BAB 3 ANALISIS STRATEGI, PROSES BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Strategic Goals & Initiatives Berikut akan dijabarkan perencanaan strategi mengenai visi misi dan strategi bisnis dari PT. Traktor Nusantara. 3.1.1 Sejarah Perusahaan Berawal di sebuah kantor di Jalan Majapahit, Jakarta pada tanggal 11 Juni 1974, PT. Traktor Nusantara mengawali usahanya dengan menjadi distributor untuk Massey Ferguson Farm Tractor. Selanjutnya berturut-turut PT. Traktor Nusantara menjadi distributor Perkins Engine (1976), Toyota Industrial Equipment (1980), Hitachi Sumitomo Crane (1981), Link Belt Crane (1981), JCB Construction Equipment (2000), SAKAI Road Construction Equipment (2000), PERKINS SABRE Marine Engine (2006) dan Gardner Denver Compressors (2008). Pada Tanggal 23 Maret 1983, PT. Traktor Nusantara mendirikan anak perusahaan, PT. Swadaya Harapan Nusantara, yang pada awalnya bergerak dalam bidang perakitan Toyota Forklift dan Massey Ferguson Farm Tractor. Dalam perkembangannya, PT. Swadaya Harapan Nusantara merubah bisnisnya dari perakitan menjadi penyewaan Forklift Toyota (1997), distribusi Pembangkit Listrik merk FG Wilson (2000), serta jasa perancangan dan 84
85 pengerjaan instalasi yang berhubungan dengan Pembangkit Listrik. Saat ini struktur kepemilikan saham PT. Traktor Nusantara terdiri dari Astra Internasional dan Sumitomo Corporation.
3.1.2 Rencana Strategi Sejak berdiri tahun 1974 hingga kini memasuki era perdagangan
global,
PT
Traktor
Nusantara
selalu
berusaha
memberikan yang terbaik kepada mitra usahanya. Perjalanan panjang Traktor Nusantara ini senantiasa diwarnai dengan slogan “Partner in Progress” yang menjadikan pelanggan bukan hanya sekedar ‘Customer’ akan tetapi mitra usaha yang kepentingannya harus diutamakan.
Traktor
Nusantara
selalu
berkomitmen
untuk
menghasilkan kinerja yang optimal, mulai dari perencanaan, penyerahan sampai pada revitalisasi peralatan. Dalam perkembangannya, Traktor Nusantara terus mengalami kemajuan baik dalam jaringan pemasaran, distribusi penjualan produk, suku cadang beserta jasa pelayanan. Hal ini dibuktikan dengan akreditasi ISO 9001:2000 yang diperoleh tahun 2002 untuk penerapan sistem manajemen mutu dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan dan daya saing perusahaan. Dengan memilih produk Traktor Nusantara, para mitra usaha akan memperoleh nilai lebih dalam system pelayanan prima, dukungan mantap yang meliputi pelatihan sumber daya manusia, persediaan dan layanan pengiriman suku cadang yang lengkap dan
86 cepat, teknisi yang berpengalaman dan didukung oleh jaringan pelayanan di seluruh nusantara, yang kesemuanya itu akan memberikan keuntungan optimal dari investasi yang ditanamkan para mitra usaha. 3.1.2.1 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT. Traktor Nusantara adalah menjadi perusahaan terdepan dengan memberikan solusi di bidang industry, pertanian, pembangkit listrik dan konstruksi jalan dengan nilai terbaik. Misi dari PT. Traktor Nusantara adalah, menciptakan nilai terbaik bagi karyawan dan nilai perusahaan. Motto perusahaan adalah “RAPID”, yang memiliki arti : •
Respect for others
Menghargai dan memiliki semangat pelestarian lingkungan •
Accountable based on integrity
Menunjukan tanggung jawab yang tinggi dalam bekerja. •
Passion for excellence
Melakukan
upaya
perbaikan
berkesinambungan. •
Innovative Solution
Selalu mencari solusi yang inovatif.
secara
87 •
Delight Customer
Memberikan pelayanan prima melebihi harapan pelanggan.
3.1.2.2 Strategi Bisnis Perusahaan Dalam upaya mencapai visinya, perusahaan memiliki komitmen untuk
memberikan
produk dan dukungan yang handal agar dapat menambah jumlah Customer based dengan cara pencapaian nilai terbaik
dan mengoptimalkan
performa dalam segala hal, mulai dari perencanaan peralatan,
pengiriman,
pengoperasian
dan
pemeliharaan, sampai dengan revitalisasi, melalui : 1. Penyerahan
barang
tepat
waktu
kepada
pelanggan sesuai kesepakatan yang telah disetujui bersama. 2. Penyerahan
produk
yang
handal
dan
kemampuan untuk mengembangkan aneka produk. 3. Mengelola
persediaan
suku
cadang
dan
komponen tukar untuk mempersingkat waktu tunggu perbaikan unit. 4. Berbagai program efisiensi untuk perbaikan yang berkesinambungan.
88 5. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan tanggapan yang cepat dan penyediaan tenaga ahli yang memadai. 6.
Kepuasan
berkesinambungan
bagi
para
stakeholder melalui konsep ‘win –win solution’. 3.1.2.3 Produk Yang Dihasilkan PT. Traktor Nusantara adalah perusahaan yang bergerak pada bidang penyedia alat-alat berat, alat-alat komstruksi dan industrial, dan distributor alat import dari berbagai macam Principle dari manca negara.
3.1.3 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal 3.1.3.1 Analisis Lingkungan Eksternal 3.1.3.1.1 Analisis Lima (5) Daya Saing Porter Analisis lima daya porter akan menganalisis lingkungan
eksternal
sehingga
memberikan
gambaran bangaimana tingkat persaingan industry yang dihadapi PT. Traktor Nusantara, baik dari komponen
pelanggan,
pemasok,
pesaing,
pendatang baru, produk pengganti. 1. ........................................................................... P elanggan Sebagai perusahaan penyedia peralatan industri dan alat berat yang di targetkan kepada
89 Industrial, Properti,
Pertambangan, dsb.
PT.
Rumah
Traktor
Sakit,
Nusantara
memberikan pelanggan jaminan akan nilai tambah dalam hal servis, pengoperasian, dan pelatihan perawatan, serta pasokan suku cadang dan unit cadangan yang lengkap dan akurat, dilengkapi dengan teknisi yang berpengalaman serta servis yang menjangkau seluruh pelosok Indonesia.
Semua
hal
itu
merupakan
persembahan PT Traktor Nusantara demi adanya imbal hasil yang optimal bagi investasi pelanggan.
PT
Traktor
Nusantara
telah
memberikan yang terbaik kepada semua rekan bisnisnya, berpegang teguh pada prinsip jangka panjang “Partner in Progress” rekan menuju perkembangan dan kesuksesan, berjalan terus ke depan dan tumbuh bersama-sama dengan rekanan bisnisnya. 2. Pemasok Pemasok atau Principle adalah factor yang sangat penting dalam kegiatan bisnis PT. Traktor
Nusantara.
pendistribusian
Alat2
Dalam berat,
proses perusahaan
memiliki 5 pemasok yaitu pemasok yang berasal dari manca Negara, dan perusahaan pun
90 sudah memiliki relasi kerja sama terpercaya dengan para pemasok. 3. Pesaing PT.
Traktor
Nusantara
merupakan
perusahaan yang bergerak dibidang penjualan alat-alat berat. Perusahaan yang bergerak dibidang penjualan alat berat tentunya tidak hanya PT. Traktor Nusantara saja. Terdapat juga perusahaan-perusahaan lain yang bergerak di bidang penjualan alat berat dan memiliki tujuan
yang
sama
dengan
PT.
