PRESENTASI TUGAS AKHIR – CF 1380
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI JURUSAN SISTEM INFORMASI
Penyusun y Tugas g Akhir : Janunharmedy Eka M (NRP : 5205.100.031) Dosen Pembimbing 1: Ir. Achmad Holil Noor Ali,M.Kom
Dosen Pembimbing g 2:
Amalia Utamima,S.Kom 03 Februari 2010
.:: Latar Belakang :. : •
• • •
Selama ini pengarsipan di tata usaha dilakukan secara manual yaitu hanya dengan menyimpan data surat keputusan berupa arsip data yang beresiko hilangnya data dan sulitnya pencarian Pencatatan agenda pengarsipan masih mengandalkan buku catatan berbentuk fisik yang besar. Sehingga perlu dibuat sistem penyimpanan yang update. Oleh karena itu dibangun g suatu sistem informasi p pengarsipan g p yyangg mampu menyimpan data arsip dan bisa memberikan informasi tentang status surat yang diajukan oleh mahasiswa, dosen atau karyawan JSI.
.:: Permasalahan(1):. Permasalahan(1): •
Tugas akhir yang diajukan menitikberatkan pada g y g j p permasalahan sebagai berikut: –
–
–
–
Bagaimana proses pengarsipan pada Sistem Informasi Pengarsipan agar sesuai dengan proses pengarsipan yang Pengarsipan agar sesuai dengan proses pengarsipan yang digunakan Jurusan Sistem Informasi? Bagaimana spesifikasi kebutuhan perangkat lunak Sistem Informasi Pengarsipan yang sesuai kebutuhan tata usaha bagian Informasi Pengarsipan yang sesuai kebutuhan tata usaha bagian pengarsipan? Bagaimana desain aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sudah diidentifikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sudah diidentifikasi diawal? Bagaimana Aplikasi tersebut dapat efisien dan tepat digunakan di li k di lingkungan Sistem Informasi? Si t I f i?
.:: Tujuan:. T j an: • Tujuan j dari p pembuatan tugas g akhir ini adalah rancangg bangun Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen untuk tata usaha bagian pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi ITS dan memudahkan memberikan informasi tentang surat yang masuk dan keluar di lingkungan JSI.
.:: Manfaat:. Manfaat: •
Manfaat langsung yang dapat diperoleh dari tugas akhir g gy g p p g ini, diantaranya adalah : ₋
₋
₋
Memudahkan Tata usaha bagian arsip dalam pengelolaan pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi jika menerapkan pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi jika menerapkan aplikasi ini. Memudahkan Karyawan, Dosen dan Mahasiswa dalam melihat dan mencari arsip yang ada di Jurusan Sistem melihat dan mencari arsip yang ada di Jurusan Sistem Informasi. Sarana dalam meningkatkan kemampuan mengimplementasikan desain sistem informasi mengimplementasikan desain sistem informasi
.:: Batasan Permasalahan:. Permasalahan: Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka p y g , batasan‐batasan dalam tugas akhir ini adalah: •
•
•
Batasan aplikasi ini hanya sebatas pengarsipan dokumen seperti surat masuk umum SK arsip kemahasiswaan arsip akademik dan surat masuk umum, SK, arsip kemahasiswaan, arsip akademik dan surat keluar seperti penugasan, dan surat permohonan. Hasil akhir hanya berupa Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak dan Aplikasi Sistem Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak dan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan. Aplikasi ini mengacu pada Database Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan yang telah dibuat sebelumnya dan Data Surat Keputusan yang telah dibuat sebelumnya dan Data kepegawaian Sistem informasi sebagai pendukung.
