BAB 3 ANALISA STRATEGI DAN SISTEM INFORMASI

BAB 3 ANALISA STRATEGI DAN SISTEM INFORMASI

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Pager Wodjo mulai didirikan pada pertengahan tahun 1968 oleh bapak Thim Junaedi yang berlokasi di Jl. Mangga Dua no. 150. Tetapi sejak tanggal 24 Juni 1996, PT. Pager Wodjo mulai memperluas usahanya dengan cara mencari lahan yang sesuai. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan mutu pelayanannya. Oleh karena itu, secara resmi PT. Pager Wodjo berpindah lokasi ke Jl. Parang Tritis no. 1 Jakarta Utara. Perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa transportasi darat, yaitu pengangkutan barang dengan menggunakan truk (usaha ekspedisi). Jasa pengangkutan ini melayani jurusan Jakarta–Surabaya–Malang dan sebaliknya, dengan jumlah tenaga kerja kurang lebih 100 orang yang antara lain adalah staf akuntansi, operasional, pembelian, administrasi penjualan, kolektor, supir dan kuli. Dalam melakukan kegiatan operasionalnya, PT. Pager Wodjo memiliki 48 unit truk yang terdiri dari 46 truk tronton dan 2 colt diesel. Jasa pengangkutan yang ditawarkan perusahaan meliputi berbagai ukuran dan bentuk seperti per unit, per kilo, kubikasi, per drum, maupun per ball. Selain itu, ada juga penghitungan ukuran yang khusus seperti pengiriman AC (Air Conditioner), yang menggunakan penghitungan per PK. PT. Pager Wodjo melayani pengangkutan barang baik eceran maupun grosiran, tergantung dari permintaan pelanggan. 36

37 3.1.2 Lokasi Perusahaan PT. Pager Wodjo memiliki kantor pusat yang terletak di Jakarta dan kantor cabang yang terletak di Surabaya dan Malang. 1. Kantor Pusat Jl. Lodan – Parang Tritis no. 1 EA-EB Jakarta Utara Telp : (021) 6916605 – 6 – 7 – 8 2. Kantor Cabang a. Jl. Raya Tanjung Sari no. 3 Blok D-5 (Tandes) Surabaya Telp : (031) 7492239 - 7482387 b. Jl. Pattimura no. 40-42 Malang Telp : (0341) 364299 – 326299

3.2 Analisa Strategi Bisnis 3.2.1 Analisa Lingkungan 3.2.1.1 Analisa Sifat Dasar Lingkungan Analisa sifat dasar lingkungan diperoleh dengan menganalisa faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi. Dengan memonitor faktor-faktor ini secara teratur, dapat membawa pada kesempatan yang penting bagi perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya. Selain itu dapat pula mengidentifikasikan ancaman yang berpotensi sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan untuk mengurangi efeknya. Untuk PT. Pager Wodjo, faktor-faktor yang mempengaruhi tersebut, antara lain:

38 o Politik/Hukum Faktor politik dan hukum mempengaruhi perusahaan dalam hal kepemilikan dan peraturan untuk menjalankan izin usaha dan mengoperasikan kegiatan perusahaan. Faktor politik dan hukum yang mempengaruhi perusahaan adalah peraturan pemerintah mengenai transportasi darat, khususnya untuk perusahaan ekspedisi. Seperti pada PP No. 41 Tahun 1993 tentang angkutan jalan dan izin usaha (Presiden RI, 1993). Selain itu juga terdapat peraturan dan hukum mengenai perekrutan dan jaminan sosial tenaga kerja seperti terdapat pada PP No. 14 tahun 1993 (Dharmabumi, 2005) yang berpengaruh terhadap organisasi. Situasi politik dan keamanan negara juga mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan. Bila kondisinya tidak baik, maka kegiatan perusahaan akan terganggu. o Ekonomi Faktor

ekonomi

yang

berhubungan

dengan

lingkungan

perusahaan adalah mengenai biaya dan ketersediaan energi. Karena dalam perusahaan jasa angkutan, sumber energi utama adalah bahan bakar yang digunakan oleh kendaraan. Seperti halnya ketika mulai tanggal 1 Oktober 2005 yang lalu, pemerintah menaikkan harga bahan bakar minyak yang menyebabkan terjadinya kesulitan memperoleh sumber bahan bakar. Hal ini tentu saja sangat mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan.

39 o Sosial Budaya Faktor sosial yang mempengaruhi perusahaan adalah mengenai pertumbuhan populasi dan perubahan gaya hidup di negara yang bersangkutan. Dalam hal ini adalah negara Indonesia. Pertumbuhan populasi yang tinggi, mengakibatkan terjadinya pengangguran. Oleh karena itu perusahaan berusaha untuk memperluas usahanya guna membuka lapangan pekerjaan. o Teknologi Faktor penggunaan dan perkembangan teknologi informasi seperti komputer dan perangkat lain mempengaruhi organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Selain itu faktor proteksi terhadap penggunaan teknologi seperti HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual) berpengaruh terhadap teknologi yang akan digunakan dalam organisasi. Dengan adanya faktorfaktor

tersebut,

maka

dapat

dijadikan

sebagai

bahan

pertimbangan bagi perusahaan untuk mengambil keputusan terhadap penggunaan hardware dan software.

Hasil analisa dari sumber daya lingkungan adalah bahwa perusahaan membutuhkan sekumpulan data eksternal mengenai faktor lingkungan yang mempengaruhi kegiatan perusahaan. Dengan memilah apakah faktor tersebut kompleks atau sederhana yang kemudian akan diolah menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan dalam merumuskan strategi dan pengambilan keputusan.

40 3.2.1.2 Analisa Model Lima Daya Porter Berdasarkan analisa lima daya Porter, maka diperoleh lima faktor yang mempengaruhi PT. Pager Wodjo dalam kegiatan usahanya dan dapat digambarkan seperti gambar berikut ini.

Threat of new entrants Perusahaan jasa angkutan barang yang baru seperti PT. Hutama Inti Usaha

Bargaining power of suppliers Mega Samudra BB Diesel Jayakarta Motor Jaya Mulia Robella Unicorn Delta Motor Arimbi Jaya Motor Teratai Patsean

Rivalry amongst existing competitors

o

PT. Dinoyo

o

PT. Angkunas

o

PT. Kalimas

o

PT. Sumber Karya

Bargaining power of buyers Jabatex Kurniatex BASF Darmagunawibawa Syngenta Daikin Unicorn Karya Nusantara

Threat of substitute products or services Jasa angkutan laut atau udara seperti DHL

Gambar 3.1-Model Lima Daya Porter 1. Rivalry amongst existing competitors PT. Pager Wodjo memiliki beberapa pesaing dalam menjalankan usahanya. Perusahaan-perusahaan tersebut menjadi pesaing bagi PT. Pager Wodjo karena merupakan perusahaan yang bergerak di

41 bidang yang sama dan memiliki potensi di bidang tersebut. Perusahaan tersebut antara lain: PT. Dinoyo, PT. Angkunas, PT. Kalimas dan PT. Sumber Karya. PT. Pager Wodjo harus memanfaatkan peluang dan kekuatan yang dimiliki dan mengatasi kelemahan dan ancaman untuk memenangkan persaingan dengan pesaingnya. 2. Threat of new entrants Entry barrier dari pendatang baru untuk masuk ke dalam industri usaha ini antara lain kesulitan dalam memperoleh pelanggan tetap, kurangnya modal, rute pengangkutan yang terbatas dan kesulitan dalam memperoleh sumber daya, dalam hal ini adalah bahan bakar serta kesulitan menetapkan harga yang bersaing, seperti yang dialami PT. Hutama Inti Usaha. Untuk menambah entry barrier bagi masuknya pendatang baru,

perusahaan harus memiliki

perluasan usaha/cabang dan memanfaatkan teknologi informasi. 3. Threat of substitute products or services Jasa substitusi yang dimaksud dalam hal ini adalah jasa pengganti yang dapat dilakukan untuk mengirimkan barang selain melalui jasa perusahaan. Dalam hal ini adalah perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa pengiriman barang yang melalui jalur transportasi selain jalur darat. Seperti TIKI dan DHL yang dapat mengirimkan barang melalui jalur udara dan laut. PT. Pager Wodjo harus memberikan harga yang kompetitif dan pelayanan yang baik agar pelanggan tetap setia.

