DESKRIPSI : PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR A. PENERIMAAN DAN PENGELOLAAN SURAT MASUK

PENGADILAN AGAMA AMUNTAI KELAS IB Jalan Empu Mandastana No. 10 Amuntai Standart Operasional Prosedur Bagian Umum

=================================================================== No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan

Unit/Pejabat Terkait

Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR A.

PENERIMAAN DAN PENGELOLAAN SURAT MASUK

B.

PENYELESAIAN SURAT MASUK

C.

PENGARSIPAN SURAT MASUK

D.

PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Setiap surat masuk diterima dan disortir untuk selanjutnya diagendakan dan melampirkan disposisi kemudian disampaikan kembali kepada bagian yang terkait dengan perihal surat tersebut untuk kemudian diteruskan kepada wasek/wapan, kemudian pansek dan diteruskan kepada ketua. Mempelajari sesuai dengan disposisi yang diberikan dan menindaklanjuti sesuai isi disposisi. Surat yang diterima disimpan kedalam lemari arsip sesuai dengan klasifikasinya.

Unit Pengolah.

30 menit

Unit Pengolah

60 menit

Unit Pengolah.

5 menit

1. Melaksanakan isi disposisi dengan membuat konsep surat jawaban atau tindak lanjut, kemudian memintakan nomor Surat Dinas kepada Unit Pengelola Surat Keluar. 2. Surat Keluar diberi nomor surat berdasarkan urutan terakhir pada Buku Register Surat Keluar dan melakukan pencatatan pada Buku Agenda Surat Keluar. 3. Surat diketahui dan dipelajari serta diberi ralat (jika perlu) oleh Kepala Unit Pengolah. Hal ini dilakuakan secara berjenjang sesuai Hierarki Jabatan. 4. Surat dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, kemudian diperbanyak sesuai jumlah tujuan surat dan tembusan-nya, kemudian dibubuhi stempel kantor untuk diserahkan kepada Unit Pengelola Surat Keluar untuk dikirimkan melalui Kantor Pos/Ekspedisi sesuai tujuan surat dan tembusannya.

Unit Pengolah.

40 menit

SOP Umum


=================================================================== No

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan


Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PENGELOLAAN BARANG PERSEDIAAN A.

B.

C.

D.

E.

F.

OPNAME FISIK

-

Melakukan Opname Fisik pada barang persediaan yang masih tersedia. - Rekapitulasi hasil Opname Fisik. REKAPITULASI DATA - Menyerahkan blanko perminPERMINTAAN taan barang persediaan/ATK kesetiap sub bagian untuk diisi sesuai kebutuhan. - Melakukan rekapitulasi atas permintaan barang persediaan/ATK dari setiap sub bagian. PENCAIRAN DANA - Menyusun data permintaan barang persediaan/ ATK yang akan diajukan ke Bendahara. - Kasubbag. Umum meneliti dan memberikan persetujuan permintaan barang. - Mengajukan data permintaan barang persediaan/ATK ke Bendahara untuk pencairan dana. PEMBELIAN BARANG Melakukan pembelian barang persediaan/ATK setelah dana dicairkan oleh Bendahara. REKAPITULASI DATA - Melakukan pengecekan barang PEMBELIAN persediaan/ATK yang sudah dibeli. - Melakukan rekapitulasi barang persediaan/ATK yang sudah dibeli dan menginput pembelian barang persediaan/ ATK kedalam Aplikasi Persediaan PENDISTRIBUSIAN - Memasukkan barang persediaan/ATK ke dalam lemari barang persediaan/ATK. - Mempersiapkan Berita Acara Serah Terima Barang Persediaan/ATK. - Melakukan pencatatan/ menginput barang persediaan/ATK yang keluar dalam Aplikasi Persediaan Pengelolaan Barang Persediaan/ATK Selesai

Pengelola Persediaan

30 menit

Bulanan


60 menit

Bulanan

Pengelola Persediaan, Kasub, Wasek, Bendahara

50 menit

Bulanan

Pengelola Persediaan.

90 menit

Bulanan

Pengelola Persediaan/Ope rator Aplikasi Persediaan.

60 menit

Bulanan


120 menit

Bulanan

SOP Umum


=================================================================== No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan


Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PENGELOLAAN APLIKASI PERSEDIAAN A.

PERSIAPAN DATA

Nota pembelian, Data Persediaan, Data Opname Fisik dan sebagainya

Pengelola Adm. Keuangan, Pengelola Adm. Umum, Operator Aplikasi Persediaan

10 menit

B.

PROSES PENGINPUTAN DATA

Operator Aplikasi Persediaan

60 menit

Bulanan

C.

