TUGAS SISTIM INFORMASI MANAJEMEN
STRATEGI PENGEMBANGAN BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI
DISUSUN OLEH : UNDI HENDARTA. M P056101913.9EK
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami ucapkan atas kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunia-Nya kami masih diberi kesempatan untuk menyelesaikan tugas ini yang merupakan tugas dari mata kuliah Sisitem Informasi Manajemen. Tidak lupa saya ucapkan terimakasih kepada dosen dan teman-teman yang telah memberikan dukungan dalam menyelesaikan tugas ini. Penulis menyadari bahwa dalam tugas ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun serta umpan balik dari mahasiswa-mahasiswa lainnya tentang materi makalah yang kami buat ini. Dan semoga dengan selesainya tugas ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan teman-teman. Amin....
BAB I PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Pemanfaatan sistem informasi saat ini merupakan isu fundamental pada setiap organisasi, baik organisasi bisnis maupun non bisnis. Untuk itu, penyelarasan strategik menjadi salah satu topik hangat dalam sistem informasi juga merupakan isu yang masih baru dan menarik, terutama penerapannya di Indonesia. Isu tentang penyelarasan antara sistem/teknologi informasi terhadap tujuan organisasi, khususnya organisasi bisnis telah mengemuka sejak tahun 1980an. Isu tersebut kemudian menjadi perhatian utama bagi setiap organisasi pada era 1990an. Pada ajang 11th Annual Critical Issues of Information System Management Study yang digelar oleh Computer Sciences Corporation di tahun 1998, 72% dari 594 eksekutif sistem/teknologi informasi menyatakan “aligning IT and corporate goals” sebagai perhatian utama mereka. Berdasarkan hal tersebut, organisasi harus melakukan berbagai perubahan agar tetap kompetitif dan tidak ditinggalkan pelanggan dan konsumennya. Salah satu alternatif solusinya adalah memberdayakan dan mendayagunakan kemampuan sistem/teknologi informasi secara terpadu, sinergi dan komprehensif dengan strategi bisnis organisasi untuk meraih keunggulan kompetitif. Berbagai penelitian telah membuktikan bahwa aplikasi berbasis sistem informasi dapat memberikan keunggulan kompetitif berbasis strategi generik berupa cost leadership, diferensiasi produk, serta market focus (Porter, 1980). Aplikasi berbasis sistem informasi pada level retail banking misalnya, pengaruh teknologi informasi terlihat pada implementasi eletronic banking dan peningkatan kinerja pada pemrosesan informasi. Untuk organisasi lainnya, penerapannya pada e-business, ecommerce dan network dengan berbagai pemasok dan pelanggan. Sistem/teknologi informasi terbukti telah memainkan peranan penting dalam eksistensi dan pengembangan organisasi. Dengan kata lain, strategi sistem informasi telah disejajarkan dengan strategi bisnis. Ini menunjukkan bahwa sistem informasi dinilai telah memberikan kontribusi signifikan terhadap penyelarasan strategik organisasi. Semakin tinggi tingkat penyelarasan strategik antara strategi bisnis dan strategi sistem/teknologi informasi, organisasi akan mengarahkan sistem informasi pada titik krusial untuk meraih kinerja bisnis yang sukses. Penyelarasan strategik antara strategi bisnis dan strategi sistem/teknologi informasi menjawab tantangan perusahaan yang kini menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif. Menurut Teo dan King (1997) menegaskan bahwa arti penting dan kegunaan
integrasi Business Planning-Information System Planning (BP – ISP) telah dibuktikan secara empiris dapat meningkatkan kontribusi sistem informasi terhadap kinerja organisasi. Sayangnya, seringkali nilai investasi di bidang sistem informasi tidak dapat direalisasikan secara penuh sebagai akibat dari kurang padu dan padannya penyelarasan strategik antara strategi bisnis dan strategi sistem informasi dalam suatu organisasi. Dengan demikian, peningkatan kinerja maupun keunggulan kompetitif akan sulit tercapai. Untuk itu, diperlukan model penyelarasan strategic antara strategi bisnis dan strategi sistem/teknologi informasi dalam meningkatkan kinerja organisasi. Teknologi informasi telah menciptakan suatu perubahan siklus di dalam perusahaan untuk tujuan perdagangan. Hanya mengetahui struktur dan arti penting e-Bisnis tidaklah cukup. harus menciptakan dan menerapkan suatu rencana tindakan yang membuat hubungan suatu bisnis yang lama ke bisnis baru yaitu e-Bisnis. Mengapa harus belajar beberapa konsep perencanaan pokok, yang mana merupakan keberhasilan pada bagian ini. Pertama mendiskusikan beberapa konsep perencanaan strategis dan kemudian berbicara lebih rinci tentang mengembangkan Strategi bisnis dasar Teknologi Informasi dan perencanaan lain. Ada beberapa hal yang akan dikupas dalam proses Perencanaan bisnis dasar Teknologi Informasi dan tantangan yang akan muncul ketika memperkenalkan aplikasi dan strategi Teknologi Informasi baru pada perusahaan. I.2. Tujuan Penyelarasan
