BAB 3 ANALISIS STRATEGI BISNIS DAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Latar Belakang 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan Pada tahun 1980 PT. SINAR DAKU berdiri di Jl.Dr Latumenten Gg. Hasbilan III no. 11, Jakarta Barat, dengan memproduksi selang benang yang bermerk Cobra Mas. Lokasi ini menjadi pabrik selang benang dan kantor pusat perusahaan PT. SINAR DAKU. Pada tahun 1991 PT. SINAR DAKU menambah jenis produknya yaitu produksi selang benang. Seiring perkembangan perusahaan, maka PT. SINAR DAKU memperluas areal produknya dengan membeli area pabrik di Jl. Manis V no. 9 di wilayah Tangerang. Sehingga pabrik selang benang yang berada di Jl. Latumenten Gg. Hasbilan III no. 11 pindah ke Jl. Manis V no. 9 dan di Jl. Latumenten Gg. Hasbilan III no. 11 hanya menjadi kantor pusatnya saja. Pada tahun 1998 mulai memperluas lokasi pabrik dengan membeli area pabrik yang berlokasi di Jl, Manis IV no. 14 Tangerang sampai sekarang yang bersebalahan dengan areal pabrik yang ada di Jln. Manis V. Lokasi ini menjadi pabrik yang memproduksi pintu PVC lebaran dan aksesorisnya. Sehingga di Jl. Manis IV no. 14 disebut pabrik SD I (Sinar Daku I) yang memproduksi selang benang dan di Jl. Manis V no. 9 43
44
disebut pabrik SD II (Sinar Daku II) yang memproduksi pintu PVC lembaran. PT. SINAR DAKU merupakan perusahaan pintu PVC lembaran pertama di Indonesia sehingga pada awalnya penjualan pintu PVC ini belum memiliki saingan. Karena pemasaran yang baik maka perusahaan ini mampu menangani produksi pintu dengan jumlah pemesanan yang banyak.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1
Visi Perusahaan •
Menjadi perusahaan yang menguasai pangsa pasar di seluruh Indonesia.
•
Menjadi Perusahaan yang mempunyai tanggung jawab sosial dan bersahabat dengan lingkungan.
3.1.2.2
Misi Perusahaan •
Meningkatkan kapasitas produksi secara periodik dan berkesinambungan.
•
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan kesejahteraan karyawan.
•
Meningkatkan rasa solidaritas dan persaudaraan diantara karyawan.
45
3.1.3
Organisasi Perusahaan 3.1.3.1
Struktur Ogranisasi
46
3.1.3.2
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1.
Presiden Direktur
Tugas dan tanggung jawab •
Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan yang akan dicapai.
•
Bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang sudah diambil.
•
Menganalisa dan menilai rencana kerja yang telah diusulkan oleh tiap bagian yang ada pada perusahaan.
2.
Wakil Direktur
Tugas dan tanggung jawab •
Melakukan monitoring segala aktivitas personal yang ada pada perusahaan.
•
Bertanggung jawab terhadap tatanan kerja dari tiap bagian yang ada di perusahaan, dan kemudian melaporkan hasilnya kepada presiden direktur.
•
Dapat mewakili tugas dan tanggung jawab dari presiden direktur,
jika
sewaktu-waktu
presiden
direktur
berhalangan. 3.
Kepala Bagian Penjualan
Tugas dan tanggung jawab •
Bertanggung jawab terhadap kegiatan pemasaran sehingga dapat mencapai hasil yang optimal bagi perusahaan.
47
•
Membuat
target
penjualan
dan
menyusun
strategi
pemasaran • 4.
Melakukan analisis pasar yang akan datang. Staff Bagian Penjualan
Tugas dan tanggung jawab •
Mencari customer baru dan membuat daftar customer.
•
Melayani customer yang akan membeli.
5.
Kepala Bagian Operasional
Tugas dan tanggung jawab •
Melaksanakan tugas administrasi perusahaan.
•
Bertanggung
jawab
mengawasi
perencanaan
dan
bukti-bukti
yang
pengendalian operasional perusahaan. 6.
Kepala Bagian Keuangan
Tugas dan tanggung jawab •
Memeriksa
bukti-bukti
berhubungan
transaksi,
dengan
pengeluaran,
pemasukkan,
penerimaan dari kas bank. •
Menganalisa laporan keuangan berdasarkan pencatatan yang ada.
•
Bertanggung jawab atas kebenaran dari laporan keuangan yang dibuat dan melaporkannya pada direktur secara periodik.
•
Bertanggung
jawab
jika
terjadi
perhitungan atas laporan yang dibuat.
kesalahan
dalam
48
7.
Staff Bagian Keuangan
Tugas dan tanggung jawab •
Membuat
laporan
keuangan
berdasarkan
transaksi-
transaksi yang terjadi. • 8.
Mencatat bukti-bukti transaksi yang ada. Kepala Bagian Pembelian
Tugas dan tanggung jawab •
Bertanggung jawab terhadap bahan baku yang akan dibeli.
•
Mengontrol barang-barang yang akan dibeli.
9.
Staff Bagian Pembelian
Tugas dan tanggung jawab •
Mencari dan membeli barang-barang yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan yang ada.
• 10.
Membuat laporan terhadap barang-barang yang dibeli. Kepala Pabrik
Tugas dan tanggung jawab •
Mengawasi dan bertanggung jawab atas semua aktivitas yang dilakukan di dalam pabrik.
•
Bertanggung jawab terhadap barang yang ada di pabrik.
•
Mengawasi keluar masuknya barang dari pabrik
11.
Kepala Bagian Komputer
Tugas dan tanggung jawab •
Memeriksa kinerja dari sistem yang digunakan oleh perusahaan.
49
•
Memperbaiki jika terjadi suatu kesalahan dalam sistem yang ada dalam perusahaan, serta memelihara sistem tersebut.
•
Membuat sistem yang mudah dipahami dan dimengerti oleh para Karyawan.
•
Bertanggung jawab terhadap peralatan-peralatan IT yang ada di dalam perusahaan.
12.
Staff Bagian Komputer
Tugas dan tanggung jawab •
Membantu memperbaiki jika terjadi suatu kesalahan dalam sistem yang ada dalam perusahaan.
•
Mempunyai tanggung jawab terhadap perlatan-peralatan IT yang ada dalam perusahaan.
13.
Kepala Bagian Personalia
Tugas dan tanggung jawab •
Mengawasi kinerja dari para karyawan
•
Bertanggung jawab terhadap efektivitas dan efisiensi dalam bekerja.
•
Mengatur tugas dan waktu dari para karyawan serta memberikan pelatihan kepada karyawan.
14.
Bendahara
Tugas dan tanggung jawab
50
•
Mempelajari standar, pedoman , dan prosedur kerja serta peraturan perundangan yang berkaitan dengan tugas kebendaharaan.
•
Menjaga kerahasiaan atas pembukuan dan dokumen keuangan pada perusahaan.
•
Bertanggung jawab atas seluruh ketelitian dan kebenaran pembukuan keuangan yang dikelola.
15.
Kepala Bagian Umum
Tugas dan tanggung jawab •
Bertanggung jawab menyelenggarakan bidang tata usaha dan kepegawaian.
• 16.
Mengkoordinasikan kegiatan administrasi perusahaan. Staff Bagian Umum
Tugas dan tanggung jawab •
Melaksakan tugas dari Kepala Bagian Umum
•
Membantu
Kepala
Bagian
umum
dalam
mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan adminsitrasi dan kepegawaian.
