1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK ISHAK ANWAR DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN ...
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2015
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik atau disingkat dengan nama aplikasi IEDMS (Indonesia Electronic Document Management System) adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini. Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor. Bogor, Juni 2015 Ishak Anwar NIM G64124039
ABSTRAK ISHAK ANWAR. Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik. Dibimbing oleh IRMAN HERMADI. Saat ini banyak perusahaan atau organisasi termasuk PT MNC Life Assurance menyimpan dokumen hardcopy dan softcopy untuk periode waktu yang cukup lama untuk memenuhi keperluan di masa yang akan datang. Mengingat pentingnya sebuah dokumen dalam proses bisnis perusahaan maka sangat diperlukan sebuah aplikasi yang dapat mengelola dokumen-dokumen tersebut. Penelitian ini telah berhasil mengembangkan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Indonesia (IEDMS - Indonesia Electronic Document Management System). IEDMS dikembangkan menggunakan pendekatan Waterfall dan memiliki fitur-fitur utama berikut scan, upload, view, indexing, alokasi dan peminjaman dokumen. IEDMS telah diuji di perusahaan PT MNC Life Assurance dan hasilnya telah memenuhi kebutuhan pemakai. Sistem ini bermanfaat untuk meningkatkan efektifitas dan efisensi dalam proses bisnis perusahaan. Kata kunci: Dokumen Hardcopy, Dokumen Softcopy, Indexing, Peminjaman Dokumen, Sistem Manajemen Dokumen, Waterfall ABSTRACT ISHAK ANWAR. Electronic Document Management Information System. Supervised by IRMAN HERMADI. Currently, many companies or organizations including PT MNC Life Assurance keep hardcopy and softcopy documents for future purpose. Because the documents are very important in company business process, an application is needed to manage the documents. This research has successfully developed an Indonesia Electronic Document Information System Manajamen (IEDMS). IEDMS was developed using Waterfall approach and has following main features: scan, upload, view, indexing, allocation and lending. IEDMS has been tested at PT MNC Life Assurance, and the results have met the needs of the user. This system is beneficial to improve effectiveness and efficiency in company business processes. Keywords: Document Management System, Hardcopy Document, Indexing, Lending Document, Softcopy Document, Waterfall
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK
ISHAK ANWAR
Skripsi sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komputer pada Departemen Ilmu Komputer
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2015
Judul Skripsi : Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik Nama : Ishak Anwar NIM : G64124039
Disetujui oleh
Irman Hermadi, Skom MS PhD Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Agus Buono, MSi MKom Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
PRAKATA Alhamdulillah Rabbil’Alamiin, berkat doa dan segenap asa nan suci teruntuk mereka yang telah membantu tugas akhir ini sehingga berhasil diselesaikan, maka tugas akhir ini penulis persembahkan sebagai ungkapan syukur kepada Allah subhanahu wa ta’ala dan tali kasih kepada hambanya. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Juli 2014 adalah Sistem Informasi Manajemen Dokumen Elektronik. Terima kasih penulis ucapkan kepada istri penulis, Siti Hanianah yang tak pernah lelah memberikan motivasi wejangan, do’a, cinta dan kasih. Dosen pemimbing Bapak Irman Hermadi, SKom MS PhD atas waktu, ilmu, kesabaran, nasihat, dan masukan yang selalu diberikan selama pengerjaan tugas akhir ini. Terima kasih juga kepada Ibu Ir Meuthia Rachmaniah, MSc dan Bapak Firman Ardiansyah, SKom MSi selaku penguji atas waktu, masukan, dan koreksinya. Serta teman-teman Ilmu Komputer alih jenis angkatan 7 atas pengalaman berbagi ilmu serta atas kebersamaan dan dukungannya selama penulis menjalani waktu di Departemen Ilmu Komputer IPB, dan Bapak/Ibu dosen dan staf administrasi yang telah begitu banyak membantu baik selama pelaksanaan penelitian maupun pada masa perkuliahan. Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Pendekatan pengembangan sistem traditional dan object-oriented (Satzinger 2010) Komponen menurut Yourdan dan DeMarco Metode pengembangan Waterfall (Pressman 2010) Flowchart proses manual pengiriman dokumen di MNC Life Flowchart proses manual peminjaman dokumen dari vendor Penyimpanan dokumen di internal dan eksternal Model lemari dan rak penyimpanan dokumen Tahapan proses masuknya dokumen hardcopy ke dalam sistem Tahapan proses masuknya dokumen softcopy ke dalam sistem Context diagram DFD Level 1 DFD Level 2 Proses 1 DFD Level 2 Proses 2 DFD Level 2 Proses 3 DFD Level 2 Proses 4 DFD Level 2 Proses 5 DFD Level 2 Proses 6 Entity Relation Diagram (ERD) Model rancangan struktur menu Model rancangan tampilan user interface Model rancangan tampilan system interface
Daftar keterangan tabel-tabel dalam database dan fungsinya. Daftar keterangan atribut tabel-tabel dalam database Struktur menu pull-down Screenshoot aplikasi Hasil Testing
