LEMBAR PENGESAHAN PENGAMANAN SURAT RAHASIA BERBASIS SUMBER DAYA PERSURATAN Kaji Tindak Strategi Pengamanan Surat Rahasia pada Subbagian Kepegawaian dan Umum, Subbidang Evaluasi diklat, Subbidang Penyelenggara Diklat dan Subbidang Kerja Sama dan Informasi, Pusdiklat Mineral dan Batubara.
MUHAMMAD SYA’BANY NPM 210120130010
TESIS untuk Memenuhi Salah Satu Syarat SidangUjian Tesis Guna memperoleh gelar Magister Ilmu Komunikasi Program Pendidikan Magister Ilmu Komunikasi Konsentrasi Ilmu Informasi dan Perpustakaan Telah disetujui oleh Tim Pembimbing pada Tanggal seperti yang tertera di bawah ini
Jatinangor, 21 Januari2016
Dr.H. Rohanda, M.Si. Ketua Tim Pembimbing
Dr. Agus Rusmana, M.A. Anggota Tim Pembimbing
i
LEMBAR PERSETUJUAN PERBAIKAN (REVISI) UJIAN TESIS PROGRAM MAGISTER (S2)
TANGGAL UJIAN NAMA NPM PROGRAM STUDI
: 21 JANUARI 2016 : MUHAMMAD SYA’BANY : 210120130010 : MAGISTER ILMU KOMUNIKASI
PENGAMANAN SURAT RAHASIA BERBASIS SUMBER DAYA PERSURATAN Kaji Tindak Strategi Pengamanan Surat Rahasia pada Subbagian Kepegawaian dan Umum, Subbidang Evaluasi diklat, Subbidang Penyelenggara Diklat dan Subbidang Kerja Sama dan Informasi, Pusdiklat Mineral dan Batubara
TELAH DIREVISI, DISETUJUI OLEH TIM PENGUJI DAN PEMBIMBING DAN DIPERKENANKAN DIPERBANYAK/DICETAK: NO NAMA Dr.H. Rohanda, M.Si. 1 2
Dr. Agus Rusmana, M.A.
3
Dr. Pawit M Yusup, M.Si.
4
Dr. Ninis Agustini D, M.Lib.
5
Kusnandar, S.Sos., M.Si.
TANDA TANGAN
Jatinangor, 21 Januari2016
Dr.H. Rohanda, M.Si. Ketua Tim Pembimbing
TIM
Dr. Agus Rusmana, M.A. Anggota Tim Pembimbing
ii
SURAT PERNYATAAN (PROGRAM MAGISTER)
Dengan ini saya menyatakan bahwa: 1. Karya tulis saya, tesis ini adalah asli dan belum pernah diajukan untuk mendapat gelar akademik Magister, baik di Universitas Padjadjaran maupun di perguruan tinggi lainnya. 2. Karya tulis ini murni gagasan, rumusan dan penelitian saya sendiri, tanpa bantuan pihak lain kecuali arahan Tim Pembimbing dan masukan Tim Pembahas. 3. Dalam karya tulis ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali dengan jelas dicantumkan dalam naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka. 4. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena karya tulis ini, serta sanksi lainnya sesuai dengan norma yang berlaku di perguruan tinggi ini.
Jatinangor, 21 Januari 2016 Yang membuat pernyataan,
Muhammad Sya’bany NPM 210120130010
iii
Tesis ini saya tulis untuk orang yang tercinta dan tersayang: Istriku (Qomariah), Mama (Syamsidarni) dan Papa (almarhum R. Sukandi Argadinata) dan Adik-adikku dan Keponakanku serta seluruh keluarga besar saya dan istri.
