Jurnal Informatika, Vol. 10, No. 2, Desember 2010
Amnah
Aplikasi Administrasi Pengarsipan Surat Menyurat di IBI Darmajaya Amnah Fakultas Ilmu Komputer, Informatics & Business Institute Darmajaya Jl. Z.A Pagar Alam No 93, Bandar Lampung - Indonesia 35142 Telp. (0721) 787214 Fax. (0721)700261 e-mail :
[email protected] ABSTRACT The Business Correspondence that currently run by Informatics and Business Damajaya is still using decentralization and manual system. Along with the upraising of business intensity level, particularly the flow of letter circulation, this system seems to be out of date or does not match with the demand, therefore, a new good application of business letters is urgently needed to replace the old one. Letter Application is a process of computerization of manual data to facilitate the process toward the target and minimize error and hindrance. Keyword : Administration, Archives, Information ABSTRAK Surat Menyurat Bisnis yang saat ini dijalankan oleh Informatika dan Bisnis Damajaya masih menggunakan desentralisasi dan sistem manual. Seiring dengan upraising tingkat intensitas bisnis, khususnya aliran sirkulasi surat, sistem ini tampaknya menjadi ketinggalan zaman atau tidak sesuai dengan permintaan, oleh karena itu, aplikasi yang baik baru surat bisnis sangat dibutuhkan untuk menggantikan yang lama. Surat Permohonan adalah proses komputerisasi data manual untuk memudahkan proses menuju sasaran dan meminimalkan kesalahan dan hambatan. Kata Kunci: Administrasi, Arsip, Informasi
system
1. PENDAHULUAN Guna
membantu
pengarsipan
yang
dapat
kelancaran
membantu dalam pengelolaan data
pelaksanaan pendidikan ini, mengelola
tentang pengarsipan . Hasil pengolahan
arus masuknya surat , maka suatu
data
Informatics & Business Institute Darmajaya
yang
dapat
berupa
laporan 54
Jurnal Informatika, Vol. 10, No. 2, Desember 2010
Amnah
pengarsipan surat yang dapat diterima
informasi
dalam waktu yang cepat dan tepat
membuat keputusan dan merupakan
sehingga pengambilan keputusan akan
kebijakan , untuk harus didukung
akan cepat pula.
dengan adanya system keputusan dan
Pertumbuhan
ilmu
bagi
pimpinan
untuk
komputer
rumus kebijakan, untuk itu harus
yang kian pesat dewasa ini diiringi
didukung dengan adanya system dan
dengan Pertumbuhan pola pelayaan dan
prosedur surat menyurat yang baik
pengambilan keputusan yang cepat dan
dibidang kearsipan.
tepat . Untuk ini diperlukan hasil
Tujuan
dari
kesimpulan
itu
pengolaahn data yang disajikan secara
sendiri ada pada prinsipnya adalah
akurat dan tepat waktu.
menjamin
Dengan
didukung
keselamatan
bahan
system
pertanggung jawaban. Laporan tentang
pengarsipan surat yang baik, pimpinan
perencanaan dan sebagai bahan acuan
dapat mengetahui surat yang masuk
untuk suatu kegiatan.
pada tanggal tertentu diproses atau
Naskah- naskah yang dibuat atau
belum atau surat tersebut telah dibalas
dibuat oleh suatu lembaga , badan
dan siapa yang menandatangani dan
pemerintahan /Swasta dan perorangan ,
bertanggung jawab untuk menjawab
dalm bentuk corak atupun tunggal
surat tersebut.
