Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya

Jurnal Generic, Vol. 10, No. 1, Maret 2015, pp. 409~420 ISSN: 1907-4093 (print), 2087-9814 (online) 409

Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya 1

Apriyansyah Putra1 Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Sriwijaya 1 [email protected] Abstraksi

Penerapan sistem pengarsipan secara elektronik dalam sebuah organisasi diperlukan untuk mendukung kegiatan pengarsipan dalam upaya tercapainya efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan serta mampu melestarikan arsip yang memiliki informasi atau nilai penting bagi penggunanya. Dalam penerapannya arsip elektronik, jenis media yang digunakan bermacam-macam seperti CD, DVD, microfilm dan media elektronik lainnya. Disini akan dicoba penerapan ERM dalam implementasinya dilakukan tiga tahapan yaitu akuisisi, pendeskripsian umum dan preservasi yang kemudian hasil akhirnya berupa dokumen elektronik yang di tampilkan dengan mengunakan perangkat lunak aplikasi ERM berbasis web. Dalam pengembangan perangkat lunak aplikasi ERM agar memenuhi kaidah pengembangan system, digunakan FAST Methodology. aplikasi ERM ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan basisdata MySQL. Kata kunci: ERM, FAST Methodology, PHP, MySQL. Abstract Implementation of the electronic filing ssistem in an organization is necessary to support the filing in an effort to achieve effectiveness and efficiency in the management and able to preserve records that have information or important value for its users. In the application of electronic records, the type of media used diverse as CD, DVD, microfilm and other electronic media. ERM implementation in three stages: acquisitions, general description and preservation then the final result an electronic document displayed by the software using a web-based ERM application. ERM application software development in order to meet the rules of the development ssistems, used FAST Methodology. ERM application is built using the programming language PHP with MySQL database. Keywords: ERM, FAST Methodology, PHP, MySQL. 1.

Pendahuluan Sistem pengarsipan adalah suatu aplikasi yang didisain untuk mengelola informasi tentang pengelolaan arsip organisasi dimana sumber datanya diperoleh dari institusi mulai dari tingkat atas hingga tingkat paling bawah. Data dari institusi-institusi tersebut kemudian dikelola di dalam suatu database yang sudah terintegrasi. Data tersebut Copyright © 2015 Jurnal Generic. All rights reserved

410

ISSN: 1907-4093

memiliki sebuah privilege hak akses, dimana data dari suatu institusi hanya dapat diakses dan diubah oleh institusi itu sendiri dan institusi lain hanya sebatas melihat informasi saja. Agar sistem ini berjalan dengan benar dan sesuai dengan fungsinya, diharapkan seluruh unit bagian dari level yang paling bawah ke paling atas dapat berperan aktif dalam mendata dan mengelola sistem ini. Karena tanpa adanya peran aktif dari semua pihak, sistem ini tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan. Penelitian ini dilakukan pada Unit Penjaminan Mutu (UPM) Universitas Sriwijaya. Alasan pemilihan lokasi penelitian karena pada unit penjaminan mutu Universitas Sriwijaya yang menaungi kegiatan pengarsipan dokumen mutu. Pemilihan jenis arsip dokumen mutu dikarenakan permasalahan penyebaran informasi yang belum menyeluruh berkaitan dengan dokumen mutu khususnya informasi tentang prosedur operasional standar yang harus dilakukan oleh setiap unit yang ada di Universitas Sriwijaya. Berdasarkan hal tersebut, penelitian mengembangkan suatu perangkat lunak khusus untuk memaksimalkan fungsi penyebaran informasi dokumen mutu Universitas Sriwijaya ke tingkat Fakultas ataupun unit-unit yang terkait. 2. Metodologi Penelitian 2.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini adalah: 1. Metode Observasi Dalam hal ini yang dilakukan adalah melihat serta mempelajari permasalahan yang ada di UPT Penjaminan Mutu yang erat kaitannya dengan objek yang diteliti yaitu segala informasi yang berkaitan dengan penjaminan mutu program studi di Universitas Sriwijaya. 2. Metode Wawancara Pengumpulan data melalui tanya jawab langsung dengan pihak-pihak yang terkait erat dengan permasalahan yang diteliti. Pada penelitian ini wawancara dilakukan dengan staf UPM Unsri yang bertanggung jawab mengelola data penjaminan mutu program studi. 3. Dokumentasi Selain wawancara dan observasi di dalam penelitian ini juga dilakukan pengumpulan data-data organisasi yang diperlukan. 4. Metode Studi Pustaka Metode yang dilakukan adalah dengan cara mencari bahan yang mendukung dalam pendefinisian masalah melalui buku-buku, internet, yang erat kaitannya dengan objek permasalahan. 2.2 Tahapan Penelitian Tahapan penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem Framework for the Aplication of Ssistem Thinking (FAST) dengan alasan karena standarisasinya baik serta proses yang stabil dan terencana [1],[3]. Tahapan yang digunakan pada penelitian hanya tahap Scope Definition, Problem Analysis, Requirements Analysis, Logical Design, Desicion Analysis, Physical Design and Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414