PENGIRIMAN DATA

1. Melakukan input data Persediaan Masuk (Pembelian) Barang Persediaan/ATK. 2. Melakukan Input data Persediaan Keluar (Permintaan) Barang Persediaan/ATK. 3. Melakukan Input data hasil Opname Fisik. 4. Back Up data. Melakukan pengiriman Data Persediaan ke aplikasi SIMAK BMN.

10 menit

Semesteran

D.

PENCETAKAN LAPORAN

1. Cetak Buku Persediaan. 2. Cetak Laporan Persediaan dan Rincian Laporan Persediaan. 3. Membuat Berita Acara Opname Fisik Barang Persediaan.

60 menit

Semesteran

E.

PELAPORAN

1. Pengiriman backup ke KPKNL. 2. Pengiriman Berita Acara Opname Fisik Barang ke Korwil SIMAK BMN.

Operator Aplikasi Persediaan dan Operator Aplikasi SIMAK BMN Operator Aplikasi Persediaan dan Pengelola Persediaan, Kuasa Pengguna Barang. Operator Aplikasi Persediaan KPKNL, dan Korwil SIMAK BMN.

30 menit

Semesteran

Pengelolaan Aplikasi Persediaan Selesai

SOP Umum


=================================================================== No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan


Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PENGELOLAAN PELAPORAN BARANG MILIK NEGARA (APLIKASI SIMAK BMN) A.

PERSIAPAN DATA

Data berupa SPM dan SP2D, Ringkasan Kontrak, BAST Barang, Data Penghapusan, Nota pembelian, Data Persediaan, dan sebagainya

B.

PROSES PENGINPUTAN DATA

C.

REKONSILIASI DATA

1. Melakukan input data sesuai transaksi. 2. Melakukan proses Back Up data SIMAK BMN. 1. Melakukan Rekonsiliasi Internal anatara SIMAK BMN dengan SAKPA. 2. Cetak data Neraca BMN dan diserahkan ke Operator SAKPA sebagai kelengkapan rekonsiliasi Aplikasi SAKPA ke KPPN. 3. Pembuatan Berita Acara Rekonsiliasi Internal Bulan Berjalan. 4. Pembuatan Catatan Laporan BMN (CLBMN). 5. Rekonsiliasi ke KPKNL.

D.

PENCETAKAN LAPORAN

E.

PELAPORAN SIMAK BMN

1. Cetak Laporan BMN Intrakomptabel, Ekstrakomptabel, dan Gabungan Intrakomptabel dan Ekstrakomptabel, Aset Tak Berwujud, Konstruksi Dalam Pengerjaan (KDP), Laporan Kondisi Barang. 2. Cetak Catatan Laporan BMN (CLBMN). 3. Semua Laporan dijilid Melakukan pelaporan SIMAK BMN ke Korwil SIMAK BMN.

Pengelola Adm. 20 menit Keuangan, Pengelola Adm. Umum, Operator Aplikasi SIMAK BMN. Operator SIMAK 60 menit BMN

Operator SIMAK BMN dan Operator SAKPA

20 menit

Bulanan

Operator SIMAK BMN dan Operator SAKPA Kuasa Pengguna Barang

50 menit

Bulanan

50 menit

Semesteran

Operator SIMAK BMN & KPKNL Operator SIMAK BMN

120 menit

Semesteran Semesteran

120 menit

Operator SIMAK 120 menit BMN, dan Korwil SIMAK BMN.

Semesteran

Pengelolaan Pelaporan Barang Milik Negara (SIMAK BMN) Selesai

SOP Umum


=================================================================== No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan


Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PENUNJUKAN PEMEGANG KENDARAAN DINAS A.

PENGAJUAN PERMOHONAN

B.

PENELAAHAN PEMBUATAN SK

C.

PENGARSIPAN

Setelah Acara Pelantikan, maka Pejabat yang baru dapat mengajukan Usul Penggunaan Kendaraan Dinas Operasional kepada Kasubbag. Umum selaku Unit Pengelola. 1. Unit pengelola menelaah Usul Penggunaan Kendaraan Dinas Operasional. 2. Unit Pengelola membuatkan konsep SK Penggunaan Kendaraan Dinas Operasional yang baru dan disampaikan secara berjenjang sesuai Hierarki Jabatan sampai kepada Ketua PA atau PanSek selaku Kuasa Pengguna Barang. 3. Ketua PA menyetujui dengan membubuhkan tanda tangan pada SK tersebut dan menyerahkannya kembali kepada Unit Pengelola. 4. Berdasarkan SK tersebut, Unit Pengelola membuatkan Berita Acara Serah Terima Kendaraan Dinas yang dimaksud dari Pejabat yang lama kepada Pejabat yang baru disaksikan oleh Pejabat lainnya sekurangkurangnya yang setingkat atau setara jabatannya.