antar
bisnis
strategi
dengan
teknologi
informasi
merupakan
permasalahan yang kompleks dan bersifat multidimensi. Seringkali keputusan untuk melakukan pengembangan dibidang teknologi informasi hanya didasarkan pada kemampuan sebuah perangkat lunak yang canggih tanpa melihat lebih jauh apakah perangkat lunat tersebut telah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam jangka panjang. Tentu penggunaan aplikasi yang canggih dapat memberikan keuntungan dalam bersaing (competitive advantage) bagi perusahaan. Tetapi keuntungan yang diberikan dengan cara ini tidak akan dapat berlangsung lama. Apabila ternyata ada perangkat lunak baru dengan kemampuan yang lebih canggih, maka keuntungan yang dimiliki tentu akan ikut hilang bersamaan dengan munculnya perangkat lunak yang baru tersebut. Perusahaan yang berhasil melakukan integrasi antar teknologi dengan strategi bisnis menunjukkan peningkatan pendapatan yang signifikan. IT telah menjadi enabler yang penting bagi strategi bisnis dalam hal kustomisasi masal, diferensiasi kompetitif, peningkatan
kualitas, dan peningkatan dan otomatisasi proses. Penyelarasan strategi bisnis dan IT digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, menciptakan hambatan untuk pendatang baru, meningkatkan hubungan dengan konsumen dan suplier, dan menciptakan produk dan solusi bisnis baru. Kegagalan dalam melakukan penyelarasan ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya dan kehilangan kesempatan. Dalam makalah ini akan akan dibahas tentang strategi bisnis, peranan IT dalam mendukung strategi bisnis, hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menyelaraskan IT dan strategi bisnis, dan Enterprise Achitecture sebagai framework dalam merencanakan infrastruktur IT dalam perusahaan. Tulisan ini masih bersifat overview dari masalah penyelarasan yang dihadapi. Diharapkan di masa yang akan datang dapat dilakukan penilaian – penilaian terhadap kasus – kasus penyelarasan IT dan strategi bisnis yang lebih spesifik dalam lingkungan usaha di Indonesia. Strategi sangat penting bagi perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan pasar. Strategi itu sendiri merupakan arahan dan ruang lingkup dari perusahaan dalam jangka panjang yang akan memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui penggunaan sumber daya yang ada dalam lingkungan yang mendukung untuk memenuhi kebutuhan pasar dan memenuhi harapan dari para stakeholder. Dalam strategi ada aspek arahan (direction) yang menunjukkan kemana tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka panjang, keuntungan kompetitif (competitive advantage) yang menunjukkan bagaimana perusahaan akan dapat melakukan kegiatannya dengan lebih baik dari para kompetitornya yang berada dalam pasar yang sama, sumber daya (resource) yang menunjukkan sumber daya apa saja yang ada dan dibutuhkan untuk dapat bersaing, lingkungan (environment) yang menunjukkan keadaan eksternal perusahaan yang dapat mempengaruhi kemampuan untuk dapat bersaing, serta nilai dan ekspektasi yang dimiliki oleh orang – orang yang berada di lingkungan bisnis (stakeholder). Strategi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan akan membedakannya dengan perusahaan – perusahaan lain. Menurut Micheal E. Porter dalam menjalankan operasi dalam perusahaan secara efektif dan efisien tidak lagi mencukupi untuk disebut sebagai strategi perusahaan. Esensi dari sebuah strategi adalah memilih untuk melakukan aktifitas yang berbeda atau melakukan aktifitas yang sama dengan cara yang berbeda dan memberikan posisi strategis yang lebih baik dari pada para pesaing. Perusahaan dapat memberikan performa yang lebih baik dari para pesaing hanya jika perusahaan dapat menentukan
