PROSEDUR MUTU
PENDAFTARAN BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
No. PM
7.5.10
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
1. O
1/
Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman untuk pelaksanaan pendaftaran beasiswa melalui bank data beasiswa mahasiswa Politeknik Negeri Semarang.
2.
Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan pendaftaran beasiswa melalui bank data beasiswa di Politeknik Negeri Semarang.
3.
Uraian Umum 3.1.
Program Beasiswa adalah suatu program untuk membantu biaya pendidikan bagi mahasiswa sesuai persyaratan yang ditetapkan oleh instansi pemberi beasiswa.
3.2.
Bank Data Beasiswa adalah kumpulan data mahasiswa calon penerima beasiswa yang ditetapkan oleh lembaga.
3.3.
Mahasiswa calon penerima beasiswa adalah mahasiswa yang tercatat aktif sebagai mahasiswa Politeknik Negeri Semarang .
3.4.
Dokumen persyaratan peserta bank data beasiswa adalah berkas yang harus dilengkapi meliputi: Fotokopi KTM yang berlaku, Fotokopi kartu keluarga, Surat Keterangan tidak mampu dari Kelurahan/Kepala Desa, Daftar penghasilan orang tua, foto kopi rekening pembayaran PLN, foto kopi rekening pembayaran Telepon, foto kopi rekening pembayaran PDAM, fotokopi KHS semester awal sampai dengan semester akhir pada saat pendaftaran.
3.5.
Penyerahan berkas persyaratan / pendaftaran bank data beasiswa sesuai dengan pengumuman yang diterbitkan oleh Pembantu Direktur III (Bidang Kemahasiswaan) atas nama Direktur.
3.6. 4.
Pengumuman penerimaan beasiswa ditentukan oleh instansi pemberi beasiswa.
Prosedur 4.1. Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa 4.1.1.
Membuat konsep Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa.
4.1.2.
Menyerahkan konsep Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa kepada Koord. Urusan Kemahasiswaan.
4.2. Koord. Urusan Kemahasiswaan 4.2.1. Menerima, memeriksa serta memaraf konsep Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa dari Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa. 4.2.2.
Menyerahkan konsep Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa yang telah diparaf
PROSEDUR MUTU
PENDAFTARAN BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
No. PM
7.5.10
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4.3
2/
Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa 4.3.1.
Menerima konsep Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa yang telah diparaf oleh Koordinator Urusan Kemahasiswaan.
4.3.2.
Membuat konsep jadi Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa.
4.3.3.
Menyerahkan Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa kepada Kepala Urusan Kemahasiswaan.
4.4. Kepala Urusan Kemahasiswaan 4.4.1.
Menerima, memeriksa dan memaraf Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa dan menyerahkan kepada Kasubbag AAK.
4.5.
Kasubbag. AAK 4.5.1.
Menerima, memeriksa dan memaraf Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa dan menyerahkan kepada Kabag. AAK.
4.6.
Kabag AAK 4.6.1.
Menerima, memeriksa dan memaraf Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa dan menyerahkan kepada Pudir III.
4.7.
Pembantu Direktur III 4.7.1.
Menerima,
memeriksa
dan
atas
nama
Direktur
menandatangani
Pengumuman
Pendaftaran Bank Data Beasiswa. 4.7.2.
Menyerahkan Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa yang telah ditandatangani kepada Kasubbag. AAK melalui Sekretaris Pimpinan.
4.8.
Kasubbag AAK 4.8.1
Menerima dan menyerahkan Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa kepada Kepala Urusan Kemahasiswaan.
4.9.
Kepala Urusan Kemahasiswaan 4.9.1.
Menerima dan menyerahkan Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa kepada Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa.
