53
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1. Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1. Latar Belakang dan Sejarah Singkat Perusahaan PT Dwi Karya Mandiri adalah sebuah perusahaan yang didirikan oleh dua orang perintisnya yakni bapak Herman Djangoed dan H Soemadi Moekajin pada tahun 1973. Pada awalnya perusahaan ini bergerak di berbagai bidang. Selain menjadi sub-agen pendistribusian gas elpiji, perusahaan ini juga melayani jual beli tiket pesawat dan kargo. Seiring dengan berjalannya waktu pada pertengahan tahun 1980’an PT Dwi Karya Mandala mengalami periode kritis hingga menyebabkan mundurnya Herman Djangoed dari jajaran pemilik perusahaan, sehingga perusahaan ini dijalankan oleh pemilik tunggal yakni bapak H Soemadi Moekajin dan dibantu oleh sang istri. Di awal tahun 1986 bapak Soemadi mulai memfokuskan bisnisnya pada distribusi gas elpiji, yakni menjadi agen (gas elpiji) langsung dari PT Pertamina. Pada tahun berikutnya (1987), perusahaan ini resmi terdaftar sebagai Perseroan Terbatas (PT) menurut Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tertanggal 21 September 1987, No: C2-5979-HT.01.01.TH.87. Hal tersebut dilakukan agar memenuhi salah satu persyaratan untuk menjadi agen resmi, yakni perusahaan harus berbentuk badan hukum. Setelah wafatnya bapak H Soemadi Moekajin, maka pada tahun 2000 perusahaan dijalankan oleh kedua anak dari bapak Soemadi, yakni ibu Maya dan
54
bapak Rizal. Semenjak saat itu perusahaan mengalami peningkatan yang cukup pesat, berbagai upaya dilakukan oleh kedua penerus ini agar perusahaan semakin berkembang. Dan ini terbukti dengan pemasaran yang semakin meluas hingga daerah cibubur yang disertai dengan peningkatan penjualan.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT Dwi Karya Mandala adalah: “Menjadi perusahaan distributor gas elpiji yang senantiasa mampu bersaing dan tumbuh berkembang dengan sehat.” Serta misinya adalah: “Menyediakan kebutuhan pelanggan atas gas elpiji yang berkualitas, berorientasi pada kepuasan pelayanan kepada pelanggan dan menerapkan standar integritas tinggi kepada seluruh stakeholder perusahaan.”
55
3.1.3. Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Dwi Karya Mandala (Sumber: PT Dwi Karya MandalaI)
3.1.4. Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Berikut ini merupakan uraian tugas dan wewenang dari setiap bagian dan fungsi dalam struktur organisasi PT Dwi Karya Mandala
a. Komisaris Tugas dan Wewenang •
Menentukan arah perusahaan di masa yang akan datang
•
Menetapkan rencana pengembangan jangka panjang
Tanggung Jawab
56
•
Memastikan kelangsungan hidup perusahaan secara keseluruhan
b. Direktur Utama Tugas dan Wewenang •
Bertugas dalam membuat strategi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
•
Menjalin hubungan dengan berbagai pihak luar yang menjalin kerjasama perusahaan.
•
Menerima semua laporan dari bawahan dan digunakan sebagai bahan perumusan evaluasi.
•
Memilih, menetapkan dan mengawasi tugas dari manajer operasional.
Tanggung Jawab •
Menselaraskan kebijakan perusahaan dengan tujuan jangka panjang perusahaan
c. Manajer Operasional Tugas dan Wewenang •
Memimpin, mengkoordinir dan merencanakan kegiatan operasional para bawahannya serta memberi arahan bagi pelaksanaan tugas.
•
Membuat laporan penjualan harian, dengan melihat dari data penjualan dan total penerimaan kas.
•
Menetapkan prosedur-prosedur taktis operasional untuk menjaga kelancaran aktivitas bisnis perusahaan
57
•
Membuat rencana dalam pengembangan kegiatan pemasaran dan penjualan barang
•
Melakukan persetujuan atas kredit.