Traktor
Nusantara, yaitu untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan target marketnya akan alat berat. Hal tersebut menyebabkan terdapatnya persaingan yang ketat dan kompetitif antara PT. Traktor
Nusantara
dengan
perusahaan-
perusahaan
kompetitor
dari
PT.
Traktor
Nusantara.
Kompetitor
dari
PT.
Traktor
Nusantara beberapa diantaranya adalah PT. Trakindo, PT. Alltrak 78, PT. Intracopenta, PT. Wirtgen Indonesia, PT. Tatindo dan juga PT. Tradisa Mulia. 4. Pendatang Baru Beberapa
perusahaan
yang
mulai
memasuki pasa traktor dan alat berat di
91 indonesia diantaranya adalah PT. Delapan Baja, PT. Archikon Wiratama, PT. Samitra Gentari
5. Produk Pengganti Untuk Agro dan konstruksi mungkin produk penggantinya hanya berbeda dalam principle, namun untuk alat industrial, produk pengganti dapat menggunakan alat2 industri yang masih manual.
Ancaman Pendatang Baru 1. 2. 3.
PT. Delapan Baja PT. Archikon Wiratama PT. Samitra Gentari
Pembeli 1. 2. 3.
4.
Pemasok Perusahaan industri. Agro Pertanian. Perusahaan Pertambang an Dan Kontruksi
Persaingan Industri 1. 2. 3.
PT. Trakindo PT. Alltrak 78 PT. Intracopenta
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Produk Pengganti Alat Bajak Manual
Gambar 3.1 Analisis 5 daya saing Porter.
Used Us Hitachi Sumitomo Toyota Perkins PE Sakai SA Grndr Denver JCB
92 3.1.3.1.2 Analisis PEST
Metode lainnya yang dapat digunakan untuk menganalisa lingkungan eksternal PT. Traktor Nusantara adalah PEST. Analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal
bisnis
meliputi
bidang
politik,
ekonomi, sosial dan teknologi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi dan menilai strategi atau posisi arah perusahaan,
rencana
pemasaran
atau
ide.
Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan. 1. Politik Dinamika serta perubahan politik di Indonesia berpengaruh terhadap PT Traktor Nusantara, seperti kebijakan perundangundangan
pemerintah
mengenai
perdagangan Import antara lain kebijakan bea cukai, API (Angka Pengenal Import), ISO
dan
registrasi
pada
departemen
perdagangan. Kebijakan-kebijakan tersebut membuat PT. Traktor Nusantara terus mengikuti perubahan politik serta terus memantau kebijakan-kebijakan yang ada
93 dan berusaha untuk memenuhi semua peraturan
yang
diisyaratkan
oleh
Pemerintah.
2. Ekonomi Faktor ekonomi merupakan salah satu faktor yang cukup kuat mempengaruhi lingkungan Perubahaan
eksternal serta
perusahaan. perkembangan
perekonomian Indonesia menjadi tolak ukur akan perkembangan pasar yang dapat menjadikan perusahaan penyedia alat berat dan konstruksi di Indonesia terus dapat berkembang.
Selain
itu
pertumbuhan
ekonomi yang baik dapat memberikan arahan
positif
bagi
pemerintah
akan
pelayanan terhadap masyarakat khususnya di bidang industrial dan pembangunan untuk
keperluan
Industri,
Pertanian,
Penggerak dan Energi serta Konstruksi Jalan. Sehingga perusahan penyedia alat berat
dan
industrial
dapat
terus
menyediakan pasokan. Untuk saat ini perusahaan melayani beberapa mata uang yaitu dollar, yen, poundsterling dan euro.
94 Dikarenakan naik turunnya pertukaran nilai mata uang mengakibatkan harga produk naik dan turun. Ekonomi yang tidak stabil juga
berpengaruh
kepada
perusahaan
pemasok dan pelanggan, dikarenakan jika harga produk semakin tinggi maka daya beli menjadi berkurang. Hal-hal tersebut mengakibatkan
terhambatnya
kinerja
perusahaan dikarenakan untuk memasok barang, perusahaan harus berhubungan dengan pemasok-pemasok luar negeri yang memiliki kebijakan ekonomi yang berbedabeda.
3. Sosial
Dalam menuju “Green Company and Community“. PT. Traktor Nusantara sangat peduli terhadap Keselamatan, Kesehatan Kerja, Lingkungan Hidup ( K3LH ) dan Social
Responsibility
(SR).
Contohnya
seperti mengurangi limbah dan mencapai dampak sekecil mungkin terhadap air, tanah dan udara melalui pengendalian lingkungan yang baik,
mengaplikasikan standarisasi
ISO. 9001-2000 untuk seluruh aktivitas
95 keselamatan
kesehatan
kerja
serta
pengelolaan lingkungan hidup di lingkungan PT. Traktor Nusantara, dan melakukan Kepedulian
Sosial
bagi
internal
dan
eksternal yang pelaksanaannya disesuaikan dengan situasi dan kondisi Perusahaan.
4. Teknologi
Perusahaan dengan
sangat
perkembangan
bergantung
teknologi
alat
industri, para konsumen perusahaan terus membutuhkan alat industri terkini untuk melengkapi
fasilitasnya,
sehingga
PT.
Traktor Nusantara mengikuti seminar dan training
agar
pengetahuan
dapat
mempunyai
teknologi alat berat dan
industrial. Di faktor internal, PT Traktor Nusantara mempunyai sistem informasi yang
mendukung
perusahaan
dalam
kegiatan operasional. Sistem informasi perusahaan merupakan sistem informasi yang
berbasis
membantu
desktop
perusahaan
yang
dapat
namun
hanya
mencakup bagian pembelian dan penjualan
96 saja. Untuk yang lainnya, perusahaan menggunakan jaringan LAN dan fasilitas internet untuk memasarkan produk melalui web. 3.1.3.2
Analaisis Lingkungan Internal 3.1.3.2.1 IFAS Berdasarkan
analisa
terhadap
kekuatan,
kelemahan, peluang dan ancaman yang telah dilakukan pada sub bab sebelumnya. Pada sub bab ini dilakukan pengelompokan dan pembobotan terhadap faktorfaktor tersebut. Tabel 3.1 IFAS
FAKTOR INTERNAL
STRATEGI
BOBOT RATING
BOBOT X RATING
KOMENTAR
KEKUATAN
Mempunyai kualitas produk dari perusahaan 0,15 terkenal dengan kualitas dan garansi resmi.
4
0,6
Memiliki loyalitas kualitas karyawan
3
0,45
3
0,6
dan
0,15
Memiliki website yang 0,2 menjelaskan produk
Total Kekuatan
0,5
1,65
Produk-produk dari perusahaan yang sudah kompeten dan terkenal di bidangnya serta menyediakan garansi dari setiap produknya Karyawan yang dilatih untuk memberikan kontribusi serta pelayanan yang baik Memiliki website yang digunakan untuk menampilkan produk dan digunakan untuk konsultasi produk.