.:: Batasan Permasalahan(2):. Permasalahan(2): •
•
•
Aplikasi ini mengambil database dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan hanya untuk mengambil data informasi arsip tentang Surat Keputusan. Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen ini dibuat dengan PHP (Personal Home Page) karena estimasi waktu dan memudahkan pihak pengembang untuk customisasi. Software yang digunakan antara lain : – Dokumentasi : Microsoft Word – Desain dan Programming : Power Designer, Microsoft Office Visio 2003, Macromedia Dreamweaver 8, MySQL 5.0 , , y dan VORDtool
.:: Metodologi:. Metodologi: Pengumpulan Data • Tahap ini dilakukan sebagai upaya untuk mengumpulkan data‐ data yang akan digunakan dalam pengerjaan tugas akhir ini. Beberapa metode yang digunakan untuk dalam tahap pengumpulan data ini antara lain sebagai berikut: 1.
2.
Review dokumen terdiri dari dua macam dokumen, pertama review dokumen proses pengarsipan untuk mendapatkan informasi tentang analisa kebutuhan pengguna, dan yang kedua dokumen tata letak li k b t h d k d d k t t l t k catatan pengarsipan sebagai ide awal desain aplikasi Pengarsipan. Wawancara dilakukan sebagai upaya mengidentifikasi permasalahan dari aplikasi yang akan dibuat kepada user Wawancara merupakan hal dari aplikasi yang akan dibuat kepada user. Wawancara merupakan hal yang penting dalam tahap pengumpulan data. Apabila saat wawancara ditemukan data yang kurang lengkap atau tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka harus segera ada upaya perbaikan terhadap data yang telah dikumpulkan sebelumnya.
.:: Metodologi(2):. Metodologi(2): Analisa Kebutuhan Pengguna • Setelah data‐data yang dikumpulkan pada tahap pengumpulan data terkumpul, analisa kebutuhan dapat mulai dilakukan. Metode yang digunakan untuk melakukan proses analisa kebutuhan adalah metode VORD. Metode VORD menggambarkan kebutuhan sistem sebagai suatu layanan yang diberikan oleh sistem terhadap viewpoint. Desain Sistem • Tahap ini menerjemahkan kebutuhan pengguna yang telah didefinisikan pada tahap analisa kebutuhan menjadi sebuah rancangan sistem. Desain sistem yang dibuat benar‐benar memperhatikan serta berpedoman pada dokumen spesifikasi kebutuhan.
.:: Metodologi(3):. Metodologi(3): Implementasi Sistem • Tahap ini merupakan tahap pembuatan dan pengembangan aplikasi sesuai dengan dengan desain sistem yang ditetapkan pada tahap sebelumnya. Uji Coba dan Evaluasi • Tahap ini bertujuan untuk melakukan uji oba terhadap aplikasi yang sudah dibuat. Proses uji coba dan evaluasi p y g j dibagi menjadi 4 tahap, antara lain : → Menentukan lingkungan uji coba → Menentukan tujuan uji coba Menentukan tujuan uji coba → Menentukan skenario uji coba → Melakukan proses uji coba
.:: VORD:. VORD:
.:: SOP BAUK:. BAUK:
.:: SOP JSI:. JSI:
.:: Proses Bisnis (4):. (4): • Pengelolaan yang dibutuhkan: g y g – – – – –
Pengelolaan Agenda Pengelolaan Arsip masuk Pengelolaan Arsip keluar Pengelolaan Arsip keluar Pengelolaan Undangan Pengelolaan Validasi surat keluar
