Pemerintah Kabupaten Lombok Barat Kantor Aset Daerah Jln. Soekarno-Hatta Giri Menang Telp. (0370) 6184183 Gerung Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat
Dasar Hukum
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP
Alur Surat Masuk dan Keluar KAD Kabupaten Lombok Barat
Kualifikasi Pelaksana
Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat Nomor 9 Tahun 2011 Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat. tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan administrasi perkantoran Lombok Barat Tahun 2011 Nomor 9). Peraturan Bupati Lombok Barat Nomor 48 tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Aset Daerah Kabupaten Lombok Barat. Keterkaitan
Peralatan / Perlengkapan
SOP Pengarsipan
Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Lembar disposisi Buku agenda surat keluar. Buku ekspedisi surat
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
Proses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan Buku agenda surat masuk keharusan. Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak Buku agenda surat keluar dilaksanakan sesuai SOP, maka akan menghambat pelaksanaan Buku ekspedisi surat Administrasi Pemerintahan.
Prosedur Alur Surat Masuk dan Surat Keluar KAD Kab. Lombok Barat No 1.
2.
3. 4.
5.
6
7
Pelaksana Agendaris Kasubag Kakan Seksi Menerima dan mengagenda berkas/ surat masuk baik secara langsung oleh pemohon atau disposisi Bupati dari Bagian Umum sekaligus melengkapi dengan lembar disposisi Verifikasi dan klasifikasi berkas / surat masuk apakahTidak surat/berkas tersebut prinsip atau tidak. Bila ya, akan Ya diteruskan ke Sekdis untuk disposisi, bila tidak akan di disposisi oleh Sekdis Memberi disposisi Kegiatan
Mencatat isi disposisi dan tujuan surat/berkas tersebut dan menditribusikan sesuai disposisi Menandatangani tanda terima surat/berkas yang diserahkan agendaris Permintaan nomor dan tanggal surat keluar yang telah ditandatangani Pemberian nomor dan tanggal surat keluar sekaligus memintakan kopian surat tersebut untuk diarsipkan
Kelengkapan Berkas / surat masuk Buku agenda surat masuk Lembar disposisi
Mutu baku Waktu 3 menit
Ket Out put Berkas / surat masuk yang siap di disposisi
Berkas / surat masuk Lembar disposisi
5 menit
Surat masuk yang sudah didisposisi. Surat prinsip yang diteruskan ke Kadis
Berkas / surat masuk Lembar disposisi Buku agenda surat masuk
5 menit
Surat masuk yang sudah didisposisi Isi disposisi yang sudah tercatat
Buku ekspedisi surat
2 menit
Surat masuk sudah terdistribusi
Surat keluar yang sudah ditandatangani
2 Menit
Surat keluar yang siap diagenda
Buku agenda surat keluar.
3 Menit
Surat keluar yang siap dikirim
5 menit
SOP Pengarsipan
Pemerintah Kabupaten Lombok Barat Kantor Aset Daerah Jln. Soekarno-Hatta Giri Menang Telp. (0370) 6184183 Gerung Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat
Dasar Hukum
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP
Pelaksanaan Rapat Pegawai KAD Kabupaten Lombok Barat
Kualifikasi Pelaksana
Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat Nomor 9 Tahun 2011 Memiliki kewenangan dalam Penyelenggaraan Rapat. tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Memiliki kemampuan untuk mencatat dan menyusun notulen rapat dan laporan Lombok Barat Tahun 2011 Nomor 9). hasil rapat Peraturan Bupati Lombok Barat Nomor 48 tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Aset Daerah Kabupaten Lombok Barat. Keterkaitan
Peralatan / Perlengkapan
SOP peminjaman asset KAD SOP pengurusan SPD
Ruangan rapat, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan
SOP pengadaan barang dan jasa SOP Pengarsipan Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
Rapat merupakan wahana dalam penyampaian dan penyatuan pendapat dan pengambilan keputusan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar.
Buku notulen rapat.
Prosedur Pelaksanaan Rapat Pegawai KAD No 1.
2
3
4
5
6
7
8
Kegiatan
Pelaksana Pegawai yg Staf Kakan Kasubag Bendahara admin ditunjuk
Mutu baku Kelengkapan
Memerintahkan persiapan pelaksanaan rapat bersama seluruh staf. Memerintah dan mengkoordinasikan untuk mempersiapkan ruangan rapat, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan bila perlu dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan Membersihkan/mengatur ruangan rapat, soud system, LCD dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan Menyiapkan konsumsi ringan rapat disesuaikan dengan ketersediaan anggaran yang ada
Jadwal pelaksanaan kegiatan Ruangan rapat, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan
Menyiapkan daftar hadir rapat, ATM/ ATK rapat bila perlu, notulen rapat, undangan rapat bila perlu. Mengundang semua pegawai KAD untuk mengikuti rapat.
