Manual Prosedur Pelayanan Permohonan Surat Menyurat
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
Manual Prosedur Pelayanan Permohonan Surat Menyurat Jurusan Teknologi Hasil Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
01001 06211 0 11 Februari 2014 Koordinator Administrasi Jurusan
Dikendalikan oleh
Suniasih NIP. 19670102 200112 2 001 : Sekretaris Jurusan
Disetujui oleh
Dr. Teti Estiasih, STP. MP. NIP. 19701226 200212 2 001 : Ketua Jurusan Dr. Agustin Krisna Wardani, STP. MSi. NIP. 19690807 199702 2 001
I. Tujuan Memberikan pedoman prosedur pelayanan permohonan surat menyurat bagi ketua jurusan, administrasi jurusan Teknologi Hasil Pertanian (THP), dosen, karyawan dan mahasiswa. II. Ruang Lingkup Manual Prosedur pelayanan permohonan surat menyurat adalah panduan yang memuat prosedur tentang proses yang berkaitan dengan kegiatan surat menyurat (surat masuk dan pembuatan surat keluar) di jurusan THP. III. Pihak Terkait a. Ketua Jurusan THP b. Dosen Jurusan THP c. Administrasi Jurusan THP d. Bagian Umum Fakultas Teknologi Pertanian (FTP) e. Mahasiswa IV. Prosedur Pelayanan Permohonan Surat Menyurat a. Surat Masuk untuk Jurusan THP 1. Surat masuk untuk ketua jurusan/dosen THP dari instansi atau jurusan di luar THP diterima oleh Fakultas Teknologi Pertanian. 2. Fakultas meneruskan/menyampaikan surat kepada administrasi jurusan THP. 3. Surat yang ditujukan kepada ketua jurusan diagendakan di administrasi jurusan THP, sedangkan surat masuk untuk dosen dan karyawan THP selanjutnya langsung diberikan kepada yang bersangkutan. 4. Surat masuk diserahkan kepada ketua jurusan THP. 5. Ketua jurusan THP menindaklanjuti surat masuk. 6. Administrasi jurusan THP mengarsipkan surat masuk. Waktu yang diperlukan untuk mengarsipkan surat masuk yaitu 5 menit.
Diagram Alir Pelayanan Surat Masuk untuk Jurusan Mulai
Bag. Umum Fakultas
Menerima Surat dari Luar (5 menit)
Bag. Umum Fakultas
Menyampaikan Surat ke Jurusan (2 jam)
Adm. Jurusan
Mengagendakan Surat untuk Kajur dan menggandakan untuk diberikan Kajur lalu sisanya diarsipkan (15 menit)
Adm. Jurusan
Surat dari luar
Buku Agenda Surat Masuk
Mendistribusikan Surat untuk Dosen atau Karyawan THP langsung didistribusikan (max 1 hari)
Selesai
b. Surat Keluar dari Ketua Jurusan THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain 1. Administrasi mendapatkan memo dari Ketua Jurusan untuk membuat surat keluar atau menjawab surat masuk. 2. Administrasi jurusan membuat draft surat keluar. 3. Ketua Jurusan memeriksa draft surat keluar. 4. Apabila ada revisi, administrasi jurusan memperbaiki draft surat, apabila draft surat sudah sesuai, ketua jurusan menandatangani surat keluar. 5. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel, mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan ke unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 15 menit.
Diagram Alir Pelayanan Surat Keluar ke Lingkungan FTP Mulai
Ketua Jurusan
Membuat Memo untuk pembuatan Surat Keluar atau membalas Surat Masuk (5 menit)
Adm. Jurusan
Menerima Memo pembuatan Surat (1 menit)
Adm. Jurusan
Membuat draft Surat Keluar (5 menit)
Ketua Jurusan
Memeriksa draft Surat Keluar (1 menit)
Tidak Sesuai
Buku Agenda Surat Keluar
Perbaikan draft Surat Keluar (1 menit)
Ya
Adm. Jurusan
Penomoran, Pemberian Stempel, Pengiriman dan Pengarsipan Surat Keluar (15 menit)
Selesai
Buku Agenda Surat Keluar
c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain 1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar di buku surat keluar yang telah disediakan oleh administrasi jurusan. 2. Administrasi jurusan membuat surat keluar untuk mahasiswa. 3. Administrasi jurusan meminta tanda tangan ke ketua jurusan. 4. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel, mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain. 5. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.
Diagram Alir Pelayanan Surat Keluar untuk Mahasiswa Mulai
Mahasiswa
Mengisi pengajuan Surat Keluar di Buku Surat Keluar (5 menit)
Adm. Jurusan
Membuat Surat Keluar untuk Mahasiswa (5 menit)
Ketua Jurusan
Menyetujui tanda tangan Surat Keluar (1 jam)
Adm. Jurusan
Memberikan Penomoran, Pemberian Stempel, dan Pengarsipan Surat Keluar (15 menit)
Selesai
Buku Agenda Surat Keluar
BUKU PENGAJUAN SURAT KELUAR DARI MAHASISWA THP ( 01001 09037 ) Dosen Nama
NIM
Pembimbing
Judul Penelitian
Alamat Instansi Tujuan