.:: Desain Tabel:. Tabel: berita id_berita judul_kel pengirim isi berita isi_berita gambar_kel
user
VA50 <M> username password VA50 nama_lengkap VA100 NIP VA100 level VA50
Relationship_2
I <M> VA100 VA25 T XT500 VA100
Identifier_1
Identifier_1
agenda id_agenda I <M> tema VA100 isi_agenda VA100 tempat VA100 Identifier_1 Relationship_4 status I <M> id_status nama_status VA50
undangan Relationship_1
Identifier_1 Relationship_3
Relationship_7 jam_sekarang id_jam I <M> hari VA25 tanggal D jam T
Relationship_8
id_undangan I <M> tema VA100 kepada VA50 tanggal D jam T kota VA50 Identifier_1
Identifier_1 Relationship_9 Relationship_6
id_kategori I <M> nama_kategori VA50 keterangan VA100 Identifier_1
Identifier_1
berita_kel I <M> id_berita_kel judul_kel VA100 pegirim VA25 penerima VA25 isi_berita_kel TXT500 gambar_kel VA100 tanggal_pelaksanaan VA50
kategori Relationship_5
lihat_sk I <M> id_sk nomor_sk VA25 jenis_sk VA20 nomor_usulan VA25 nama_penerima VA50 NIP_penerima VA100 perihal_sk VA200 tanggal_sk D
Identifier 1 Identifier_1
Entity Relationship Diagram Dari Desain Perangkat Lunak
.:: Desain Tabel:. Tabel: berita
user username password nama_lengkap NIP level
id_berita id_jam id_kategori username judul kel judul_kel pengirim isi_berita gambar_kel
FK_BERIT A_RELAT IONS_USER
varchar(50) varchar(50) varchar(100) varchar(100) varchar(50)
agenda id_agenda id_jam tema isi_agenda tempat
integer integer integer varchar(50) varchar(100) varchar(25) long varchar varchar(100)
integer integer varchar(100) varchar(100) varchar(100) FK_BERIT A_RELAT IONS_JAM_SEKA
status id_status integer nama_status varchar(50)
undangan FK_AGENDA_RELAT IONS_JAM_SEKA
FK_BERIT A_K_RELAT IONS_USER FK_BERIT A_RELAT IONS_KAT EGORI jam_sekarang
FK_BERIT A_K_RELAT IONS_ST AT US
id _jjam hari tanggal jam
integer g p varchar(25) date time
id_undangan id_kategori tema kepada tanggal jam kota
integer integer varchar(100) varchar(50) date time varchar(50)
FK_UNDANGAN_RELAT IONS_KAT EGORI lihat_sk
FK_BERIT A_K_RELAT IONS_JAM_SEKA berita_kel id_berita_kel username id_kategori id_jam id_status judul_kel pegirim penerima isi_berita_kel gambar_kel tanggal_pelaksanaan
integer varchar(50) integer integer integer varchar(100) varchar(25) varchar(25) long varchar varchar(100) varchar(50)
kategori
FK_BERIT A_K_RELAT IONS_KAT EGORI
id_kategori nama_kategori keterangan
integer varchar(50) varchar(100)
id_sk nomor_sk jenis_sk nomor usulan nomor_usulan nama_penerima NIP_penerima perihal_sk tanggal_sk
Physical Data Model Dari Desain Perangkat Lunak
integer varchar(25) varchar(20) varchar(25) varchar(50) varchar(100) varchar(200) date
.:: Use Case Diagram:. Diagram: Delete
include
insert include include
update
Mengelola Agenda
update3 include Mengelola arsip masuk
Delete3
include include insert3
Login Mengelola g arsip p keluar
Staf bag.Arsip bag Arsip
include update2 include
include Mengelola Undangan
Delete2 insert2
include Melihat home staf arsip include
insert4
Delete4
include
update4
Usecase Diagram Untuk Aktor Staf bag.arsip
.:: Activity Acti it Diagram: Diagram:.