maupun berkelompok
Kearsiapan merupakan peranan
dalam rangka
pelaksanaan kegiatan atau surat yang
sebagai pengingat yang sangat penting
disampaikan
diperlukan dalam organisasi dalam
diolah(Diproses)
rangka
pengambilan
maksud dalam pengertian arsip adalah
laporan
surat , kwitansi, faktur, pembukaan ,
kegiatan
keputusan
,
,
pembuatan
pertanggungjawaban,
penilaian
,
dan
pengendalian kegiatan dengan cepat. Arsip penting
mempunyai
dalam
proses
daftar
gaji ,
karena ,
sudah maka
daftar
selesai yang
harga,
di
kartu
penduduk dan lain sebagainya (Zulkifri
peranan
Amsyah, 1998, hal 2). Macam- macam
penyajian
dan arsip dan pengertiannya adalah :
Informatics & Business Institute Darmajaya
56
Jurnal Informatika, Vol. 10, No. 2, Desember 2010
Amnah
(1) Arsip atasnya
Otentik Arsip
yang di
terdapat tandatangan asli
dengan tinta ( Buku fotocopy
menyelenggaranakn
administrasi
sehari- hari ( Drs.Basir Barhors, 1998,
atau
Hal 12) Arsip statis ini hanya berada di
film) sebagai keabsahan sisi arsip
arsip nasional Replobil Indonesia atau
bersangkutan.
dapat
di daerah. Golongan Arsip (Zulkifri
dipergunakan sebagai bukti Hukum
Amsyah, 1998, hal 212) terdiri dari :
yang sah (Zulkifri Amsyah, 1998, hal
(1) Arsip Vital, Arsip yang mempunyai
3); (2) Arsirsip Tidak Otentik Arsip
nilai penting bagi prusahaan dan tidak
yang
dapat
di
Arsip
otentik
atasnya
tidakterdapat
diganti
kembali
bilamana
tandatangan asli dengan tinta , arsip ini
dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh
dapatberupa
dipindahkan / dimusnahkan dan harus
fotocopy,
film,disket,output,
dan
print
out
disimpan
slamanya.
Contoh
akte
(Zulkifri Amsyah, 1998, hal 4); (3)
pindahan rumah; (2) Arsip Penting,
Arsip Dinamis out (Zulkifri Amsyah,
Arsip yang mempunyai nilaipenting
1998, hal 2).
bagi prusahaan dan yang dapat diganti
Arsip yang masih dibutuhkan
dengan biaya sangat tinggi dan lama .
secara langsung dalam penyelengaraan
arsip
administrasi . arsip dinamis dilihat dari
waktu 5 tahun contoh MOU, Bukti
kegunaannya dapat dibedakan menjadi
keuanagn; (3) Arsip Berguan, Arsip ini
2 yaitu : (1) Arsip Aktif adalah arsip
berguna semntara dan dapat diganti
yang terus menerus diperlukan dalam
dngn biaya yang sangat murah , contoh
penyelenggaraan administrasi sehari-
surat pesanan , proposal,perawatan; (4)
hari serta di kelola oleh unit pengelola;
Arsip tidak Berguna, Arsip ini bisa
(2) Arsip Inaktif adalah arsip yang
dimusnahkan jika sudah tidak terpakai
tidak langsung dan tidak terus menerus
contoh undangan dari mitra usaha.
diperlukan.
Administrasi,
Arsip Statis, Arsip yang tidak digunakan
inibiasanya
secara
langsung
untuk
Informatics & Business Institute Darmajaya
disimpan
Kerjasama
dalam
dua
orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu setiap unit kerja dari berbagai 57
Jurnal Informatika, Vol. 10, No. 2, Desember 2010
Amnah
jenis fungsi kegiatan yang ada di
Tidak semua rasip dapat disimpan
perkantoran akan memiliki pekerjaan
dengans istem yang seragam; (3) Unit
administrasi , hasil dari perkerjaan
kerja
administrasi adalah arsip. (Zulkifri
memerlukan waktu yang cukup lama
Amsyah, 1998, hal 15,16) .
untuk
Disamping sebagai hasil keraja
yang
memerlukan
memperoleh
arsip
arsip
yang
dibutuhkan.
administrasi, arsip juga merupakan alat
Administrasi
pengarsipan
bantu untuk menyelesaikan pekerjaan
secara desentralisasi, Semua unit
administrasi.
