PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.12
SELEKSI BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
1. O
1/
Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman untuk pelaksanaan penyeleksian beasiswa melalui bank data beasiswa mahasiswa Politeknik Negeri Semarang.
2.
Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan seleksi beasiswa di Politeknik Negeri Semarang.
3.
Uraian Umum 3.1.
Program Beasiswa adalah suatu program untuk membantu biaya pendidikan bagi mahasiswa yang secara akademik sesuai persyaratan yang ditetapkan oleh instansi pemberi beasiswa.
3.2.
Bank Data Beasiswa adalah kumpulan data mahasiswa calon penerima beasiswa yang ditetapkan oleh lembaga (PM 7.5.10/L1).
3.3.
Mahasiswa calon penerima beasiswa adalah mahasiswa yang tercatat aktif sebagai mahasiswa Politeknik Negeri Semarang mulai dari semester I (satu) sampai dengan semester IV (empat).
3.4.
Persyaratan peserta bank data beasiswa adalah Fotokopi KTM yang berlaku, Fotokopi Kartu Kepala Keluarga, Surat Keterangan Tidak Mampu, Daftar Penghasilan Orang Tua, fotokopi KHS semester awal sampai dengan semester akhir pada saat pendaftaran.
3.5.
Penyerahan persyaratan / pendaftaran bank data beasiswa sesuai dengan pengumuman yang diterbitkan oleh pimpinan lembaga.
3.6. 4.
Pengumuman penerimaan beasiswa ditentukan oleh instansi instansi pemberi beasiswa
Prosedur 4.1
4.2.
Direktur 4.1.1
Menerima surat penawaran pemberian beasiswa dari instansi instansi pemberi beasiswa
4.1.2
Mendisposisi surat penawaran pemberian beasiswa ke PD III
PD III 4.2.3.
Menerima dan mendisposisi surat penawaran beasiswa ke Kabag AAK
4.3. Kabag AAK 4.3.1. 4.4.
Menerima dan mendisposisi surat penawaran beasiswa ke Kasubbag AAK
Kasubbag AAK
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.12
SELEKSI BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4.5.
2/
Koord. Urusan Kemahasiswaan 4.5.1.
Menerima
dan
mendisposisi
surat
penawaran
beasiswa
ke
Pelaksana
Bidang
Kesejahteraan Mahasiswa. 4.6.
Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa 4.6.1.
Menerima, memproses dan mengarsip surat penawaran beasiswa dari Koord. Urusan Kemahasiswaan.
4.6.2.
Menyiapkan dan menyerahkan fotokopi bank data beasiswa ke Koord. Urusan Kemahasiswaan.
4.7.
Koord. Urusan Kemahasiswaan 4.7.1.
Menerima fotokopi bank data beasiswa dari Pelaksana bidang kesejahteraan mahasiswa.
4.7.2.
Membuat konsep daftar nominatif peserta seleksi sesuai ketentuan yang ditetapkan dari instansi pemberi beasiswa berdasar bank data beasiswa.
4.7.3.
Menyerahkan konsep daftar nominatif peserta seleksi ke Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa untuk diproses menjadi konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi.
4.8.
Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa 4.8.1.
Menerima dan mengetik konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi.
4.8.2.
Menyerahkan ketikan konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi ke Koord. Urusan Kemahasiswaan.
4.9.
Koord. Urusan Kemahasiswaan 4.9.1.
Menerima, memeriksa dan menyerahkan ketikan konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi kepada Kasubbag AAK.
4.10. Kasubbag AAK 4.10.1. Menerima, memeriksa, memaraf dan menyerahkan hasil ketikan konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi sebagai daftar nominatif peserta seleksi kepada Kabag AAK. 4.11. Kabag AAK 4.11.1. Menerima dan memeriksa daftar nominatif peserta seleksi. 4.11.2. Memilih dan menentukan usulan akhir penerima beasiswa apabila keputusannya ditentukan oleh Direktur.