perbedaan yang dimilikinya dan mempertahankannya. Perbedaan tersebut harus dapat memberikan nilai yang lebih baik bagi para konsumen atau menciptakan nilai yang hampir sama tetapi dengan biaya yang lebih murah atau bahkan keduannya. Karena perbedaan ini, maka setiap perusahaan tentunya akan memerlukan penggunaan IT secara berbeda sesuai dengan strategi yang diterapkan. Penggunaan aplikasi sistem informasi yang disediakan oleh vendor pihak ketiga sering kali tidak dapat memenuhi kebutuhan dalam menjalankan proses bisnis. Ada dua tujuan yang dapat dilakukan, pertama proses bisnis perlu dilakukan modifikasi agar sesuai dengan IT yang digunakan, atau kedua melakukan penyesuaian atau kustomisasi terhadap IT. Jika yang pertama yang dipilih, tentunya hal ini akan sangat berpengaruh pada strategi bisnis yang telah ditetapkan. Perubahan proses bisnis yang dijalankan dapat menyebabkan perubahan strategi bisnis, dan dapat mengakibatkan tidak tercapainya aspek arahan dari strategi itu sendiri. Tentunya hal yang paling logis untuk dilakukan oleh sebuah perusahaan adalah untuk melakukan penyesuaian atau penyelarasan dalam konteks ini terhadap penggunaan IT agar sesuai dengan strategi bisnis yang telah ditetapkan. Saat ini, perusahaan menghadapi tantangan yang besar untuk dapat mewujudkan tujuannya dan menjalankan strategi bisnis yang telah di formulasikan. Informasi yang disediakan memegang peranan penting untuk dapat berhasil. IT memegang peranan penting dalam mewujudkan strategi bisnis. Sebuah organisasi yang telah mengadopsi teknologi informasi ke dalam proses bisnis yang dilakukannya, tentunya akan ikut memikirkan peranan yang akan dilakukan oleh IT. Beberapa perusahaan ada yang menggunakan IT untuk menjalankan operasi sehari – hari agar dapat berjalan dengan baik dan efisien. Ada juga perusahaan yang menggunakan IT sebagai enabler untuk menciptakan kesempatan – kesempatan baru yang mungkin tidak akan dapat dilakukan tanpa dukungan IT. Serta IT juga digunakan sebagai cara baru untuk mengatur fungsi – fungsi yang ada dalam organisasi. Peranaan IT dalam organisasi ini juga akan mempengaruhi penyelarasan yang terjadi dalam perusahaan. Penetapan peran IT ini juga berpengaruh pada mengembangkan portfolio aplikasi yang dilakukan oleh perusahaan.
BAB II PEMBAHASAN II.1. Perencanaan Strategis Teknologi informasi telah menciptakan suatu pergeseran siklus di dalam perusahaan untuk tujuan berdagang. Hanya mengetahui struktur dan arti penting e-Bisnis tidaklah cukup. anda harus menciptakan dan menerapkan suatu rencana tindakan yang mengijinkan anda untuk membuat hubungan suatu bisnis yang lama ke bisnis baru yaitu e-Bisnis. Mengapa anda
harus belajar beberapa konsep perencanaan pokok, yang mana
merupakan keberhasilan pada bagian ini. Kita pertama mendiskusikan beberapa konsep perencanaan strategis dan kemudian berbicara lebih rinci tentang mengembangkan Strategi bisnis dasar Teknologi Informasi dan perencanaan lain. Di Bagian II, kita akan mendiskusikan proses Perencanaan bisnis dasar Teknologi Informasi dan tantangan yang akan muncul ketika memperkenalkan aplikasi dan strategi Teknologi Informasi baru pada perusahaan. Gambar 11.2 menggambarkan komponen dari suatu proses perencanaan organisasi. Proses perencanaan pokok ini terdiri dari (1) pembentukan regu, model, dan konsensus; (2) mengevaluasi suatu organisasi yang telah memenuhi perolehan sumber daya (3) penelitian bisnis, ekonomi, politis, dan lingkungan masyarakat; (4) mengantisipasi dan mengevaluasi dampak pengembangan di masa depan; (5) membangun dan memutuskan suatu visi bersama yang akan dicapai (6) memutuskan tindakan yang ingin mencapai suatu keberhasilan. Hasil proses ini adalah apa yang direncanakan, secara formal mengartikulasikan arus bolak-balik
yang diperlukan untuk mencapai keberhasilan. Suatu rencana adalah suatu
pernyataan tindakan. Rencana mendorong kearah tindakan, tindakan menghasilkan hasil, dan bagian dari perencanaan sedang belajar dari keberhasilan. Di dalam konteks ini, proses perencanaan diikuti oleh implementasi, yang mana telah dimonitor dan dapat mengendalikan ukuran, dalam menyediakan umpan balik untuk perencanaan. Perencanaan strategis berhadapan dengan pengembangan dari suatu misi organisasi, keberhasilan, strategi, kebijakan. Kerjasama dimulai dengan proses mengembangkan visi bersama,