17.
Kepala Bagian Pengiriman
Tugas dan tanggung jawab •
Membuat
surat
jalan terhadap barang
yang
akan
dikirimkan. •
Bertanggung jawab terhadap barang yang akan dikirimkan.
51
•
Mengawasi dan mengontrol barang-barang yang akan dikirimkan, agar dapat sampai di tempat tujuan.
18.
Kepala Bagian Produksi
Tugas dan tanggung jawab •
Bertanggung
jawab
terhadap
barang-barang
yang
pengkoordinasian
dan
diproduksi. •
Bertanggung
jawab
atas
pengawasan atas pelaksanaan produksi. •
Membuat laporan secara periodik akan beberapa barang yang telah diproduksi, baik barang yang rusak ataupun tidak.
19.
Staff Produksi
Tugas dan tanggung jawab •
Memproduksi barang sesuai dengan permintaan dari perusahaan.
•
Membuat
laporan
harian
terhadap
kegiatan
yang
dilakukan. •
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Kepala Bagian Produksi.
20.
Kepala Bagian Gudang
Tugas dan tanggung jawab •
Menyiapkan barang sesuai dengan yang ada di faktur pembelian.
•
Mengecek jumlah barang yang masih ada di gudang.
52
•
Bertanggung jawab terhadap keluar dan masukknya barang.
•
Membuat catatan administrasi dan laporan periodik terhadap barang yang diterima dan dikeluarkan dari gudang.
21.
Bagian Bahan Baku
Tugas dan tanggung jawab •
Bertanggung jawab terhadap bahan baku yang dibutuhkan.
•
Melakukan permintaan untuk pembelian bahan baku, jika bahan baku sudah akan habis.
•
Membuat laporan akan bahan baku yang dibutuhkan dan jumlah bahan baku yang akan digunakan.
22.
Quality Control (QC)
Tugas dan tanggung jawab •
Bertanggung jawab mengontrol jumlah barang yang ada di gudang.
•
Bertanggung jawab untuk mengontrol barang yang akan keluar ataupun masuk.
•
Mengontrol kondisi barang yang ada didalam gudang.
3.1.4 Strategi Perusahaan Untuk meningkatkan pencapaian tujuan perusahaan, maka PT. Sinar Daku menetapkan beberapa kebijakan dan strategi, antara lain : 1. Strategi Pemasaran
53
Strategi pemasaran yang diterapkan adalah dengan adanya kerjasama kemitraan dengan kontraktor apartemen – apartemen dan perumahan yang baru akan dibangun atau dalam proses pembangunan. Di mana apartemen atau perumahan yang sedang membutuhkan pintu plastik dalam tahap penyelesaiannya dapat mempunyai jalinan kerjasama dengan PT. Sinar Daku.
2. Strategi Produksi Strategi produksi berhubungan dengan pengecekan dan pemonitoran kualitas produk yang telah dihasilkan oleh pabrik perusahaan, dan hal – hal yang dilakukan PT. Sinar Daku yaitu : a. Adanya teknologi daur ulang, merupakan teknologi yang diterapkan PT. Sinar Daku dari barang produksi yang BS atau rejected, baik dari pelanggan maupun tidak lulus saat pengecekan oleh Quality Control. Untuk barang produk tersebut, maka tidak akan menjadi mubazir begitu saja, hal tersebut dimanfaatkan PT.
Sinar
Daku
untuk
didaur
ulang
untuk
meminimalisasikan global warming dan kerugian yang akan dihasilkan bahan plastik tersebut. b. Adanya
divisi
Quality
Control,
yang
bertugas
memonitor apakah kualitas yang dihasilkan pabrik
54
perusahaan tetap terjaga atau tidak. Karena PT. Sinar Daku mengutamakan dan telah menjamin kualitas barang produksi hasil perusahaannya.
3.2
Analisis Lingkungan Internal Bisnis 3.2.1 Value Chain
55
Infrastruktur Perusahaan
Manajemen umum, perencanaan strategi, keuangan, pajak, akuntansi, administrasi perusahaan.
Manajemen Sumber Daya Manusia Perekrutan, pelatihan, pengembangan kemampuan karyawan,evaluasi kinerja. Pengembangan Teknologi
Microsoft Windows 2003 Server, Windows XP Professional, Microsoft Visual Foxpro
Pembelian Pembelian produk kepada supplier, pembelian perlengkapan logistik.
M Logistik ke dalam •
Hubungan dengan supplier Pengadaan sumber daya
•
Operasi •
Proses pengolaha n bahan baku menjadi suatu produk, dengan perpindah an sumber daya dan informasi
Logistik ke luar •
•
Hubungan dengan pelanggan Pengirima n produk kepada pelanggan
Pemasaran & Penjualan •
Memberik an detail informasi produk, seperti kualitas dan keunggula nnya
Pelayanan •
•
Menjalin komunika si yang baik dengan pelanggan Menjaga kualitas dari produk perusahaa n untuk memuask an pelanggan
A R J I N
Gambar 3.2 Value Chain 1. Aktivitas Primer : a. Logistik ke dalam : Aktivitas logistik ke dalam yang di ada pada perusahaan adalah hubungan dengan supplier dan pengadaan sumber dayanya. Di mana PT.
56
Sinar Daku tidak terpaku pada beberapa supplier saja. PT. Sinar Daku mempunyai banyak alternatif supplier, sehingga bahan baku operasi yang dibeli dari supplier, akan dipilih yang paling murah dan kualitas yang terjamin dibanding yang lain. Hal yang perlu ditingkatkan adalah adanya campur tangan supplier dalam pengadaan bahan baku atau sumber daya yang berkaitan dengan proses produksi. b. Operasi : Terdapat aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan penambahan nilai pada suatu proses perubahan atau transformasi dari bahan baku menjadi barang jadi yang layak jual (produksi). Sejauh ini operasi dari PT. Sinar Daku dapat dikategorikan baik. Karena adanya divisi Quality Control. Hal yang dapat ditingkatkan adalah sumber daya manusia yang terlibat. Karena fokus pencarian SDM pada PT. Sinar Daku masih terpaku pada tenaga kerja murah. Sehingga, SDM yang terlibat dalam proses operasi (produksi) tidak lepas dari presentase human error yang terjadi. c. Logistik ke luar : Aktivitas logistik ke luar yang ada pada PT. Sinar Daku adalah hubungannya dengan pelanggan (distributor) dan pengiriman produk yang telah dipesan pelanggan. Sejauh ini, masalah yang dihadapi oleh PT. Sinar Daku adalah kesulitan dalam memperkirakan muatan truk pengiriman, karena kurangnya informasi yang berkaitan. Maka, hal yang dapat dilakukan adalah adanya pendataan truk pengiriman dan pengkategorian jenis muatan, karena selama ini jenis muatan yang masuk ke truk pengiriman terdapat berbagai
57
jenis. Contoh yang terjadi adalah saat muatan truk A dengan maksimal muatan berjumlah 100 unit pintu (standard), sedangkan order adalah 97 pintu dengan 20 selang. Maka, Surat Pemesanan diubah secara manual menjadi 85 pintu dan 20 selang. Hal ini terkadan menimbulkan ketidakpuasan pelanggan. d. Pemasaran & penjualan : Merupakan kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan jenis produk dari perusahaan kepada konsumennya dengan cara mengiklankan produknya , membagikan brosur kepada pembeli, serta menyelenggarakan pameran. Dengan menggunakan pemasaran, perusahaan akan menciptakan suatu sistem dari kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan, sehinggan konsumen mendapatkan kebutuhan , keinginan , serta kepuasan yang berdasarkan kualitas serta keunggulan barang produksi yang ditawarkan perusahaan. Sejauh ini, hal yang menjadi masalah adalah kurangnya pemasaran lewat internet dalam bentuk web. e. Pelayanan : Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan terhadap pelanggan. Pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan serta menjaga loyalitas pelanggan terhadap PT. Sinar Daku. Sejauh ini, hal – hal yang dilakukan berkaitan dengan hal pelayanan adalah pengiriman yang tepat waktu, kualitas produk yang baik, penerimaan pemesanan via-telepon yang sopan, dan sebagainya. Belum ada divisi khusus ato program yang menangani feedback dari pelanggan, seperti : CRM.