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.12
SELEKSI BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
3/
4.11.3. Membuat usulan calon peserta seleksi penerima beasiswa apabila keputusannya ditentukan oleh instansi pemberi beasiswa. 4.11.4. Menyerahkan usulan akhir penerima beasiswa atau usulan calon peserta seleksi penerima beasiswa kepada PD III. 4.12. PD III 4.12.1. Menerima, memeriksa, menetapkan dan atas nama Direktur menandatangani usulan akhir penerima beasiswa sebagai penerima beassiwa. 4.12.2. Menerima, memeriksa dan atas nama Direktur menandatangani usulan calon peserta penerima beasiswa. 4.12.3. Menyerahkan Daftar Penerima Beasiswa dan atau Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa ke Kasubbag AAK melalui Sekretaris Pimpinan. 4.13. Kasubbag AAK 4.13.1. Menerima Daftar Penerima Beasiswa dan atau Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa yang telah ditandatangani dan menyerahkan ke Koord. Urusan Kemahasiswaan 4.14.Koord. Urusan Kemahasiswaan 4.14.1. Menerima Daftar Penerima Beasiswa dan atau Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa telah ditandatangani dan menyerahkan ke Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa. 4.15. Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa 4.15.1. Menerima Daftar Penerima Beasiswa dan atau Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa 4.15.2. Membuat konsep Pengumuman Penerima Beasiswa dan atau mengirim Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa ke instansi pemberi beasiswa. (Prosedur penetapan penerima
beasiswa dari Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa diatur mulai poin 4.25) 4.15.3. Menyerahkan
konsep
Kemahasiswaan.
Pengumuman
Penerima
Beasiswa
kepada
Koord.
Urusan
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.12
SELEKSI BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4/
4.16.2. Menyerahkan konsep Pengumuman Penerima Beasiswa yang telah diparaf kepada Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa. 4.17. Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa 4.17.1. Menerima konsep Pengumuman Penerima Beasiswa yang telah diparaf oleh Koord. Urusan Kemahasiswaan. 4.17.2. Membuat konsep jadi Pengumuman Penerima Beasiswa. 4.17.3. Menyerahkan konsep jadi Pengumuman Penerima Beasiswa kepada Koord. Urusan Kemahasiswaan. 4.18. Koord. Urusan Kemahasiswaan 4.18.1. Menerima, memeriksa dan meneruskan konsep jadi Pengumuman Penerima beasiswa kepada Kasubbag AAK. 4.19. Kasubbag. AAK 4.19.1. Menerima, memeriksa, memaraf dan meneruskan konsep jadi Pengumuman Penerima Beasiswa kepada Kabag AAK. 4.20. Kabag AAK 4.20.1. Menerima, memeriksa, memaraf dan meneruskan konsep jadi Pengumuman Penerima Beasiswa kepada Pembantu Direktur III. 4.21. Pembantu Direktur III 4.21.1. Menerima,
memeriksa
dan
atas
Pengumuman Penerima Beasiswa.
nama
Direktur
menandatangani
konsep
jadi
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.12
SELEKSI BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
5/
4.24. Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa 4.24.1. Menerima dan menempel Pengumuman Penerima Beasiswa pada papan pengumuman. 4.24.2. Memberikan tembusan kepada Jurusan. 4.25. Direktur 4.25.1. Menerima Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa dari instansi pemberi beasiswa. 4.25.2. Mendisposisi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa kepada Pudir III. 4.26. Pudir III 4.26.1. Menerima dan mendisposisi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa kepada Kabag AAK. 4.27. Kabag AAK 4.27.1. Menerima dan mendisposisi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa kepada Kasubbag AAK. 4.28. Kasubbag AAK 4.28.1. Menerima dan mendisposisi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa kepada Koord. Urusan Kemahasiswaan. 4.29. Koord. Urusan Kemahasiswaan
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.12
SELEKSI BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
6/