31 33 37 38 40
1
PENDAHULUAN Latar Belakang Dokumen merupakan hal penting dalam tiap kegiatan sehari-hari dalam suatu institusi atau perusahaan. Kegiatan sehari-hari banyak berkaitan dengan dokumen baik hardcopy (dokumen dalam bentuk kertas) maupun softcopy (dokumen dalam bentuk file komputer). Dokumen kadang kala disimpan dalam jangka waktu lama sebagai acuan jika diperlukan untuk dilihat sewaktu-waktu. Dokumen hardcopy menjadi masalah kompleks karena berkaitan dengan ketahanan bahan dari kertasnya bagaimana agar terhindar dari kerusakan yang akan menghilangkan atau mengurangi nilai yang tertulis dalam dokumen tersebut. Dokumen softcopy juga mempunyai permasalahan bagaimana menjaga agar dokumen tersebut tidak rusak (misalnya terkena virus) atau hilang karena dihapus. Untuk mengatasi masalah diatas diperlukan suatu sistem untuk mengatur dokumen tersebut yaitu dengan mengembangkan dan membuat Sistem Informasi Dokumen Elektronik yang dinamakan dengan istilah Indonesia Electronic Document Management System (IEDMS). Melalui sistem IEDMS ini, user hanya perlu melihat isi dokumen melalui aplikasi komputer. Artinya semua dokumen baik hardcopy maupun softcopy dimasukkan ke dalam sistem berdasarkan index/key tertentu dan tersusun berdasarkan kategori tertentu. Untuk dokumen hardcopy terlebih dahulu di lakukan proses scan untuk menjadi file komputer agar masuk ke sistem yang kemudian disimpan ke dalam lokasi tertentu yang aman dari gangguan kerusakan kertas (misalnya lemari/rak di internal perusahaan atau disimpan ke vendor). Untuk perusahaan besar, saat ini ada yang menyewa perusahaan pihak ketiga untuk penyimpan dokumen hardcopy. Sistem ini juga mengontrol posisi dan lokasi hardcopy jika user sewaktu-waktu akan meminjam dan mengembalikan berkas hardcopy tersebut. Sedangkan dokumen softcopy dilakukan upload ke sistem untuk bisa dilihat (view) oleh user. Semua penyimpanan dan lokasi file di dalam komputer dikontrol oleh aplikasi. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem pengaturan dokumen menggunakan program komputer. Sistem ini digunakan untuk mengatur semua dokumen baik yang berasal dari hardcopy maupun softcopy sehingga user dapat melihat isi dokumen yang diperlukan dan dapat mengontrol penggunaan dokumen melalui sistem. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah meningkatkan efektivitas dalam proses bisnis perusahaan karena user hanya perlu melihat isi dokumen yang diperlukan melalui sistem IEDMS (paperless). Hal ini dapat dilihat dari berkurangnya proses
2
pemindahan dokumen dalam bentuk hardcopy antar bagian yang memerlukan dokumen tersebut. Manfaat lainnya adalah meningkatkan efisiensi suatu instansi karena melalui sistem ini akan mengurangi penggunaan hardcopy dalam proses bisnis (paperless). Hal ini dapat dilihat dari berkurangnya penggunaan kertas (paper less) jika beberapa bagian memerlukan copy dokumen yang sama. Aplikasi ini juga dapat mengurangi biaya pembelian hardware seperti mesin fotokopi dan printer yang harganya mahal. Kedua manfaat ini menjadi nilai (Value Added Services) dalam mendukung kebijakan strategis perusahaan atau lembaga. Ruang Lingkup Penelitian 1
2 3
Ruang lingkup dari penelitian ini adalah: Mengontrol proses masuknya dokumen ke dalam sistem IEDMS. Untuk hardcopy melalui scanning dan indexing sedangkan softcopy melalui proses upload file ke dalam sistem. Penyediaan fasilitas view dokumen dengan pencarian berdasarkan key tertentu. File yang diterima sistem adalah file format gambar (image format), PDF/TIFF dan audio (disarankan berformat WAV).
TINJAUAN PUSTAKA Dalam pengembangan sistem terdapat dua pendekatan yang umum digunakan yaitu pendekatan pengembangan secara tradisional (Traditional Approach) dan pendekatan pengembangan berbasis obyek (Object-Oriented Approach) (Satzinger 2010). Perbedaan pendekatan pengembangan sistem Tradisional dan Object-Oriented terletak pada bagaimana sistem memodelkan proses dan melakukan implementasi (Gambar 1). Pendekatan tradisional untuk pengembangan sistem melibatkan kumpulan proses yang dilakukan oleh orang atau komputer, data yang tersimpan, input, dan output. Sebaliknya, pendekatan pengembangan Object-Oriented memandang sistem sebagai kumpulan obyek yang saling berinteraksi, model-model yang menunjukkan benda, perilaku, dan interaksi antar obyek tersebut. Dalam pengembangan sistem ini menggunakan pendekatan pengembangan tradisional (Traditional Approach) yaitu dengan menunjukkan model Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).
3
Gambar 1 Pendekatan pengembangan sistem traditional dan object-oriented (Satzinger 2010) Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi (Satzinger 2010). Komponen DFD terdiri dari Terimator, Proses, Data Store dan Alur Data. Komponen DFD mempunyai dua macam acuan yaitu komponen menurut Yourdan dan Demarco dan komponen menurut Gene dan Serson. Dalam pengembangan sistem ini menggunakan komponen DFD menurut Yourdon dan Demarco (Yourdon 2006) seperti ditunjukkan pada Gambar 2 berikut ini.