Kasubbag. Umum.

30 menit

Kasubbag. Umum

10 menit

Kasubbag. Umum, PanSek, Ketua.

30 menit

Unit Pengelola selanjutnya memperbanyak SK dan Berita Acara tersebut untuk disampaikan kepada Pejabat yang baru dan tujuan tembusannya dan 1 (satu) berkas pertinggal sebagai arsip.

Kasubbag. Umum dan Pengelola Arsip

10 menit

Kasubbag. Umum.

30 menit

15 menit

Penunjukan Pemegang Kendaraan Dinas Selesai

SOP Umum


=================================================================== No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan


Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PENUNJUKAN PENGHUNI RUMAH DINAS A.

B.

C.

PENGAJUAN PERMOHONAN

Setelah Acara Pelantikan, maka Pejabat yang baru dapat mengajukan Usulan Penghunian Rumah Dinas kepada Kasubbag. Umum selaku Unit Pengelola. PENELAAHAN 1. Unit pengelola menelaah Usul PEMBUATAN SK Penghunian Rumah Dinas. 2. Unit Pengelola membuatkan konsep SK Penghunian Rumah Dinas yang baru dan disampaikan secara berjenjang sesuai Hierarki Jabatan sampai kepada Ketua PA atau PanSek selaku Kuasa Pengguna Barang. 3. Kuasa Pengguna Barang menyetujui dengan membubuhkan tanda tangan pada SK tersebut dan menyerahkannya kembali kepada Unit Pengelola. 4. Unit Pengelola membuatkan Berita Acara Serah Terima Rumah Dinas yang dimaksud dari Pejabat yang lama kepada Pejabat yang baru disaksikan oleh Pejabat lainnya sekurangkurangnya yang setara atau setingkat dibawah jabatannya. PENGARSIPAN Unit Pengelola selanjutnya memperbanyak SK dan Berita Acara tersebut untuk disampaikan kepada Pejabat yang baru dan tujuan tembusannya dan 1 (satu) berkas pertinggal sebagai arsip. Penunjukan Penghuni Rumah Dinas Selesai

Kasubbag. Umum

30 menit

Kasubbag. Umum

5 menit

Kasubbag. Umum, PanSek, Ketua.

30 menit

10 menit

Kasubbag. Umum.

30 menit

Kasubbag. Umum dan Pengelola Arsip

15 menit

SOP Umum


=================================================================== No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan


Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PROSEDUR PENGHAPUSAN BMN A.

USUL PEMBENTUKAN PANITIA PENGHAPUSAN BMN

B.

TUGAS PANITIA PENGHAPUSAN BMN

C.

PENGAJUAN BERKAS

Ketua Pengadialan Agama Mengajukan usul pembentukan Panitia Penghapusan BMN dengan melampirkan nama-nama panitia yang akan diusulkan kepada Ketua Pengadilan Tinggi Agama untuk ditetapkan. Setelah mendapatkan SK Pembentukan Panitia Penghapusan BMN, Panitia kemudian memulai bekerja antara lain :  Menginventarisir dan menenliti barang yang akan dihapus  Menilai kondisi fisik barang yang akan dihapus  Menetapkan perkiraan nilai limit terendah penjualan barang yang akan dihapus  Menyelesaikan kelengkapan administrasi usul penghapusan Selanjutnya panitia mengajukan usul Penghapusan tersebut kepada Panitera/ Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang untuk dipelajari dengan Surat Pengantar yang ditandatangani oleh Ketua Pengadilan Agama menyampaikan Usul Permohonan Penghapusan BMN terhadap barang yang dimaksud dikirimkan ke KPKNL / Kanwil DJKN sebagaimana kewenangannnya sesuai nilai BMN yang akan dihampus dengan melampirkan :  Penghapusan Peralatan Kantor, melampirkan : 1. Alasan/Pertimbangan Penghapusan BMN; 2. Surat Izin Penghapusan dari Eselon I atau sesuai dengan pelimpahan wewenang; 3. SK Pembentukan Panitia Penghapusan BMN; 4. Laporan Hasil Penelitian; 5. Berita Acara Penilaian/ Pemeriksaan oleh Panitia Penghapusan BMN; 6. Kartu Inventaris Barang yang akan dihapus;

Ketua PA, Ketua PTA.

7 hari

Panitia Penghapusan BMN

9 hari


14 hari

SOP Umum


=================================================================== 7.

