mengontrol promosi supplier

Transaksi

Membuat PO Menerima dan informasi pasar menerima invoice

Dukungan operasional

Data Supplier Daftar Harga Histori pembelian

Laporan promosi

Expedisi

Menetapkan strategi pengiriman Membuat Membuat perencanaan perencanaan inventory dan jadwal penggunaan transport Mengelola Pengendalian Mengontrol kelompok toko, persediaan, proses mengawasi mengawasi pengiriman transaksi barang masuk dan barang, penjualan keluar gudang kelengkapan surat-surat Mencatat Mencatat Mengantar pesanan dan transaksi produk ke transaksi inventory pelanggan penjualan memberikan invoice penjualan Data penjualan Data persediaan Data Data pelanggan barang pelanggan dan pesanan

Tabel 4.2 Tabel Usulan Proses Bisnis CV. Sinergi Mulia

Keuangan

Akunting

Menetapkan strategi keuangan

Menetapkan strategi Akunting Membuat form dan merancang sistem pencatatan Pengawasan laporan penjualan, pembelian, gudang, dan keuangan Membuat surat jalan berdasarkan data pelanggan dan SO Laporan penjualan, pembelian, gudang dan keuangan

Membuat perencanaan anggaran dan Analisis keuangan Mengontrol keuangan Mengontrol invoice Membuat laporan keuangan Transakasi keuangan Membuat Invoice Transaksi penggajian Data penjualan Data pembelian Data karyawan

113 4.2.4 Usulan ERD Arsitektur data merupakan gambaran dari subjek data yang digunakan dan dihasilkan oleh fungsi-fungsi bisnis yang ada pada CV. Sinergi Mulia. Subjek data yang terdapat pada CV. Sinergi Mulia adalah sebagai berikut :

1. Karyawan

12. Invoice Pembelian

2. Supplier

13. Invoice Penjualan

3. Pelanggan

14. Buku Besar

4. Hutang

15. Surat Jalan

5. Piutang

16. Packing List

6. Transaksi Pembelian

17. Laporan Keuangan

7. Transaksi Penjualan

18. Laporan Penjualan

8. SO

19. Laporan Pembelian

9. PO

20. Laporan Gudang

10. Persediaan Gudang

21. Laporan Akunting

11. Gaji

114

SO Surat Jalan

Packing List Persediaan Gudang

Piutang

Transaksi Pembelian

Transaksi Penjualan

Pelanggan

Laporan Gudang

PO

Invoice Penjualan

Buku Besar

Hutang

Laporan Penjualan

Supplier Laporan Pembelian

Gaji

Karyawan

Invoice Pembelian Laporan Akunting

Gambar 4.2 Gambar Usulan ERD CV. Sinergi Mulia

Laporan Keuangan

115 4.2.5 Usulan Matrix Fungsi Bisnis Matrik fungsi bisnis dan subjek data menggambarkan hubungan antara subjek data dengan fungsi bisnis secara bertahap. Gambar 4.3 menunjukan tahap awal dalam proses cluster matrik fungsi bisnis dan subjek data yaitu menentukan subjek-subjek data yang terdapat dalam proses bisnis. Gambar 4.4 merupakan tahap menentukan fungsi bisnis apa saja yang berhubungan dengan subjek data baik secara langsung membentuk subjek data tersebut maupun fungsi bisnis yang hanya membaca informasi dari subjek data Gambar 4.5 merupakan analisis cluster matrik dimana subjek data dikelompokkan menurut fungsi bisnis secara berurutan. Gambar 4.6 merupakan tahapan akhir dimana subjek data yang ada dikelompokkan masing-masing menurut fungsi bisnis yang berhubungan langsung dan mempengaruhi subjek data tersebut.

R R R

R R

R C R

R R

C R R

R

R

R R R

R R R

R R R

R

C R R

R R R

R R

R R

R R

R

R R

R R

R R

R

R R

R

C R R R

R

C R

R

SI

Lap Promosi

Lap Akunting

Lap Gudang

Lap Penjualan

C

R R

C R R R R

C R

R C R

R

C R

R R R

R R

Lap Pembelian

Invoice Penjualan

Invoice Pembelian

Surat Jalan

Packing List

R R

R R R

R

R R C R R

R

R R R

Persed Gudang

Purchase Order

Sales Order

Buku Besar

Gaji

Piutang

Hutang

Trans Pembelian

Trans penjualan

Supplier

Pelanggan

Fungsi Bisnis Rencana Pembelian Membuat PO Membuat Lap Beli Kontrol Gudang Membuat lap gudang Analisa dan strategi Promosi Melakukan Promosi Memb lap promosi Analisa dan strategi Penjualan Penjualan Membuat Lap Jual Pengiriman Produk Kontrol Pencatatan Membuat Lap Akun Perencanaan Keuangan Membuat Invoice Penjualan Kontrol Keuangan Membuat Lap Keuangan Analisa kebut TI Pengontrolan SI

