Dokumen Manajemen Proyek Sistem Informasi Akuntansi GEMI (Short Version)
Permintaan Sistem Latar Belakang KSU GEMI adalah koperasi syariah berbasis kelompok. KSU GEMI mengadopsi sistem Grameen Bank dengan beberapa penyesuaian. Sistem Informasi Akuntansi yang ada pada umumnya adalah untuk pengelolaan Koperasi Simpan Pinjam dan Pembiayaan Syariah (KSPPS) dengan transaksi anggota bersifat individu. Sistem semacam ini tidak bisa digunakan langsung oleh KSU GEMI. Beberapa contoh proses bisnis KSU GEMI yang tidak dapat diakomodasi oleh sistem akuntansi KSPPS umum antara lain: transaksi rembug (kelompok) dan pembiayaan dalam kelompok (pembiayaan menggunakan dana tabungan kelompok, dengan bagi hasil dibagi rata ke anggota kelompok sesuai jumlah simpanan yang dimiliki). Kebutuhan-kebutuhan tersebut membuat KSU GEMI memutuskan untuk mengembangkan sistem informasi akuntansi sendiri.
Kebutuhan Bisnis Proyek ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan pelayanan nasabah KSU GEMI melalui pengembangan sistem informasi akuntansi user-friendly dan aman, yang:
Berbasis cloud. Menyediakan antarmuka yang mudah dipahami dalam melakukan transaksi dan proses bisnis Menampilkan laporan harian kepada manajer secara real time dengan tampilan yang mudah dipahami sehingga manajer dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat Mampu mengakomodasi kebutuhan KSU GEMI untuk lebih dari lima tahun yang akan datang.
Jangkauan & fungsionalitas Sistem ini memiliki beberapa fungsionalitas, yaitu:
Dilengkapi dengan beberapa tipe produk yang berbeda: 1. Produk simpanan Produk simpanan sukarela Produk simpanan kelompok a) Produk simpanan pokok b) Produk simpanan wajib Produk simpanan berjangka (investasi) 2. Produk pembiayaan Produk pembiayaan GEMI Produk pembiayaan dalam kelompok Memungkinkan untuk membedakaan hak akses tiap pengguna terhadap sistem, antara lain: 1. Manajer berwenang untuk melakukan semua perubahan terhadap sistem 2. Akuntan berwenang untuk melakukan perubahan parameter dan proses sistem 3. Teller berwenang untuk mengelola data nasabah serta menginput dan mengedit transaksi Pada kantor cabang, sistem menampilkan informasi hanya mengenai kantor cabang tersebut saja. Sementara itu, kantor pusat dapat mengakses seluruh informasi sistem. Informasi dapat diakses 24 jam. Mengizinkan beberapa pengguna untuk melakukan transaksi pada sistem dalam suatu waktu tertentu (selama sistem telah dibuka dan belum ditutup oleh manajer/akuntan)
Antarmuka yang aman dengan petunjuk penggunaan yang mudah setelah pengguna masuk ke dalam sistem Fungsi pencetakan berbagai macam laporan keuangan disertai grafik Audit trail / historical transaction. Transaksi yang telah dilakukan pada sistem dapat ditelusuri sehingga memudahkan pencarian dan perbaikan apabila ditemukan kejanggalan Notifikasi ataupun ekstrak informasi terhadap kejadian-kejadian khusus, antara lain: 1. Akun pembiayaan yang kurang lancar atau telah melebihi jatuh tempo 2. Kelompok dengan pertumbuhan ekonomi yang sangat baik sehingga dapat diberi reward untuk menyemangati anggota lainnya Impor dan ekspor data untuk memudahkan migrasi dan konsolidasi data Integrasi dengan sistem koperasi/BMT dan perbankan lainnya
Project Status Update: 21 November 2016 Pengerjaan back-end: 20%
Database: 85% Menggunakan fitur Migration & Seeder dari Laravel Proses bisnis Yang sudah dikerjakan: manajemen anggota dan parameter system Yang belum dikerjakan: transaksi, otorisasi, manajemen buku besar akuntansi (lodge book), report generator
Pengerjaan front-end: 80%
Tampilan HTML On process: sorting tabel Next: o warning/error notification o merapikan tampilan o atur tampilan report
Diagram Use Case
Arsitektur Sistem
Daftar Proses dalam Sistem Terdapat enam bagian utama pada sistem, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Manajemen sistem Layanan anggota Otorisasi Transaksi Back Office Pembuatan laporan