58
Aktivitas
Tindakan yang harus
Support
dilakukan
System
Jenis Masalah
- komunikasi secara manual saat pembelian bahan baku dari supplier terjadi jika stock bahan baku sudah ROP. Di satu sisi
- mengubah koneksi
jadwal update data
perusahaan agar dapat
masih lama,
terupdate dan terhubung
sedangkan stock
antara kantor pusat dengan
Logistik
sudah ROP, maka
pabrik secara real-time dan
Aplikasi
ke dalam
pabrik (SD1 dan
otomatis. Serta membuat
Produksi
SD2) harus
jalur update alternatif, jika
komunikasi secara
koneksi masih terputus
manual lewat fax atau juga. (misalnya : telepon. Karena,
sinkronisasi)
kantor pusat juga biasanya akan melakukan pembelian, jika adanya update data dari pabrik yang
59
terlihat pada database. - pencatatan produksi dan inventory yang
- pengembangan aplikasi
masih semi-otomatis
secara optimal disertai
dan tenaga kerja
kriteria karyawan yang
murah dengan
baik, sehingga tidak lagi
kualitas yang kurang
ada unsur manual dan
baik menyebabkan
meminimalkan human
sering terjadinya
error
Aplikasi Operasi
Produksi
human error - penyesuaian
- memasukkan data truk ke
pemesanan (order
dalam sistem dan
Logistik
cutting) dikarenakan
pengkategorian muatan
Aplikasi
ke luar
kurangnya informasi
produk yang dapat
Penjualan
mengenai muatan
diangkut oleh truk
truk pengiriman
pengiriman
- kesulitan - membuat sebuah website memberikan Pemasaran
yang didalamnya terdapat informasi – informasi
dan
informasi mengenai
*Website
mengenai produk Penjualan
perusahaan dan produk – baru dan promosi produk unggulannya. promosi
Pelayanan
- marketing yang
- menjalin komunikasi
*CRM
60
masih seluruhnya
yang baik dengan
campur tangan
pelanggan, sehingga
manusia (belum ada
loyalitas pelanggan tetap
bantuan teknologi)
terjaga dan tidak berpindah
cukup kesulitan
ke pesaing lainnya dan
berkomunikasi
mengetahui apa sebenarnya
dengan pelanggan, di
kualitas pelayanan di mata
satu sisi alat – alat
pelanggan.
teknologi beserta feature-nya yang dapat membuat komunikasi lebih mudah. (cth : menerima feedback) Tabel 3.1 Analisis Value Chain 2. Aktivitas pendukung a. Pembelian Pembelian yang dilakukan perusahaan adalah untuk mendukung aktivitas primer mencakup aktivitas pembelian bahan baku kepada supplier dan pembelian kebutuhan operasional perusahaan. b. Pengembangan Teknologi Pengembangan
teknologi
yang
dilakukan
perusahaan
adalah
menggunakan Microsoft Windows 2003 Server Advanced Edition, Windows
61
XP Professional, Microsoft Visual Foxpro untuk mendukung kinerja pada perusahaan dan pendukung sistem pada perusahaan. c. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan oleh perusahaan adalah melakukan evaluasi terhadap kinerja setiap karyawan, mengadakan tes dan wawancara untuk meningkatkan kemampuan karyawan serta menjaga kualitas pelayanan karyawan dan terus memantau kinerja karyawan perusahaan. d. Infrastruktur Perusahaan Infrastruktur pada PT. Sinar Daku meliputi aktivitas-aktivitas manajemen umum perusahaan, perencanaan, keuangan, pajak, akuntansi, administrasi perusahaan.
Jenis
Aktivitas
Support System
Pembelian bahan baku atau Pembelian
kebutuhan kantor dan
*SCM
operasionalnya dari para supplier Mendukung kinerja pada Pengembangan
Microsoft Visual perusahaan dan mendukung sistem
Teknologi
Foxpro pada perusahaan
Manajemen
Meningkatkan
dan
menjaga -
SDM
kualitas karyawan
Infrastruktur
Meningkatkan
Perusahaan
perusahaan secara sistematis dan dan infrastruktur IT
kinerja
internal Struktur organisasi
62
terstruktur Tabel 3.2 Aktivitas Pendukung 3.3
Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis 3.3.1 Analisa PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi) •
Politik Faktor politik dalam negri lebih banyak berpengaruh daripada politik luar negri. Kebijakan-kebijakan baru yang datang dari pemerintahan yang baru akan memberikan peluang bagi perusahaan. Menurut kami politik dapat menimbulkan pengaruh positif dan negatif bagi perusahaan. Kebijakan yang berpengaruh positif bagi perusahaan seperti kebijakan menggunakan Software akuntansi terpadu agar tidak melanggar undang-undang perpajakan serta kebijakan penggunaan barang lokal bagi pelanggan. Kebijakkan yang berpengaruh negatif bagi perusahaan seperti halnya kebijakan bea cukai. Bila pajak bea cukai tinggi, maka akan mempengaruhi harga jual di Negara tersebut dan biasanya harganya menjadi sangat tinggi dan yang akan menjadi korban adalah pelanggan.
•
Ekonomi Kondisi mikro ekonomi yang sedang tertekan dengan krisis global yang menyebabkan daya beli masyarakat dan harga pada PT. Sinar Daku naik-turun.
•
Sosial Trend go-green yang banyak dipahami masyarakat pada umumnya. Sehingga, masyarakat enggan membeli produk – produk plastik. Padahal,
63
produk PT. Sinar Daku tergolong ramah lingkungan karena bahannya yang dapat didaur ulang kembali, sehingga tergolong ramah lingkungan dan sisa – sisa produksi atau limbahnya yang sedikit dan dapat didaur ulang kembali. Dalam kasus seperti ini, masyarakat masih kurang mengenal detail kelebihan produk PT. Sinar Daku. •
Teknologi PT. Sinar Daku telah menerapkan sistem berbasis komputer yang telah dibuat sendiri oleh divisi IT perusahaan. Program yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic Foxpro dengan bahasa VB. net. Alasan digunakan program built-in sendiri adalah untuk menciptakan suatu sistem yang sulit untuk ditiru oleh pesaing – pesaing lainnya.
