Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi Disampaikan oleh : Didi Supriyadi Pertemuan ke-3 Kuliah Manajemen Proyek STI Program Studi S1 Informatika – ST3 Telkom Purwokerto
Learning Objectives • Setelah membaca bab ini, Anda akan dapat: – Menggambarkan sistem pandang manajemen proyek dan bagaimana hal itu berlaku untuk proyek teknologi informasi – Memahami organisasi, termasuk empat frame, struktur organisasi, dan budaya organisasi
– Jelaskan mengapa manajemen pemangku kepentingan dan komitmen manajemen puncak sangat penting untuk proyek yang sukses – Memahami konsep fase proyek dan siklus hidup proyek dan membedakan antara pengembangan proyek dan pengembangan produk – Diskusikan atribut yang unik dan sifat beragam teknologi informasi proyek – Jelaskan tren terbaru yang mempengaruhi manajemen proyek TI, termasuk globalisasi, outsourcing, dan virtual tim
A Systems View of Project Management • Project can’t be run in Isolation. – Jika manajer proyek memimpin proyek dalam isolasi, tidak mungkin bahwa proyek-proyek akan pernah benar-benar melayani kebutuhan organisasi.
• Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas, dan manajer proyek perlu mempertimbangkan proyek-proyek dalam konteks organisasi yang lebih besar. • Untuk menangani situasi yang kompleks secara efektif, manajer proyek perlu menggunakan sistem pemikiran/Systems Thinking untuk mengambil pandangan holistik proyek dan memahami bagaimana kaitannya dengan organisasi yang lebih besar.
A Systems Approach • Pendekatan sistem muncul pada 1950-an untuk menggambarkan pendekatan yang lebih analitis untuk manajemen dan pemecahan masalah – Manajemen harus melihat bagaimana proyek berhubungan dengan seluruh organisasi
• Tiga bagian meliputi: – Sistem filsafat: model keseluruhan untuk memikirkan hal-hal seperti sistem. Systems are sets of interacting components working within an environment to fulfill some purpose. – Analisis sistem: pendekatan pemecahan masalah – Sistem manajemen: penentuan bisnis, teknologi, dan masalah organisasi sebelum membuat perubahan ke sistem
Three Sphere Model for Systems Management • Ide sederhana menangani tiga bidang manajemen sistem – bisnis, organisasi, dan teknologi -- dapat memiliki dampak besar pada pemilihan dan pengelolaan proyek dengan sukses.
Understanding Organizations • Organisasi dapat dilihat seperti memiliki empat frame yang berbeda: struktural, sumber daya manusia, politik, dan simbolik: Structural frame: Focuses on roles and responsibilities, coordination and control. Organization charts help define this frame.
Human resources frame: Focuses on providing harmony between needs of the organization and needs of people.
Political frame: Assumes organizations are coalitions composed of varied individuals and interest groups. Conflict and power are key issues.
Symbolic frame: Focuses on symbols and meanings related to events. Was it good the CEO came to the kickoff meeting? Culture is important, particularly in international projects.
What went Wrong? • Banyak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) proyek gagal karena masalah organisasi, bukan masalah teknis. Misalnya, Grosir toko kelontong Sobeys Kanada ditinggalkan toko suppliernya selama dua tahun, $ 90.000.000 sistem ERP karena masalah organisasi. – Sebagai Dalhousie University Associate Professor Sunny Marche menyatakan, "Masalah membangun sistem yang terintegrasi yang dapat menampung orang yang berbeda merupakan tantangan yang sangat serius. “Anda tidak dapat menceraikan teknologi dari masalah sosial budaya. Mereka memiliki peran yang sama. “ • Orang-orang di berbagai belahan perusahaan memiliki istilah yang berbeda untuk berbagai item. • Orang memiliki pekerjaan sehari-hari yang harus dilakukan dan tidak ingin mengambil waktu yang diperlukan untuk mendapatkan sistem baru untuk bekerja
– Sistem ERP Sobeys ditutup selama lima hari dan karyawan berebut untuk saham rak berpotensi kosong di beberapa toko selama berminggu-minggu. Kegagalan sistem biaya Sobey ini lebih dari $ 90.000.000 dan menyebabkan pemegang saham untuk mengambil hit 82 sen setelah pajak per saham. *
Organizational Structures • Terkait dengan frame politik dan struktural • Tiga struktur organisasi dasar – Fungsional: manajer fungsional melaporkan kepada CEO – Proyek: manajer program melapor ke CEO – Matrix: jalan tengah antara struktur fungsional dan proyek; personil sering melaporkan ke dua atau lebih bos; Struktur dapat menjadi lemah, seimbang, dan matriks yang kuat
Functional, Project, and Matrix Organizational Structures
Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007
11
Pengaruh Struktur Organisasi di Proyek Project Characteristics
Organizational Structure Type Functional
Matrix Balanced Matrix Low to Moderate 15-60%
Project
Little or none
Weak Matrix Limited
Virtually none
0-25%
Functional manager
Functional manager
Mixed
Project manager
Project manager
Project manager’s role
Part-time
Part-time
Full-time
Full-time
Full-time
Common title for project manager’s role
Project Coordinator/ Project Leader Part-time
Project Coordinator/ Project Leader Part-time
Project Manager/ Project Officer Part-time
Project Manager/ Program Manager Full-time
Project Manager/ Program Manager Full-time
Project manager’s authority Percent of performing organization’s personnel assigned full-time to project work Who controls the project budget
Project management administrative staff PMBOK Guide, 2000, 19, and PMBOK Guide 2004, 28.
