SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR KEDINASAN

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh

PENGADILAN TINGGI BANTEN SUB BAGIAN UMUM Jl. Raya Pandeglang Km. 6,6 Serang

b) c) d) e) Sekretaris Mahkamah Agung RI

SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR KEDINASAN Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

1. PMA No. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Mahkamah Agung 2. Peraturan SEKMA No. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahnya

1. S-1 Hukum

Keterkaitan :

Peralatan / Perlengkapan :

1. SOP Pengelolaan Surat Masuk 2. SOP Pengelolaan Surat Keluar dan pengiriman surat keluar

Peralatan Komputer, jaringan internet, Lembar disposisi, Buku Ekspedisi, Buku register, lemari arsip, filling cabinet

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Tata persuratan tidak berjalan dengan baik

Sub Bagian Umum

Pelaksana No

Petugas 1

2

3

Mutu Baku

Aktivitas WS

PS

KPT

Menerima,surat diberikan tanda terima dan diregister buku register, surat masuk diberikan nomor dan lembar disposisi, dikoreksi oleh Kepala Sub Bag. Umum kemudian diserahkan ke Panitera/Sekretaris, untik surat keluar deregister dalam buku register surat keluar diberi nomor dan tanggal, satu (1) untuk surat ditinggal sebagai arsip Panitera Sekretaris mensensor surat masuk untuk diteruskan pada Ketua Pengadilan Tinggi Ketua Pengadilan Tinggi mendisposisi surat

tdk

Persyaratan / Perlengkapan LHA Buku Register surat masuk/keluar dan lembar disposisi

Waktu

Output

5 menit

Dicatat dalam Buku Register surat masuk dan surat keluar

Lembar disposisi dan buku ekspedisi

3 menit

Tercatat dalam lembar disposisi dan buku ekspedisi

Lembar disposisi dan buku ekspedisi

3 menit

Dianalisis dan surat yang terima dan dicatat dalam buku ekspedisi Dicatat dalam buku ekspedisi

ya 4

Surat kembali ke Panitera Sekretaris untuk didisposisi ke Wakil Sekretaris turun ke Bag. Umum untuk didistribusikan sesuai disposisi

Lembar disposisi buku ekspedisi dari penerima surat

2 menit

5

Surat yang memerlukan jawaban tanggapan segera dijawab/ditanggapi

/

komputer buku register keluar dan ekspedisi pengiriman

10 menit

Dibuat konsep surat, diparaf dan ditandatangani

6

-

Pengriman surat dilakukan melalui PT. Pos Indonesia dilakukan setiap hari kerja, sedangkan surat yang sangat urgen/penting dikirim melalui kurir Pengarsipan / pertinggal

- Arsip file - Lemari arsip - Filling cabinet

15 menit

Surat telah dikirim sesuai alamat yg dituju pengarsipan

-




SOP KEPALA SUB BAGIAN UMUM Dasar Hukum :



1. S-1 Ekonomi

Keterkaitan :


1. SOP Kepala Sub Bagian Umum

Peralatan komputer, jaringan internet, referensi, Lembar disposisi, Buku Ekspedisi dan Kartu DBR

Peringatan :


Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pekerjaan Sub Bagian Umum tidak akan berjalan dengan baik

Sub Bagian Umum

Pelaksana No

Mutu Baku

Aktivitas Petugas

1

Membuat program / rencana kegiatan kerja tahunan Sub Bagian Umum

2

Mengkoordinir dan membagi tugas kegiatan pada staf, mengkoordinir keamnanan lingkungan dan kebersihan lingkungan

3

WS

PS

KPT

Persyaratan / Perlengkapan LHA Komputer sebagai penunjang

Waktu

Output

5 menit

Tercatat dalam Buku dibuat bagan struktur organisasinya

LHA Komputer sebagai penunjang

15 menit

Pelaksanaan kegiatan masing-masing staf

Melakukan control terhadap pekerjaan / tugas para staf, kebersihan lingkungan kantor, taman dan keamanan, genset, lampu, air dan alat-alat kantor setiap pagi dan sore sebelum pulang Memberikan pengarahan kepada para staf, Office Boy, bagian taman, bagian keamanan, perpustakaan perihal pelaksanaan tugas.