Hasil dari analisis tersebut dapat disimpulkan seperti dibawah ini :
Faktor
Ancaman / Peluang
Solusi
Peranan IS/IT
Divisi FAM (Finance & Accounting) mengenakan pajak 10% Politik
Undang-undang perpajakan
pada setiap penjualan
Ms. Excel
produknya serta PPH (Pajak Penghasilan) pada seluruh karyawan. Daya beli masyarakat yang naik- Meningkatkan kualitas
Penggunaan
turun terkandung dari kondisi mikro dan pelayanan sesuai
internet untuk
Ekonomi
64
ekonomi.
dengan harga yang
terus
telah ada, agar
memantau
pelanggan tidak merasa
kondisi
rugi dan puas terhadap
ekonomi
harga dan produk yang
negara.
telah dibeli. Pemasaran dan promosi Belum terlihat megenai produk –
peranan IS/IT
Produk PT. Sinar Daku tergolong produk perusahaan agar karena Sosial
ramah lingkungan karena bahannya pelanggan lebih
promosi yang
yang dapat didaur ulang kembali, mengenal kebaikan dari dilakukan produk. Menggunakan
Microsoft
masih manual.
Visual Memperbaharui Aplikasi –
Teknolog
Basic Foxpro untuk menciptakan teknologi aplikasi yang
i
suatu sistem yang sulit ditiru oleh sedang digunakan dan
aplikasi perusahaan pesaing-pesaingnya.
terus mengevaluasinya.
Tabel 3.3 Tabel Analisa PEST
3.3.2 Analisa Lima Daya Porter
65
Pendatang baru : ‐
PT. Trimas Jaya PT. WingOn Sejati
‐
Pemasok : ‐ ‐
Pesaing utama :
PT. Eastern Polymer PT. Yanshen Adi Jaya
‐
Pelanggan :
PT. Maspion Group
‐ ‐
Pedagang Eceran Distributor
Produk pengganti : ‐
Pintu Alumunium Pintu Kayu
‐
Gambar 3.3 Analisis Lima Daya Porter Hasil dari analisis tersebut dapat dijelaskan seperti dibawah ini :
•
Pembeli Yang menjadi pelanggan atau pembeli utama pada PT. Sinar Daku adalah konsumen pribadi, kontraktor apartemen, dan toko – toko eceran. Yang menjadi kenggulan bagi PT. Sinar Daku terhadap para pesaingnya adalah banyaknya koneksi dan kerjasama dengan para kontraktor
apartemen
atau
perumahan
yang
baru
dibangun.
66
Keunggulan ini tidak dimiliki para pesaing lainnya. Apalagi PT. Sinar Daku telah dikenal dengan produk yang ramah lingkungan dan dapat didaur ulang, sehingga banyak pembeli atau pelanggan yang nyaman menggunakan produk perusahaan ini. Dalam hal ini, PT. Sinar Daku harus dapat menjaga loyalitas para pembeli atau pelanggan yang sudah lama bekerja sama dengannya.
•
Pemasok PT. Sinar Daku ternyata mempunyai banyak sekali supplier. Sehingga, kekuatan daya tawar-menawar dari supplier tidak terlalu kuat. PT. Sinar Daku mempunyai banyak pilihan atas penyedia bahan bakunya. PT. Sinar Daku membutuhkan suatu jaringan komunikasi yang baik dengan supplier, supaya faktor – faktor negatif, seperti keterlambatan
dan
kesalahan
pembelian
bahan
baku
dapat
diminimalisasikan, sehingga proses bisnis terutama proses produksi perusahaan tidak terganggu akibat hal tersebut. Meskipun PT. Sinar Daku mempunyai banyak sekali supplier, tetap saja ada beberapa supplier utama yang telah bekerja sama cukup lama dengan PT. Sinar Daku.
•
Pesaing Utama Yang selama ini menjadi pesaing utama bagi PT. Sinar Daku antara lain adalah PT. Maspion Group. Dampak dari persaingan dengan perusahaan lain yang bergerak di bidang usaha sejenis akan
67
mempengaruhi sedikit banyak akan kemajuan dan kelancaran usaha yang dijalankan. Oleh karena itu PT. Sinar Daku berusaha untuk menciptakan strategi bisnis agar dapat terus bersaing dan akhirnya dapat memenangkan persaingan tersebut. Pada era globalisasi saat ini , Teknologi akan menjadi faktor penentu dalam mendukung perusaahan untuk memenangkan persaingan.
•
Ancaman Pendatang Baru Perusahaan yang dapat dikatakan menjadi pendatang baru adalah PT. Trimas Jaya dan PT. WingOn Sejati Makmur. Para pendatang baru dapat dikatakan tidak begitu memberikan ancaman yang besar bagi perusahaan. Karena PT. Sinar Daku sudah memiliki banyak pengalaman di dunia bisnis dan telah terlebih dahulu hadir serta dikenal oleh masyarakat Indonesia. Tetapi PT. Sinar Daku harus terus meningkatkan kinerja serta pemasaran yang dilakukan, dan memperhatikan perkembangan para pendatang baru ini. Karena dalam beberapa tahun mendatang bisa saja para pendatang baru tersebut akan memberikan ancaman yang cukup serius bagi perusahaan.
•
Produk Pengganti Yang menjadi produk pengganti dari produk yang dihasilkan PT. Sinar Daku adalah pintu jenis lain yang terbuat dari besi alumunium atau kayu. Namun, ancaman dari produk pengganti ini tidak terlalu besar. Pintu besi alumunium kurang menjadi sorotan karena sulit
68
dalam merawatnya. Meskipun kuat, apalagi harganya yang relatif mahal. Kalau pintu kayu, harus disesuaikan dengan mode rumah dan belum lagi adanya ancaman rayap. Melihat trend sekarang ini, banyak yang model rumah minimalis, maka pintu kayu pun juga tidak menjadi alternative. Dapat dilihat dari hal di atas, ancaman produk pengganti tidaklah besar terhadap produk PT. Sinar Daku.
3.3.3
Tabel Analisa 5 Daya Porter
Jenis
Tingkat
Tindakan yang harus Support system
ancaman
ancaman
dilakukan
/TI
Pendatang
Rendah
Perusahaan harus meningkatkan kinerja kerja dan memperhatikan perkembangan pendatang baru
-
Pembeli
Tinggi
Perusahaan harus selalu CRM* menjaga kepercayaan yang diberikan oleh konsumen serta koneksi-koneksi yang dimilki, dan lebih memberikan pelayananan yang lebih baik.
Pemasok
Tinggi
Perusahaan harus tetap menjaga hubungan dan komunikasi yang baik kepada pemasok.
SCM *
Pesaing
Tinggi
Menciptakan strategi untuk memenangkan persaingan dengan perusahaan lainnya.
-
baru
utama
69
Produk
Rendah
pengganti
Perusahaan harus tetap menjaga kualitas produk-produk yang dimilikinya.
Aplikasi Produksi
Tabel 3.4 Analisa Daya Porter
3.4
Analisa SWOT Analisis SWOT merupakan alat yang digunakan untuk mengetahui keberadaan perusahaan tersebut di dalam lingkungannya. Untuk menentukan strategi yang digunakan oleh PT. SINAR DAKU , maka analisis yang didapatkan sebagai berikut :
•
Strength (Kekuatan) -
Sudah dikenal lebih banyak oleh masyarakat karena telah berdiri sejak lama.
-
Punya pengalaman yang lebih daripada para pesaing.
-
Memiliki kerjasama yang baik dengan perusahaan lokal dan eceran.
-
Memiliki banyak supplier bahan baku.
