BIRO ADMINISTRASI UMUM
PROSEDUR SURAT KELUAR
No. Dokumen
:
Revisi
:
Tanggal Berlaku
:
Halaman
:
LEMBAR PENGESAHAN
PROSEDUR SURAT KELUAR DIBUAT OLEH
MENYETUJUI
MENGETAHUI
Penyusun SOP
Kepala Biro Administrasi Umum
Pembantu Rektor II
Januari 2012
Januari 2012
Januari 2012
1
DAFTAR ISI Lembar Pengesahan .................................................................................................... .............................1 Daftar Isi .................................................................................................................... .............................2 1. Pendahuluan ......................................................................................................... .............................3 2. Maksud dan Tujuan ................................................................................................ .............................3 3. Definisi ................................................................................................................ .............................3 4. Referensi ............................................................................................................. .............................3 5. Prosedur Operasional ............................................................................................. .............................4 6. Petunjuk Operasional .............................................................................................. .............................5 6.1. Bagian Tata Usaha & Rumah Tangga ......................................................................................... 5 6.2. Sub Bagian Tata Usaha ............................................................................................................ 5 7. Waktu penyelesaian ............................................................................................... .............................5 8. Daftar Dokumen .................................................................................................... .............................5 9. Daftar Distribusi ..................................................................................................... .............................5 10. Lampiran Dokumen ................................................................................................ .............................5 11. Lembar Revisi ....................................................................................................... .............................5
2
1. Pendahuluan Universitas Nusa Cendana sebagai lembaga pendidikan tinggi di bawah naungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melaksanakan aturan tentang tata persuratan dan perubahan pengkodean Unit Organisasi, kode Unit Kerja sehingga perlu menetapkan Standar Operasional Prosedur Penomoran dan Pengiriman Surat Dinas Universitas Nusa Cendana. 2. Maksud dan Tujuan Memberikan pedoman bagi unit kerja/pegawai negeri sipil serta pihak lain yang terkait dengan pemberian nomor surat dinas dalam linkungan Kantor Pusat Undana dan pengiriman surat dinas ke Unit Kerja/Bagian/Fakultas dan Instansi Luar .
3.
Definisi a. Surat yang dimaksud adalah nomor surat dinas yang diberikan sesuai kode klasisfikasi pejabat yang menanda tangani. b. Pengiriman surat dinas dilakukan setelah penomoran dan penggandaan sesuai kebutuhan
4.
Referensi a. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78). b. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158). c. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1956 tentang Pendirian Universitas Nusa Cendana (Lembaran Negara Tahun 1956 Nomor 39). d. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 20/M Tahun 2010 Tanggal 5 Maret 2010 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Nusa Cendana. e. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0206/O/1995 Tanggal 18 Juli 1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Nusa Cendana. f. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 42 Tahun 2006 tentang tata persuratan dalam lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
3
BIRO ADMINISTRASI UMUM
No. Dokumen Revisi
PROSEDUR SURAT KELUAR
:
Tanggal Berlaku Halaman
:
5. Prosedur Surat Keluar
BAGIAN TATA USAHA DAN RUMAH TANGGA
UNIT KERJA/BAGIAN/FAK
SUB BAGIAN TATA USAHA
UNIT KERJA BAGIAN/LEMBAGA/ FAK/ INSTANSI
I
surat Disposisi —►
Menomor surat dinas
I
<-■
Penggandaan sesuai kebutuhan kebutuhan Agenda tanda terima surat
1
Pengiriman surat
A
I Penyimpanan arsip
4
BIRO ADMINISTRASI UMUM
No. Dokumen Revisi
PROSEDUR SURAT KELUAR
:
Tanggal Berlaku :
Halaman 6.
Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dgn bagan di atas. 6.1.Unit Kerja/Bagian 6.1.1.Mengusulkan pemberian layanan penomoran surat dinas, penggandaan dan pengiriman 6.2. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga 6.2.1. Menerima usulan penomroran surat dinas penggandaan pengiriman 6.2.2. Pengarsipan surat dinas 6.3. Sub Bagian Tata Usaha 6.3.1 Memberi layanan penomoran surat dan,penggandaan 6.3.2. Melakukan agenda/disposisi surat yang akan dikirim 6.3.3. Mengirim surat dinas ke Unit Kerja/Bagian/Lembaga/Fakultas/Instansi lain 6.3.4. Mengarsipkan
7.
Waktu Penyelesaian Penyelesaian penomoran, penggandaan dan pengiriman surat dinas paling lama 1 (satu) hari kerja.
8.
Daftar Dokumen
NO
NAMA DOKUMEN
1.
Surat Dinas
2.
Arsip surat dinas
FUNGSI
PENANGGUNG JAWAB
Sebagai tanda dari hal atau subjek surat
Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga
Sebagai rekaman kegiatan
Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga
PENANDA TANGAN
Unit Kerja Terkait
Tata
DISTRIBUSI
Sub Bagian Tata Usaha
Tata Usaha ( Record Center)
Sub Bagian Usaha 9.
Daftar Distribusi - Unit Kerja/Lembaga/Bagian/Fakultas sesuai alamat yang dituju.
10. Lampiran Dokumen Kartu kendali, Buku agenda/buku disposisi
5
11. Lembar Revisi
6