Referensi terkait

15 menit

Pada staff mengerti ada Kegiatan dan berjalan dengan baik Disiplin dalam tugas

5

Memeriksa surat masuk, surat keluar

2 menit

Tertib administrasi

6

Mengevaluasi Laporan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) dan mengecek barang persediaan ATK

Buku register ekspedisi, lembar disposisi Komputer, kertas ATK/DBR

10 menit

Tertib laporan

7

Mengonsep surat dan memaraf surat yang dikirim oleh Sub Bagian Umum

10 menit

Tindak lanjut

8

Melaksanakan tugas dan perintah atasan tentang pekerjaan / pelaksanaan dinas

Komputer sebagai penunjang Komputer sebagai penunjang Komputer sebagai penunjang dan DP3 komputer dan instansi terkait

10 menit

Penyelesaian tugas

15 menit

Mengarsipkan surat penting

10 menit

Tertibnya pelaksanaan administrasi dan terjalin koordinasi yang baik

4

5 menit Referensi terkait

tdk ya

9

Memberikan penilaian kinerja staf Sub Bagian Umum

10

Mengadakan koordinasi dengan atasan dan mengadakan koordinasi dengan instansi terkait




SOP PENGELOLAAN ALAT TULIS KANTOR (ATK) PERSEDIAAN Dasar Hukum :



1. SMK Administrasi Perkantoran

Keterkaitan :


1. SOP Pengelolaan Surat Masuk 2. SOP Pengelolaan Barang Milik Negara Satuan Kerja

Peralatan computer, jaringan internet, Form Ajuan ATK (BON), Buku Register, Nota

Peringatan :


Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pekerjaan akan terhambat

Sub Bagian Umum

Pelaksana No

Mutu Baku

Aktivitas Petugas

1

Menghimpun dan mencatat data kebutuhan ATK dan sarana penunjang kerja dalam pelaksanaan dinas di Pengadilan Tinggi pertriwulan

2

Menyediakan kebutuhan ATK dan sarana penunjang kerja dalam pelaksanaan dinas per triwulan dan menginput data pada Aplikasi Persediaan

tdk

WS

PS

KPT

Persyaratan / Perlengkapan LHA computer dan buku register serta Kartu ATK

Waktu

Output

30 menit

Tercatat semua kebutuhan

Nota, Buku register dan komputer

2 Jam

Tersedianya ATK dan Sarana penunjang

10 menit

Terciptanya sarana kerja yang baik

30 menit

Tertib administrasi pengarsipan

30 menit

Tertib administrasi dan keakuratan data

ya

3

Membagikan kebutuhan ATK dan sarana penunjang berdasarkan permintaan dari masing-masing bagian dan menginput data pada Aplikasi Persediaan

Buku register, Form ajuan ATK (BON), komputer

4

Memenuhi kebutuhan ATK dan sarana penunjang serta menyusun rencana kerja tahunan yang berhubungan dengan sarana dan prasarana awal tahun

Computer, buku register dan Box file

5.

Melakukan rekonsiliasi Aplikasi ATK Persediaan dengan SIMAK-BMN tiap semester dan membuat BA Stok Opname fisik barang persediaan

komputer, internet

-




SOP SATUAN PENGAMANAN KANTOR Dasar Hukum :



1. SMA Sederajat

Keterkaitan :


1. SOP Satuan Pengamanan Kantor

Alat Pengamanan, jas lengkap dan Buku laporan pengamanan

Peringatan :


Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Keamanan kantor tidak kondusif

Sub Bagian Umum

Pelaksana No

Mutu Baku

Aktivitas Petugas

1

Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap 2 (dua) jam sekali pada pagi hari, siang dan malam

2

Melakukan pengontrolan semua ruangan kerja setelah jam kerja, mematikan listrik, air, AC, dan computer yang masih menyala dan mengunci pintu yang belum terkunci

3

4

K.U

WS

PS

Persyaratan / Perlengkapan Alat pengamanan, jas lengkap

Waktu

Output

30 menit

Lingkungan aman

Alat pengamanan, jas lengkap

30 menit

Lingkungan kondusif

Menyalakan lampu yang diperlukan pada penerangan malam hari dan mematikan lampu pada pagi hari

Alat pengamanan, jas lengkap, lampu senter

30 menit

Lingkungan aman

Mencatat dalam buku register laporan pengamanan tentang kegiatan yang harus dicatat, dan melaksanakan kegiatan dilingkungan kantor diluar jam kerja serta melaporkan semua kegiatan / kejadian kepada Kepala Sub Bagian Umum