Gambar 2 Komponen menurut Yourdan dan DeMarco (Yourdon 2006)
4
1
2 3
4
Berikut adalah keterangan komponen-komponen DFD: Komponen Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity). Terdapat dua jenis terminator yaitu Terminator Sumber (source) yang merupakan terminator yang menjadi sumber dan Terminator Tujuan (sink) yang merupakan terminator yang menjadi tujuan data / informasi sistem. Komponen Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Komponen Data Store digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan data seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk atau file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file, folder, dan agenda. Komponen Data Flow/Alur Data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah tujuan atau keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Context Diagram
Context Diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Context Diagram merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam Context Diagram hanya ada satu proses. Tidak boleh ada data store dalam Context Diagram (Satzinger 2010). Entity Relationship Diagram (ERD) Komponen
Keterangan
Entitas
Obyek dalam dunia nyata yang dapat dibedakan dengan obyek lain
Atribut
Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain.
Relasi
Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas yang terdiri dari 3 macam yaitu one-to-one, one-to-many dan many-to-many
Garis yang menghubungkan kumpulan entitas atau entitas dengan relasi.
Tabel 1 Komponen penyusun ERD
5
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan/relasi (Satzinger 2010). Untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol seperti ditunjukkan pada tabel 1 yang terdiri dari 4 komponen yaitu Entitas, Atibut, Relasi dan Garis. Dalam penggambaran ERD mengacu kepada tabel-tabel yang digunakan dalam database. Tabel-tabel database menggunakan konsep Relational Database Management System (RDBMS). Berikut adalah keterangan tiap komponen ERD: Entitas adalah objek dalam dunia nyata yang dapat dibedakan dengan objek lain. • Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. • Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas yang terdiri dari 3 macam yaitu one-to-one, one-to-many dan many-to-many. •
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak ini adalah menggunakan metode pengembangan klasik yaitu Waterfall. Semua proses dalam waterfall dilakukan secara berurutan seperti ditunjukkan pada Gambar 3. Communcation Project Initiation Requirement gathering
Planning
Modelling
Estimating Scheduling Tracking
Analysys Design
Construction Code Test
Deployment Delivery Support Feedback
Gambar 3 Metode pengembangan Waterfall (Pressman 2010)
Communication Pada tahapan ini dilakukan komunikasi dengan user untuk mengumpulkan kebutuhan dalam pengembangan sistem. Pada saat komunikasi dengan user harus memperhatikan dengan fokus atau menggambarkan kebutuhan user jika ada kesulitan dalam pandangan seperti apa sistem yang diinginkan.
6
Planning Pada tahapan perencanaan menentukan perencanaan waktu, estimasi biaya, orang-orang yang terlibat dalam sistem, analisa resiko dan batasan-batasan sistem. Modeling Pada tahapan ini dilakukan pemodelan rancangan sistem dalam bentuk notasi-notasi seperti Process Business Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), user interface, system interface dan ilustrasi menu. Construction Pada tahapan ini mulai dilakukan pembuatan program sesuai rancangan yang sudah didefinikasi pada tahapan modeling. Setelah pembuatan program maka tahap berikutnya adalah melakukan pengujian dengan black-box testing. Selanjutnya, pengujian dan evaluasi sistem akan dilakukan oleh client yang nantinya akan menjadi acuan pada tahapan pengembangan berikutnya. Deployment Pada tahapan ini dilakukan implementasi program pada user, melakukan maintenance sistem dan menerima feedback dari user setelah penggunaan secara real.
HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam pembahasan penelitian dipaparkan hasil penelitan sesuai dengan metode yang digunakan yaitu metode waterfall. Sebagai acuan pembahasan, penulis mengambil contoh penggunaan dokumen di perusahaan asuransi PT MNC Life Assurance. Namun aplikasi ini bisa diset dinamis karena istilah yang digunakan berlaku umum sehingga bisa digunakan oleh instansi, organisasi atau perusahaan lainnya. PT MNC Life Assurance adalah salah satu perusahaan asuransi yang bergerak dibidang asuransi jiwa di indonesia. Perusahaan ini bernaung dibawah grup bisnis MNC (Media Nusantara Citra) yang berlokasi di MNC Tower, Jakarta Pusat (Company Profile - http://www.mnclife.com). Dalam pengelolaan dokumen hardcopy dan softcopy nasabahnya, perusahaan ini bekerjasama dengan vendor penyedia jasa penyimpanan dokumen yang mempunyai standar tinggi dalam hal keamanan dokumen di Indonesia yaitu PT. Multifilling Mitra Indonesia Tbk (PT MMI). Vendor PT MMI dipilih dengan penunjukan langsung karena sudah berpengalaman dalam bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan besar dan memenuhi kriteria keamanan dokumen yang diinginkan oleh PT MNC Life.
