DIKLAT SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN BENDAHARA PENGELUARAN APBN KEUANGAN NEGARA
Tanggung Jawab atas Dokumen Keuangan Negara
S
esuai dengan Peraturan Pemerintah No. 45 tahun 2013 Pasal 176, Menteri/Pimpinan Lembaga selaku PA dan Menteri Keuangan selaku BUN menyelenggarakan sistem penatausahaan APBN yang terintegrasi untuk mewujudkan
dipertanggungjawabkan.
pelaksanaan Pejabat
APBN
secara
perbendaharaan
transparan bertanggung
dan jawab
dapat atas
penyelenggaraan penatausahaan dokumen transaksi keuangan Pemerintah yang dilakukannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. keperluan
tertib
administrasi
dokumen
transaksi
keuangan
Untuk
Pemerintah,
Menteri/Pimpinan Lembaga selaku PA dan Menteri Keuangan selaku BUN berwenang mengatur penyelenggaraan penatausahaan dokumen transaksi keuangan Pemerintah yang berada dalam lingkup pengelolaan dan tanggung jawabnya. Dalam rangka penatausahaan atas dokumen terkait pelaksanaan anggaran pada satker secara umum tanggung jawab para pengelola keuangan sebagai berikut: 1. KPA memiliki tugas dan wewenang mengawasi penatausahaan dokumen dan transaksi yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan dan anggaran. 2. Terkait tindakan yang dilakukan dimana mengakibatkan pengeluaran anggaran Belanja Negara, PPK memiliki tugas dan wewenang menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan. 3. Dalam rangka melakukan pengujian tagihan dan perintah pembayaran terkait tindakan yang dilakukan oleh PPK, PPSPM memiliki tugas dan wewenang menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen hak tagih. 4. Dalam hal pembayaran tagihan dibebankan pada uang persediaan yang dikelola bendahara pengeluaran, maka bendahara pengeluaran bertanggung jawab untuk menatausahakan transaksi uang persediaan.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
1
5. Dalam melaksanakan kewenangan KPA di bidang belanja pegawai, KPA mengangkat PPABP untuk membantu PPK dalam mengelola administrasi belanja pegawai. PPABP bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi belanja pegawai kepada KPA.
Jenis Arsip Negara
1. Pengertian Arsip Sesuai dengan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, definisi Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Jenis Arsip Pengelolaan arsip dilakukan terhadap 2 (dua) jenis arsip yaitu : a. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis meliputi: 1) Arsip Vital Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 2) Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 3) Arsip Inaktif. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
2
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. b. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga
kearsipan. 3. Jenis arsip keuangan lembaga negara Jenis arsip keuangan lembaga negara meliputi: a. rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan RUU APBN-P; b. pelaksanaan anggaran; c. bantuan/pinjaman luar negeri; d. pengelolaan APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN); e. Sistem Akuntansi Instansi (SAI); f. pertanggungjawaban keuangan negara. g. pemeriksaan keuangan; h. pelaporan dan analisis transaksi keuangan; i. pengawasan keuangan; j. perpajakan; dan k. pengawasan sektor jasa keuangan.
Prinsip-Prinsip Pengelolaan Arsip
1. Pengelolaan Arsip Statis 2. Pengelolaan Arsip Dinamis a. Penciptaan Arsip
Pembuatan arsip
Penerimaan arsip
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
3
b. Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
c. Pemeliharaan Arsip
pemberkasan arsip aktif
penataan arsip inaktif
penyimpanan arsip
alih media arsip.
d. Penyusutan Arsip
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan
penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Ketentuan Sanksi dan Pidana
1. Ketentuan Pemberian Sanksi Terhadap Pejabat dan/atau pelaksana yang melakukan pelanggaran dalam penyelenggaraan kearsipan dalam UU No. 43 tahun 2009 diatur sanksi sebagai berikut: a. Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (2), Pasal 22 ayat (4), Pasal 24 ayat (4), Pasal 27 ayat (4), Pasal 48 ayat (1), dan Pasal 60 ayat (3) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan
perbaikan,
pejabat
dan/atau
pelaksana
dikenai
sanksi
administratif berupa penundaaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun. Selanjutnya apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan
perbaikan,
pejabat
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
dan/atau
pelaksana
dikenai
sanksi
4
administratif berupa penundaaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu) tahun. b. Pasal 79 (1) Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 ayat (1) dan Pasal 64 ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun. c. Pasal 80 (1) Pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (4), Pasal 42 ayat (1), dan Pasal 43 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi
dan/atau
pelaksana
dikenai
sanksi
administratif
berupa
pembebasan dari jabatan. 2. Ketentuan Pidana Terhadap Pejabat dan/atau pelaksana yang melakukan pelanggaran dalam penyelenggaraan kearsipan dalam UU No. 43 tahun 2009 dapat diberikan sanksi pidana sebagai berikut : a. Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00. b. Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp125.000.000,00.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
5
c. Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp25.000.000,00. d. Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00. e. Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00. f. Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00. g. Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00. h. Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
6