42 4. The power of buyers PT. Pager Wodjo memiliki beberapa pelanggan tetap dengan pangsa pasar yang beragam yang menjalin mitra bisnis dengan perusahaan dalam waktu yang cukup lama, antara lain: dalam bidang tekstil (Jabatex,

Kurniatex),

chemical

(BASF,

Darmagunawibawa,

Syngenta), AC (Daikin), Oli (Unicorn, Karya Nusantara). Dalam hal ini, pembeli (buyer) memegang kendali untuk memilih jasa angkutan yang diinginkan. Karena terdapat banyak perusahaan dengan jasa yang sama. Oleh karena itu perusahaan harus dapat memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan untuk menciptakan hubungan kerjasama jangka pendek dan jangka panjang yang baik. 5. The power of supplier Perusahaan memegang kendali atas pembelian dan pemesanan bahan baku terhadap supplier karena ketersediaan supplier yang ada cukup banyak. Selain memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan pelanggan, perusahan juga harus memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan para supplier-nya, salah satu caranya adalah dengan melakukan pembayaran tepat waktu. PT. Pager Wodjo memiliki beberapa supplier, antara lain: pemasok spare parts (Mega Samudra, BB Diesel, Jayakarta Motor), pemasok accu (Jaya Mulia), pemasok ban (Robella), pemasok oli (Unicorn), pemasok kanvas kopling (Delta Motor), pemasok truk (Arimbi Jaya Motor , Teratai Patsean).

43 Menurut hasil analisa kami melalui teori Porter, kondisi persaingan yang dihadapi PT. Pager Wodjo dampaknya tidak terlalu besar bagi perusahaan. Karena perusahaan dapat berjalan sampai saat ini dan memiliki pelanggan yang cukup banyak. Tetapi PT. Pager Wodjo tetap termotivasi untuk selalu berkembang dan memanfaatkan peluang dan perkembangan teknologi dalam menjalankan dan meningkatkan usahanya. 3.2.1.3 Analisa Industry Life Cycle PT. Pager Wodjo dalam menjalankan usahanya dewasa ini, berfokus pada beberapa hal, yaitu: 1. Perusahaan berusaha mengurangi biaya unit operasional dan fokus pada industri. 2. Fleksibel dalam pemberian harga. 3. Merupakan perusahaan yang telah lama menjalankan usahanya. 4. Memiliki sejumlah pelanggan tetap. 5. Aktivitas atau penjualan tetap tinggi tetapi tidak ada peningkatan aktivitas atau penjualan lebih jauh. Dengan kata lain permintaan lebih besar atau sama dengan penawaran. Berdasarkan analisa di atas, maka dapat disimpulkan bahwa PT. Pager Wodjo termasuk ke dalam siklus mature. Dimana pada tahap ini, perusahaan telah mengalami perkembangan dan kemajuan yang cukup berarti dalam bisnisnya. Tetapi perusahaan harus mempertahankan posisinya dengan melakukan pengembangan bisnisnya agar usahanya tidak menjadi decline.

44 3.2.1.4 Analisa Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (SWOT) Analisa SWOT yang dilakukan pada PT. Pager Wodjo dimaksudkan

untuk

mengetahui

faktor

internal

dan

eksternal

perusahaan yang mempengaruhi operasional perusahaan. Faktor internal terdiri dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan. Sedangkan faktor eksternal terdiri dari peluang dan ancaman yang harus dihadapi oleh perusahaan. Selanjutnya dilakukan analisa strategi untuk menghasilkan strategi yang dapat diterapkan oleh perusahaan untuk

menghadapi

mempengaruhi

atau

kegiatan

memanfaatkan

perusahaan.

Tabel

faktor-faktor berikut

ini

yang akan

menggambarkan matrik faktor-faktor tersebut. Internal Factor Strengths o Terdapat sejumlah pelanggan tetap karena reputasi perusahaan yang baik o Pemberian harga pengiriman yang lebih murah dari pesaing o Tepat waktu dalam pengiriman barang o Modal yang kuat o Perawatan truk yang baik oleh bagian Maintenance

Eksternal Factor

o o o

o

Opportunities Penggunaan bahan bahar Hybrid yang lebih hemat dan murah Peluang untuk membuka cabang di Luar pulau Jawa Teknologi dan sistem informasi yang berkembang dengan dinamis untuk mendukung kegiatan perusahaan Kesempatan untuk membangun kerjasama dengan perusahaan lain

Weaknesses o Kurangnya sumber daya manusia yang terlatih dalam menangani sistem informasi perusahaan o Penggunaan surat angkut 6 lembar yang dapat terjadi resiko kehilangan atau rusak o Pencatatan persediaan barang masih dengan cara manual sehingga dapat terjadi kehilangan barang o Penggajian karyawan berdasarkan kartu absensi yang dapat mengakibatkan kesalahan o Rute ekspedisi yang tidak luas o Pengambilan keputusan pihak manajemen tidak cepat

o o o o

Threats Perubahan harga bahan bakar Keamanan yang labil misalnya ada kerusuhan Perubahan peraturan pemerintah tentang angkutan jalan Masuknya perusahaan dengan jenis usaha yang sama

Tabel 3.1-Matrik SWOT

45 Matrik IFAS Kekuatan o Terdapat sejumlah pelanggan tetap karena reputasi perusahaan yang baik o Pemberian harga pengiriman yang lebih murah dari pesaing o Tepat waktu dalam pengiriman barang o Modal yang kuat o Perawatan truk yang baik oleh bagian Maintenance Total Kekuatan Kelemahan o Kurangnya sumber daya manusia yang terlatih dalam menangani sistem informasi perusahaan o Penggunaan surat angkut 6 lembar yang dapat terjadi resiko kehilangan atau rusak o Pencatatan persediaan barang masih dengan cara manual sehingga dapat terjadi kehilangan barang o Penggajian karyawan berdasarkan kartu absensi yang dapat mengakibatkan kesalahan o Rute ekspedisi yang tidak luas o Pengambilan keputusan pihak manajemen tidak cepat Total Kelemahan

Bobot

Rating

Bobot x Rating

0.10

4

0.4

0.10

3

0.3

0.15 0.15

2 1

0.3 0.15

0.10

1

0.1 1.25

0.6 0.025

4

0.1

0.10

4

0.4

0.025

4

0.1

0.05

4

0.2

0.10

4

0.4

0.10

3

0.3

0.4

1.5

Tabel 3.2-Matrik IFAS Matrik EFAS Peluang o Penggunaan bahan bahar Hybrid yang lebih hemat dan murah o Peluang untuk membuka cabang di Luar pulau Jawa o Teknologi dan sistem informasi yang berkembang dengan dinamis untuk mendukung kegiatan perusahaan o Kesempatan untuk membangun kerjasama dengan perusahaan lain Total Peluang Ancaman o Perubahan harga bahan bakar o Keamanan yang labil misalnya ada kerusuhan o Perubahan peraturan pemerintah tentang angkutan jalan o Masuknya perusahaan dengan jenis usaha yang sama Total Ancaman

Bobot

Rating

Bobot x Rating

0.20

4

0.8

0.10

3

0.3

0.20

3

0.6

0.10

2

0.2

0.6

1.9

0.05 0.10

4 3

0.2 0.3

0.10

2

0.2

0.15

1

0.15

0.4

Tabel 3.3-Matrik EFAS

0.85

46 Titik x : kekuatan – kelemahan = 1.25 - 1.5 = -0.25 Titik y : peluang – ancaman = 1.9 – 0.85 = 1.05

Peluang

Kuadran 3 (-0.25;1.05) Kelemahan

Kekuatan

Ancaman

Gambar 3.2-Diagram Analisa SWOT

Kesimpulan : Posisi PT. Pager Wodjo berada pada kuadran ketiga. Perusahaan memiliki peluang pasar yang sangat besar, tetapi di pihak lain, perusahaan juga harus berhadapan dengan beberapa kendala/kelemahan internal. Fokus strategi yang harus diterapkan PT. Pager Wodjo ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik (mendukung strategi turn-around). Strategi yang perlu dikembangkan oleh perusahaan untuk menjalankan strategi turn-around adalah dengan memanfaatkan peluang

47 yang ada dan meminimalkan kelemahan yang ada dalam perusahaan, dengan cara: •

Meningkatkan rute ekspedisi yang lebih luas, bukan hanya di pulau Jawa

•

Meningkatkan kualitas sumber daya manusia

•

Penggunaan teknologi automatisasi dan jaringan komunikasi untuk mempermudah kegiatan operasional

•

Perbaikan atau penggantian terhadap truk lama atau truk yang telah rusak

•

Penggunaan meningkatkan

teknologi pelayanan

dan dan

sistem

informasi

mendukung

untuk

pengambilan

keputusan serta integrasi dengan kantor cabang •

Memperluas kerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain

48 IFAS

Strengths (S)