97 KELEMAHAN Karyawan senior yang kurang memahami 0,15 teknologi informasi
2
0,3
Kurang efektifnya 0,20 penyebaran informasi
3
0,6
Operation excellence 0,15 menjadi prioritas utama
3
0,45
Total Kelemahan
0,45
1,35
TOTAL IFAS
1,00
2,95
Perhitungan IFAS
Titik X ( Internal )
=
Kurangnya pengajaran terhadap karyawan senior Persebaran informasi hanya masih berdasarkan wacana yang belum dapat di terima oleh bagian lain Proses yang lain masih di nomor duakan
Kekuatan
: 1,65
Kelemahan
: 1,35
=
Kekuatan - Kelemahan
=
1,65 – 1,35
=
0,30
98 3.1.3.2.2 EFAS Tabel 3.2 EFAS
FAKTOR EKSTERNAL
STRATEGI
BOBOT
BOBOT X RATING
KOMENTAR
0,3
Teknologi yang terus meningkat yang membuat produk semakin baik atas spesifikasi
0,6
Tidak hanya dalam produk yang berkembang, bisnis juga akan berkembang jika teknologi semakin meningkat
3
0,3
Sebuah aplikasi untuk menjawab semua keluhkan menjawab
3
0,45
Sebuah system yang digunakan untuk membackup data bisnis
RATING
PELUANG
Permintaan produk terus meningkat
yang
0,15
Perkembangan teknologi informasi yang dapat 0,20 membantu perusahaan dalam aspek bisnis Complaint dari Customer belum ditangani secara 0,10 sistematis SAP system masih memerlukan banyak 0,15 remapping process sehingga bisnis menjadi efisien Total Peluang 0,60 ANCAMAN
2
3
1,65
Sistem otomatis yang dirancang masih bergantung 0,20 kepada orang yang menjalankan system
3
0,6
Keadaan ekonomi dari dalam maupun luar negri 0,15 yang tidak menentu
3
0,45
Virus yang menyebabkan 0,05 banyaknya data yang rusak
3
0,15
Total Ancaman
0,40
1,20
TOTAL EFAS
1,00
2,85
Hanya beberapa orang yang dapat menjalankan sistem yang baru dan belum seutuhnya secara otomatis Naik turunnya nilai tukar mata uang sehingga harga produk tidak menentu Rusaknya data diakibatkan virus berbagai media
yang dari
99
Perhitungan EFAS
=
Titik Y ( Eksternal ) =
Peluang
: 1,65
Ancaman
: 1,20
Peluang - Ancaman
=
1,65 – 1,20
=
0,45
3.1.3.2.3 Analisis SWOT Analisis SWOT dapat membantu PT. Traktor Nusantara dalam menganalisis strategi yang tepat serta memaksimalkan kekuatan dan peluang sehingga dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Berdasarkan survey yang telah dilakukan, berikut ini adalah identifikasi SWOT pada PT. Traktor Nusantara : Berdasarkan perhitungan pembobotan SWOT pada sub bab sebelumnya, maka dapat digambarkan bahwa posisi PT. Traktor Nusantara berada pada kuadran I sebagaimana pada gambar dibawah ini
100
Peluang Mendukung Strategi Agresif
x : (0,30: 0,45 )
0,45
3.1.1 Aa Concepts of Operation Scenario Kelemahan
Kekuatan
0,30
3.1.2 A Concepts of Operations Diagram
Ancaman Gambar 3.2 Diagram SWOT Penjelasan Gambar : Dengan posisi perusahaan yang terdapat pada kuadran I berarti PT. Traktor Nusantara dapat menggunakan strategi SO (Strength-Oppurtunities) yang
maksudnya
menggunakan peluang
yang
semua ada
adalah kekuatan seperti
perusahaan untuk
dapat
menjawab
perusahaan
dapat
memanfaatkan keunggulan sebagai agen tunggal dan mempunyai produk yang berkualitas untuk menarik calon-calon konsumen lama dan baru dikarenakan
101 terus
meningkatnya
pembangunan
industrial
di
Indonesia.
3.1.3.2.4 Matrik SWOT Matrik SWOT digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan. Berikut adalah matrik SWOT PT. Traktor Nusantara dapat dilihat pada tabel 3.4 dibawah ini Tabel 3.3 Matrix SWOT pada PT. Traktor Nusantara STRENGTHS
Internal
Eksternal
WEAKNESS
1. Memiliki produk dari 1. Karyawan senior yang kurang memahami perusahaan yang teknologi informasi sudah memiliki yang semakin standarisasi kualitas berkembang dan garansi resmi efektifnya 2. Memiliki loyalitas 2. Kurang penyebaran informasi dan kualitas karyawan yang 3. Operasional excellence memenuhi standard di internal proses masih prioritas utama 3. Memiliki website yang memberikan informasi tentang produk dan komunikasi dengan pelanggan
102 OPPORTUNITIES 1. Permintaan produk yang terus meningkat terhadap produk yang ditawarkan 2. Perkembangan teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis 3. Customer Relation (complaint-intimacy) belum ditangani secara sistematis dan terintegrasi.
SO - Menjaga kualitas dan meningkatkan jasa serta pelayanan dalam bisnis konsultasi dan service produk
- Penggunaan teknologi informasi untuk menghubungkan informasi ke setiap bagian
- Data-data Customer tersimpan dengan baik
- Pelatihan karyawan di bidang teknologi informasi di tingkatkan
- Dibuat layanan email pada website untuk memberikan layanan kepada pelanggan - Mempunyai bagian yang melakukan remapping process untuk SAP system
4. SAP system masih memerlukan banyak remapping process sehingga bisnis proses menjadi lebih efisien dan analisa data menjadi dasar perencanaan dan pengambilan keputusan THREATS ST 1. Sistem otomatisasi yang dirancang dengan baik tetap bergantung kepada orang yang menjalankan sistem. 2. Keadaan ekonomi dari dalam negri maupun luar negri yang tidak menentu. 3. Virus yang menyebabkan rusaknya data
WO
- Menjadikan internal proses dan eksternal proses sebagai prioritas utama
WT
- Memberikan harga yang kompetitif agar dapat bersaing dengan pasar
- Memberikan loyalitas kepada pelanggan dengan jasa dan service terbaik
- Menggunakan antivirus agar datadata tidak rusak
- Terdapat bagian yang mengatasi proses internal dan eksteral
103
3.1.3.2.5 Matrik Grand Strategi Tabel 3.4 Matrik Grand Strategi Total Skor Faktor Strategi Internal (IFAS)
High (3-4)
High (3-4)
Medium(2-3)
(1) Growth Konsentrasi melalui integrasi vertical
(2) Growth
Low(1-2)
(3) Retrenchment Konsentrasi melalui integrasi Turnaround horizontal
Total
(5)Growth
Skor (4) Stability
Konsentrasi melalui integrasi horizontal (6) Retrenchment
Hati – hati
Atau
Faktor Strategi
Medium (2-3)
Stability Eksternal
Captive Company atau Divestment
Tak ada perubahan profit strategi
(Efas)
Low (1-2)
(7) Growth (8) Growth Difersifikasi Difersifikasi Konsentrik Konglomerat
(9) Retrenchment Bangkrut Likuidasi
atau
Berdasarkan Tabel EFAS– IFAS, dengan nilai total skor IFAS = 0,30 dan EFAS = 0,45 maka di dapat hasil dari matrix Internal Eksternal bahwa strategi yang sesuai PT. Traktur Nusantara adalah Konsentrasi melalui Integrasi Horizontal. Artinya, perusahaan memperluas kegiatan lini produk atau membangun di lokasi lain yang tujuannya adalah untuk meningkatkan jenis produk dan jasa. Perusahaan yang melakukan
104 integrasi horizontal ini dapat memperluas pasar, fasilitas produksi maupun teknologi, melalui pengembangan internal maupun eksternal melalui akuisisi, joint venture dengan perusahaan lain dalam industri yang sama. 3.1.3.2.6 Value Chain Services Business (Value Shop) PT. Traktor Nusantara merupakan perusahaan jasa yang bergerak sebagai perusahaan Business Solution untuk pembangunan dan distributor alat berat. Untuk menganalisis
hubungan
antara
perusahaan
dengan
pemasok atau pelangganya, akan digunakan analisis value chain pada PT. Traktor Nusantara. Dengan analisis value chain, akan terlihat secara jelas semua kegiatan yang dilakukan perusahaan dan apa saja nilai dan manfaat yang diterima dari setiap komponen yang terlibat dalam bisnis. Berikut adalah analisis value chain yang di tampilkan pada gambar
Gambar 3.3 Value Chain
105
3.1.1.2.7 Balance Scorecard
Gambar 3.4 Strategi Map
Balance scorecard merupakan penjabaran dari misi dan strategi suatu perusahaan. Pada Tabel 3.5 ini menjelaskan strategi pengukuran kinerja yang diberikan oleh PT.Traktor Nusantara.