Karyawan

Entitas

Lap Keuangan

116

C R R R

R R

R R

R R

C

R

R

R

C

R R

C R

R

R R C C

Gambar 4.3 Matriks Fungsi Bisnis VS Entitas sebagai Matriks Clustering Tahap I

R R R

R C R

C R R

R

R R

R C R C

R

SI

Lap Keuangan

Gaji

Karyawan

Buku Besar

Piutang

Hutang

Invoice Penjualan

R

R R

R

C R

R R R R

R R

Invoice Pembelian

Lap Akunting

Surat Jalan

R C R

R

R

Sales Order

R

C

R R R

R

Pelanggan

R R

R

R

Trans penjualan

Lap Promosi

Lap Gudang

Packing List

Persed Gudang

Lap Pembelian

Purchase Order

Trans Pembelian

Fungsi Bisnis Rencana Pembelian Membuat PO Membuat Lap Beli Kontrol Gudang Membuat lap gudang Pengiriman Produk Analisa dan strategi Promosi Melakukan Promosi Memb lap promosi Analisa dan strategi Penjualan Penjualan Membuat Lap Jual Kontrol Pencatatan Membuat Lap Akun Perenc Keuangan Membuat Invoice Penjualan Kontrol Keuangan Membuat Lap Keuangan Analisa kebut TI Pengontrolan SI

Supplier

Entitas

Lap Penjualan

117

R R

R

R R C R R

R R R

R R R R R

C R R

R C R R C R R R

R

R R

R

R R

R R

R

R R

R R R R R R R R

C

R R R R R

R

R R R

R R C R R R

C

C

R R

R R

R

R

C C

Gambar 4.4 Matriks Fungsi Bisnis VS Entitas sebagai Matriks Clustering Tahap II

R R R

R C R

C R R

R

R R

R C R C

R

SI

Lap Keuangan

Gaji

Karyawan

Buku Besar

Piutang

Hutang

Invoice Penjualan

R

R R

R

C R

R R R R

R R

Invoice Pembelian

Lap Akunting

Surat Jalan

R C R

R

R

Sales Order

R

C

R R R

R

Pelanggan

R R

R

R

Trans penjualan

Lap Promosi

Lap Gudang

Packing List

Persed Gudang

Lap Pembelian

Purchase Order

Trans Pembelian

Fungsi Bisnis Rencana Pembelian Membuat PO Membuat Lap Beli Kontrol Gudang Membuat lap gudang Pengiriman Produk Analisa dan strategi Promosi Melakukan Promosi Memb lap promosi Analisa dan strategi Penjualan Penjualan Membuat Lap Jual Kontrol Pencatatan Membuat Lap Akun Perenc Keuangan Membuat Invoice Penjualan Kontrol Keuangan Membuat Lap Keuangan Analisa kebut TI Pengontrolan SI

Supplier

Entitas

Lap Penjualan

118

R R

R

R R C R R

R R R

R R R R R

C R R

R C R R C R R R R C

R

R R

R

R R

R R

R

R R

R R

R

R R

R R R R R R R R

C

R R R R R

R

R

R R R

R R C R R R

C C C

Gambar 4.5 Matriks Fungsi Bisnis VS Entitas sebagai Matriks Clustering Tahap III

R R R

R C R

C R R

R R

R C R C

R R

R

C R

R R R R

R R

SI

Lap Keuangan

Gaji

Karyawan

Buku Besar

Piutang

Hutang

Invoice Pembelian

Lap Akunting

Invoice Penjualan

R

R R

R

R

R

Surat Jalan

R C R

R R R

R

Sales Order

GUDANG

R

R

Pelanggan

R

C

PEMBELIAN

R

Trans penjualan

Lap Promosi

Lap Gudang

Packing List

Persed Gudang

Lap Pembelian

Purchase Order

Trans Pembelian

Fungsi Bisnis Rencana Pembelian Membuat PO Membuat Lap Beli Kontrol Gudang Membuat lap gudang Pengiriman Produk Analisa dan strategi Promosi Melakukan Promosi Memb lap promosi Analisa dan strategi Penjualan Penjualan Membuat Lap Jual Kontrol Pencatatan Membuat Lap Akun Perenc Keuangan Membuat Invoice Penjualan Kontrol Keuangan Membuat Lap Keuangan Analisa kebut TI Pengontrolan SI