PROSEDUR MUTU
PENDAFTARAN BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
No. PM
7.5.10
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010 3/
Halaman
4.10. Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa 4.10.1. Menerima dan menempel Pengumuman Pendaftaran Bank Data Beasiswa pada papan pengumuman. 4.10.2. Memberikan tembusan ke keseluruh jurusan 4.11. Mahasiswa 4.11.1. Menyerahkan berkas pendaftaran peserta bank data beasiswa kepada Pelaksana Administrasi
Kesejahteraan
Mahasiswa
beserta
formulir
bank
data
beasiswa
(PM.7.5.10/L1) yang telah diisi. 4.12. Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa 4.12.1. Menerima dan memeriksa berkas pendaftaran beserta formulir bank data beasiswa yang telah diisi dari calon peserta bank data beasiswa. 4.12.2. Mengembalikan berkas pendaftaran yang tidak memenuhi persyaratan atau tidak lengkap beserta formulirnya kepada calon peserta bank data beasiswa. 4.13. Calon Peserta Bank Data Beasiswa 4.13.1. Menerima berkas pendaftaran yang belum lengkap beserta formulirnya untuk dilengkapi dan diserahkan kembali selama 2 (dua) minggu. 4.13.2. Menyerahkan berkas pendaftaran
yang telah dilengkapi
beserta formulirnya kepada
Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa. 4.14. Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa 4.14.1. Memeriksa kelengkapan pengisian formulir dan berkas pendaftaran peserta bank data beasiswa. 4.14.2. Merekap dan mengolah data peserta pendaftaran bank data beasiswa dengan menggunakan form rekap data Peserta Bank Data Beasiswa (PM.7.5.10/L2). 4.14.3. Pemberkasan persyaratan peserta Bank Data Beasiswa menurut kelompok jurusan.
PROSEDUR MUTU
PENDAFTARAN BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
No. PM
7.5.10
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4/
4.15. Koord. Urusan Kemahasiswaan 4.15.1. Menerima dan memeriksa rekap data peserta bank data beasiswa berdasarkan berkas yang memenuhi persyaratan. 4.15.2. Menyerahkan rekap data peserta bank data beasiswa sebagai konsep bank data beasiswa kepada Kasubbag AK dan mengembalikan berkas persyaratan kepada Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa untuk diarsip. 4.16. Kasubbag AK 4.16.1. Menerima, memeriksa dan memaraf konsep bank data beasiswa. 4.16.2. Menyerahkan konsep bank data beasiswa yang telah diparaf kepada Koord. Urusan Kemahasiswaan. 4.17. Koord. Urusan Kemahasiswaan 4.17.1. Menerima, meneruskan konsep Bank Data Beasiswa yang telah diparaf oleh Kasubbag Akademik dan Kemahasiswaan kepada Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa untuk diproses konsep jadi. 4.18. Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa 4.18.1. Menerima konsep Bank Data Beasiswa yang telah diparaf Kasubbag Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. 4.18.2. Membuat konsep jadi Bank Data Beasiswa. 4.18.3. Menyerahkan konsep jadi Bank Data Beasiswa kepada Kepala Urusan Kemahasiswaan.
PROSEDUR MUTU
PENDAFTARAN BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
No. PM
7.5.10
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
5/
4.21. Kabag Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 4.21.1. Menerima, memeriksa, memaraf dan meneruskan konsep jadi Bank Data Beasiswa kepada Pudir III.
4.22. Pembantu Direktur III 4.22.1. Menerima, memeriksa dan atas nama Direktur menandatangani konsep jadi Bank Data Beasiswa. 4.22.2. Menyerahkan Bank Data Beasiswa yang telah ditandatangani kepada Kasubbag. AK melalui Sekretaris PD III. 4.23. Kasubag Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 4.23.1. Menerima dan menyerahkan bank data beasiswa yang telah ditandatangani oleh Pudir. III atas nama Direktur ke Kepala Urusan Kemahasiswaan. 4.24. Kepala Urusan Kemahasiswaan 4.24.1. Menerima dan menyerahkan bank data beasiswa yang telah ditandatangani Pudir. III atas nama Direktur ke Pelaksana Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa.
PROSEDUR MUTU
PENDAFTARAN BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
No. PM
7.5.10
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
6/