106 Perspektif
Strategic Object
KPI
Weight KPI
PIC
Target
2010
CUSTOMER
Kepercayaan pelanggan
Persentase dari pelanggan terhadap kepercayaan pelanggan Persentase survey pelanggan dalam hal kepuasan pelayanan Persentase memperbaiki dalam kualitas pelayanan Persentase pemeliharaan asset berdasarkan SAP Persentase proses pengiriman data menjadi optimal Persentase pelaksanaan proses bisnis menjadi maksimal
30%
Nilai tambah menjadi maksimal
Presentase peningkatan kerja
40%
Efisiensi dan efektifitas biaya pengeluaran.
Persentase penggunaan asset menjadi maksimal Meningkatny a pendapatan pada setiap bulannya
50%
Menerapkan dan mengembangka n sistem dan teknologi informasi secara strategis
Karyawan mampu melaksanakan tugas pokok pada setiap bagian
40%
Menggalahkan pendidikan / training kepada karyawan
Persentase kemampuan karyawan dalam memahami IT
20%
Memberikan training kepada karyawan
Peningkatan kompetensi karyawan melalui pelatihan di tunjukan dengan persen
40%
Kualitas pelayanan meningkat
LEARNING AND GROWTH
FINACIAL
INTERNAL PROCESS
Kostumer bertambah
Kualitas asset menjadi maksimal
Mengembangk an integrasi data
Meningkatkan proses bisnis perusahaan
Pertumbuhan pendapatan
Aktual
2011
2010
Indeks Kinerja KPI 2011
2010
2011
100%
100%
70%
95%
75%
90%
100%
100%
70%
90%
75%
90%
100%
100%
80%
90%
85%
90%
100%
100%
70%
80%
75%
90%
90%
100%
60%
70%
65%
90%
100%
100%
80%
90%
85%
95%
100%
100%
90%
100 %
95%
95%
100%
100%
90%
90%
95%
100 %
100%
100%
60%
70%
65%
90%
100%
100%
70%
85%
75%
90%
100%
100%
90%
95%
95%
100 %
90%
100%
50%
70%
65%
80%
Board of Comissioneer
40% Human Resources
50% Board of Comissioneer 50% Maintenance
40% Board of Director 40% Board of Director
Finance and Accounting
Finance and Accounting 40% Finance and Accounting
Human Resources
Human Resources
Human Resources
Tabel 3.5 Balanced Score Card
107 3.1.3.3
Concept Of Operation (CONOPS) Berikut adalah penjelasan dari alur proses pembelian,
persediaan dan penjualan yang dijalankan oleh PT. Traktor Nusantara. Analisis CONOPS dilakukan agar dapat mengetahui alur proses dan serta tanggung jawab dari tiap bagian yang terlibat. 3.1.3.3.1 CONOPS Scenario Berikut adalah penjelasan dari alur proses pembelian, persediaan dan penjualan yang dijalankan oleh PT. Traktor Nusantara. Analisis
CONOPS
dilakukan
agar
dapat
mengetahui alur proses dan serta tanggung jawab dari tiap bagian yang terlibat Alur Penjualan 1. Bagian
Marketing
menawarkan
produk kepada Customer 2. Customer akan memesan produk kepada Sales dan Marketing 3. Bagian Marketing akan membuat daftar pesanan berdasarkan pesanan pelanggan atau purchase order yang akan diberikan kepada Principle 4. Principle
memberikan
purchase
order ke Bagian Marketing Support
108 untuk mengkonfirmasi produk yang akan dikirim 5. Bagian
Marketing
mengkonfirmasi
Support
bahwa
dapat
menerima produk yang akan dikirim ke Principle 6. Principle
akan
mengkonfirmasi
bahwa produk siap dikirim dan Bagian Marketing Support telah mengkonfirmasi untuk penerimaan produk yang akan dikirim 7. Setelah menerima Purchase Order dari Principle, Bagian Marketing Support konfirmasi
akan
memberikan
terlebih
dahulu
kemudian membuat Sales Order yang akan diberikan ke Bagian Marketing yang berisi spesifikasi dan harga produk pesanan 8. Bagian Marketing akan memberi sales order kepada Customer untuk persetujuan pembelian produk 9. Customer
mengkonfirmasi
menyewa/membeli
produk,
untuk jika
membeli Customer akan melakukan
109 pembayaran dengan cara credit atau billing plan 10. Bagian Marketing mememberikan informasi kepada Bagian Marketing Support
bahwa
Customer
menyetujui pembelian produk. 11. Customer
menyetujui
pembelian
produk. 12. Konfirmasi
pembelian
produk
kepada Bagian Marketing Support. 13. Konfirmasi pembelian produk dari Customer ke Bagian Marketing Support
di
sampaikan
kepada
Principle. 14. Principle mengirim barang pesanan kepada Bagian Marketing Support. 15. Bagian Marketing Support membuat Struk Pembayaran yang akan di sampaikan kepada Bagian Finance. 16. Bagian Finance menerima Struk Pembayaran dan segera diproses. 17. Setelah Finance,
diproses Struk
oleh
Bagian
Pembayaran
berikan kepada Marketing.
di
110 18. Struk
Pemayaran
disampaikan
kepada Customer dan di periksa secara seksama oleh Customer. 19. Customer melakukan pembayaran atas
pilihan
pembayaran
yang
dipilih ke bagian Marketing. 20. Pembayaran Customer disampaikan kepada Bagian Finance. 21. Bagain Finance membuat invoice penjualan. 22. Bagian Finance membuat Bukti Pembayaran. 23. Bukti Pembayaran diberikan kepada Marketing. 24. Marketing setelah menerima Bukti Pembayaran, membuat konfirmasi pengiriman produk kepada Bagian Marketing Support. 25. Bagian
Marketing
Support
mengirim barang kepada Customer. 26. Marketing Support Membuat Bukti Acara
Serah
Terima
(BAST)
rangkap 2 yang akan di berikan kepada finance dan customer saat mengantar barang pesanan.
111 27. Finance
menerima BAST dari
Marketing Support. 28. Customer menerima BAST dari Marketing Support
saat serah
terima barang.
Alur Service 1. Customer menghubungi Mechanic Officer untuk melaporkan masalah yang terjadi pada unit. 2. Mechanic Officer membuat Surat Jalan untuk kunjungan Mechanik ke posisi customer. 3. Mechanic menerima Surat Jalan dari Mechanic Officer. 4. Mechanic mengunjungi customer dan
memeriksa
kesalahan
atau
kerusakan yang terjadi pada unit. 5. Mechanic kembali ke kantor dan melaporkan
kerusakan
kepada
Mechanic Officer. 6. Mechanic service
Officer membuat PO
yang
berisikan
estimasi
biaya dan sparepart yang akan digunakan untuk keperluan servis.