menggunakan berbagai teknik, mencakup pembentukan regu, memperagakan
skenario, dan latihan konsensus. Sesi Perencanaan Regu sering meliputi ; strategis visi dan pertanyaan. Perencanaan taktis melibatkan penetapan sasaran dan pengembangan prosedur, aturan, jadwal, dan anggaran. Perencanaan operasional dilaksanakan atas basis jangka pendek
untuk menerapkan dan mengendalikan operasi sehari-hari. Contoh adalah perencanaan proyek dan produksi perencanaan. Banyak metodologi perencanaan organisasi digunakan bisnis pada saat ini. Di dalam bagian ini, kita berkonsentrasi pada dua metodologi yang paling populer : skenario pendekatan dan perencanaan kompetisi. Gambar II.1. Komponen proses perencanaan organisasi
Mengartikulasi rencana organisasi
Peneliti Organisasi Lingkungan
Meramalkan pengembangan external dan internal
Pembentukan kelompok, model dan konsensus
Menerapkan hasil keberhasilan misi dan visi
Mengembangkan taktik kebijakan strategi
Mengembangkan metode implementasi dan kendali
Mengevaluasi pemenuhan sumber daya manusia Umpan balik
II.2. Kasus Blue Cross and Blue Shield, and Others : Latar Belakang Perubahan dalam Pemahaman Ilmu Pengetahuan
Dalam suatu kasus yang akan penulis paparkan adalah sebagai berikut Kevin Sparks berusaha untuk menuju suatu perubahan dalam sistem kinerja di bidang teknologi informasi, untuk memonitor dan mendukung pusat data pada masa yang lalu, tetapi sistem tersebut belum dapat ditemukan dimanapun. Dalam mendapatkan perlindungan data, harus tidak dapat diakses oleh pihak umum. Staffers di Blue Cross dan Blue Shield dari Kansas City setuju bahwa penerapan monitoring software dipusatkan satu set proses baku untuk menjawab permasalahan, itu akan lebih efisien dibanding dengan cara lain, mereka berharap hal tersebut menjadi perhatian khusus. “Logika selalu berlaku pada semua orang akan setuju dengan level ini bahwa intelektual harus berubah dalam berbagai hal," Kevin Sparks wakil ketua dari CIO
menemukan sendiri
yang menjadi penyebab kurangnya kekosongan dalam pertemuan-
pertemuan selagi orang mengadakan perundingan dan sering terjadi perdebatan. Perubahan membutuhkan proses untuk menjadi lebih baik dan dalam perubahan akan mudah untuk terpecah belah dan beberapa kelompok akan susah untuk diajak berubah. Dalam membantu karyawan untuk menerima proses yang baru, Kevin Sparks mengatakan akan membuka sementara kantornya, suatu perkiraan yang sangat bagus untuk menuju proses efisiensi dalam mengurangi kebutuhan akan perusahaan. Perubahan menjadi bagian dari suatu usaha lebih besar untuk menerapkan Perpustakaan Infrastruktur dalam rangka proses untuk meningkatkan keseluruhan produktivitas. Karyawan tidak mempunyai alasan logis untuk menentang perubahan, tetapi sebelum anda memecat atau membubarkan mereka sebagai pecundang tidak fleksibel. Barangkali perlawanan anda untuk berubah menjelma menjadi diri sendiri sampai mulai untuk memperhatikan dari suatu perspektif ilmiah. Di masa lalu , analisa otak merupakan teknologi yang sudah mengijinkan peneliti untuk menjejaki energi pemikiran melalui otak dalam cara hampir sama mereka dapat menjejaki melalui sistem perputaran. Pada level sedang ini sedang membawa suatu pondasi bagi ilmu pengetahuan dalam suatu kepemimpinan dan menghadapi tantangan ke CIOS
dalam menyikapi sebuah
perubahan dengan cepat tanpa harapan yang nampak dan kurang baik menggambarkan perubahan manajemen. Gambaran otak menunjukkan bahwa tanggapan ke perubahan umum dapat diramalkan. Dari suatu perspektif mengenai ilmu kegaiban tentang orang mati, kita semua bereaksi terhadap perubahan dengan cara yang sama kita mencoba untuk menghindari itu. Namun pemahaman dan ilmu pengetahuan otak mekanika telah menuju/mendorong pengertian yang mendalam agar membantu CIOS memperbaiki sedikit
perubahan dan
meningkatkan kemampuan masyarakat untuk menyesuaikan ke cara baru. Perubahan sangat menyakitkan, bukan semacam luka yang parah, eksekutip cenderung untuk memecat/membubarkan setiap orang yang lemah dan tidak mau berubah dan kegelisahan psikologis. Gambaran Otak benar-benar membuktikan itu, perubahan menerangi suatu area otak, menuju lapisan luar, yang mana akan diaplikasikan ke dalam PC seperti RAM, mampu menganalisa logika dengan segera dan memungkinkan kalkulasi cepat.
