BAB 3 ANALISIS STRATEGI BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

39 BAB 3 ANALISIS STRATEGI BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

3.1

Gambaran Umum Perusahaan Perusahaan yang akan dianalisis adalah PT. Titian Abadi Lestari yang bergerak di bidang perdagangan bahan kimia. Perusahaan ini tidak melakukan pengolahan bahan kimia, hanya melakukan perdagangan bahan kimia saja. PT. Titian Abadi Lestari berdiri sejak tanggal 28 November 1985. Perusahaan ini berlokasi di Jl. Agung Karya III Blok D Kav. 6 (Pergudangan Indofica), Sunter, Jakarta Utara. Perusahaan ini menjual sekitar 300 jenis bahan kimia yang biasanya digunakan sebagai bahan baku makanan, plastik, karet, cat, tekstil, kertas dan kosmetik. Produk yang dijual tersebut berasal dari supplier luar negeri.

40 3.2

Analisis Strategi Bisnis 3.2.1

Analisis Value Chain

Primary activities

Support activites

Berikut ini adalah rantai nilai dari PT. Titian Abadi Lestari: Administration and infrastructure: hukum, akuntansi, pengaturan keuangan, luas tanah, daya listrik, sistem informasi, telepon, fax, multimedia projector Human resource management: perekrutan, penggajian Product/technology development: alat transportasi dan alat bantu penyimpanan produk Procurement: pembelian produk, pembelian peralatan dan perlengkapan operasional, pengaturan supplier, penggunaan jasa angkutan Inbound logistics Penerimaan produk kimia dari supplier

Operations Stock control Penyimpanan dan pemeliharaan produk di gudang

Outbound logistics Penanganan pesanan Pengiriman produk ke pelanggan

Sales and marketing Pengaturan data pelanggan Pengaturan data penjualan Pembuatan faktur Pembuatan surat jalan Penganalisisan penjualan Riset pasar

Service Penanganan retur produk yang dijual Penanganan keluhan pelanggan

Value added - cost = MARGIN

Gambar 3.1 Analisis value chain

Aktivitas Utama Yang termasuk aktivitas utama pada perusahaan ini adalah inbound logistics, operations, outbound logistics, sales and marketing dan service.

Inbound logistics PT. Titian Abadi Lestari adalah proses penerimaan produk kimia dari supplier dalam kualitas dan jumlah yang tepat.

Operations yang dilakukan PT. Titian Abadi Lestari meliputi stock control, penyimpanan dan pemeliharaan produk di gudang.

41

Outbound logistics PT. Titian Abadi Lestari meliputi penanganan pesanan dan pengiriman produk ke pelanggan.

Sales and marketing yang dilakukan PT. Titian Abadi Lestari antara lain pengaturan data pelanggan, pengaturan data penjualan, pembuatan faktur, pembuatan surat jalan, penganalisisan penjualan dan riset pasar.

Service yang dilakukan PT. Titian Abadi Lestari meliputi penanganan retur produk yang dijual dan penanganan keluhan

pelanggan.

Service

ini

dilakukan

untuk

memberikan kepuasan pelanggan.

Aktivitas Pendukung Yang termasuk aktivitas pendukung pada perusahaan ini adalah administration and infrastructure, human resource management, product/technology development dan procurement.

Administration and infrastructure dalam PT. Titian Abadi Lestari meliputi hukum, akuntansi, pengaturan keuangan. Dalam melakukan kegiatannya, perusahaan ini dibatasi oleh hukum yang berlaku. Baik hukum luar dan dalam negeri yang mengatur tata cara impor, serta hukum yang mengatur kegiatan perdagangan di dalam negeri. Selain itu, infrastruktur perusahaan ini juga meliputi luas tanah 3000m², daya listrik sebesar 25000 Watt, 18 buah PC dan 1 buah notebook sebagai client, serta 1 buah PC sebagai

42 server, aplikasi AccPac dan Foxbase, koneksi Internet 256 Mbps, jaringan LAN, 20 line telepon, 4 mesin fax dan 2 multimedia projector.

Human resource management dalam PT. Titian Abadi Lestari di sini meliputi bagaimana cara perusahaan menyediakan perusahaan.

karyawan Juga

untuk

meliputi

mendukung

penanganan

kegiatan penggajian

karyawan perusahaan sebanyak 150 orang karyawan.

Product/technology development yang digunakan PT. Titian Abadi Lestari adalah alat transportasi dan alat bantu penyimpanan produk.

Procurement dalam PT. Titian Abadi Lestari meliputi pembelian produk, pembelian peralatan dan perlengkapan operasional, pengaturan supplier dan penggunaan jasa angkutan.

Margin Yang dimaksud dengan margin adalah hasil total penjualan setelah dikurangi biaya-biaya yang muncul untuk melakukan aktivitas utama dan pendukung.

Melalui analisis value chain, dapat diketahui aktivitas-aktivitas yang terdapat pada perusahaan, baik aktivitas utama maupun pendukung.

43 Berdasarkan hasil analisis tersebut diperoleh bahwa PT. Titian Abadi Lestari memiliki strategi sebagai berikut:

Meningkatkan pengontrolan persediaan barang.

Menganalisis kebutuhan produk pelanggan.

Mengotomatisasi kegiatan penjualan, baik pada level transaksi, pengawasan dan peramalan penjualan.

Menganalisis pasar untuk mengetahui informasi keadaan pasar dan pelanggan.

Mengotomatisasi pencatatan akuntansi dan pengelolaan keuangan.

Mengotomatisasi penghitungan penggajian karyawan.

Melakukan penilaian dan perancanaan karyawan.

Melakukan penganalisisan untuk memilih supplier yang tepat.

Mengotomatisasi administrasi pembelian.

Mengawasi performa seluruh divisi pada perusahaan.

Berdasarkan strategi di atas, dapat diketahui bahwa subyek data yang diperlukan perusahaan adalah sebagai berikut:

Produk

Retur Penjualan

Pelanggan

Kas

Market

Anggaran

Sales Order

Biaya Operasional

Faktur Penjualan

Biaya Pajak

Surat Jalan

Karyawan

Piutang

Biaya Gaji

44

3.2.2

Absensi

Faktur Pembelian

Supplier

Utang

Purchase Order

Retur Pembelian

Surat Penerimaan Barang

Analisis Lima Daya Porter Pendatang Baru: - PT. Kimia Agung Raharja - PT. Eka Putra Jaya - PT. Langgeng Kencana Putra

PT. TITIAN ABADI LESTARI

Pemasok: - Stabilchem (M) Sdn Bhd - Sasol - Vestolit GmbH&Co - Zantat - Wacker Silicones Corp. - Allied

Pesaing: - PT. Halim Sakti - PT. Lautan Luas Tbk. - PT. Sukabumi

Pembeli: - PT. Sinar Ancol - PT. Ancol Terang - SC Johnson&Son Inc. - PT. Unilever Indonesia Tbk. - PT. Gajah Tunggal Tbk.