112 7. Mechanic menerima PO servis. 8. Mechanic
mengirimkan
PO
ke
customer. 9. Customer mengkonfirmasi servis kepada mechanic. 10. Konfirmasi servis dari customer pun disampaikan ke Mechanic Officer. 11. Mechanic Officer membuat Work Order
atau
surat
perintah
pelaksanaan servis. 12. Mechanic
menerima
WO
dari
Mechanic Officer. 13. Mechanic mengunjungi customer dan melakukan perbaikan. 14. Customer
menandatangain
WO
sebagai tanda Request Completed. 15. Mechanic membuat billing untuk proses
pembayaran
kepada
customer. 16. Customer mengkonfirmasi Account Receivable kepada mechanic. 17. Account
Receivable
diberikan
kepada bagian finace untuk di proses.
113 3.1.3.3.2 Conops Diagram
Gambar 3.5 CONOPS Diagram Penjualan
114
Gambar 3.6 CONOPS Diagram Proses Service
3.2
Product & Services 3.2.1 Business Plan Pentingnya penjabaran mengenai Business Product & Service pada sebuah perusahaan adalah untuk mengidentifikasikan bisnis pelayanan produk perusahaan dan kontribusi dari teknologi untuk mendukung proses tersebut. 3.2.1.1 Business overview Business overview menjelaskan keseluruhan dari area bisnis yang berkaitan dengan perusahaan mulai dari letak geografis sampai hubungan proses diantara fungsi
115 dengan fungsi yang lainnya. Berikut adalah tabel 3.6 yang menjelaskan setiap area fungsi perusahaan mempunyai fungsi tersendiri. Tabel 3.6 Fungsi Area Perusahaan dan Fungsinya
Area Fungsional Board Of Commision
Fungsi -
Pengambilan keputusan tertinggi
-
Merumuskan
rencana,
tujuan
dan
strategi. Board Of Director
Marketing and Sales
-
Evaluasi semua aspek perusahaan
-
Mengawasi semua kegiatan operasional
-
Meningkatkan kualitas operasional
-
Mengawasi semua kegiatan pemasaran perusahaan
Product and Service
Finance and Accounting
-
Meningkatkan kualitas pemasaran
-
Melayani konsumen
-
Perluasan pangsa pasar
-
Melakukan Perencanaan stok
-
Memelihara produk
-
Memberikan perintah servis
-
Mengurus proses servis
-
Mengelola semua kegiatan keuangan
-
Penanggulangan resiko keuangan
116
Human Resource Development
SI / TI
-
Melakukan perencanaan keuangan
-
Pemberian peraturan untuk karyawan
-
Mengelola gaji
-
Melakukan pelatihan
-
Melakukan perekrutan
-
Melakukan perencanaan SI/TI
-
Memelihara SI/TI
-
Meningkatkan kualitas SI/TI
3.2.1.2 Executive Team Profile PT. Traktor Nusantara mempunyai beberapa bagian eksekutif yang mempunyai peran didalam aktivitas bisnis dan memiliki masing-masing fungsi bisnis. Berikut ini adalah pemetaan dari setiap eksekutif yang berhubungan langsung dengan fungsi bisnis yang terjadi didalam perusahaan. Rekaman keterkaitan eksekutif dilakukan dengan kode berikut R = Tanggung jawab langsung manajemen A = Pembuat kebijakan eksekutif I = Yang terlibat dalam fungsi E = Keahlian teknis W = Pelaksanaan pekerjaan
117
Tabel 3.7 Pemetaan Eksekutif dan Fungsi Bisnis
118
3.2.1.3 Organizational Structure Struktur organisasi yang sedang berjalan saat ini pada PT. Traktor Nusantara terlihat pada gambar 3.7 berikut ini :
Gambar 3.7 Organization Structure Berikut adalah peran serta tanggung jawab setiap bagian perusahaan berdasarkan perubahan pada struktur organisasi PT. Traktor Nusantara :
119 Board Of Commisioneer •
Menjadi pemimpin dari seluruh bagian yang ada dalam perusahaan.
•
Menentukan strategi, arahan, tujuan, visi dan misi untuk perusahaan.
•
Menentukan
komposisi
dari
seluruh
bagian
sehingga tercapainya keselarasan antar bagian. •
Memberikan arahan serta mengawasi kinerja Board Of Director
Board Of Director •
Mengawasi semua kegiatan Marketing, CRM, Product Support dan Finance Administration
•
Menerima Laporan dari semua divisi
Marketing And Sales •
Mengawasi
segala
kegiatan
marketing
yang
dilakukan bawahan dan mempunyai wewenang dalam menilai hasil kinerja. •
Memberikan masukan dan pendapat untuk BOC dalam proses pengambilan keputusan dari segi marketing.
•
Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan perusahaan.
dalam
mencapai
visi
dan
misi
120 •
Menyiapkan strategi penjualan per tahunnya.
Product Support •
Melakukan presentasi kepada pelanggan tentang produk perusahaan .
•
Melakukan penjualan kepada pelanggan..
•
Menyerap informasi dan memberikan masukan untuk
perusahaan
agar
dapat
meningkatkan
kualitas dan kinerja perusahaan. •
Bertugas dalam melakukan perjanjian jual beli dengan pelanggan.
Finance Administration •
Mengawasi segala kegiatan keuangan
yang
dilakukan bawahan dan mempunyai wewenang dalam menilai hasil kinerja. •
Memberikan
masukan
dan
pendapat
untuk
President director dalam proses pengambilan keputusan dari segi keuangan. •
Mengkoordinasikan dan mengatur pengembangan proses dan prosedur keuangan di perusahaan agar berjalan dengan teratur.
•
Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan perusahaan.
dalam
mencapai
visi
dan
misi
121
Industrial & Power Generators •
Menangani Client yang membutuhkan peralatan untuk Industri dan Generator.
•
Memantau pangsa pasar dari perindustrian dan Power Generators
•
Memeriksa
kebutuhan
pelanggan
dibidang
tersebut.
Agro & Construction •
Menangani Client yang membutuhkan peralatan untuk Agro dan konstruksi pembangunan.
•
Memantau pangsa pasar dari Agro dan konstruksi pembangunan.
•
Memeriksa
kebutuhan
pelanggan
dibidang
tersebut.
Marketing Support and Importation •
Melakukan pengecekan ketersediaan barang di dalam gudang.
•
Melakukan pencatatan terhadap barang masuk dan barang keluar.
•
Bertanggung jawab dalam pembuatan packing list.
•
Melakukan pengiriman barang dari gudang kepada pelanggan
122 •
Melakukan perakitan peralatan kepada pelanggan dan melaporkan bukti acara.
•
Melakukan pemesanan barang kepada Principle.
•
Bertanggung
jawab
dalam
hal-hal
yang
berhubungan dengan pembelian kepada Principle melalui proses import. •
Menerima Confirmation dari Principle.
Mechanic Officer •
Menangani administrasi dan prosedur servis produk.
•
Memberikan otorisasi kepada mechanic untuk menjalankan servis.
•
Bertanggung jawab atas prosedur servis.
Accounting & IT •
Melakukan pencatatan akuntansi.
•
Mengelola fungsi akuntansi dalam perusahaan.
•
Membuat laporan keuangan.
•
Memonitor sistem yang digunakan mulai dari software, hardware, data, network, prosedur di perusahaan.
•
Melakukan perawatan software, hardware, data, network dan prosedur di perusahaan.
123 Human Resource •
Mengawasi kinerja staff HRD dan memiliki wewenang dalam menilai hasil kinerja.
•
Memberikan pengelolaan SDM dan memotivasi kepada SDM yang ada agar mampu memberikan kinerja yang maksimal
•
Bertanggung jawab dalam mengurus gedung mulai dari listrik, air internet serta penggajian karyawan.