Tanggung Jawab •
Bertanggung jawab memonitor seluruh operasi perusahaan terkait penjualan dan persediaan.
d. Bagian Penjualan Tugas dan Wewenang •
Melayani pendaftaran pelanggan dan membarikan informasi mengenai barang kepada pelanggan
•
Menerima dan mencatat setiap pesanan yang masuk pada sales order, serta melakukan tindakan lebih lanjut atas pesanan.
•
Menyampaikan keluhan atau kebutuhan pelanggan kepada manajer operasional
Tanggung Jawab •
Bertanggung jawab dalam memelihara hubungan dengan pelanggan, serta atas seluruh proses terkait pemesanan barang
e. Bagian Gudang Tugas dan Wewenang •
Menerima dan menyimpan barang yang diterima dari pemasok
•
Mengeluarkan barang yang hendak dikirimkan kepada pelanggan
58
•
Bertanggung jawab atas proses keluar masuknya barang dari dan ke gudang.
•
Mencatat jumlah persediaan barang.
Tanggung Jawab •
Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang
f. Bagian Keuangan Tugas dan Wewenang •
Membuat pencatatan atas pengeluaran atau penerimaan kas dalam perusahaan.
•
Membuat nota penerimaan kas
Tanggung Jawab •
Bertanggung jawab atas uang yang masuk dan keluar dalam perusahaan serta keabsahan transaksi bersangkutan.
g. Bagian Akuntansi Tugas dan Wewenang •
Melakukan pembukuan transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan.
•
Membuat surat tagihan kepada pelanggan.
•
Membuat jurnal-jurnal terkait
Tanggung Jawab •
Bertanggung jawab atas pengawasan piutang pelanggan dan pembuatan jurnal-jurnal terkait.
59
3.1.5. Gambaran Bisnis Perusahaan PT Dwi Karya Mandala menjual barang jadi berupa gas LPG (liquid petroleum gas) atau yang biasa dikenal dengan gas elpiji. Gas elpiji yang dijual merupakan gas dalam kemasan tabung siap pakai yang diproduksi langsung oleh PT Pertamina. Gas elpiji ini diperoleh dari SPBE (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Elpiji) yang telah ditentukan oleh Pertamina. PT Dwi Karya Mandala menjual tiga jenis gas elpiji yakni; elpiji ukuran 50 kg, 12 kg dan 3 kg. Berikut adalah data rinci mengenai gas elpiji yang dijual oleh PT Dwi Karya Mandala. Tabel 3.1 Data rinci gas elpiji yang dijual oleh PT Dwi Karya Mandala.
Penjualan per-hari
elpiji 3 kg
elpiji 12 kg
elpiji 50 kg
1.120 tabung
1.000 tabung
20 tabung
Harga Jual gas
Rp. 12.500
Rp. 70.000
Rp. 368.000
Harga Tabung
Rp. 85.000
Rp. 250.000
Rp. 950.000
Pesanan datang dari berbagai macam pelanggan, diantaranya terdapat rumah sakit, pabrik, restoran, sub-agen, toko, dan katering. Sementara untuk pabrik pesanan datang dari pabrik roti, keramik, kue, susu (PT Indomilk) serta pabrik pensuplai komponen elektronik (PT Dewantara Elektrik). Selain itu terdapat juga beberapa rumah sakit yang menjadi pelanggan seperti RS Pasar Rebo, RS Polri Kramat Jati dan RS Melia Cibubur. Perusahaan melakukan pemasaran ke berbagai wilayah, diantaranya Cibubur, Condet, Cililitan, Pasar Minggu, Cimanggis, Kampung Duku, Depok, Keramat Jati, dan Kelapa Dua. Wilayah-wilayah tersebut dikelompokan ke dalam beberapa wilayah serta dibagi berdasarkan jenis gas elpiji yang dijual. Khusus untuk elpiji
60
ukuran 50 kg tidak dibagi per-wilayah. Berikut adalah tabel rinci pendistribusian elpiji per-wilayah. Tabel 3.2 Pendistribusian elpiji ukuran 12 kg, berdasarkan wilayah pada PT Dwi Karya Mandala. Wilayah Penjualan Cibubur (termasuk perumahan Kota Wisata dan Raffles Hills) Condet - Cililitan Keramat Jati Pasar Minggu Cimanggis - Depok Kelapa Dua
350 tabung per-hari 250 tabung per-hari 200 tabung per-hari 200 tabung per-hari
Tabel 3.3 Pendistribusian elpiji ukuran 3 kg, berdasarkan wilayah pada PT Dwi Karya Mandala. Wilayah Penjualan Condet - Kp. Duku Keramat Jati Cimanggis - Kelapa Dua
600 tabung per-hari 520 tabung per-hari
Aktivitas penjualan tersebut, baik penjualan tunai maupun kredit, setiap harinya dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan pesanan pelanggan sampai penagihan piutang pelanggan. Hanya pengerjaan laporan penjualan periodik yang menggunakan komputer, yaitu memanfaatkan aplikasi spreadsheet untuk menghasilkan laporan penjualan. Laporan penjualan ini dikerjakan oleh manajer operasional, dengan melakukan entri dari data penjualan sehari sebelumnya. Hal ini dirasa kurang efisien karena melakukan perkerjaan dua kali, dan jika ada kesalahan akan terlambat dideteksi serta membutuhkan waktu untuk melacak dan mencari letak kesalahannya.