Barang Substitusi: - Bahan kimia sejenis dengan merek yang berbeda

Gambar 3.2 Analisis lima daya Porter

Pesaing Pesaing utama PT. Titian Abadi Lestari yaitu PT. Halim Sakti, PT. Lautan Luas. dan PT. Sukabumi. Ketiga perusahaan tersebut dikatakan pesaing karena menjual produk yang sejenis dengan

45 harga dan kualitas yang bersaing pada market yang sebagian besar sama, yaitu terutama di Jakarta dan beberapa kota di Indonesia seperti Bandung dan Surabaya. Agar perusahaan bertahan dalam persaingan, maka strategi yang digunakan perusahaan adalah dengan memperluas pangsa pasarnya baik yang berada di dalam maupun luar Jakarta, meningkatkan hubungan baik dengan supplier dan pelanggan, selalu

mencermati

perilaku

pesaing

serta

melakukan

pengembangan sistem informasi. Pendatang Baru Dapat

diidentifikasikan

bahwa

pendatang

baru

dalam

perdagangan bahan kimia ini adalah PT. Kimia Agung Raharja, PT. Eka Putra Jaya, PT. Langgeng Kencana Putra. Dikatakan sebagai pendatang baru karena perusahaan tersebut baru exist dalam perdagangan produk yang sejenis dengan harga dan kualitas yang bersaing pada market yang sama, yaitu terutama di Jakarta. Sebagai pendatang baru, ketiga perusahaan tersebut menghadapi hambatan untuk memasuki industri perdagangan bahan kimia. Hambatan tersebut antara lain keterbatasan modal dan pangsa pasar. Selain itu, belum lamanya hubungan dengan supplier serta sedikitnya kuantitas produk yang dibeli, menyebabkan harga beli produk yang diperoleh pendatang baru tersebut lebih tinggi bila

46 dibandingkan dengan harga beli produk yang diperoleh pemain lama. Dalam menghadapi munculnya pendatang baru, strategi yang dilakukan oleh perusahaan adalah dengan selalu melakukan penganalisisan pasar untuk mencermati pendatang baru. Selain itu, perusahaan juga selalu menjaga reputasi perusahaan di mata pelanggan dan supplier. Barang Substitusi PT. Titian Abadi Lestari menjual sekitar 300 jenis bahan kimia yang biasanya digunakan sebagai bahan baku makanan, plastik, karet, cat, tekstil, kertas dan kosmetik. Yang menjadi barang substitusi dari produk kimia yang dijual PT. Titian Abadi Lestari adalah bahan kimia sejenis dengan merek yang berbeda. Strategi yang digunakan perusahaan agar pelanggan tidak menggunakan barang substitusi tersebut adalah dengan menyediakan produk bahan kimia dalam jumlah yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Pembeli Pembeli PT. Titian Abadi Lestari merupakan perusahaan manufaktur yang membutuhkan bahan kimia sebagai bahan bakunya. Pembelinya adalah PT. Sinar Ancol, PT. Ancol Terang, SC Johnson&Son Inc., PT. Unilever Indonesia Tbk., PT. Gajah Tunggal

Tbk.

Pembeli

tersebut

dapat

dengan

leluasa

membandingkan produk dalam hal harga dan kualitas produk

47 serta kualitas pelayanan yang diberikan perusahaan. Untuk dapat mempertahankan pembelinya, strategi yang dilakukan oleh perusahaan adalah dengan cara berusaha menjual produk dengan harga yang lebih murah dari harga pesaing, menyediakan produk yang berkualitas serta memperbanyak kesempatan berinteraksi dengan pembeli untuk memberikan pelayanan dan menciptakan hubungan yang baik. Supplier Salah satu faktor penting dalam perusahaan ini adalah keberadaan supplier yang menyediakan produk yang akan dijual. Produk yang dijual dapat diperoleh dari satu atau beberapa supplier. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa untuk produk yang diperoleh dari satu supplier, perusahaan memiliki kekuatan lebih kecil dibandingkan dengan supplier. Sedangkan untuk produk yang diperoleh dari beberapa supplier, perusahaan memiliki kekuatan lebih besar dibandingkan dengan supplier. Supplier PT. Titian Abadi Lestari adalah Stabilchem (M) Sdn Bhd, Sasol, Vestolit GmbH&Co, Zantat, Wacker Silicones Corp., Allied. Agar supplier tersebut dapat menyediakan produk tepat waktu sesuai dengan jumlah dan kualitas yang dipesan, strategi yang digunakan oleh perusahaan adalah dengan menjaga hubungan baik dengan supplier. Hal tersebut dilakukan dengan cara membantu meningkatkan penjualan produk dari supplier di pasaran. Selain itu, perusahaan juga melakukan pembayaran utang tepat waktu.

48 Berdasarkan strategi yang telah dibahas pada pesaing, pendatang baru, pembeli, barang substitusi dan supplier yang merupakan faktor eksternal perusahaan, dapat diketahui bahwa subyek data yang diperlukan perusahaan adalah sebagai berikut:

3.2.3

Supplier

Produk

Pelanggan

Utang

Market

Analisis SWOT Untuk merumuskan strategi perusahaan, diperlukan analisis SWOT, untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki PT. Titian Abadi Lestari.

49 Strengths Hubungan dengan supplier berjalan baik. Hal ini dilakukan dengan seringnya berinteraksi dengan supplier. Menjadi agen tunggal dari supplier Stabilchem (M) Sdn Bhd, Sasol dan Vestolit GmbH&Co. Sales person sering melakukan penganalisisan pasar untuk mengetahui informasi pasar. Reputasi perusahaan baik di mata pelanggan. Hal ini disebabkan oleh baiknya kualitas pelayanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan. Opportunities Peningkatan kebutuhan bahan kimia di pasaran. Misalnya, semakin maraknya konsumsi makanan instan. Sedikitnya perusahaan perdagangan bahan kimia di luar Jakarta. Semakin banyaknya IT specialist yang berkualitas untuk mengembangkan aplikasi perusahaan.

Weaknesses Software Accpac dan Foxbase yang dimiliki perusahaan tidak terintegrasi, sehingga terdapat peluang besar untuk terjadinya kesalahan dan manipulasi data. Keamanan pada aplikasi lemah, hanya menggunakan sebuah password yang diketahui hampir semua karyawan. Bagian gudang hanya menggunakan kartu stok, belum menggunakan aplikasi.

Threats Adanya banyak pesaing dan munculnya banyak pendatang baru. Masalah ekonomi akhir-akhir ini, terutama kenaikan harga BBM sebesar rata-rata 125%, mengakibatkan bertambahnya jumlah orang miskin sekitar 10 juta orang (berdasarkan data Badan Pusat Statistik). Hal ini mengakibatkan adanya penurunan daya beli masyarakat Indonesia. Kenaikan harga BBM sebesar rata–rata 125% pada bulan Oktober 2005 sehingga terjadi kenaikan biaya pengiriman produk dari supplier dan produk ke pelanggan.