Weaknesses (W)

o Terdapat sejumlah pelanggan tetap karena reputasi perusahaan yang baik o Pemberian harga pengiriman yang lebih murah dari pesaing o Tepat waktu dalam pengiriman barang o Modal yang kuat o Perawatan truk yang baik oleh bagian Maintenance

o Kurangnya sumber daya manusia yang terlatih dalam menangani sistem informasi perusahaan o Penggunaan surat angkut 6 lembar yang dapat terjadi resiko kehilangan atau rusak o Pencatatan persediaan barang masih dengan cara manual sehingga dapat terjadi kehilangan barang o Penggajian karyawan berdasarkan kartu absensi yang dapat mengakibatkan kesalahan o Rute ekspedisi yang tidak luas o Pengambilan keputusan pihak manajemen tidak cepat Mini-Maxi (WO)

EFAS

Opportunities (O) o

o

o

o

o Mempertahankan Penggunaan bahan bahar pelanggan tetap yang ada Hybrid yang lebih hemat dengan memberikan dan murah kualitas pelayanan terbaik Peluang untuk membuka melalui analisa permintaan cabang di Luar pulau pasar Jawa o Menjaga reputasi dan Teknologi dan sistem meningkatkan kinerja informasi yang perusahaan dengan berkembang dengan peningkatan kegiatan dinamis untuk mendukung operasional dan kegiatan perusahaan pemanfaatan sumber daya Kesempatan untuk secara hemat dan tepat membangun kerjasama o Pengaturan modal agar dengan perusahaan lain dapat dimanfaatkan secara efektif untuk investasi dan pembukaan cabang baru

Threats (T) o o o

o

Maxi-Maxi (SO)

Perubahan harga bahan bakar Keamanan yang labil misalnya ada kerusuhan Perubahan peraturan pemerintah tentang angkutan jalan Masuknya perusahaan dengan jenis usaha yang sama

Maxi-Mini (ST) o

o

Menetapkan harga tarif yang bersaing sesuai dengan harga bahan bakar Menjaga dan menjalin hubungan yang baik dengan pihak luar

o Meningkatkan rute ekspedisi yang lebih luas, bukan hanya di pulau Jawa o Merekrut sumber daya manusia yang berkualitas o Penggunaan teknologi automatisasi dan jaringan komunikasi untuk mempermudah dan mendukung kegiatan operasional o Penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan pelayanan dan mendukung pengambilan keputusan dan integrasi dengan kantor cabang o Memperluas kerjasama dengan perusahaan lain misalnya untuk perusahaan manufaktur

Mini-Mini (WT) o

o

o

Menekan harga dengan menjaga keseimbangan pasokan bahan bakar dan menggunakan bahan bakar yang hemat dan ramah lingkungan Meningkatkan penggunaan teknologi informasi dengan penggunaan aplikasi seperti GPS, DSS, EIS Membuat kebijaksanaan untuk perusahaan yang sesuai dengan peraturan pemerintah

Tabel 3.4-Matrik Komposisi Strategi

49 3.2.2 Analisa Nilai dan Tujuan 3.2.2.1 Strategi dan Budaya Budaya dalam PT. Pager Wodjo bersifat lintas fungsional dalam interaksinya antara anggota organisasi. Karyawan PT. Pager Wodjo bekerja dimulai dari hari Senin sampai Jumat mulai pukul 08.30-17.00 dan hari Sabtu pukul 08.30-16.00. Masing-masing anggota organisasi memiliki tanggung jawab besar terhadap pekerjaan dan perusahaan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku dalam perusahaan. Selain itu, PT. Pager Wodjo memiliki tenaga kerja yang cukup dan berkualitas serta selalu bekerja keras dan memiliki keinginan untuk mempelajari sesuatu yang baru. Karena itu diharapkan tenaga kerja yang dimiliki perusahaan dapat memanfaatkan waktu mereka dengan sebaik-baiknya dan produktif sehingga dapat mencapai tujuan dan mendukung strategi perusahaan. 3.2.2.2 Strategi dan Tujuan PT. Pager Wodjo memiliki beberapa tujuan/sasaran dalam melaksanakan kegiatan usahanya, yaitu: 1. Tujuan jangka panjang o Penyebaran rute lokasi pengiriman yang luas o Perluasan usaha hingga mencapai seluruh Indonesia o Kesejahteraan semua anggota yang berkepentingan terhadap perusahaan 2. Tujuan jangka pendek

50 o Peningkatan laba penjualan jasa pengiriman o Pemberian harga yang bersaing tanpa terpengaruh perubahan harga BBM o Peningkatan jumlah truk dan modal o Pemanfaatan teknologi di semua kantor pusat dan cabang Untuk mencapai tujuan jangka pendek dan panjangnya, maka perusahaan memiliki beberapa strategi untuk mencapainya, yaitu: 1. Mengantarkan barang tepat waktu dengan kondisi yang baik 2. Merekrut dan melatih tenaga kerja yang potensial 3. Menggunakan teknologi dan sistem informasi untuk mendukung kegiatan operasional dan mendukung pengambilan keputusan dan integrasi dengan kantor cabang 4. Melakukan riset pasar untuk mengetahui keadaan yang mempengaruhi

kegiatan

perusahaan

sehingga

dapat

meningkatkan kualitas pengambilan keputusan 5. Menciptakan hubungan baik dengan supplier dan pelanggan 6. Memperluas usaha dengan melakukan kerjasama dengan perusahaan lain 3.2.3 Analisa Sumber Daya 3.2.3.1 Analisa Value Chain Berikut ini merupakan gambaran dari analisa value chain dari PT. Pager Wodjo yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa transportasi darat, khususnya jasa angkutan barang melalui jalur darat dengan menggunakan truk (ekspedisi).

51 Support Activities Administration and infrastructure :listrik, jaringan kabel telepon, jaringan PC, bangunan (gedung) Human resource management : penyeleksian, perekrutan Technology : alat-alat transportasi dan penyimpanan Margin

Procurement : pembelian alat operasional

Inbound logistics : tenaga kerja, sarana transportasi, barang dari pelanggan

Operations : pengawasan, pemeriksaan dan pengiriman barang, pemeliharaan

Outbound logistics: barang diterima pelanggan

Sales and Marketing: penentuan tarif, pencatatan penjualan, analisis penjualan

Services: pemberian kompensasi

Primary Activities

Gambar 3.3-Analisa Value Chain

Aktivitas dalam PT. Pager Wodjo meliputi: 1. Primary activities, yang meliputi: o Inbound logistics Dalam hal ini, yang menjadi input dalam kegiatan utama PT. Pager Wodjo adalah tenaga kerja, sarana transportasi dan barang yang berasal dari pelanggan. Tanpa input tersebut, maka kegiatan utama perusahaan tidak dapat berjalan. o Operations PT. Pager Wodjo memiliki kegiatan proses operasinya, yaitu melakukan pengawasan, pemeriksaan barang dari pelanggan, kemudian melakukan pengiriman barang dan pemeliharaan. o Outbound logistics Output yang dihasilkan adalah berupa diterimanya barang oleh pelanggan di tempat tujuan.

52 o Sales and marketing Kegiatan ini berkaitan dengan penyediaan sarana yang dalam melakukan transaksi yang meliputi penentuan tarif, pencatatan penjualan dan analisa penjualan. o Services Kegiatan utama ini adalah memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan dengan pemberian kompensasi apabila terjadi kerusakan terhadap barang yang dikirim. 2. Suppport activities, yang meliputi: o Procurement Kegiatan pendukung PT. Pager Wodjo salah satunya adalah kegiatan pembelian. Dalam hal ini, yang dilakukan adalah pembelian terhadap alat operasional perusahaan. o Product/technology development Perkembangan

teknologi

operasionalnya

sehari-hari,

yang yaitu

mendukung

kegiatan

penggunaan

alat-alat

transportasi dan penyimpanan barang. o Human resource management Dalam hal ini yang perlu dilakukan oleh PT. Pager Wodjo adalah melakukan penyeleksian dan perekrutan karyawan. o Administration and infrastructure Hal yang diperlukan perusahaan sebagai alat pendukung administrasi kantor, seperti listrik, jaringan kabel telepon dan PC (personal computer) serta gedung sebagai infrastruktur.

