INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 1 dari 8
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR IJIN KULIAH
NAMA Disusun oleh
Emy Setyaningsih, S.Si, M.Kom
JABATAN Kepala BAA
Diperiksa Dr. Ir. Amir Hamzah, oleh MT
Purek I
Disahkan Ir. Sudarsono, M.T. oleh
Rektor ISTA
TANDA TANGAN
TANGGAL
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 2 dari 8
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH DAFTAR DISTRIBUSI
No. Salinan Dokumen
Distribusi Jabatan
Keterangan
01
Dekan
Di Lingkungan ISTA
02
Ketua Jurusan
Di Lingkungan FTI
03
Ketua Jurusan
Di Lingkungan FST
04
Ketua Jurusan
Di Lingkungan FTM
05
BAA
Di Lingkungan ISTA
06
Dosen Pengampu Matakuliah
Di Lingkungan ISTA
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 3 dari 8
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan …………………………………………………………………. Hal 1 Daftar Distribusi ……………………………………………………………………… Hal 2 Daftar Isi ………………………………………………………………………………. Hal 3 Tujuan…………………………………………………………................................... Hal 4 Ruang Lingkup………………………………………………………………………… Hal 4 Acuan…………………………………………………………………………………… Hal 4 Definisi………………………………………………………………………………….. Hal 4 Tanggung Jawab………………………………………………................................. Hal 4 Uraian…………………………………………………………................................... Hal 5 Lampiran…………………………......................................................................
Hal 6
Rekaman…………………………......................................................................
Hal 6
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 4 dari 8
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk menetapkan aturan tentang prosedur pengajuan ijin untuk tidak mengikuti mata kuliah dan memastikan keakuratan jumlah kehadiran mahasiswa. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku di IST AKPRIND dalam rangka berlakunya kewajiban mahasiswa hadir dalam perkuliahan minimal 75% jumlah kuliah yang diselenggarakan pada semester tersebut untuk dapat mengikuti ujian akhir semester (UAS). 3. ACUAN 1. Panduan Mutu Institut Sains & Teknologi AKPRIND. 2. SNI 19-9001-2001 – Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan; 3. SK Rektor No. 231/Rek/ II/2011 4. DEFINISI 1. Ijin kuliah adalah ijin yang diberikan oleh dosen pengampu mata kuliah bagi mahasiswa untuk tidak mengikuti perkuliahan dikarenakan sesuatu hal sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku. 2. Blangko Surat ijin : adalah form pengajuan ijin untuk tidak mengikuti kuliah bagi mahasiswa yang tidak dapat mengikuti kuliah karena sesuatu hal yang tidak direncanakan seperti sakit, keluarga meninggal, dsb. 5. TANGGUNG JAWAB 1. Petugas Loket BAA bertanggung jawab untuk menyediakan blangko surat ijin tidak mengikuti kuliah bagi mahasiswa 2. Petugas Entry kehadiran mahasiswa bertanggung jawab untuk mengentrikan kehadiran mahasiswa yang mengajukan ijin tidak kuliah yang disetujui oleh dosen ke sistem presensi mahasiswa dengan isian “y”, apabila dosen pengampu matakuliah telah menandai presensi kehadiran dengan keterangan “i” atau “s”. Apabila ijin yang diberikan oleh dosen telah lebih dari 4 maka dientrikan “-“ meskipun dosen telah mengijinkan. 3. Dosen mempunyai wewenang untuk memberikan ijin atau tidak bagi mahasiswa yang mengajukan surat ijin tidak mengikuti kuliah. Apabila dosen memberikan ijin, maka dosen bertanggung jawab mengisikan i atau s pada daftar hadir mahasiswa.
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 5 dari 8
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH 6. URAIAN 6.1
Mahasiswa 6.1.1 Mahasiswa yang akan mengajukan ijin untuk tidak mengikuti kuliah mengambil blangko surat ijin tidak mengikuti kuliah di loket BAA. 6.1.2 Mahasiswa mengisi form dan melengkapi dengan surat keterangan yang menguatkan (misal : surat tugas, surat keterangan dokter, surat ijin dari laboratorium atau surat keterangan lain yang sah). 6.1.3 Mahasiswa menyerahkan surat ijin tidak mengikuti kuliah beserta lampiran yang menguatkan ke dosen pengampu mata kuliah selambat-lambatnya pada sesi perkuliahan berikutnya.
6.2
Dosen 6.2.1 Dosen mempertimbangkan surat ijin tidak mengikuti kuliah yang diajukan oleh mahasiswa, kemudian mengisikan keterangan i=ijin, s=sakit, x=alpha pada daftar hadir mahasiswa. 6.2.2 Dosen menyerahkan surat ijin tidak mengikuti matakuliah yang diajukan oleh mahasiswa yang telah disetujui ke petugas entri untuk diarsipkan.
6.3
Petugas entry 6.3.1. Petugas mengentrykan kehadiran mahasiswa ke SIA sesuai dengan daftar hadir mahasiswa. Bila dosen menandai dengan keterangan “i” atau “s” maka petugas entry mengisikan “y” selama jumlah tanda “i” dan “s” kurang dari atau sama dengan 4 (empat). 6.3.2. Petugas entry mengarsipkan surat ijin tidak mengikuti kuliah dari mahasiswa yang diserahkan oleh dosen.