Mechanic •
Melakukan
kunjungan
ke
Customer
yang
mengalami masalah. •
Mengecek kesalahan yang terjadi pada produk.
•
Mengerjakan servis lapangan
•
Bertanggug jawab atas servis yang ditangani.
Finance •
Mengirimkan invoice kepada pelanggan.
•
Menagih pembayaran DP dari pelanggan.
•
Menagih perlunasan pembayaran dari pelanggan
•
Melaporkan penagihan dan pembayaran kepada bagian Finance & Bank Coresponden
•
Mengurus arus pembayaran ke customer dan principle.
124 Information Technology •
Memaintain IT dalam perusahaan
•
Memantau perkembangan teknologi informasi
•
Memelihara program dasar perusahaan
3.2.1.4 Relationship Business Activity to Stratrgic Goals Dalam
menjalankan
bisnisnya
PT
Traktor
Nusantara dipercaya sebagai pemasok dan distributor alat berat dan industrial di mancanegara untuk didistribusikan di Indonesia. Perusahaan
mempunyai sistem informasi
dalam kegiatan bisnis penjualan dan pembelian serta mempunyai website dalam pemasaran produk perusahaan. Untuk melakukan perluasan pasar, perusahaan tidak hanya sebatas di Jakarta, tetapi perusahaan juga mempunyai cabang pemasaran di seluruh Indonesia agar dapat menjangkau kebutuhan pelanggan. 3.2.1.4.1 Market Outlook & Competitive Strategy Target
utama
dari
PT.
Traktor
Nusantara adalah individu atau organisasi yang bergerak untuk keperluan Industri, Pertanian, Penggerak dan Energi serta Konstruksi Jalan yang membutuhkan alat berat untuk penunjang bisnis para pelanggannya. Untuk
dapat
memenangkan
pasar
dan
persaingan, perusahaan mempunyai beberapa
125 kelebihan
dibanding
pemasok
alat
berat
lainnya. Dalam menjalankan bisnisnya PT Traktor
Nusantara
bekerja
sama
dengan
pemasok pembuat alat berat dan di percaya sebagai
agen
tunggal
yang
mempunyai
kelebihan menjadi satu-satunya agen pabrik alat berat
tersebut
mendapatkan
di
Indonesia.
kepercayaan
Untuk
dari pelanggan,
perusahaan memberikan barang dengan garansi dan suku cadang resmi ke pelanggan. Pada pelayanan purna jual, perusahaan memberikan perbaikan,
pemeliharaan
dan
pelatihan
penggunaan produk.
3.2.1.4.2 Current Financial Status Summary Kondisi keuangan PT Traktor Nusantara meningkat pada tahun sebelumnya hal ini dapat dilihat dari pencapaian target perusahaan yang melebihi target. Hal ini disebabkan semakin meningkatnya
permintaan
pelanggan
akan
produk pembantu pembangunan serta loyalitas pelanggan terhadap perusahaan didukung dari kualitas produk perusahaan.
126 3.2.1.5 Diagram Swimlane Gambar
3.8
menjelaskan
mengenai
hubungan dari stakeholder (pemangku kepentingan) dengan
proses
bisnis
yang
terjadi
sebagai
pengambilan keputusan seperti tahap perencanaan dan tahap seleksi.
127 Stakeholder
Tahap Perencenaan
Tahap Seleksi
Board of Commisioneer Menyetujui surat pesanan
Finance and Administration
Memeriksa anggaran keuangan
Estimasi pengeluaran dan pemasukan
Board of Director
Menerima surat pesanan
Memeriksa kelengkapan surat pesanan
Mempersiapkan proses operasional
Marketing and Sales
Menyiapkan Strategi Penjualan & pembelian
Product Support
Memeriksa sisa stok
Mempersiapkan update stok
Gambar 3.8 Swim lane Diagram Penjelasan Swim Lane Process Diagram dari Gambar 3.8 diatas adalah :
128 1.
Product Support mempersiapkan update stok untuk menentukan perencanaan penjualan dan pembelian.
2.
Product Support memeriksa sisa stok yang akan di tambah dan dimasukan menjadi perencanaan penjualan.
3. Marketing and Sales akan menyiapkan strategi penjualan
dan
berdasarkan
pembelian
hasil
transaksi
setiap
tahunnya
yang
dilakukan
perusahaan per tahunnya. 4. BOD akan menerima surat pesanan dan memeriksa kelengkapan dari surat pesanan. 5. Finance anggaran
and
Administration akan memeriksa
keuangan
dan
melakukan
estimasi
pengeluaran dan pemasukan dari transaksi surat pesanan 6. BOC
melakukan persetujuan terhadap surat
pesanan 7. BOD akan menyiapkan proses operasional.
129
3.2.1.6 Business Process Diagram Teknik permodelan untuk menjelaskan apa masukan, kontrol, hasil dan mekanisme dalam sebuah langkah proses yang ditunjukan dengan Business Process Model. Berikut adalah gambar 3.9 mengenai Business Process Model dalam sistem berjalan
130
Gambar 3.9 Business Process Diagram
131 Berikut ini adalah penjelasan business process dari gambar 3.9
berdasarkan inputs, controls, outputs, dan
mechanisms: 1. Proses penjualan (A0) -
Input : pesanan pelanggan
-
Controls : menerima pesanan
-
Outputs : stock control, surat perjanjian jual beli, surat pesanan, laporan penjualan.
-
Mechanisms : Marketing and sales, BOD, finance administration.
2. Proses persediaan (A1) -
Input : stock control
-
Controls : mengelola barang, membuat data stock barang
-
Outputs : surat barang masuk, daftar barang alokasi, barang, surat permohonan pembelian, permohonan pengeluaran barang, packing list
-
Mechanisms : Marketing Support, Mechanic Officer
132 3. Proses pembelian (A2) -
Input : daftar barang alokasi, surat permohonan pembelian
-
Controls
:
melakukan
pembelian
barang,
melakukan pemindahan barang -
Outputs : form aplikasi pembelian, struk pembelian, purchase order, laporan pembelian
-
Mechanisms
:
Marketing
Support,
Mechanic
Officer, finance 4. Proses pengiriman (A3) -
Input : barang, packing list
-
Controls : melakukan pengiriman barang
-
Outputs : berita acara, surat permintaan teknisi
-
Mechanisms : Marketing, Marketing Support
5. Proses servis (A4) -
Input : Surat Jalan, Daftar Barang yang diperbaiki
-
Controls : Melakukan service
-
Outputs : Account Receivable
-
Mechanisms : Mechanic, Mechanic Officer
133 6. Proses pembayaran (A5) -
Input : berita acara, berita acara servis, sales order
-
Controls : menagih pembayaran pelanggan
-
Outputs : invoice DP, invoice pelunasan, AR
-
Mechanisms : finance.
3.2.2 Use Case Diagram and Narratives Use Case Diagram menggambarkan hubungan antara bagian dan interaksi dari proses bisnis awal sampai proses bisnis akhir. Berikut ini adalah gambar 3.10 yang menjelaskan hubungan aktor dan objek secara berurutan.
134
Gambar 3.10 Usecase Diagram Penjelasan aktor serta aktivitas – aktivitas dan karakterisasinya dari usulan Use Case yang telah dibuat pada gambar 3.10, akan di jabarkan selanjutnya.