53 3. Margin yang dimaksudkan adalah pengurangan hasil penjualan keseluruhan terhadap biaya yang dikeluarkan untuk melakukan aktivitas primary dan support. Hasil dari analisa value chain terhadap PT. Pager Wodjo diperoleh dengan menganalisa setiap aktivitas utama perusahaan dan menemukan orientasi strateginya untuk merumuskan strategi informasi. Perumusan strategi informasi ini digunakan untuk mendukung setiap aktivitas dalam rantai nilai tersebut, sehingga menghasilkan nilai bagi perusahaan untuk memperoleh profit margin. 3.2.3.2 Penilaian Kinerja PT. Pager Wodjo telah berpengalaman kurang lebih 37 tahun yang telah memiliki hubungan yang baik dengan para pelanggan dan pemasoknya, serta mencapai pasar ke Surabaya dan Malang. Secara garis besar penilaian kinerja terhadap PT. Pager Wodjo dapat dikatakan cukup baik. Kemajuan yang dicapai PT. Pager Wodjo sampai saat ini adalah perusahaan mampu berkembang dengan baik, terbukti dengan adanya kenaikan tingkat pengiriman sejak tahun 2003-2004 yang mencapai 8 %. Pengaturan keuangan dalam kegiatan operasional PT. Pager Wodjo berjalan dengan baik dengan arus masuk dan keluar kas perusahaan yang terkendali. Kegiatan penerimaan pesanan, pelayanan dan pengiriman barang dapat dikatakan cukup baik, walaupun terdapat beberapa kesulitan, antara lain: penggunaan surat angkut yang berbentuk kertas yang berjumlah enam rangkap yang memiliki resiko

54 kehilangan atau rusak. Selain itu manajemen tingkat atas kesulitan dalam melakukan pengambilan keputusan. Terkadang karyawan juga menghadapi kesulitan mengenai masalah mengakses database dengan kata lain mengalami hang. Untuk itu diperlukan perbaikan terhadap kinerja operasionalnya dari sudut pandang bisnis dan teknis. 3.2.3.3 Analisa Product Portfolio Berdasarkan analisa product portfolio terhadap PT. Pager Wodjo, maka perusahaan dapat digolongkan kedalam kuadran wildcat atau question mark. Karena perusahaan beroperasi dengan tingkat pertumbuhan pasar yang tinggi dan berada pada tingkat pasar yang mature, namun pangsa pasarnya rendah. Pangsa pasar yang rendah dalam artian memiliki pelanggan kalangan menengah dan atas dan dapat menyediakan jasa yang cukup untuk pelanggan namun cakupan operasional perusahaan masih rendah karena tidak ada perluasan usaha dan perusahaan hanya beroperasi pada lokasi Jakarta-Surabaya-Malang. Pertumbuhan pasar untuk usaha pengangkutan barang cukup tinggi dan tingkat pertumbuhan ekonomi di pasar cukup tinggi pula. Untuk itu perusahaan perlu untuk menentukan bagaimana strategi korporat yang terbaik untuk mencapai tingkat yang lebih baik. 3.2.3.4 Analisa Core Competencies Dalam usahanya untuk tetap menjadi yang terdepan, PT. Pager Wodjo berusaha bersaing dengan perusahaan pesaingnya dengan mengembangkan dan memanfaatkan kompetensi atau kelebihan yang dimiliki perusahaan. Keunggulan kompetensi yang dimiliki oleh PT.

55 Pager Wodjo, antara lain: hubungan yang baik dengan pelanggan, tenaga kerja yang loyal, ketepatan waktu pengiriman dan alat transportasi yang baik.

3.3 Tahap Rencana Strategi Informasi 3.3.1 Tahap 0: Menentukan konteks dan ruang lingkup untuk sebuah perencanaan strategi sistem informasi 3.3.1.1 Gambaran Perusahaan dan Permasalahan Yang Dihadapi PT. Pager Wodjo merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa ekspedisi, yang telah didirikan pada tahun 1968 dan telah menjalankan usahanya selama kurang lebih 37 tahun hingga saat ini. Rute yang dilalui adalah melalui jurusan Jakarta–Surabaya–Malang. Jumlah tenaga kerja dalam perusahaan kurang lebih 100 orang. PT. Pager Wodjo menawarkan jasa pengangkutan dalam berbagai bentuk. Jasa pengangkutan yang ditawarkan juga meliputi berbagai ukuran. PT. Pager Wodjo juga melayani pengangkutan barang baik eceran maupun grosiran, tergantung dari permintaan pelanggan. PT. Pager Wodjo dalam kegiatan operasionalnya didukung dengan sistem dan teknologi informasi yang masih sederhana. Perusahaan menggunakan software yang mendukung aplikasi fungsional serta dilengkapi dengan hardware yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun perusahaan mengalami beberapa masalah dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Misalnya dalam penggunaan surat angkut yang menggunakan 6 rangkap yang mungkin beresiko

56 terhadap kehilangan atau kerusakan karena perusahaan belum terintegrasi dengan kantor cabang. Selain itu penggunaan sistem dan teknologi informasi belum sepenuhnya efektif. Masalah lain adalah mengenai masalah penagihan yang terkadang tidak tepat waktu. Pencatatan terhadap persediaan juga masih dilakukan secara manual serta pengambilan keputusan yang tidak cepat. Untuk itu, perusahaan perlu mengambil langkah strategis dengan menerapkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah dalam perusahaan. Selain itu perlu dilakukan beberapa perbaikan untuk meningkatkan kinerja organisasi, selain perbaikan dan penambahan dalam hal teknis. 3.3.1.2 Visi, Misi, Tujuan dan Strategi Visi Visi dari PT. Pager Wodjo adalah menjadi perusahaan ekspedisi nomor satu yang memberikan pelayanan optimal dengan armada-armada yang handal kepada pelanggan dan menciptakan serta memelihara nilai kekeluargaan dalam budaya organisasi. Misi PT. Pager Wodjo yang bergerak dalam bidang jasa transportasi darat, yaitu pengangkutan barang dengan menggunakan truk (ekspedisi) yang memiliki sejumlah misi, antara lain: o Menggunakan teknologi yang tepat dan sesuai untuk mencapai visi perusahaan

57 o Mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan Tujuan PT. Pager Wodjo memiliki beberapa tujuan/sasaran dalam melaksanakan kegiatan usahanya, yaitu: 1. Tujuan jangka panjang o Penyebaran rute lokasi pengiriman yang luas o Perluasan usaha hingga mencapai seluruh Indonesia o Kesejahteraan semua anggota yang berkepentingan terhadap perusahaan 2. Tujuan jangka pendek o Peningkatan laba penjualan jasa pengiriman o Pemberian

harga

yang

bersaing

tanpa

terpengaruh

perubahan harga BBM o Peningkatan jumlah truk dan modal o Pemanfaatan teknologi di semua kantor pusat dan cabang Strategi Perusahaan memiliki beberapa strategi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu: 1. Mengantarkan barang tepat waktu dengan kondisi yang baik 2. Merekrut dan melatih tenaga kerja yang potensial 3. Menggunakan teknologi dan sistem informasi untuk mendukung

kegiatan

operasional

dan

mendukung

pengambilan keputusan dan integrasi dengan kantor cabang

58 4. Melakukan riset pasar untuk mengetahui keadaan yang mempengaruhi

kegiatan

perusahaan

sehingga

dapat

meningkatkan kualitas pengambilan keputusan 5. Menciptakan hubungan baik dengan supplier dan pelanggan 6. Memperluas usaha dengan melakukan kerjasama dengan perusahaan lain 3.3.1.3 Struktur Organisasi, Wewenang, Tugas dan Tanggung Jawab Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Pager Wodjo dapat digambarkan sebagai berikut:

Direktur utama

Manajer Umum

Penjualan

Administrasi Penjualan

Keuangan

Operasional

Kasir

Kolektor

Maintenance

Akuntansi

Pembelian

SDM

Gudang

Personalia

Gambar 3.4-Struktur Organisasi PT. Pager Wodjo Wewenang, tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dari masing-masing bagian pada PT. Pager Wodjo adalah sebagai berikut :

59 1. Wewenang dan tanggung jawab Direktur Utama a. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan dan pengarahan kegiatan perusahaan. b. Berhak memutuskan untuk melakukan kerjasama dengan pihak luar yang terkait. c. Menentukan kebijakan harga jual atau harga pengiriman. d. Memberikan penilaian kepada seluruh karyawan. e. Menyetujui

pengeluaran

dengan

pertimbangan

yang

bijaksana. 2. Wewenang dan tanggung jawab Manajer Umum a. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. b. Berhak meminta laporan kepada bagian-bagian yang terkait. c. Memiliki

wewenang

untuk

melakukan

pengawasan,

memberikan persetujuan dan penolakan atas pengeluaran uang perusahaan. d. Bertanggung jawab atas kemacetan pembayaran piutang. 3. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Penjualan a. Menerima data dari divisi lain maupun staf di bawahnya untuk diperiksa dan dianalisa kebenarannya kemudian secara berkala dilaporkan atau didiskusikan dengan pihak manajemen perusahaan. b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus data dari satu bagian ke bagian lain secara administrasi. Apabila terjadi

