PROSEDUR PELAYANAN SURAT REKOMENDASI BEASISWA

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR

PROSEDUR PELAYANAN SURAT REKOMENDASI BEASISWA

NO. DOKUMEN

: POB-FEMA-10

REVISI

: 02

NO. SALINAN

:

Bogor, 24 November 2014

Dekan Fakultas Ekologi Manusia

Dr. Arif Satria NIP. 19710917 199702 1 003

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

No.Dokumen : POB-FEMA-10

FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA

Tgl Berlaku

: 12411/2014

PELAYANAN SURAT REKOMENDASI BEASISWA

No. Revisi

: 02

1. TUJUAN Terselenggaranya tertib administrasi dalam pelayanan surat rekomendasi beasiswa di Fakultas Ekologi Manusia Institut Pertanian Bogor. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan pembuatan surat rekomendasi beasiswa di FEMA IPB. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. Beasiswa adalah dana yang bersumber dari instansi pemerintah, swasta, yayasan dan sumber-sumber lain termasuk dari orang tua mahasiswa (POM) dan dari IPB yang disalurkan kepada mahasiswa yang memiliki akademik baik atau memiliki potensi akademik yang baik, tetapi memiliki kesulitan ekonomi agar dapat tetap melanjutkan studi dan selesai tepat waktu. 3.2. FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia. 3.3. IPB adalah Institut Pertanian Bogor. 4. REFERENSI 4.1. Surat Keputusan Rektor Nomor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun 2011. 5. KETENTUAN UMUM 5.1. Mahasiswa hanya diperbolehkan menerima 1 (satu) jenis beasiswa.

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor

2




Tgl Berlaku

: 12411/2014


No. Revisi

: 02

6. PROSEDUR 6.1

Mahasiswa mengisi buku/formulir permohonan beasiswa di masingmasing Departemen, menyerahkan kembali kepada Staf Bagian Akademik Departemen.

6.2

Staf Bagian Akademik Departemen menerima, meneliti formulir permohonan transkip,

beasiswa

biodata

beserta

mahasiswa

persyaratan yang

beasiswa

bersangkutan

(berupa

dan

surat

pernyataan tidak sedang menerima beasiswa), membuat surat rekomendasi berdasarkan data pada formulir permohonan beasiswa, selanjutnya menyerahkan kepada Mahasiswa untuk di tandatangani oleh Pembimbing Akademik dan Ketua/Sekretaris Departemen melalui Tata Usaha. 6.3

Mahasiswa menerima surat rekomendasi beasiswa dari Staf Bagian Akademik

Departemen,

selanjutnya

menyampaikan

kepada

pembimbing akademik. Jika pembimbing akademik berhalangan dapat diwakilkan Komisi Akademik dan diserahkan salinannya ke PA. 6.4

Pembimbing akademik menerima surat rekomendasi, meneliti dan melengkapi/mengisi

data

sesuai

yang

tercantum

pada

surat

rekomendasi, yaitu : a. Kemampuan melaksanakan tugas akademik, b. Kematangan, c. Kemandirian, d. Kerjasama mahasiswa, dan e. Disiplin. 6.5

Pembimbing akademik menandatangani surat rekomendasi dan mengembalikan kepada mahasiswa.

6.6

Mahasiswa menerima dan menyerahkan ke Staf Bagian Akademik Departemen

untuk

ditandatangani

oleh

Ketua/Sekretaris

Departemen.


3


6.7



Tgl Berlaku

: 12411/2014


No. Revisi

: 02

Ketua/Sekretaris Departemen menerima dan menandatangani Surat Rekomendasi, dan mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Departemen untuk diserahkan kepada Mahasiswa.

6.8

Mahasiswa

menyerahkan

ditandatangani

surat

Ketua/Sekretaris

rekomendasi Departemen

ke

yang

telah

Staf

Bagian

Akademik Fakultas. 6.9

Staf

Bagian

Akademik

Fakultas

menerima

surat

rekomendasi

Departemen dari Mahasiswa, mencatat pada agenda persuratan akademik, selanjutnya membuat surat rekomendasi dari Fakultas dan menyampaikan kepada Kepala Tata Usaha Fakultas untuk diperiksa serta paraf. 6.10

Kepala Tata Usaha Fakultas memeriksa draft Surat Rekomendasi Beasiswa, paraf pada surat dan menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas untuk diserahkan kepada Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan untuk disahkan.

6.11

Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan menerima, memeriksa dan menandatangani Surat Rekomendasi selanjutnya mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas.

6.12

Staf Bagian Akademik Fakultas menerima surat rekomendasi beasiswa yang telah ditandatangani, mengarsipkan dan menyerahkan kepada Mahasiswa.

6.13

Mahasiswa menerima surat rekomendasi yang telah ditandatangani.


4




Tgl Berlaku

: 12411/2014


No. Revisi

: 02

7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS

REKAMAN / DOKUMEN

KETERANGAN

Mulai

MAHASISWA

1

Mengisi formulir permohonan beasiswa,

STAF BAGIAN AKADEMIK DEPARTEMEN

2

Menerima, meneliti dan membuat surat usulan rekomendasi yang ditandatangani Dosen PA & Kadep

MAHASISWA

3

Memerima dam menyampaikan surat kepada Dosen PA dan Kadep

DOSEN PA

4

Menerima, meneliti dan melengkapi data sesuai dengan kolom yang tersedia dan tanda tangan

MAHASISWA

5

Menerima dan menyerahkan ke Staf Bagian Akademik Departemen untuk ditandatangani oleh Kadep

KETUA DEPARTEMEN

6

Menerima dan menandatangani surat rekomendasi beasiswa, menyerahkan kembali kepada Staf Bagian Akademik Departemen

Formulir Permohonan Beasiswa

Surat Rekomendasi Beasiswa





A


5




Tgl Berlaku

: 12411/2014


No. Revisi

: 02

AKTIVITAS

REKAMAN / DOKUMEN

KETERANGAN

A

MAHASISWA

7

Menyerahkan surat rekomendasi ke Staf Bagian Akadem ik Fakultas

STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS

8

Menerima, mencatat dan membuat surat rekomendasi, menyampaikan kepada Kepala TU Fakultas untuk paraf

KEPALA TU FAKULTAS

10

Menerima surat rekomendasi

WAKIL DEKAN BIDANG AKADEMIK & KEMAHASISWAAN




12

Menerima dan menyerahkan ke mahasiswa

MAHASISWA

Agenda Persuratan Bag. Akademik

11

Menerima, meneliti dan menandatangani surat rekomendasi

STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS


9

Menerima, memeriksa dan paraf pada surat STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS



13

Menerima surat rekomendasi yang telah ditandatangani


Selesai

8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas.


6




Tgl Berlaku

: 12411/2014


No. Revisi

: 02

9. DOKUMEN PENDUKUNG No

Kode

Nama Dokumen

Lokasi

1

FRM/FEMA/022-00

Formulir Permohonan Beasiswa

Bagian Akademik Departemen

2

FRM/FEMA/023-00

Rekomendasi dari Departemen

Bagian Akademik Departemen

3

FRM/FEMA/024-00

Rekomendasi dari Fakultas

Bagian Akademik Fakultas

4

-

Agenda Persuratan Bagian Akademik

Bagian Akademik Fakultas


7

PROSEDUR PELAYANAN SURAT REKOMENDASI BEASISWA

Recommend Documents