kerja
Administrasi
Secara
mengurus
arsipnya
masing-
sentralisasi (Zulkifri Amsyah, 1998, hal
masing, seluruh rangkaian kegiatan
2).
pengadministrasian arsip dikelola oleh Tata usaha, merupakan unit
unit kerja masing- masing. Keuntungan
sentral penerimaan surat masuk dan
adalah : (1) Pengelolaan arsip dapat
suraat keluar serta pengiriman surat
disesuaikan
maka sentralisasi berarti penyimpanan
unit
arisp yang dipusatkan disatu untit kerja
Keperluan akan arsip dapat di penuhi ,
khusus yang lazim di sebut sentral
akarena brada pada unit kerja sendiri;
arsip. Keuntungannya adalah : (1)
(3) Penampilan arsip dapat
Ruang dan perlengkapan arsip dapat
mudah dilakukan , karna arsipnya
dihemat;
sudah
(2)
Petugas
dapat
kerja
berdasarkan masing-
dikenal
kebutuhan masing; (2)
dengan
elbih
baik.
mengkonsentrasikan diri khusus pada
Kerugiannya adalah : (1) Penyimpanan
pekerjaan
arsip
kearsipan;
hanyamenyimpan
(3) satu
Kantor arsip
yang
begitu
besar
dapat
mengakibatkan duplikasi arsip; (2)
duplikasinya dapat dimusnahkan; (4)
Penghematan
pemakaian
peralatan
Sistem penyimpanan dari berbagai
sukar dijalankan; (3) Perumusan arsip
macam arsip dapt di seragamkan.
dapat dilakukan setiap unit kerja secara
Kerugian adalah : (1) Cara ini hanya
berkala dan merupakan pemborosan.
efisien untuk organisasi kecil; (2) Informatics & Business Institute Darmajaya
58
Jurnal Informatika, Vol. 10, No. 2, Desember 2010
Amnah
Administrasi
pengarsipan
Mainboard,
Processor
IntelP-44,8,
secara kombinasi sentralisasi dan
Monitor 15 Inch, Mouse, Keyboard, (2)
desentralisasi,
masih
kabel UTP, (3) 1 buah HUB 8 port.
diperluakn dikelola diunit kerja masing
Sedangkan Software yang digunakan
masing pengelola dan arsip yang
adalah
kurang dipergunakan di sebut arsip
merupakan
inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan
yang
cara kombinasi ini pemindahan arsip
Corporation, (2) Visual Basic yang
dan prosedurnya harus jelas. Sentral
digunakan untuk mmenyimpan data
arsip harus memusnahkan arsip yang
kedalam
tidak diperlukan dengan pertimbangan
pengaturan-pengaturan yang ada.
Arsip
yang
tertentu.
(1)
Sistem
Windows
sistemoperasi
dikeluarkan
windows
oleh
database
XP,
Microsoft
berikut
pengan
Prosedur Penelitian, Langkah penelitian yang diambil adalah sebagai berikut : (1) Survei, Mencari informasi
2. METODE Metode Pengumpulan Data, (1)
langsung tentang masalah yang ada dan
Dokumentasi, yang dimaksud disini
berhubungan dengan pengarsipan. (2)
adalah satu catatan suatu pristiwa atau
Menganalisa,
kejadian
perencanaan
yang
berkenaan
dengan
dan
melakukan
sistem
pengarsipan
aktivitas perguruan tinggi Darmajaya;
dengan menggunakan flowchart (3)
(2) Interview, Dilakukan kepada staf
disain
administrasi yang biasa membuat dan
flowchat dan mengetahui
menerima surat dan membuat kembali
sistem yang lama, (4) Uji coba system,
surat jawaban.
sebelum diterapkan secara keseluruhan
Alat
Penelitian,
Alat
sistem,
mengurai
dengan
kelemahan
yang
Sistem yang baru diujicobakan terlebih
digunakan dalam penelitian ini adalah
dahulu, untuk mengetahui kendala-
sebagai berikut (1) 1 set komputer
kendala yang ada, (5) Implementasi
dengan spesifikasi sebagai berikut :
dalam pengarsipan yang baru di IBI
Harddisk 40 gb,
Darmajaya.