60 hambatan terhadap arus data tersebut harus dilakukan penyelesaian dalam waktu sesingkat-singkatnya. c. Bertugas untuk menyajikan laporan penjualan secara tepat waktu dan bertanggung jawab atas keakuratan data pada setiap akhir bulan berikutnya. d. Berwenang menentukan harga jual yang sesuai dengan kesepakatan dan persetujuan pihak manajemen yang terlibat. e. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya. f. Menyusun dan menetapkan perencanaan target penjualan yang ingin dicapai oleh perusahaan. 4. Wewenang dan tanggung jawab Administrasi Penjualan a. Membuat SA (Surat Angkut) dan mendistribusikan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. b. Menerima order dan aktif menarik pelanggan serta menjawab pertanyaan pelanggan sehubungan dengan tarif perusahaan maupun persoalan pelanggan. c. Menerima dan mengentri data pelanggan yang baru mendaftar. d. Merespon

keluhan

pelanggan

atas

pelayanan

jasa

perusahaan. e. Menindaklanjuti persoalan keluhan-keluhan maupun klaim dari pelanggan.

61 f. Surat menyurat dengan pihak intern maupun ekstern perusahaan. 5. Wewenang dan tanggung jawab Operasional a. Bertugas mengendalikan dan mengawasi terhadap SA (Surat Angkut) yang sudah dikirim, melakukan pengecekan dengan DM (Daftar Muatan) sesuai dengan nomor truk. b. Mengontrol dan mendistribusikan titipan dokumen dari kantor cabang Surabaya dan Malang. c. Menginventarisir SA (Surat Angkut) yang belum kembali dari Surabaya maupun Malang. Jika memang terdapat SA yang hilang atau belum kembali segera menindaklanjuti dengan mengecek bagian-bagian yang berkepentingan kemudian melaporkannya kepada Manajer Penjualan. d. Mengarsipkan SA (Surat Angkut). e. Membuat DM (Daftar Muatan). 6. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Keuangan a. Menerima data dari divisi lain maupun staf di bawahnya untuk diperiksa dan dianalisa kebenarannya kemudian secara berkala dilaporkan atau didiskusikan dengan pihak manajemen perusahaan. b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus data dari satu bagian ke bagian lain secara administrasi. Apabila terjadi hambatan atas arus data tersebut, maka harus dilakukan penyelesaian dalam waktu sesingkat-singkatnya.

62 c. Bertugas untuk menyajikan laporan keuangan secara tepat waktu dan bertanggung jawab atas keakuratan data pada setiap akhir bulan berikutnya. d. Manajer keuangan wajib melaporkan kepada manajemen perusahaan bila terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam proses transaksi secara sengaja maupun tidak sengaja agar dapat dilakukan pencegahan sedini mungkin. e. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya. f. Wajib menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen perusahaan dan bisa memilah-milah dokumen-dokumen yang hanya dapat dilihat oleh yang berhak. 7. Wewenang dan tanggung jawab Kasir a. Menerima kas dan membuat voucher dari transaksi: i. Penjualan tunai ii. Hasil penagihan Jakarta melalui seksi penagihan iii. Penagihan petty cash iv. Penerimaan kas dan transaksi lain b. Mengeluarkan kas dan membuat voucher untuk kegiatan sebagai berikut : i. Operasional sehari-hari sesuai dengan persetujuan pimpinan perusahaan

63 ii. Pengeluaran lainnya sesuai dengan persetujuan pimpinan perusahaan c. Mempersiapkan

semua

pembayaran

cek/giro

setelah

mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan dan telah diperiksa kebenarannya oleh bagian Akuntansi. d. Mencatat mutasi hutang piutang semua pegawai maupun karyawan perusahaan. 8. Wewenang dan tanggung jawab Kolektor a. Melakukan penagihan. b. Bertanggung jawab atas keutuhan uang hasil penagihan yang harus diserahkan ke perusahaan. c. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan maupun pihak perusahaan. 9. Wewenang dan tanggung jawab Akuntansi a. Mencatat (input computer) dan menginventarisir seluruh penjualan Jakarta, Surabaya dan Malang melalui dokumen SA (Surat Angkut) atau DM (Daftar Muatan) yang diterima dari bagian kasir. b. Mencatat data pembayaran atau pelunasan dari pelanggan melalui beberapa sumber data yang harus diperiksa, yaitu : i. Hasil penagihan yang masuk ke Kas Jakarta ii. Hasil penagihan yang masuk ke Bank (BCA) iii. Hasil penagihan melalui kantor cabang Surabaya iv. Hasil penagihan melalui kantor cabang Malang

64

c. Melakukan pencatatan terhadap mutasi kas yang ada di Jakarta, Surabaya dan Malang. d. Atas hasil pekerjaan-pekerjaan di atas, staf Akuntansi bertugas melengkapi dan menyajikan kepada atasannya yang antara lain berupa saldo piutang dagang dan utang dagang serta laporan keuangan. e. Mencatat tagihan kantor pusat kepada kantor cabang Surabaya dan Malang. f. Membuat rekonsiliasi bank pada setiap akhir bulan. g. Membuat pembukuan penerimaan dan pengeluaran bank. 10. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Maintenance a. Menerima data dan laporan mengenai pembelian dan persediaan. b. Berwenang

untuk

melakukan

perencanaan

terhadap

persediaan dan pembelian untuk keperluan operasional perusahaan. c. Manajer Maintenance wajib melaporkan kepada manajemen perusahaan bila terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam operasional secara sengaja maupun tidak sengaja agar dapat dilakukan pencegahan sedini mungkin agar tidak terjadi halhal yang merugikan perusahaan.

65 d. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya. 11. Wewenang dan tanggung jawab Pembelian a. Melakukan pembelian kebutuhan persediaan perusahaan, seperti truk dan spare parts. b. Melakukan penyeleksian untuk memilih pemasok. c. Membuat laporan mengenai pembelian. d. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan maupun pihak perusahaan. 12. Wewenang dan tanggung jawab Gudang a. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengelola persediaan spare parts dan aset lain perusahaan agar digunakan sesuai dengan kebutuhan operasional. b. Bertanggung jawab untuk memelihara dan melakukan perbaikan terhadap truk yang rusak. c. Menganalisa dan membuat laporan mengenai persediaan yang ada di gudang. d. Mengawasi penggunaan persediaan dengan bijaksana. e. Menjaga keamanan dan kerapihan penempatan persediaan di gudang. f. Mencatat pembelian dan pemakaian spare parts sesuai dengan Nomor Polisi Truk, juga mencatat pembelian dan pemakaian spare parts dari cabang Surabaya dan Malang.

66 13. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Sumber Daya Manusia a. Berwenang untuk mengawasi pelaksanaan kebijakan dan prosedur yang menyangkut kepegawaian. b. Menjaga hubungan kerjasama yang baik antar karyawan dan pihak luar. c. Mengawasi jalannya kelancaran pembayaran pendapatan karyawan serta perhitungan pajak karyawan yang benar. 14. Wewenang dan tanggung jawab Personalia a. Melakukan seleksi dan perekrutan terhadap calon pegawai dan melakukan penempatan dan pemberhentian pegawai dari posisinya. b. Melakukan input terhadap data karyawan perusahaan. c. Mengatur dan menghitung pembagian gaji, bonus dan tunjangan karyawan. d. Memberikan laporan mengenai kepegawaian. 3.4.1.4 Area Bisnis, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis Area fungsi merupakan fungsional utama dalam perusahaan yang menjalankan aktivitas bisnis perusahaan. Dalam setiap area fungsi memiliki fungsi bisnis yang menggambarkan aktivitas di dalam perusahaan yang berguna untuk mendukung pencapaian visi perusahaan di masa yang akan datang. Area bisnis, fungsi bisnis dan proses bisnis ini merupakan hirarki fungsional. Dalam proses bisnis menggambarkan tindakan-tindakan spesifik yang dilakukan secara bertahap. Tabel

67 berikut ini menggambarkan kegiatan bisnis yang dilakukan oleh PT. Pager Wodjo.