Tabel 3.1 SWOT Setelah faktor-faktor strategis eksternal dan internal PT. Titian Abadi Lestari diidentifikasi, maka dibuat tabel External Strategic Factors Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategic Factors Analysis Summary (IFAS).

50 FAKTOR-FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL Opportunities: Peningkatan kebutuhan bahan kimia di pasaran. Misalnya, semakin maraknya konsumsi makanan instan. Sedikitnya perusahaan perdagangan bahan kimia di luar Jakarta. Semakin banyaknya IT specialist yang berkualitas untuk mengembangkan aplikasi perusahaan. Total Opportunities: Threats: Adanya banyak pesaing dan munculnya banyak pendatang baru. Masalah ekonomi akhir-akhir ini, terutama kenaikan harga BBM sebesar rata-rata 125%, mengakibatkan bertambahnya jumlah orang miskin sekitar 10 juta orang (berdasarkan data Badan Pusat Statistik). Hal ini mengakibatkan adanya penurunan daya beli masyarakat Indonesia. Kenaikan harga BBM sebesar rata– rata 125% pada bulan Oktober 2005 sehingga terjadi kenaikan biaya pengiriman produk dari supplier dan produk ke pelanggan. Total Threats: Total Opportunities – Threats:

BOBOT

RATING

BOBOT x RATING

0,07

4

0,28

0,08

3

0,24

0,29

1

0,29 0,81

0,14

2

0,28

0,19

1

0,19

0,23

1

0,23

Tabel 3.2 EFAS

0,70 0,11

51 FAKTOR-FAKTOR STRATEGI INTERNAL Strengths: Hubungan dengan supplier berjalan baik. Hal ini dilakukan dengan seringnya berinteraksi dengan supplier. Menjadi agen tunggal dari supplier Stabilchem (M) Sdn Bhd, Sasol dan Vestolit GmbH&Co. Sales person sering melakukan penganalisisan pasar untuk mengetahui informasi pasar. Reputasi perusahaan baik di mata pelanggan. Hal ini disebabkan oleh baiknya kualitas pelayanan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan. Total Strengths: Weaknesses: Software Accpac dan Foxbase yang dimiliki perusahaan tidak terintegrasi, sehingga terdapat peluang besar untuk terjadinya kesalahan dan manipulasi data. Keamanan pada aplikasi lemah, hanya menggunakan sebuah password yang diketahui hampir semua karyawan. Bagian gudang hanya menggunakan kartu stok, belum menggunakan aplikasi. Total Weaknesses: Total Strengths – Weaknesses:

BOBOT

RATING

BOBOT x RATING

0,11

2

0,22

0,12

2

0,24

0,20

1

0,20

0,21

2

0,42

1,08 0,05

2

0,10

0,06

4

0,24

0,25

4

1,00 1,34 -0,26

Tabel 3.3 IFAS Kemudian posisi perusahaaan dapat dihitung berdasarkan total Opportunities – Threats yang menjadi sumbu y, dan menghitung total Strengths – Weaknesses yang menjadi sumbu x. Sehingga dapat diketahui bahwa perusahaan berada di kuadran 3, yaitu (-0.26, 0.11).

52

BERBAGAI PELUANG 3. Mendukung strategi turn-around

.

-0.26,0.11 KELEMAHAN INTERNAL

KEKUATAN INTERNAL

BERBAGAI ANCAMAN

Gambar 3.3 Analisis SWOT

Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak, ia menghadapi beberapa kelemahan internal. Untuk itu perusahaan memerlukan strategi WO (Weaknessess Opportunities) yang meminimalkan kelemahan internal perusahaan dan memanfaatkan peluang pasar yang ada. Strategi WO yang digunakan perusahaan adalah mengembangkan sistem informasi ke semua divisi yang ada di perusahaan, baik pada level manajemen bawah, menengah maupun atas.

53 Berdasarkan strategi di atas, dapat diketahui bahwa subyek data yang diperlukan perusahaan adalah sebagai berikut:

3.2.4

Karyawan

Produk

Market

Pendekatan Audit Grid PT. Titian Abadi Lestari memiliki beberapa aplikasi. Pada bagian Accounting, terdapat software AccPac yang terdiri dari aplikasi General Ledger. Selain itu, pada bagian Accounting, Sales Administration dan Purchasing terdapat software FoxBase yang terdiri dari aplikasi Maintain Master Data, Inventory Transaction, Sales & Sales Return, Receivable Adjustment & Collection, Processing & Other Functions. Sampai saat ini software AccPac dan FoxBase tersebut tidak terintegrasi. Berikut ini adalah deskripsi dari aplikasi yang dimiliki perusahaan saat ini.

54 Aplikasi

Deskripsi Digunakan untuk meng-input data transaksi

General Ledger

akuntansi perusahaan. Digunakan untuk melakukan pemeliharaan

Maintain Master Data

master data, yang meliputi menambah, mengupdate dan menghapus master data. Digunakan untuk meng-input data penerimaan

Inventory Transaction

dan pengeluaran barang serta melihat jumlah persediaan barang. Digunakan untuk menangani administrasi

Sales & Sales Return

transaksi penjualan. Receivable Adjustment and Collection

Digunakan untuk meng-update dan menampilkan data piutang.

Processing and Other Function

Digunakan untuk melakukan pemeliharaan data perusahaan, yang meliputi mem-back up dan me-restore data perusahaan.

Tabel 3.4 Deskripsi aplikasi saat ini Sebelum

memperbaharui

sistem

informasi,

perusahaan

mengevaluasi aplikasi yang sedang berjalan. Penilaian terhadap aplikasi perusahaan dapat dilakukan dengan pendekatan audit grid. Pendekatan ini dibentuk berdasarkan hasil kuesioner dari pemakai aplikasi yang berjalan saat ini. Hasil kuesioner dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

55 A. General Ledger No Nilai Bisnis 1. 2. 3. 4.

Apakah user merasa puas terhadap sistem lama? Apakah kegiatan bisnis terganggu jika tidak ada aplikasi sistem? Apakah aplikasi yang digunakan bermanfaat untuk meningkatkan kinerja kegiatan bisnis? Apakah aplikasi ini sering digunakan?

Ya 3 3

Ragu 2 2

Tidak 1 0

Jumlah Responden 5

Nilai

4

1

0

5

14

3

1

1

5

12

3

1

1

5

12

20

51

Total Rata-rata

13

2.55

Tabel 3.5 Nilai bisnis aplikasi General Ledger

No Kualitas Teknik 1. 2. 3. 4.