135 Actor dan Use Case Narrative : 1. Bagian Marketing a. Purpose : 1. Memasukan data Customer. 2. Membuat Sales Order 3. Membuat Purchase Order b. Characterization : Bagian Marketing melakukan penawaran barang kepada client atau kandidat customer dengan cara quotation atau kunjungan langsung dan memasukan data Customer. setelah Customer setuju Bagian Marketing membuat Sales Order. Dan membuat Purcahse Order yang digunakan untuk pesanan produk kepada principle. 2. Marketing Support a. Purpose 1. Membuat data stok produk. 2. Membuat Berita Acara Serah Terima (BAST) b. Characteristic Membuat data stock spare part untuk dilaporkan ke bagian marketing. Dan membuat BAST pada saat menyerahkan
136 produk ke tangan Customer setelah prosen penjualan.
3.
Finacial a. Purpose 1. Membuat Bukti Pembayaran 2. Membuat Tagihan 3. Membuat Invoice 4. Membuat Account Receivable b. Characterization Bagian Financial membuat Bukti pembayaran saat Customer melakukan pembayaran juga membuatkan Tagihan serta Account Receivable jika custumer memilih billing plan secara kredit. Bagian Financial membuat invoive penjualan di akhir siklus penjualan.
4. Mechanic Officer a. Purpose 1. Membuat Work Order 2. Membuat Surat Jalan 3. Membuat PO Service b. Characterization Mechanic Officer menangani keluhan servis dari pelanggan. Dan membuatkan
137 Surat Jalan untuk bagian mechanic lalu mencetak PO servis berisikan isi dari masalah yang ada pada kerusakan unit. Selanjutnya Mechanic Officer membuatkan WO atau Work Order yang berisikan surat peritntah kerja dan diberikan kepada mechanic untuk melakukan servis kepada customer.
3.3
Data & Information 3.3.1
Object State Transition Diagram Berikut adalah gambar 3.11 yang menjelaskan State Transition Diagram menggunakan notasi dari UML untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup dari objek data secara spesifik :
138
Gambar 3.11 Object State Transition Diagram Penjelasan gambar diatas adalah proses bisnis perusahaan dimulai dari proses pemesanan yaitu proses penerimaan pesanan dari pelanggan, lalu akan dilakukan proses pengecekan barang, apabila barang tidak tersedia, akan terjadi proses pembelian barang, apabila barang tersedia/sudah tersedia, akan dilanjutkan
139 ke proses pengiriman barang, lalu terakhir dlakukan proses pembayaran dari pelanggan dan ke pemasok.
3.3.2
Logical Data Model Logical
data
model
semantik
dapat
dikembangkan
menggunakan metode struktur tradisional dan simbologi. Pada gambar 3.12 yang berupa Entity Relationship Diagram menjelaskan hubungan data dengan objek yang terjadi dalam proses bisnis yang berjalan pada PT. Traktor Nusantara.
Gambar 3.12 Logical Data Model
140
3.3.3
Activity Entity Matrix (CRUD) Activity/Entity Matriks digunakan untuk pemetaan dari entitas data terhadap aktifitas bisnis yang berjalan pada PT. Traktor Nusantara dan dipengaruhi oleh tipe dasar perubahan data yaitu create, read, update, delete Tabel 3.8 Clustering Matrix 1
141
Tabel 3.9 Clustering Matrix 2
142
143 3.4
System & Application System & Application menyediakan penjelasan bagaimana setiap sistem terhubung pada perusahaan.
3.4.1 Web Application Diagram Web application diagram dibuat berdasarkan analisa terhadap konten yang dapat dimanfaatkan pengguna pada website yang dimiliki perusahaan yaitu www.traknus.co.id. Beberapa konten yang dapat dimanfaatkan pengguna sekarang ini adalah sebagai berikut :
Gambar 3.13 Web Application Diagram
3.4.2 System Data Flow Diagram System Data Flow Diagram menampilkan proses dengan sistem yang melakukan pertukaran data dan bagaimana pertukaran itu terjadi. Berikut ini adalah gambar 3.14 yang menjelaskan arus data pada PT. Traktor Nusantara.
144
Gambar 3.14 System Data Flow Diagram
145 3.5
Technology & Infrastructure 3.5.1 Portfolio Application Setelah pemaparan sebelumnya, dapat memberikan gambaran aplikasi yang berjalan pada PT. Traktor Nusantara. Kami mendapatkan hasil portfolio berikut berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada perusahaan. Pada Gambar 3.15 merupakan hasil dari wawancara mengenai posisi aplikasi pada portfolio. Gambar 3.15 Portfolio Aplikasi
Menurut Gambar diatas dapat dikategorikan sebagai High Potential karena dapat dikatakan aplikasi keuangan untuk laporan keuangan tiap bulannya dan aplikasi website digunakan perusahaan sebagai profile perusahaan kepada masyarakat.
146 3.5.2 Network Connectivity Diagram PT. Traktor Nusantara menerapkan topologi star pada jaringan komputer mereka. Untuk fasilitas internet, perusahaan menggunakan jasa internet dari salah satu provider, lalu menggunakan router untuk membagi jaringan ke semua komputer yang terhubung dengan satu server. Berikut adalah gambar 3.16 dari Diagram konektivitas jaringan PT. Traktor Nusantara
Gambar 3.16 Network Connectivity Diagram
147 3.6
Security 3.6.1 ...................................................................................................... S ecurity & Privacy Plan Perencanaan sistem keamanan pada PT. Traktor Nusantara menjelaskan bagaimana program keamanan yang berlaku dihasilkan di seluruh perusahaan. Berikut Security and Privacy Descriptions pada PT. Traktor Nusantara yang mencakup empat dimensi keamanan: keamanan Fisik, Data, Personil dan Operasional. 1. Operational Security Guna menghindari resiko kerugian dalam kegiatan operasional perusahaan, PT. Traktor Nusantara menggunakan asuransi dalam
menjaga
keamanan
operasionalnya.
Perusahaan
menggunakan asuransi untuk menjamin keamanan barang dari kejadian yang tak terduga dalam pengiriman barang. 2. Personnel Security PT. Traktor Nusantara tidak memiliki akses privasi khusus bagi setiap kegiatan pekerjaannya, jadi setiap karyawan perusahaan kurang mendapatkan privasi. 3. Data Security Data merupakan elemen terpenting dalam proses bisnis perusahaan. Untuk menjaga keamanan data penting seperti data pelanggan, data pemasok, data stok barang, dan data keuangan, PT. Traktor Nusantara menggunakan antivirus yang dapat melindungi data dari kehilangan data. Data dalam bentuk
148 kertas akan disimpan tersusun rapih dalam lemari kabinet dan akan diperlukan sesuai keperluan dan oleh orang yang berkepentingan saja. 4. Physical Security PT. Traktor Nusantara mempekerjakan beberapa satpam dalam menjaga inventory barang dan juga untuk menjaga keamanan fasilitas fisik lainnya
termasuk pengamanan pintu masuk
gudang dengan menggunakan kunci pengaman (pintu baja, gembok).