7
PT MMI merupakan perusahaan yang berbasis di Lippo Cikarang dan bergerak dalam bidang manajemen data dan pengarsipan modern seperti pengelolaan dan penyimpanan Surat Berharga, Data Komputer, Jasa Alih Media dan Manajemen Fasilitas (Company Profile – http://www.mmi.co.id). Communication Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan data dan komunikasi dengan user untuk menganalisa kebutuhan sistem yang dibutuhkan . Dalam tahapan ini penulis melakukan wawancara dengan user yang banyak terkait dengan pengolahan dokumen di perusahaan asuransi MNC Life. User yang diwawancara adalah bagian New Business dan Underwriting, bagian Klaim Asuransi, bagian Administrasi dan Bagian Customer Service. User-user ini mengeluhkan tidak teraturnya pengaturan dan penyimpanan dokumen kertas dalam perusahaan. Hal ini juga menyulitkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan pengambilan kembali dokumen yang sudah tersimpan dimana harus mengingat tempat penyimpanannya yang ditulis dalam bentuk excel. Demikian untuk dokumen softcopy hasil scan, saat ini disimpan dalam folder saja tanpa ada aturan penamaan file yang spesifik dan aturan folder yang tidak seragam padahal ukuran file sudah sangat besar. Hal ini akan menjadi kendala tersendiri jika bisnis sudah semakin membesar yang pasti akan memakan alokasi penyimpanan data khusus. Untuk itu user menginginkan adanya satu sistem yang dapat menampilkan dokumen-dokumen hardcopy dan softcopy dalam satu aplikasi tersendiri. Ini mereka perlukan mengingat banyaknya dokumen yang harus diperiksa dalam bentuk kertas dan beberapa dokumen yang sama juga dibutuhkan oleh beberapa departemen. Dengan adanya sistem maka akan meningkat efisiensi mereka dalam bekerja dan memeriksa dokumen sebelum pengambilan keputusan. Planning Setelah dilakukan wawancara dengan user dan pengumpulan data dan file softcopy dari maka mulai dilakukan perencanaan waktu perancangan dan pengembangan perangkat lunaknya yang dalam hal ini membutuhkan waktu 2 bulan. Batasan sistem ini hanya menerima file berupa Image, PDF dan Audio berformat WAV. Modeling A. Alur Bisnis Proses (Process Business Flow) Setelah dilakukan konsultasi dengan user didapatkan bahwa manajemen dokumen-dokumen yang saat ini berjalan di MNC Life dan penyimpanan dokumen di vendor ( PT MMI ) masih manual dan cukup memakan waktu dan biaya. Berikut adalah alur proses yang berjalan saat ini: 1 Proses manual pengiriman data ke vendor dokumen PT. MMI
8
Proses pengiriman dokumen dari MNC Life ke Vendor PT MMI masih dikontrol secara manual dan tanpa pencatatan dengan baik. Dokumen hardcopy yang ingin disimpan di vendor terlebih dahulu dimasukkan kedalam kotak dokumen standar vendor sebelum proses pengiriman. Pencatatan sistem justru dilakukan oleh vendor karena basis usaha mereka ada jasa pengarsipan dan keamanan dokumen yang didalamnya termasuk menentukan lokasi rak dan posisi dokumen klien dan proses pencegahan kerusakan dokumen. Gambar 4 menunjukkan flowchart proses manual pengiriman dokumen di MNC Life.
MNC Life
Vendor (PT MMI)
Print Polis
Mulai
Dokumen Polis
Register data dokumen masuk Memasukkan dokumen ke dalam Kotak Dokumen
Kirim Kotak Dokumen Ke Vendor
Scan Semua Dokumen dalam Kotak Dokumen
Alokasi dokumen pada tempat aman
Copy Softcopy ke folder sharing Kirim Softcopy hasil scan ke MNCLife melalui FTP (File Transfer Protocol) User Viewer mengecek softcopy dari folder sharing
Selesai
Gambar 4 Flowchart proses manual pengiriman dokumen di MNC Life Berikut adalah tahapan pokok yang dilakukan pada tahapan ini yaitu: a. User melakukan printing polis yang sudah diaktifasi untuk menghasilkan dokumen hardcopy yang menjadi bukti polis nasabah. b. Semua dokumen satu nasabah digabung dan dimasukkan dalam satu map dan diberikan catatan nomor polis. Dokumen yang dikumpulkan terdiri
9
c. d. e.
f.
2
dari Bukti Polis, Surat Perjanjian Asuransi Jiwa (SPAJ) yang sudah ditanda tangan nasabah, Riwayat Kesehatan, data fotokopi identitas dan bukti pembayaran premi pertama serta dokumen pendukung lainnya. Sejumlah tertentu dokumen nasabah kemudian dimasukkan dalam kotak penyimpanan dokumen standar dari vendor. Kotak-kotak dokumen kemudian dikirimkan ke vendor untuk disimpan dan dilakukan pendataan internal di vendor. Vendor melakukan scaning dokumen untuk menjadi softcopy untuk kemudian dikirimkan file softcopy tersebut ke MNC Life melalui FTP (File Transfer Protocol). User MNC Life khususnya bagian New Business kemudian melakukan copy file diatas ke dalam satu folder sharing yang bisa diakses oleh useruser bagian lainnya.