Supplier

Entitas

Lap Penjualan

119

R R

R

R R C R R

R R R

R R R R R

C R R

R C R R C R R R R C

R

R R

R

R R

R R

R

R R

PENJUALAN

R

AKUNTING

R KEUANGAN

R

R R

R R R R R R R R

C

R R R R R

R

R

R R R

R R C R R R

C

SI C C

Gambar 4.6 Matriks Fungsi Bisnis VS Entitas sebagai Matriks Clustering Tahap IV

120

4.2.6 Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi Promosi

Penjualan

Gudang

Keuangan

Akunting

Rencana Pembelian & analisis supplier

Pengawasan Promosi

Perencanaan kegiatan Penjualan

Pengawasan Penjualan

Perencanaan Keuangan

Kontrol Persediaan

Transaksi

Monitor pengiriman pesanan

Perencanaan kegiatan promosi

Pesanan Pembelian (PO)

Informasi Pasar

Sales order dan Transaksi Penjualan

Keluar masuk barang

Dukungan Operasional

Monitor & Kontrol

Rencana Analisis

Strategi

Pembelian

Dukungan Keputusan Pembelian

Kumpulan data pemasaran

Dukungan Penjualan

Data Inventori

Buku Besar

Invoice Pembelian , Invoice Penjualan

Kendali Keuangan

Kas Keluar, Kas Masuk

Data Keuangan

Otomatisasi Kantor, Komunikasi, E-mail, Dukungan Keputusan Operasional Gambar 4.7 Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi CV. Sinergi Mulia

Monitoring Keuangan , persediaan

Transaksi Akuntansi

Data akuntansi

121 4.3 Strategi TI 4.3.1 Usulan Arsitektur Jaringan

te In et rn

Modem Supplier

Firewall

Server

Switch Direktur Utama

General Manager

Laser printer

TI

Laser printer

Laser printer

Keuangan

Laser printer

Akunting

Laser printer

Pemasaran

Laser printer

Gudang

Laser printer

Gambar 4.8 Usulan Arsitektur Jaringan Komputer

122 4.3.2 Usulan Hardware dan Software Penambahan Hardware : Untuk 1-2 tahun kedepan motherboard dari CV. Sinergi Mulia masih dapat digunakan. Karena spesifikasi dari kebutuhan aplikasinya pun tidak terlalu tinggi. Maka disusulkan untuk menggunakan perangkat yang ada. Tetapi dengan mengupgrade semua RAM di desktop PC akan meningkatkan performa dari komputerkomputer tersebut. Karena saat ini standar RAM untuk beroperasi dengan baik adalah 512 MB, ini akan memberikan efek dalam proses pengolahan datanya. Dengan menambahnya aplikasi maka dibutuhkan memory lebih besar pula. Untuk VGA, processor, dan OS sudah cukup menggunakan yang ada. Penambahan komputer total sebanyak 5 buah dilakukan pada divisi pemasaran sebanyak 3 buah karena jumlah satu komputer sangat minim untuk jumlah karyawan lebih dari 2 orang. Dan karena pemasaran akan dibagi menjadi dua bagian yaitu penjualand dan promosi, maka dilakukan penambahan sebanyak 3 PC. bagian akunting juga ditambahkan 1 PC yang berasal dari bagian hukum sebelumnya. Ini dilakukan untuk membantu mengolah data dan digunakan oleh bagian hukum/perpajakan. Dan bagian keuangan akan ditambahkan 1 PC lagi dikarenakan dipindahkannya bagian pembelian ke bagian keuangan. Karena adanya bagian TI, untuk awalnya diperlukan 1 PC yang diperuntukan bagian TI dalam mengontrol semua komputer yang ada dalam perusahaan. Dan bagian TI akan bertanggung jawab atas pengelolaan server, jaringan, dan komputer yang ada. Penambahan Software : Untuk SIM dan SCM akan dikerjakan oleh tenaga outsource dan bersifat proyek yang dapat dikustomisasi. Ini dilakukan untuk menyesuaikan proses bisnis yang sudah

123 berjalan dengan SIM yang dibutuhkan. Proyek SIM ini akan dikerjakan dengan unit lengkap dengan sistem analis, proggramer, design, dan quality control. Pembuatan SIM ini akan melibatkan semua divisi sebagai knowledge worker. Untuk menghindari kegagalan proyek yang dikarenakan tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis. Untuk SCM akan dikerjakan oleh tim yang sama. Fokus dari aplikasi ini adalah pembuatan inventory management, dan purchase order processing yang akan diaplikasikan di bagian gudang, pemasaran, keuangan dan supplier.