Apakah aplikasi yang digunakan berjalan stabil? Apakah output yang dihasilkan tepat? Apakah tingkat keamanan pada aplikasi ini sudah baik? Apakah interface aplikasi ini sudah user friendly?

Ya 3 3

Ragu 2 2

Tidak 1 0

Jumlah Responden 5

Nilai

3

1

1

5

12

0

1

4

5

6

0

1

4

5

6

20

37

Total Rata-rata Tabel 3.6 Kualitas teknik General Ledger

1.85

13

56 B. Maintain Master Data No Nilai Bisnis 1. 2. 3. 4.


Ya 3 2

Ragu 2 2

Tidak 1 1

Jumlah Responden 5

Nilai

4

1

0

5

14

3

1

1

5

12

2

1

2

5

10

20

47

Total Rata-rata

11

2.35

Tabel 3.7 Nilai bisnis aplikasi Maintain Master Data



Ya 3 2

Ragu 2 3

Tidak 1 0

Jumlah Responden 5

Nilai

3

1

1

5

12

0

2

3

5

7

0

1

4

5

6

20

37

Total Rata-rata Tabel 3.8 Kualitas teknik aplikasi Maintain Master Data

1.85

12

57 C. Inventory Transaction No Nilai Bisnis 1. 2. 3. 4.


Ya 3 2

Ragu 2 0

Tidak 1 1

Jumlah Responden 3

Nilai

2

0

1

3

7

2

0

1

3

7

2

0

1

3

7

12

28

Total Rata-rata

7

2.33

Tabel 3.9 Nilai bisnis aplikasi Inventory Transaction



Ya 3 2

Ragu 2 0

Tidak 1 1

Jumlah Responden 3

Nilai

2

1

0

3

8

0

1

2

3

4

0

1

2

3

4

12

23

Total Rata-rata Tabel 3.10 Kualitas teknik aplikasi Inventory Transaction

1.92

7

58 D. Sales & Sales Return No Nilai Bisnis 1. 2. 3. 4.


Ya 3 3

Ragu 2 2

Tidak 1 0

Jumlah Responden 5

Nilai

3

2

0

5

13

3

2

0

5

13

3

2

0

5

13

20

52

Total Rata-rata

13

2.60

Tabel 3.11 Nilai bisnis aplikasi Sales & Sales Return



Ya 3 2

Ragu 2 3

Tidak 1 0

Jumlah Responden 5

Nilai

3

2

0

5

13

0

2

3

5

7

0

2

3

5

7

20

39

Total Rata-rata Tabel 3.12 Kualitas teknik aplikasi Sales & Sales Return

1.95

12

59 E. Receivable Adjustment & Collection No Nilai Bisnis 1. 2. 3. 4.


Ya 3 3

Ragu 2 2

Tidak 1 0

Jumlah Responden 5

Nilai

4

1

0

5

14

3

1

1

5

12

2

2

1

5

11

20

50

Total Rata-rata

13

2.50

Tabel 3.13 Nilai bisnis aplikasi Receivable Adjustment & Collection



Ya 3 2

Ragu 2 2

Tidak 1 1

Jumlah Responden 5

Nilai

4

0

1

5

13

1

0

4

5

7

0

3

2

5

8

20

39

Total Rata-rata

1.95

Tabel 3.14 Kualitas teknik aplikasi Receivable Adjustment & Collection

11

60 F. Processing & Other Function No Nilai Bisnis 1. 2. 3. 4.


Ya 3 1

Ragu 2 1

Tidak 1 3

Jumlah Responden 5

Nilai

4

1

0

5

14

3

2

0

5

13

3

2

0

5

13

20

48

Total Rata-rata

8

2.40

Tabel 3.15 Nilai bisnis aplikasi Processing & Other Function



Ya 3 2

Ragu 2 3

Tidak 1 0

Jumlah Responden 5

Nilai

3

2

0

5

13

0

1

4

5

6

0

2

3

5

7

20

38

Total Rata-rata

1.90

Tabel 3.16 Kualitas teknik aplikasi Processing & Other Function

12

61 Di bawah ini merupakan penjelasan mengenai hasil dari kuesioner yang dilakukan terhadap karyawan PT. Titian Abadi Lestari: Aplikasi A. General Ledger B. Maintain Master Data C. Inventory Transaction D. Sales & Sales Return E. Receivable Adjustment & Collection F. Processing & Other Function

Kualitas teknik (x) 1.85 1.85 1.92 1.95 1.95

Nilai bisnis (y) 2.55 2.35 2.33 2.60 2.50

Keterangan Diperbaharui Diperbaharui Diperbaharui Diperbaharui Diperbaharui

1.90

2.40

Diperbaharui

Tabel 3.17 Hasil kuesioner audit grid Berdasarkan hasil kuesioner di atas, maka hasil pendekatan audit grid dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Kualitas Teknik RENDAH

TINGGI

1 RENDAH 1

Hapuskan

2

Nilai Bisnis

2

Perbaharui

Nilai Kembali

. . . .. . B

E

TINGGI

3

3

C

Pelihara dan Kembangkan

F

A

D

Gambar 3.4 Hasil pendekatan audit grid

Berdasarkan Gambar 3.4, hasil analisis audit grid menyatakan bahwa semua aplikasi yang dimiliki PT. Titian Abadi Lestari saat ini

62 berada pada posisi “Perbaharui”. Hal ini berarti semua aplikasi yang ada memiliki kualitas teknis yang rendah, namun nilai bisnisnya tinggi. Oleh sebab itu, untuk meningkatkan kualitas teknisnya, perlu dilakukan pembaharuan pada aplikasi yang dimiliki PT. Titian Abadi Lestari saat ini.

3.3

Tahapan Perencanaan Strategi Sistem Informasi 3.3.1

Fase 0: Menetapkan Konteks dan Ruang Lingkup Studi untuk Sebuah Rencana Strategis Sistem Informasi 1.1

Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Perusahaan yang akan dianalisis adalah PT. Titian Abadi Lestari yang bergerak di bidang perdagangan bahan kimia. Perusahaan ini tidak melakukan pengolahan bahan kimia, hanya melakukan perdagangan bahan kimia saja. PT. Titian Abadi Lestari sejak tanggal 28 November 1985 telah tercatat pada akta nomor 25 dan disahkan

oleh

Menteri

Kehakiman

nomor

C2-11646

HT.01.01.Th86. Perusahaan ini berlokasi di Jl. Agung Karya III Blok D Kav. 6 (Pergudangan Indofica), Sunter, Jakarta Utara. Perusahaan ini menjual sekitar 300 jenis bahan kimia. Bahan kimia tersebut biasanya digunakan sebagai bahan baku makanan, plastik, karet, cat, tekstil, kertas dan kosmetik. Produk yang dijual tersebut berasal dari supplier luar negeri.