Laporan semester/saldo awal BMN (Daftar Inventaris Barang); 8. Foto-foto barang yang akan dihapus (tampak depan, samping dan belakang); 9. Daftar BMN yang akan dihapus beserta Harga Limit dan Harga Taksiran yang nantinya diperuntukan kepada KPKNL/ Kanwil DJKN. 10. Surat Pernyataan Pertanggungjawaban Nilai Limit Penjualan BMN yang akan dihapus;  Bangunan untuk dibangun kembali melampirkan : 1. Alasan/Pertimbangan Penghapusan BMN; 2. Salinan DIPA tahun yang bersangkutan; 3. SK Pembentukan Panitia Penghapusan BMN; 4. BA Penelitian oleh Panitia Penghapusan BMN; 5. Laporan Hasil Pemeriksaan dan Penilaian Harga Taksiran Bangunan oleh Dinas PU setempat; 6. KIB yang akan dihapus; 7. Laporan semester/saldo awal BMN (Daftar Inventaris Barang); 8. Foto–foto bangunan yang akan dihapus dan disertai penjelasan penggunaan bangunan (tampak depan, samping dan belakang), Daftar BMN yang akan dihapus beserta Harga Limit dan Harga Taksiran, Surat Pernyataan Pertanggungjawaban Nilai Limit Penjualan BMN yang akan dihapus.  Untuk penghapusan kendaraan bermotor, melampirkan : 1. Alasan/Pertimbangan Penghapusan BMN; 2. Surat Pernyataan dari Kepala Satker bahwa adanya penghapusan SOP Umum


===================================================================

D.

E.

tersebut tidak akan mengganggu penyelenggaraan tupoksi; 3. SK Pembentukan Panitia Penghapusan BMN; 4. BA Penelitian oleh Panitia Penghapusan BMN; 5. Surat Keterangan dari Dinas Perhubungan setempat; 6. BA Penilaian/Pemeriksaan Kendaraan yang akan dihapus; 7. KIB yang akan dihapus; 8. Laporan semester/saldo awal BMN (Daftar Inventaris Barang Kendaraan Bermotor); 9. Foto kendaraan bermotor yang akan dihapus (tampak depan, samping dan belakang); 10. Salinan Surat tanda Kendaraan bermotor (STNK) dan Buku Pemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB); 11. Lampiran Daftar BMN yang akan dihapus beserta Harga Limit dan Harga Taksiran yang nantinya diperuntukan kepada KPKNL/ DJKN. 12. Surat Pernyataan Pertanggungjawaban Nilai Limit Penjualan BMN yang akan dihapus; PEMBUATAN Selanjutnya setelah menerima PENGANTAR Persetujuan Penghapusan dari REKOMENDASI KPKNL/ Kanwil DJKN, Panitia membuat Pengantar Permohonan Rekomendasi yang ditandatangani oleh Ketua PTA kepada Kepala BUA MARI dengan melampirkan : a. Seluruh lampiran penghapusan; b. Lampiran Daftar BMN yang akan dihapus yang diperuntukan kepada Kepala BUA MARI. c. Persetujuan Penghapusan Penghapusan dari KPKNL/ Kanwil DJKN PROSES BUA SK Penghapusan dari BUA Pengadmionistrasian Usul Penghapusan BMN Selesai

Panitia Penghapusan BMN.

7 hari

BUA

60 hari

SOP Umum


=================================================================== No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan


Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PROSES LELANG PENGHAPUSAN BMN A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

PENGAJUAN PERMINTAAN JADWAL LELANG

Dengan melampirkan Copy Surat Keputusan Kepala BUA tersebut, Panitia Penghapusan mengirimkan Permintaan Jadwal Lelang yang ditandatangani Ketua PA dengan tembusan sebagaimana pada Surat Keputusan Kepala BUA tersebut. PENGIRIMAN SURAT Oleh KPKNL/ Kanwil DJKN akan PEMBERITAHUAN mengirimkan Surat PemberitaLELANG huan Jadwal Lelang kepada Ketua PA. PENGUMUMAN Panitia Penghapusan selanjutnya LELANG membuat Pengumuman seperti yang dimaksud dalam surat KPKNL tersebut dan kemudian mengirimkan surat yang melampirkan bukti Pengumuman Lelang Penghapusan tersebut yang dialamatkan kepada KPKNL/ Kanwil DJKN Perhatian : jika nilai penghapusan seluruhnya lebih besar dari Rp. 30.000.000,00 (Tiga Puluh Juta Rupiah), maka selain diumumkan melalui papan pengumuman resmi Pengadilan Agama yang bersangkutan, wajib pula diumumkan melalui media cetak daerah. LELANG BMN Pada hari yang telah ditentukan, Petugas Lelang dari KPKNL bersama Panitia Penghapusan melelangkan Barang Milik Negara yang akan dihapus. HASIL LELANG Hasil dalam Rapat Lelang tersebut dicantumkan dalam Berita Acara Lelang. BERITA Berita Acara/Risalah tersebut ACARA/RISALAH dikirimkan oleh KPKNL kepada LELANG Panitia Penghapusan. RETENSI Berdasarkan Risalah Lelang (PEMUSNAHAN) tersebut, Panitia Penghapusan selanjutnya dapat menyetotkan Hasil Lelang ke Kas Negara dan melakukan retensi (pemusnahan) terhadap barang sisa lelang serta membuat Berita Acara Pemusnahan BMN. Proses Lelang Penghapusan BMN Selesai