Area Fungsi Penjualan

Fungsi Bisnis Perencanaan Penjualan

Administrasi Penjualan

Pembuatan Daftar Muatan

Pengangkutan Barang

Keuangan

Perencanaan Keuangan Pencatatan Aliran Kas

Penagihan

Pembukuan

Proses Bisnis Menganalisa hasil penjualan per tahun Mencari informasi market growth dan market share Mencari informasi harga pesaing Membuat target penjualan Membuat strategi penjualan Menerima order pengangkutan dari pelanggan Merumuskan tarif pengangkutan Mencatat data pelanggan Membuat Surat Angkut (SA) Merespon keluhan pelanggan Membuat laporan penjualan Menerima SA dari bagian administrasi penjualan Membuat Daftar Muatan (DM) Melakukan pengecekan DM dan SA Membuat laporan DM Mengecek kondisi barang yang akan dikirim dan kondisi truk Mengirimkan barang ke pelanggan dan mencatat biaya operasional Memberikan bukti SA Melakukan analisa laporan keuangan per tahun Menyusun anggaran keuangan Mencatat penerimaan kas Mencatat pengeluaran kas Mencatat mutasi utang piutang Membuat laporan SA yang sudah lunas Menyusun daftar penagihan yang telah jatuh tempo dari bagian kasir Melakukan penagihan Menerima pembayaran piutang dari pelanggan Mempersiapkan jurnal untuk dibukukan Membukukan penerimaan dan pengeluaran kas Membukukan piutang, utang, biaya pajak, biaya operasional dan biaya gaji Melakukan posting buku besar

68 Area Fungsi

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis Melakukan pengecekan aliran kas dan pembukuan Membuat laporan keuangan

Maintenance

Pembelian alat-alat operasional

Melakukan seleksi pemasok Membuat pesanan pembelian Melakukan pembelian truk dan kebutuhan operasional lain Membuat laporan pembelian Mencatat pemakaian dan pembelian spare parts Menyimpan dan mengatur spare parts Membuat laporan persediaan Memeriksa kondisi truk 2 kali dalam 1 bulan Memperbaiki truk yang rusak Menyebarkan berita lowongan pekerjaan Melakukan wawancara dan menyeleksi calon karyawan Merekrut karyawan Mencatat data karyawan Mencatat waktu masuk karyawan Mencatat waktu pulang karyawan Mencatat keterlambatan, ketidakhadiran dan jam lembur Membuat laporan absensi karyawan Menyiapkan data karyawan Menyiapkan data absensi Menentukan gaji

Pengadaan Spare Parts Pemeliharaan Sumber Daya Manusia

Perekrutan Karyawan

Pengaturan Absensi

Penggajian Karyawan

Tabel 3.5-Area Bisnis, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis

Subyek data Subyek data terdiri dari sekumpulan entitas yang menjadi sumber bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Berikut ini adalah subyek data dalam PT. Pager Wodjo, yaitu:

69 o Pesaing

o Piutang

o Truk

o Pelanggan

o Utang

o Persediaan spare parts

o Tarif pengangkutan

o Biaya Pajak

o Karyawan

o Surat Angkut

o Biaya Operasional

o Absensi

o Daftar Muatan

o Pemasok

o Biaya Gaji

o Kas

o Pesanan pembelian

3.3.2 Tahap 1: Menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung Setelah menentukan konteks dan ruang lingkup, maka langkah perencanaan strategi berikutnya adalah dengan menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung yang dibutuhkan oleh PT. Pager Wodjo. 3.3.2.1 Persiapan mengumpulkan informasi (Tahap 1.2) Pada tahap persiapan mengumpulkan informasi, dilakukan perolehan data mengenai aset teknologi dan aplikasi yang digunakan dalam perusahaan saat ini. PT. Pager Wodjo memiliki beberapa aset teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya walaupun masih terbatas pada tugas-tugas dasar seperti menginput data, mencari data, menyimpan data, kalkulasi data dan pembuatan laporan. Jadi teknologi yang digunakan masih bersifat sederhana. Teknologi yang digunakan oleh perusahaan saat ini dapat dilihat seperti pada tabel berikut.

69

70 Lokasi Server

Jumlah Komputer 1 PC

Direktur Utama

1 Laptop

Penjualan

1 PC

Operasional

1 PC

Keuangan

2 PC

Akuntansi

1 PC

Personalia

1 PC

Spesifikasi Hardware Processor intel pentium IV 2.8 GHz Memory 512 MB Hard Disk internal 80 GB Hard Disk eksternal 40 GB UPS 600 VA Compaq 14” Intel Centrino 1.5 GHZ Hard Disk Internal 40 GB Memory 256 MB DVD-CDRW Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson UPS 600 VA Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson UPS 600 VA Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 1170 Epson (1 buah) LX 300 (2 buah) Fax Panasonic (2 buah) UPS 600 VA (2 buah) Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson (1 buah) Fax Panasonic (1 buah) UPS 600 VA (1 buah) Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson UPS 600 VA

Tabel 3.6-Aset Teknologi Informasi

71 Aplikasi

Status Plan-P Develop-D Live-L

Thn pertama digunakan

Penjualan

L

2004

Operasional

L

2004

Keuangan

Akuntansi

Personalia

HW / SW

Pent IV Windows XP Linkware Pent IV Windows XP Linkware

User interface

Interaktif

Interaktif

L

2004

Pent IV Windows XP Linkware

L

2004


Batch

L

2004


Interaktif

Interaktif

Tabel 3.7-Aplikasi Saat Ini 3.3.2.2 Menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung(Tahap1.3) 3.3.2.2.1 Analisa Strategi Sistem Informasi Dalam tahapan menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung dilakukan melalui analisa strategi sistem informasi. Analisa strategi sistem informasi diperoleh dari analisa hasil wawancara dengan manajemen perusahaan. Analisa strategi sistem informasi yang dilakukan terdiri dari:

Fungsi Bisnis yang menjelaskan fungsional bisnis perusahaan.

Tujuan menggambarkan sasaran yang telah ditentukan oleh fungsi yang ingin dicapai dari tiap divisi perusahaan.

72

Critical Success Factor (CSF) menampilkan faktor-faktor yang

sangat

mempengaruhi

keberhasilan

maupun

kegagalan dalam fungsi manajemen untuk mencapai tujuan.

Eksternal/Internal

mengindikasikan

apakah

CSF

berhubungan dengan masalah internal atau eksternal organisasi.

Pengaruh

mengindikasikan

apakah

orang

yang

diwawancara secara langsung mempengaruhi CSF.

Ukuran kinerja membantu dalam hal pelaksanaan fungsi bisnis, mengetahui tingkat sejauh mana keberhasilan telah dicapai atau kegagalannya.

Informasi bisnis dan pendukung menjelaskan informasi bisnis yang terkait dan kebutuhan dukungan berdasarkan analisa kita terhadap kategori di atas.

Priority merupakan kategori dari kebutuhan bisnis yang yang diidentifikasi sebelumnya dan dinilai prioritasnya dari sudut pandang bisnis dan terlepas dari ketentuanketentuan saat ini.

Analisa strategi sistem informasi pada PT. Pager Wodjo dapat digambarkan dengan tabel seperti di bawah ini.

Fungsi

Tujuan/Sasaran

CSF

Perencanaan penjualan

Membuat target dan strategi untuk meningkatkan penjualan yang ingin dicapai perusahaan

o Melakukan analisa hasil penjualan o Melakukan analisa kinerja perusahaan o Evaluasi informasi pasar, penjualan dan keuangan

Administrasi penjualan

Melakukan proses administrasi dan mengelola data penjualan dengan cepat dan baik

o Negosiasi yang baik dengan pelanggan o Penetapan harga yang lebih murah o Melakukan input dengan benar

Pembuatan daftar muatan

Membuat daftar muatan dan memastikan ketepatan waktu dan kualitas pengangkutan

o Pengaturan yang baik terhadap waktu pengangkutan dan pengecekan kualitas dan kuantitas barang dengan teliti

Pengangkutan barang

Melakukan proses pengiriman barang yang tepat waktu

o Ketersediaan truk yang cukup o Bahan bakar tersedia

Perencanaan keuangan

Memantau seluruh penerimaan dan pengeluaran kas serta menyusun anggaran

o Analisa laporan keuangan o Evaluasi informasi keuangan

Eks/ Int

Int & Eks

Int & Eks

Int

Int

Int

Peng aruh

Ukuran Kinerja (KPI)

Informasi bisnis dan kebutuhan pendukung

Prior ity

Y

o Pencapaian dan peningkatan hasil penjualan sebesar target yang telah ditetapkan

Laporan penjualan, informasi permintaan pasar, informasi keuangan

H

Y

o Kesesuaian transaksi penjualan dengan laporan penjualan o Permintaan pelanggan terpenuhi o Tidak ada keluhan pelanggan

Pelayanan jasa yang baik dan permintaan pasar, informasi harga pesaing, laporan penjualan