61
3.2.
Gambaran Sistem yang Berjalan
3.2.1. Prosedur Persediaan Siklus awal persediaan bermula ketika bagian pembelian melakukan pemesanan dan mengisi tabung gas elpiji yang kosong di SPBE sesuai dengan loading order dari PT Pertamina. Setelah melakukan pengisian tabung di SPBE gas elpiji tersebut akan dibawa ke gudang milik perusahaan, dan masuk sebagai persediaan barang jadi. Sesampainya di gudang, staf gudang akan mengeluarkan dan memeriksa tabung, yaitu dengan mengecek kondisi tabung elpiji sesuai dengan standar SNI (Standar Nasional Indonesia): 1. Melakukan pengecekan pada berat tabung, berat tabung yang penuh harus sesuai jumlah berat tabung kosong ditambah berat isi gas Elpiji yaitu 8 kg (berat tabung kosong 5 kg, isi gas Elpiji 3 kg), 27 kg (berat tabung 15 kg, gas Elpiji 12 kg), dan 90 kg (berat tabung 40 kg, gas Elpiji 50 kg). 2. Penampilan visual secara umum (harus tampak mulus dan tidak mengalami kerusakan/penyok) 3. Pemasangan valve, sisa ulir valve yang tampak adalah 3-5 ulir. 4. Rigi-rigi (bentuk permukaan) hasil las baik (harus halus dan mulus). 5. Mutu pengelasan baik (tidak terdapat cacat: undercut, pin hole atau retak) 6. Mutu penandaan tabung baik:
62
a. Penandaan pada sisi hand guard dengan stamping diproduksi untuk Pertamina, kode produksi pabrikan dan nomor seri, water capacity, tara weight, test pressure, bulan dan tahun pembuatan, penandaan SNI pada produk (stamping) b. Sablon dan emboss pada badang tabung Lingkaran merah di sekitar neck ring dengan lebar pengecetan 20 + 1mm, Emboss logo Pertamina, Lambang LPG Pertamina, Sablon pada sisi hand guard, Sablon bulan dan tahun uji selanjutnya 7. Lakukan pemeriksaan tabung elpiji: a. Pastikan segel/security seal cap dalam keadaan baik. b. Pastikan tersedia inner seal pada valve c. Pastikan tidak ada kebocoran pada badan tabung (contoh: pada bagian las) d. Pastikan tidak ada kebocoran pada sambungan tabung dan valve. e. Pastikan bahwa rubber seal dalam keadaan baik.
Selesai melakukan pengecekan terhadap tabung Bagian Gudang melakukan penyimpanan di dalam gudang yang memenuhi syarat tempat penyimpanan aman, kering dan cukup baik ventilasinya. Berikut adalah tata cara penyimpanan tabung gas elpiji di dalam gudang. •
Penyusunan tabung harus dikelompokan sesuai dengan kapasitasnya.
•
Tabung isi harus disusun terpisah dari tabung kosong
•
Memisahkan tabung yang rusak atau bocor, dan diberi tanda
63
•
Tabung harus disusun dalam posisi tegak atau berdiri
•
Tabung berkapasitas 50 kg tidak boleh disusun bertumpuk
•
Tabung berkapasitas 12 kg dapat disusun bertumpuk dengan maksimum 2 (dua) susun tabung.