Jurnal Generic

ISSN: 1907-4093

411

Integration dan Contruction and Testing. Sedangkan tahap Instalation and Delivery tidak dilakukan pada penelitian ini [5]. 2.3 Penerapan Sistem Dokumen Elektronik Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah diunggah dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain. Pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan [2]. Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain [4]: 1. pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali; 2. memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah; 3. memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur; 4. memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat; 5. meningkatkan kualitas layanan sistem; 6. mengelola informasi sebagai suatu sistem yang tumbuh dan berkembang; dan 7. lebih responsif pada perubahan. Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu penyimpanan dokumen dalam media CD-R, DVD, dan media yang lainnya, serta sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tujuan Proyek Tujuan pembangunan sistem informasi pada penelitian ini adalah untuk e-arsip dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya berbasis elektronik. Berikut ini adalah business goal dan project goal yang diharapkan dapat tercapai dengan terlaksananya proyek ini. Pada Tabel 1 ini menjelaskan business goal yang ditujukan untuk pengurus dan pengambil keputusan, sedangkan project goal ditujukan untuk pengguna sistem sehari-hari.

Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya (Apriansyah Putra)

412

ISSN: 1907-4093 Tabel 1: Tujuan Proyek Business Goal

Project Goal

1. Migrasi pengarsipan dokumen 1. Mempermudah akses dan pengolahan mutu UPM UNSRI berbasis terhadap dokumen mutu UPM UNSRI. elektronik. 2. Mengurangi resiko kehilangan dan atau 2. Menjaga arsip-arsip dokumen keusangan dokumen mutu UPM UNSRI. mutu UPM UNSRI. 3. Transparansi dan pembagian hak akses 3. Kendali revisi dokumen mutu terhadap perubahan pada dokumen mutu UPM UNSRI. UPM UNSRI. 3.2 Gambaran Proyek Proyek pembangunan E-arsip Dokumen Mutu UPM Universitas Sriwijaya Berbasis Elektronik adalah sebuah sistem yang berfungsi untuk membuat arsip elektronik dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya berbasis elektronik. Proses pengumpulan data dilakukan dengan mengumpulkan dokumen-dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya melalui media aplikasi berbasis elektronik. 3.3 Pernyataan Masalah dan Kesempatan 3.3.1 Pernyataan Masalah Proses analisis terhadap pembangunan E-arsip Dokumen Mutu UPM Universitas Sriwijaya Berbasis Elektronik untuk kategorisasi permasalahan didasarkan framework PIECES, maka permasalahan yang diketahui pada sistem ini adalah sulitnya mengumpulkan dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya. 3.3.2 Kesempatan Kesempatan yang ingin dicapai dari pengembangan sistem ini yaitu: 1. Sistem harus dapat melakukan proses penghapusan dokumen, jika suatu saat ada dokumen yang sudah tidak berlaku sehubungan dengan dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya; 2. Sistem harus mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual; 3. Sistem harus dapat melakukan proses upload dokumen mutu, jika sewaktu-waktu ada penambahan terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya; 4. Sistem harus mampu mengedit dokumen, jika suatu saat ada dokumen yang harus diubah terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya. 3.3.3 Tabel Pernyataan Masalah Masalah yang sudah dikemukakan dapat dituangkan ke dalam Tabel 2 berikut ini. Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414

Jurnal Generic

ISSN: 1907-4093

413

Tabel 2: Pernyataan Masalah No. 1

2

3

Pernyataan Singkat dari Masalah Tempat pengarsipan dokumen mutu UPM UNSRI yang dapat menjaga dokumen dari kerusakan Konsistensi dokumen dan kemudahan proses revisi dokumen