iv
ABSTRAK Surat rahasia (disingkat surat) dalam penelitian ini adalah hasil keputusan suatu organisasi atau tim dari pimpinan kepada stafnya untuk dijaga agar isi informasi tersebut tersembunyi dan tidak boleh diketahui oleh orang lain. Informasi tertutup dimaksudkan suatu operasi tidak gagal, masyarakat tidak gaduh dan tidak gagal melindungi isi surat tersebut. Isi informasi rahasiadilindungi dari orang berkepentingan menguasai surat. Kasus surat bocor dikemukan penulis untuk tahu dampak rugi dan bahaya bagi hidup masyarakat. Surat bocor memberikan dampak buruk untuk hidup masyarakat dengan merugikan yang punya surat dan masyarakat yang terkait tidak langsung dengan surat. Individu di lingkungan masyarakat merasa tidak nyaman dengan keamanan pribadinya. Kecurigaan di lingkungan masyarakat sendiri mengenai cara dan orang yang membocorkan surat. Empat contoh sudah diberikan mengenai dampak surat bocor. Surat belum ada yang membahas sebagai ilmu informasi tertutup. Penulis merasa perlu membahas surat bertujuan untuk menjaga damai dan ketenangan di masyarakat. Ketertutupan surat tidak selalu berparadigma kurang baik. Penulis bermaksud isi surat rahasia tertutup agar tidak ada gejolak di masyarakat. Perumusan masalah yang diajukan adalah hal yang berkenaan mengenai hal pengamanan surat di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Mineral dan Batubara. Penelitian memegang komitmen perlakuan surat dengan simulasi strategi dan mengamati buat surat. Setelah itu, baru diketahui identifikasi masalahnya seperti:pengamanan sarana dan prasarana, perlindungan, integritas pengelola surat. Metode penelitian yang digunakan di tulisan ini adalah metode kualitatif dengan menggunakan riset aksi. Riset aksi adalah cara pemberian contoh kasus bocor surat yang sudah ada dengan mengkaji tindakan strategi pengamanan surat. Penelitian menggunakan teknik pengumpulan data utama dengan observasi, wawancara mendalam dan studi dokumentasi. Penulis teliti mengenai tempat pengelola surat, pelaku pengelola surat dan aktivitas buat surat. Hasil penelitian menjelaskan sarana dan prasarana surat rahasia masih kurang melindungi surat seperti tidak ada brankas surat kerja sama. Pengamanan surat mendapatkan perlakuan kurang sempurna walau pengamanan tersebut hal yang mudah seperti meletakkan surat di atas meja. Integritas pengelola surat masih kurang seperti tidak tahu surat yang dibuatnya adalah rahasia. Penulis dapat simpulkan bahwa surat butuh tindakan yang aman untuk melindungi surat tidak dikuasai oleh orang yang berkepentingan. Tindakan pengamanan yang diperhatikan adalah sarana simpan surat yang jamin perlindungan, pengamanan surat yang menyeluruh dengan pemikiran pengelola surat untuk simpan surat. Pengelola surat mempunyai kesadaran bahaya surat menjadi ahli mengelola surat rahasia.
Kata Kunci: informasi tertutup, surat aman, sumber daya persuratan.
v
ABSTRACT The meaning of secret mail(with abbreviation:mail )in this research is to keep an organization or a team decision from the superior to the staff in order hide and may not know by another person. Closedmail intend to success the organization activity, not make a riot at the public and not make a fail to protect organization’s secret information. Secret information must be protect from interest people to take it away. The point case of the reveal mail for knowing the loss and dangerous impact to public who had directly and had not directly to the mail. A personal feel not comfort with his/her security. The public who has not a mail indirectly have suspicious with the person who is taken the mail and the way to get the mail. Four example has given of the leak the top secret. There is no person studying top secret as close information science. It feel need to study mail aims to keep a peace and tranquility at the public. Closed mail is not always bad paradigm. The problem want to study is the thing aboutmail’s protectionbase on resources of correspondence at Education and Training Center for Mineral and Coal. The research will commitment the mail’s treatment with strategic simulation and observe how to create top secret. After all, the author can identification the problem such as: The protection mail’s equipment, to protect secret information, human resources mail’s integrity. The research method used in this article is qualitative method with action research study. Action research study is the way give example of the mail’s reveal at around us with action. This research using the technique of prime data collection with observe, depth interview and document study. The author research: manage the mail’s facility, the manager of mail, and the process to close the mail. The research’s result explain that mail’s equipment still not enough to protect mail such as there is no safes for the Memorandum of Understanding letter. Mail still get no perfect protection although that something easy to do such as laying the letter on the table. The integrity of mail management there is someone no realize that letter he/she made is the secret. The author can concluded that mail need safety action to protect it from other interest person.The protection that noticed secret mail’s means store for guarantee., the universe mail’s protection with the management thought about saving the mail. The mail’s management who have know the danger of secret mail will be expert to manage the mail. Key word: closed secret mail, secret mail’s protection, secret mail’s resources.