Perlindungan ke arah perubahan tidak bisa diacuhkan. Landasan awal mempunyai pembatasnya, tetapi ini juga mampu secara mendalam pengendalian-diri. Kemampuan untuk sadar akan dorongan akan menjadi sebuah kebiasaan dalam menghadapi setiap perubahan. Landasan awal
sangat berpengaruh dalam perilaku, tetapi
tidak harus dengan
sepenuhnya menentukan," kata Jeffrey M. Schwartz, seorang peneliti Dokter jiwa di Jurusan kedokteran Universitas California Los Angeles. " Kita dapat membuat keputusan tentang berapa banyak yang dipengaruhi oleh ilmu biologi. Taktik manajemen perubahan tradisional didasarkan lebih pada pelatihan binatang dibanding psikologi manusia. Para pemimpin menjanjikan bonus dan promosi ke mereka yang sepakat mengalami perubahan, dan mereka menghukum orang yang tidak mau berubah dengan lebih sedikit pekerjaan penting. Salah satu dari kekeliruan paling besar adalah para pemimpin, seperti CIOS, berusaha untuk mempengaruhi cara skeptis mengira bahwa semua orang termotivasi oleh ambisi. Banyak orang-orang, terutama para profesional TI, termotivasi banyak atau lebih oleh pekerjaan itu, sebagai contoh pengembangan software untuk digunakan sebagai kesempatan untuk bergerak menuju ke hirarki. " Ada banyak orang yang tidak ingin menjadi raja atau ratu," kata Michael Wakefield, perusahaan senior berhubungan pada pusat studi untuk menjadi pemimpinan yang kreatif, Itu adalah sulit untuk mengungkapkan sebab mereka takut boss mereka akan memulai untuk mempertanyakan keberanian mereka pada perjanjian." Jika orang-orang ini tidak melihat suatu kesempatan untuk meraih kesetiaan mereka kepada pekerjaan yang dicintainya sebagai bagian dari suatu perubahan, tidak akan bermanfaat bersama. Mereka akan tinggal skeptis atau, lebih buruk, tidak bergerak dan seperti keadaan mati lemah. Di Negara bagian New York Menyatakan Asuransi Pekerja, merupakan kesiap-siagaan menuju perubahan karyawan untuk berusaha pada kasus asuransi atas permintaan karyawan untuk mengadakan pelatihan. " mereka menginginkan asuransi dan pergi tanpa memberikan dukungan kepada mereka
tentang apa yang dikerjakan dan diperlukannya, kata Nancy
Muholland, seorang Direktur Deputity Executive CIO menjelaskan mengenai asuransi pekerjaan. Perubahan Manajemen memakan waktu yang lama dan susah untuk mengukur orientasi CIOS. Sebelum menghindari tantangan memimpin ke arah kegagalan. " Siapapun dapat mendapatkan $ 2,000 setiap orang untuk mendapatkannya mereka dapat menyelesaikan suatu
pekerjaan, tetapi orang akan
dapat mengilhami orang lain untuk mengikuti semangat
perubahan bukan sesuatu karisma yang menguntungkan, “kata tenaga ahli itu. Sparks's terlambat mensiasati
untuk melibatkan bagian luar karyawannya dengan
membawa masuk konsultan dari luar untuk mendiskusikan Program Infrastruktur TI ke bidang yang berhubungan dengannya. " Kita mempunyai suatu instruktur terkemuka, dan dia bisa menunjuk banyak dari pertanyaan orang-orang yang mempunyai keahlian," Aku bisa untuk memulai dengan sesuatu kesuksesan dan mengalami perubahan yang berarti. II.3. Pertanyaan 1. Dalam perubahan mencegah orang-orang melakukan koneksi sendiri, seperti salah satu kasus di atas, dan memperbolehkan orang lain memimpin untuk mempertimbangkan proposal yang belum selesai. Bagaimana anda menyeimbangkan dua pernyataan ini ? Petunjuk apa yang anda akan gunakan untuk memastikan bahwa anda tidaklah terlalu jauh menyimpang ? 2. Kevin Sparks dalam Blue Cross dan Blue Shield dari Kansas City tidak mempunyai waktu untuk meyakinkan orang-orangnya akan kebutuhan perubahan. Apa yang akan anda usulkan dalam kasus ini kedepan? Bagaimana setelah itu? Bagaimana cara merekomendasi perubahan dan bagimana hasilnya? 3. Perubahan keorganisasian di luar promosi dan ancaman pemberhentian sementara. Apa jalan keluar yang harus dibahas dalam kasus tersebut dan bagaimana memberikan usulan yang seimbang? Berikan beberapa contoh studi kasus mengenai pemikiran ini? II.4. Jawaban 1. a. Dalam menyeimbangkan dari dua pernyataan di atas yaitu perlu melihat lebih lanjut pada tingkatan
proses manajemen perubahan untuk organisasi yang
digambarkan pada Model Manajemen Perubahan ini. Hanya satu dari banyak yang bisa diberlakukan bagi aturan perubahan keorganisasian disebabkan oleh strategi Bisnis/TI aplikasi dan perubahan proses bisnis. Sebagai contoh, model ini merupakan visi bisnis yang menciptakan perencanaan strategis harus mengevaluasi kesiap-siagaan untuk perubahan suatu organisasi dan kemudian mengembangkan perubahan strategis dan memilih pelatihan para pemimpin dan mendasarkan langkah-langkah berikutnya. Para pemimpin Perubahan ini adalah agen perubahan yang akan merubah para karyawan dan bisnis stakeholders untuk membangun suatu bisnis, perubahan
teknologi, proses bisnis, isi tugas, dan struktur
organisasi. Mereka
juga
membicarakan keuntungan-keuntungan program pelatihan dan perubahan secara detil tentang aplikasi bisnis baru. b.