H

Y

Y

Y

o Truk yang diberangkatkan tepat waktu dan kuantitas dan kualitas barang dalam kondisi baik o Barang sampai pada tempatnya tepat waktu dan dalam keadaan yang baik o Laporan keuangan yang dihasilkan tepat waktu dan data keuangan yang terjamin kebenarannya

Informasi waktu pengangkutan, daftar pengangkutan, informasi penggunaan truk dan barang Jumlah barang yang akan dikirim, kapasitas dan kualitas truk, rute pengiriman Berkas aliran kas dan susunan anggaran

H

H

M

73

Eks/ Int

Fungsi

Tujuan/Sasaran

CSF

Pencatatan aliran kas

Menyediakan data penerimaan dan pengeluaran kas dan mengelola catatan biaya agar tidak terjadi penyimpangan

o Ketelitian dalam melakukan pencatatan keuangan o Alat bantu seperti sistem aplikasi pencatatan

Int

Penagihan

Melakukan penagihan terhadap piutang yang jatuh tempo

o SDM dan kemampuan untuk melakukan penagihan dengan baik

Int

Pembukuan

Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan posting buku besar dengan melakukan pembukuan terhadap seluruh transaksi

o Analisa hasil pembukuan o Kesesuaian transaksi keuangan dengan hasil pembukuan

Pembelian alatalat operasional

Pengadaan spare parts

Mengurus kegiatan pembelian yang diperlukan agar tidak terjadi over capacity Mengurus pembelian, pemakaian dan penyimpanan spare parts yang dimiliki perusahaan

o Pemilihan pemasok yang memiliki kualitas yang baik o Ketelitian bagian pembelian dalam memilih o Pengaturan kondisi gudang yang baik dan terawat o Pengawasan kuantitas dan kualitas spare parts

Int

Int & Eks

Int


Prior ity

Y

o Pengeluaran dan penerimaan kas yang terorganisir dengan baik o Kesesuaian dengan laporan keuangan

Nota penerimaan kas dan nota pengeluaran kas

H

Y

o Piutang usaha yang berhasil ditagih tepat waktu

Surat tagih, data pelanggan yang akan ditagih

M

Y

o Laporan pembukuan yang dihasilkan tepat waktu dan sesuai dengan berkas keuangan

Informasi transaksi semua nama akun dan tanggal jatuh tempo

H

Permintaan persediaan dari gudang, kualitas dan kuantitas barang, harga truk, informasi penjual

M

Jumlah spare parts yang dibutuhkan, informasi harga barang

H

Peng aruh


Y

o Alat angkutan dan material yang baik dan memenuhi kebutuhan perusahaan

Y

o Inventaris perusahaan yang tersimpan dan terjaga dengan baik dan jumlah yang sesuai

74

Fungsi

Eks/ Int

Tujuan/Sasaran

CSF

Pemeliharaan

Memeriksa kondisi truk dan memperbaiki truk yang rusak

o Kemampuan karyawan dalam memelihara kondisi truk o Perawatan dan pemeliharaan kondisi truk secara konsisten

Perekrutan karyawan

Mengadakan seleksi dan perekrutan karyawan yang berkompeten

o Melakukan wawancara untuk menentukan kriteria pemilihan calon karyawan secara ketat dan selektif

Pengaturan absensi

Penggajian karyawan

Menilai kinerja karyawan dengan menentukan absensi karyawan Memberikan gaji dan tunjangan yang sesuai dengan kinerja karyawan

Keterangan : H : High M : Medium

o Pengisian absensi dengan baik dan benar o Analisa laporan absensi dan kinerja karyawan dan penetapan kebijakan gaji yang sesuai terhadap karyawan

Int

Int & Eks

Int

Int


Prior ity

Y

o Truk yang dapat beroperasi dengan baik dan dapat digunakan dalam waktu yang lama

Jadwal pengecekan kondisi truk dan pemakaian spare parts

H

Y

o Kinerja karyawan yang baik dalam menjalankan proses bisnis

Latar belakang calon tenaga kerja, pengalaman, fasilitas training

M

Y

o Absensi karyawan yang penuh dan peningkatan kinerja karyawan

Kegiatan tenaga kerja, jam masuk, jam pulang, jam lembur, keterlambatan

M

o Peningkatan kinerja dan kepuasan karyawan

Kehadiran tenaga kerja dan laporan kinerja karyawan serta kondisi sosial tenaga kerja

M

Peng aruh

Y


Eks : Eksternal Y : Ya Int : Internal

Tabel 3.8-Analisa Strategi Sistem Informasi

75

76 3.3.2.2.2 Konsolidasi Informasi dan Kebutuhan Pendukung Konsolidasi dan kebutuhan pendukung pada tahap ini mendeskripsikan aplikasi yang terdapat pada perusahaan saat ini dan sumbernya. Tabel ini diperoleh dengan wawancara dengan sumber yang langsung menggunakan aplikasi tersebut. Nama nara sumber ini diberi dengan inisial. Pada saat ini, aplikasi yang ada pada perusahaan hanya berada pada tingkatan transaksi dan pendukung kebutuhan saja. Karena aplikasi yang ada saat ini dilakukan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan secara sederhana. Pada kolom judul menerangkan aplikasi apa saja yang ada di perusahaan saat ini dan dideskripsikan kegunaan dari aplikasi tersebut pada kolom deskripsi. Inisial merupakan inisial nama dari nara sumber. Prioritas diberikan oleh nara sumber tersebut, apakah aplikasi tersebut penting atau tidak terhadap bisnis perusahaan. Pada kolom sumber dan basis keuntungan merupakan gambaran sumber data dari aplikasi tersebut.

Selengkapnya,

konsolidasi

informasi

bisnis,

kebutuhan pendukung dan prioritas pada PT. Pager Wodjo dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Informasi/kebutuhan pendukung Ref

Judul

Deskripsi

Inisial

Sumber Joint Prty prty H/M H/M/L /L

Sumber dan basis keuntungan bisnis yang potensial

PLANNING & ANALYSIS MONITORING & CONTROL NEEDS TRANSACTION AND SUPPORT NEEDS Aplikasi Pengumpulan data untuk AP 17 Penjualan melakukan transaksi penjualan Pengumpulan data untuk Aplikasi AP 18 mendukung kegiatan pembelian, Operasional pengangkutan dan pemeliharaan Aplikasi Pengumpulan data untuk AP 19 Keuangan melakukan transaksi keuangan Aplikasi Pengumpulan data untuk AP 20 Akuntansi melakukan pembukuan Aplikasi Pengumpulan data untuk AP 21 Personalia mendukung kegiatan personalia

Keterangan :

H : High

L : Low

M : Medium

Prty : Priority

F

M

M

AN

H

H

L

L

L

L

M

M

Y

L

L

data transaksi penjualan dengan pembuatan surat angkut yang diolah ke dalam database data mengenai surat angkut untuk membuat daftar muatan dan dimasukkan ke dalam database data keuangan untuk pencatatan tansaksi keuangan yang diolah ke dalam database data nama-nama akun yang diposting ke buku besar data karyawan yang diinput ke database

Tabel 3.9-Konsolidasi Informasi Bisnis dan Kebutuhan Pendukung (CBINS)

77

78 3.3.3 Tahap 2: Membangun arsitektur informasi dan pilihan-pilihan untuk solusi Pada tahap 2 dilakukan kegiatan dengan tahapan berikut ini yang bertujuan untuk menganalisa arsitektur informasi sebagai dasar pengembangan jangka panjang. 3.3.3.1 Menilai status aplikasi dan teknikal teknologi informasi saat ini dan menyesuaikan dengan kebutuhan (Tahap 2.1) Untuk menilai status aplikasi saat ini pada PT. Pager Wodjo, terlebih dahulu kita menentukan aplikasi yang ada pada perusahaan saat ini yang diperoleh dari tahap sebelumnya yaitu tahap 1.3 pada tabel 3.9konsolidasi informasi bisnis dan kebutuhan pendukung (CBINS). . Kemudian dilakukan penilaian dengan memberikan kuisioner untuk mengetahui kepuasan dan kondisi aplikasi menurut user yang menggunakan aplikasi tersebut dalam perusahaan. Setelah itu, penilaian tersebut dilakukan dengan analisa audit grid, dimana setiap aplikasi dinilai berdasarkan nilai bisnis dan kualitas teknisnya. Hasil analisa audit grid tersebut merupakan analisa rinci dari penilaian terhadap aplikasi yang ada pada perusahaan saat ini. Berikut ini akan digambarkan tabel aplikasi yang ada dalam PT. Pager Wodjo serta tabel penilaian terhadap aplikasi tersebut.