Tingkat Kepentingan Penting

Visibilitas

Peringkat

Tinggi

1

Penting

Sedang

2

Keluwesan pengaksesan terhadap dokumen mutu UPM UNSRI

Penting

Sedang

3

Solusi yang Ditawarkan Migrasi dokumen ke Sistem Pengarsipan berbasis elektronik

Pembagian hak akses 413sistem dan penyimpanan versi dokumen Sistem dibangun secara online

3.3.4 Hambatan Proyek 3.3.4.1 Business Constraints Hal-hal yang menjadi batasan bisnis dalam mengembangkan E-arsip Dokumen Mutu UPM Universitas Sriwijaya Berbasis Elektronik: 1. Pembangunan sistem harus disesuaikan dengan kondisi terkait dokumen mutu UPM yang ada pada Universitas Sriwijaya; dan 2. Sistem yang dibangun harus bersifat fleksibel sehingga pegawai Universitas Sriwijaya dapat mengakses web tersebut dimanapun dan kapanpun. 3.3.4.2 Technology Constraints Standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem: 1. Sistem yang dibangun diharapkan kompatibel dengan teknologi yang dimiliki oleh Universitas Sriwijaya; 2. Tempat penyimpanan data menggunakan basis data dengan MySQL; dan 3. Sistem dibangun sebagai web application menggunakan PHP. 3.4 Analisis Masalah Pada tahap ini yang dilakukan adalah analisis secara mendalam mengenai kondisi awal dari lingkup sistem yang dibangun karena belum ada sistem yang dibangun untuk tujuan yang sama. Proses ini dilakukan bertujuan untuk mempelajari dan memahami business process dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisisan awal. Dengan memahami proses bisnis dan problem domain yang ada, maka dihasilkan suatu ssistem improvement yang meliputi problems, opportunities, dan directives dari kondisi yang ada, serta batasan dalam sistem baru yang dibangun. 3.4.1 Domain Permasalahan Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya (Apriansyah Putra)

414

ISSN: 1907-4093

Penemuan solusi terbaik dalam pembangunan sistem yang perlu dilakukan terhadap masalah yang terjadi saat ini: a. DATA Dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya masih dalam bentuk hardcopy yang rentan akan kerusakan fisik dan mudah hilang. b. PROSES Dengan sistem pencarian manual akan sangat sulit untuk mencari informasi tertentu didalam setiap dokumen, serta penyimpanan manual (dalam bentuk hardcopy) akan membutuhkan biaya yang mahal dan beresiko (rusak / hilang). c. INTERFACES Universitas Sriwijaya belum memiliki sistem khusus yang terkomputerisasi untuk pengarsipan dokumen mutu UPM UNSRI. 3.4.2 Analisis Keputusan Tujuan tahap analisis keputusan adalah untuk mengidentifikasi kandidat solusi, menganalisis dan merekomendasikan kandidat terbaik untuk selajutnya dikembangkan dan diimplementasikan. 3.4.3 Mengidentifikasi Kandidat Solusi Kandidat solusi pada intinya membangun suatu sistem informasi yang mendukung kegiatan pelayanan. Solusi yang ditawarkan harus dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan data tentang sistem pengarsipan dokumen. 3.4.4 Menganalisis Kandidat Solusi Masing-masing kandidat solusi dianalisis mengenai kemungkinan solusi ini layak untuk dikerjakan. Analisis kandidat-kandidat solusi yang dibutuhkan untuk pembangunan sistem pengarsipan dokumen dapat dievaluasi dalam beberapa aspek seperti yang terdapat pada Tabel 3. 3.4.5 Membandingkan Kandidat Solusi Setelah pengidentifikasian kandidat solusi, masing-masing kandidat solusi itu kemudian dianalisis satu per satu untuk diukur feasibility-nya. Kriteria mengukur feasibility ini ada empat macam, yaitu: 3.4.5.1 Technical feasibility Menguji apakah secara teknis, solusi yang diajukan termasuk praktis? Apakah para tenaga ahli memiliki keahlian dan keterampilan untuk mendesain dan mengembangkan solusi ini? 3.4.5.2 Operational feasibility Apakah solusi ini nantinya dapat memenuhi permintaan user (user’s requirement)? Berapa tingkat kepuasan user tersebut terhadap solusi ini? Bagaimana

Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414

Jurnal Generic

ISSN: 1907-4093

415

solusi ini mengubah lingkungan kerja user? Bagaimana perasaan user terhadap solusi yang seperti itu? 3.4.5.3 Economic feasibility Apakah biaya (cost) dari solusi yang ditawarkan efektif? 3.4.5.4 Schedule feasibility Apakah solusi ini dapat didesain dan diimplementasikan dalam jangka waktu yang ditentukan? Tabel 3: Kandidat solusi Karakteristik Bagian sistem yang terkomputerisasi

Keuntungan

Servers dan workstations

Perangkat lunak yang dibutuhkan Metode untuk memproses data Output devices Input devices Storage devices

Kandidat 1

Kandidat 2

- pengolahan data pengguna - proses pencarian dokumen on LAN - proses pengunggahan dokumen on LAN - proses pengunduhan dokumen on LAN - proses mengunggah revisi dokumen on LAN Sistem dibangun dengan konsep aplikasi desktop client-server sehingga lebih kecil kemungkinan akses oleh pihak yang tidak berkepentingan.

-

pengolahan data pengguna proses pencarian dokumen online proses pengunggahan dokumen online proses pengunduhan dokumen online proses mengunggah revisi dokumen online

- Spesifikasi server: Komputer dengan spesifikasi prosesor berkecepatan 2 GigaHz, 2GB DDRAM, dan HD 250GB dan sistem operasi yang mendukung server - Workstation: Digunakan komputer dengan spesifikasi prosesor dengan kecepatan 2 Giga hz, 512 MB DDRAM, dengan sistem operasi yang memadai. - MySQL 5.0 sebagai DBMS; - Java sebagai bahasa pemrograman. - Netbeans 6.9.1 sebagai compiler

- Spesifikasi server: Komputer dengan spesifikasi prosesor berkecepatan 2 GigaHz, 2GB DDRAM, dan HD 250GB dan sistem operasi yang mendukung server - Workstation: Digunakan komputer dengan spesifikasi prosesor dengan kecepatan 2 Giga hz, 512 MB DDRAM, dengan sistem operasi yang memadai.

Client/server

Web-based

Monitor, Printer Keyboard, Mouse

Monitor dan Printer Keyboard dan mouse

Free DBMS

Free DBMS

Sistem lebih fleksibel karena dibangun berbasis web, sehingga dosen dapat mengakses sistem darimanapun asalkan memiliki akses internet.

- MySQL 5.0 sebagai DBMS; - PHP 5.2.1 sebagai bahasa Pemrograman


416

ISSN: 1907-4093

Pengambaran keempat fisibilitas menggunakan matriks analisis fisibel seperti disajikan pada Tabel 4. Tabel 4: Matriks Analisis Fisibel Kriteria Feasibility

Operational Feasibility

Technical Feasibility

Bobot

30 %

30 %

Kandidat 1 Aplikasi yang dibangun berbasis aplikasi dengan sistem pemrograman java. Aplikasi ini mudah untuk dipahami oleh pengguna karena pengguna adalah karyawan yang sering berinteraksi dengan aplikasiaplikasi sistem. Namun, aplikasi ini kurang fleksibel karena berbasis offline. Nilai: 70

Kandidat 2 Aplikasi yang dibangun berbasis web dengan sistem pemrograman PHP 5. Aplikasi ini mudah diadaptasi oleh pengguna karena mayoritas pengguna sangat familiar dengan antarmuka web. Selain itu aplikasi ini fleksibel dan efisien karena mampu di akses dari manapun. Nilai: 90

Membuat aplikasi dengan 416sistem java membutuhkan pemahaman dan latihan yang intens sehingga tidak mudah untuk membuat aplikasi dengan sistem java dalam waktu singkat. Basis data yang digunakan sama dengan kandidat 1.

Membuat aplikasi khususnya PHP lebih mudah untuk dipahami bahkan oleh programmer junior. Selain itu banyak tutorial yang dapat mendukung pemahaman lebih lanjut mengenai sistem pemrograman PHP.

Nilai: 70

MySQL adalah DBMS yang mudah digunakan dan dioperasikan. Nilai: 70

Economic Feasibility Tangible Benefits:

Intangible Benefits:

30 %

Procesor : Intel Centrino Inside Ram : 2 Gb, OS : Windows XP Biaya software

Sama seperti Kandidat 1.

Secara ekonomis sistem PHP sangat murah karena gratis.