.:: Sequence Seq ence Diagram: Diagram:.
staf bag.arsip
<>
<>
<>
<<Entity>>
<<Entity>>
SIP
Halaman arsip masuk
Control_3
arsip masuk
data arsip masuk
klik arsip masuk
find() show halaman
klik masukan data arsip
show halaman
show form new() show data
show data
save
.:: Histogram Antarmuka:. Antarm ka:
Histogram Antarmuka Sistem Informasi Pengarsipan
.:: Content Model:. Model:
Halaman Staf bag.arsip
.:: Content Model:. Model:
Halaman Administrator
.:: Content Model:. Model:
Halaman Kajur
.:: Kesimpulan:. Kesimp lan: •
Simpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: khi i i d l h b i b ik –
–
Berdasarkan pengumpulan data yang telah dilakukan masalah utama pada saat analisa kebutuhan karena kebutuhan yang dibutuhkan kurang sempurna dikarenakan narasumber yang akan di analisa kebutuhan resign dari pekerjaannya sebagai staf arsip dan di tata usaha bagian pengarsipan belum memilik SOP, maka perlu di buat alur SOP untuk pengarsipan. k l di b t l SOP t k i Hasil analisa kebutuhan diperoleh 7 fitur utama yang harus dirancang pada Sistem Informasi Pengarsipan, yaitu : ¾ ¾
Pengelolaan Agenda sebagai catatan aktifitas pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi. Pengelolaan Arsip masuk adalah tempat pengarsipan yang kategorinya adalah arsip masuk seperti arsip masuk umum SK kategorinya adalah arsip masuk seperti arsip masuk umum, SK, akademik dan kemahasiswaan.
.:: Kesimpulan(2):. Kesimp lan(2): ¾ Pengelolaan Arsip keluar adalah tempat pengarsipan yang kategorinya adalah arsip keluar umum. kategorinya adalah arsip keluar umum. ¾ Pengelolaan undangan, adalah tempat arsip dan laporan undangan yang masuk di Jurusan Sistem Informasi agar dapat dilihat oleh kajur dan pengguna. ¾ Melihat SK dari database sistem lain yaitu Sistem Pengelolaan SK. ¾ Validasi Status surat keluar yang hanya dapat dilakukan oleh kajur dalam merubah status surat, karena kajur yang memegang hak d l dalam menyetujui surat keluar. k l ¾ Pengelolaan manajemen user yaitu mengelola data user yang hanya dapat dilakukan oleh administrator.
– D Desain sistem pengelolaan Arsip keluar sangat kompeten karena i it l l A i k l tk t k terhubung antara modul arsip keluar, pengajuan arsip keluar, validasi surat keluar dan view surat keluar di halaman pengguna terhubung dengan baik terhubung dengan baik.
.:: Kesimpulan(3):. Kesimp lan(3): - Pada tahap implementasi dan uji coba, dilakukan uji coba pada
usecase‐usecase. Uji coba tersebut mengambil sampel 8 usecase dari 13 usecase yang sudah dibuat. Uji coba tersebut dilakukan baik itu untuk agenda, arsip masuk, arsip keluar maupun integrasi dengan modul lain. Secara umum hasil dari uji coba tersebut menunjukkan d ll h ld b b kk bahwa integrasi antar modul dalam SIP sudah berjalan.
.:: Saran:. Saran: •
Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di masa mendatang adalah sebagai berikut: d d l h b i b ik – – –
–
–
Kesulitan pada tahap perancangan database karena hampir tidak ditemukan data pendukung lain tidak boleh terjadi di akhir. Pada saat tahap analisa kebutuhan terdapat ketidakpastian dan baru diketahui di akhir tidak boleh terulang kembali. Fungsi pencarian atau search dapat dikembangkan lagi oleh pihak pengembang dengan sintaks kode program dengan integrasi ke pengembang dengan sintaks kode program dengan integrasi ke database yang lebih baik agar search atau pencarian bisa ditampilkan dengan baik. Tampilan pada halaman pengguna tidak muncul tabel saat view isi dari arsip, di harapakan kepada pihak pengembang yang nantinya dapat memperbaiki kekurangan dari aplikasi SIP. Integrasi database dengan Sistem pengelolaan SK hanya mengambil d t d i 1 t b l di h data dari 1 tabel, di harapkan kepada pihak pengembang nantinya k k d ih k b ti dapat menyempurnakannya.
.:: Penutup:. Pen t p:
TERIMA KASIH