-
Kualitas produk yang terjamin karena sudah melewati tahap Quality Control dan produk yang terkenal ramah lingkungan. (sudah melewati uji lab pemerintah)
70
•
Weakness (Kelemahan) -
Jalur distribusi data dan informasi yang kurang memadai karena masih bergantung pada koneksi dial-up. (tidak real-time dan masih ada penjadwalan update secara bergantian)
-
SDM yang masih kurang memadai karena fokus kriteria pencarian masih tenaga kerja murah.
-
Proses order barang menggunakan sistem yang semi-komputerisasi.
-
Sering terjadi pengurangan order karena muatan sudah maksimal. (tidak ada informasi mengenai mengenai muatan kendaraan pengiriman)
-
Harga produk yang dapat berubah seiring dengan perubahan ekonomi dan peraturan – peraturan pemerintah.
-
•
Penggunaan Teknologi Informasi yang masih belum optimal
Opportunity (Kesempatan) -
Trend go green yang sedang menjadi trend global memaksa para produsen mengkaji ulang produk yang dihasilkannya, sedangkan PT. Sinar Daku telah menerapkan konsep produk ramah lingkungan sejak lama. Maka, hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah inovasi produk.
-
Munculnya banyak pembangunan apartemen, perumahan, dan sebagainya membuka lapangan usaha baru. Sehingga, banyak distributor baru juga yang bermunculan untuk memanfaatkan peluang usaha tersebut. Sehingga, akan lebih banyak lagi distributor yang bisa menjadi pelanggan bagi PT. Sinar Daku
71
-
Kemajuan Teknologi sekarang ini memberikan banyak alternatif bagi PT. Sinar Daku untuk memanfaatkan teknologi yang ada dengan tujuan meningkatkan kinerja perusahaan dan membantu memperluas pangsa pasar.
•
Threats (Ancaman) -
Daya beli masyarakat yang menurun karena kondisi perekonomian negara.
-
Kenaikan pajak bea cukai yang membuat harga jual selang dan pintu PVC semakin tinggi dan berakibat pada penurunan nilai penjualan.
-
Kenaikan biaya listrik dan bahan bakar yang dapat mempengaruhi biaya operasional perusahaan dan proses pengiriman barang.
-
Munculnya pesaing – pesaing baru yang menggunakan sistem penjualan berbasis web, sedangkan PT. Sinar Daku tidak mempunyai web.
3.4.1 Matrik SWOT
Lingkugan Eksternal
Weakness (O)
Strength (S) - Sudah
dikenal
banyak masyarakat telah
berdiri
lebih
- Jalur distribusi data dan
oleh
informasi yang kurang
karena
memadai karena masih
sejak
bergantung pada koneksi dial-up. (tidak real-time
lama. - Punya yang
pengalaman lebih
daripada
yang
baik
masih
penjadwalan
ada update
secara bergantian)
para pesaing. - Memiliki
dan
kerjasama
- SDM yang masih kurang
dengan
memadai karena fokus
72
perusahaan lokal dan
kriteria pencarian masih
eceran.
tenaga kerja murah.
- Memiliki
- Proses
banyak
order
barang
menggunakan
supplier bahan baku.
sistem
yang
- Kualitas produk yang
semi-
komputerisasi.
terjamin karena sudah
- Sering
melewati tahap Quality
terjadi
pengurangan
order
yang terkenal ramah
karena
sudah
Lingkungan
lingkungan.
maksimal.
Internal
melewati
Control
dan
produk
(sudah uji
lab
pemerintah)
muatan (tidak
ada
informasi
mengenai
mengenai
muatan
kendaraan pengiriman) - Harga
produk
yang
dapat berubah seiring dengan
perubahan
ekonomi dan peraturan – peraturan pemerintah. - Penggunaan
Teknologi
Informasi yang masih belum optimal
WO – Strategic
SO - Strategic
Opportunity (O)
- Trend go green yang -
mengoptimalkan
sedang menjadi trend memaksimalkan
dan -
menerapkan
teknologi informasi yang dapat ter-
global memaksa para informasi yang digunakan update produsen ulang
sistem
secara
real-time
mengkaji perusahaan untuk membantu (mengoptimalkan
produk
dihasilkannya,
yang menghasilkan produk yang penggunaan berkualitas,
inovatif,
dan mempercepat
TI)
untuk proses
sedangkan PT. Sinar dapat menjawab kebutuhan pengambilan keputusan guna Daku menerapkan
telah pelanggan konsep yang
beserta
permasalahan
(perubahan) kebutuhan pelanggan dengan
ada
trend menjawab
73
ramah dengan cepat.
produk lingkungan lama.
cepat dan tepat, bahkan lebih efisien dari sebelumnya.
sejak
Maka,
hal
selanjutnya yang harus dilakukan
adalah
inovasi produk. - Munculnya
banyak
pembangunan apartemen, perumahan,
dan
sebagainya membuka lapangan usaha baru. Sehingga,
banyak
distributor baru juga yang untuk
bermunculan memanfaatkan
peluang
usaha
tersebut.
Sehingga,
akan lebih banyak lagi distributor yang bisa menjadi
pelanggan
bagi PT. Sinar Daku - Kemajuan Teknologi sekarang
ini
memberikan alternatif Sinar
banyak
bagi
PT.
Daku
untuk
memanfaatkan teknologi dengan
yang
ada
tujuan
meningkatkan kinerja perusahaan
dan
74
membantu memperluas
pangsa
pasar. Threats (T) - Daya beli masyarakat yang menurun karena kondisi perekonomian negara. - Kenaikan pajak bea ST - Strategic cukai yang membuat - mulai menerapkan strategi harga jual selang dan dan
konsep
pintu PVC semakin untuk
e-commerce
menyaingi
tinggi dan berakibat pesaing,
sekaligus
pada penurunan nilai membantu
perusahaan
dalam melakukan promosi
penjualan.
- Kenaikan biaya listrik dengan
mudah
dan bahan bakar yang meningkatkan dapat
para
dan
penjualan.
mempengaruhi Konsep e-commerce juga operasional membantu
biaya
perusahaan dan proses dalam pengiriman barang.
perusahaan
mengurangi
mengefisiensikan
dan
kekuatan
- Munculnya pesaing – promosi terhadap biaya yang pesaing
yang dikeluarkan.
baru
menggunakan penjualan
sistem berbasis
web, sedangkan PT. Sinar
Daku
tidak
mempunyai web.
Tabel 3.5 Matrix SWOT
WT – Strategic - menetapkan harga yang sudah fixed untuk beberapa produk,sehingga mengantisipasi jika ada unsur perekonomian yang dapat mengubah harga, hal tersebut tidak terjadi. Dengan kata lain, memasang harga tetap selama beberapa waktu ke depan dengan memprediksikannya lewat bantuan teknologi informasi yang sedang digunakan.