Petunjuk atau metoda yang digunakan adalah
model manajemen perubahan
meliputi metoda untuk pengukuran pekerjaan dalam menyediakan perencanaan keuangan untuk karyawan dan stakeholders, perubahan yang mungkin diperlukan adalah sebagai tambahan, mengembangkan suatu e-Bisnis baru dalam suatu organisasi dengan pendirian/penetapan masyarakat
untuk karyawan bisnis
stakeholders via Internet, dan intranet. Strategi manajemen perubahan seperti itu akan mendorong stakeholder terlibat untuk perubahan yang sempurna dengan menerapkan aplikasi e-Bisnis teknologi informasi baru. 2. a.
Yang akan kami usulkan adalah : Perencanaan Organisasi Dalam merencanakan suatu teknologi informasi memerlukan perencanaan untuk merubah sistem bisnis, proses, struktur, dan teknologi. Perencanaan suatu hal penting dalam proses organisasi dengan menggunakan metoda seperti pendekatan skenario dan perencanaan dalam memanfaatkan persaingan untuk mengevaluasi suatu lingkungan organisasi internal dan eksternal; meramalkan pengembangan baru; menetapkan suatu visi organisasi, misi dan sasaran hasil; mengembangkan strategis, taktik, dan kebijakan untuk menerapkan keberhasilannya; dan mengartikulasikan rencana untuk organisasi untuk bertindak sesuai dengan organisasi
bantuan
proses
perencanaan
baik
belajar
sendiri
maupun
mempromosikan perubahan keorganisasian dan pembaruan. Perencanaan Bisnis Strategi Bisnis/TI Perencanaan melibatkan seluruh investasi teknologi informasi dengan suatu visi bisnis perusahaan dan keberhasilan strategis seperti tenaga ahli dibidang bisnis yang mengakibatkan suatu perencanaan strategis yang konseptual menetapkan suatu program teknologi perusahaan, sumber daya data, arsitektur aplikasi, dan organisasi TI. Menerapkan Perubahan Bisnis Aktivitas Implementasi meliputi perencanaan implementasi dan pengenalan TI dalam merubah proses bisnis, struktur organisasi, tugas pekerjaan, dan hubungan pekerjaan sebagai hasil strategi TI dan aplikasi seperti prakarsa e-Bisnis, tenaga ahli dalam menangani proyek, menyediakan hubungan kerjasama, dan
pengenalan tentang teknologi baru. Perusahaan menggunakan taktik manajemen perubahan seperti keterlibatan pemakai di Bisnis/TI perencanaan dan pengembangan
untuk
mengurangi
perlawanan
pemakai
akhir
dan
memaksimalkan penerimaan terhadap perubahan bisnis semua stakeholders. b. Setelah proses di atas dilaksanakan maka wujud yang diinginkan adalah suatu kesuksesan, dan jalannya dari perubahan tersebut dapat bermanfaat dengan hasil yang memuaskan, dan lebih menjadikan suatu organisasi menjadi lebih baik. c.
Cara merekomendasikan perubahan tersebut dengan memberikan presentasi kepada karyawan atau organisasi dengan memberikan suatu terobosan perubahan yang menjanjikan organisasi menjadi lebih maju dan lebiih baik dan bagimana dengan hasilnya tidak luput dari keinginan bersama dalam mewujudkan perubahan tersebut, dengan kata lain tidak akan mungkin suatu perubahan itu terwujud dengan maksimal bila kita tidak berusaha semaksimal mungkin dalam mendukung perubahan dimaksud.