Strong Matrix Moderate to high 50-95%
High to almost total 85-100%
Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007
Organizational Structures • Manajer proyek memiliki wewenang penuh dalam struktur organisasi proyek murni dan hampir tidak ada wewenang pada struktur fungsional murni • Seorang pemimpin proyek dalam organisasi fungsional yang memerlukan dukungan yang kuat dari beberapa area fungsional yang berbeda, harus meminta manajemen puncak sponsorship – sponsor harus meminta dukungan dari semua manajer fungsional yang relevan untuk memastikan bahwa mereka bekerja sama dan bahwa orang-orang yang memenuhi syarat yang tersedia untuk bekerja sesuai kebutuhan
• Meskipun Project Manager memiliki wewenang penuh dalam struktur organisasi proyek, hal ini sering tidak efisien bagi perusahaan secara keseluruhan – Menugaskan staf penuh waktu untuk proyek dapat menyebabkan underutilization dan / atau kesalahan alokasi sumber daya •
Sebuah penuh waktu teknis penulis yang tidak memiliki pekerjaan pada hari tertentu adalah sumber daya terbuang
•
Menggunakan pendekatan sistem mungkin menyebabkan PM untuk menyarankan mempekerjakan kontraktor independen untuk melakukan menulis daripada menggunakan karyawan penuh-waktu, sehingga menghemat uang
Organizational Culture • Sama seperti struktur organisasi mempengaruhi kemampuannya untuk mengelola, begitu juga budaya organisasi.
• budaya organisasi adalah seperangkat asumsi bersama, nilai-nilai, dan perilaku yang menjadi ciri fungsi yang dari sebuah organisasi • Banyak ahli percaya penyebab banyaknya masalah perusahaan “tidak struktur atau staf” tapi budaya – Bahkan dalam satu organisasi, budaya satu departemen mungkin berbeda dari budaya lain departemen (teknologi vs keuangan) • Beberapa budaya membuatnya lebih mudah untuk mengelola proyek
Sepuluh Karakteristik Budaya Organisasi1 • Identitas Anggota* • Toleransi resiko* • Kelompok • Kriteria penghargaan* penekanan* • Toleransi konflik* • Orang fokus • Means-ends • Integrasi Unit* orientation • Kontrol • Open-systems focus* 1 as per Stephen P. Robbins *Proyek kerja adalah yang paling sukses dalam budaya organisasi di mana barang-barang yang kuat / tinggi dan item lainnya yang seimbang
Manajemen Pemangku Kepentingan • Manajer Proyek harus menyediakan waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua pemangku kepentingan proyek • Menggunakan empat frame dari organisasi dapat membantu memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan – Sejak organisasi memiliki sumber daya yang terbatas, proyek mempengaruhi manajemen puncak, manajer fungsional dan manajer proyek lain dengan menggunakan beberapa sumber daya
• Senior eksekutif / manajemen puncak adalah stakeholder sangat penting
Pentingnya Komitmen Top Manajemen • Beberapa studi telah menemukan bahwa salah satu faktor kunci yang terkait dengan hampir semua keberhasilan proyek adalah komitmen dan dukungan PM menerima • Seorang manajer senior, disebut juara, bertindak sebagai pendukung utama untuk proyek tersebut – Memastikan sumber daya yang memadai disediakan - uang, sumber daya manusia, visibilitas – Bantuan PM memenuhi kebutuhan spesifik pada waktu yang tepat - menyadari bahwa masalah-masalah tak terduga dapat dan akan timbul dan dukungan yang diperlukan untuk mengatasinya – Seperti kebanyakan proyek TI melintasi area fungsional, membantu dalam memperoleh kerjasama dari orang di bagian lain dari organisasi; melawan pertempuran politik