63 PT. Titian Abadi Lestari memiliki beberapa aplikasi. Pada bagian Accounting, terdapat software AccPac yang terdiri dari aplikasi General Ledger. Selain itu, pada bagian Accounting, Sales Administration dan Purchasing terdapat software FoxBase yang terdiri dari aplikasi Maintain Master Data, Inventory Transaction, Sales & Sales Return, Receivable Adjustment & Collection, Processing & Other Functions. Sampai saat ini software AccPac dan FoxBase tersebut tidak terintegrasi.

Struktur Organisasi Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaannya, PT. Titian Abadi Lestari memiliki 150 karyawan. Perusahaan ini terdiri dari 4 divisi, yaitu divisi Accounting & Finance, Sales & Marketing, Logistic dan Human Resource Development. Struktur organisasi pada PT. Titian Abadi Lestari berbentuk hirarki.

Komisaris

Direktur

Accounting & Finance

Accounting

Finance

Sales & Marketing

Sales Administration

Sales Person

Logistic

Purchasing

Gambar 3.5 Struktur organisasi

Inventory

Human Resource Development

64 Visi Perusahaan PT. Titian Abadi Lestari memiliki visi, yaitu menjadi sebuah perusahaan nomor 1 di bidang perdagangan bahan kimia di Indonesia, dimana PT. Titian Abadi Lestari menjadi supplier bagi semua industri berbahan baku kimia di Indonesia.

Misi Perusahaan Untuk mewujudkan visi tersebut, PT. Titian Abadi Lestari menetapkan misi menjadi perusahaan yang memimpin pangsa pasar perdagangan bahan kimia se-Indonesia.

Tujuan Perusahaan Tujuan PT. Titian Abadi Lestari adalah:

Meningkatkan penjualan dan pemasaran perusahaan.

Mengkomputerisasikan

seluruh

kegiatan

operasional

perusahaan.

Memperluas pangsa pasar sampai ke seluruh Indonesia.

Strategi Perusahaan Strategi dari PT. Titian Abadi Lestari adalah:

Menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan supplier dengan cara membantu meningkatkan penjualan produk dari supplier dan melakukan pembayaran utang tepat waktu.

65

Menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pelanggan dengan cara memberikan pelayanan yang terbaik dan memperbanyak kesempatan berinteraksi dengan pelanggan.

Menyediakan produk yang banyak dibutuhkan pelanggan dengan kualitas tinggi.

Meningkatkan penganalisisan pasar untuk mengetahui informasi keadaan pasar, termasuk informasi pesaing, pendatang baru dan pelanggan.

Mengembangkan sistem informasi perusahaan pada level manajemen bawah, menengah dan atas dengan menyewa IT specialist yang berkualitas.

Membuka cabang baru di luar Jakarta.

Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Komisaris Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Selaku pemegang saham dalam perusahaan. ¾ Menyetujui perjanjian dan transaksi penting.

Direktur Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Menetapkan kebijakan umum perusahaan. ¾ Membuat perencanaan jangka panjang perusahaan.

66 ¾ Memimpin dan mengawasi perusahaan secara menyeluruh. ¾ Mengelola dan menentukan penggunaan dana yang dimiliki perusahaan. ¾ Membuat perencanaan anggaran. ¾ Memimpin manajer setiap bagian fungsional dan mendelegasikan tanggung jawab setiap manajer bagian fungsional. ¾ Melakukan perjanjian atau transaksi penting berdasarkan persetujuan komisaris.

Manajer Accounting & Finance Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Memeriksa laporan akuntansi dan keuangan. ¾ Mengawasi arus kas perusahaan. ¾ Mengawasi pencatatan akuntansi perusahaan.

Staf Accounting Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Mencatat kegiatan akuntansi perusahaan secara keseluruhan. ¾ Meng-audit seluruh data akuntansi perusahaan. ¾ Mem-back up data transaksi perusahaan. ¾ Membuat laporan akuntansi secara berkala.

67

Staf Finance Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Menangani penerimaan dan pengeluaran kas. ¾ Menangani urusan perbankan. ¾ Membuat laporan keuangan.

Manajer Sales & Marketing Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Menentukan

harga

jual

produk

berdasarkan

persetujuan direktur. ¾ Menganalisis keadaan pasar, termasuk pesaing dan pelanggan. ¾ Menentukan target penjualan. ¾ Membuat peramalan penjualan. ¾ Memeriksa laporan penjualan, persediaan barang dan laporan kunjungan ke pelanggan yang dilaporkan secara periodik.

Sales Administrator Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Meng-input pesanan pelanggan. ¾ Melakukan semua kegiatan administrasi penjualan perusahaan. ¾ Membuat laporan penjualan.

68

Sales Person Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Mencari pelanggan baru. ¾ Mengunjungi

dan

menawarkan

barang

pada

pelanggan secara periodik. ¾ Menerima Purchase Order dari pelanggan. ¾ Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan. ¾ Membuat laporan kunjungan ke pelanggan. ¾ Memberikan informasi pasar kepada manajer Sales & Marketing.

Manajer Logistic Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Menentukan supplier yang dipilih. ¾ Mengawasi dan menyetujui pembelian barang.

Staf Purchasing Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Menyeleksi supplier. ¾ Mencatat kebutuhan produk yang akan dibeli. ¾ Mengecek data persediaan barang. ¾ Membuat Purchase Order untuk supplier. ¾ Melakukan pembelian dengan persetujuan manajer Logistic. ¾ Meng-input surat penerimaan barang dan faktur pembelian.

69 ¾ Membuat

laporan

pembelian

dan

laporan

persediaan barang.

Staf Inventory Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Menerima dan mengeluarkan barang. ¾ Mencatat data penerimaan dan pengeluaran barang secara manual di kartu stok. ¾ Mengatur dan mengawasi penyimpanan barang di gudang. ¾ Menyiapkan produk yang akan dikirim. ¾ Memeriksa data persediaan barang dengan barang di gudang. ¾ Membuat laporan persediaan barang berdasarkan kartu stok secara manual.

Manajer Human Resource Development Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Menentukan

kebijakan-kebijakan

karyawan

berdasarkan persetujuan direktur. ¾ Membuat keputusan perekrutan dan pemberhentian karyawan berdasarkan persetujuan direktur. ¾ Menentukan

gaji

sesuai

dengan

jabatan

berdasarkan persetujuan direktur. ¾ Mengontrol dan memeriksa laporan absensi.

70

Staf Human Resource Development Tugas dan tanggung jawabnya: ¾ Melakukan proses perekrutan karyawan. ¾ Menangani masalah absensi. ¾ Menghitung gaji dan bonus karyawan. ¾ Mencetak slip gaji. ¾ Membuat laporan absensi karyawan.

Area Fungsi, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis Area Fungsi

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

Accounting &

Akuntansi umum

Melakukan proses pencatatan utang, piutang, biaya dan semua kegiatan akuntansi perusahaan

Finance

secara keseluruhan.