3. a. Perubahan keorganisasian di luar promosi dan ancaman pemberhentian sementara. Jalan keluar yang harus dibahas dalam kasus tersebut adalah Gambar dibawah ini menggambarkan sebagian dari dimensi kunci manajemen perubahan dan tingkatan kesukaran pada
dampak bisnis. Pesan dari sebagian orang-orang,
proses dan faktor teknologi melibatkan implementasi strategi Bisnis/IT dan aplikasi, atau perubahan disebabkan oleh perkenalan teknologi informasi baru ke dalam suatu perusahaan. Sebagian dari faktor tersbut seperti integrator sistem dan outsourcing, akan
dibahas secara lebih detil pada bagian selanjutnya.
Sebagai contoh, integrator sistem pemborong
yang
mungkin
sedang berkonsultasi dengan perusahaan mengenai
pembahasan
pembayaran
dan
mengasumsikan tanggung jawab untuk mengembangkan dan menerapkan suatu aplikasi e-Bisnis baru, termasuk merancang dan memimpin aktivitas manajemen perubahannya. Sebagai tambahan, berpesan orang-orang itu
mempunyai
tingkatan kesukaran yang paling tinggi dan waktu terpanjang untuk memecahkan segala dimensi manajemen perubahan. Orang adalah fokus utama dari manajemen perubahan (change management) organisasi. Ini mencakup aktivkas seperti pengembangan cara yang inovatif untuk mengukur, memotivasi, dan memberi penghargaan atas kinerja. Demikian juga halnya dengan desain program untuk merekrut dan melatih karyawan dalam kompetensi inti yang dibutuhkan dalam dunia kerja yang terus berubah.
Manajemen perubahan juga melibatkan analisis dan definisi semua perubahan yang dihadapi oleh organisasi, dan mengembangkan program untuk mengurangi risiko dan biaya, serta memaksimalkan manfaat perubahan. Misalnya, implementasi aplikasi bisnis baru seperti manajemen hubungan pelanggan dapat melibatkan pengembangan rencana aks perubahan (change action plan), penugasan manajer tertentu sebagai sponsor perubahan (change sponsors), pengembangan tim perubahan (change teams) karyawan, dan mendorong komunikasi terbuka dan tanggapan mengenai perubahan organisasi . Beberapa taktik utama yang direkomendasikan oleh para ahli perubahan adalah sebagai berikut: • Libatkan
orang sebanyak mungkin dalam perencanaan
bisnis/TI dan
pengembangan aplikasi. • Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya. • Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi. • Berikan insentif keuangan dan pengakuan. • Bekerjalah di dalam budaya perusahaan, bukan di sekitarnya.
b.
Berikan beberapa contoh studi kasus mengenai pemikiran ini? California's Marin Country telah menggugat Deloitte Consulting sebesar 30 Juta dolar lebih atas suatu perencanaan proyek SAP Enterprise Resource Planning (ERP). Pihak yang bersengketa, Marin Country pengadilan superior pada tahun 2010, menuduh Deloitte telah menyalahgunakan kemampuan dan ketrampilannya ketika mengerjakan proyek pada tahun 2004.
Tuduhan setebal 38 halaman terhadap Deloitte adalah ketika perusahaan mengerjakan proyek yang dijanjikan dengan sumber daya yang terbaik akan tetapi terpasang tidak sesuai dengan apa yang telah diperjanjikan. Kekeliruan penyajian oleh Deloitte's mengakibatkan suatu rancangan dan penereapan proyek di daerah dapat dinikmati sehingga daerah mengalami kerugian dan memperbaikinya lagi diperlukan dana yang besar. Sementara itu, Deloitte mengakui telah memenuhi semua kewajibannya sesuai kontrak. Perusahaan mengklaim administratif Deloitte tidak sesuai dengan nilai pekerjaan. Pemimpin Marin Country Board mencari selisih lebih dari $ 444.000 yang tidak dibayar akhirnya menuntut tambahan pembayaran $ 111.000. Untuk menyelesaikan masalah SAP Software bekerja dengan sebaik-baiknya untuk menyelesaikan pekerjaan pada bulan November 2007," kata juru bicara perusahaan yang dikirim lewat e-mail. Walaupun kita yakin bahwa kita akan berbuat baik, itu merupakan kepercayaan atau perselisihan yang harus dipecahkan untuk menunjukan sikap logis yang bermanfaat bagi pemerintah dalam memungut wajib pajaknya," menurut pernyataan mereka. Menurut Marin Country Keluhan pemerintah daerah, menyewa perusahaan Deloitte untuk menggantikan manajemen keuangan, daftar gaji, dan HRD sistem sebab pemerintah daerah tidak mempunyai ketrampilan