Bisnis Proses manual peminjaman dokumen dari vendor Pada proses peminjaman dokumen dari vendor di PT MNC Life masih dilakukan secara manual tanpa pencatatan di sistem. Pihak user yang menginginkan dokumen hardcopy untuk dipinjam dari vendor terlebih dahulu dibuatkan form request yang kemudian dikirimkan ke vendor melalui kurir dan setelah vendor mendapatkan dokumen yang diinginkan kemudian dokumen hardcopy tersebut dikirim kembali ke PT MNC Life. Gambar 5 menunjukkan flowchart proses peminjaman dokumen dari vendor. Berikut adalah tahapan pokok yang dilakukan pada tahapan ini yaitu: a. User yang memerlukan dokumen tertentu harus mengisi form request peminjaman dokumen yang didalamnya menyebutkan dokumen hardcopy apa saja yang akan dipinjam. b. Form dikirimkan ke vendor. c. Vendor mencari dokumen yang diinginkan. d. Kotak dokumen utuh yang didalamnya ada salah salah satu dokumen yang diminta kemudian dikeluarkan, diregistrasi dan dikirimkan ke pemohon peminjaman. e. User yang meminta dokumen tadi kemudian membuka kotak dan mengambil dokumen yang diperlukan. f. User membungkus kembali kotak dokumen. g. Kotak dokumen dikirimkan kembali ke Vendor
10
MNC Life
Vendor (PT MMI)
Membuat form pinjaman dokumen
Mulai
Form Pinajaman
Register data pinjaman dokumen Kirim Form Pinjaman Pencarian Kotak Dokumen hardcopy
Ambil Dokumen yang diperlukan
Kirim Kotak Dokumen ke MNC Life
Register data pengembalian dokumen Kirim kembali Kotak Dokumen ke vendor Alokasi dokumen pada tempat aman
Selesai
Gambar 5 Flowchart proses manual peminjaman dokumen dari vendor 3
Bisnis Proses penyimpanan dokumen menggunakan sistem Penyediaan aplikasi ini akan mengubah proses manual tersebut agar lebih efektif, efisien dan terkontrol dengan baik (Compulink Management Center 2007). User juga mengetahui lebih detail tentang posisi persis dokumen yang diinginkan melalui aplikasi apakah disimpan di internal atau eksternal (vendor), sehingga dengan mudah user mengambilnya jika diperlukan sewaktu-waktu. Gambar 6 menunjukkan flowchart baru yang diusulkan dengan adanya aplikasi ini untuk penyimpanan dokumen di internal dan eksternal (vendor).
11
Mulai
User Viewer
Operator Scanner
(MNC Life)
(MNC Life)
Print Polis
Vendor (PT MMI)
Upload softcopy ke sistem Softcopy
Dokumen Polis Hardcopy / Softcopy ?
Kumpulkan semua dokumen Polis Hardcopy dan softcopy
Hardcopy
Scan Semua Dokumen polis
Upload hasil scan ke dalam sistem
Simpan di Internal/Vendor ?
Internal Vendor
Kirim Kotak Dokumen Ke Vendor
Register data dokumen masuk
Alokasi dokumen pada tempat aman
Upload hasil scan ke dalam sistem
Alokasi dokumen internal
Selesai
Gambar 6 Penyimpanan dokumen di internal dan eksternal Berikut adalah tahapan pokok yang dilakukan pada tahapan ini yaitu: a. User melakukan printing polis yang sudah diaktifasi untuk menghasilkan dokumen hardcopy yang menjadi bukti polis nasabah. b. Semua dokumen hardcopy satu nasabah digabung dan dimasukkan dalam satu map dan diberikan catatan nomor polis. Dokumen yang dikumpulkan terdiri dari Bukti Polis, Surat Perjanjian Asuransi Jiwa (SPAJ) yang sudah
12
c. d. e. f.
g.
ditanda tangan nasabah, Riwayat Kesehatan, data fotokopi identitas dan bukti pembayaran premi pertama serta dokumen pendukung lainnya. Dokumen discan di internal untuk dokumen berjenis hardcopy. File hasil scan kemudian diupload ke dalam sistem IEDMS. User memutuskan apakah dokumen akan disimpan di vendor atau di internal. Jika penyimpanan di internal maka akan dicatat di dalam sistem lokasi penyimpanannya seperti nomor lemari, nomor rak dan nomor posisi dokumen. Jika penyimpanan di vendor, maka sejumlah tertentu dokumen nasabah kemudian dimasukkan dalam kotak penyimpanan dokumen standar dari vendor. Kotak-kotak dokumen kemudian dikirimkan ke vendor untuk disimpan dan dilakukan pendataan internal di vendor.
Dengan menggunakan sistem IEDMS ini, perusahaan/instansi memerlukan tambahan aktivitas di internal MNC Life untuk melakukan proses scan dokumen di internal dan aktivitas yang mengatur penempatan dokumen internal dalam lemari yang sudah diinventarisir dengan nomor lemari, nomor rak, dan nomor posisi dokumen. Gambar 7 menunjukkan ilustrasi model ideal lemari yang diusulkan untuk penyimpanan dokumen di internal dan model lemari yang ada saat ini di PT MNC Life.
