PROSEDUR PENGARSIPAN DATA LAPORAN KEUANGAN PERUSAHAAN PADA KEMENTERIAN BADAN USAHA MILIK NEGARA Nama NPM Program Studi
: Muhamad Fachrudin : 44211650 : D III / Bisnis dan Kewirausahaan
Dosen Pembimbing : Dr. C. Widi Pratiwi, SE., MM
BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang • Kementerian Badan Usaha Milik Negara adalah Kementerian yang bertugas untuk membina setiap badan usaha milik negara yang ada di Indonesia. Untuk dapat melakukan hal tersebut Kementerian BUMN berhak mengetahui setiap laporan keuangan perusahaan yang telah dibuat setiap tahunnya. Disamping sebagai pembinaan perusahaan, laporan keuangan pun dapat dijadikan sebagai arsip perusahaan, yang mungkin pada suatu hari akan dibutuhkan. Pengarsipan merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima. Sedangkan laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Dari uraian tersebut, maka Penulis mengambil judul Laporan Kerja Praktik ini mengenai “ Prosedur Pengarsipan Data Laporan Keuangan Perusahaan Pada Kementerian Badan Usaha Milik Negara ”. Materi Kerja Praktik Sesuai dengan judul penulisan maka materi dari kerja praktik yang telah di laksanakan pada Kementerian Badan Usaha Milik Negara adalah mengumpulkan laporan keuangan semua perusahaan yang dikelola oleh Kementerian BUMN yang kemudian dibuat dalam Microsoft Excel 2007 untuk di upload ke dalam website Kementerian BUMN sebagai arsip perusahaan.
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktik Tujuan Kerja Praktik • • • •
Untuk mengetahui apakah prosedur pengarsipan telah sesuai dengan peraturan perundangundangan Kementerian BUMN. Untuk mengetahui apakah prosedur yang dilaksanakan sudah sesuai dengan Sistem Pengendalian Intern Kementerian BUMN. Untuk mengetahui data apa yang digunakan pada prosedur pengarsipan Kementerian BUMN. Untuk mengetahui sistem yang digunakan dalam membuat arsip perusahaan.
Manfaat Kerja Praktik • • •
•
Menambah sikap kejujuran yang dimiliki, karena pada dasarnya suatu laporan keuangan harus disajikan sebagaimana keaslianya. Mengurangi tingkat kesalahan dalam jumlah total aset ataupun yang lainnya. Memahami bagaimana cara perumusan dalam Microsoft Excel 2007, sehingga meminimalisir kesalahan dalam total jumlah. Memahami tentang proses upload laporan keuangan pada website Kementerian Badan Usaha Milik Negara.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Pengertian Pengarsipan Laporan Keuangan Pengarsipan data laporan keuangan merupakan data laporan keuangan yang dikumpulkan menjadi satu kesatuan, dengan mengelompokkan dari tahun ke tahun yang kemudian disimpan dalam arsip perusahaan.
Prosedur Pemindahan Data Laporan Keuangan Berikut adalah prosedur dalam pemindahan data laporan keuangan : • Mengumpulkan berkas-berkas laporan keuangan perusahaan yang ada di Indonesia.
Hasil Dan Pembahasan •
Mengelompokkan antara perusahaan satu dengan yang lain sesuai dengan kategori yang ada
•
Memindahkan data laporan keuangan dari file pdf perusahaan ke dalam Microsoft Excel 2007 Kementerian BUMN Menjumlahkan total nilai laporan keuangan dengan menggunakan rumus auto sum agar tidak terjadi kesalahan Merevisi setiap laporan keuangan yang telah dibuat pada Microsoft Excel 2007 kepada pembimbing Mengupload laporan keuangan yang telah selesai dibuat dan direvisi ke dalam website Kementerian Badan Usaha Milik Negara
• • •
Risiko Pemindahan Data Adapun risiko dalam pemindahan data laporan keuangan perusahaan, antara lain sebagai berikut : • •
• •
Penulisan akun ataupun jumlah total nilai tidak jelas dalam file pdf. Human Error, diantaranya : – Keliru menempatkan suatu akun, ataupun tertukar antara akun tahun 2011 dengan akun 2012. – Keterbatasannya fungsi mata untuk selalu melihat angka yang berbeda-beda. Mata uang yang dipakai merupakan mata uang asing. Jumlah yang dihasilkan tidak sesuai dengan laporan keuangan aslinya.