75
3.4.2 Faktor Strategi Internal (IFAS) dan Faktor Strategi Eksternal (EFAS). Berdasarkan hasil analisis SWOT diatas kemudian dibuat analisis IFAS (Internal Strategic Factor Analysis Summary) yang digunakan untuk merumuskan faktor strategi internal perusahaan, dengan menghitung bobot dan rating dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan, seperti pada tabel berikut:
Bobot x Faktor – faktor strategi internal
Bobot
Rating Rating
Strength : - Sudah dikenal lebih banyak
0,15
4
0,60
0,12
2
0,24
0,12
3
0,36
0,15
4
0,60
oleh pelanggan (distributor) karena telah berdiri sejak lama. Sehingga, pelanggan yang ada merupakan pelanggan tetap. - Punya pengalaman yang lebih daripada para pesaing karena telah berdiri sejak lama. - Memiliki
banyak
supplier
bahan baku. - Kualitas produk yang terjamin karena sudah melewati tahap Quality Control dan produk yang
terkenal
ramah
lingkungan. (sudah melewati uji lab pemerintah)
Total Kekuatan
0,54
1,80
Weakness : - Jalur
distribusi
data
dan
informasi yang kurang memadai
0,12
karena masih bergantung pada
1
0,12
76 koneksi dial-up. (tidak real-time dan masih ada penjadwalan update secara bergantian) - SDM
yang
masih
kurang
memadai karena fokus kriteria pencarian masih tenaga kerja
0,12
1
0,12
0,06
2
0,12
0,06
4
0,24
0,06
3
0,18
0,04
2
0,08
murah. - Proses
order
menggunakan
barang
sistem
yang
semi-komputerisasi. - Sering
terjadi
pengurangan
order karena muatan
sudah
maksimal. (tidak ada informasi mengenai
mengenai
muatan
kendaraan pengiriman) - Harga
produk
berubah
yang
seiring
dapat dengan
perubahan
ekonomi
peraturan
–
dan
peraturan
pemerintah. - Penggunaan
Teknologi
Informasi yang masih belum optimal
Total Kelemahan
0,46
0,86
Tabel 3.6 IFAS (Faktor Strategi Internal)
Berdasarkan hasil analisis SWOT diatas kemudian dibuat analisis EFAS (External Strategic Factor Analysis Summary) yang digunakan untuk merumuskan faktor strategi eksternal perusahaan, dengan menghitung bobot dan rating dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan, seperti pada tabel berikut:
77
Faktor – faktor strategi
Bobot x Bobot
Rating
eksternal
Rating
Opportunity : - Trend go green yang sedang menjadi trend global memaksa para produsen mengkaji ulang produk
yang
dihasilkannya,
0,20
4
0,80
0,10
2
0,20
0,15
3
0,45
sedangkan PT. Sinar Daku telah menerapkan
konsep
produk
ramah lingkungan sejak lama. Maka,
hal
selanjutnya
yang
harus dilakukan adalah inovasi produk.
- Munculnya
banyak
pembangunan perumahan,
apartemen, dan
sebagainya
membuka lapangan usaha baru. Sehingga,
banyak
distributor
baru juga yang bermunculan untuk
memanfaatkan
peluang
usaha tersebut. Sehingga, akan lebih banyak lagi distributor yang bisa menjadi pelanggan bagi PT. Sinar Daku
- Kemajuan Teknologi sekarang ini memberikan banyak alternatif bagi PT. Sinar Daku untuk memanfaatkan teknologi yang ada dengan tujuan meningkatkan kinerja
perusahaan
dan
membantu memperluas pangsa pasar.
Total Kekuatan
0,45
Threats : - Daya
beli
masyarakat
yang
1,45
78 menurun
karena
kondisi
perekonomian negara. - Kenaikan pajak bea cukai yang
0,10
3
0,30
0,15
3
0,45
0,10
3
0,30
0,20
1
0,20
membuat harga jual selang dan pintu PVC semakin tinggi dan berakibat pada penurunan nilai penjualan. - Kenaikan biaya listrik dan bahan bakar yang dapat mempengaruhi biaya
operasional
perusahaan
dan proses pengiriman barang. - Munculnya pesaing – pesaing baru yang menggunakan sistem penjualan
berbasis
web,
sedangkan PT. Sinar Daku tidak mempunyai web.
Total Kelemahan
0,55
1,25
Tabel 3.7 EFAS (Faktor Strategi Eksternal) 3.4.3 Diagram Analisis SWOT Dari kedua tabel tersebut, maka diperoleh total Eksternal Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut cara menyusun diagram tersebut: 1.
Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y Peluang : 1,45 Ancaman : 1,25 Titik Y = Peluang – Ancaman = 1,45 – 1,25
79
= 0,20 2.
Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X Kekuatan : 1,80 Kelemahan : 0,86 Titik X = Kekuatan – Kelemahan = 1,80 – 0,86 = 0,94
3.
Jadi posisi perusahaan terletak pada titik (0,94 : 0,20)
Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada gambar dibawah berdasarkan diagram analisis SWOT tersebut, dapat disimpulkan bahwa perusahaan berada dalam kuadran 1 (satu), yang berarti perusahaan memiliki peluang dan kekuatan yang baik, sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan adalah mendukung kebijakan pertumbuhan agresif. Perusahaan juga harus terus mengikuti perkembangan dari para pesaing yang pada suatu saat dapat menjadikan ancaman bagi perusahaan.
80
Gambar 3.4 Diagram SWOT Berdasarkan analisis faktor strategi internal dan eksternal seperti yang terlihat pada diagram analisis SWOT, Digambarkan faktor eksternal dan internal dari perusahaan yang dijabarkan dalam kekuatan
perusahaan,
kelemahan,
kesempatan
dan
ancaman
perusahaan dimana keempat faktor ini menjadi perbandingan untuk menentukkan strategi yang cocok untuk mengurangi kelemahan dan menambah
kekuatan
dan
peluang
perusahaan
agar
dapat
memenangkan persaingan bisnis perusahaan. PT. Sinar Daku berada dalam kuadran 1 (satu), yaitu dimana perusahaan memiliki kekuatan internal yang baik, selain itu perusahaan memiliki kekuatan untuk memanfaatkan segala peluang yang ada. Ancaman dari pesaing saat
81
ini belum berpengaruh bagi perusahaan, akan tetapi perusahaan harus selalu waspada dengan perkembangan pesaing yang sewaktu – waktu dapat memberikan ancaman bagi perusahaan. Apalagi, ancaman yang ada nantinya akan cukup besar, karena PT. Sinar Daku belum menggunakan teknologi informasi dengan optimal, sedangkan pesaing baru lainnya, apalagi pada zaman sekarang ini sudah banyak yang menerapkan teknologi informasi dari awal. Contoh : PT. Sinar Daku tidak mempunyai web, sedangkan muncul banyak pesaing lain yang sudah menggunakan web sebagai kekuatan daya saingnya. Apalagi, target utama pelanggan PT. Sinar Daku adalah para distributor, jika penggunaan konsep e-business dapat diterapkan, PT. Sinar Daku dapat menjaring lebih banyak lagi distributor online yang sekarang sedang ada. Kalau perlu, konsep e-commerce untuk membantu peningkatan penjualan. Jika dilihat dari perbedaan besar titik X dan Y, maka titik Y (peluang dikurangi ancaman) masih belum tergolong aman, jika dibandingkan dengan titik X yang perbedaanya cukup jauh. Maka,
PT.
Sinar
Daku
sudah
harus
mengoptimalkan
dan
mengevaluasi kekuatan TI yang sudah ada. Bahkan, TI yang ada sudah harus diarahkan ke aplikasi yang bersifat strategik. Karena, selama ini pun top-level management hanya menerima laporan, di mana laporan itu sendiri sering mengalami keterlambatan dan masih manual. Belum lagi kesalahan pembuatan laporan yang terkadang terjadi. Pada akhirnya, PT. Sinar Daku harus mulai memperhatikan
82
proses pembuatan keputusan dan meningkatkannya guna menghadapi pesaing – pesaing baik yang utama, maupun ancaman pendatang baru.