Tabel 3.10 Technology Forecast Technology Forecast Short Term
Mid Term
Long Term
(12 Months)
(12-24 Months)
(2-3 Years Away)
Operating Systems
Microsoft XP Service Pack 3
Mulai mengikuti perkembangan OS Microsoft Windows 7 Professional
Mengikuti perkembangan OS Microsoft Windows 7 Professional
Office Automaticion Suite
Microsost Office (word,excel, power point, outlook, visio, access) 2007
Microsost Office (word,excel, power point, outlook, visio, access) 2007
Menggunakan software Microsost Office (word,excel, power point, outlook, visio, access) 2010
Mengganti bagian yang rusak dan melakukan Update Driver Hardware
Mengganti bagian yang rusak dan melakukan Update Driver Hardware
Forecast area
Desktop PCs
Processor Pentium Dual Core 1,96GHZ, Ram 2014 Mb, Vga Internal 256Mb, Dvd-Rw Samsung, Hardisk Seagate 380 Gb
149
Desktop Monitor
LCD monitor 18” inch
Antivirus
Karspersky Internet Security
Upgrade Versi terbaru
Upgrade Versi terbaru
Connection
Menggunakan koneksi LAN di dalam perusahaan
Menggunakan koneksi WAN untuk menghubungan area yang lebih luas
Masih menggunakan koneksi WAN dan mulai menggunakan ERP
3.7
HP LCD monitor HP 18” LCD monitor HP 18” inch inch
Workforce Plan PT. Traktor Nusantara adalah perusahaan yang berjalan di bidang distributor dan menyediakan gambaran perencanaan tenaga kerja dalam menjalankan bisnis yang ada di dalam perusahaan. Di dalam workforce plan
terdiri
dari
strategi
strategi
untuk
memperkejakan
dan
pengembangan untuk tenaga profesional untuk eksekutif, manajemen, dan tingkat karyawan dalam perusahaan. Beberapa strategi yang direncanakan pada tingkat manajemen yaitu : 1. Mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan. 3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan operasional perusahaan. Beberapa strategi yang harus ditingkatkan pada level karyawan yaitu sebagai berikut: 1. Meningkatkan kedisiplinan karyawan didalam perusahaan. 2. Meningkatkan kemampuan komunikasi karyawan dalam memasarkan produk-produk perusahaan.
150 3. Memberikan penghargaan kepada karyawan yang sudah lama berkerja kepada perusahaan (5 tahun mendapatkan bantuan kredit kendaraan, 10 tahun mendapatkan asuransi atau modal usaha, 15 tahun mendapatkan bantuan kredit kepemilikan rumah).
Gambar 3.17 Organization Chart
151 Tabel 3.11 Fungsi Bisnis No Fungsi Area 1.
Fungsi Bisnis
Board Of Pengambilan Commission keputusan
Strategi perusahaan
2.
Board Director
Of Evaluasi perusahaan
Proses Bisnis
Subjek Data
BOC akan mengambil keputusan berdasarkan laporan-laporan yang diterimanya serta pada saat proses otorisasi surat pesanan.
-
Laporan pembelian
-
Laporan penjualan
-
Laporan pembelian
-
Laporan penjualan
-
Perencanaan
-
Laporan pembelian
-
Laporan penjualan
-
Produk
-
Principle
-
BAST
-
Barang
-
BAST
-
Customer
-
Barang
-
Packing list
-
Pelanggan
-
Berita acara
-
Barang
BOC akan menentukan arahan, strategi, dan target perusahaan untuk masa yang akan datang berdasarkan laporan kinerja perusahaan. BOD akan melakukan evaluasi terhadap kinerja perusahaan berdasarkan laporanlaporan yang diterimanya. Bagian Marketing Support akan membuat surat barang masuk ketika mendapat barang dari Principle Bagian Marketing Support akan membuat surat BAST sebagai surat untuk pengiriman barang ke Customer.
Pengiriman Barang
Permintaan
Bagian Marketing Support akan mengirimkan barang berdasarkan surat packing list serta membuat berita acara sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dan terpasang di pelanggan Bagian Product Specialist akan
152 teknisi
Permintaan pembelian
membuat surat permintaan teknisi apabila barang yang dikirim membutuhkan pemasangan atau pelatihan Bagian collective akan membuat surat daftar barang alokasi untuk meminta pembelian
Bagian purchasing akan membuat surat form aplikasi pembelian untuk meminta persetujuan pembelian barang Pembelian barang
Retur pembelian
Bagian purchasing akan membeli barang ke Principle dengan membuat surat purchase order berdasarkan form aplikasi pembelian serta membuat laporan pembelian berdasarkan purchase order kepada direktur. Bagian warehouse akan membuat surat permohonan retur pembelian apabila barang yang diterima dari Principle mengalami kerusakan atau kesalahan barang
Apabila terdapat kesalahan atau kerusakan barang, bagian Purchasing akan membuat surat retur ke supllier
-
Teknisi
-
Surat permintaan teknisi
-
Packing list
-
Barang
-
Stock control
-
Daftar barang alokasi
-
Barang
-
Form aplikasi pembelian
-
Daftar barang alokasi
-
Barang
-
purchase order
-
Form aplikasi pembelian
-
Principle
-
Laporan pembelian
-
Barang
-
Principle
-
Surat permohonan retur pembelian
-
Surat barang masuk
-
Barang
-
Principle
-
Surat retur
-
Surat permohonan
153 retur pembelian
3.
Human Resource
Registrasi barang
Bagian registrasi akan melakukan proses registrasi barang import dengan proses registrasi API, ISO, dan depkes
Pengelolaan SDM
Memberikan pelatihan kepada karyawan baru mengenai standart prosedur operasional perusahaan Melakukan perekrutan karyawan baru apabila perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru
4.
5.
IT
Pemberian peraturan
Memberikan standart peraturan kinerja didalam perusahaan kepada semua karyawan
Penggajian
Memberikan penggajian dan bonus kepada karyawan berdasarkan kinerja dan jabatan
Pemeliharaan SI/TI
Bagian MIS/IT menjaga fungsi SI/TI berjalan dengan baik
Perencanaan SI/TI
Bagian MIS/IT membuat perencanaan SI/TI perusahaan untuk ke depannya
Finance and Penagihan Administration
Bagian Finance menagih pembayaran DP dan pembayaran lunas kepada pelanggan berdasarkan surat pesanan
-
Barang
-
Registrasi
-
Karyawan
-
Pelatihan
-
Karyawan
-
Surat lamaran
-
Karyawan
-
Peraturan
-
Karyawan
-
Gaji
-
SI/TI
-
Perencanaan
-
SI/TI
-
Perencaanaan
-
Invoice DP
-
Invoice pelunasan
-
Surat pesanan
-
Pelanggan
154 Pembayaran
Perpajakan
6.
Marketing and Penjualan Sales
Bagian finance and bank corresponden akan melakukan pembayaran kepada Principle berdasarkan invoice dari Principle dan rangkap purchase orde.
Bagian tax akan menghitung semua pajak dari proses penjualan dan pembelian yang dilakukan perusahaan
Bagian product specialist akan menawarkan produk dan menerima pesanan pelanggan kemudian memasukkannya didalam surat pesanan Bagian MIS/IT akan menginput surat pesanan ke dalam sistem dan membuat laporan penjualan
Perjanjian jual Bagian marketing communication akan beli membuat surat perjanjian jual beli berdasarkan surat pesanan apabila pelanggan memintanya Perluasan pangsa pasar
Mengadakan komunikasi dengan bagian dari cabang perusahaan untuk proses pemasaran produk dan
-
Purchase order
-
Principle
-
Invoice DP
-
Invoice pelunasan
-
Pajak
-
Barang
-
Purchase order
-
Barang
-
Pelanggan
-
Surat pesanan
-
Surat pesanan
-
Laporan penjualan
-
Barang
-
Surat pesanan
-
Surat perjanjian jual beli
-
Pelanggan
-
Cabang
-
Pelanggan
-
Perencanaan
155 perencanaan membuka cabang baru. Promosi
Pelayanan konsumen
Perusahaan menyiapkan semua kebutuhan promosi seperti poster, brosur serta perusahaan mengikuti seminar dan simposium dari pelanggan. Melayani keluhan, saran dan kritik yang diberikan oleh pelanggan.
-
Seminar
-
Barang
-
Pelanggan
-
Garansi
-
Barang
-
Pelanggan