6.4
Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA) 6.8.1. Kepala BAA berkewajiban melakukan pengawasan terhadap pelayanan dan proses entry sehingga tidak ada data yang tertinggal belum terentrikan ke SIA..
6.5
PUSKOM 6.5.1 Menyiapkan interface pengentrian kehadiran mahasiswa ke database SIA beserta hak khusus yang akan dipergunakan
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 6 dari 8
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH oleh petugas serta menjamin keamanan dari database tersebut 6.5.2 Melakukan koordinasi dengan BAA dalam hal proses pengentrian kehadiran mahasiswa. 7. LAMPIRAN Lampiran 1 : Prosedur. Lampiran 2 : Bagan alir proses herregistrasi. Lampiran 3 : Formulir Surat ijin tidak mengikuti kuliah
8. REKAMAN No.
Nama Rekaman
1.
Form Surat Ijin tidak mengikuti kuliah
2.
Form Daftar Hadir Mahasiswa
Uraian Nama dosen, nama mata kuliah, Nama dan nomor mahasiswa, jurusan, fakultas, tanggal ijin kuliah, alasan, tanggal surat, tanda tangan mahasiswa. Nama mata kuliah, nama dosen, hari, tanggal, jam kuliah, Nama, No mahasiswa, tanda tangan mahasiswa atau keterangan i atau s
Lokasi Penyimpanan
Masa Penyimpanan
BAA
1 semester
BAA
5 tahun
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 7 dari 8
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH Lampiran 1 PROSEDUR Kegiatan
No
Unit Mahasiswa
Mahasiswa
Petugas Loket BAA
Waktu Dosen
1
Pada saat mahasiswa akan mengajukan ijin Pada saat mahasiswa akan mengajukan ijin
Kartu Mahasiswa
3
Pada saat perkuliahan
Daftar hadir mahasiswa, Surat ijin tidak mengikuti kuliah dan lampiran
4
Setelah selesai perkuliahan
Daftar hadir mahasisa, Surat ijin tidak mengikuti kuliah dan lampiran
Mengambil form di loket BAA
Mahasiswa
Dokumen
Petugas entry
2
Mengisi dan melengkapi dengan lampiran T
Surat ijin tidak mengikuti kuliah dan lampiran
Ya Diijinkan
Dosen Memberikan keterangan pada daftra hadir mahasiswa dengan keteranga i, s apabila diijinkan atau x bila tidak diijinkan Petugas Entry Mengentrikan kehadiran mahasiswa sesuai dengan keterangan yg diberikan oleh dosen kemudian mengarsipkan surat ijin dari mahasiswa yg diserahkan oleh dosen Selesai
SELESAI
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 8 dari 8
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH Lampiran 2 BAGAN ALIR PROSES IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH Mulai
Mahasiswa Mengambil form surat ijin tidak mengikuti kuliah Menyiapkan lampiran sebagai bukti
DOSEN Menerima surat ijin dan mempertimbangkan
Diijinkan Ya Tidak Memberikan keterangan x = alpha bagi mahasiswa yg tidak hadir kuliah atau apabila ijin tidak masuk kuliah di tolak
PETUGAS ENTRY Menerima daftar hadir mahasiswa dan surat ijin tidak mengikuti kuliah dari dosen Mengentrikan kehadiran mahasiswa sesuai dengan keterangan yg diisikan oleh dosen bagi mahasiswa yang mengajukan ijin. Mengarsipkan surat ijin dari mahasiswa yang diserahkan dosen ke petugas
SELESAI
Memberikan keterangan “i=ijin” atau “s=sakit” pada daftar hadir mahasiswa yang mengajukan ijin
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 9 dari 8
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH Lampiran 3 : CONTOH
SURAT IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH Lampiran : 1 eksemplar Kepada Yth. Bapak/Ibu.............................................. Dosen Mata kuliah ....................................... Di IST AKPRIND Yogyakarta
Dengan hormat, Dengan ini saya : Nama : ........................................ NIM : ........................................ Bersama ini saya mengajukan ijin untuk tidak mengikuti kuliah pada tanggal ..............s.d......................... karena alasan sebagai berikut : ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ Demikian surat ijin saya sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Menyetujui / tidak menyetujui
Yogyakarta, ........................... Hormat saya,
Nama Dosen NIK/NIP :................
Nama Mahasiswa NIM : ...................
Catatan : 1.
Surat ijin harus dilengkapi dengan lampiran yang menguatkan (misalnya : surat keterangan dokter, surat tugas, surat dari laboratorium bagi yg mengikuti praktikum, surat ijin dari orang tua/wali, dll) diserahkan ke dosen pengampu mata kuliah. 2. Surat ijin diserahkan selambat-lambatnya pada sesi kuliah berikutnya.
INSTITUT SAINS & TEKNOLOGI AKPRIND Jln.Kalisahak No. 28 Komplek Balapan Tromol Pos 45 Yogyakarta 55222 Tel. (0274) 5633029, Fax. (0274) 563847 E mail :
[email protected]
IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH
No. : ISTA/P-01 Rev. : 0 Tgl : 22-02-2011 Hal. : 10 dari 8