Meningkatkan efisiensi waktu dan biaya pengarsipan dokumen mutu UPM UNSRI. Meningkatkan kredibilitas UPM UNSRI


Nilai: 90


Nilai: 80

Jurnal Generic

ISSN: 1907-4093 30 %

8-9 bulan Nilai: 70

6 bulan Nilai: 80

100 %

90

96

Schedule Feasibility Nilai Total

417

3.5 Analisis Kebutuhan 3.5.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional harus ada pada sistem yang dibangun adalah: a. Sistem harus dapat menangani masalah login yang membagi pengguna menjadi beberapa level akses; b. Sistem harus memiliki fitur unggah dan unduh dokumen; c. Sistem harus menangani pengolahan revisi dokumen dengan menerapkan sistem versi pada dokumen; dan d. Sistem harus memiliki fitur pencarian dokumen. 3.5.2 Kebutuhan Nonfungsional Kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses dan output, namun demikian kebutuhan nonfungsional sebaiknya dipenuhi, karena sangat menentukan apakah417sistem ini digunakan user atau tidak. Kebutuhan nonfungsional dikelompokkan berdasarkan framework PIECES seperti Tabel 5. Tabel 5: Kebutuhan Nonfungsional Klasifikasi Kerangka Kerja PIECES Jenis Kebutuhan Non-functional Kinerja (Performance)

-

Informasi (Information)

-

Segi Ekonomi (Economic)

-

Pengontrolan Sistem (Control)

-

Efisiensi Sistem (Eficiency) Pelayanan Sistem (Service)

-

Penjelasan Sistem diharapkan mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat dan tepat. Data harus terintegrasi. Menghindari adanya data yang redudan. Data harus akurat. Data harus konsisten. Data harus mampu diakses oleh pihak yang berkepentingan saja. Paperless, mampu menekan biaya pencetakan kuisioner. Biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem tidak melebihi anggaranyang sudah ditentukan. Mengotentikasi pengguna yang hak akses terhadap sistem. Memiliki backup data. Meningkatkan keamanan data, terutama data-data yang bersifat confidential. Mengurangi beban kerja pegawai. Memberikan data-data yang akurat dan lengkap untuk pengambilan keputusan pihak eksekutif. Data yang ditampilkan harus mudah dibaca dan terstruktur. Sistem harus user friendly.


418

ISSN: 1907-4093

3.6 Perancangan Logika Perancangan logika terdiri dari pemodelan data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dan pemodelan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD). 3.6.1 Pemodelan Data Pemodelan data adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam proses bisnis suatu sistem. Model ini dapat menunjukkan tempat, orang atau benda dimana data diambil dan hubungan antar data tersebut. Pada penelitian ini pemodelan data digambarkan menggunakan ERD untuk sistem pengarsipan dokumen mutu UPM UNSRI seperti diperlihatkan pada Gambar 1.

Gambar 1: Entity Relationship Diagram Sistem Baru 3.6.2 Spesifikasi File Spesifikasi file untuk memberikan rincian yang lengkap dalam perancangan 418yste-tabel yang dibutuhkan. 3.6.2.1 Pemodelan Proses Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi[1]. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di sistem aktivitas-aktivitas itu. Pada penelitian ini pemodelan proses untuk sistem baru digambarkan dengan DFD. DFD sistem level 0 yang dikembangkan seperti diperlihatkan pada Gambar 2. Gambar 2 menjelaskan mengenai proses yang berjalan pada E-arsip Dokumen Mutu UPM Universitas Sriwijaya Berbasis Elektronik. Terdapat 4 entitas yaitu user, pimpinan, staf, dan pengunjung. Masing-masing entitas memiliki fungsi yang berbedabeda terhadap sistem. Entitas user memasukkan data user terlebih dahulu, agar bisa melakukan proses pengolahan data kategori dan data dokumen mutu. Entitas pimpinan melakukan login terlebih dahulu untuk melakukan proses pengolahan data dimana Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414

Jurnal Generic

ISSN: 1907-4093

419

pemimpin mendapatkan info kategori dan dokumen mutu. Entitas pemimpin dapat juga melakukan revisi data dokumen mutu. Kemudian entitas pengunjung dan staf harus memasukkan data pengunjung, agar dapat melihat info kategori dan data dokumen mutu.

Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Baru 3.7 Perancangan Sistem Physical Data Flow Diagram (PDFD) perlu dirancang untuk menggambarkan suatu sistem. DFD yang telah dibuat dapat ditransformasikan menjadi PDFD. PDFD menggambarkan/memodelkan technical dan human design decisions dari implementasi sistem. PDFD dapat menggambarkan mengenai DFD level 2. Hal ini dikarenakan pada DFD level 1 belum terlihat proses-proses dan interaksi secara rinci antara user dengan sistem dan database. PDFD level 2 untuk proses pengolahan data user terdapat 4 proses, yaitu: login, tambah data user, perbaharui data user, dan hapus data user seperti diperlihatkan pada Gambar 3. Selain itu, PDFD level 2 untuk proses pengolahan data kategori terdapat 3 proses, yaitu: tambah data kategori, perbaharui data kategori, dan hapus data dapat dilihat pada Gambar 4. Sedangkan PDFD level 2 untuk proses pengolahan data dokumen terdapat 5 proses, yaitu: tambah data dokumen, edit data dokumen, hapus data dokumen, ubah data dokumen, dan cari dokumen seperti diperlihatkan pada Gambar 5.


420

ISSN: 1907-4093

Gambar 3: Physical Data Flow Diagram Proses Pengolahan Data User

Gambar 4: Physical Data Flow Diagram Proses Pengolahan Data Kategori

. Gambar 5: Physical Data Flow Diagram Proses Pengolahan Data Dokumen Jurnal Generic Vol. 10, No. 1, Maret 2015: 409~414

Jurnal Generic

ISSN: 1907-4093

421

3.7.2 Rancangan Database 3.7.2.1 Skema Database Skema database hasil proses pemetaan dari ERD dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6: Skema Database 4. Hasil dan Pembahasan Halaman utama dan view halaman untuk melihat dokumen diperlihatkan pada Gambar 7.

a. b. Gambar 7: a. Halaman utama, dan b. Tampilan halaman untuk melihat dokumen Gambar 7.b. menunjukkan link untuk pengunjung melakukan proses melihat data dokumen mutu pada sistem e-arsip. Sedangkan admin diberi hak akses untuk melihat semua dokumen setelah diunggah seperti diperlihatkan pada Gambar 8.

Gambar 8: Tampilan semua dokumen setelah diunggah Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya (Apriansyah Putra)

422

ISSN: 1907-4093

Gambar 8 menampilkan halaman admin untuk melakukan proses mengedit dan menghapus dokumen. Manajemen pengguna sistem dapat melakukan pengolahan data dokumen mutu, dan melakukan proses hapus dan menambah pengguna baru. 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat ditarik oleh penulis setelah selesainya pengembangan sistem e-arsip dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya berbasis elektronik ini sistem lain: 1. Adanya sistem ini, dapat dilakukan proses penghapusan dokumen, jika suatu saat ada dokumen yang sudah tidak berlaku sehubungan dengan dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya; 2. sistem mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual; 3. adanya sistem ini, dapat dilakukan proses upload dokumen mutu, jika sewaktuwaktu ada penambahan terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya; 4. dokumen dapat diedit, jika suatu saat ada dokumen yang harus diubah terhadap dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya; dan 5. sistem ini berfungsi untuk menjaga keamanan arsip-arsip dokumen mutu, agar sistem mengurangi resiko kehilangan dan atau keusangan dokumen mutu UPM Universitas Sriwijaya. 5.2 Saran Saran pengembangan lebih lanjut kepada UPM Universitas adalah sebagai berikut: 1. perlunya dilakukan perawatan (maintenance) terhadap peralatan sistemr, software dan perangkat elektronik pendukung lainnya secara berkala untuk menghindari terjadinya kerusakan pada aplikasi tersebut; dan 2. sistem dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan UPM Universitas Sriwijaya.

Referensi [1]Al Fatah, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Publisher. [2]Hall, C.W. 1996. The Age of Syhintesis. Resource. March 1996. [3]J. L. Written, “Sistem Analysis and Design Methods”, (T. P. ANDI, Trans.) Yogyakarta: Andi Publisher, 2004. [4]Inpres No. 3 Tahun 2003, “Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan EGoverment” Tersedia:www.apjii.or.id/v2/upload/Regulasi/InPresRI3Th2003.pdf [5]Manetsch, P.G.W dan G.L Park. 1977. Sistem Analysis and Simulation with Application in Economic and Social Science. Michigan State University.


Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya

Recommend Documents