Ram 256 Mb,
Informatics & Business Institute Darmajaya
59
Jurnal Informatika, Vol. 10, No. 2, Desember 2010
Amnah
3. HASIL DAN PEMBAHASAN Sebelum Aplikasi benar-benar diterapkan diadakan ujicoba terlebih dahulu untuk melihat manfaat surat menyurat dengan system yang baru dan sekaligus salah satu cara untuk melihat kelemahan yang ada dalam program aplikasi.
Gambar 2. Tampilan Agenda Surat Masuk
Gambar 1. Menu untuk masuk kedalam program Aplikasi
Gambar 3. Tampilan Program Surat Keluar
Informatics & Business Institute Darmajaya
60
Jurnal Informatika, Vol. 10, No. 2, Desember 2010
Amnah
Gambar 4. Tampilan Program Surat
Gambar 5. Tampilan Program
Baru
Penandatangan Surat
Gambar 5. Tampilan Program untuk
Gambar 5. Tampilan Program
Surat Baru
Tembusan untuk surat keluar
Informatics & Business Institute Darmajaya
61
Jurnal Informatika, Vol. 10, No. 2, Desember 2010
Amnah
4. KESIMPULAN DAN SARAN
dapat
Kesimpulan
Darmajaya.
Berdasarkan
uraian-uraian
pengarsipan surat di IBI Darmajaya dapat diambil beberapa kesimpulan. (1) Sistem pengarsipan surat yang hanya menggunakan buku agenda saja atau masih sangat manual sehinga proses baik surat masuk dan surat keluar memakan waktu lama
dan timbul
berbagai permasalahan seperti : (a) Lama waktu pencarian data ; (b) Banyak
memakan
tempat
untuk
menyimpan data atau surat yang tidak penting; (c) Kemungkinan data rusak atau hilang lebih besar; (d) Pekerjaan yang sama bisa dilakukan berulang –
penanganan surat masuk tidak lagi di periksa
oleh
beberapa
petugas,
mengingat sistem satu pintu serta pembuatan surat langsung oleh Unit yang terkait,
mengingat kesibukan
yang sangat tinggi serta pembuatan surat keluar yang sama akan membuat
ciri
surat
dari
Saran Saran
yang
dapat
diberikan
adalah : (1) Setiap surat yang keluar di berikan ke HKRT untuk di koreksi formatnya; (b) HKRT di berikan staf yang
bertugas
mengetik
/
mengadministrasi surat; (c) Baik surat yang masuk atau yang keluar; (d) Besarnya hardisk untuk menampung program aplikasi; (e) Penomoran surat keluar secara sentralisasi
DAFTAR PUSTAKA Adi Kurniadi,
2000, Pemrograman
Microsoft Visual Basic 6, PT.
ulang; (e) Tidak efisien. Tidak akan terjadi lagi dan untuk
dijadikan
Elex Media Komputindo, Jakarta Basir
Bartos,
1989,
Kearsipan,
Manajemen
untuk
lembaga
Negara, swasta dan perguruan tinggi, Bumi Aksara, Jakarta Eko Nugroho, 1991, Bahasa – Bahasa Pemrograman,
Andi
Offset
Yogyakarta, Yogyakarta, 1992
setiap surat keluar dari IBI Darmajaya memiliki format yang sama sehingga Informatics & Business Institute Darmajaya
62
Jurnal Informatika, Vol. 10, No. 2, Desember 2010
Amnah
Jogianto H.M. Analisis dengan system Informasi Pendekatan terstruktur teori dan aplikasi bisnis, Jakarta Rijanto Tosin, 2000, Bahasa – bahasa Pemrograman,
Andi
Offset
Yogyakarta, Yogyakarta Zulkifli Amsyah, 1988, Manajemen Kearsipan,
Gramedia
Pustaka
Utama, Jakarta
Informatics & Business Institute Darmajaya
63
