KONSOLIDASI DOKUMEN PROYEK: SOLUSI MANAJEMEN DOKUMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PELAKSANAAN PROYEK DI PT.CPI

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi II Program Studi MMT-ITS, Surabaya 30 Juli 2005

KONSOLIDASI DOKUMEN PROYEK: SOLUSI MANAJEMEN DOKUMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PELAKSANAAN PROYEK DI PT.CPI Andi Cakrayani Marzuki, Joko Lianto B. PT. Caltex Pacific Indonesia Rumbai, Pekanbaru, Indonesia e-mail: [email protected] Program Studi Magister Manajemen Teknologi - ITS Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, Indonesia e-mail: [email protected]

ABSTRAK Dalam era globalisasi, setiap perusahaan secara intensif melakukan usaha untuk terus meningkatkan kinerja organisasinya. Salah satu aspek penting dalam usaha pencapaian tujuan organisasi adalah terciptanya budaya sharing informasi dan learning organization. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan dukungan proses bisnis dan sistem informasi pengelolaan knowledge secara efektif dan efisien yang sesuai dengan tujuan bisnis. Sebuah usaha dilakukan untuk mencari solusi pengelolaan dokumen yang dapat digunakan untuk mengkonsolidasi dokumen proyek yang ada di PT. Caltex Pacific Indonesia. Dokumen proyek dalam format elektronik yang jumlahnya sangat besar dan tersebar di beberapa tempat menyebabkan masalah dalam mengakses informasi tersebut dan tingkat akurasi yang rendah. Makalah ini membahas hasil penelitian untuk menjawab persoalan di atas dengan mengaplikasikan konsep pengelolaan dokumen (document management system) dalam wujud analisis dan perancangan solusi sistem informasi yang akan digunakan. Secara garis besar pendekatan yang akan dipakai oleh peneliti adalah pendefinisian masalah, analisis kondisi saat ini, analisis sistem informasi yang diperlukan dan perancangan sistem pengelolaan dokumen proyek yang merupakan hasil akhir dari penelitian ini. Rancangan yang dibuat menggunakan aplikasi web dan fitur Oracle Internet File System (iFS).

PENDAHULUAN PT. Caltex Pacific Indonesia (PT.CPI) adalah salah satu perusahaan pertambangan minyak bumi di Propinsi Riau, Indonesia. Pencarian, pengeboran, dan pengangkatan minyak bumi dilakukan di daerah cekungan Sumatra bagian tengah. Operasi bisnis eksplorasi dan eksploitasi dibagi menjadi tiga area operasi besar yaitu Minas, Bekasap dan Duri. Produksi minyak bumi PT.CPI saat ini mencapai sekitar 600 ribu barel perhari atau setengah dari total produksi minyak bumi perhari di Indonesia. Untuk dapat mempertahankan atau meningkatkan tingkat produksinya, PT.CPI terus menerus melakukan investasi proyek penerapan teknologi tinggi yang menuntut keputusan operasi bisnis yang semakin cepat, tepat dan akurat. Kesalahan pengambilan keputusan terhadap pilihan investasi dan pelaksanaannya akan mengakibatkan kerugian yang sangat besar baik secara bisnis, ekonomi dan lingkungan. Dengan bergabungnya Chevron dan Texaco, PT.CPI sebagai salah satu anak perusahaan yang berada di Indonesia juga telah menerapkan strategi korporasi ”4+1