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah memberikan kesempatan dan kesehatan kepada saya untuk mengetik tesis ini. Penulis tidak mempunyai kekuatan dan kemampuan apapun untuk menulis tesis ini kecuali atas izin dan ridha Tuhan saya, Allah Maha Esa. Penulis hanya bisa memanfaatkan kesehatan dan kesempatan yang diberikan-Nya untuk menyelesaikan tesis ini. Penulisan tesis ini mendapatkan bantuan semangat dan dorongan dari pihak keluarga dan teman seperjuangan kuliah. Penulisan tesis ini mendapat bantuan dosen pebimbing untuk perbaikan mendekati sempurna. Penulis menulis tesis dengan maksud membuka wawasan dan pengtahuan manfaat ilmu informasi tertutup. Ilmu Informasi tertutup tidak selalu mempunyai paradigma yang tidak baik. Penutupan informasi bisa dimanfaatkan sebagai perlindungan masyarakat dari kejahatan. Informasi yang diberikan ke masyarakat adalah orang yang berhak bukan orang yang berkepentingan. Orang yang berhak adalah orang yang terkait langsung dengan informasi tersebut dan pihak penegak hukum. Informasi tidak bisa diberikan sembarang tanpa pertimbangan pihak penguasa informasi. Penulisan tesis sebagai salah satu syarat mengikuti ujian sidang dan kelulusan menyelesaikan pembelajaran S2 Ilmu Komunikasi Konsentrasi Ilmu Informasi dan Perpustakaan, program Pasca Sarjana Universitas Padjadjaran. Gelar yamg diperoleh adalah Magister Ilmu Komunikasi (M.I.Kom). Penulis dengan tulus sampaikan rasa terima kasih kepada pihak yang membantu terlaksananya
vii
beasiswa pendidikan S2 penulis,membimbing, membantu dan menyemangati sampai selesai tulis tesis. Penulis sampaikan rasa hormat dan terima kasih pada kesempatan inikepada: 1. Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi sebagai pimpinan Kampus Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. 2. Wakil Dekan Bidang Akademik, Kemahasiswaan, Inovasi dan Kerja Sama Fakultas Ilmu Komunikasi Unpad, dan staf membantu penulis mengenai kegiatan akademi dan proses akademi. 3. Wakil Dekan Bidang Administrasi Umum dan Keuangan Fakultas Ilmu Komunikasi Unpad, dan staf membantu penulis untuk menyelesaikan administrasi keuangan beasiswa penulis dari Kementerian ESDM Tahun Anggaran 2013. 4. Bapak Dr. Suwandi Sumartias, M.Si., Ketua Program Pasca Sarjana Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran sebagai dosen wali penulis yang memberikan izin dan koordinasi terlaksana kegiatan akademik penulis serta seluruh staf tenaga non pendidik program Pasca Sarjana Ilmu Komunikasi yang mengurus administrasi akademik penulis. 5. Seluruh dosen program Pasca Sarjana Ilmu Komunikasi yang sudah mengajar dan mendidik penulis ilmu pengetahuan komunikasi selama kuliah dan matrikulasi khususnya dosen konsentrasi Program Pasca Sarjana Ilmu Informasi dan Perpustakaan.