Penanganan

Meng-audit seluruh data akuntansi perusahaan.

Mem-back up data transaksi perusahaan.

Mengeluarkan kas: ¾ Membayar biaya operasional, pajak, gaji dan

aliran kas

utang ke supplier. ¾ Mencatat data pengeluaran kas.

Menerima kas: ¾ Menerima pembayaran piutang pelanggan dan penambahan modal. ¾ Mencatat data penerimaan kas.

Sales &

Penentuan harga

Menghitung harga pokok penjualan produk.

Marketing

jual produk

Menentukan harga jual produk berdasarkan analisis pasar.

Meminta persetujuan direktur.

71 Area Fungsi

Fungsi Bisnis Analisis pasar

Proses Bisnis

Menganalisis data penjualan yang lalu.

Menganalisis pesaing, termasuk produk-produk yang dijual pesaing, harga jual pesaing dan kegiatan yang dilakukan pesaing.

Menganalisis kebutuhan dan keinginan pelanggan.

Penjualan

Membuat peramalan penjualan.

Sales Person mengunjungi pelanggan secara rutin.

Melakukan penawaran barang.

Menegosiasi harga barang.

Mencatat pesanan pelanggan.

Administrasi

Membuat sales order.

penjualan

Membuat dan mencetak faktur penjualan dan surat jalan.

Penagihan

Menerima faktur penjualan kredit yang jatuh tempo dari bagian Accounting.

Sales Person melakukan penagihan kepada pelanggan.

Menerima pembayaran piutang dari pelanggan.

Logistic

Purchasing

Menganalisis kinerja supplier, termasuk menentukan supplier yang tepat.

Mencatat kebutuhan produk yang akan dijual.

Memeriksa data persediaan barang.

Membuat Purchase Order untuk supplier.

Memesan kebutuhan produk yang akan dibeli.

Meng-input surat penerimaan barang dan faktur pembelian.

72

Area Fungsi

Fungsi Bisnis Pengontrolan

Proses Bisnis

Menerima barang: ¾ Menerima barang di gudang.

inventory

¾ Memeriksa jumlah dan kualitas barang. ¾ Mengatur dan menyimpan barang. ¾ Meng-update data persediaan barang di kartu stok secara manual. ¾ Membuat dan memberikan surat penerimaan barang ke bagian Purchasing untuk di-input-kan ke aplikasi Inventory Transaction.

Mengeluarkan barang: ¾ Menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan surat jalan. ¾ Memeriksa jumlah dan kualitas barang ¾ Melakukan pengiriman melalui jasa angkutan. ¾ Meng-update data persediaan barang di kartu stok secara manual.

Mengecek data persediaan barang dengan jumlah barang di gudang.

Human Resource

Perekrutan dan

Perekrutan karyawan:

Development

pemberhentian

¾ Memasang iklan lowongan pekerjaan.

karyawan

¾ Menyeleksi kandidat melalui tes tertulis. ¾ Mewawancara kandidat. ¾ Memilih kandidat terbaik. ¾ Merekrut karyawan.

73

Area Fungsi

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

Pemberhentian karyawan: ¾ Mengundurkan diri o Diterimanya surat pengunduran diri dari karyawan. o Mempertimbangkannya. o Membuat keputusan. ¾ Memberhentikan karyawan o Menganalisis kinerja karyawan. o Mempertimbangkannya. o Membuat keputusan

Penanganan

Mencatat jam masuk.

masalah absensi

Mencatat jam pulang.

Mencatat keterlambatan.

Mencatat ketidakhadiran.

Mencatat jam lembur.

Menentukan gaji sesuai dengan jabatan.

Menghitung gaji dan bonus karyawan.

Mencetak slip gaji.

Penggajian

Tabel 3.18 Area fungsi, fungsi bisnis dan proses bisnis pada PT. Titian Abadi Lestari

74 Subyek Data PT. Titian Abadi Lestari memiliki subyek data yang merupakan kumpulan entitas yang berisi data atau informasi yang menjadi sumber yang dibutuhkan dalam suatu perusahaan, sebagai berikut: 1. Utang

11. Pelanggan

2. Purchase Order

12. Market

3. Retur Pembelian

13. Karyawan

4. Kas

14. Faktur Penjualan

5. Piutang

15. Surat Jalan

6. Sales Order

16. Supplier

7. Retur Penjualan

17. Surat Penerimaan Barang

8. Biaya Operasional

18. Faktur Pembelian

9. Biaya Pajak

19. Absensi

10. Produk

20. Biaya Gaji

75 3.3.2

Fase 1: Menentukan Informasi Bisnis dan Kebutuhan Pendukung 1.2

Aplikasi dan Teknologi yang Dipakai dalam Perusahaan Saat Ini Tabel di bawah ini menjelaskan aplikasi yang digunakan PT. Titian Abadi Lestari saat ini.

APLIKASI

STATUS P-plan D-dev’t L-live L

TAHUN AWAL PENGGUNAAN 1995

PC Pentium 4 Windows XP AccPac Package

Batch


L

1990

PC Pentium 4 Windows XP FoxBase Package

Interactive


L

1990


Interactive


L

1990


Interactive

Receivable Adjustment & Collection

L

1990


Interactive

Processing & Other Functions

L

1990


Interactive

General Ledger

LINGKUNGAN HARDWARE & SOFTWARE

Tabel 3.19 Aplikasi saat ini

MODE USER INTERFACE

76 Tabel di bawah ini menjelaskan aset teknologi yang dimiliki PT. Titian Abadi Lestari saat ini. Lokasi

Spesifikasi

Server

PC Pentium 4

(1 buah PC)

Microsoft Windows NT Server Hard disk 80 GB Memory 256 MB

Client

Direktur

Notebook Pentium 4

(19 buah komputer)

(1 buah notebook)

Windows XP Hard disk 40 GB Memory 256 MB

Karyawan

PC Pentium 4

(18 buah PC)

Windows XP Hard disk 40 GB Memory 256 MB

Tabel 3.20 Aset teknologi saat ini Untuk mendukung aplikasi yang dimiliki saat ini, PT. Titian Abadi Lestari menerapkan jaringan LAN bertopologi star dengan konsep client/server. Pada jaringan

ini

terdapat

sebuah

switch

yang

menghubungkan 20 buah komputer. Dimana 19 buah komputer berperan sebagai client serta 1 buah komputer

77 berperan

sebagai

server.

Perusahaan

ini

juga

menyediakan fasilitas internet. Operating system pada server menggunakan Microsoft Windows NT Server. Semua data perusahaan berada pada server. Sedangkan aplikasinya terdapat pada masing-masing client. Gambar jaringan pada PT. Titian Abadi Lestari saat ini ditunjukkan pada gambar berikut ini.