•
Tabung berkapasitas 3 kg dapat disusun bertumpuk dengan maksimum 4 (empat) susun tabung.
3.2.2. Prosedur Penerimaan Pesanan Prosedur penerimaan pesanan dimulai ketika bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon maupun bertatap muka langsung. Selanjutnya apabila pelanggan merupakan pelanggan baru, maka sebelum pesanannya diproses, bagian penjualan akan mencatat informasi mengenai identitas diri pelanggan seperti nama, nama perusahaan/toko, alamat dan no.telepon. Berdasarkan pemesanan yang dilakukan pelanggan bagian penjualan akan langsung melakukan pencatatan atas pesanan ke dalam buku pemesanan penjulan. Selanjutnya bagian penjualan akan memproses data pesanan untuk dibuat menjadi sales order, dan dilakukan pencatatan lengkap seperti nama barang, jumlah pemesanan, harga satuan dan jenis penjualan apakah tunai atau kredit. Dua rangkap pertama dari sales order akan diberikan kepada pelanggan (melalui salesman), rangkap kedua diberikan kepada Bagian Gudang, rangkap ketiga akan diberikan kepada Bagian Akuntansi dan rangkap akhir akan disimpan oleh bagian penjualan sebagai arsip.
64
3.2.3. Prosedur Pengiriman Barang Prosedur pengiriman barang diawali dengan penerimaan sales order dari Bagian Penjualan oleh Bagian Gudang. Setelah menerima sales order maka Bagian Gudang akan mempersiapkan barang sesuai dengan jumlah yang diminta di dalam sales order, dan memindahkannya ke armada pengangkut salesman. Penentuan waktu pengiriman barang diserahkan sepenuhnya ke bagian gudang, sehingga pelanggan tidak dapat menentukan sendiri. Sementara itu bagian akuntansi juga menerima sales order dan dibuatkan invoice. Invoice akan dibuat tiga rangkap, rangkap pertama diberikan kepada pelanggan (melalui salesman) sebagai surat penagihan, rangkap kedua diserahkan ke Bagian Keuangan dan rangkap terakhir disimpan oleh Bagian Akuntansi sebagai arsip. Setelah itu salesman akan melakukan pengiriman barang kepada pelanggan. Setibanya di tempat pelanggan maka salesman akan menyerahkan barang (tabung isi) ke pelanggan, serta menerima tabung kosong dari pelanggan. Setelah itu menyerahkan satu rangkap invoice dan dua rangkap sales order. Khusus untuk rangkap sales order akan ditandatangani oleh pelanggan dan dikembalikan kembali ke salesman. Sedangkan satu rangkap lainya untuk disimpan oleh pelanggan.
65
3.2.4. Prosedur Penerimaan Retur Retur penjualan pada PT Dwi Karya Mandala dilakukan apabila terjadi kerusakan pada tabung gas elpiji. Pelanggan yang akan melakukan retur akan langsung membawa barang ke kantor, untuk diklaim ke Bagian Gudang, atau dapat pula dilakukan melalui salesman. Proses klaim ini tidak disertai dengan sales order yang merupakan bukti penjulan. Setelah dilakukan pengecekan barang oleh Bagian Gudang lalu dilakukan penggantian tabung yang rusak ke tabung yang baru, tanpa adanya dokumen pencatatan retur.
3.2.5. Prosedur Penerimaan Pembayaran Setelah melakukan penagihan salesman akan kembali ke kantor untuk menyerahkan hasil pembayaran kepada Bagian Keuangan. Selanjutnya Bagian Keuangan akan membuat cash receipt berdasarkan invoice dan penerimaan kas dari pelanggan melalui salesman. Cash receipt dibuat menjadi dua rangkap, rangkap pertama diberikan kepada pelanggan sebagai bukti atas pembayaran yang dilakukannya, sementara rangkap akhir disimpan sebagai arsip oleh Bagian Keuangan.