Alat pengamanan, buku laporan

30 menit

Terlaksananya pengamanan yang tertib dan terkendali

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif


Disahkan oleh


SOP PELAPORAN BARANG MILIK NEGARA KORWIL BANTEN Dasar Hukum :



1. S-1 Hukum

Keterkaitan :


1. SOP Pengelolaan SIMAK BMN dan SAKPA Satuan Kerja 2. SOP Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Persediaan 3. SOP Pengelolaan SAPPA-W

Peralatan komputer, jaringan internet, Buku Ekspedisi, Berita Acara Rekonsiliasi, BA Stok Opname, ADK, CaLBMN

Peringatan :


Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pelaporan BMN tidak tepat waktu

Sub Bagian Umum

Pelaksana No

Petugas 1

2

3

4

5

6

Mutu Baku

Aktivitas Membuat surat permintaaan data laporan Barang Milik Negara Semesteran berupa ADK dan Kelengkapan Laporan BMN ke seluruh Pengadilan dibawah Koordinator Wilayah Banten setiap semester yang ditandatangani oleh Panitera/Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang Wilayah Menerima dan memeriksa Laporan Barang Milik Negara berupa ADK dan Kelengkapannya dari Operator SIMAK-BMN Satker Pengadilan dibawah Koordinator Wilayah Banten setiap Semester Data Laporan diverifikasi dan dilakukan Rekonsiliasi dengan Bagian Keuangan (SAPPA-W) Korwil Banten dibuktikan dengan Berita Acara Rekonsiliasi Internal Wilayah Banten. Melakukan Rekonsiliasi Eksternal dengan Kantor Wilayah DJKN Banten dan dibuktikan dengan Berita Acara Rekonsiliasi yang ditandangani oleh Kuasa Pengguna Barang Wilayah Pembuatan Laporan Barang Milik Negara Koordinator Wilayah Banten yang disusun berdasarkan data Laporan dari Pengadilan dibawah Koordinator Wilayah Banten yang ditanda tangani oleh Panitera/Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang Wilayah Pengiriman Laporan BMN semesteran melalui Email atau Komdanas Mahkamah Agung dan melalui PT. Pos Indonesia

WS

PS

tdk

ya

KPT

Persyaratan / Perlengkapan Komputer, Buku Ekspedisi

Waktu

Output

15 menit

Laporan diterima tepat waktu, Dicatat dalam Buku Ekspedisi

Komputer, internet, ADK berupa Hard copy & soft copy

30 menit

Pencocokan data ADK dan soft copy

Komputer, ADK , BAR KPKNL, BA Opname Fisk dan BAR Internal

30 menit

Komputer, ADK, BAR KPKNL dan BA Opname Fisik dan BAR Kanwil DJKN Komputer, ADK dan CalBMN

60 menit

Pencocokan data BMN & Keuangan Korwil dan sesuai dengan BAR KPKNL Data BMN akurat dan akuntabel

3 jam

Laporan BMN yang akurat dan akuntabel

Buku Ekspedisi dan komputer

15 menit

Laporan BMN dikirim tepat waktu




SOP OFFICE BOY KEBERSIHAN KANTOR DAN TAMAN Dasar Hukum :


1.

PMA No. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Mahkamah Agung 2. Peraturan SEKMA No. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahnya

1. SMP 2. SMA Sederajat

Keterkaitan :


1. SOP Office Boy Kebersihan Kantor dan Taman 2. SOP Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Persediaan

Sapu, Alat Pel, Mesin Pemotong rumput, Penyedot debu, Alat kebersihan lainnya

Peringatan :


Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pekerjaan tidak nyaman dan kondisi kantor tidak bersih

Sub Bagian Umum

Pelaksana No

Mutu Baku

Aktivitas

1

Membersihkan seluruh ruangan setiap hari, menyapu, mengepel lantai, menyedot debu karpet, dll.