3.4.4 Analisa CSF (Critical Success Factor) Critical success factors merupakan faktor – faktor terpenting yang mempengaruhi kesuksesan suatu perusahaan untuk mencapai sasarannya. Sedangkan Key Performance Indicator (KPI) digunakan sebagai indikator untuk memberikan penilaian kerja dari fungsi – fungsi yang ada pada perusahaan, sejauh mana mencapai sasaran atau tujuan yang ditetapkan perusahaan. Adapun yang menjadi faktor faktor pada perusahaan PT. Sinar Daku adalah sebagai berikut :
Critical Success
Support Key Performance Indicator
Factor
System
Quality Control
• Jumlah barang BS /
yang baik (Bag.
rejected
Aplikasi Produksi Produksi)
• Jumlah barang retur • Komplain atau keluhan
Pelayanan yang baik
dari pelanggan
Aplikasi
dan cepat
• Jawaban atas komplain
penjualan
atau keluhan yang ada Manajemen
• Jumlah stok bahan baku
Aplikasi
83
persediaan yang
• Jumlah stok barang siap
baik (Bag. Gudang)
kirim
Persediaan
• Laporan arus kas masuk dan keluar Manajemen
• Nilai akhir balanced
Aplikasi
• Kecepatan dan ketepatan
keuangan
keuangan yang baik dan tepat dalam penagihan piutang dan pembayaran hutang Tabel 3.8 Analisa CSF (Critical Success Factor) Hasil analisis : Analisis CSF menggambarkan faktor – faktor yang membuat perusahaan berhasil dalam mencapai sasaran atau tujuannya dan KPI menggambarkan kunci dimana kedua analisis ini saling berhubungan yang berfungsi untuk membuat
strategi
perusahaan dari kedua analisis ini dapat diketahui bahwa perusahaan ini telah memiliki strategi yang baik walaupun masih ada sedikit ancaman. 3.5
Analisa Lingkungan Internal SI/TI 3.5.1 Spesifikasi Hardware Perangkat keras (hardware) yang digunakan pada PT. Sinar Daku adalah sebagai berikut : Jumlah Bagian / Divisi
Spesifikasi Hardware (Satuan)
84
• Processor Intel Core2Duo • Memory 4GB ram • Harddisk 500GB x 2 • VGA onboard (shared)
Server
1 • DVD ROM 22x
(Kantor Pusat)
• Monitor LCD 15” • OS : Windows Server 2003 Advanced Edition • Processor Intel Pentium 4 PC (Bag. Admin,
• Memory 1GB ram
Bag. Umum, dan
• Harddisk 250GB
Bag. Keuangan)
• Monitor LCD 15”
10
• OS : Windows XP SP 3 Tabel 3.9 Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
3.5.2 Spesifikasi Software
Bagian / Divisi
Pembelian
Aplikasi • Pembelian Bahan Baku
• Foxpro
• Pembelian Barang
• Foxpro
Operasional (spare part mesin, alat – alat kantor, dan lain - lain)
Support System
85
• Penjualan produk
• Foxpro
• Pengiriman
• Foxpro
• Penagihan Piutang
• Excel
• Pembayaran Hutang
• Excel
• Pembayaran Gaji
• Excel
Penjualan
Keuangan
Karyawan Produksi
• Laporan Produksi
• Foxpro
• Penerimaan Barang
• Foxpro
• Pengiriman Barang
• Foxpro
Bag. Gudang
Tabel 3.10 Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
3.6
Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI PT. Sinar Daku menggunakan berbagai aplikasi yang dibuat menggunakan Foxpro untuk mendukung, memperlancar , serta mempercepat proses bisnis perusahaan dalam rangka mencapai visi dan misi perusahaan , serta memenangkan persaingan bisnis. Untuk kedepannya , PT. Sinar Daku sedang dalam tahap memaintain sebuah website, agar bisnis pada PT. Sinar Daku mulai diterapkan pada dunia maya dan menggunakan teknologi Internet. Kemajuan teknologi ini telah menciptakan suatu peluang pasar.
3.7
Analisa Fungsi Bisnis pada PT. Sinar Daku Dalam analisis ini dilakukan analisis terhadap hubungan antara fungsi bisnis, area bisnis, serta proses bisnisnya. Melalui analisis ini dapat diketahui fungsi bisnis apa saja yang ada pada setiap area bisnis yang ada pada PT.
86
Sinar Daku. Analisis ini juga dilakukan dengan membuat permodelan atas alur bisnis perusahaan lewat ERD (Entity-Relationship Diagram) No
Fungsi Area
1
Admin
Fungsi Bisnis •
Pelayanan
Proses Bisnis
Subyek Data
-
-
Mencetak form pemesanan
Pemesanan
Pemesanan •
Pembelian
-
Bahan Baku
Bag. Umum
•
Pemasaran
‐
Data
Pembelian Barang
Pelanggan
Melakukan
pemasaran ‐
manual. (proposal, telepon,
produk
Keuangan
•
Piutang
‐
‐
pencairan ‐
Piutang
melakukan
transaksi dari leasing.
Dagang
Mengecek kesesuaian data ‐
Hutang
transfer pelanggan dengan
Dagang
‐
Membuat faktur tagihan
Hutang
‐
Membuat laporan utang
dagang
‐
membayar hutang yang jatuh tempo. (pembayaran Bahan
Produk Tagihan
data pemesanan.
•
Data
Membuat laporan penagihan ‐ dan
dagang
Bahan Baku
Pelanggan ‐
dll) 3
Produk
Membuat Form Permintaan -
2
Detail
‐
Pembayaran Barang
87
Baku lewat data Surat Jalan)
• Bag. Produksi •
4
Akuntansi
‐
Membuat laporan keuangan.
Pengecekan
‐
Membuat surat jalan
ketersediaan
‐
Membuat
form
‐ instruksi ‐
‐ •
‐
Quality
Memonitor kualitas
Control
dihasilkan.
dan produk (Form
menjaga ‐
Hasil Produksi Produk
yang ‐
Bahan Baku
Hasil ‐
Permintaan
Produksi) ‐
Instruksi Pesanan
pesanan
produk
Surat Jalan
Barang
Membuat Form Serah terima Barang
•
‐
Produksi
Input data produksi lewat aplikasi produksi.
barang ‐
Membuat Form Permintaan Barang
5
Gudang
•
Pembelian Bahan
-
Membuat
Form
Order -
Pembelian Barang
Baku
(ROP)
•
Final check
-
Barang -
Surat Jalan
-
Surat
Melakukan persiapan akhir pada unit yang akan dikirim.
Pembelian
Jalan
Supplier -
Bahan Baku
88
•
Pengiriman
-
Produk
•
Penerimaan
-
Mengecek setiap barang yang
Barang
masuk dan membuat laporan. -
Produk
-
Barang
Input data barang/bahan baku hasil
Barang
Penerimaan
pembelian
BS/Reject
(Form
Penerimaan Barang). -
Input data Stock Barang Siap Jual.
•
Daur Ulang
-
Input data barang/bahan baku hasil daur ulang
6
Personalia
•
Perekrutan
-
Memilih calon karyawan.
-
Data Karyawan
•
Pelatihan
-
Memberikan pelatihan bagi para karyawan.