ISBN : 979-99735-0-3


Strategic Intents” untuk mencapai tujuan utama korporasi menjadi yang terdepan dalam TSR (Total Shareholder Return). Prinsip strategi ”4+1” menjelaskan bahwa dengan tingkat kinerja yang tinggi dalam hal keunggulan operasi, penurunan biaya, dan pengelolaan modal akan menjadi landasan yang kokoh untuk pencapaian pertumbuhan yang menguntungkan. Pengembangan kemampuan organisasi pada ke empat aspek di atas akan terus mendukung peningkatan tingkat kinerja perusahaan. Di dalam melaksanakan proyek-proyeknya, PT.CPI juga telah menerapkan secara konsisten metodologi CPDEP (ChevronTexaco Project Development and Execution Process) yang dirancang untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek dengan cara perencanaan, kerjasama dan komunikasi yang lebih baik. CPDEP memiliki tahapan proses yang terdiri atas lima fasa dimana setiap pengambilan keputusan dilakukan di akhir fasa. Prinsip yang dianut oleh CPDEP adalah fokus terhadap value driver suatu peluang bisnis, melibatkan tim terpadu dari fungsi yang terkait, menjalankan proses komunikasi yang efektif dan keselarasan tujuan dari tim yang terlibat, dan fokus terhadap aktifitas yang mendukung pengambilan keputusan berikutnya (decision driven). Hasil benchmarking yang dilakukan oleh IPA (Independent Project Analysis) selama tahun 2003 menyebutkan bahwa penggunaan CPDEP terhadap proyek-proyek yang ada di ChevronTexaco telah menghemat dana proyek sekitar 27% dan mempercepat Dokumen Proyek waktu penyelesaian proyek sekitar 6%. Saat ini PT.CPI belum memiliki suatu sistem manajemen dokumen yang AA BB CC terpadu dan proses standar untuk mengelola dokumen proyek. Setiap tim proyek menyimpan dokumen proyeknya masing-masing dengan menggunakan shared folder yang ada di file server atau dengan menggunakan situs intranet seperti yang terlihat pada gambar 1-1. Beberapa kelemahan dengan penggunaan FileServer 1 FileServer 2 WebServer 1 kedua cara tersebut antara lain: penyimpanan dokumen masih tersebar di beberapa server dan shared folder yang diperuntukkan untuk masing-masing tim proyek, akses terhadap dokumen yang hanya terbatas pada anggota tim proyek dan DRB (Decision Review Board), tidak memiliki format standar sehingga Client sulit untuk dipahami dan sulit untuk mencari dokumen tertentu sebagai Gambar 1-1. Keadaan Saat Ini referensi proyek yang sedang dilaksanakan. Dengan kondisi seperti saat ini sangat sulit untuk mewujudkan tujuan perusahaan didalam meningkatkan proses evaluasi proyek dan sharing best practices dan lessons learned. Penelitian ini ditujukan untuk membuat rancangan sistem pengelolaan dokumen proyek yang optimal sesuai dengan proses bisnis. Kesuksesan implementasi sistem yang dirancang akan mampu memberikan keuntungan antara lain: dokumentasi proyek akan lebih konsisten dan akurat dengan ditetapkannya standar penggolongan dokumen yang akan disimpan di centralized document repository, proses transisi atau pengalihtugasan ISBN : 979-99735-0-3

C-2-2


proyek akan berjalan lebih lancar, akses yang lebih mudah dan terkontrol terhadap dokumen proyek, dan membantu anggota proyek untuk mengambil best practices dan lessons learned dari proyek-proyek yang telah dilaksanakan dan menerapkannya pada proyek yang sedang dikerjakan. Secara garis besar, pendekatan yang dipakai oleh peneliti adalah pendefinisian permasalahan, analisa kondisi saat ini, analisa sistem informasi yang diperlukan, perancangan dan verifikasi rancangan. Agar lebih fokus dalam pembahasan maka penelitian menentukan beberapa batasan yaitu: a. Penelitian dilakukan untuk mencari solusi yang tepat dan sesuai untuk mendukung pencapaian strategi perusahaan dalam hal evaluasi proyek dan sharing best practices dan lessons learned. b. Perancangan sistem pengelolaan dokumen hanya akan mempertimbangkan dokumen elektronik berbasis text. c. Penelitian hanya dilakukan sampai pada tahap perancangan sistem, tidak dilanjutkan ke tahap implementasi. d. Perancangan sistem informasi tidak akan mengubah proses bisnis dan metodologi CPDEP. e. Perancangan hanya mendayagunakan infrastruktur yang sudah dimiliki oleh PT. CPI saat ini sehingga biaya pengembangan dapat ditekan seminimal mungkin.

METODOLOGI PENELITIAN Ada tiga tahapan utama yang dilalui yaitu tahap analisa sistem saat ini dan kebutuhan bisnis, sistem perancangan, dan tahap verifikasi. Dalam tahap analisa kebutuhan bisnis penekanan diberikan pada proses bisnis yang dilakukan dalam mengelola dokumen proyek berbasis CPDEP dan proses penyimpanan dokumen tersebut, serta usaha penyempurnaan proses untuk meningkatkan kinerja pelaksana proyek. Tahapan ini dilakukan dengan mempelajari dokumen dan sistem saat ini serta mewawancarai CSOC Champion, General Manager Asset, Ahli Teknik Perminyakan, IT Engineer dan Ahli Teknik Geologi untuk mengetahui kelemahan dan kemungkinan perbaikannya. Tahap sistem perancangan dilakukan dengan mempertimbangkan ketersediaan infrastruktur penunjang yang ada saat ini serta kebutuhan fitur yang diinginkan oleh pengguna. Tahap verifikasi dilakukan untuk memastikan bahwa rancangan teknis yang dibuat dapat memenuhi kebutuhan fitur sistem yang diinginkan oleh pengguna.