Persyaratan / Perlengkapan LHA Sapu, Alat Pel, Penyedot debu

2

Membersihkan kamar mandi secara kontinyu dalam waktu 2 jam sekali pada hari kerja

3

Merawat taman, menyiram, memotong rumput, membersihkan lingkungan taman, halaman dalam dan luar pagar kantor setiap hari

4

Mengajukan permintaan alat dan perlengkapan untuk kebersihan kepada Bagian Umum

5

Melaksanakan tugas dan perintah tentang pelaksanaan pekerjaan

Petugas

KS

WS

PS

KPT

Tdk

Waktu

Output

1 Jam

Pelaksanaan kegiatan

Sikat, alat pel, pengharum kamar mandi

30 menit

Kamar bersih

Sapu, Alat pemotong rumput, alat kebersihan lainnya Bon permintaan

1 jam

Lingkungan kantor bersih dan indah

10 menit

Catatan laporan / kegiatan

30 menit

Terpenuhinya kebutuhan untuk kebersihan kantor Penyelesaian tugas

mandi

ya 6

Mengecek saluran pengharum ruangan, lampu lingkungan memberikan laporan Bagian Umum

air kantor, AC Ruangan, kantor dan kegiatan ke

Suasana nyaman, arsip




SOP PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN Dasar Hukum :



1. SMA Sederajat

Keterkaitan :


1. SOP Pengelolaan Perpustakaan

Peralatan Komputer, Buku Induk Register, Katalog, lemari, pembatas buku

Peringatan :


Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pengelolaan buku perpustakaan tidak berjalan dengan baik

Sub Bagian Umum

Pelaksana No

Aktivitas Petugas

1

Menerima dan membuat tanda terima pengiriman buku dan mengarsipkannya

2

Mencatat semua buku dan majalah yang masuk kedalam Buku Register induk Perpustakaan

3

WS

PS

KPT

Mutu Baku Peminjam

Persyaratan / Perlengkapan LHA Buku Induk Register

Waktu

Output

5 menit

Tertib administrasi

Buku Induk Register

5 menit

Tertib adminstrasi

Membuat Katalog buku perpustkaan dan penempatan buku sesuai dengan jenis dan judul buku

Komputer, Katalog

3 menit

Penataan buku menjadi rapih

4

Mencatat peminjaman dan pengembalian buku kedalam register

Buku register, komputer

2 menit

Pengembalian buku tepat waktu

5

Mengarsipkan surat pengantar pengiriman buku dan majalah dan penataan buku perpustakaan dan menyusun data

Buku Register Peminjaman dan Pengembalian

5 menit

Tertib Administrasi dan pengarsipan




SOP PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA SATUAN KERJA Dasar Hukum :


1.

PMA No. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Mahkamah Agung 2. Peraturan SEKMA No. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahnya

1. S-1 Komputer

Keterkaitan :


1. SOP Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Persediaan 2. SOP Pengelolaan Barang Milik Negara Korwil 3. SOP Aplikasi SAKPA Satuan Kerja

Peralatan computer, jaringan internet, referensi, Lembar disposisi, Buku Ekspedisi

Peringatan :


Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pengelolaan BMN tidak tertib

Sub Bagian Umum

Pelaksana No

Petugas 1

Menginput data kedalam Aplikasi SIMAKBMN berdasarkan SPM, SP2D, Dokumen lainnya serta dibuatkan Label Barang

2

Melakukan Pengecekan Barang Milik Negara secara periodik yang ada diruangan dan dibuatkan lembar Daftar Barang Ruangan

3

Melakukan rekonsiliasi dengan Aplikasi SAKPA untuk mencocokan data neraca BMN dan SAKPA setiap bulan, semester dan tahunan dibuktikan dengan Berita Acara Internal Melakukan Rekonsiliasi dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang setiap Semester dan Tahunan dibuktikan dengan Berita Acara Rekonsiliasi KPKNL dan dilengkapi dengan Berita Acara Stok Opname Fisik Barang Persediaan Membuat Catatan atas Laporan Barang Milik Negara setiap Semester dan Tahunan

4

5

6

Mutu Baku

Aktivitas

Mengirim Laporan SIMAK-BMN (hard copy & soft copy) dan CalBMN ke Koordinator Wilayah melalui email dan Komdanas Mahkamah Agung

WS

PS

KPT

Persyaratan / Perlengkapan Komputer, SPM, SP2D dan dokumen lainnya

Waktu

Output

15 menit

Aplikasi BMN

data

Komputer, DBR

2 jam

Penginputan barang sesuai DBR

komputer, ADK

30 menit

BAR Internal

Komputer, ADK, BA Stok Opname, Laporan BMN

2 Jam

BAR KPKNL

Komputer, Internet

30 menit

Tertib Administrasi, Laporan BMN

Komputer, Internet

15 menit

Laporan BMN dikirim tepat waktu, akurat dan akuntabel pengarsipan

tdk

ya

SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR KEDINASAN

Recommend Documents