1. Manajemen Sistem 1.1. Login sistem 1.2. Setting identitas lembaga 1.3. Manajemen user 1. Membuat user 2. Mengedit user 3. Menghapus user 1.4. Ganti password 1.5. Membuka dan menutup sistem 1.6. Manajemen parameter sistem/tabel pelengkap data 1. Menambah parameter sistem 2. Mengubah parameter sistem 3. Mengatur setting akun simpanan 4. Mengatur setting akun investasi berjangka 5. Mengatur setting akun pembiayaan 1.7. Lain-lain 1. Ekspor data 2. Impor data 3. Backup data 1.8. Melihat informasi System Log 2. Layanan Anggota 2.1. Manajemen data anggota: 1. Menambah data anggota 2. Mengubah data anggota 3. Menghapus data anggota 4. Melihat akun-akun milik anggota 5. Anggota keluar 2.2. Manajemen kelompok 1. Membuat kelompok baru 2. Mengubah anggota kelompok 3. Melihat daftar kelompok & anggotanya 4. Melihat informasi kesehatan kelompok i. Persentase kepemilikan asset tiap anggota dalam bentuk diagram pie ii. Persentase simpanan:pembiayaan dalam kelompok, diagram pie iii. Pertumbuhan asset dalam bentuk diagram garis 5. Melihat transaksi kelompok 2.3. Manajemen rekening simpanan 1. Menambah akun simpanan 2. Mengubah data akun simpanan 3. Menutup akun simpanan 4. Melihat akun-akun simpanan i. Rekening simpanan blokir ii. Rekening simpanan yang ditutup iii. Rekening simpanan dengan saldo kurang dari sekian iv. Rekening simpanan dengan saldo terbesar v. Rekening simpanan yang dibuka pada periode tertentu 2.4. Manajemen rekening investasi berjangka 1. Menambah akun investasi berjangka 2. Mengubah data akun investasi berjangka
3. Menutup akun investasi berjangka 4. Melihat akun-akun investasi berjangka i. Rekening Investasi berjangka terbesar ii. Rekening Investasi berjangka yang dibuka pada periode tertentu 2.5. Manajemen rekening pembiayaan 1. Menambah akun pembiayaan i. pribadi/kelompok ii. Menambah akun pembiayaan secara kolektif 2. Mengubah akun pembiayaan 3. Melihat/mencetak: data akun yang ………… pada periode tertentu: i. Akun Lunas ii. Jatuh tempo iii. Lancar belum lunas iv. Semua akun v. Sesuai daftar jaminan vi. Pembiayaan terbesar vii. jadwal tagihan pembiayaan 3. Otorisasi 3.1. Otorisasi data anggota 3.2. Otorisasi akun simpanan 3.3. Otorisasi akun investasi berjangka 3.4. Otorisasi akun pembiayaan 4. Transaksi 4.1. Simpanan a. Menambah data transaksi simpanan i. Setoran tunai ii. Pengambilan tunai iii. Transfer intra-GEMI b. Menambah data transaksi simpanan secara kolektif i. Setoran tunai ii. Pengambilan tunai c. Mengoreksi data transaksi simpanan d. Melihat transaksi simpanan e. Melihat transaksi basil f. Mencetak buku transaksi 4.2. Investasi berjangka a. Mencetak bilyet investasi berjangka b. Perpanjangan investasi berjangka 4.3. Pembiayaan a. Membuat simulasi pembiayaan b. Menambah data angsuran pembiayaan i. Cash ii. Dari Rekening Simpanan c. Menambah data angsuran pembiayaan kolektif d. Mengoreksi data angsuran pembiayaan e. Realisasi pembiayaan i. Cash ii. Dari Rekening simpanan
f. Melihat transaksi pembiayaan g. Mencetak kartu transaksi h. Proses bagi hasil (hanya untuk pembiayaan dalam kelompok. 25% masuk pendapatan GEMI, 75% dibagi ke tab basil anggota sesuai proporsinya) 4.4. Transaksi Kas Lainnya 4.5. Transaksi Non-Kas a. Pengeluaran buku b. Pengeluaran materai 4.6. Transaksi dalam Rembug 4.7. Transaksi Antar-Kantor 5. Back Office 5.1. Daftar Perkiraan (Chart of Account) a. Melihat CoA b. Menambah CoA 5.2. Koreksi saldo awal perkiraan 5.3. Pencatatan jurnal umum 5.4. Setting format laporan 5.5. Transfer data ke pusat 5.6. Konsolidasi/ambil data dari cabang 5.7. End Process a. Proses End-of-Day i. Memotong angsuran dari simpanan, yang tanggal temponya hari itu ii. Balancing accounts (Hitung nilai akun harian) b. Proses End-of-Month i. Input transaksi tagihan bulanan Ada ceklis tagihan bulanan apa saja… ii. Pembayaran gaji iii. Proses bulanan - simpanan 1. Proses bagi hasil simpanan 2. Pembebanan biaya administrasi simpanan iv. Proses bulanan – investasi berjangka – proses bagi hasil v. Hitung nilai akun bulanan vi. Hitung indeks kesehatan lembaga c. Proses End-of-Year i. Laporan akhir tahun – Hitung nilai akun bulanan 6. Pembuatan Laporan 6.1. Melihat indeks kesehatan lembaga (ada grafik) 6.2. Melihat informasi (visualisasi grafik kolom) anggota a. Nasabah. Jumlah nasabah, nasabah tertua, nasabah termuda, range usia nasabah b. Simpanan. i. Jumlah akun simpanan per jenis simpanan ii. Jumlah uang simpanan per jenis simpanan c. Investasi berjangka. Jumlah akun investasi berjangka. Grafik range jumlah investasi berjangka. d. Pembiayaan. Jumlah akun pembiayaan (yang belum lunas). Grafik range jumlah outstanding. 6.3. Melihat/mencetak laporan (Setiap laporan terdapat 2 macam visualisasi: teks formal & pie chart) a. Trial balance b. Rincian aktiva
c. d. e. f. g. h. i. j. k.
Rincian pasiva Rekapitulasi rekening Neraca Laba Rugi Arus Kas NPF Perubahan Ekuitas Penggunaan dana zakat Penggunaan dana kebajikan
Preview Desain Basis Data Skema CASA (Current Account & Saving Account)
Skema CIF (Customer Information File)
Preview Tampilan Sistem yang Sudah Jadi (Front-End saja)