ISBN : 979-99735-0-3

C-2-3


ANALISA DAN PERANCANGAN Secara umum aktifitas tahap analisa dan perancangan terlihat pada gambar 3. • Application • Desain alur data, proses query dan antarmuka aplikasi web Dokumen Proyek

AA

BB

CC

• Data • Klasifikasi dokumen (unstructured data) • Metadata

Client

Web Application Server

• Process • Rancangan alur kerja dan FileServerFileServer 1 2

interaksi pengguna dalam menggunakan sistem ini • Sosialisasi proses

Oracle Database

Semua dokumen akan tersimpan di dalam Oracle DB sebagai BLOB format

• Infrastructure • Identifikasi kebutuhan dan ketersediaan infrastruktur di PTCPI

Client

Saat ini

Cara

Yang diinginkan

Gambar 3. Aktifitas Tahap Analisa dan Perancangan Analisa Sistem Saat Ini dan Analisa Kebutuhan Salah satu target yang dicapai oleh perusahaan adalah peningkatan proses pengelolaan knowledge dan kaitannya dengan organizational learning. Peran dari sistem informasi yang dirancang diharapkan menjadi document repository untuk dokumen proyek berbasis CPDEP yang kritikal, yang merupakan fasilitas tambahan untuk meningkatkan kinerja dan produktifitas pelaksana proyek dan DRB (Decision Review Board). Peran dan fungsi sistem ini fokus pada aspek Information Retrieval dan Knowledge Management. Dokumen-dokumen proyek terkait yang tidak disimpan pada document repository tetap akan disimpan pada shared folder yang telah disediakan untuk kebutuhan internal tim proyek tersebut. Berdasarkan analisa kelemahan proses penyimpanan dokumen saat ini yang masih menggunakan shared folder dan situs intranet dan masukan pada saat wawancara, sistem pengelolaan dokumen proyek yang akan dibangun harus mempunyai kemampuan sebagai berikut:  Berbasis web dan hanya membutuhkan web browser untuk administrasi dan penggunaan sistem.  Dapat dengan mudah diakses melalui intranet.  Tidak membutuhkan tambahan hardware untuk implementasinya.  Mudah digunakan serta tidak membutuhkan waktu training yang lama untuk bisa menggunakan sistem tersebut.  Dapat menentukan tingkat akses terhadap suatu dokumen dengan mudah.  Dapat menentukan spesifik role yang diinginkan didalam mengelola administrasi akses pengguna.  Dapat melakukan full-text searching didalam mencari suatu dokumen tertentu.  Dapat menyimpan dokumen dalam format MS Office dan image. ISBN : 979-99735-0-3

C-2-4




Dapat melakukan pelacakan terhadap versi dokumen yang telah di edit, serta audit terhadap proses modifikasi dokumen tersebut

Analisa Kebutuhan Infrastruktur Penunjang Dari hasil perhitungan volume data proyek yang tersimpan di proyek didapatkan jumlah penggunaan disk sebesar 55 GB. Untuk estimasi kebutuhan disk pada server basis data Oracle ditentukan dengan mengalikan jumlah ini dengan faktor 2 sehingga ruang disk yang dibutuhkan menjadi 110 GB. Analisa selanjutnya dilakukan dengan melihat database server yang ada dan melihat aspek kelayakan teknis untuk digunakan menjadi database server untuk aplikasi yang akan dibangun seperti yang terlihat pada tabel 3-2-1 dan 3-2-2. Berdasarkan spesifikasi teknis dan pertimbangan sharing dengan aplikasi lain yang juga menggunakan database server tersebut, ditentukan bahwa server DRSERV2 merupakan alternatif terbaik. Tabel 3.2.1. Spesifikasi Teknis Database Server Yang Ada No. Server Name

Series

O/S

CPU (Mhz)

1

Drserv2

SF4800

Solaris 8

4 * 750

RAM (GB) 10

2

Cpidbserv3

SE450

Solaris

2 * 400

1

3

Rbiserv1

SE3500

Solaris 8

2 * 400

8

4

Cpidb02

HP9000

HP-UX v.11

2 * 650

4

Tabel 3.2.2. Analisa Pemilihan Alternatif No. Server Name Curr. application / database 1 Drserv2