Model Ideal Lemari Penyimpanan Hardcopy di Internal Perusahaan yang dilengkapi dengan Nomor Lemari dan Nomor Rak
Model Lemari dan Rak yang tersedia di PT MNC Life Assurance
Gambar 7 Model lemari dan rak penyimpanan dokumen
13
B. Tahapan masuknya dokumen ke dalam sistem Berikut ini adalah tahapan proses masuknya dokumen ke dalam sistem: -
Dokumen Hardcopy Pada pemrosesan dokumen hardcopy diperlukan konversi dokumen menjadi softcopy terlebih dahulu sebelum masuk ke sistem. Untuk menjadikan softcopy, dokumen terlebih dahulu dilakukan proses Scan menggunkan mesin scanner. Proses scan ini dikendalikan aplikasi menggunakan program pihak ketiga (third party) yaitu Dynamic Web Twain. Proses masuknya data hardcopy ke sistem ditunjukkan oleh alur proses pada Gambar 8. SCAN Local folder D:\Scan\
UPLOAD DMS\scantemp\
INDEXING DMS\scan\
QUALITY CONTROL DMS\release\BATCH1\
Gambar 8 Tahapan proses masuknya dokumen hardcopy ke dalam sistem Berikut ini adalah keterangan tentang masing-masing alur proses dokumen hardcopy masuk ke sistem: • Scan Dokumen discan menggunakan mesin scanner yang dikontrol melalui aplikasi. Proses scanning akan dilakukan di lokal komputer klien yang secara default file disimpan di folder D:\scan\. • Upload Setelah proses scan dilakukan, dalam screen yang sama disediakan proses upload yang akan memindahkan file hasil scan ke folder web server DMS\scantemp\ untuk diolah dalam proses berikutnya. • Indexing Dalam proses ini dilakukan pemetaan file dokumen dengan data nomor obyek yang diinginkan untuk disimpan dalam database dan juga akan dilakukan copy file dari folder DMS\scantemp\ ke folder DMS\scan\. • Quality Control (QC) Setelah proses indexing, maka dilakukan pengecekan dokumen sebelum direlease menjadi dokumen yang siap di view. Dalam proses ini, file akan dipindahkan dari folder temporary scan (DMS\scan) ke folder file yang sudah release (DMS\release). Sub folder “BATCH” akan dibuat untuk menampung file yang direlase. Setiap folder “BATCH” akan menampung 500 file baik berasal dari hasil scan maupun hasil upload. Pembuatan sub folder ini mempertimbangkan struktur folder di sistem operasi yang akan banyak sekali jika ditampung sesuai objek data seiring perkembangan bisnis.
14
-
Dokumen Softcopy Pada pemrosesan dokumen softcopy hanya diperlukan proses upload dari lokal komputer klien ke server melalui aplikasi. setelah itu kemudian dilakukan pemetaan data softcopy tersebut agar dikenal dalam sistem sebagai dokumen dengan indeks tertentu. Proses upload dikontrol melalui aplikasi melalui 2 cara yaitu menggunakan menggunakan program upload biasa (aplikasi form web HTML dan PHP pengelola program file) atau melalui aplikasi third party Dynamic Web Twain. Dengan menggunakan aplikasi upload biasa ini tidak menjalankan program dari third party dan tidak diperlukan instalasi program third party Dynamic Web Twain di setiap komputer klien. Sedangkan penggunaan program upload melalui aplikasi Dynamic Web Twain diperlukan instalasi aplikasi tersebut di setiap komputer klien. Proses masuknya data hardcopy ke sistem ditunjukkan oleh alur proses pada Gambar 9.
UPLOAD Open Local File
INDEXING DMS\upload
QUALITY CONTROL DMS\release\BATCH1
Gambar 9 Tahapan proses masuknya dokumen softcopy ke dalam sistem
Berikut ini adalah keterangan tentang masing-masing alur proses dokumen hardcopy masuk ke sistem: • Upload Pada tahapan ini, user melakukan upload file yang menjadi dokumen otentik suatu objek data dari folder lokal ke web server DMS\upload. • Indexing Dalam proses ini dilakukan pemetaan (mapping) file dokumen yang diupload dengan data nomor obyek yang diinginkan untuk disimpan dalam database. Data pemetaan ini yang menjadi key pencarian data dan dokumen dalam sistem. • Quality Control (QC) Pada tahapan ini, user mengecek apakah dokumen yang diupload layak untuk di release sebagai dokumen yang benar untuk digunakan dalam sistem. Jika sudah sesuai maka sistem akan memindahkan file dari folder DMS\upload\ ke folder DMS\release\ dengan sub folder BATCH tertentu.
C. Context Diagram
1
Context Diagram pada sistem ini terdiri dari 4 entitas luar yaitu: Admin Admin adalah user yang mempunyai akses untuk mengatur hak akses user dan melakukan setup pada tabel kontrol sistem. Pengaturan hak akses user dikhususkan pada menu-menu yang tampil untuk user tertentu berdasarkan grup akses. Sebagai contoh adalah hak akses grup Administrator diberikan
15
2
3
4
akses penuh pada semua menu yang ada di dalam sistem sedangkan hak akses untuk grup akses Operator Scanner hanya akan diberikan hak akses pada menu menampilkan dokumen, proses scan, proses upload, alokasi dokumen dan proses peminjaman. Namun grup Operator Scanner ini tidak diberikan akses untuk mengatur hak akses user dan setup tabel kontrol sistem. Untuk grup VIEWER hanya diberikan akses untuk melihat dokumen, alokasi dan peminjaman dokumen. Operator Scanner Operator Scanner adalah orang yang ditugaskan untuk memasukkan dokumen kedalam sistem, mengalokasikan dokumen dan mengontrol proses peminjaman dokumen. Viewer Viewer adalah user yang menggunakan sistem untuk melihat isi dokumen dan melakukan peminjaman dokumen hardcopy jika diperlukan. User-user pada aplikasi ini contohnya adalah bagian New Business, Administrasi, Klaim, Customer Service yang memerlukan untuk melihat dokumen dalam sistem. Vendor Vendor adalah perusahaan yang melayani jasa penyimpanan dokumen/arsip dan menjaga keamanan dokumen. Gambar 10 menunjukkan model Context Diagram sistem IEDMS ini.