66
3.2.6. Rich Picture Proses yang Sedang Berjalan
Gambar 3.2 Rich Picture Proses yang sedang berjalan
67
3.3. Permasalahan yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan , Beserta Usulan untuk Mengatasinya Setelah dilakukan proses identifikasi terhadap prosedur sistem yang berjalan, ternyata ditemukan beberapa kelemahan yang banyak berkaitan dengan minimnya penerapan pengendalian internal, dokumentsi serta belum terintegrasinya proses ada. Sehingga jika terus menerus dibiarkan akan dapat menimbulkan kerugian yang material bagi perusahaan. Masalah-masalah tersebut antara lain:
1. Tidak adanya pembatasan limit kredit untuk pelanggan. Selama ini perusahaan tidak menetapkan ketentuan yang baku dalam menentukan batasan limit kredit terhadap pelanggan. Penyebabnya adalah karena dalam menetapkan persetujuan kredit perusahaan masih kental dengan unsur “trust” serta azas kepercayaan kepada pelanggannya. Pelanggan melakukan pemesanan tidak disesuaikan dengan kemampuannya dalam membayar piutang. Akibat yang ditimbulkan adalah pelanggan dapat melakukan pemesanan walaupun masih kesulitan membayar piutang sebelumnya, sehingga menyebabkan tingginya risiko piutang tak tertagih. Rekomendasi yang diberikan untuk mengatasi masalah tersebut, adalah dengan penetapan suatu kriteria yang baku atas limit kredit yang dapat diambil oleh setiap pelanggannya. Perusahaan perlu melakukan penilaian atas pelanggan, sehingga nanti dapat ditentukan batas maksimal limit kredit yang akan didapat oleh pelanggan. Mengingat perlunya memberikan limit kredit awal untuk menjaring pelanggan baru, maka setiap pelanggan akan diberikan
68
limit kredit awal sebesar dua juta rupiah, sesuai dengan kemampuan perusahaan. Penetapan limit kredit tersebut dimaksudkan agar pelanggan melakukan transaksi kredit dalam jumlah yang sesuai dengan kapasitas ataupun kemampuan yang dimilikinya, sehingga dapat menjaga kelancaran perputaran kas perusahaan. Pembatasan limit kredit juga dilakukan untuk mencegah bertambahnya penumpukan piutang pelanggan yang belum dibayarkan. Dalam penetapan limit kredit perlunya disediakan penilaian pelanggan berdasarkan nilai pelanggan terhadap perusahaan. Kriteria limit kredit dibawah ini ditentukan berdasarkan pertimbangan dari kriteria 5C yang ada, namun hanya berfokus pada kriteria Character dan Capacity. Kriteria Character digunakan dalam menilai sifat-sifat serta kecendrungan perilaku pelanggan terkait dengan pemenuhan kewajiban finansial. Sementara kriteria Capacity, digunakan untuk menilai kemampuan pelanggan dalam bidang usahanya. Hal ini dapat dilihat melalui angka pembelian pelanggan ke perusahaan. Terakhir dilihat seberapa loyal pelanggan tersebut kepada perusahaan, dilihat dari seberapa lama dia menjadi pelanggan. Faktor-faktor yang masuk ke dalam kriteria penilaian pelanggan adalah perusahaan perlu melihat frekuensi transaksi pelanggan tersebut per-bulan, berikutnya adalah dilihat jumlah nominal per-transaksi, lalu ketepatan pelanggan terhadap pelunasan piutang, dan yang terakhir dilihat berapa lama dia menjadi pelanggan di perusahaan. Berikut adalah metode penilaiannya. a. Kriteria penilaian berkaitan dengan frekuensi transaksi pelanggan perbulan yang terjadi, dengan spesifikasi sesuai dengan tabel di bawah ini.