Tabel 4.3 Usulan Spesifikasi Hardware dan Software Spesifikasi Divisi Direktur Utama

General Manager

Accounting

Warehouse

Jumlah Perangkat

Perangkat Lain

CPU

OS/Software

Intel Pentium 4 3.0 GHZ, GeForce X5200, RAM 512 MB, HDD 80 GB, Motherboard Gigabyte, DVD-RW. Intel Pentium 4 3.0 GHZ, GeForce X5200, RAM 512 MB, HDD 80 GB, Motherboard Gigabyte, CD-RW. Intel Pentium 4 3.0 GHZ, GeForce FX 5200, RAM 512, HDD 80 GB, Motherboard Gigabyte, CD-RW.

Windows XP Profesional, Microsoft Office XP, SIM, SCM

1

Printer 1

Windows XP Profesional, Microsoft Office XP, SIM, SCM

1

Printer 1

Windows XP Profesional, Microsoft Office XP, Aplikasi Akunting, SIM Windows XP Profesional, Microsoft Office XP, Aplikasi Inventory,

2

Printer 1

2

Printer 1

Intel Pentium 4 3.0 GHZ, GeForce X5200, RAM 512 MB, HDD 80 GB, Motherboard Gigabyte, CD-RW.

124 SIM, SCM

Marketing

Intel Pentium 4 3.0 GHZ, GeForce X5200, RAM 512 MB, HDD 80 GB, Motherboard Gigabyte, CD-RW.

Finance

Intel Pentium 4 3.0 GHZ, GeForce X5200, RAM 512 MB, HDD 80 GB, Motherboard Gigabyte, CD-RW.

TI

Intel Pentium 4 3.0 GHZ, GeForce X5200, RAM 512 MB, HDD 80 GB, Motherboard Gigabyte, CD-RW.

Windows XP Profesional, Microsoft Office XP, Aplikasi Penjualan, SIM, SCM Windows XP Profesional, Microsoft Office XP. Aplikasi Keuangan, SIM,SCM Windows XP Profesional, Microsoft Office XP. SIM

4

Printer 1

2

Printer 1

1

Printer 1

125

4.3.3 Rencana Jadwal Implementasi

Jadwal 1.Reorganisasi Struktur 2. Penambahan Hardware 4. Perancangan MIS

Waktu (bln) 2 2 7

5.Pengimplementasian MIS 6.Perancangan SCM

7

7.Pengimplementasian SCM

6

8.Perawatan Infrastruktur IT

Tidak Ditentukan

6

1 x

2 x

3

x

x

4

5

Tahun 1 6 7 8

9

10

x

x

x

x

x

x

x

11

12

1

2

3

4

5

x

x

x

x

x

x

x

Tahun 2 6 7 8

9

10

11

x

x

x

x

x

x

12

1

2

3

4

5

x

x

x

x

x

x

Tabel 4.4 Tabel Rencana Jadwal Implementasi CV. Sinergi Mulia

Tahun 3 6 7 8

9

10

11

12

x

x

x

x

x

x

x

126 4.3.4 Estimasi Biaya Tabel 4.5 Estimasi Biaya Pengadaan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak CV. Sinergi Mulia (dalam ribuan rupiah) Usulan Penambahan Infrastruktur IT Penambahan Perangkat Keras : 1. PC 2. RAM 3. Server (IBM xseries226) Sub Total I

Jumlah

Biaya

Total Biaya

5 8 1

5.200 325 19.035

26.000 2.600 19.035

-

-

47.635

1 2 1 1

12.000 12.000 10.000/orang 20.000 10.000 10.000 7.000 7.000

1 2 1 1

12.000 12.000 10.000/orang 20.000 10.000 10.000 7.000 7.000

Penambahan Perangkat Lunak : 1. Management Information System o System Analyst o Programmer o Design o Quality Assurance 2. Supply Chain Management System o System Analyst o Programmer o Design o Quality Assurance

Sub Total II TOTAL -

-

98.000

-

145.635

Total estimasi biaya yang harus dikeluarkan oleh CV. Sinergi Mulia adalah Rp.145.635.000.