Gambar 10 Context diagram
D. Data Flow Diagram (DFD) -
DFD Level 1 Pada DFD Level 1 ini, proses dibagi menjadi 6 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 11. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses:
16
Gambar 11 DFD Level 1
1
2
Proses Scan Proses Scan adalah proses memasukkan dokumen hardcopy ke dalam sistem menggunakan mesin scanner yang dikontrol dalam aplikasi IEDMS ini menggunakan program Dynamic Web Twain. Proses Upload Proses Upload adalah proses memasukkan dokumen softcopy ke dalam sistem. Dokumen-dokumen yang sudah menjadi softcopy seperti format image, MS Word, Excel, PDF atau voice (WAV format) dapat dilakukan upload supaya dapat dikontrol oleh sistem penggunaan dan pengalokasiannya.
17
3
4
5
6
-
Proses Alokasi Dokumen Proses Alokasi Dokumen adalah proses penyimpanan dokumen hardcopy di lokasi yang sudah disediakan. Lokasi penyimpanan bisa dilakukan di dalam perusahaan yang disebut Lokasi Penyimpanan Internal atau di luar perusahaan yang disebut Lokasi Penyimpanan Eksternal. Proses View Dokumen Proses View Dokumen adalah proses yang disediakan untuk melihat isi dokumen. Pada proses ini dilakukan filter dokumen berdasarkan kodekode pencarian tertentu dan melakukan seleksi pada saat menampilkan dokumen sesuai format yang ada di sistem. Seleksi diperlukan karena format dokumen yang berbeda dan perlu penyesuaian aplikasi yang digunakan untuk menampilkan dokumen tersebut. Seperti contoh format Image dan PDF ditampilkan menggunakan viewer image dan PDF sedangkan Voice meggunakan player voice yang dalam hal ini baru terbatas pada format WAV. Proses Peminjaman dan Pengembalian Dokumen Proses Peminjaman dan Pengembalian Dokumen adalah proses yang disediakan untuk mengontrol proses peminjaman dokumen dan juga proses pada saat peminjam tersebut melakukan pengembalian dokumen. Proses Maintenance Data Security dan Setup Parameter Proses Maintenance Data Security dan Setup Parameter adalah proses untuk mengatur hak akses user (security access) dan setup parameter dokumen seperti setup master data Grup Bisnis, master data Kategori Dokumen, data master Tujuan Pinjaman dan data master Vendor. Proses ini diperlukan karena aplikasi IEDMS ini bisa digunakan di semua jenis perusahaan, organisasi, lembaga, instansi pemerintah atau swasta yang masing-masing mempunyai penamaan sendiri untuk master-master data di atas.
DFD Level 2 Proses 1 (Proses Scan) Proses Scan dibagi kedalam 4 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 12. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses: 1 Scan Dokumen Proses Scan Dokumen adalah aktivitas scan hardcopy menggunakan hardware scanner yang dikontrol melalui aplikasi Dynamic Web Twain dan menghasilkan file softcopy yang disimpan di folder komputer lokal. 2
Upload File Hasil Scan Proses Upload File Hasil Scan adalah proses memindahkan file hasil scan dari folder komputer lokal ke folder komputer server. Hasil upload disimpan sementara di folder server yaitu [DMS\scantemp\].
3
Indexing Proses Indexing adalah proses pemetaan dokumen hasil scan ke dalam Grup Bisnis, Kode Objek Data dan Kategori Dokumen yang akan diupload. Proses ini juga melakukan seleksi dokumen hasil upload apakah layak untuk dijadikan dokumen yang akan digunakan dalam aplikasi
18
nantinya. Di dalam proses ini file yang di dalam folder [DMS\scantemp\] yang merupakan file-file hasil upload akan ditampilkan semua dan dipilih menggunakan objek checkbox. Jika dokumen layak untuk dilanjutkan ke proses berikutnya maka user diminta untuk menekan tombol RELEASE dan data dokumen yang sudah dipetakan dengan kode-kode diatas akan disimpan dalam tabel T_SCAN_MASTER dengan kode status ‘1’ yang berarti data dokumen dalam proses indexing sedangkan data detail lokasi file softcopy dokumen disimpan dalam tabel T_SCAN_DETAIL. Dalam proses ini juga dilakukan pemindahkan file dari folder [DMS\scantemp\] ke folder [DMS\scan\] supaya bisa digunakan oleh proses selanjutnya yaitu Quality Control, sedangkan file yang tidak layak untuk dilanjutkan ke proses berikutnya akan dihapus secara dari folder [DMS\scantemp\] dengan menekan tombol DELETE.