78

Internet

Database

Firewall

Modem

Direktur Server Printer

Client

Client Client Printer Router

Printer

Printer

Human Resource Development

Client

Logistic

Switch Client

Client

Accounting & Finance

Client

Printer

Client

Client Client

Client

Client

Client

Client

Client

Client

Client

Client

Client

Sales & Marketing

Printer

Printer

Printer

Printer

Gambar 3.6 Jaringan saat ini 78

79

1.3

Menentukan Informasi Bisnis dan Kebutuhan Pendukung dan Prioritas 1.3.a

Strategi Sistem Informasi Strategi sistem informasi pada PT. Titian Abadi Lestari dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Fungsi Akuntansi umum

Tujuan

Mengelola seluruh data akuntansi perusahaan termasuk data utang, piutang dan biaya secara akurat.

Penanganan aliran kas

Menyediakan data aliran kas yang akurat.

Penentuan harga jual produk

Menentukan harga jual yang lebih murah dari harga pesaing.

Analisis pasar

Menentukan target penjualan. Menentukan persediaan barang agar dapat mencukupi penjualan.

CSF

Ext /Int

Peng-update-an data akuntansi setiap terjadi transaksi.

I

Dapat mempe ngaruhi Y

Peng-update-an data penerimaan dan pengeluaran kas setiap terjadi transaksi aliran kas. Pengecekan harga pokok penjualan, kemudian menganalisis harga jual pesaing. Penganalisisan data penjualan yang lalu. Penganalisisan pasar.

I

Y

I/E

Y

I

Y

E

KPI

Informasi bisnis dan pendukung

Prioritas

Tidak adanya kesalahan pada data akuntansi. Pembuatan laporan akuntansi tepat waktu.

Pengawasan utang, Jatuh tempo pembayaran utang, Pengawasan piutang, Jatuh tempo penagihan piutang, Pengeluaran biaya, Penerimaan kas, Pengeluaran kas, Pengawasan pajak, Jatuh tempo pembayaran pajak. Penerimaan kas, Pengeluaran kas.

H

Tidak adanya kesalahan data aliran kas. Pembuatan laporan keuangan tepat waktu. Harga jual produk perusahaan < harga jual produk pesaing. Permintaan pelanggan terpenuhi.

H

Harga pokok penjualan, Harga pesaing, Pasar.

VH

Laporan penjualan, Produk pesaing, Pasar.

H

79

80

Fungsi Penjualan

Tujuan Memperoleh pendapatan. Mencapai target penjualan.

Administrasi penjualan

Mengelola data penjualan dengan akurat.

Penagihan

Memperoleh pembayaran piutang dari pelanggan.

Purchasing

Membeli kebutuhan produk pada supplier yang tepat.

CSF

Ext /Int

Penjualan produk yang berkualitas dengan harga yang lebih murah. Peningkatan jumlah interaksi dengan pelanggan. Peng-update-an data penjualan setiap terjadi transaksi penjualan. Pemberitahuan kepada pelanggan mengenai tanggal jatuh tempo piutang. Pemeriksaan ketepatan pembayaran, baik berupa tunai maupun cek. Pemilihan supplier yang memiliki kinerja yang baik dengan produk berkualitas tinggi dengan harga murah.

I


KPI


Prioritas

Peningkatan penjualan ≥ 10% per tahun.

Kebutuhan pelanggan, Produk dan harga pesaing,

VH

E I

Y

Tidak ada kesalahan data penjualan.

Penjualan

M

E

Y

95% piutang dibayar tidak melebihi tanggal jatuh tempo. Semua piutang dibayar oleh pelanggan, walaupun tidak tepat waktu.

Penagihan

H

Y

Harga beli produk perusahaan lebih rendah dari harga beli produk pesaing. Tingkat kecacatan produk yang diperoleh dari supplier ≤ 0,1% per tahun.

Kinerja supplier, Harga supplier, Kualitas produk supplier.

H

I

E

80

81

Fungsi Pengontrolan inventory

Perekrutan dan pemberhentian karyawan

Penanganan masalah absensi

Tujuan

CSF

Ext /Int

Menjaga kesesuaian data inventory dengan jumlah barang di gudang. Mengontrol kualitas barang.

Peng-update-an data persediaan barang setiap terjadi transaksi penerimaan dan pengeluaran barang. Pengontrolan jumlah dan kualitas barang pada saat penerimaan dan pengeluaran barang di gudang. Penyeleksian dan Perekrutan karyawan yang berkualitas tinggi. Penyeleksian kembali karyawan pada masa percobaan. Penganalisisan kontribusi karyawan pada perusahaan. Penganalisisan kebutuhan karyawan perusahaan. Pengawasan proses absensi.

I

Memperoleh karyawan yang berkualitas tinggi. Membuat keputusan pemberhentian karyawan dengan tepat.

Menyediakan data absensi yang akurat.


KPI


Prioritas

Data persediaan barang = jumlah barang di gudang. Tingkat pengembalian barang dari pelanggan ≤ 0,1% per tahun.

Penerimaan produk, Pengeluaran produk.

H

Y

80% karyawan lulus masa percobaan kerja. Kinerja perusahaan berjalan seperti biasa atau bahkan meningkat.

Data pribadi, pendidikan, keahlian dan pengalaman calon karyawan, Kinerja karyawan selama masa percobaan, Laporan evaluasi kinerja, Kebutuhan karyawan perusahaan.

M

Y

Tidak terjadi pemanipulasian data absensi.

Jam masuk-pulang, Keterlambatan, Ketidakhadiran, Jam lembur.

M

I

I

I

I I I

81

82

Fungsi Penggajian

Tujuan Menghasilkan data gaji yang akurat.

CSF Penganalisisan laporan absensi. Penganalisisan laporan evaluasi kinerja. Penghitungan gaji dan bonus dengan akurat.

Ext /Int I


I

KPI Tidak ada kesalahan dalam penghitungan gaji.


Prioritas

Laporan absensi, Laporan evaluasi kinerja.

M

I

Keterangan: I : Internal E : External L : Low M : Medium H : High VH : Very High

Tabel 3.21 Strategi sistem informasi

82

83

1.3.b Konsolidasi Ringkasan dari Informasi Bisnis dan Kebutuhan Pendukung Tabel di bawah ini merupakan hasil dari pengkonsolidasian informasi bisnis dan kebutuhan pendukung pada PT. Titian Abadi Lestari saat ini. Kebutuhan informasi/pendukung Ref

Short title

Deskripsi

Inisial

Prioritas

Sumber dan dasar keuntungan

Prioritas

gabungan

bisnis yang potensial

(H, M, L)

(H, M, L)

H

H

PERENCANAAN DAN ANALISIS

KEBUTUHAN PENGAWASAN DAN PENGONTROLAN

KEBUTUHAN TRANSAKSI DAN PENDUKUNG

ST001 General Ledger ST002 Maintain Master Data

Meng-input data transaksi akuntansi

WR

perusahaan. Melakukan pemeliharaan master data,

Memerlukan informasi semua transaksi akuntansi perusahaan.

