PENGARSIPAN

BIRO ADMINISTRASI UMUM

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN/PENGARSIPAN

No. Dokumen

:-

Revisi

:

Tanggal Berlaku

:

Halaman

:

LEMBAR PENGESAHANPROSEDUR PENGENDALIAN

DOKUMEN/PENGARSIPAN DIBUAT OLEH

MENYETUJUI

MENGETAHUI

Penyusun SOP

Kepala Biro Administrasi Umum

Pembantu Rektor II


No. Dokumen : Revisi :


Tanggal Berlaku : Halaman :

1. Pendahuluan Perguruan tinggi sebagai lembaga yang bertugas menyiapkan sumber daya manusia yang cerdas yang konfetitif membutuhkan dukungan informasi yaang akurat, lengkap dan dapat diakses dengan cepat salah satu sumber informasi primer yang telah tersedia adalah Arsip.Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, Arsip merupaakan saksi bisu tak terpisahkan, handal dan abadi yang memberikan kesaksian terhadap keberhaasilan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa. 2. Maksud dan Tujuan Universitas Nusa Cendana memberi pedoman bagi unit kerja/fakultas tentang prosedur pengendaalian/pengarsipan dalam lingkungan Universitas Nusa Cendana. 3. Definisi a. Arsip sebagai simbol pemersatu bangsa b. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangaan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseoraangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 4. Referensi a. Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan; b. Peraturan pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip; c. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 tahun 2006 tentang tata kearsipan; d. Kepmendiknas Nomor 145/U/2004 tentang jadwal retensi arsip Keuangan dan Kepegawaian dilingkungan Depdiknas; e. Instruksi Mendiknas Nomor 1 tahun 2006 tentang Penyerahan Arsip Statis; f. Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;



No. Dokumen

:-

Revisi

:

Tanggal Berlaku

:

Halaman

:

5. Prosedur Pengendalian Dokumen/Pengarsipan UNIT KABAG TATA SUB BAGIAN TATA UNIT KERASIPAN KERJA/BAGIAN/FAK/ USAHA DAN KET USAHA (RECORD CENTRE) LEMBAGA RUMAH TANGGA Menyerahkanarsip suratdinas



No. Dokumen

:-

Revisi

:0

Tanggal Berlaku

: 1 Januari 2012

Halaman

: 5 dari 6

6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dgn bagan di atas. 6.1.Unit Kerja/ Bagian/Fakultas 6.1.1.Menyerahkan arsip surat dinas aktif dan inaktif 6.2.. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga 6.2.1. Menerima arsip surat-surat dinas dari unit kerja/bagian/Fakultas; 6.3. Sub Bagian Tata Usaha 6.3.1 Menerima arsip aktif dan in aktif; 6.3.2. Mengklasifikasi sesuai permasalahan 6.3.3. Menginput arsip kedalam komputer 6.3.4. Menyimpan arsip aktif 6.3.5. Menyimpan arsip in aktif diunit kearsipan (Record Centre); 6.3.6. Menghapuskan Arsip; 1 Waktu Penyelesaian Penyelesaian penginputan arsip setiap 1 (satu) bulan 2 Daftar Distribusi



No. Dokumen

:-

Revisi

:

Tanggal Berlaku

:

Halaman

:

8.Daftar Dokumen NO

NAMA DOKUMEN

FUNGSI

PENANGGUNG JAWAB

PENANDA TANGAN

Rekaman Kegiatan 1.

Arsip Aktif

2.

Arsi In Aktif

3.

Arsip Statis/ Arsip Terjaga

Rekaman Kegiatan

Rekaman Kegiatan

DISTRIBUSI

Sub Bagian Tata Usaha Kepala Biro Adm. Umum Kabag Tata Usaha dan Rumah Tangga Kasubag Tata Usaha Kabag Tata Usaha dan Rumah Tangga

Kepala Biro Adm. Umum Kabag Tata Usaha dan Rumah Tangga Kasubag Tata Usaha

Pimpinan Universitas


Sub Bagian Tata Usaha


Sub Bagian Tata Usaha

Tata Usaha dan unit kearsipan (Record Centre) 9. Lampiran Dokumen Buku Laporan 10. Lembar Revisi No.

Uraian

Tanggal

Tanda Tangan

PENGARSIPAN

Recommend Documents