viii
6. Dr. Rohanda, M.Si., Ketua Tim Pembimbing yang membina, membimbing dan mengizinkan penulis untuk maju sidang Usulan Penelitian, Ujian Naskah Tesis dan Ujian Tesis. 7. Dr. Agus Rusmana, M.A., Anggota Tim Pembimbing yang membina, membimbing dan mengizinkan penulis untuk maju sidang Usulan Penelitian, Ujian Naskah Tesis dan Ujian Tesis. 8. Seluruh dosen penguji yang telah menguji dan memberikan saran perbaikan penulisan tesis yang baik dan benar kepada penulis. 9. Kepala Pusdiklat Mineral dan Batubara periode tahun 2013 sampai dengan 2015 (3 orang Pejabat) yang telah memberikan izin dan restu untuk melaksanakan tugas belajar di Kementerian ESDM. 10. Pejabat dan staf Subbagian Kepegawaian dan Umum Pusdiklat Mineral, Batubara, Pejabat dan staf Bagian Kepegawaian Badan Diklat ESDM, Pejabat dan staf Biro Kepegawaian dan Organisasi Kementerian ESDM yang sudah berjasa membantu dan mengurus administrasi kepegawaian untuk melaksanakan tugas belajar Kementerian ESDM Tahun Anggaran 2013. 11. Pejabat dan staf: Subbagian Kepegawaian dan Umum, Bidang Penyelenggara dan Evaluasi Diklat, Subbidang Kerja Sama dan Informasi, Ketua dan anggota ULP Pengaadaan Barang dan Jasa Pusdiklat Mineral dan Batubara, yang sudah mengizinkan dan membantu penulis untuk melakukan penelitan tesis. 12. Rekan-rekan seperjuangan kuliah dan ujian sidang tesis baik seangkatan maupun tidak seangkatan, yang sudah memberikan semangat dan bantuan selama menjalani proses pendidikan.
ix
Penulis menyadari pihak-pihak yang membantu untuk terlaksana dan terselesaikan penulisan tesis ini. Penelitian penulis tidak terwujud tanpa ada kesediaan dan keikhlasan pihak yang sudah disebutkan di atas. Bantuan dirasakan penulis seperti beasiswa yang diberikan, penyelesaian administrasi beasiswa dan administrasi pendidikan, ilmu dan bahan yang diperoleh, dorongan semangat dari keluarga dan teman, penilaian dan perbaikan tesis yang diberikan dosen pembimbing, dan kesediaan waktu yang diberikan narasumber dan tempat penelitian. Penulis menyadari tulisan tesis kurang sempurna. Penulis sudah melakukan bimbingan sesuai arahan dosen pembimbing. Seluruh perintah perbaikan dan larangan, saran, usulan tambahan dan anjuran dosen pembimbing dipatuhi penulis untuk penulisan tesis mendekati sempurna. Penulis merasakan tulisan tesis ini masih ada kekurangan. Penulis berharap ada saran, usul dan kritikan sebagai respon dan penghargaan untuk tulisan tesis.
Jatinangor, 21 Januari 2016 MUHAMMAD SYA’BANY
x
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN...................................................................
Halaman i
ABSTRAK...........................................................................................
ii
ABSTRACT..........................................................................................
iii
DAFTAR ISI........................................................................................
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1
1.1.
Konteks Penelitian ……………………………………………...
1
1.2.
Fokus Penelitian….……………………………………………..
9
1.3.
Pertanyaan Penelitian ……………..………………...............…
10
1.4.
Tujuan Penelitian………………………………………………..
10
1.5.
Maksud Penelitian……………………………………………….
11
1.6.
Manfaat Penelitian………………………………………………
11
1.6.1.
Kegunaan Teoritis……………………………………………
11
1.6.2.
Kegunaan Praktisi……………………………………………
11
13
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Istilah Manajemen Perkantoran dan Administrasi Perkantoran……………………………………………………………..
14
2.2.
Pengertian Informasi …………………………………………...
17
2.3.
Pengertian Pengamanan Informasi…………..………………….
18
2.4.
Pengertian Surat Rahasia………………………………………..
20
Unsur Surat Rahasia …………………………………………
25
2.4.1.
xi
Pengelola Surat Rahasia…………………………..…………
26
2.4.2.1.
Kewajiban Pembuat Konsep Surat Rahasia………………
27
2.4.2.2.
Kewajiban Penyimpan/ Pengarsipan Surat Rahasia……...
27
Jenis Kebocoran Surat Rahasia……………………………...