3.3.3.1.1 Aplikasi Saat Ini Tabel berikut ini menguraikan aplikasi yang digunakan oleh PT. Pager Wodjo dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Aplikasi

Status Plan-P Develop-D Live-L

Thn pertama digunakan

Penjualan

L

2004

Operasional

L

2004

Keuangan

Akuntansi

Personalia

HW / SW

Pent IV Windows XP Linkware Pent IV Windows XP Linkware

User interface

Komentar

Tingkat penilaian 0(buruk)-5(baik) Kepuasan Stabi Respon Keaman Dasar pengguna litas dan an pengem output bangan ke depan

Interaktif

Sudah cukup bagus karena sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan

4

3

2

2

3

Interaktif

Cukup baik karena sesuai dengan kebutuhan user

3

3

4

2

3

3

3

2

2

3

5

3

2

2

3

3

3

3

2

3

L

2004


L

2004


Batch

L

2004


Interaktif

Interaktif

Kurang baik karena dalam aplikasi ini tidak memenuhi kebutuhan user misalnya total pengeluaran per hari Cukup baik karena sesuai dengan kepuasan user, tetapi aplikasi ini belum berfungsi sepenuhnya untuk akuntansi seperti general ledger Cukup baik dalam input tetapi kurang baik dalam penghitungan gaji dan tunjangan

Tabel 3.10-Aplikasi Yang Digunakan

79

80 3.3.3.1.2 Analisa Audit Grid Analisa audit grid dilakukan untuk menilai aplikasi yang berjalan di perusahaan saat ini. Analisa ini terdiri dari penilaian terhadap nilai bisnis dan kualitas teknis masing-masing aplikasi. Penilaian tersebut dapat dilihat pada tabel-tabel berikut ini. A. Penjualan Nilai Bisnis

Kepuasan terhadap sistem yang berjalan Perubahan prosedur kerja Penambahan fasilitas pada aplikasi Kepuasan terhadap laporan yang dihasilkan Efesiensi biaya terhadap sistem Penerapan sistem untuk jangka panjang

Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

4

1

0

5

14

2

1

2

5

10

1

3

1

5

10

2

2

1

5

11

4

1

0

5

14

5

0

0

5

15

Total Rata-rata

74 2.47

Tabel 3.11-Nilai Bisnis Aplikasi Penjualan Kualitas Teknis

Kemudahan penggunaan sistem Kecepatan proses komputer Pelatihan terhadap penggunaan komputer Penyesuaian tren teknologi

Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

5

0

0

5

15

1

0

4

5

7

1

3

1

5

10

3

2

0

5

13

Total Rata-rata Tabel 3.12-Kualitas Teknis Aplikasi Penjualan

45 2.25

81 B. Operasional Nilai Bisnis


Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

3

1

0

4

11

0

0

4

4

4

2

2

0

4

10

4

0

0

4

12

4

0

0

4

12

4

0

0

4

12

Total Rata-rata

61 2.54

Tabel 3.13-Nilai Bisnis Aplikasi Operasional Kualitas Teknis


Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

3

1

0

4

11

0

1

3

4

5

0

0

4

4

4

2

2

0

4

10

Total Rata-rata Tabel 3.14-Kualitas Teknis Aplikasi Operasional

30 1.88

82 C. Keuangan Nilai Bisnis


Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

3

1

0

4

11

0

0

4

4

4

4

0

0

4

12

2

2

0

4

10

1

2

1

4

8

4

0

0

4

12

Total Rata-rata

57 2.38

Tabel 3.15-Nilai Bisnis Aplikasi Keuangan Kualitas Teknis


Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

4

0

0

4

12

0

1

3

4

5

1

3

1

4

10

0

4

0

4

8

Total Rata-rata Tabel 3.16-Kualitas Teknis Aplikasi Keuangan

35 2.18

83 D. Akuntansi Nilai Bisnis


Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

5

0

0

5

15

3

2

0

5

13

2

2

1

5

11

1

3

1

5

10

3

1

1

5

12

5

0

0

5

15

Total Rata-rata

76 2.53

Tabel 3.17-Nilai Bisnis Aplikasi Akuntansi Kualitas Teknis


Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

3

2

0

5

13

0

1

4

5

6

3

0

2

5

11

3

2

0

5

13

Total Rata-rata Tabel 3.18-Kualitas Teknis Aplikasi Akuntansi

43 2.15

84 E. Personalia Nilai Bisnis


Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

3

1

0

4

11

4

0

0

4

12

0

3

1

4

7

2

2

0

4

10

1

3

0

4

9

1

3

0

4

9

Total Rata-rata

58 2.42

Tabel 3.19-Nilai Bisnis Aplikasi Personalia Kualitas Teknis


Ya 3

Ragu 2

Tidak 1

Jumlah Responden

Nilai

2

2

0

4

10

0

1

3

4

5

4

0

0

4

12

4

0

0

4

12

Total Rata-rata Tabel 3.20-Kualitas Teknis Aplikasi Personalia

39 2.44

85 Nilai kualitas teknis dan nilai bisnis Keterangan A. Penjualan B. Operasional C. Keuangan D. Akuntansi E. Personalia

Kualitas Teknis (x) 2.25 1.88 2.18 2.15 2.44

Nilai Bisnis (y) 2.47 2.54 2.38 2.53 2.42

Tabel 3.21-Nilai Kualitas Teknis dan Nilai Bisnis

Hasil analisa audit grid terhadap aplikasi pada PT. Pager Wodjo berdasarkan hasil kuisioner menggambarkan bahwa aplikasi yang terdapat pada perusahaan memiliki nilai bisnis yang tinggi dan memiliki kualitas teknis yang tinggi. Dengan demikian maka sistem yang ada dalam perusahaan harus dikembangkan dan ditingkatkan (maintain and enhance) dengan melakukan pengembangan terhadap beberapa aplikasi yang sudah ada dan meningkatkan kualitasnya. 3

T

Maintain and enhance

Renew B (1.88;2.54) D (2.15;2.53) A (2.25;2.47)

E (2.44;2.42)

Nilai Bisnis

C (2.18;2.38)

2

Reassess

Divest R 1

2

R

Kualitas teknis

Gambar 3.5-Analisa Audit Grid

3

T

3.3.3.2 Mengembangkan Arsitektur Informasi (Tahap 2.2) Pada tahap ini akan digambarkan arsitektur data, informasi dan teknik yang terdapat pada perusahaan saat ini. 3.3.3.2.1 Arsitektur Data Arsitektur data menggambarkan keterkaitan antara entitas dalam kegiatan operasional perusahaan. many to many zero to many one to many one to one

Pelanggan

Pesaing

mempengaruhi

Tarif Pengangkutan menerima order menentukan

Daftar Muatan

terdiri dari

mencatat

Biaya Operasional

Surat Angkut membuat Karyawan membeli

Biaya Gaji

menentukan

Absensi

Pesanan Pembelian menagih

Piutang membayar

Truk

mengisi

menciptakan

menerima

Kas

menerima

membayar

Pemasok

mengisi Persediaan Spare Parts

Utang

membayar

Biaya Pajak

Gambar 3.6-Arsitektur Data Saat Ini

86

3.3.3.2.2 Arsitektur Informasi Arsitektur informasi yang terdapat pada perusahaan saat ini berupa aplikasi yang hanya mendukung kegiatan transaksional saja. Sedangkan untuk manajemen tingkat atas belum terdapat aplikasi yang mendukung untuk pembuatan keputusan. Keuangan

Transaksi menentukan tarif dan pembuatan SA dan DM

Transaksi Keuangan

Maintenance

SDM

S tra te g ic

Penjualan

P la n n in g&A n a ly s is M o n ito r&C o n tro l T ra n s a c tio n O p e ra tio n a lS u p p o rt

data

Transaksi input data karyawan

penjualan

data pemas ok dan persediaan

data keuangan

Office Keterangan High

Automation,

data karyawan, absensi

communication

: Medium

Low

Gambar 3.7-Peta Aplikasi Saat Ini

87

3.3.3.2.3 Arsitektur Teknik Berikut ini adalah gambaran arsitektur teknik yang menggambarkan jaringan sistem yang terdapat pada PT. Pager Wodjo untuk saat ini.

Kantor Pusat

Laptop Direktur Utama

Akuntansi

Printer LQ 2170 Epson

Hub

Keuangan

LX 300

Server

Keuangan


LX 300 Penjualan

LQ 2170 Epson

Personalia Operasional

LQ 2170 Epson


Gambar 3.8-Arsitektur Teknik Saat Ini

88

BAB 3 ANALISA STRATEGI DAN SISTEM INFORMASI

Recommend Documents