Daftar hadir, ATM/ ATK rapat, notulen rapat, undangan
Mengecek kesiapan pelaksanaan rapat dan kehadiran peserta rapat Melaporkan kepada Kakan bahwa rapat siap dimulai
Kesiapan peserta rapat
Ruangan rapat, sound system, LCD
Waktu 2 menit
Persiapan rapat
Ruangan rapat, sound system, LCD, daftar hadir, konsumsi, notulen 5 menit rapat, undangan
15 menit
Konsumsi
Kesiapan rapat
konsumsi
SOP pengurusan SPD SOP pengadaan barang dan jasa -
Tanda terima surat dan konsumsi rapat
Kesiapan peserta 5 menit rapat 5 menit
SOP peminjaman asset KAD
-
Daftar hadir, ATK rapat, notulen rapat, 15 menit undangan
10 menit
-
Ruangan rapat, sound system, LCD
30 menit
Surat Undangan Rapat atau lisan
Ket
Out put
Kesiapan rapat
Rapat ini adalah rapat internal, bisa dengan surat resmi atau lisan -
-
9.
10
11
12
13
Pelaksanaan rapat seluruh Pegawai KAD . Semua pembahasan dalam rapat dicatat oleh notulen rapat. Membersihkan ruangan rapat dan menatanya sesuai kondisi semula
Notulen rapat
Mengetik notulen rapat dan menyusunnya dalam bentuk konsep laporan hasil pelaksanaan rapat Validasi konsep laporan hasil pelaksanaan rapat
Konsep notulen hasil rapat
Konsep laporan hasil pelaksanaan 45 menit rapat
Konsep laporan hasil pelaksanaan rapat Laporan hasil pelaksanaan rapat
Laporan hasil 10 menit pelaksanaan rapat
Mengarsipkan laporan hasil pelaksanaan rapat
Notulen hasil rapat
-
Ruangan rapat bersih
-
2 jam Alat membersihkan ruangan rapat
15 menit
2 menit
Arsip laporan hasil pelaksanaan rapat
-
-
SOP Pengarsipan
Nomor SOP
Pemerintah Kabupaten Lombok Barat Kantor Aset Daerah Jln. Soekarno-Hatta Giri Menang Telp. (0370) 6184183 Gerung
Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi (ditinjau kembali) Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat
Nama SOP
Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Kabupaten Lombok Barat
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat Nomor 9 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Lombok Barat Tahun 2011 Nomor 9).
Memiliki kewenangan dalam penyusunan Nominatif dan Daftar Urutan Kepangkatan PNS.
Peraturan Bupati Lombok Barat Nomor 48 tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Aset Daerah Kabupaten Lombok Barat.
Memiliki kemampuan dalam menganalisis data kepegawaian
Keterkaitan
Peralatan / Perlengkapan
SOP Alur Surat Masuk dan Keluar SOP Pencarian Data dan Informasi
Berkas PNS berupa SK Kenaikan Pangkat,SK Mutasi atau Jabatan, Ijazah terakhir, sertifikat diklat.
SOP Pengarsipan
Format Nominatif dan DUK PNS
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
Daftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam jabatan tidak akan berjalan lancar.
Bundelan nominatif dan DUK PNS.
Prosedur Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Kabupaten Lombok Barat No 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Kegiatan Memerintahkan penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Menyiapkan dan menganalisis data-data PNS tentang SK Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat dll Membuat konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Mengetik Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BPM-PD Validasi Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Persetujuan Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Pengajuan Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD untuk ditandatangani Penandatanganan Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Pembuatan surat pengantar pengiriman dan penomoran surat Pengiriman Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD ke Bidang Mutasi dan Arsip
Ka subag
Pelaksana Analis Operator Kepeg Komputer
Tidak Ya
Mutu baku Kakan
Kelengkapan
Waktu
Ket Out put
Surat Permintaan Nominatif dan DUK PNS
5 menit
Disposisi Surat permintaan
SK Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir, sertifikat diklat
2 hari
Hasil Analisis data PNS KAD
Hasil Analisis data PNS KAD
1 hari
Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BPM-PD
2 jam
Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS BPM-PD
1 jam
Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD
1 jam
Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Konsep Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD Disposisi persetujuan konsep
SOP alur surat masuk dan keluar SOP Pencarian data dan informasi
-
-
-
-
Daftar Nominatif dan DUK 20 menit PNS KAD
Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD
-
Daftar Nominatif dan DUK 30 menit PNS KAD
Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD
-
Konsep surat pengan-tar 20 menit dan buku agenda surat keluar Daftar Nominatif dan DUK 30 menit PNS KAD
Surat Pengantar
Daftar Nominatif dan DUK PNS KAD
SOP alur surat masuk dan keluar SOP pengarsipan