* GF Dubes * OW2003 Dubes

2 Cpidbserv3

Accessibility (concurr. users) Theoretical Curr./Estimated 150 90 concurrent users: * 45 users of OW2003 * 20 users of GF * 25 users from Finder North/Duri 40

3 Rbiserv1

OW2003 Rbi

40

4 Cpidb02

* Calmis, EACM * Commit

65

ISBN : 979-99735-0-3

C-2-5

Remark Plus * Memory and processors have been added recently * Capable to handle additional 40 users access (theoretically) * Can be used for future growth 0 * No application/database * Capable to handle additional 40 users access (theoritically) 15 * Memory has been added recently

Delta * Complex support * In progress Data Migration from GF to OW * Need disk space (NAS ?)

10 * Capable to handle additional 40 users access (theoritically)

* OS = HP-UX * Need disk space (NAS ?)

* Need additional memory * Need disk space (NAS ?) * Complex support * Data Migration from GF to OW * Need disk space (NAS ?) * Possible need additional 1 processor


Rancangan Arsitektur Teknis Rancangan arsitektur teknis yang diperlukan dapat dilihat pada gambar 3.3.1.

Client

Web Application Server

Oracle Database

Semua dokumen akan tersimpan di dalam Oracle DB sebagai BLOB format

Gambar 3.3.1. Arsitektur Teknis Konsolidasi Setiap pengguna menggunakan web browser sebagai antar muka untuk menyimpan dan mengakses dokumen proyek yang disimpan di dalam basis data Oracle dalam format Large Objects (LOBs). LOB merupakan format yang ada di dalam Oracle Internet File System (iFS). Oracle iFS merupakan kombinasi antara file system dan development environment yang menyediakan fasilitas untuk membuat, menyimpan dan mengelola informasi dalam berbagai tipe di dalam satu repository. Dokumen yang tersimpan di dalam tabel basis data iFS tidak hanya terbatas pada format text saja, tetapi juga mencakup spreadsheet dan format word processors, graphics, file multimedia dan lainlain. Singkatnya segala macam format data dapat disimpan di dalam iFS. Arsitektur iFS bisa dilihat pada gambar 3.3.2.

Gambar 3.3.2. Arsitektur iFS

ISBN : 979-99735-0-3

C-2-6


Klasifikasi Dokumen Proyek Proses klasifikasi dokumen yang ingin dikelola dan disimpan pada document repository ditentukan melalui analisa terhadap tipe dan jenis dokumen yang saat ini tersebar di beberapa tempat. Tujuan dari klasifikasi dokumen ini adalah menyeragamkan format dan tipe dokumen kritikal sesuai dengan metodologi CPDEP sehingga memudahkan setiap pengguna yang ingin membaca dan menganalisa dokumen tersebut. Proses klasifikasi dilakukan bersama-sama dengan CSOC Champion dan IT Engineer dengan menginventarisasi dokumen yang ada dan mengacu kepada panduan pelaksanaan CPDEP. Salah satu contoh klasifikasi dokumen CPDEP untuk fasa 1 bisa dilihat pada tabel 3.4.1. Tabel 3.4.1. Klasifikasi Fasa 1 CPDEP No CPDEP Phase

Activities Group

1

1

Project Category

2

1

3

1

Decision Support Package (DSP) Executive Summary CPDEP Roadmap and Schedule

4

1

Project Execution Plan (PEP) Part A and Framing Document

5

1

Functional DSP

6

1

Value Improving Process (VIP), Best Practices and Lessons Learned

7

1

DEQ Assessment

8

1

Next Phase Plan

9

1

End of Phase Gating Decision

10

1

Scoping Notice for Up $ 25 MM

11

1

Project Manager Contact

EVALUASI Validasi Rancangan Validasi rancangan dengan menggunakan Oracle iFS dilakukan untuk memastikan kebutuhan pengguna bisa terpenuhi atau tidak. Langkah validasi yang dilakukan adalah melakukan pemetaan antara kemampuan fitur yang disediakan oleh iFS dengan kebutuhan pengguna. Ringkasan hasil pemetaan dapat dilihat pada tabel 4.1