Panitia Penghapusan BMN, Ketua PA, Kepala BUA.

7 hari

KPKNL/DJKN

2 hari


3 hari

Petugas Lelang dan Panitia Penghapusan BMN.

1 hari

KPKNL

7 hari

KPKNL

3 hari


2 hari

SOP Umum


=================================================================== No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan


Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PEMUSNAHAN/RETENSI ARSIP A.

MENELITI ARSIP

B.

PEMUSNAHAN ARSIP

C.

PEMBUATAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN

D.

PROSEDUR SURAT

Unit Pengelola Arsip meneliti usia arsip surat melalui Buku Register Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar, kemudian membuat daftar arsip-arsip arsip yang memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan untuk dipergunakan sebagai lampiran dalam Usul Pemusnahan Arsip yang disampaikan secara berjenjang sesuai dengan hierarki. Apabila disetujui oleh Ketua PA, maka Unit Pengelola mengumpulkan arsip yang akan dimusnahkan dan melakukan pemusnahan disaksikan oleh pejabat yang berwenang atau yang ditugaskan. Kemudian Unit Pengelola membuatkan Berita Acara Pemus-nahan Arsip yang ditandatangani oleh saksi-saksi tersebut. Berkas Pemusnahan Arsip diperbanyak dimana berkas asli dijadikan pertinggal, sementara yang lainnya dilampirkan pada Surat Pemberitahuan Pemusnahan Arsip untuk dilaporkan ke BUA MA RI beserta tembusan- tembusan lainnya. Alur surat mengikuti standar prosedur operasi tata surat.

Pengelola Arsip, Kasubbag. Umum, Wasek, PanSek, dan Ketua.

2 hari

Pengelola Arsip, Pejabat yang berwenang/ditu gaskan.

1 hari

Pengelola Arsip, Saksi-Saksi, BUA

2 hari

Staf pembuat Surat, Kaur, Wasek, PanSek, Ketua.

1 hari

Proses Pemusnahan/Retensi Arsip Selesai

SOP Umum


=================================================================== No.

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan


Waktu Penyelesaian

Ket

DESKRIPSI : PERPUSTAKAAN A.

INVENTARISASI BUKU PERPUSTAKAAN

B.

PEMINJAMAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN

C.

PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN

1. Buku/majalah yang diterima dicatat pada Buku Induk dan Buku Pengklasifikasian 2. Menentukan kode pengklasifikasian buku, Lalu dibuat label dan kode buku dan ditempel pada punggung buku, serta diberi stempel perpustakaan pada buku tersebut kemudian diletakkan pada rak yang sesuai dengan klasifikasinya. 1. Mengisi formulir data sebagai peminjam 2. Untuk pencarian buku dapat melalui katalog ataupun secara manual dengan langsung mencarinya pada rak-rak buku yang tersedia; 3. Buku yang akan dipinjam dicatat pada Buku Peminjaman dengan membubuhkan stempel tanggal pengembalian pada lembar peminjaman buku dan meminta paraf si peminjam pada Buku Peminjaman; 4. Bagi mereka yang meminjam, yang bukan dari pegawai Pengadilan Agama Amuntai diharuskan untuk menitipkan tanda pengenal seperti KTP, KTM, atau tanda pengenal lainnya sebagai jaminan; 1. Buku yang telah dipinjam diserahkan kepada pengelola perpustakaan; 2. Peminjam memberi paraf pada Buku Peminjaman sebagai bukti bahwa buku yang dipinjam telah dikembalikan;

Pengelola perpustakaan.

60 menit

Pengelola perpustakaan.

30 menit

Pengelola Perpustakaan.

15 menit

SOP Umum

DESKRIPSI : PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR A. PENERIMAAN DAN PENGELOLAAN SURAT MASUK

Recommend Documents