WR

M

M

yang meliputi menambah, meng-

Memerlukan informasi master data.

update dan menghapus master data. ST003 Inventory Transaction

Meng-input data penerimaan dan pengeluaran barang serta melihat jumlah persediaan barang.

RT

M

M

Memerlukan data penerimaan dan pengeluaran barang yang akurat.

84

Kebutuhan informasi/pendukung Ref

Short title

ST004 Sales & Sales Return ST005 Receivable

Deskripsi Menangani administrasi transaksi

Inisial CT

Prioritas

Sumber dan dasar keuntungan

Prioritas

gabungan

bisnis yang potensial

(H, M, L)

(H, M, L)

H

H

penjualan. Meng-update dan menampilkan data

Memerlukan informasi transaksi penjualan.

WR

M

M

Memerlukan data penjualan kredit.

WR

M

M

Memerlukan data dari semua

Adjustment and piutang. Collection ST006 Processing

Melakukan pemeliharaan data

and Other

perusahaan, yang meliputi mem-back

Function

up dan me-restore data perusahaan.

divisi perusahaan.

Keterangan: L : Low M : Medium H : High Tabel 3.22 Konsolidasi dari ringkasan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung

85 3.3.3

Fase 2: Membangun Arsitektur Informasi dan Pilihan-pilihan untuk Solusi 2.1

Menilai Aplikasi Saat ini dan Status Teknikal Teknologi Informasi Dalam melakukan kegiatan perdagangan, PT. Titian Abadi Lestari telah menggunakan beberapa aplikasi. Aplikasi tersebut hanya digunakan pada level manajemen bawah saja. Tabel berikut ini menjabarkan penilaian aplikasi yang digunakan PT. Titian Abadi Lestari saat ini.

86

APLIKASI

STATUS P-plan D-dev’t L-live

TAHUN AWAL PENGGUNAAN

LINGKUNGAN HARDWARE & SOFTWARE

MODE USER INTERFACE

KOMENTAR

General Ledger

L

1995

PC Pentium 4 Windows XP AccPac Package

Batch


L

1990

Interactive


L

1990

PC Pentium 4 Windows XP FoxBase Package PC Pentium 4 Windows XP FoxBase Package

Aplikasi sudah memenuhi kebutuhan dalam kegiatan pencatatan akuntansi, namun aplikasi sulit dipahami. Aplikasi ini sederhana dan sudah memenuhi kebutuhan dalam memelihara master data.


L

1990


Interactive


L

1990


Interactive

Processing & Other Functions

L

1990


Interactive

Interactive

Aplikasi ini sederhana dan sudah memenuhi kebutuhan dalam kegiatan pencatatan data inventori perusahaan, namun perlu diperbaharui. Aplikasi ini sederhana dan sudah memenuhi kebutuhan dalam kegiatan penjualan perusahaan, namun perlu diperbaharui. Aplikasi ini sederhana dan sudah memenuhi kebutuhan dalam kegiatan pencatatan piutang perusahaan, namun perlu diperbaharui. Aplikasi ini sederhana dan sudah memenuhi kebutuhan dalam kegiatan pengelolaan data perusahaan, namun perlu diperbaharui.

Rating – 0 (buruk) sampai 5 (bagus) Kepuas an user

Kestabi lan operasi onal

Respon dan hasil

Integrit as keaman an

3

3

3

1

Potensi untuk pengem bangan akan datang 4

3

2

2

2

4

2

2

2

1

4

3

2

3

2

4

3

2

3

1

4

3

3

3

2

4

Tabel 3.23 Penilaian aplikasi saat ini 86

87 2.2

Mengembangkan Arsitektur Informasi 2.2.a

Ringkasan

Proses

Bisnis

dan

Tingkatan

Aplikasi Tabel berikut ini menjabarkan ringkasan dari proses bisnis dan aplikasi yang dibagi dalam beberapa layer, yaitu strategis, perencanaan dan analisis, pengawasan dan pengontrolan, transaksi serta dukungan operasional.

88

Pendukung Keputusan

ACCOUNTING & FINANCE

SALES & MARKETING

LOGISTIC

STRATEGIS


Sistem Operasional

PENGAWASAN DAN PENGONTROLAN

TRANSAKSI

DUKUNGAN OPERASIONAL

Maintain Master Data. Processing & Other Function. General Ledger. Receivable Adjustment & Collection. Pengumpulan data akuntansi, informasi master data, data penjualan kredit.

Sales & Sales Return.

Inventory Transaction.

Pengumpulan data penjualan.

Pengumpulan data persediaan barang.

Tabel 3.24 Ringkasan proses bisnis dan tingkatan aplikasi

HUMAN RESOURCE DEVELOPMENT

89 2.2.b Application System Map Saat Ini Gambar berikut ini merupakan application system map yang secara konseptual menggambarkan sekumpulan aplikasi yang dimiliki PT. Titian Abadi Lestari saat ini. SALES & MARKETING

LOGISTIC

DUKUNGAN OPERASIONAL

TRANSAKSI

PENGAWASAN DAN PENGONTROLAN


STRATEGIS

ACCOUNTING & FINANCE


Processing & Other Function


General Ledger

Pengumpulan data akuntansi, informasi master data, data penjualan kredit



Pengumpulan data penjualan

Pengumpulan data persediaan barang

Office Automation, Communication, Email, Operational Decision Support, etc.

Key :

low

medium

high

Gambar 3.7 Application system map saat ini

HUMAN RESOURCE DEVELOPMENT

89

90 2.2.c

90

Arsitektur Data Saat Ini Di bawah ini merupakan Entity Relationship Diagram yang menggambarkan hubungan data yang dimiliki PT. Titian Abadi Lestari saat ini dalam bentuk entitas yang saling terkait satu sama lain. Market mempengaruhi

Pelanggan

Supplier

Produk Market

membuat menerima mempengaruhi terdapat

Sales Order

terdapat

menghasilkan

terdapat

Produk Sales Order

Produk

Produk Purchase Order

terdapat

Surat Penerimaan Barang

Purchase Order

menghasilkan

memiliki

menghasilkan mempengaruhi

menghasilkan

Surat Jalan

Faktur Penjualan

terdapat

mempengaruhi

Inventory

mengecek

Faktur Pembelian

menangani

menghasilkan

menghasilkan

menerima

membayar

Pembayaran mencatat

Retur Penjualan

mengurangi

Piutang

menangani

Kas

Utang menangani

membayar

membayar

Karyawan

membayar

Biaya Gaji

mengurangi

Biaya Pajak

Biaya Operasional

mengisi

Absensi

Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram saat ini

menangani

Retur Pembelian

BAB 3 ANALISIS STRATEGI BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

Recommend Documents