28
Sarana dan Prasarana Penyimpanan Surat Rahasia………….
29
2.5.
Landasan Hukum ……………………………………………...
29
2.6.
Landasan Teori……..…………………………………………..
33
2.7.
Penjelasan Surat Rahasia………………………………………
37
2.7.1
Jenis-jenis Surat Rahasia…………………………………..
37
BAB III
METODE PENELITIAN DAN OBJEK PENELITIAN
50
3.1.
Metode Penelitan yang Digunakan……………………….........
50
3.2.
Teknik Pengumpulan Data…..…………………………………
54
Pengumpulan Data…………………...……………………...
55
3.2.1.1.
Observasi…………………………………………………
55
3.2.1.2.
Mencatat Hasil Wawancara………………………………
55
2.4.2.
2.4.3. 2.4.4.
3.2.1.
xii
Teknik Pengumpulan Data dengan Dokumen……………….
56
3.3.
Teknik Analisis Data……………………………………………
56
3.4.
Jadwal Penelitian ……………………………………………….
57
3.5.
Lokus Penelitian…………..……………………………………
57
3.6.
Penjelasan Fokus Penelitian…….....…………………………...
57
3.7.
Kerangka Pemikiran…………………………………………….
58
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
60
4.1.
Hasil Penelitian tentang Pengamanan Surat Rahasia ………….
60
3.2.1.3.
4.1.1.
Tindakan Pengamanan Surat Rahasia Subbagian Kepegawaian dan Umum .........................................................................
4.1.2.
Tindakan Pengamanan Surat Rahasia Subbidang Evaluasi Diklat…………………………………………………………
4.1.3.
4.1.6.
71
Tindakan Pengamanan Surat Rahasia Subbidang Kerja Sama dan Informasi…………………………………………………
4.1.5.
67
Tindakan Pengamanan Surat Rahasia Subbidang Penyelenggara Diklat………………………………………..................
4.1.4.
62
79
Tindakan Pengamanan Surat Rahasia Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa…………………………………..
84
Hasil Uji Coba Kode Rahasia ………………………………..
90
xiii
Pembahasan………………………………….……………….
92
4.2.1.
Sarana dan Prasarana Pengamanan Surat Rahasia………...
95
4.2.2.
Bentuk Pengamanan Isi Surat Rahasia………………….
96
4.2.3.
Integritas Sumber Daya Manusia Pengelola Surat Rahasia
98
Interpretasi Teori…………………………………………….
101
4.2.
4.3.
BAB V
STRATEGI PENGAMANAN SURAT RAHASIA
5.1.
Pengamanan Surat Rahasia …………………………………….. 106
5.2.
Prasarana dan Sarana Pengamanan Surat Rahasia……………… 107
5.2.1.
106
Bentuk Ideal Prasarana Simpan Surat Rahasia……………… 107
5.2.1.1
Gedung Simpan Surat Rahasia…………………………… 108
5.2.1.2.
Ruang Simpan Surat Rahasia………….………………….
109
Bentuk Ideal Sarana Simpan Surat Rahasia....……………...
111
5.2.2. 5.2.2.1.
Amplop Surat Rahasia …………………………………… 112
5.2.2.2.
Brankas Surat Rahasia …………………………………… 113
5.2.2.3.
Kata Sandi Komputer Pembuat Surat Rahasia …………... 118
Bentuk Ideal Pengamanan Isi Surat Rahasia ………………...… 119
5.3. 5.3.1.
Aturan Pengamanan Isi Surat Rahasia………………………. 120
5.3.2.
Indeks dan Klasifikasi Pengamanan Isi Surat Rahasia………
122
Sistem Indeks dan Klasifikasi Pengamanan Surat Rahasia
123
5.3.2.1. 5.4.
Aturan Integritas Sumber Daya Manusia Pengelola Surat Rahasia ……………………………………………………………
xiv
129
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
131
6.1.
Kesimpulan ……………………………………………….....
131
6.2.
Saran …………………………………………………….......
133
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………..
137
LAMPIRAN-LAMPIRAN ………………………………………….....
142
xv