•
Absensi
-
Mengecek
kehadiran
karyawan.
•
Penggajian karyawan
-
Menghitung,
memberikan
dan membuat laporan gaji karyawan.
Tabel 3.11 Fungsi Bisnis PT.Sinar Daku
Absensi
89 Barang BS
Produk
Pelanggan
Pemesanan
Instruksi Pesanan
Penerimaan Barang
Bahan Baku Permintaan Barang Surat Jalan
Surat Jalan Supplier
Piutang Dagang
Permintaan Pembelian Barang Hasil Produksi
Tagihan Order Pembelian Barang
Pembayaran Barang Keuangan
Form Serah Terima Barang Hutang Dagang
Karyawan
Absensi
Gaji1
Gambar 3.5 ERD (Entity-Relationship Diagram) 3.8
Teknologi Informasi pada PT. Sinar Daku PT. Sinar Daku telah menerapkan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan bisnisnya. Teknologi informasi yang digunakan meliputi teknologi jaringan yang menghubungkan seluruh divisi yang ada
90
dalam perusahaan. Berikut adalah gambar arsitektur jaringan yang ada pada PT. Sinar Daku :
Internet dial-up
Internet dial-up
Sinar Daku 1
Main Server
Switch 1 PC 1
Sinar Daku 2
Switch 2
PC 7
PC 8
PC 2
PC 3
PC 4
PC 5
PC 6
Gambar 3.6 Jaringan Komputer pada PT. Sinar Daku
3.9
Aplikasi Portfolio yang sedang berjalan Aplikasi aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan atau diterapkan perusahaan pada saat sekarang, Dimana kita dapat menilai apahkah aplikasi yang digunakan perusahaan tersebut termasuk kategori high potential, strategis, key operational atau support, sesuai dengan kontribusi yang diberikan oleh masing-masing aplikasi dalam menunjang proses kinerja atau bisnis perusahaan. Portfolio aplikasi pada PT Dwidaya Tour & Travel adalah sebagai berikut :
91
Tinggi STRATEGIC
HIGH POTENTIAL
Penting untuk bisnis mendatang
( * ) Aplikasi Sinar Daku
(*) Ms. Office 2007
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
Penting untuk masa lalu dan masa sekarang
Tinggi
Rendah
Gambar 3.7 Portfolio aplikasi saat ini pada PT. Sinar Daku Keterangan : (*)
= Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan
Dari analisis portfolio aplikasi pada perusahaan PT. Sinar Daku saat ini dapat dilihat bahwa perusahaan belum memilki aplikasi yang bersifat strategic maupun high potential. Selama ini SI/TI hanya terbatas untuk melakukan atau mendukung proses kegiatan operasional sehari-hari saja. Hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan belum memanfaatkan peluang adanya SI/TI secara maksimal untuk menghasilkan keunggulan kompetitif bagi
92
perusahaan. Apalagi, sistem berbasis komputer yang digunakan masih menggunakan Visual Basic FoxPro yang masih tergolong program yang sudah cukup lama dan kurang up-to-date. Untuk lebih mendayagunakan SI/TI dalam perusahaan, Sebaiknya perusahaan mempunyai aplikasi yang bersifat strategic. Kalaupun resikonya dianggap terlalu besar, minimal aplikasi tersebut bisa dikategorikan kedalam kuadran high potential terlebih dahulu, dan jika manfaatnya bagi perusahaan sudah jelas setelah atau saat dikembangkan, maka baru bisa dikategorikan ke dalam kuadran strategic dan kemudian barulah aplikasi tersebut dapat diimpelentasikan dalam perusahaan agar dapat meningkatkan keunggulan bagi perusahaan.
3.10
Analisis Audit Grid Untuk mengetahui hasil implementasi aplikasi yang sudah ada, maka dilakukan analisis terhadap sistem aplikasi yang sedang berjalan pada PT. Sinar Daku. Analisis terhadap sistem aplikasi yang berjalan ini dilakukan dengan menggunakan audit grid. Hasil analisis yang diperoleh dijabarkan pada table dibawah ini:
93
Aplikasi PT. Sinar Daku 1 Responden Tidak
3 Ya
2 Ragu
1. Apakah aplikasi yang digunakan dapat meningkatkan nilai bisnis?
1
1
1
2. Apakah kegiatan bisnis dapat terganggu apabila tidak ada sistem ini?
2
1
3. Apakah larangan yang dihasilkan memuaskan?
2
4. Apakah sistem ini sudah digunakan secara max dalam perusahaan? 5. Apakah sistem ini dapat diterapkan untuk jangka panjang?
Nilai Bisnis
MS. Office 2007 1 Responden Tidak
Rerata
3 Ya
2 Ragu
3
2
0
2
1
3
1,67
0
3
2,67
3
0
0
3
3
0
1
3
2,33
0
3
0
3
2
3
0
0
3
3
3
0
0
3
3
1
0
2
3
1,67
0
1
2
3
1,3
Total 1
11,67
Total 2
10,97
Tabel 3.12 Tabel Kuesioner Nilai Bisnis pada Sistem Informasi PT. Sinar Daku
Rerata
94
Nilai Teknis
3 Ya
Aplikasi PT. Sinar Daku 2 1 Responden Ragu Tidak
Rerata
3 Ya
2 Ragu
MS. Office 2007 1 Responden Tidak
Rerata
1. Apakah sistem yang digunakan saat ini sudah baik kualitasnya?
0
1
2
3
1,3
0
1
2
3
1,3
2. Apakah SDM yang menggunakan sistem ini sudah menguasainya?
1
0
2
3
1,67
1
1
1
3
2
3. Apakah sistem yang digunakan berjalan dengan stabil?
0
1
2
3
1,3
1
1
1
3
2
4. Apakah output yang dihasilkan oleh sistem sudah tepat?
1
1
1
3
2
0
1
2
3
1,3
5. Apakah interface aplikasi yang digunakan sudah userfriendly?
2
0
1
3
2,3
3
0
0
3
3
Total 1
8,57
Total 2
9,6
Tabel 3.13 Tabel Kuesioner Kualitas Teknis pada Sistem Informasi pada PT. Sinar Daku
95
Aplikasi
Nilai Teknis (X)
Sistem Informasi PT. 1,71 Sinar Daku Ms. Office 2007
Nilai Bisnis (Y)
Keterangan
2.33
Perbaharui
1,92 2,19 Perbaharui Tabel 3.14 Matriks Audit Grid
Dari hasil analisis yang didapat dari tabel Matriks Audit Grid diatas maka dibuatlah diagram audit grid yang dimiliki oleh PT. Sinar Daku yang digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.8 Diagram Audit Grid pada PT. Sinar Daku
Analisis Audit Grid diatas menggambarkan sistem yang berjalan di PT. Sinar Daku. Hasil tersebut merupakan evaluasi dari sistem yang sudah diterapkan dalam perusahaan, evaluasi dilakukan cara memberikan kuesioner kepada karyawan divisi IT, Keuangan, Gudang, dan Produksi yang
96
menggunakan langsung sistem tersebut. Dari hasil analisis diatas, diketahui bahwa aplikasi yang berjalan pada PT. Sinar Daku berada pada posisi harus diperbaharui. Ini berarti sistem aplikasi tersebut sudah mulai tidak efektif lagi dalam membantu para user untuk mengerjakan dan menyelesaikan aktivitas dan kegiatan perusahaan secara ruang lingkup luas.