69
Tabel 3.4 Kriteria Penilaian Frekuensi Transaksi per-Bulan Frekuensi transaksi per-bulan
Skor
≤ 4 kali
5
5 – 10 kali
10
11 – 15 kali
15
≥ 16 kali
20
b. Kriteria penilaian berkaitan dengan jumlah nominal per-transaksi pelanggan, dengan spesifikasi sesuai dengan tabel di bawah ini. Tabel 3.5 Kriteria Penilaian Jumlah Nominal per-Transaksi Jumlah nominal per-transaksi
Skor
≤ 1.000.000
0
1.000.001 – 3.500.000
5
3.500.001 – 6.000.000
10
≥ 6.000.001
15
c. Kriteria penilaian berkaitan dengan rata-rata ketepatan pelanggan dalam pelunasan piutang, dengan spesifikasi sesuai dengan tabel di bawah ini. Tabel 3.6 Kriteria Penilaian Rata-Rata Ketepatan dalam Pelunasan Piutang Rata-rata ketepatan dalam pelunasan piutang Terlambat > 30 hari
Skor 0
Terlambat 21 - 30 hari
5
Terlambat 8 - 20 hari
10
Terlambat 1 - 7 hari
15
Tepat Waktu
20
Sebelum Tanggal Jatuh Tempo
25
70
d. Kriteria penilaian berkaitan dengan berapa lama pelanggan tersebut telah menjadi pelanggan di perusahaan, dengan spesifikasi sesuai dengan tabel di bawah ini. Tabel 3.7 Kriteria Penilaian Lama Menjadi Pelanggan Lama Menjadi Pelanggan
Skor
< 6 Bulan
0
0,5 - 1 Tahun
5
2 – 5 Tahun
10
6 – 9 Tahun
15
≥ 10 Tahun
20
Setelah seluruh faktor ditentukan skornya, maka akan diperoleh jumlah skor untuk masing-masing pelanggan. Setelah itu akan disesuaikan dengan kemampuan perusahaan dalam memberikan kredit. Tabel berikut merupakan tabel yang menunjukan nominal limit kredit yang diusulkan berdasarkan skor yang diperoleh pelanggan melalui metode penilaian di atas. Usulan nominal ini diperloleh dari hasil wawancara kesanggupan perusahaan memberikan kredit maksimal sebesar sepuluh juta rupiah per-pelanggan. Tabel 3.8 Usulan Limit Kredit Total Skor Pelanggan
Limit Kredit yang Diusulkan
< 10
2.000.000
10 - 40
5.000.000
41 - 60
8.500.000
61 - 80
13.000.000
71
2. Kegiatan penjualan terganggu oleh adanya potensi kekurangan persediaan, dikarenakan kurangnya antisipasi perusahaan dalam menghadapi sistem kuota. Perusahaan melakukan transaksi dengan menjual total ribuan gas elpiji tabung setiap harinya. Perusahaan melakukan pengisian tabung di SPBE yang telah ditunjuk oleh Pertamina. Pertamina memberikan kuota jumlah maksimal pengisian tabung per-bulan bagi setiap agen (termasuk perusahaan). Masalah muncul ketika sebelum akhir bulan perusahaan telah habis menggunakan seluruh kuota yang disediakan, sedangkan proses administratif untuk melakukan penambahan kuota memerlukan waktu satu minggu lamanya. Penyebab dari masalah di atas adalah perusahaan tidak dapat mengantisipasi sistem kuota yang diterapkan pertamina bagi masing-masing agennya. Akibatnya agar perusahaan tetap dapat memenuhi permintaan pelanggan, maka perusahaan sering mengatasinya dengan melakukan pembelian gas elpiji ke sesama agen. Hal ini merugikan perusahaan karena harus membeli gas elpiji dengan harga yang lebih tinggi. Rekomendasinya adalah dengan merancang suatu sistem informasi akuntansi yang dapat mengintegrasikan data dan informasi yang ada di masing-masing bagian di perusahaan. Sistem nantinya akan mampu memberi informasi di tengah bulan berjalan, yakni berupa laporan pemakaian kuota yang disertai dengan laporan penjualan bulan berjalan, laporan penjualan bulan yang sama di tahun sebelumnya, serta laporan stok barang. Setelah dicetak laporan-laporan tersebut akan diserahkan kepada manajemen untuk dievaluasi. Hal ini dilakukan agar manajemen dapat segera mengambil
72
keputusan apakah akan melakukan penambahan pemesanan diluar kuota yang ada. Sehingga diharapkan terpenuhinya pemenuhan akan persediaan maka kegiatan penjualan gas elpiji tidak terganggu.