ISBN : 979-99735-0-3

C-2-7


Tabel 4.1. Ringkasan Hasil Validasi No 1

2 3

4

5

6

7

8

9

Kebutuhan Pengguna

Kemampuan iFS

Berbasis web dan hanya Dapat diakses dengan menggunakan membutuhkan web browser untuk berbagai macam protocol (universal administrasi dan penggunaan sistem. access) : HTTP, SMB, FTP, SMTP, IMAP4, POP3 Dapat dengan mudah diakses melalui intranet. Tidak membutuhkan tambahan Hasil evaluasi ketersediaan infrastruktur hardware untuk implementasinya. menunjukkan bahwa kebutuhan bisa dipenuhi oleh infrastruktur yang ada saat ini Mudah digunakan serta tidak Memiliki desain antar muka yang membutuhkan waktu training yang friendly . iFS menampilkan data yang lama untuk bisa menggunakan ada di repository dalam bentuk hirarki sistem tersebut. folder/file yang sudah dikenal saat ini Dapat menentukan tingkat akses Penyimpanan yang terintegrasi terhadap suatu dokumen dengan (integrated storage) mudah. Dapat menentukan spesifik role yang Akses terhadap data dilakukan dengan diinginkan didalam mengelola menggunakan Oracle Enterprise administrasi akses pengguna. Manager (OEM) Dapat melakukan full-text searching Fungsi basis data yang terintegrasi didalam mencari suatu dokumen memenuhi kebutuhan untuk automatic tertentu. indexing, fast searching, dan contextbased searching, backup dan restore Dapat menyimpan dokumen dalam format MS Office dan image.

Dapat menyimpan segala macam format data. Data tersebut disimpan dalam tabel basis data. Dapat melakukan pelacakan Memiliki built-in fungsi content terhadap versi dokumen yang telah di management seperti document edit, serta audit terhadap proses versioning sehingga setiap data yang modifikasi dokumen tersebut tersimpan memiliki multi versi. Integrated locking juga menjaga agar data tidak sampai tertimpa oleh data yang lebih baru.

Dapat Memenuhi atau Tidak Memenuhi

Memenuhi

Memenuhi

Memenuhi

Memenuhi

Memenuhi

Memenuhi

Memenuhi

Memenuhi

Potensi Manfaat Potensi manfaat yang dapat dicapai dengan pengembangan dari rancangan solusi manajemen dokumen yang telah dibuat mencakup aspek tangible dan produktifitas meliputi:  Pengurangan biaya penyimpanan dokumen dengan adanya single document repository  Kemudahan mengakses data dan sharing dokumen.  Proses pengelolaan proyek yang efektif dan efisien  Proses kerjasama dan kolaborasi antar anggota proyek yang lebih baik  Proses administrasi pengelolaan akses terhadap dokumen proyek yang lebih terkontrol dan cepat  Menghindari resiko hilangnya dokumen  Dengan adanya proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang standar akan memudahkan proses transisi proyek

ISBN : 979-99735-0-3

C-2-8


KESIMPULAN Penelitian ini menghasilkan kesimpulan sebagai berikut: a. Solusi manajemen dokumen yang dirancang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam penelitian ini telah berhasil menganalisis dan merancang proses konsolidasi dokumen proyek dan mendukung pencapaian strategi perusahaan untuk menciptakan learning organization. b. Fasilitas alat bantu teknologi informasi yang dirancang dapat secara efektif dan efisien mendukung usaha konsolidasi dokumen proyek dengan mengoptimalkan infrastruktur yang ada saat ini. c. Penelitian ini membuktikan bahwa pemanfaatan manajemen teknologi informasi yang tepat guna dapat memecahkan permasalahan pengelolaan dokumen proyek yang ada selama ini. DAFTAR PUSTAKA Brien, O. James, 2003, “Management Information System, Managing Information Technology in the Business Enterprise”, Mc Graw Hill, New York. Sutton, Michael J.D, 1996, “Document Management for the Enterprise: Principles, Techniques, and Applications”, John Wiley & Sons. Becker, Shirley A, 2003, “Effective Databases for Text and Document Management”, Idea Group Publishing. ____________, 2002, “Oracle Series: Oracle XML Handbook”. Davis, Charles K., 2003, “Technologies and Methodologies for Evaluating Information Technology in Business”, Idea Group Publishing. ChevronTexaco Strategic Planning, http://corpplan.chevrontexaco.com/. ChevronTexaco Project Development and Execution Process, http://cpdep.chevrontexaco.com/.

ISBN : 979-99735-0-3

C-2-9


ISBN : 979-99735-0-3

C-2-10

KONSOLIDASI DOKUMEN PROYEK: SOLUSI MANAJEMEN DOKUMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PELAKSANAAN PROYEK DI PT.CPI

Recommend Documents