untuk memenuhi tugas tersebut. “Ketika itu telah disewakan, Deloitte mengetahui bahwa pemerintah setempat akan tergantung pada sumber daya Deloitte's atas rekomendasi proyek. Sepanjang proses pejabat daerah yang ditekankan ke Deloitte tidak mempunyai pengalaman bekerja pada proyek," seperti implementasi sebelumnya. Deloitte mengetahui bahwa konsultan merupakan satu-satunya dengan pengetahuan proyek bahwa itu akan menunjukan keseluruhan usaha. Deloitte telah terpilih dari pelelangan, berdasar pada klaimnya tentang ketrampilan, pengintegrasian menguji proses, dan kemampuan manajemen perubahan, mengindikasi kegagalan perusahaan untuk menyampaikan dimanapun akan mengakibatkan suatu sistem kesalahan dan pada hakekatnya lebih buruk dibanding sistem yang lalu itu telah diganti. Sebagai contoh, laju sistem daftar gaji yang baru sekitar 5 kali dibandingkan lebih tinggi daripada sistem lama, memaksa pemerintah daerah untuk membatasi penggunaan sistem dan berbalik ke proses manual sebagai gantinya. Permasalahan menjadi sangat buruk bahwa pemerintah daerah telah mengambil Deloitte pada akhir tahun 2007 dan mendapatkannya dengan baik. Merancang untuk menstabilkan sistem itu Deloitte memperlakukan pemerintah daerah sebagai landasan pelatihan sektor publik karena konsultan kurang pengalaman
dalam mengurusi pihak yang bersengketa. Sebagian besar sistem dirancang kembali, dan diimplementasikan secara substansial.
harus
Deloitte tidak mempunyai kemampuan atau niat untuk menyediakan sumber daya yang terampil untuk diperlukan pada suatu proyek, tetapi mengklaim dengan cara lainnya, hanya untuk menjamin pemerintah daerah dalam mengambil keuntungan perjanjian kontrak, keluhan itu dilaporkan ke pengadilan oleh pemerintah daerah dan Deloitte membayar denda $ 30 ribu. Dalam administratifnya Deloitte mencatat bahwa Pejabat Daerah tidak pernah memberi tahu tentang segala defisiensi apapun tentang segala pelanggaran atas kontrak, dan perjanjian sebenarnya antara kedua pihak dalam mengambil tindakan. Jika pemerintah daerah mempunyai isu dengan Deloitte, tidak pernah membuat perjanjian dalam memesan order secara spesifik telah ditempatkan pada bulan Juni 2007, sebelum perusahaan telah diambil " Kita memenuhi masing-masing dan masing-masing dari kewajiban keduanya di bawah kontrak, sebagai konsekuensi telah disetujui oleh pejabat daerah yang telah menangani proyek tersebut. Banyak penuntutan perkara telah disimpan beberapa tahun dan gagal di implementasi. Satu-Satunya perbedaan dengan Penuntutan perkara daerah adalah target integrator sistem dibanding ERP penjual. Hampir semua kasus? sudah melibatkan pelanggan yang menggugat ERP secara langsung untuk diimplementasikan. Pada awal tahun 2010 sebagai contoh, penuntutan perkara antara perusahaan dan pelanggannya. Manajemen dengan tenang bersedia menerima suatu imbal jasa Barang sisa, Manajemen mempunyai gugatan lebih awal untuk praktek penipuan setelah barang jasanya mengalami kerusakan. Yayasan lembaga pelindung konsumen pun mengadakan acara pembelaan terhadap pelanggan yang telah dirugikan oleh perusahaan tersebut.
BAB III KESIMPULAN
Dalam kehidupan manusia, perubahan tidak dapat dihindari. Dimulai oleh dunia usaha yang lebih dulu menyadari pentingnya perubahan bagi peningkatan kualitas produksi yang dihasilkan, sampai ke administrasi pemerintahan. Berbagai upaya dan pendekatan telah dilakukan untuk memecahkan masalah yang timbul akibat adanya perubahan. Oleh karena perubahan memang selalu terjadi dan pasti akan selalu terjadi, pimpinan organisasi baik organisasi pemerintah maupun non-pemerintah disamping harus memiliki kepekaan terhadap perubahan-perubahan yang terjadi diluar organisasi yang dipimpinnya dan mampu memperhitungkan dan mengakomodasikan dampak dari perubahan-perubahan yang terjadi itu, mutlak perlu pula untuk mempunyai keterampilan dan keberanian untuk melakukan perubahan didalam organisasi demi peningkatan kemampuan organisasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu untuk menghadapi perubahan kita perlu melakukam manajemen perubahan yang berarti upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif.