Langkah – langkah yang diambil agar memperkecil risiko dalam pemindahan data laporan keuangan : • • • • •
Konfirmasi terhadap pembimbing apabila total nilai laporan keuangan tidak jelas angkanya. Memindahkan data laporan keuangan dengan teliti, tidak terburu-buru. Agar akun yang dilihat dan dipindahkan sama. Apabila terjadi kelelahan dapat diselesaikan nanti, dan tidak dipaksakan pada hari itu juga, namun apabila sudah merasa kembali fit dengan istirahat sejenak, laporan keuangan dapat dikerjakan kembali. Apabila yang dipakai adalah mata uang asing, konfirmasikan juga terhadap pembimbing agar tidak salah informasi. Menggunakan rumus penjumlahan dalam Microsoft Excel 2007, seperti Sum. Agar total nilai yang dihasilkan lebih tepat.
Flowchart Pengarsipan Data Bagian Pengelompokkan Data Mulai
Kategori Perusahaan
Terima Data Laporan Keuangan
1
Data Laporan Keuangan Berbentuk File PDF
Pengelompokkan berdasarkan kategori
Flowchart Pengarsipan Data Bagian Pemindahan Data 1
Revisi Laporan Keuangan
Dilakukan oleh pembimbing
Data Laporan Keuangan Perusahaan
Pemindahan data dari PDF ke Ms Excel
Pengeditan Laporan Keuangan Pembuatan Laporan Keuangan
Pelaporan terhadap kepala bagian
Masuk ke dalam bagian Pemrosesan Data
2 4
Flowchart Pengarsipan Data Bagian Pemrosesan Data
2
Entry data laporan keuangan ke dalam website BUMN
Laporan Keuangan yang sudah dilaporkan Proses
Masuk ke dalam website BUMN
Dilakukan oleh pembimbing
3
Flowchart Pengarsipan Data Bagian Pemeriksaan Data
3
Dilakukan oleh kepala Bagian
Pemeriksaan kembali laporan keuangan yang telah di upload
Revisi Kembali Jika terjadi kesalahan
N 4
Selesai
Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa : • Pada Kementerian Badan Usaha Milik Negara dalam melakukan prosedur pengarsipan data laporan keuangan telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan Kementerian BUMN. • Prosedur pengarsipan data laporan keuangan Kementerian BUMN telah sesuai dalam sistem pengendalian intern. Walaupun masih ada 2 kekurangan yakni fungsi yang dipakai dan dokumen yang disimpan ke dalam arsip perusahaan. • Data laporan keuangan yang digunakan merupakan data laporan keuangan asli dalam bentuk pdf dari seluruh perusahaan swasta yang ada di Indonesia. • Pada prosedur pengarsipan data laporan keuangan Kementerian Badan Usaha Milik Negara sudah menggunakan sistem website, tidak lagi dalam bentuk print out. Hal ini agar jika terjadi kesalahan dapat di ubah langsung melalui sistem website. Kemudian mengurangi tingkat penggunaan kertas. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, saran yang dapat disampaikan adalah : • Waktu pelaksanaan kegiatan harus dilakukan dalam jangka waktu yang lama, karena pada waktu pelaksanaan magang dilakukan, tugas ini harus mencapai target sebelum jangka waktu yang ditentukan. • Data laporan keuangan yang dipakai harus terlihat jelas semua, • Penambahan dua Metode yang kurang dalam sistem pengendalian intern perusahaan.
