MANUAL PROSEDUR SURAT MENYURAT
UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012
MANUAL PROSEDUR SURAT MENYURAT UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen
:
00013 05012
Revisi
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
Diajukan oleh
:
Management Representative
Dikendalikan oleh
:
Management Representative
Disetujui oleh
:
Kepala Unit TIK
R. Arief Setyawan, ST., MT.
DR. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc.
DAFTAR ISI 1.
Tujuan .............................................................................. 1
2.
Ruang Lingkup................................................................... 1
3.
Definisi .............................................................................. 1
4.
Rujukan ............................................................................ 2
5.
Garis Besar Prosedur .......................................................... 2
5.1
Penerimaan Surat Masuk .................................................... 2
5.1
Pengadaan Surat Keluar ..................................................... 3
6.
Bagan Alir.......................................................................... 4
7.
6.1
Penerimaan Surat Masuk .......................................... 4
6.1
Pengadaan Surat Keluar ............................................ 5
Lampiran ........................................................................... 6 7.1
Borang Agenda Surat Masuk pada Aplikasi SIAS ......... 6
7.2
Borang Kendali Surat Masuk pada Aplikasi SIAS ......... 7
7.3
Borang Agenda Surat Keluar pada Aplikasi SIAS ......... 8
7.4
Borang Buku Ekspedisi Surat Keluar........................... 8
7.5
Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02) . 9
7.6
Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03) ..... 10
iii
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
1.
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
Tujuan 1. Mengatur prosedur dalam penerimaan surat masuk dan pengadaan surat keluar. 2. Memastikan semua jenis surat masuk dan surat keluar telah didistribusikan, ditindak lanjuti, dan di arsip dengan baik dan tepat.
2.
Ruang Lingkup Surat masuk dan surat keluar yang diterima dan dikirim untuk dan dari PPTI-UB.
3.
Definisi 1.
Surat masuk adalah semua surat atau dokumen yang diterima oleh PPTI baik dari lingkungan internal maupun eksternal
Universitas
Brawijaya
sebagai
sarana
komunikasi. 2.
Surat keluar adalah semua surat atau dokumen yang dibuat dan dikirim oleh PPTI baik ke lingkungan internal maupun eksternal Universitas Brawijaya sebagai sarana komunikasi.
Halaman 1 dari 10
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
4.
5.
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
Rujukan 1.
Manual Mutu Unit TIK UB (00013 04000)
2.
Dokumen Mutu Unit TIK UB
Garis Besar Prosedur 5.1
Penerimaan Surat Masuk 1.
Helpdesk menerima surat masuk untuk PPTI dan mencatat informasi surat masuk pada aplikasi sias.
2.
Bagian Administrasi melakukan scanning dokumen surat masuk, mengupload hasil scan ke aplikasi sias, dan membuat print out kendali surat masuk untuk dilampirkan pada dokumen surat masuk.
3.
Surat masuk disampaikan kepada kepala PPTI untuk ditindaklanjuti atau didisposisikan kepada bagian yang bersangkutan menindaklanjuti surat masuk.
4.
Bagian Administrasi mencatat informasi disposisi surat
masuk
pada
aplikasi
sias
dan
mendistribusikan surat masuk sesuai isi disposisi. 5.
Kepala divisi menindaklanjuti surat masuk.
6.
Bagian administrasi mengisi informasi akhir kendali surat
masuk
pada
aplikasi
sias,
selanjutnya
membalas dan atau mengarsip surat masuk. Halaman 2 dari 10
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
5.1
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
Pengadaan Surat Keluar 1.
Bagian Administrasi membuat surat keluar sesuai permintaan dan kebutuhan.
2.
Kepala
PPTI
memeriksa,
menyetujui,
dan
membubuhkan tanda tangan pada dokumen surat keluar. 3.
Bagian
Administrasi
mencatat
informasi
surat
keluar dan mengupload dokumen surat keluar pada aplikasi sias, mengarsip copy surat keluar, dan mendistribusikan surat keluar.
Halaman 3 dari 10
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
6. Bagan Alir 6.1
Penerimaan Surat Masuk
Mulai
Helpdesk
Menerima surat masuk dan mencatat informasi surat pada aplikasi sias
Dokumen surat masuk dan aplikasi sias
Bag.Administrasi
Menerima surat masuk, surat di scan dan diupload ke aplikasi sias, membuat print out kendali surat masuk
Dokumen surat masuk, aplikasi sias, dan kendali surat masuk
Mengisi disposisi pada kendali surat masuk
Dokumen surat masuk dan kendali surat masuk
Ka. PPTI
Bag.Administrasi
Mencatat informasi disposisi pimpinan pada aplikasi sias dan mendistribusikan surat
Dokumen surat masuk, aplikasi sias, dan kendali surat masuk
Ka. Divisi
Menindaklanjuti surat masuk
Dokumen surat masuk dan kendali surat masuk
Bag.Administrasi
Mencatat informasi akhir kendali surat pada aplikasi sias, membalas dan atau mengarsip surat masuk.
Dokumen surat masuk, kendali surat masuk, dan aplikasi sias
Selesai
Halaman 4 dari 10
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
6.1
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
Pengadaan Surat Keluar
Mulai
Bag.Administrasi
Ka. PPTI
Bag.Administrasi
Membuat surat keluar sesuai permintaan atau kebutuhan
Memeriksa, menyetujui, dan membubuhkan tanda tangan padai surat keluar
Dokumen surat keluar
Mencatat informasi surat dan upload dokumen pada aplikasi sias, mengarsip copy, dan mendistribusikan surat keluar
Dokumen surat keluar, aplikasi sias, dan buku ekspedisi surat keluar
Selesai
Halaman 5 dari 10
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
7. Lampiran 7.1
Borang Agenda Surat Masuk pada Aplikasi SIAS
Halaman 6 dari 10
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
7.2
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
Borang Kendali Surat Masuk pada Aplikasi SIAS
Halaman 7 dari 10
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
7.3
Borang Agenda Surat Keluar pada Aplikasi SIAS
7.4
Borang Buku Ekspedisi Surat Keluar
PENGIRIM (Nama dan Tanggal)
NOMOR SURAT
TUJUAN
PENERIMA (Paraf, Nama, Tanggal)
Halaman 8 dari 10
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
7.5
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
Borang Daftar Distribusi Dokumen (00013 05001 02) Nama Dokumen/Borang
:
Nomor/Kode
:
Revisi ke-
:
Copy ke-
Penerima
Tanggal
Tanda Tangan
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Halaman 9 dari 10
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN LAYANAN PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK MCA
7.6 No.
Dok. No.
:
00013 05012
Rev. No.
:
1
Tanggal
:
1 April 2012
Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03) Nama/Jenis Dokumen
Revisi
Tanggal
Keterangan
ke1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Halaman 10 dari 10