– Mentor dan pelatih PM pada isu-isu kepemimpinan karena kebanyakan PM IT tidak berpengalaman dalam manajemen
Perlu untuk komitmen Organisasi Teknologi Informasi (TI) • Jika organisasi memiliki sikap negatif terhadap IT, akan sulit untuk proyek TI untuk sukses • Memiliki Chief Information Officer (CIO) pada tingkat tinggi dalam organisasi membantu proyek IT • Menugaskan orang-orang non-IT untuk proyek TI juga mendorong lebih banyak komitmen • Beberapa CEO mengambil peran kepemimpinan yang kuat dalam mempromosikan penggunaan teknologi informasi dalam organisasi mereka
Perlunya Standar Organisasi • Standar dan pedoman membantu manajer proyek menjadi lebih efektif • Senior manajemen dapat mendorong: – Penggunaan formulir standar dan perangkat lunak untuk manajemen proyek – Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status – Penciptaan kantor manajemen proyek atau pusat keunggulan untuk membantu PMS mencapai tujuan proyek – Pengembangan jalur karir untuk PM dan / atau membutuhkan sertifikasi PMP
Tahapan Proyek dan Siklus Hidup Proyek • Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari fase proyek yang mendefinisikan: – – – –
Pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase Kiriman apa yang akan diproduksi dan kapan Siapa yang terlibat dalam setiap fase Bagaimana manajemen akan mengontrol dan menyetujui karya yang dihasilkan dalam setiap fase
• A deliverable adalah produk atau jasa yang dihasilkan atau disediakan sebagai bagian dari proyek
Lebih lanjut tentang Tahapan Proyek • Pada fase awal dari siklus hidup proyek: – kebutuhan sumber daya biasanya termurah – Tingkat ketidakpastian (risiko) tertinggi – stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk mempengaruhi proyek
• Dalam fase tengah siklus hidup proyek: – Kepastian menyelesaikan proyek meningkatkan – Sumber daya Lainnya dibutuhkan
• Tahap akhir dari siklus hidup proyek berfokus pada: – Memastikan bahwa persyaratan proyek bertemu – sponsor menyetujui penyelesaian proyek
Phases of the Traditional Project Life Cycle
Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional • tahap konsep - manajer menjelaskan secara singkat proyek – Mengembangkan tingkat sangat tinggi atau Ringkasan rencana untuk proyek menggambarkan kebutuhan proyek dan konsep dasar yang mendasari – Perkiraan biaya kasar dikembangkan dan gambaran pekerjaan yang terlibat dibuat – Sebuah struktur rincian kerja (WBS) menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan aktivitas kerja ke dalam berbagai tingkat tugas • WBS merupakan dokumen penyampaian berorientasi yang mendefinisikan ruang lingkup total proyek
• Tom Walters seharusnya membentuk sebuah komite fakultas dan staf untuk mempelajari konsep peningkatan penggunaan teknologi di kampus – Mereka mungkin telah mengembangkan rencana manajemen yang termasuk awal, proyek yang lebih kecil untuk menyelidiki cara-cara alternatif untuk meningkatkan penggunaan teknologi • Menyiapkan laporan yang mempelajari apa yang kampus yang sama melakukan, survei mahasiswa, staf dan dosen dan memperkirakan dampak menggunakan teknologi lebih lanjut tentang biaya dan pendaftaran.
Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional • tahap pengembangan - tim proyek menciptakan rencana manajemen proyek yang lebih rinci, perkiraan biaya yang lebih akurat dan WBS lebih menyeluruh. – Jika pada fase Konsep menyarankan bahwa laptop adalah salah satu cara untuk meningkatkan penggunaan teknologi di kampus, maka penelitian lebih lanjut akan diperlukan dalam fase ini untuk menentukan beli / sewa, jenis perangkat keras dan perangkat lunak, berapa banyak biaya siswa, bagaimana menangani pelatihan dan pemeliharaan, dll – Jika fase konsep menyarankan bahwa laptop tidak cara untuk pergi, proyek tersebut akan dibatalkan pada saat itu sehingga menghemat waktu dan uang
Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional • Implementation- tim proyek menciptakan perkiraan biaya yang sangat akurat, memberikan pekerjaan yang diperlukan dan memberikan laporan kinerja kepada stakeholder – Memperoleh hardware dan software, memasang peralatan jaringan yang diperlukan, memberikan laptop kepada siswa, menciptakan suatu proses untuk mengumpulkan biaya, memberikan pelatihan, dll • Fakultas perlu mempertimbangkan bagaimana untuk mengambil keuntungan dari laptop, keamanan mempersiapkan potensi masalah, penerimaan memasukkan ini dalam merekrut brosur, dll
• Close-out - semua pekerjaan selesai, penerimaan pelanggan dari seluruh proyek – Tim proyek harus mendokumentasikan pengalaman mereka pada proyek – Survei siswa, fakultas, administrasi pada dampak teknologi
Siklus Hidup Produk • Produk juga memiliki siklus hidup • Sistem Development Life Cycle (SDLC) adalah suatu kerangka kerja untuk menggambarkan fase yang terlibat dalam mengembangkan dan memelihara sistem informasi • Proyek pengembangan sistem dapat mengikuti: – Prediksi siklus hidup: ruang lingkup proyek dapat diartikulasikan secara jelas dan jadwal dan biaya dapat diprediksi • Tim proyek menghabiskan sebagian besar proyek berusaha untuk mengklarifikasi persyaratan dari seluruh sistem dan kemudian menghasilkan sebuah desain • Pengguna sering tidak dapat melihat hasil yang nyata dalam hal perangkat lunak bekerja
Model Prediksi Siklus Hidup • Tim proyek menghabiskan sebagian besar proyek untuk berusaha mengklarifikasi persyaratan dari seluruh sistem dan kemudian menghasilkan sebuah desain • Pengguna sering tidak dapat melihat hasil yang nyata dalam hal perangkat lunak bekerja untuk jangka • model waterfall : telah didefinisikan dengan baik, tahap linear pengembangan sistem dan dukungan • Model spiral: menunjukkan bahwa perangkat lunak dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif atau spiral daripada pendekatan linear • Model Incremental build : menyediakan untuk pengembangan progresif software operasional • Model Prototyping : digunakan untuk mengembangkan prototipe untuk memperjelas kebutuhan pengguna • Rapid Application Development (RAD) Model: digunakan untuk menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas
Siklus Hidup Produk – Siklus hidup Adaptive Software Development (ASD): persyaratan tidak dapat dengan jelas dinyatakan, proyek yang misi didorong dan komponen berdasarkan, menggunakan siklus berbasis waktu untuk bertemu tanggal Target hasil pembangunan dengan menciptakan komponen yang menyediakan fungsionalitas yang ditentukan oleh kelompok usaha sebagai kebutuhan ini ditemukan dalam pendekatan yang lebih bebas-bentuk Persyaratan dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif dan pengembangan risiko didorong dan mengubah toleran untuk mengatasi dan menggabungkan daripada mengurangi risiko
Siklus Hidup Produk • proyek TI besar biasanya terdiri dari beberapa proyek yang lebih kecil, lebih mudah dikelola, terutama ketika ada banyak ketidakpastian yang terlibat – Beberapa aspek manajemen proyek yang perlu dilakukan selama setiap fase dari siklus hidup produk • Tahap perencanaan Sistem untuk sistem informasi baru, dapat mencakup sebuah proyek untuk menyewa sebuah perusahaan konsultan luar untuk membantu mengidentifikasi dan mengevaluasi strategi potensial untuk mengembangkan aplikasi bisnis tertentu • Tahap implementasi mungkin termasuk sebuah proyek untuk menyewa programmer dari sistem • Close-out fase mungkin termasuk sebuah proyek untuk mengembangkan dan menjalankan beberapa sesi pelatihan bagi pengguna dari aplikasi baru
Ulasan Pentingnya Tahapan Manajemen Proyek • Sebuah proyek harus berhasil melewati setiap tahapan proyek untuk melanjutkan ke berikutnya • Tinjauan manajemen, juga disebut Phase exits atau kill points,, harus dilakukan setelah setiap fase, untuk mengevaluasi kemajuan proyek, kemungkinan keberhasilan, dan kompatibilitas dilanjutkan dengan tujuan organisasi – Pada akhir fase konsep, tim proyek bisa menyajikan informasi untuk fakultas, presiden dan anggota staf lain yang dijelaskan pilihan yang berbeda untuk meningkatkan penggunaan teknologi, analisis apa yang dilakukan perguruan tinggi kompetitor dan hasil survei pendapat stakeholder lokal pada subjek permasalahan. Hasil kurang baik bisa mengakibatkan menghentikan proyek pada saat itu dan tidak berinvestasi lebih banyak waktu, tenaga dan uang.
Konteks Proyek IT • Proyek TI bisa sangat beragam dalam hal ukuran, kompleksitas, produk yang dihasilkan, daerah aplikasi, dan kebutuhan sumber daya • Anggota tim proyek TI sering memiliki latar belakang dan keahlian • Proyek IT menggunakan beragam teknologi yang berubah dengan cepat; bahkan dalam satu bidang teknologi, orang harus sangat khusus