Gambar 12 DFD Level 2 Proses 1 4
Quality Control (QC) Proses Quality Control adalah proses seleksi dokumen hasil indexing dan upload apakah layak untuk dijadikan dokumen yang akan digunakan dalam aplikasi atau tidak. Jika layak maka file akan dipindahkan dari folder [DMS\scan\] ke folder [DMS\release\] yang dibagi dalam beberapa sub folder BATCH yang menampung 500 file dalam satu sub folder batch. Data dalam tabel T_SCAN_MASTER diubah statusnya menjadi ‘2’ yang berarti data sudah dipindahkan ke tabel dokumen layak release yaitu T_DOKUMEN dan data dalam tabel T_SCAN_DETAIL yang berisi lokasi file hasil indexing juga akan dipindahkan ke tabel T_DOKUMEN_DETAIL dengan diikuti perubahan lokasi file sesuai lokasi terbaru.
-
DFD Level 2 Proses 2 (Proses Upload) Proses Upload terdiri dari 3 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 13. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses: 1
Upload
19
2
3
Proses Upload digunakan untuk memindahkan file softcopy dari folder lokal komputer klien ke folder di server [DMS\upload\] Indexing Proses Indexing digunakan untuk memetakan kode softcopy file yang diupload dan disimpan dalam tabel T_UPLOAD_MASTER dan detail lokasi file upload disimpan di tabel T_UPLOAD_DETAIL. Quality Control Proses Quality Control adalah proses seleksi dokumen hasil indexing dan upload apakah layak untuk dijadikan dokumen yang akan digunakan seterusnya dalam aplikasi atau tidak. Jika layak maka file akan dipindahkan dari folder [DMS\upload\] ke folder [DMS\release\] yang dibagi dalam beberapa sub folder BATCH yang menampung 500 file dalam satu sub folder batch. Data dalam tabel T_UPLOAD_MASTER diubah statusnya menjadi ‘2’ yang berarti data sudah dipindahkan ke tabel dokumen layak release yaitu T_DOKUMEN dan data dalam tabel T_UPLOAD_DETAIL yang berisi lokasi file hasil indexing juga akan dipindahkan ke tabel T_DOKUMEN_DETAIL dengan diikuti perubahan lokasi file sesuai lokasi terbaru.
Gambar 13 DFD Level 2 Proses 2 -
DFD Level 2 Proses 3 (Alokasi Dokumen) Proses Alokasi dokumen terdiri dari 4 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 14. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses: 1
2
Susun Dokumen Hardcopy Proses Susun Dokumen Hardcopy adalah proses menyusun dokumen hardcopy yang akan disimpan di tempat yang ditentukan baik Internal maupun Eksternal (vendor). Untuk penyimpanan internal biasanya dimasukkan ke dalam map atau binder terlebih dahulu sedangkan untuk penyimpanan eksternal biasanya dokumen yang sudah disusun dan dimasukkan ke dalam map/binder, kemudian dimasukkan lagi ke dalam kotak dokumen standar vendor. Catat Tempat Penyimpanan
20
3
4
Proses Catat Tempat Penyimpanan adalah proses pencatatan lokasi dokumen di sistem. Untuk penyimpanan internal, dokumen harus mencatat 3 item data yaitu Nomor Lemari, Nomor Rak dan Nomor Urutan dokumen dalam Rak (Nomor Posisi). Sedangkan penyimpanan eksternal cukup dicatat kode vendor tempat penyimpanan dokumen tersebut. Simpan Hardcopy Internal Proses Simpan Hardcopy Internal adalah proses penyimpanan dokumen hardcopy di internal sesuai lokasi yang sudah dicatat sistem. Kirim Dokumen ke vendor Proses Kirim Dokumen ke vendor adalah proses pengiriman dokumen ke vendor jasa penyimpanan arsip dan keamanan dokumen.
Gambar 14 DFD Level 2 Proses 3 -
DFD Level 2 Proses 4 (View Dokumen) Proses View Dokumen dibagi dalam 3 proses seperti ditunjukkan pada Gambar 15. Berikut adalah penjelasan masing-masing proses: 1
2
3
Pencarian Data Proses Pencarian Data adalah proses pencarian data oleh sistem sesuai input parameter atau key data yang dimasukkan oleh user. Parameter input ada 3 yaitu Grup Bisnis, Kategori Dokumen dan ID Objek Data. Query database akan melakukan searching data dengan menggunakan statement LIKE untuk ID Objek Data karena bisa diinput karakternya sebagian atau lengkap. Seleksi Kategori Data Proses Seleksi Kategori Data adalah proses seleksi (filter) informasi format file yang didapat dari hasil pencarian data (Query database). Ada beberapa format data yang dikeluarkan dari hasil pencarian yaitu JPG, TIFF, PDF dan audio berformat WAV. Tampilkan Objek Viewer Sesuai Kategori Proses Tampilkan Objek Viewer Sesuai Kategori adalah proses menampilkan hasil pencarian data sesuai format file menggunakan cara
21
tampilan yang disediakan oleh program web HTML. Untuk image JPG ditampilkan langsung di dalam page HTML dengan tag , PDF dan TIFF ditampilkan dengan membuka langsung link file PDF di browser internet untuk ditampilkan. Sedangkan untuk file berformat audio (WAV) dipilih video player yang cocok seperti format WAV ditampilkan dengan tag HTML