3. Proses retur yang ada tidak berjalan dengan baik dikarenakan proses retur tidak disertai dengan penyerahan sales order, serta tidak adanya pencatatan atas retur penjualan. Pelanggan yang akan melakukan retur akan langsung membawa barang ke kantor, untuk diklaim ke Bagian Gudang, atau dapat pula dilakukan melalui salesman. Proses klaim ini tidak disertai dengan sales order yang merupakan bukti penjulan yang dilakukan oleh perusahaan. Setelah dilakukan pengecekan barang oleh Bagian Gudang lalu dilakukan penggantian tabung yang rusak ke tabung yang baru, tanpa adanya dokumen pencatatan atas proses retur tersebut. Akibatnya adalah lemahnya pengendalian internal dari prosedur retur karena kurang adanya bukti bahwa pelanggan membeli langsung ke perusahaan dan sulitnya menelusuri tanggal pembelian dari barang yang diretur. Selain itu perusahaan kadang tidak mengetahui secara pasti berapa jumlah retur serta data secara mendetil. Terlebih lagi ketiadadaan pencatatan atas retur menyebabkan masalah retur tidak terlalu diperhatikan oleh manajemen perusahaan. Rekomendasinya adalah merancang sistem informasi akuntansi yang dapat mencetak surat retur, sebagai bukti atas kegiatan retur. Disamping itu
73
diharuskan adanya penyertaan berkas sales order oleh pelanggan ketika kegiatan retur dilakukan. Surat retur nantinya juga dapat menunjukan keterangan kondisi barang yang diretur, seperti kerusakan pada valve, kerusakan pada badan tabung, tidak keluarnya gas, ketiadaan pentil pada valve, serta tabung yang sudah melewati tanggal kadaluwarsa.
4. Sulit menyajikan laporan dengan cepat yang akan digunakan dalam proses pengambilan keputusan Direktur perusahaan membutuhkan laporan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat. Permasalahannya adalah proses pembuatan laporan memakan waktu lama dan kerja yang tidak efisien, dikarenakan pencatatan proses bisnis yang masih manual maka untuk membuat laporan diperlukan proses input data kembali. Penyusunan laporan biasanya dikerjakan oleh manajer operasional, dimana laporan tersebut dihasilkan setiap harinya, dengan meng-entry data penjualan satu hari sebelumnya ke dalam spreadsheet. Laporan yang dihasilkan oleh perusahaan adalah laporan penjualan yang dimana di dalam laporan tersebut terdapat data penjualan yang dibandingkan dengan data penerimaan kas perusahaan. Laporan-laporan lain seperti laporan stok barang dan laporan piutang belum dapat dihasilkan. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menerapkan suatu sistem terintegrasi. Nantinya sistem ini dapat dengan cepat mensortir data-data yang dibutuhkan untuk membuat suatu
74
laporan. Sehingga memudahkan bagian terkait untuk menyusun laporan yang dibutuhkan dengan cepat dan berdampak pada keputusan manajemen yang cepat dan akurat. Disamping itu laporan stok barang diharapkan dapat di update secara real-time agar dapat memenuhi kebutuhan direksi dalam mengambil keputusan seperti dalam keputusan penambahan pemesanan diluar kuota yang ada di permasalahan sebelumnya. Beberapa laporan dapat dilihat dan disortir berdasarkan kategorinya, seperti laporan penjualan dan penerimaan kas dapat dilihat berdasarkan pelanggan. Diharapkan laporanlaporan tersebut dapat memenuhi kebutuhan perusahaan terkait siklus pendapatan. Terlambatnya penagihan piutang, dimana terdapat piutang yang telah jatuh tempo namun belum dibayar bahkan belum tertagih. Keterlambatan dalam penagihan piutang sering terjadi, hal ini disebabkan oleh banyaknya transaksi penjualan kredit, yang memang hampir seluruh transaksi penjualan dilakukan secara kredit. Banyaknya transaksi penjualan kredit menyebabkan dibutuhkannya waktu yang cukup lama dalam mengecek satu per satu invoice yang akan jatuh tempo. Akibatnya adalah adanya kemungkinan piutang yang terlewatkan untuk dilakukan penagihan. Rekomendasi
